MANAJEMEN OPERASIONAL DAN PRODUKSI
F. Rencana Operasi
Ada lima jenis rencana perusahaan, yaitu:
1. Perencanaan Kapasitas (Capacity Planning)
Kapasitas adalah jumlah produk yang dapat diproduksi suatu perusahaan dalam kondisi normal.
Kapasitas perusahaan sangat tergantung pada jumlah tenaga kerja dan fasilitas-fasilitas yang tersedia. Perusahaan roti misalnya, kapasitas roti yang dihasilkan tergantung pada jumlah karyawan pembuat roti, mesin-mesin untuk memproduksi roti, dan bahan mentah yang tersedia atau yang dapat diakses. Dalam merencanakan kapasitas jangka panjang, ada dua hal yang penting untuk dipertimbangkan, yaitu permintaan yang ada sekarang dan prediksi permintaan di masa yang akan dating. Besarnya kapasitas harus disesuaikan dengan besarnya permintaan. Jika kapasitas perusahaan terlalu kecl untuk memenuhi permintaan, maka perusahaan terpaksa harus menolak sebagian dari permintaan tersebut. Jika kapasitas perusahaan melebihi permintaan, yang berarti perusahaan mengalami kelebihan investasi (overinvestment), perusahaan menghambur-hamburkan uang dengan menyediakan fasilitas yang berlebihan dan mempekerjakan terlalu banyak tenaga kerja.
2. Perencanaan Lokasi (Location Planning)
Lokasi perusahaan sangat penting karena mempengaruhi cost produksi dan fleksibilitas perusahaan.
Lokasi perusahaan dapat melibatkan perusahaan berproduksi dengan cost yang lebih rendah atau berproduksi cost yang lebih tinggi daripada kompetitornya.
Misalnya pabrik ggaram. Jika pabrik tersebut berada di dekat pantai, maka cost garam akan menjadi lebih murah.
Namun jika pabrik garam tersebut berada jauh dari pantai pemasok bahan baku garam (air laut), maka cost garam akan lebih tinggi. Ongkos angkut bahan baku garam dari pantai ke pabrik menyebabkan cost garam meningkat.
Berbeda dengan perusahaan manufaktur, perusahaan jasa memilih lokasi yang terdekat dengan konsumennya.
Rumah makan cepat saji seperti KFC (Kentucky Fried Chicken), Pizza Hut, McDonald’s, dan Jogja Chicken memilih memilih lokasi yang ramai seperti daera wisata, pusat pembelanjaan, rumah sakit, dan sekotahan.
3. Perencanaan Penataan (Layout Planning)
Penataan (Layout) adalah lokasi fisik atau rencana dasar untuk mesin-mesin, perlengkapan dan sediaan.
Penataan menentukan apakah suatu perusahaan dapat secara efisien merespon permintaan konsumen terhadap produk-produk yang berada atau tidk. Ada dua cara penataan yang terkenal, yaitu custom-product layouts dan same-steps layouts.
Custom-product layouts. Custom-product layouts adalah penataan berdasarkan tugas-tugas yang spesifik. Salon kecantikan misalnya, membagi karyawanya menjadi tiga kelompok kerja, yaitu bagian potong rambut, perawatan rambut, dan spa. Kelebihan cara ini adalah kefleksibelannya.
Konsumen dapat secara bebas memilih layanan yang diinginkannya tanpa mengganggu layanan yang lainnya.
Jumlah layanan yang dipilih pun tidak terkait. Konsumen bebas pula untuk menikmati jumlah dan jenis layanan yang
164
diinginkannya. Same-Steps Layouts. Same-Steps Layouts adalah penataan untuk membuat satu tipe produk dalam suatu rangkaian produksi. Cara ini efisien untuk memproduksi suatu produk dalam jumlah yang banyak.
Pabrik selain misalnya, memiliki beberapa bagian seperti penyortir buah, pembuat selai, dan pengemas selai. Untuk menjadi produk akhir berupa selai, buah-buahan harus melalui tiap rangkaian proses tersebut. Cara ini sangat efisien karena tiap-tiap keahlian dan perlengkapan terfokus pada suatu bidang tertentu. Seperti pabrik selai tersebut, ahli masak, wajan, kompor, gula, garam, belender, dan perlengkapan untuk membuat selai lainnya hanya tersedia dibagian pembuatan selai. Sayangnya, cara ini tidak fleksibel.
4. Rencana Kualitas (Quality Planning)
The American Society of Quality mendefinisikan kualitas sebagai kombinasi dari karakteristik-karakteristik barang atau jasa yang memiliki kemampuan untuk memuaskan kebutuhan yang tersurat maupun yang tersirat (Ebert dan Griffin, 2011 halm 126). Kualitas terdiri dari hasil (performance) dan konsistensi. Yang dimaksud dengan hasil adalah seberapa bagus suatu produk dalam memenuhi kebutuhan. Bagai pelangganan Es grim Magnum misalnya, hasil meliputi aroma, warna,rasa, dan tekstur dari es grim tersebut. Konsistensi adalah kesamaan kualitas atau standar produk tiap unit. Seorang pramuniaga contohnya, jika ia hanya kadang-kadang saja mengucapkan kata terrimakasih kepada pelanggan yang berbelanja di tokohnya dan kadang acuh tak acuh, berarti pramuniaga tersebut tidak konsisten dalam memberikan layanan, tetapi jika pramuniaga tersebut selalu tersenyum ramah dan mengucapkan terimakasih terhadap setiap pelanggan yang berbelanjah ditokohnya berarti peramuniaga tersebut konsisten terhadap layanan yang diberrikannya.
5. Perencanaan Metode (Methodis Pelanning)
Dalam mendesain sistem operasinya, manajer harus mengidentifikasikan tiap langkah peroduksinya dan juga mengidentifikasi etode-metode khusus yang di gunakan untuk melakukannya. Jika ditemukan metode yang tidak efisien, maka manajerr dapat menghapus metode tersebut.
Ada dua cara untuk melakukan perbaikan metode, yaitu perbaikan aliran proses (improving process flows)dan perbaikan layanan pelanggan (improving cstomer service).
Perbaikan Aliran Proses. Cara ini dimulai dengan mendokumentasikan praktik preroduksi yang tengah digunakan didalam perusahaan. Karena mempermudah pengorganisasian informasi, diagram kerap digunakan untuk membantu untuk mendekripsikan secara rinci informasi-informasi yang di dokumentasikan. Bagan alir (flowchart) menggambarkan untuk proses produksi, pemindahan materrial, dan pekerjaan yang harus dipekerjakan dalam tiap tahap dari proses. Melalui diagram ini dapat diketahui aktifitas-aktifitas dan hal-hal manasaja yang tidak perlu. Pengubahan layanan pelanggan. Cara ini digunakan untuk meningkatkan kemudahan dan nilai yang diberikan kepada konsumen. Manjer mengeliminasi prosedur-prosedur yang dianggap tidak perlu dan melayani pelanggan, sehingga pelanggan mendapatkan layanan yang cepat, menyenangkan, dan praktis. Misalnya Rumah Makan Prima melayani pelanggannya dengan 5 tahap seperti yang nampak pada bagan alir berikut ini:
166
Gambar 8.1 Bagan Alir Layanan Pelanggan yang Tidak Efisien
Cara tersebut tidaklah praktis. Agar layanan terhadap konsumen optimal, manajer dapat meringkas 5 tahap tersebut menjadi 2 tahap seperti yang terlihat pada bagian alir berikut ini:
Gambar 8.2 Bagan Alir Layanan Pelanggan yang Efisien G. Penskedulan Operasi
Seetelah perusahaan menentukan rencana operasinya, perusahaan membuat skedul untuk menyimplementasikan rencana tersebut.
1. Skedul Produksi Master (The Master Production Schedule).
Skedul produksi master menerangkan tentang produk- produk, yang akan diproduksi, kuantitas produk, kapan prosesnya mulai diproduksi, dan kapan produk tersebut selesai diproduksi. Pabrik Kertas Nadia, misalnya, mendapatkan pesanan kertas dari sejumlah pemesan yang harus diselesaikan selama empat minggu. Skedul produksi masterr parsial pabrik kertas ini ditunjukkan pada tabel 7.9.
dalam sekedul itu pula, diterangkan secara spesifik berapa banyak masing-masing tipe kertas yang akan diperoduksi tiap minggunya.
Produk Kertas
01 April 2012
08 April 2012
15 April 2012
22 April 2012 Kuarto 400 ton 700 ton 800 ton 800 ton Folio 1.000
ton
900 ton 1.500 ton
600 ton
168
Polio Bergaris
600 ton 500 ton 700 ton 500 ton
Skedul produksi master membantu manajer menentukan jenis dan jumlah bahan mentah, perlengkapan-perlengkapan, dan sumber daya lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses produksi tiap minggunya.
2. Skedul Rinci (Detailed Scekul)
Skedul rinci mengandung informasi tambahan dari skedul produksi master. Skedul ini menerangkan pekerjaan yang harus dikerjakan oleh masing-masing stasiun kerja tiap harinnya, termasuk kapan pekerjaan tersebut harus dimulai dan kapan pekerjaan terrsebut harus diakhiri. pada perusahaan yang menerapkan konsep justintime, skedul rinci sangat diperlukan, karena keluaran (output) stasiun kerja yang satu bisa jadi merupakan masukan (input) bagi stasiun kerja yang lain. Jika demikian, maka jika terjadi keterlambatan pada kelompok pertama, terjadi pemborosan waktu di kelompok kedua; jika kelompok pertama selesai lebih awal, terjadi penumpukan barang setengah jadi yang berarti terjadi pembengkaan infestasi pada sediaan.
3. Skedul Pegawai dan Penskedulan Berdasarkan Komputer
Skedul pegawai, secara umum , adalah waktu kerja sefesifik untuk tiap pekerja dalam tiap shift-nya.
Penskedulan berdasarkan komputer, biasannya menggunakan software seperti ABS Visual Staff Scheduler PRO, memudahkan manajer dalam mengelolah shift kerja seluruh karyawannya, baik karyawan yang bekerja paruh waktu (part-time) maupun yang bekerja penuh waktu (full-time).
4. Penskedulan Proyek
Proyek spesial, seperti membuka bisnis baru atau mendesains ulang suatu produk, membutuhkan koordinasi yang telitih dan penggunaan waktu yang tepat. Alat yang sering digunakan oleh manajemen proyek dalam membuat penskedulan proyeknya adalah diagram Gantt (Gantt Chart), yang dikembangkan oleh Henry Gantt. Diagram Gantt membagi-bagi proyek yang besar menjadi bagian- bagian pekerjaan yang lebih spesifik. Manjer proyek membuat daftar semua aktifitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut, memperkirakan waktu yang diperlukan untuk stiap aktifitas, menuliskan kemajuan yang terjadi (dapat dilakukan dengan memberikan arsiran pada diagram), dan melakukan pengecekkan terhadap kesesuaian tingkat penyelesaian tugas dengan waktu yang ditargetkan.
Beberapa aktifitas dapat dikerjakan dalam waktu yang bersamakan (contohnya, penelitian seelamah bulan februari hingga awal maret dapat dikerjakan bersamaan dengan perencanaan yang telah dimulai pada awal januari dan berakhir pada akhir pebruari.
Tetapi ada sejumla aktifitas yang tidak bisa dilaksanakan secara bersamaan. Contohnya, implementasi baru dapat dilaksanakan setelah pendesainan selesai dikerjakan.