d. Investor Relation
e. Memfasilitasi pertemuan Direksi dengan pemangku kepentingan, dan pertemuan Direksi dengan Pemegang Saham
t Relation Officer/Kehumasan (External Relation) a. Pengelolaan kehumasan
b. Memfasilitasi pertemuan media dan BOD
c. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan perusahaan
d. Membuat publikasi positif untuk ditampilkan di media massa.
t .FOEVLVOH%JSFLTJ
Pendukung Direksi dan Dewan Komisaris
a. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi
b. Mengagendakan Rapat Dewan Direksi (BOD Meeting)
c. Membuat Risalah Rapat Dewan Direksi dan melakukan administrasi file untuk hasil Risalah Rapat Dewan Direksi
d. Mengagendakan RUPS Tahunan dengan pemegang Saham
e. Berkoordinasi dengan SJV PT Pertamina (Persero) untuk yang terkait dengan induk perusahaan PT Pertamina (Persero) antara lain RKAP, RJPP, KPI,
Persetujuan Pemegang Saham melalui RUPS baik sirkuler maupun fisik (RUPS Tahunan), Laporan Bulanan, Laporan Tahunan
f. Melakukan koordinasi dengan SJV untuk pelaksanaan RUPS Tahunan
t .FOEVLVOH%FXBO,PNJTBSJT
a. Menjadi penghubung BOC dengan BOD
b. Melakukan koordinasi dengan BOD Support terkait Rapat BOD-BOC
t 1FOFSBQBO5BUB,FMPMB1FSVTBIBBOZBOH#BJL a. Melaksanakan Assessment GCG
b. Melakukan sosialisasi GCG di lingkungan internal Perusahaan
c. Pemantauan penerapan GCG di Perusahaan, antara lain: Code of Conduct, Conflict of Interest, Pelaporan Gratifikasi seluruh pekerja PT Pertamina Lubricants
d. Investor Relations
e. Facilitate meetings between the Board of Directors and stakeholders Directors, and between the Board of Directors and Shareholders
t 3FMBUJPO0öDFS,FIVNBTBO &YUFSOBM3FMBUJPO a. Management of public relations
b. Facilitate meeting between media and BOD c. Give press releases regarding the Company’s policies
d. Create positive publication to be displayed in the media.
t #0%4VQQPSU
Supporting the Board of Directors and Board of Commissioners
a. Promote the smooth implementation of the Board of Directors’ agenda
b. Schedule the meetings of the Board of Directors (BOD Meetings)
c. Prepare Board of Directors Meeting Minutes and administer the file for the results of the Board of Directors Meeting Minutes
d. Schedule Annual GMS with Shareholders
e. Coordinate with SJV of PT Pertamina (Persero) for matters related with parent company PT Pertamina (Persero), among others CBP, RJPP, KPI, the Shareholders Agreement through GMS both circular and physical (Annual GMS), Monthly Reports, Annual Report
f. Coordinate with SJV for the implementation of the Annual GMS
t #0$4VQQPSU
a. Become liaison officer between BOC and BOD b. Ccoordinate with BOD Support related to BOD-BOC
Meeting
t "QQMJDBUJPOPG(PPE$PSQPSBUF(PWFSOBODF a. Implement GCG Assessment
b. Disseminate GCG in the Company’s internal environment
c. Monitor GCG implementation, among others Code of Conduct, Conflict of Interest, Gratification Reporting of all employees of PT Pertamina Lubricants
t 1FOHFMPMBBO$43
a. Pengelolaan CSR Perseroan mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi
b. Melakukan koordinasi dengan pihak internal dan external dalam pengelolaan CSR Perusahaan c. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan induk
perusahaan: PT Pertamina (Persero) dan Pertamina Foundation dalam pengelolaan CSR Perusahaan
t -FHBM"TQFL1FSVTBIBBO
a. Sekretaris Perusahaan harus memastikan bahwa Perusahaan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan yang berlaku dan wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan tugasnya kepada Direksi secara berkala dan kepada Komisaris/Dewan Pengawas apabila diminta oleh Komisaris/Dewan Pengawas
b. Memberikan saran dan/atau pertimbangan hukum/
pendapat hukum terkait dengan operasional Perusahaan agar hak dan kepentingan hukum Perusahaan dapat terlindungi
c. Melakukan evaluasi atas aktivitas perusahaan untuk lingkup hukum, termasuk penyiapan dokumen hukum terkait yang diperlukan.
t 1FOHFMPMBBO 4JTUFN *OGPSNBTJ EBO ,FTFLSFUBSJBUBO Perusahaan
a. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan Perusahaan (Laporan Manajemen, Laporan Tahunan, Bahan untuk Rapat Komisaris, Bahan RUPS, BOD Resolution, BOC Resolution, RUPS Resolution, dsb)
b. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan system informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan dengan melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi Local Area Network (LAN) dan pengaturan akses informasi.
PELAKSANAAN TUGAS SEKRETARIS PERUSAHAAN
Sepanjang periode pelaporan, Sekretaris Perusahaan telah melaksanakan tugas-tugasnya antara lain:
1. Mempersiapkan dan memonitor dokumen BOD Resolution, Persetujuan Dewan Komisaris, RUPS dan Akta Notaris
2. Menyelesaikan pembuatan Laporan Manajemen tiap bulannya dan Buku Laporan Kinerja Perusahaan 2014 (Periode 1 November 2015 sampai dengan 31 Desember 2015)
t $43.BOBHFNFOU
a. Management of the Company’s CSR from planning, implementation up to evaluation
b. Coordinate with internal and external parties in the management of the Company’s CSR
c. Coordinate and cooperate with the parent company, PT Pertamina (Persero) and Pertamina Foundation in the management of the Company’s CSR
t -FHBM"TQFDUTPGUIF$PNQBOZ
a. Corporate Secretary shall ensure that SOE complies with regulations on applicable disclosure requirements and shall provide information regarding its duties to the Board of Directors periodically and to the Commissioners/ Supervisory Board if requested by Commissioners/Supervisory Board
b. Provide advice and/or legal considerations/legal opinions regarding the Company’s operations to protect the legal rights and interests of the Company
c. Evaluate the company’s activities in the legal scope, including the preparation of related necessary legal documents.
t .BOBHFNFOUPG*OGPSNBUJPO4ZTUFNBOE$PSQPSBUF Secretariat
a. Carry out secretarial activities of the Company (Management Report, the Annual Report, Materials for Commissioner Meetings, GMS Materials, BOD Resolution, BOC Resolution, GMS Resolution, etc.) b. Coordinate the activities of management and
development of management information system including dissemination of company information via the intranet and internet, operational of computerized local area network (LAN) and information access settings.
IMPEMENTATION OF CORPORATE SECRETARY DUTIES
Throughout the reporting period, Corporate Secretary has carried out the following duties:
1. Prepare and monitor the documents of BOD Resolution, the Board of Commissioners Approval, the GMS and Notarial Deed
2. Complete the preparation of Management Report every month and Book of Company Performance Report 2014 (period November 1, 2015 to December 31, 2015)
3. Mempersiapkan dan melaksanakan Rapat BOD sesuai dengan kebutuhan
4. Mengembangkan corporate image Perusahaan dengan update website Perusahaan, pembuatan dan pengiriman materi berita
5. Kegiatan Perusahaan dalam berbagai media, melaksanakan pembuatan merchandise, memfasilitasi kegiatan internal dan eksternal Perusahaan.
6. Melaksanakan program Corporate Social Responsibility di seluruh Unit Produksi (Cilacap, Gresik dan Jakarta), dan 7 Sales Region.
7. Memastikan bahwa Perusahaan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG;
8. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta
9. Sebagai liaison officer 10. Sebagai pengelola CSR
11. Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS.
Sekretaris Perusahaan juga telah menghadiri 27 kali pertemuan/rapat yang diselenggarakan Direksi dan 11 kali pertemuan/rapat yang diselenggarakan Dewan Komisaris dengan mengundang Direksi.
TINGKAT KEHADIRAN SEKRETARIS PERUSAHAAN DALAM RAPAT DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI Corporate Secretary Attendance Rate in BOC and BOD Meetings
Keterangan Descrption
Jumlah Rapat /VNCFSPG.FFUJOHT
Jumlah Kehadiran /VNCFSPG"UUFOEBODF
Tingkat Kehadiran Attendance Rate
Rapat Direksi | BOD Meeting 27 27 27
Rapat Dewan Komisaris dengan Mengundang Direksi BOC Meeting by Inviting BOD
11 11 11
PROGRAM PENINGKATAN KOMPETENSI SEKRETARIS PERUSAHAAN
Selama kurun waktu periode pelaporan Perusahaan menyertakan Sekretaris Perusahaan pada program dan kegiatan, yang ditujukan untuk meningkatkan kompetensi.
CORPORATE SECRETARY COMPETENCE ENHANCEMENT PROGRAM
During the reporting period, the Company included Corporate Secretary on programs and activities aimed at competence enhancement.
KEIKUTSERTAAN SEKRETARIS PERUSAHAAN DALAM KEGIATAN SEMINAR, LOKAKARYA, DAN PELATIHAN Corporate Secretary’s participation in Seminars, Workshops and Training
Nama Kegiatan Activity Name
Waktu dan Tempat Pelaksanaan 5JNFBOE1MBDFPG"DUJWJUZ
Seminar Nasional Akuntansi: “The Foundation of Creating Shared Value” Universitas Bunda Mulia, 28 November 2015 3. Prepare and implement BOD Meetings as required
4. Develop corporate image of the Company by updating the Company’s website, producing and delivery of news materials
5. The Company’s activities in various media, carry out merchandise production, facilitating internal and external activities of the Company.
6. Implement Corporate Social Responsibility at all Production Units (Cilacap, Gresik and Jakarta), and 7 Sales Regions.
7. Ensure that the Company comply with the regulations on transparency requirements in line with the implementation of GCG principles;
8. Provide information needed by the Board of Directors and Board of Commissioners/Supervisory Board periodically and/or at any time requested
9. Act as a liaison officer 10. As a manager of CSR
11. Administer and store documents of the Company, including but not limited to Shareholders Register, Special Register and the minutes of the Board of Directors meetings, Board of Commissioners meetings and the GMS.
Corporate Secretary has also attended 27 meetings held by the Board of Directors and 11 meetings held by the Board of Commissioners, which invited the Board of Directors.