PENDAHULUAN
Latar Belakang Kerja Praktik
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktik
- Tujuan Kerja Praktik
- Manfaat Kerja Praktik
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik
Lokasi Kerja Praktik
GAMBARAN UMUM INSTANSI
- Sejarah Singkat Perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat
- Visi dan Misi Instansi
- Visi Perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat
- Misi Perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat
- Struktur Organisasi Instansi
- Struktur Umum Instansi
- Struktur Bagian
- Ruang Lingkup Perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat
Bagian Umum mempunyai tugas dan fungsi menyusun rencana dan program, sumber daya manusia, keuangan, persuratan, urusan dalam negeri, perlengkapan, kerumahtanggaan, pengelolaan perpustakaan, dan penyusunan laporan. Bagian Umum membawahi Subkoordinator Keuangan, Subkoordinator Kepegawaian dan Subkoordinator BMN, Rumah Tangga dan Pengelolaan Arsip. Sub-Koordinator Sumber Daya Manusia bertanggung jawab untuk melakukan Sumber Daya Manusia dan Pengembangan Karyawan, serta menyiapkan Laporan Bagian Umum dan Laporan Program Pelatihan Perwakilan Independen.
Pengawasan Kewenangan Pemerintah Pusat mempunyai tugas dan fungsi melakukan pengawasan terhadap Kewenangan Pemerintah Pusat di Provinsi Sumatera Barat. Bidang APD mempunyai tugas dan fungsi melakukan pengawasan terhadap pemerintah daerah di provinsi Sumatera Barat. Bidang akuntan negara mempunyai tugas dan fungsi mengawasi BUMN, BUMD, BLUD di provinsi Sumatera Barat.
Berdasarkan Struktur Organisasi Perwakilan BPKP Provinsi Sumbar di atas, dapat diketahui bahwa struktur atau jabatan tertinggi pada Perwakilan BPKP Provinsi Sumbar adalah Ketua Perwakilan yang memiliki tanggung jawab atas Perwakilan tersebut. Kepala Perwakilan BPKP Provinsi Sumbar dibantu oleh 1 (satu) orang Kepala Bagian Umum dan 5 (lima) Koordinator Pengawasan yaitu Koordinator Pengawasan IPP, Koordinator Pengawasan APD, Koordinator Pengawasan AN AN, Koordinator Pengawasan Investigasi dan Pengawasan P3A Koordinator.
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTIK
Jenis Tugas yang Dilaksanakan
- Laporan Agenda Kegiatan Harian Kerja Praktik
- Uraian Pekerjaan Selama Melaksanakan Kerja Praktik
Membantu Sekretaris PPE dalam memasukkan surat undangan ke dalam amplop perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat. Seputar uraian dan langkah kerja dalam pelaksanaan kerja selama pelaksanaan kerja praktek (KP) pada perwakilan BPKP provinsi Sumatera Barat. Di bidang PPE, kontraktor bertugas memasukkan undangan ke dalam amplop perwakilan BPKP provinsi Sumbar yang akan didistribusikan ke instansi terkait.
Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan selama Kerja
- Perangkat Keras yang Digunakan selama Kerja Praktik
- Perangkat Lunak yang Digunakan selama Kerja Praktik
Perangkat lunak (software) adalah perangkat di dalam komputer yang disimpan secara digital untuk mengolah dan menyimpan data. Microsoft Word adalah bagian dari Microsoft Office yang berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata, termasuk mengedit, membuat, dan memformat dokumen. Software ini digunakan untuk mengolah dokumen yang berbentuk teks seperti surat edaran, nota dinas dan lain-lain.
Spreadsheet adalah perangkat lunak yang dikembangkan oleh Google untuk membuat tabel, perhitungan sederhana, dan manipulasi data yang mirip dengan Microsoft Excel. Perangkat lunak ini membantu dokter untuk merekam surat masuk dan keluar yang dimaksudkan untuk bagian umum. Aplikasi Sadewa merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai alat untuk membantu pejabat struktur BPKP melakukan tugas pelaksanaan dan pengendalian terhadap surat masuk.
Aplikasi ini menunjukkan setiap surat masuk yang ditujukan ke departemen atau bidang mana dan dapat langsung diikuti oleh departemen atau bidang tersebut. Spesialis menggunakan aplikasi ini untuk melakukan kontrol atas surat masuk yang telah dihapus oleh Departemen Umum untuk dicatat dalam spreadsheet Sekretaris Urusan Umum.
Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan selama Kerja
- Peralatan yang Digunakan selama Kerja Praktik di
- Perlengkapan yang Digunakan selama Kerja Praktik di
Telepon merupakan alat komunikasi pada perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat yang digunakan untuk menghubungi pegawai di berbagai bidang atau divisi. Flashdisk digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting maupun dokumen-dokumen hasil scan di Bagian Umum, seperti dokumen permohonan cuti pegawai. Kegunaan ATK seperti : pulpen, pensil dan sebagainya sebagai penunjang dalam proses kerja di Bagian Umum.
Saat mencetak dan memindai dokumen, stapler digunakan untuk merakit dokumen yang telah dicetak dan dipindai. Remove Stapler adalah alat yang digunakan untuk memisahkan beberapa kertas saat memindai dokumen. Pada bagian umum, pelubang kertas digunakan untuk melubangi kertas atau dokumen, setelah dilubangi kemudian diarsipkan atau disimpan.
Perangko adalah peralatan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan dalam melakukan berbagai transaksi di kantor.
Data-Data yang Diperlukan
Stempel mempunyai peranan penting untuk mewakili atau mewakili identitas jabatan, selain itu stempel merupakan alat untuk menguatkan keputusan pimpinan jabatan dan sebagai bentuk pertanggungjawaban. Data-data yang dibutuhkan dalam melakukan kegiatan ini, yaitu data-data terkait pegawai yang akan dipindai, seperti DUPAK pegawai, berkas usulan revisi anggaran, surat pengesahan DIPA dan lain-lain. Informasi yang dibutuhkan untuk menjadi pembuat risalah rapat adalah informasi yang berkaitan dengan setiap rapat, seperti anggota rapat, agenda, dan hasil pembahasan.
Penyusunan surat edaran - Penetapan waktu kerja mudik di bulan Ramadhan Informasi yang diperlukan untuk pembuatan surat edaran yaitu segala hal yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil terkait dengan waktu kerja mudik di bulan Ramadhan Ramadan, seperti: maksud dan tujuan, ruang lingkup, jam kerja dll. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat rekapitulasi cuti pegawai yaitu nama pegawai, alamat selama cuti, lama hari libur dan tanggal cuti. Informasi yang diperlukan untuk pemberian stempel persetujuan, yaitu surat keterangan perjalanan dinas SPJ, surat perintah pembayaran dan lain-lain.
Data-data yang diperlukan untuk membuat nota dinas yaitu data-data yang berkaitan dengan nota dinas yang akan dibuat seperti nota dinas mengenai susunan Panitia Peringatan HUT ke-39 BPKP, membutuhkan nama pegawai, jabatan kepanitiaan dan jenis lomba yang harus diadakan . Data-data yang diperlukan dalam kegiatan pemisahan sumpah jabatan pegawai asli dan fotokopi adalah fotokopi sumpah jabatan pegawai. Data yang dibutuhkan untuk memasukkan surat undangan ke dalam Amplop Perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat adalah surat undangan dan Amplop Perwakilan BPKP Provinsi Sumatera Barat.
Data yang diperlukan untuk mendownload file penetapan skor kredit pegawai adalah daftar nama pegawai yang bersangkutan.
Dokumen-Dokumen yang Dihasilkan
Kendala-Kendala yang Dihadapi dan Solusi selama Kerja
- Kendala-Kendala yang Dihadapi selama Kerja Praktik
- Solusi dari Kendala yang Dihadapi
PEKERJAAN KHUSUS
Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan selama Kerja Praktik
Praktisi ditugaskan oleh Sekretaris Divisi Umum untuk mengontrol surat masuk pada aplikasi SADEWA kemudian dicatat dengan spreadsheet. Jika ada surat masuk, maka dilanjutkan dengan mengunduh surat tersebut untuk diarsipkan kemudian dicatat pada spreadsheet. Setelah surat masuk selesai didownload, kemudian dicatat pada spreadsheet, tujuannya untuk mengetahui daftar surat masuk yang ditujukan ke Bagian Umum.
Target yang Diharapkan
Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan selama Kerja
- Perangkat Keras yang Digunakan selama Kerja Praktik
Keluaran dari MAP berupa data Microsoft Excel sehingga untuk melakukan rangkuman SPKL pegawai, praktisi menggunakan Microsoft Excel beserta rumusnya. Fitur dari aplikasi MAP ini adalah Layanan Absensi, Layanan Disiplin, Layanan Administrasi, Layanan Penghargaan, Layanan Informasi dan fitur baru yaitu Layanan Eksternal. Berlatih menggunakan aplikasi ini untuk meringkas Perintah Kerja Lembur (OTW) karyawan yang kemudian ditransfer ke Excel.
Data-Data dan Dokumen-Dokumen yang Dihasilkan
Kerja Praktek (KP) merupakan proses pembelajaran dengan mengenal ruang lingkup dunia kerja yang sebenarnya. Melalui kerja praktek, mahasiswa memiliki kesempatan untuk menerapkan pengetahuan teoritis/konseptual dalam dunia kerja nyata. Kerja praktek dilaksanakan di Bagian Umum Perwakilan BPKP Provinsi Sumbar yang beralamat di Jl.
Bagian umum membawahi subkoordinator keuangan, subkoordinator personalia dan subkoordinator BMN, tata graha dan operasional arsip. Jenis pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek di perwakilan BPKP Provinsi Sumbar pada departemen umum adalah membuat rangkuman daftar benda yang ada di ruangan, membuat undangan dan risalah rapat untuk menetapkan wilayah integritas, pembuatan surat edaran yang menentukan jam kerja saat mudik di bulan ramadhan, rekapitulasi hari raya per departemen dan daerah serta pembuatan nota dinas sehubungan dengan HUT BPKP ke-39. Pekerjaan khusus yang dilakukan kontraktor adalah penertiban surat masuk di aplikasi SADEWA melalui online enablers.bpkp.go.id/sadewa/auth dan pencatatan surat masuk dengan spreadsheet dan implementasi.
81 rekapitulasi perintah kerja lembur pada aplikasi MAP melalui aplikasi online.bpkp.go.id. Tujuan yang diharapkan selama kerja praktek adalah agar praktikan memiliki pemahaman yang baik tentang kegiatan dan pekerjaan di bagian umum, seperti kegiatan penertiban surat masuk dan rekapitulasi SPKL. Kami berharap kedepannya mahasiswa yang melakukan magang di instansi diberikan penugasan sesuai dengan jurusan yang dimilikinya, sehingga mahasiswa tersebut dapat menggunakan ilmu yang diperolehnya di perkuliahan.
Pegawai lebih mengoptimalkan kerja praktek (KP) mahasiswa untuk meringankan beban kerja pegawai dan menambah pengalaman kerja mahasiswa. Saran bagi mahasiswa yang akan melakukan kerja praktek hendaknya mempersiapkan mental dan siap menghadapi tugas-tugas yang diberikan oleh instansi tempatnya melakukan kerja praktek.
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
