PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Kegunaan Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Tempat Praktik Kerja Lapangan PKL
Jadwal Waktu Pelaksaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
- Sejarah Perusahaan
- Visi dan Misi Perusahaan
- Visi Perusahaan
- Misi Perusahaan
- Budaya Perusahaan
- Kredo Perusahaan
- Motto Perusahaan
- Tagline
- Prestasi Perum Jamkrindo Cabang Bandar Lampung
- Logo Jamkrindo
- Struktur Organisasi
- Tugas dan Tanggung Jawab
- Kegiatan Umum Perusahaan
Berdasarkan situs resmi Jamkrindo yaitu www.jamkrindo.co.id, sejarah berdirinya Perum Jamkrindo bermula dari kondisi nyata perkembangan koperasi yang masih cukup tertinggal dibandingkan dua pelaku ekonomi lainnya ( BUMN dan Swasta). , Pemerintah membentuk Lembaga Penjaminan Kredit Koperasi (LJKK) pada tahun 1970, yang dalam perkembangannya diubah menjadi Perusahaan Umum Pembinaan Keuangan Koperasi (Perum PKK) melalui Peraturan Pemerintah nomor 51 tanggal 23 Desember 1981 yang kemudian disempurnakan berdasarkan PP No. . Menindaklanjuti PMK tersebut, Menteri Keuangan menerbitkan Keputusan Menteri Nomor: KEP-77/KM.10/2009 tanggal 22 April 2009 yang menetapkan izin usaha Perum Jamkrindo sebagai Perusahaan Penjaminan Kredit. Pada tahun 2017, Dewan Pengawas dan Direksi Perum Jamkrindo memberikan Piagam Penghargaan kepada Cabang Bandar Lampung atas pencapaian pertumbuhan substitusi tertinggi pada tahun 2016.
Pada tahun 2011 hingga 2015, Perum Jamkrindo mendapatkan penghargaan dari Infobank sebagai BUMN dengan kategori industri keuangan sangat baik atas kinerja keuangannya selama 5 tahun berturut-turut. Struktur organisasi Perum Jamkrindo terlihat dari adanya garis wewenang langsung dari atasan kepada bawahan. Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi Perum Jamkrindo Bandar Lampung adalah sebagai berikut.
Kegiatan usaha utama Perum Jamkrindo adalah pemberian jaminan kredit baik tunai maupun non tunai yang diberikan oleh perbankan atau Usaha Mikro, Kecil, Menengah dan Koperasi; (sesuai PP Nomor 41 Tahun 2008 Bagian Ketiga tentang “Kegiatan dan Pengembangan Usaha” Pasal 8 ayat a).
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
PELAKSANAAN PKL TRI HARTINI
- Bidang Kerja
- Pelaksanaan Pekerjaan
- Kendala yang Dihadapi
- Cara Mengatasi Kendala
Tujuan dari pencetakan kartu garansi adalah sebagai bukti jaminan yang akan diberikan kepada penjamin. Surat pelepasan merupakan bukti pelepasan sertifikat jaminan oleh penjamin dan dikirimkan kepada bank yang akan diberikan jaminan. Saat menjalankan kegiatan pada bagian usaha Penjaminan, penulis diminta untuk menyiapkan surat penerbitan sertifikat penjaminan Kredit Usaha Rakyat (KUR), Multiguna (MTG), Counter Bank Garansi (KBG).
Tujuan dari surat keberangkatan adalah untuk menetapkan surat jaminan yang diterbitkan oleh Jamkrindo kepada pelanggan yang dijamin. Pengarsipan File Jaminan KBG (Counter Bank Guarantee) Setelah mencetak sertifikat jaminan KBG dan melengkapi kelengkapan file, maka semua file Foto Copy yang ada akan diarsipkan. Pada saat kegiatan pengarsipan file garansi, penulis kesulitan mencari file garansi dan file garansi hilang karena banyak nama perusahaan yang tidak sesuai dengan notasi alfabet nama perusahaan yang ada di lemari arsip.
Pada saat kegiatan pengarsipan file garansi, file yang diarsipkan di lemari arsip tidak sesuai dengan alfabet nama perusahaan, sehingga mengakibatkan staf kesulitan mengambil file dan file garansi hilang.
PELAKSANAAN PKL BELINDI MAGDALENA
- Bidang Kerja
- Pelaksanaan Kerja
- Kendala Yang Dihadapi
- Cara Mengatasi Kendala
Penulisan nomor surat keluar dan nomor memo dilakukan secara manual, dimana nomor surat keluar dan nomor memo ditulis pada buku besar khusus surat keluar dan nomor memo. Setelah semua nomor surat dan memo terurut, dimasukkan ke dalam organisator lain dan diberikan informasi bulan dan tahun agar lebih mudah ditemukan. 3. Arsipkan surat perintah perjalanan dinas dan masukkan rincian biaya surat perintah perjalanan dinas ke dalam Excel.
Pengarsipan surat perintah perjalanan dinas sama dengan pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan memorandum. Sedangkan Gambar 3.12 merupakan tampilan Excel yang akan digunakan untuk merinci biaya pemesanan perjalanan dinas. Tujuan pengarsipan surat perintah perjalanan dinas adalah sebagai bukti kegiatan perusahaan dan apabila suatu saat kita memerlukannya serta memudahkan kita menemukannya.
Pengarsipan data cuti pegawai sama dengan pengarsipan surat masuk, surat keluar dan nota. Informasi tentang hari libur karyawan tidak diarsipkan berdasarkan abjad, tetapi diarsipkan berdasarkan tanggal dan dimasukkan dalam urutan. Terjadi kesalahan pada penomoran surat keluar dan nota pada nomor surat yang sama atau redundansi dan menimbulkan kebingungan pada saat pencatatan di buku besar.
Arsip surat keluar dan memo yang dipesan telah hilang karena tidak diletakkan kembali pada tempatnya sesuai nomor surat. Proses pencarian surat dan memo keluar sangat sulit karena kita harus mengecek satu per satu urutan yang berisi surat dan memo masuk. Untuk menghindari kesalahan angka huruf yang berlebihan agar dapat dibedakan, maka penulis menggunakan huruf abjad setelah nomor huruf pada saat mencatatnya dalam buku besar.
Solusi yang diberikan penulis untuk mengatasi kendala kedepannya adalah dengan merancang sebuah aplikasi pengelolaan surat keluar menggunakan e-office. Untuk menghindari kesalahan pada saat mengambil file arsip surat keluar dan nota yang tidak dikembalikan kepada Ordner pada tempatnya, maka penulis melakukan scan terhadap arsip surat tersebut.
PELAKSANAAN PKL DESTY WULANDARI FITRI
- Bidang Kerja
- Pelaksanaan Kerja
- Kendala Yang Dihadapi
- Cara Mengatasi Kendala
Di bawah staf bagian klaim dan substitusi Perum Jamkrindo, penulis diminta melakukan tugas memberikan informasi dalam berkas pengajuan klaim. Diawali dengan berkas pengajuan klaim yang dikirimkan ekspedisi dari pihak penerima jaminan dan diterima oleh petugas ekspedisi Perum Jamkrindo, selanjutnya diberikan kepada petugas untuk didaftarkan oleh karyawan di unit klaim dan penggantian. Tujuan pemberian informasi file aplikasi klien adalah untuk memudahkan pencatatan dokumen dan pengecekan file aplikasi klien.
Diantara staf bagian klaim dan subrogasi, penulis diminta untuk melakukan checklist pada berkas pengajuan klaim, tahapan melakukan checklist pada berkas pengajuan klaim yaitu pada berkas yang diberi tanda tempel dan direktori, kemudian dilakukan pengecekan. kelengkapan berkas terdiri dari (Surat pengajuan klaim, Berita acara klaim, Fotokopi SP, Rekening koran, Fotokopi surat upaya penagihan kepada Debitur (SP 1,2,3/LKN), Fotokopi KTP, Fotokopi Legalitas Usaha (SKU), SID, Pelunasan, Surat Keterangan Hutang (SPH), bukti penelusuran, kualitas aset, analisa). Setelah itu dicari file permohonan customer, setelah file GARANSI ada diberikan kepada Ibu Maysaroh untuk dianalisa dan diolah agar bisa diklaim. Terjadinya redundansi berkas pengajuan klaim yang terdiri dari (Surat pengajuan klaim, Berita Acara Klaim, Surat Negara (SC), Fotokopi SP, Rekening Bank, Fotokopi surat upaya penagihan kepada Debitur (SP 1,2,3/LKN), Fotocopy KTP, Fotocopy Legalitas Usaha (SKU), SID, Pelunasan, Surat Keterangan Hutang (SPH), bukti penggeledahan, kualitas aset, analisa).
Karena pihak penerima asuransi tidak melakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap berkas pengajuan klaim yang akan dikirimkan kepada penjamin, maka terjadilah redundansi, sehingga ketika ekspedisi penerima asuransi mengirimkan berkas pengajuan klaim dan ekspedisi Perum Jamkrindo menerimanya, maka dilakukan penyerahan berkas klaim dan subrogasi oleh petugas. untuk pendaftaran, ini dia. Hal ini menyebabkan proses registrasi menjadi mubazir dalam sistem registrasi, terkadang berarti ada 2-3 file untuk mengajukan klaim dan memberikan informasi label menggunakan catatan tempel dan checklist berulang, sehingga harus memeriksa ulang file yang disediakan oleh petugas. Ada banyak file klaim yang tidak pada tempatnya, sehingga ketika staf membutuhkan file klaim dan meminta penulis untuk mencari daftar nama pelanggan untuk file klaim berdasarkan unit, cabang, dan produk, penulis mencari daftar klien. nama dan tidak dapat langsung menemukannya. Berkas pengajuan klaim tersebut dicari karena tidak pada tempatnya, sehingga penulis memberikan berkas pengajuan klaim tersebut kepada petugas yang ditemukan terlebih dahulu agar petugas dapat segera mengolah dan menganalisa. Uraian di atas merupakan pengelolaan arsip yang tepat agar dapat digunakan pada waktu yang tepat dan penulis mengambil tindakan dengan meminta izin kepada staf untuk melakukan pengecekan ulang terhadap berkas pengajuan klaim yang masuk ke Unit Klaim dan Subrogasi dan setelah staf memberikan izin kepada penulis, penulis memeriksa tidak adanya redundansi sebelum petugas mendaftarkan berkas pengajuan klaim, penulis memisahkan berkas-berkas yang lengkap dan tidak lengkap, dan setelah peninjauan dan pemisahan berkas pengajuan klaim oleh penulis, berkas-berkas tersebut akan dikembalikan kepada petugas pendaftaran dan berkas-berkas yang kelebihannya akan digunakan untuk kebutuhan staf, yang akan menjadi kertas bekas, setelah petugas mendaftarkannya, staf akan menyerahkan berkas klaim kepada penulis dengan mendapatkan map, berikan informasi tentang tag menggunakan catatan tempel, diverifikasi dan memberikan informasi sebelum folder yang terdiri dari nama pelanggan, cabang, unit, produk dan plafon.
Ketika terdapat tumpukan berkas pengajuan klaim dan subrogasi yang salah letak, maka diperlukan adanya sistem penyimpanan arsip. Dan penulis melakukan tindakan dengan cara membersihkan berkas pengajuan klaim yang sudah didaftarkan dan dianalisa atau belum dianalisa, yang mendapat folder, mendapat label dengan catatan tempel, diperiksa dan diberi informasi sebelum folder tersebut. terdiri dari nama pelanggan, cabang, unit, produk dan plafon. Kemudian penulis memberikan saran kepada staf agar pemberian nama file dilakukan secara komputerisasi yaitu melalui excel dan diberi rangkaian angka dan baris pada cache untuk memudahkan pencarian file, dan berdasarkan dari keterbatasan tersebut maka penulis Penulis membuat pemberitahuan yang ditempelkan pada unit klaim dan subrogasi di lemari penyimpanan untuk menempatkan berkas pengajuan klaim oleh cabang, unit, dan produk berdasarkan wilayah.
Dan permasalahan pada bagian Klaim dan Subrogasi adalah adanya penumpukan berkas pengajuan klaim yang tidak sesuai dengan industri, unit dan produk. Dan kelebihan PKL pada bagian Klaim dan Subrogasi adalah memperoleh pengalaman pada bagian Klaim dan Subrogasi seperti memeriksa dokumen klaim kredit, memberi label pada berkas pengajuan klaim dengan menggunakan sticky note serta mengetahui cara kerja unit klaim dan subrogasi.
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan praktek kerja lapangan di Perum Jamkrindo Cabang Bandar Lampung, penulis mengambil kesimpulan bahwa selama melakukan praktek kerja lapangan (PKL) selama 2 bulan terhitung mulai tanggal 1 April 2019 sampai dengan tanggal 31 Mei 2019 dengan berbagai kegiatan rutin. Praktek kerja lapangan dapat memperluas dan menambah pengetahuan penulis mengenai perusahaan garansi, seperti proses garansi dan proses klaim serta penggantian. Ilmu yang diperoleh penulis dapat dipraktikkan secara langsung seperti penggunaan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, pembuatan surat keluar, pengarsipan surat keluar dan masuk. Selain itu, kegiatan PKL ini dapat mendidik penulis untuk disiplin. , baik dari segi waktu maupun bekerja dengan jujur dan penuh tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
Kegiatan utama pada bagian Usaha Jaminan adalah pembuatan Sertifikat Jaminan, pada bagian Operasional yaitu pengarsipan surat-surat keluar dan memoranda, dan pada bagian Klaim & Penggantian yaitu pelaksanaan checklist berkas dengan menggunakan lembar formulir KAPAN PEMERIKSAAN APLIKASI DOKUMEN. Permasalahan pada bagian Bisnis Garansi adalah berkas yang disimpan di lemari arsip tidak sesuai dengan huruf nama perusahaan. Masalah di bagian Operasi termasuk seringnya jumlah font meluap dan hilangnya file arsip.
Keunggulan PKL pada bagian usaha Garansi adalah penulis mengetahui proses pembuatan kartu garansi, pembuatan surat keluar dan pengarsipan. Kelebihan PKL pada bagian Operasional adalah penulis mengetahui proses pengarsipan surat keluar dan nota serta surat perintah perjalanan dinas.
Saran
