PERANGKAT PEMBELAJARAN
RPP, INSTRUMEN PENILAIAN, LKPD, BAHAN AJAR DAN MEDIA
PEMBELAJARAN
Mata Pelajaran : Kearsipan
SMKN 1 TAMBUN SELATAN
YUNIATI, S.Pd
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)
A. Identitas Satuan Pendidikan
Nama Sekolah : SMKN 1 Tambun Selatan Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen
Program Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola dan Perkantoran Mata Pelajaran : KEARSIPAN
Kelas/Semester : XII/ 1
Materi Pokok : Pengunaan Arsip (Lembar Pinjam Arsip) Tahun Pelajaran : 2022-2023
Alokasi Waktu : 2 JP @ 45 menit B. Kompetensi Inti
KI.3 : Memahami, menerapkan menganalisis dan mengevaluasi tentang pengetahuan factual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional dan internasional
KI.4 : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi dan
prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuaidengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja dibawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan, menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri dan kolaboratif, komunikatif dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajari di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan langsung.
C. Kompetensi Dasar dan Indikator Pencapaian Kompetensi
Kompetensi Dasar :
3.8 Menerapkan prosedur penggunaan arsip
Indikator Pencapaian Kompetensi :
3.8.1 Menjelaskan pengertian penggunaan arsip
3.8.2 Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan penggunaan arsip 3.8.3 Mengemukakan prosedur penggunaan arsip
Kompetensi Dasar :
4.8. Melaksanakan prosedur penggunaan arsip
Indikator Pencapaian Kompetensi :
4.8.1 Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan
4.8.2 Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku
D. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari proses pembelajaran dengan menggali informasi melalui praktik simulasi dengan mencari sumber melalui internet, mengamati powerpoint penggunaan arsip dengan menggunakan model Problem Based Learning, peserta didik diharapkan mampu :
1. Menjelaskan pengertian penggunaan arsip dengan tepat dan teliti
2. Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan penggunaan arsip dengan tepat teliti 3. Mengemukakan prosedur penggunaan arsip dengan tepat dan bertanggung
jawab
4. Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan dengan tepat dan bertanggungjawab
5. Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku dengan tepat dan bertanggungjawab
E. Materi Pembelajaran.
1. Pengertian penggunaan arsip
2. Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip 3. Prosedur penggunaan arsip
F. Pendekatan, Strategi dan Metode
1. Pendekatan pembelajaran : 4C (Communication, Colabboration, Critikal Thingking and Problem Solving dan Creativity and Innovation), HOTS dan TPACK
2. Model pembelajaran : Problem Based Learning
3. Metode pembelajaran : Praktik Simulasi, Diskusi dan Tanya Jawab G. Kegiatan Pembelajaran
Tahapan Pembelajaran
Kegiatan Pembelajaran Alokasi
Waktu Pendahuluan 1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan
berdoa untuk memulai pembelajaran. (Religius)
2. Memeriksa kehadiran peserta didik sebagai sikap disiplin 3. Menyanyikan lagu “Halo-halo Bandung” untuk
menumbuhkan rasa nasionalisme dan cinta tanah air 4. Peserta didik dan guru melakukan ice breaking untuk
memotivasi sebelum mulai pembelajaran
5. Guru memberi apersepsi dengan mereview materi pembelajaran sebelumnya.
10 menit
Inti Orientasi Masalah
1. Guru membagikan bahan ajar melalui media whatapps grup kelas dan google classroom. (Literasi)
2. Guru memberikan beberapa pertanyaan masalah yang akan dipecahkan untuk menstimulasi rasa ingin tahu peserta didik pada gambar di bawah ini :
(Critical Thingking and Problem Solving) Gambar 1
Gambar 2
3. Guru menayangkan media pembelajaran berupa PPT dan video youtube mengenai prosedur peminjaman arsip.
TPACK
4. Peserta didik menyimak penjelasan guru untuk
berdiskusi mengidentifikasi masalah yang akan dibahas
70 menit
Mengorganisasikan Peserta didik untuk belajar
1. Guru membentuk kelompok di dalam kelas dan meminta peserta didik berkumpul sesuai dengan kelompoknya serta memberikan rincian tujuan tugas yang akan dikerjakan dalam LKPD
2. Peserta didik berdiskusi untuk mengumpulkan informasi bagaimana prosedur peminjaman arsip dan cara
pengisian lembar peminjaman arsip yang benar dengan menggunakan media komputer, printer dan google drive.
HOTS, Colaboration dan Creativity and Innovation
Membimbing penyelidikan individu maupun kelompok 1. Peserta didik melakukan pengumpulan informasi dari
berbagai sumber (buku, Internet) dan memberikan pemecahan masalah studi kasus yang ada di LKPD.
Berpikir kritis dan Kreativitas
2. Guru memantau keterlibatan peserta didik dalam pengumpulan data/bahan selama proses penyelidikan Mengembangkan dan menyajikan hasil karya
1. Peserta didik menunjukkan hasil diskusi dalam sajian yang menarik dengan menggunakan praktik simulasi 2. Guru memantau diskusi dan membimbing hasil pengisian
lembar peminjaman arsip
Menganalisis dan Mengevaluasi proses pemecahan masalah
1. Setiap kelompok melakukan praktik simulasi, kelompok lain memberikan tanggapan. (Comunnication and Collaboration)
2. Guru membimbing dan memberikan penghargaan serta masukan kepada kelompok yang melakukan praktik simulasi
Penutup 1. Peserta didik bersama pendidik menyimpulkan kegiatan pembelajaran yang telah dilaksanakan
2. Peserta didik mengadakan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang telah dilaksanakan
3. Berdoa bersama untuk mengakhiri pembelajaran
10 menit
H. Alat/Bahan dan Media Pembelajaran
1. Alat : Proyektor, komputer, mesin printer dan koneksi Internet 2. Bahan : ATK, surat, Lembar Peminjaman Arsip (outslip)
3. Media Pembelajaran : Powerpoint, Video pembelajaran, google classroom &
google drive
I. Sumber Belajar
1. Rahayu, Sri Endang, dkk. 2018. Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta: Penerbit Erlangga
2. Munawir Agus, dkk. 2018. Modul Kearsipan Untuk SMK/MAK X. Jakarta : Penertbit Putra Nugraha.
J. Penilaian Pembelajaran
Jenis Penilaian Teknik
Penilaian Instrumen Penilaian Ket 1 Sikap Observasi 1. Lembar Observasi Sikap Terlampir 2 Pengetahuan Tes Tertulis 1. Kisi Kisi Soal
2. Soal Tes (Essay) 3. Kunci Jawaban 4. Rubrik
Terlampir
3 Keterampilan Tugas Praktik 1. Tugas Praktik (LKPD)
2. Rubrik Terlampir
K. Pembelajaran Remedial dan Pengayaan
Kompetensi Dasar Rencana Remidial Rencana Pengayaan 3.7 Menerapkan
prosedur
penggunaan arsip
1. Menjelaskan ulang materi yang belum paham.
2. Mengerjakan ulang No soal yang belum KKM untuk soal pengetahuan
3. Melakukan tes ulang praktik sampai mencapai nilai KKM.
Memberi tugas untuk membaca referensi untuk materi selanjutnya.
Mengetahui, Bekasi, Januari 2023 Kepala SMKN 1 Tambun selatan Guru Mata Pelajaran
Suparman, S.Pd. Ing Yuniati, S.Pd
NIP. 19700116 200701 1 006 NIPPPK. 19830602 202221 2 011
INSTRUMEN PENILAIAN
1. Penilaian Sikap
INSTRUMEN OBSERVASI SIKAP Nama Sekolah : SMKN 1 Tambun Selatan
Mata Pelajaran : Kearsipan
Komp. Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola dan Perkantoran Kelas/Semester : XII/ 1
Tahun Pelajaran : 2022-2023
No Nama
Siswa
Sikap
Religius Sosial
Berdoa Sebelum
sesudah Belajar
Disiplin Kerjasama Sopan
Santun Kerapihan
S B
B K B
S B
B K B
S B
B K B
S B
B K B
S B
B K B 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Keterangan : KB = Kurang Baik
B = Baik
SB = Sangat Baik
Lampiran 2
Penilaian Pengetahuan
Kompetensi Dasar
Indikator Soal
Jenjang Kemampuan
No.
Soal Bentuk Soal 3.8Menerapkan
Prosedur Penggunaan Arsip
Siswa mampu menguraikan
lembar pinjaman arsip C4 1 Uraian
Siswa mampu menganalisis 3
lembaran peminjaman arsip C4 2 Uraian
Siswa mampu merumuskan
prosedur peminjaman arsip C4 3 Uraian
Jawablah pertanyaan berikut dengan jawaban yang tepat!
1. Peminjam arsip diharuskan mengisi lembar/formulir peminjaman arsip yang di sebut dengan istilah outslip, dapatkah kalian menguraikan lembar pinjam arsip ? 2. Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak 3 rangkap. Tiap lembar arsip memiliki
warna yang berbeda yaitu putih, hijau dan biru. Analisislah 3 warna lembar pinjam arsip tersebut?
3. Agar dapat memberikan layanan kepada pengguna/pemakai arsip, diperlukan adanya prosedur peminjaman arsip. Apa saja tahapan dalam prosedur peminjaman arsip?
KUNCI JAWABAN URAIAN
Nomor Soal
Kunci Jawaban
1 Lembar peminjaman arsip (outslip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip
2 1. Lembar pinjam arsip satu memiliki warna putih. Lembar ini ditempatkan pada tempat penyimpan arsip yang dipinjam
2. Lembar pinjam arsip dua memiliki warna hijau berfungsi sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar pinjam arsip tiga memiliki warna biru berfungsi sebagai pengingat bagi petugas arsip dan di simpan pada tickler
3 Prosedur peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan, sebagai berikut : 1. Mengisi buku tamu/pengunjung
2. Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah disediakan
3. Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan, kepada unti peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.
4. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis yang berwenang mengelola arsip
5. Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang dipinjam
6. Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam di bawah pengawasan petugas
7. Arsiparis mencatat arsip yang digunakan dalam lembar peminjaman, kemudian menyerahkan arsip kepada peminjam arsip
Waktu peminjaman arsip paling lama lima hari kerja
Rubrik dan Instrumen Penilaian Uraian
No Deskripsi Skor
1 a. Siswa mampu menguraikan dengan lengkap dan tepat b. Siswa mampu menguraikan kurang lengkap dan tepat
c. Siswa belum mampu menguraikan dengan lengkap dan tepat
10 5 2
2 a. Siswa mampu menjawab dengan penjelasan lengkap 20 b. Siswa mampu menjawab dengan penjelasan kurang lengkap 10 c. Siswa mampu menjawab salah satu penjelasan saja 5 3 a. Siswa mampu menjawab dengan lengkap dan tepat 70
b. Siswa mampu menjawab kurang lengkap 40
Lampiran 3
Penilaian Keterampilan
Kompetensi Dasar
Indikator Pencapaian Kompetensi
Indikator Soal Jenjang kemampuan
Jenis Soal 4.8 Melakukan
prosedur arsip
Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku
Secara kelompok peserta didik dapat mengisi lembar
peminjaman arsip melalui praktik simulasi
P4 Praktik
LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD)
Nama Kelompok :
1. ……….
2. ...
3. ...
4. ...
Kelas : ………...
Mata Pelajaran : Kearsipan
Tema : Melakukan pengisian Lembar Peminjaman Arsip (outslip)
A. Kompetensi Dasar
4.8 Melakukan Prosedur Penggunaan Arsip B. Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan 2. Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku
C. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari proses pembelajaran dengan menggali informasi melalui praktik simulasi dengan mencari sumber melalui internet, mengamati powerpoint penggunaan arsip dengan menggunakan model Problem Based Learning, peserta didik diharapkan mampu :
1. Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan dengan tepat dan bertanggungjawab
2. Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku dengan tepat dan bertanggungjawab
D. Materi pembelajaran
Lembar peminjaman arsip (outslip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.
E. Studi Kasus
Anda adalah Pegawai Administrasi Bumi Citra Permai Tbk . Sebuah perusahaan property yang beralamat diGedung Millennium Group Jl. Kramat Raya No. 32-34, Jakarta Pusat 10450. Telepon: (021) 391 6338 Fax: (021) 3193 5557 Email:
info@bumicitrapermai.com Website: www.bumicitrapermai.com. Pimpinan anda bernama Anggito Pambudi, M.Sc, menjabat sebagai menjabat sebagai Direktur Utama.
Anda diminta melakukan pengisian Lembar Peminjaman Arsip (outslip) sesuai dengan surat yang sudah tersedia (terlampir) pada soal tersebut.
F. Bahan dan Alat
1. Komputer 2. Printer 3. Pulpen
4. Kertas A4 berwarna putih, hijau dan biru 5. Filling Cabinet
6. Surat dan Formulir Lembar Pinjam Arsip 7. Paper clip
G. Petunjuk Pengerjaan
1. Bacalah kembali materi yang telah disampaikan pada media pembelajaran ataupun bahan ajar/buku pegangan peserta didik
2. Surat yang dari PT Buana Sejahtera yakni tanggal 6 Februari 2022, dipinjam oleh Bagian Keuangan dari tanggal 10 Februari 2022 s.d 13 Februari 2022.
3. Ketiklah lembar peminjaman arsip (outslip), kemudian di cetak rangkap 3 yaitu warna putih, hijau dan biru
4. Setelah di cetak, lembar peminjaman arsip ditandatangani oleh si peminjam arsip
5. Lembar peminjaman arsip berwarna putih ditempatkan pada tempat penyimpan arsip yang dipinjam, yang berwarna hijau diberikan kepada si peminjam arsip sedangkan yang warna biru disimpan pada tickler
6. Lembar peminjaman arsip yang sudah ditandatangani di scan dan simpanlah ke dalam google drive
H. Aspek yang dinilai
1. Persiapan Alat dan Bahan
2. Hasil pengisian lembar peminjaman arsip (outslip) sesuai prosedur 3. Hasil simpan ke dalam google drive
Format Penilaian
Nama Kelompok
Persiapan Hasil Pengisian lembar pinjam
arsip (outslip)
Hasil Penyimpanan di google drive
Total Nilai
Keterangan Nilai = Total : 3
Kriteria Penilaian No Aspek yang
dinilai
Penjelasan 1 Persiapan alat dan
bahan
a. Jika persiapan alat dan bahan peserta didik lengkap 7 macam maka akan mendapatkan skor 100
b. Jika persiapan alat dan bahan peserta didik 5 macam maka akan mendapatkan skor 90
c. Jika persiapan alat dan bahan peserta didik 2 macam maka akan mendapatkan skor 80
2 Hasil lembar pinjam arsip (outslip)
c. Jika terisi lengkap dan benar akan mendapat skor 100 d. Jika terisi tidak lengkap dan benar akan mendapat skor
80 3 Hasil
Penyimpanan di google drive
Tahapan penyimpanan melalui google drive :
a. Buatlah folder dengan nama outslip_nama peserta didik di google drive
b. Kemudian lembar pinjam arsip di scan (memindai) c. Simpan di dalam folder tersebut
Jika tahapan penyimpanan lengkap maka akan diberi nilai 100
Jika salah satu tahapan tidak ada maka akan dikurangi nilainya sebanyak 20
PT BUANA SEJAHTERA
Jl. Raya Surabaya Km. 10. No.152Surabaya Telp. / Fax. (0351) 8198567
http://www.buanasejahtera.co.id E- mail:buanasejahtera@gmail.co.id
Nomor : 145/BU/II/2022 6 Februari 2022
Perihal : Penagihan Pembayaran
Yth. Direktur BUMI CITRA PERMAI TBK Gedung Millennium Group Jl. Kramat Raya No. 32-
34, Jakarta Pusat 10450.
Dengan hormat,
Disampaikan bahwa setelah kami membuka jadwal pembayaran para debitur, kami mendapatkan bahwa saudara masih mempunyai hutang sebesar Rp. 24.000.000,- (dua puluh empat juta rupiah). Untuk itu kiranya saudara dapat menyelesaikan hal tersebut.
Kami menumggu pelunasan dari saudara dan atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Pimpinan
Ir. Bagas Nofares, MM
BON PINJAM ARSIP
Tanggal : ………...
1. Kode arsip : ………
2. Nomor surat : ………
3. Tanggal surat : ………
4. Hal surat : ………
5. Nama Peminjam : ………
6. Lama di pinjam : tgl………s.d tgl………..
Yang memberikan Yang meminjam Tanda Tangan Tanda Tangan
(………..) (………)
Kembali tanggal :
Yang mengembalikan : Yang menerima
(……….) (………..)
BAHAN AJAR
3.8 Menerapkan Penggunaan arsip
4.8 Melakukan Prosedur Penggunaan Arsip
Pengetahuan
3.8.4 Menjelaskan pengertian penggunaan arsip
3.8.5 Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan penggunaan arsip 3.8.6 Mengemukakan prosedur penggunaan arsip
Keterampilan
4.8.1 Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan
4.8.2 Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku
1. Pengertian penggunaan arsip
2. Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip 3. Prosedur penggunaan arsip
Materi Pembelajaran
Kompetensi Dasar Pengetahuan
Kompetensi Dasar Keterampilan
Indikator Pencapaian Kompetensi
Setelah mempelajari proses pembelajaran dengan menggali informasi melalui praktik simulasi dengan mencari sumber melalui internet, mengamati powerpoint penggunaan arsip dengan menggunakan model Problem Based Learning, peserta didik diharapkan mampu :
1. Menjelaskan pengertian penggunaan arsip dengan tepat dan teliti
2. Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan penggunaan arsip dengan tepat teliti
3. Mengemukakan prosedur penggunaan arsip dengan tepat dan bertanggung jawab 4. Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah
kearsipan dengan tepat dan bertanggungjawab
5. Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku dengan tepat dan bertanggungjawab
Pertanyaan Pemantik
Perhatikan gambar berikut, apa yang kalian pikirkan dari gambar tersebut !
Gambar 1 Gambar 2
Tujuan Pembelajaran
Materi Pembelajaran
A. Pengertian Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.
B. Kegiatan-kegiatan Penggunaan Arsip
Dalam kegiatan penggunaan arsip, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut :
1. Peminjam arsip diharuskan mengisi lembar/formulir peminjaman arsip yang berisi beberapa informasi, seperti :
a. Nama peminjam
b. Nomor dan jenis arsip yang di pinjam
c. Pengesahan dari petugas yang bertanggungjawab terhadap penyimpanan arsip
2. Petugas arsip memeriksa peringatan pada unit kearsipan setiap saat agaar arsip dikembalikan tepat waktunya
3. Petugas arsip harus memeriksa dokumen yang dikembalikan, apakah masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, arsip tersebut harus diperbaiki. Apabila waktu peminjaman melewati jatuh tempo, peminjam mendapatkan teguran.
4. Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabut outslip dari folder
5. Adanya pengawasan terhadap surat yang dipinjam dan dikembalikan
Lembar Peminjaman arsip
Lembar peminjaman arsip (outslip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.
Kegunaan lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
2. Sebagai pengingat mengenai identitas peminjam dan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
3. Sebagai penanda arsip yang sedang dipinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip yang tidak dikembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilain suatu arsip
Lembar pinjam arsip dibuat sebnayak tiga rangkap. Tiap lembar arsip memiliki warna yang berbeda yaitu : putih, hijau dan biru berikut penjelasannya 1. Lembar pinjam arsip satu memiliki warna putih. Lembar ini ditempatkan pada
tempat penyimpan arsip yang dipinjam
2. Lembar pinjam arsip dua memiliki warna hijau berfungsi sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar pinjam arsip tiga memiliki warna biru berfungsi sebagai pengingat bagi petugas arsip dan di simpan pada tickler
BON PINJAM ARSIP
Tanggal : ………...
1. Kode arsip : ………
2. Nomor surat : ………
3. Tanggal surat : ………
4. Hal surat :………
5. Nama Peminjam :………
6. Lama di pinjam : tgl………s.d tgl………..
Yang memberikan Yang meminjam Tanda Tangan Tanda Tangan
(………) (………..)
Kembali tanggal :
Yang mengembalikan : Yang menerima
(...) (...)
B. Prosedur Penggunaan Arsip
Agar dapat memberikan layanan kepada pengguna/pemakai arsip, diperlukan adanya prosedur untuk penggunaan arsip. Hal ini bertujuan menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh pengguna yang tidak melakukan administrasi yang tertib.
Prosedur peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut : a. Mengisi buku tamu/pengunjung
b. Menitipkan barang bawaan di tempat penyimpanan barang yang sudah disediakan c. Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan,
kepada peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.
d. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi arsiparis yang berwenang mengelola arsip
e. Tentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang dipinjam
f. Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam di bawah pengawasan petugas
g. Arsiparis mencatat arsip yang digunakan dalam lembar peminjaman, kemudian menyerahkan arsip kepada peminjam arsip
h. Waktu peminjaman arsip paling lama lima hari kerja
1. Rahayu, Sri Endang, dkk. 2018. Mengelola Sistem Kearsipan.Jakarta: Penerbit Erlangga 2. Munawir Agus, dkk. 2018. Modul Kearsipan Untuk SMK. Jakarta: Putra Nugraha
Sumber Bahan Ajar
REFLEKSI PESERTA DIDIK
Agar pembelajaran semakin menyenangkan dan bermakna untuk kalian, yuk sejenak berefleksi tentang aktivitas pembelajaran kali ini.
Isilah penilaian diri ini dengan sejujur-jujurnya dan sebenar-benarnya sesuai dengan perasaan kalian ketika mengerjakan suplemen bahan materi ini!
Bubuhkanlah tanda centang (v) pada salah satu gambar yang dapat mewakili perasaan kalian setelah mempelajari materi ini!
Setelah mempelajari materi diatas dan melakukan kegiatan observasi dilapangan maka deskripsikan apa yang telah Kalian dapatkan dengan panduan pertaanyaan berikut:
1. Peminjam arsip diharuskan mengisi lembar/formulir peminjaman arsip yang di sebut dengan istilah outslip, dapatkah kalian menguraikan lembar pinjam arsip ?
2. Lembar pinjam arsip dibuat sebanyak 3 rangkap. Tiap lembar arsip memiliki warna yang berbeda yaitu putih, hijau dan biru. Analisislah 3 warna lembar pinjam arsip tersebut?
3. Agar dapat memberikan layanan kepada pengguna/pemakai arsip, diperlukan adanya prosedur peminjaman arsip. Apa saja tahapan dalam prosedur peminjaman arsip?
