BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG
---
ISO 9001:2015
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Sinh viên : Đỗ Thị Mai Oanh
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Hòa Thị Thanh Hương
HẢI PHÒNG - 2019
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ---
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI HOÀNG TÍN PHÁT
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Sinh viên : Đỗ Thị Mai Oanh
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Hòa Thị Thanh Hương
HẢI PHÒNG - 2019
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ---
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP
Sinh viên: Đỗ Thị Mai Oanh Mã SV: 1512401067
Lớp: QT1903K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua,
người bán tại Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát.
LỜI MỞ ĐẦU ... 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP ... 2
1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp: ... 2
1.1.1. Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp: ... 2
1.1.1.1. Thanh toán bằng tiền mặt: ... 2
1.1.1.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: ... 2
1. 2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp : ... 6
1.2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua: ... 6
1.2.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua: ... 7
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng : ... 7
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng : ... 8
1.2.3. Qui trình kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua: ... 8
1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp: ... 10
1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán ... 10
1.3.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán ... 10
1.3.2.1.Chứng từ sử dụng: ... 10
1.3.2.2. Tài khoản và sổ sách sử dụng: ... 10
1.3.3. Qui trình kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán ... 11
1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ:... 13
1.4.1. Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán: ... 13
1.4.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ: ... 13
1.4.2.1. Tài khoản sử dụng: ... 13
1.4.2.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ: ... 14
1.4.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ: ... 15 1.5.Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán trong
thức Nhật ký chung: ... 16
1.5.2. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Hình thức Nhật ký- Sổ cái: ... 17
1.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ: ... 19
1.5.4. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. ... 20
1.5.5. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Hình thức Nhật ký - Chứng từ: ... 21
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG TÍN PHÁT... 23
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát: ... 23
2.1.1. Lịch sử hình thành phát triển của công ty: ... 23
2.1.2: Chiến lược và mục tiêu hoạt động của công ty: ... 24
2.1.3. Đặc điểm và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: ... 25
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty: ... 29
2.1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty: ... 29
2.1.4.2. Hình thức ghi sổ tại kế toán tại công ty: ... 31
2.1.4.3. Chế độ kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty: ... 33
2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát: ... 33
2.2.1. Đặc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua tại Công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát: ... 33
2.2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát: ... 34
2.2.2.1: Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua tại công ty: 34 2.2.2.2: Tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua tại công ty: ... 34
2.2.2.3: Sổ sách sử dụng kế toán thanh toán với người mua: ... 34
2.2.2.4: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua tại Công ty: ... 34
thương mại Hoàng Tín Phát ... 51
2.2.1. Đặc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát: ... 51
2.2.3. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát: ... 51
2.2.3.1: Chứng từ sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán tại Công ty: 51 2.2.3.2: Tài khoản sử dụng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty: ... 52
2.2.2.3: Sổ sách sử dụng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty: ... 52
2.2.3.4: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người bán tại Công ty: .... 52
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG TÍN PHÁT ... 67
3.1.Một số đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH thương mại Hoàng Tín Phát. ... 67
3.1.1. Ưu điểm ... 67
3.1.2. Hạn chế : ... 68
3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán ... 69
3.3. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán. ... 69
3.4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH thương mại Hoàng Tín Phát ... 72
3.4.1 .. Ý kiến thứ nhất: Công ty nên xây dựng các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ phải thu ... 72
3.4.2 Ý kiến thứ hai: Về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. ... 75
3.4.3 Ý kiến thứ ba: Về thanh toán cho người bán đúng hạn. ... 78
3.4.4 Ý kiến thứ tư: Doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm kế toán ... 78
KẾT LUẬN ... 84
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản phải thu cuả khách hàng ... 9 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản phải trả người bán ... 12 Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật ký chung ... 17 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái ... 18 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ ... 19 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. ... 20 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ. ... 22 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát: ... 26 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy công tác kế toán tại Công ty TNHH TM
Hoàng Tín Phát ... 29 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát ... 32 Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát ... 35 Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát ... 52
Biểu số 2.1: Giấy báo có của ngân hàng: ... 37
Biểu số 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000435 ... 39
Biểu số 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000554 ... 41
Biểu số 2.4: Phiếu thu ... 43
Biểu số 2.5: Giấy báo có ngân hàng ... 45
Biểu số 2.6: Trích sổ Nhật ký chung ... 46
Biểu số 2.7: Trích sổ cái tài khoản 131 ... 47
Biểu số 2.8: Sổ chi tiết phải thu khách hàng ... 48
Biểu số 2.9: Sổ chi tiết phải thu khách hàng ... 49
Biểu số 2.10: Bảng tổng hợp phải thu khách hàng ... 50
Biểu 2.11: Phiếu chi số 615 ... 54
Biểu số 2.12: Hóa đơn GTGT số 0000956 ... 56
Biểu số 2.13: Hóa đơn GTGT số 0000453 ... 58
Biểu số 2.14: Giấy báo nợ của ngân hàng ... 60
Biểu số 2.15: Ủy nhiệm chi ... 61
Biểu số 2.16: Trích sổ Nhật ký chung ... 62
Biểu số 2.17: Trích sổ cái tài khoản 331 ... 63
Biểu số 2.18: Sổ chi tiết phải trả người bán ... 64
Biểu số 2.19: Sổ chi tiết phải trả người bán ... 65
Biểu số 2.20: Bảng tổng hợp phải trả người bán ... 66
Biểu số 3.1:Báo cáo tính hình công nợ phải thu đến ngày 31/12/2018 ... 71
Biểu 3.2: Bảng trích lập dự phòng phải thu khó đòi của Công ty ... 77
LỜI MỞ ĐẦU
Đối với một doanh nghiệp thương mại, việc thực hiên lưu thông hàng hóa là một trong những vấn đề cốt lõi quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Các hoạt động mua và bán hàng hóa diễn ra thường xuyên, đi kèm theo nó là các nghiệp vụ thanh toán giữa người mua và người bán không ngừng phát sinh. Vì vậy người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận mà luôn luôn phải chú trọng giải quyết các vấn đề nảy sinh đến hoạt động thanh toán.
Hoạt động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên mua và bên bán. Tình hình thanh toán không chỉ là mối quan tâm của các bên tham gia mà nó còn là chỉ tiêu cho các nhà đầu tư, ngân hàng và các cá nhân tổ chức khác quan tâm. Thông qua tình hình thanh toán, các nhà quan tâm có thể nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp, phân tích xem có đảm bảo vốn lưu động cho hoạt dộng kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để kí kết hợp đồng kinh tế hay không để từ đó tìm ra biện pháp tạo vốn.
Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát với nhũng lý thuyết được học ở trường và sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của Ths. Hòa Thị Thanh Hương em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Nội dung khóa luận của em bao gồm 3 chương :
CHƯƠNG 1:Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2:Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát.
CHƯƠNG 3:Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát.
Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều, xong do hạn chế về mặt thời gian cũng như nhận thức và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, em rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô để có thể bổ sung, nâng cao trình độ cũng như kiến thức của mình để phục vụ cho công tác kế toán sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp:
Để hoàn tất một khâu giao dịch mua hàng thì việc quan trọng nhất là thanh toán. Khi có giao dịch phát sinh thì hai bên phải đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Nếu như trước đây, hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền mặt thì bây giờ với sự phát triển của cộng nghệ và xu hướng các doanh nghiệp hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông thì các hình thức thanh toán được sử dụng phổ biến bằng thẻ và thanh toán bằng phương thức chuyển khoản.
1.1.1. Các phương thức thanh toán trong doanh nghiệp:
1.1.1.1. Thanh toán bằng tiền mặt:
- Thanh toán bằng tiền mặt là một tổ chức hay một cá nhân sử dụng tiền mặt để trực tiếp chi trả hoặc thực hiện các nghĩa vụ trả tiền khác trong các giao dịch thanh toán.
- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều, chủ yếu áp dụng cho các giao dịch phát sinh số tiền dưới 20 triệu đồng, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa 2 bên gần.
- Các phương thức thanh toán bằng tiền mặt:
Thanh toán bằng Việt nam đồng,
Thanh toán bằng ngoại tệ,
Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, hoặc giấy tờ có giá trị như tiền.
1.1.1.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt:
- Thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán hàng hóa và dịch vụ không phát sinh sự chuyển giao tiền mặt giữa các chủ thể thanh toán.
Những phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến như trên thế giới hiện nay bao gồm: thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi), séc, nhờ thu, tín dụng chứng từ.
a. Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) :
- Ủy nhiệm thu là giấy ủy nhiệm đòi tiền do người thụ hưởng lập và gửi vào ngân hàng phục vụ mình để nhờ thu hộ số tiền theo lượng hàng hóa đã giao dịch vụ đã cung ứng cho người mua.
- Ủy nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
- Đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từa kế toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: ủy nhiệm thu (chi), giấy báo nợ (có).
b. Phương thức thanh toán bằng Séc:
- Séc là lệnh trả tiền vô điều kiện của người phá hành lập trên mẫu in sẵn do NHNN Việt Nam quy định, yêu cầu tổ chức cung ứng dịnh vụ thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc trả cho người cầm séc.
- Séc được dùng để thanh toán trực tiếp tiền hàng hóa, dịch vụ giữa người mua (người chi trả) và người bán (người thụ hưởng), nộp thuế trả nợ…hoặc để rút tiền mặt tại các chi nhánh Ngân hàng. Tất cả khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng đều có quyền sử dụng séc để thanh toán. Trong hình thức thanh toán bằng séc, việc trả tiền do người trả tiền khởi xướng và kết thúc bằng việc ghi sổ tiền trên tờ séc vào tài khoản của người nhận tiền.
- Một tờ séc đủ điều kiện thanh toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
Tờ séc phải có đủ các yếu tố và nội dung quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau.
Được nộp trong thời hạn hiệu lực thanh toán.
Không có lệnh đình chỉ thanh toán.
Chữ ký và dấu (nếu có) của người phát hành séc phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng.
Không ký phát hành séc vượt quá thẩm quyền quy định tại văn bản ủy quyền.
Tài khoản tiền gửi của Chủ tài khoản đủ số dư để thanh toán.
Các chữ ký chuyển nhượng (đối với séc ký danh) phải liên tục.
Ở việt nam hiện nay, séc có nhiều lại nhưng séc dùng trong hoạt động kinh doanh thương mại gồm có: séc chuyển khoản và séc báo chi.
c. Phương thức thanh toán nhờ thu:
- Phương thức nhờ thu là một phương thức thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng ủy thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra.
- Các bên tham gia phương thức nhờ thu:
Người bán tức là người hưởng lợi.
Ngân hàng bên bán là ngân hàng nhận sự ủy thác của người bán.
Ngân hàng bên đại lý của ngân hàng bên bán là ngân hàng ở ngưới người mua.
Người mua tức là người trả tiền.
- Trên thực tế có hai loại nhờ thu là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
Phương thức nhờ thu phiếu trơn là trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng.
Phương thức nhờ thu kèm chứng từ là trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiều mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.
- Bộ chứng từ sử dụng trong phương thức thanh toàn nhờ thu: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê chi tiết.
d. Phương thức tín dụng chứng từ:
- Phương thức tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng- letter of credit- L/C) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù bợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng.
- Các bên tham gia trong phương thức tín dụng chứng từ:
Người xin mở thư tín dụng là người mua, người nhập khẩu hàng hóa hoặc người mua ủy thác cho người khác.
Ngân hàng mở thư tín dụng là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tín dụng cho người nhập khẩu.
Người hưởng lợi thư tín dụng là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nào khác mà người hưởng lợi chỉ định Ngân hàng thông báo thu tín dụng là ngân hàng ở nước người hưởng lợi.
- Có rất nhiều cách phân biệt loại thư tín dụng. Tùy theo từng tiêu thức khác nhau người ta có thể phân loại khác nhau.
- Theo loại hình người ta có thể chia làm hai loại là L/C có thể hủy ngang và L/C không hủy ngang :
L/C có thể hủy ngang: Đây là loại L/C mà người yêu cầu mở có toàn quyền đề nghị Ngân hàng phát hành sửa đổi, bổ xung hoặc hủy bỏ nó mà không cần báo trước cho người hưởng lợi biết (Đương nhiên là việc hủy bỏ phải được thực hiện trước khi L/C thanh toán).
L/C không thuể hủy ngang: Đây là loại L/C mà sau khi mở thì mọi việc liên quan đến sửa đổi, bổ xung hoặc hủy bỏ nó Ngân hàng phát hành chỉ có thể tiến hành trên cơ sở có sự thỏa thuận của các bên có liên quan. Vì thế quyền lợi của người bán được đảm bảo. Tuy nhiên L/C không thể hủy ngang không có nghĩa không thể hủy bỏ. Trong trường hợp các bên đồng ý hủy bỏ L/C thì nó được công nhận là không còn giá trị thực hiện. Đây là loại L/C đươc sử dụng nhiều nhấ trong thương mại quốc tế hiện nay.
- Ưu nhược điểm của phương thức tín dụng chứng từ:
Ưu điểm:
Đối với người mua: Phương thức thanh toán L/C giúp người mua có thể mở rộng nguồn cung cấp hàng hóa cho mình mà không phải tốn thời gian, công sức trong việc tìm đối tác uy tín và tin cây. Bở lẽ, hầu hết các giấy tờ chứng từ đều được Ngân hàng đối tác kiểm tra và chịu trách nhiệm hoàn toàn về sai sót này. Người mua được đảm bảo về mặt tài chính rằng bên bán giao hàng thì mới phát trả tiền hàng. Ngoài ra, các khoản ký quỹ mở L/C cũng được hưởng lãi theo quy định.
Đối với người bán: Người bán hoàn toàn được đảm bảo thanh toán với bộ chứng từ hợp lệ. Việc thanh toán không phụ thuộc vào nhà nhập khẩu.
Người bán sau khi giao hàng tiến hành lập bộ chứng từ phù hợp với các điều khoản của L/C sẽ được thanh toán bất kỳ trường hợp người mua không có khả năng thanh toán. Do vậy, nhà xuất khẩu sẽ thu hồi vốn nhanh chóng, không bị ứ đọng vốn trong thời gian thanh toán.
Đối với ngân hàng phát hành: Thực hiện nghĩa vụ thanh toán này, Ngân hàng thu được các khoản phí thủ tục, người ra ngân hàng còn thu hút được một khoản tiền khá lớn (khi có ký quỹ). Khi thực hiện nghiệp vụ này, ngân hàng còn thực hiện được một số nghiệp vụ khác như cho vay xuất khẩu, bảo lãnh, xác nhận, mua bán ngoại tệ…Hơn nữa, thông qua nghiệp vụ này uy tín và vai trò của ngân hàng trên thị trường tài chính quốc tế được củng cố và mở rộng.
Nhược điểm:
Có thể nói thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ là hình thức thanh toán an toàn và phổ biến nhất trong thương mại quốc tế hiện nay.
Hình thức này có nhiều ưu việt hẳn các hình thức thanh toán quốc tế khác.
Tuy nhiên nó cũng không tránh khỏi những nhược điểm.
Nhược điểm lớn nhất của hình thức thanh toán này là quy trình thanh toán rất tỷ mỷ, máy mọc, các bên tiến hành đều rất thận trọng trong khâu lập và kiểm tra chứng từ. Chỉ cần có môt sai sót nhỏ trong việc lập và kiểm tra chứng từ cũng là nguyên nhân để từ chối thanh toán. Đối với ngân hàng phát hành, sai sót trong việc kiểm tra chứng từ cũng dẫn đến hậu quả rất lớn.
Với các phương thức thanh toán quốc tế đề cập ở trên, việc lựa chọn phương thức nào trong hoạt động thanh toán quốc tế cũng là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các ngân hàng thương mại. Hiện nay, các ngân hàng thương mại Việt Nam thực hiện hầu hết các hình thức trên. Tuy nhiên, xuất phát từ thực tế khách quan cũng như ưu nhược điểm của từng phương thức mà phương thức thanh toán theo tín dụng chứng từ hiện là phương thức thanh toán phổ biến tại ngân hàng thương mại Việt Nam.
Bộ chứng từ trong hình thức thanh toán này bao gồm: Giấy đề nghị mở thư tín dụng, Hóa đơn, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lượng hàng hóa…
1. 2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp : 1.2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua:
Nợ phải thu khách hàng cần được hoạch toán chi tiết cho từng đối tượng và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng
có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm hàng hóa nhận lao vụ dịch vụ.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm hàng hóa,cung cấp lao vụ dịch vụ thu tiền ngay(tiền mặt hoặc séc đã thu qua ngân hàng).
Trong hạchtoán chi tiết tài khoản này, kế toán tiến hành phân biệt các khoản nợ,loại khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lí.
Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hóa đã giao, lao vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao.
1.2.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua:
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng :
Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế: Là hợp đồng kí kết giữa công ty và bên mua.Trong hợp đồng quy định về quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ xác định của mỗi bên và là căn cứ xác minh tính có thực, hợp lí của nghiệp vụ thanh toán với người mua.Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác liên quan.
- Hóa đơn GTGT: theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại cuống,
Liên 2: giao cho khách hàng,
Liên 3: nội bộ để ghi sổ.
- Phiếu thu: là do kế toán thu tiền lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập làm 3 liên có chữ kí của người lập phiếu, người nộp và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
- Giấy báo có (giấy chuyển khoản): khi có tiền trả vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về công ty thông báo cho công ty về khoản tiền đã nhập vào tài khoản công ty…
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng :
- Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 Bên Nợ:
Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
Số tiền khách hàng đã trả nợ.
Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
Số tiền chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho người mua.
Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".
1.2.3. Qui trình kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua:
Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua được tóm lược qua sơ đồ dưới đây (Sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản phải thu cuả khách hàng
1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp:
Khoản phải trả cho người bán là những khoản mà công ty phải trả cho nhà cung cấp, người bán các khoản về hàng hóa, lao vụ, dịch vụ …mà công ty đã nhận cung cấp nhưng chưa trả tiền.
1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng).
- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng.
- Cuối kì kế toán, khi lập báo cáo tài chính cho phép lấy số dư chi tiết của này để lập hai chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn của bảng cân đối kế toán.
1.3.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán 1.3.2.1.Chứng từ sử dụng:
- Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng Kinh tế, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GT GT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ…
- Chứng từ ứng trước tiền: Phiếu thu (do người bán lập).
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc…
1.3.2.2. Tài khoản và sổ sách sử dụng:
Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán hàng hóa, người cung cấp các mặt hàng nội thất nhà ở.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hóa;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
- Giá trị hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp,...
Số dư bên Nợ (nếu có):
- Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
- Sổ sách kế toán sử dụng: bảng kê đối chiếu công nợ phải trả người bán, sổ chi tiết tài khoản 331 từng khách hàng, bảng tổng hợp 331, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 331…
1.3.3. Qui trình kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán được tóm lược qua sơ đồ dưới đây (Sơ đồ 1.2).
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản phải trả người bán
1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ:
1.4.1. Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:
Tỷ giá:
- Tỷ giá (còn được gọi là tỷ giá trao đổi ngoại tệ) giữa hai tiền tệ là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này sẽ được trao đổi cho một đồng tiền khác.
- Nó cũng được coi là giá cả đồng tiền của một quốc giá được biểu hiện bởi một tiền tệ khác.
Quy định về sử dụng tỷ giá :
- Tỷ giá ghi sổ gồm: Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động (tỷ giá bình quân gia quyền sau từng lần nhập).
- Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: Là tỷ giá khi thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản ký cược, ký quỹ hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, được xác định theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ của từng đối tượng.
- Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động là tỷ giá được sử dụng tại bên Có tài khoản tiền khi thanh toán tiền bằng ngoại tệ, được xác định trên cơ sở lấy tổng giá trị được phản ánh tại bên Nợ tài khoản chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:
- Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện);
- Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện);
- Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam.
Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào: Tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi sổ kế toán.
1.4.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ:
1.4.2.1. Tài khoản sử dụng:
- TK131 - Phải thu khách hàng - TK331 - Phải trả người bán
- TK635 - Chi phí tài chính (Trường hợp lỗ tỷ giá)
- TK515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Trường hợp lãi tỷ giá)
Cuối kì hạch toán, kế toán điều chỉnh tỷ giá số dư phải thu và gốc phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
1.4.2.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ:
- Tại thời điểm ghi doanh thu và khách hàng nhận nợ dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, kế toán ghi:
Nợ TK 131 : Tỷ giá ghi nhận nợ - tỷ giá thực tế Có TK 511 : Tỷ giá thực tế
Có TK 3331 Tỷ giá thực tế
- Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, kế toán ghi:
Nợ TK 111(1112),112(1122): Tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch Nợ TK 635: Lỗ tỷ giá hối đoái
Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá nhận nợ)
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ , kế toán ghi:
Nợ các TK 111(1112),112(1122): Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Có TK 515: Lãi tỷ giá hối đoái
Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá nhận nợ)
- Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, kế toán ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
+ Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, kế toán ghi:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
1.4.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ:
+ Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh, ghi:
Nợ TK 152, 153, 621, 211: tỷ giá thực tế Nợ TK 133: tỷ giá thực tế
Có TK 331: tỷ giá ghi sổ kế toán - tỷ giá thực tế Khi thanh toán:
- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá:
Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ kế toán Nợ TK 635: nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK111, 112…: số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế - Nếu phát sinh lãi tỷ giá
Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ kế toán
Có TK 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế.
Có TK 515: nếu lãi về tỷ giá hối đoái.
Khi kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng) để đánh giá lại các khoản ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, ghi:
- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 111 (1112).
+ Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 331 - Phải trả cho người bán.
1.5.Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp.
Công tác kế toán ở các đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán.
Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng của kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự; phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán.
Theo quy định hiện hành các doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống sổ sách cho riêng mình. Tuy nhiên, trong trường hợp không tự xây dựng được các doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo TT 200/2014/TT- BTC. Các hình thức ghi sổ kế toán theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính áp dụng cho doanh nghiệp gồm 5 hình thức sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính;
- Hình thức Nhật ký chứng từ.
Khi đã chọn hình thức kếtoán nào để áp dụng trong đơn vị thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó, không được áp dụng chắp vá tuỳ tiện giữa hình thức nọ với hình thức kia theo kiểu riêng của mình.
1.5.1. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua và người bán theo Hình thức Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua và người bán theo hình thức Nhật ký chung
1.5.2. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Hình thức Nhật ký- Sổ cái:
Theo hình thức sổ này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian được phản ánh trên cùng một vài trang sổ Nhật ký - Sổ cái. Đây là sổ tổng hợp duy nhất.Toàn bộ các nghiệp tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên Nhật kí số cái. Mỗi một chứng từ sẽ được phản ánh một dòng trên Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 131, 331
SỔ CÁI TK 131,331
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131,331
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Nhật ký;
- Sổ cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Chú thích:
Ghi hằng ngày Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (HÓA ĐƠN BÁN HÀNG,
PHIẾU THU,...)
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
NHẬT KÝ – SỔ CÁI (MỞ CHO TÀI KHOẢN 131, 331)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI
TIẾT TK131,331
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131,
331
1.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Chú thích:
Ghi hằng ngày Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
- Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được xếp hàng vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (HÓA ĐƠN BÁN HÀNG,
PHIẾU THU,...)
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ CÙNG
LOẠI
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131,331 ...
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
TK131,331
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 133.331 SỔ ĐĂNG
KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
tháng. Các Chứng từ ghi sổ sau khi Đăng kí lấy số hiệu cùng các chứng từ gốc đính kèm được kế toán trưởng duyệt sẽ là căn cứ ghi sổ cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.5.4. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
1.5.5. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Hình thức Nhật ký - Chứng từ:
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký- chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bố, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký- chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký- Chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ.
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG KÊ SỐ 3
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT131,331 SỔ THẺ KẾ TOÁN
CHI TIẾT 131,331 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
SỐ 5
SỔ CÁI 131,331 1
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG TÍN PHÁT 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát:
2.1.1. Lịch sử hình thành phát triển của công ty:
Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số là 0201115201 ngày 20 tháng 09 năm 2010 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp. Một số thông tin cơ bản về công ty :
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOÀNG TÍN PHÁT - Tên viết tắt: THƯƠNG MẠI HOÀNG TÍN PHÁT CO.,LTD
- Địa chỉ: Số597 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng - Mã số thuế: 0201115201 (20/09/2010)
- Người ĐDPL: Trần Hoàng Duy - Ngày hoạt động: 20/09/2010
- Giấy phép kinh doanh: 0201115201
- Lĩnh vực hoạt động của công ty: Công Ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát chuyên kinh doanh
Vật tư các đồ nội thất dân dụng gia đình.
Chuẩn bị mặt bằng
Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác
Bán buôn Kim loại, quăng kim loại
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác
Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở các tài khoản tại ngân hàng trong và ngoài nước, được sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định của Nhà nước.
Đi vào hoạt động được 9 năm, cùng với sự phát triển đi lên của nền kinh tế đất nước, sự hòa nhập trong công cuộc đổi mới, công ty đã không ngừng phát triển đi lên cùng sự phát triển của đất nước và đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Công ty luôn hoàn thành kế hoạch đã đề ra, bảo toàn và phát triển nguồn vốn đồng thời luôn mang lại lợi ích cho người lao động. Bên cạnh đó công ty
không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viên, hàng bán hiện đại hơn đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty. Qua đó cho thấy sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của công ty trong thời gian qua và giúp công ty khẳng định được vị thế của mình, đứng vững trên thị trường.
Đi vào hoạt động từ năm 2010 kinh nghiệm thực tiễn của Ban lãnh đạo cũng như toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty về ngành nghề kinh doanh mới dừng ở bước ban đầu. Song, cùng với thời gian, Công ty đã dần khắc phục khó khăn và không ngừng vươn lên trong hoạt động kinh doanh. Đến năm 2014, uy tín và chất lượng hàng hóa của Công ty đã được khẳng định khá rõ rệt, các quan hệ bạn hàng ngày càng được mở rộng, hàng bán chiếm thị phần không nhỏ trên thị trường thành phố. Trong điều kiện các loại sản phẩm xây dựng xuất hiện tràn lan trên thị trường và sự cạnh tranh giữa các Công ty ngày nay thì những thành quả ban đầu đó là tín hiệu đáng mừng góp phần khích lệ cán bộ nhân viên toàn Công ty.
Sau 9 năm hoạt động, hiện nay Công ty ngày càng khẳng định vị thế vững vàng của mình trên thương trường. Giá trị cốt lõi của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát đó là tận tụy với khách hàng. Điều đó được thể hiện qua chính sách bán hàng, bảo hành, chăm sóc khách hàng của Nghĩa Tín Phát. Hàng hóa của Công ty đã chiếm được lòng tin của khách hàng không chỉ vì chất lượng cao, giá bán hợp lý mà Công ty còn mang lại dịch vụ chăm sóc hoàn hảo, vượt trên cả sự mong đợi đối với từng yêu cầu đặc thù của từng khách hàng.
Với phương châm "chất lượng hàng đầu, giá cả cạnh tranh", Công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát đã khẳng định được tên tuổi và có chỗ đứng tin cậy trong lòng khách hàng.
2.1.2: Chiến lược và mục tiêu hoạt động của công ty:
Chiến lược hoạt động:
Công ty luôn xác định rõ ràng mục tiêu phát triển, phương hướng, nhiệm vụ trong hoạt động kinh doanh nên luôn có định hướng đúng đắn trong quá trình phát triển sản phẩm tại cửa hàng, mở rộng quy mô…
Công ty có nhiều biện pháp xúc tiến, thâm nhập, không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa.
Bên cạnh đó, công ty có đội ngũ cán bộ nhiệt tình, dày dặn kinh nghiệm cùng với lực lượng nhân viên tại các cửa hàng nhiệt huyết và thân thiện,
tạo nên hiệu quả kinh doanh cao và tăng dần qua các năm. Đồng thời công ty luôn có kế hoạch phát triển, bồi dưỡng, đào tạo năng lực, trình độ chuyên môn cho nhân viên trong toàn công ty.
Mặc dù tốc độ phát triển cũng khá nhanh nhưng công ty vẫn còn gặp phải những khó khăn về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị…
Chế độ chính sách nhà nước không ổn định: chính sách thuế, chính sách đầu tư, sự tăng vọt của giá cả thị trường …làm cho công ty gặp không ít khó khăn trong việc đối mặt với sự biến động trong việc lựa chọn và ra quyết định đầu tư như thế nào cho hợp lý và hiệu quả
Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt việc đó đòi hỏi công ty phải đưa ra nhiều biện pháp thu hút riêng để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường…
Mục tiêu hoạt động của công ty:
Tăng cường khả năng quản lí và sử dụng vốn một cách hiệu quả, phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
Mở rộng cơ sở kinh doanh, tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, và đa dạng thêm các loại mặt hàng.
Thực hiện nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, thúc đẩy sự tư vấn của nhân viên đến khách hàng, tạo sự ổn định trong kinh doanh, luôn chủ động trước sự biến động của thị trường.
Đẩy mạnh hoạt động marketing quảng cáo sản phẩm, hàng hóa kinh doanh nhằm đưa các mặt hàng đang của công ty tới tất cả các mọi khách hàng.
Liên tục cập nhật thông tin để đổi mới mẫu mã và chất lượng hàng hóa, luôn đáp ứng tốt mọi nhu cầu của thị trường nói chung và khách hàng quen thuộc của công ty nói riêng.
2.1.3. Đặc điểm và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo tuyến chức năng khác nhau được thể hiện qua dưới đây (Sơ đồ 2.1):
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Tín Phát:
Hội đồng thành viên:
- Chức năng là những người có quyết định quan trọng với các công việc điều hành và quản lý công ty dựa theo điều lệ đã được đề ra khi thành lập công ty. Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.
- Nhiệm vụ:
Quyết định về việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ của công ty, quyết định thời điểm và phương thức huy động vốn.
Quyết định chiến lược kinh doanh của công ty.
GIÁM ĐỐC
PHÒNG HÀNH CHÍNH
NHÂN SỰ PHÒNG
KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH
PHÒNG KINH DOANH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
PHÓ GIÁM ĐỐC
CỬA HÀNG Số 639 Nguyễn
Bỉnh Khiêm, Đông Hải 1, Hải
An, HP
CỬA HÀNG Số 597 Nguyễn
Văn Linh, Lê Chân, HP
Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên. Có quyền quyết định việc bổ nhiệm, bãi miễn, cách chức ký và chấm dứt hợp đồng với các chức vụ quản lý công ty như giám đốc, tổng giám đốc, kế toán trưởng… dựa theo điều lệ của công ty.
Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.
Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
Quyết định hoạt động cuả công ty, của bộ máy vận hành công ty.
Quyết định hình thức và phương hướng đầu tư của công ty có giá trị bằng 50% tổng giá trị tài sản của công ty hoặc theo tỷ lệ đã quy định tài điều lệ của công ty.
Quyết định mức lương, thưởng và các lợi ích khác cho bố máy điều hành công ty và các chức vụ quản lý công ty theo vốn điều lệ công ty
Giám Đốc:
- Chức năng: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. Chịu trách nhiệm toàn bộ trước cơ quan pháp luật.
- Nhiệm vụ:
Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty.
Ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty.
Bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong Công ty.
Ký hợp đồng nhân danh Công ty
Phó giám đốc :
- Chức năng: Là người trợ giúp cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc; Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Phòng Kế toán – Tài chính:
- Chức năng: Phản ánh và giám đốc tất cả các hoạt động kinh tế trong toàn công ty. Phòng kế toán tài chính là một phòng giữ vị trí quan trọng trong việc điều hành quản lý kinh tế, thông tin kinh tế trong mọi lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhiệm vụ:
Tổ chức sắp xếp hợp lý, khoa học tập trung các nhân viên thuộc phòng quản lý để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao về công tác kế toán tài chính.
Báo cáo với Tổng Giám Đốc về những phát sinh trong tháng một cách kịp thời, chính xác, như doanh thu, chi phí, thuế, ngân hàng, công nợ...
Ghi chép phản ánh số liệu hiện có về tình hình vận động toàn bộ tài sản của công ty. Giám sát việc sử dụng, bảo quản tài sản của công ty.
Mở sổ sách theo dõi tài sản, lập hồ sơ chứng từ ghi chép, lập báo cáo theo quy định của nhà nước, lưu giữ chứng từ cẩn thận, gọn gàng.
Phòng Hành chính - Nhân sự:
- Chức năng giúp Giám đốc thi đua khen thưởng, kỷ luật, lên danh sách ký hợp đồng cho nhân viên toàn công ty, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động theo luật lao động và luật Bảo Hiểm Xã Hội hiện hành (chế độ nghỉ việc, chế độ nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ phép..). Lập các quyết định nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, lệnh điều động nhân viên các mục tiêu, quản lý hồ sơ, danh sách trích ngang toàn công ty.
Phòng Kinh doanh:
- Chức năng: Tham gia thay đổi những nội dung qui trình, kế hoạch chất lượng, các hướng dẫn về công tác quản lý chất lượng.
- Nhiệm vụ:
Tham mưu , đề xuất các phương án kinh doanh trình lên Giám Đốc.
Nghiên cứu thị trường, định hướng các hoạt động kinh doanh tiếp thị tại các thị trường mục tiêu.
Xác định giá hàng bán, xây dựng chiến lược phát triển thị trường.
Thực hiện việc dịch vụ sau bán hàng (chăm sóc khách hàng), tiếp thị.
Biết phân biệt khách hàng có tiềm năng và không có tiềm năng.
Kết hợp với các phòng ban liên quan xây dựng chất lượng nhân viên.
Cửa hàng:
Tổ chức nghiên cứu, áp dụng kiểm tra, giám sát chặt chẽ và thực hiện quy trình nhập và bán hàng hóa.
Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa về kho và hàng bán cho đối tác bảo đảm chất lượng .
Nghiên cứu thị trường dựa theo nhu cầu của khách hàng nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa, hòa nhập với cái mới mẻ của thị trường, đưa đến cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất
Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng phục vụ khách hàng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục.
Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển hàng bán cho khách hàng theo yêu cầu
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty:
2.1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty:
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây (Sơ đồ 2.2):
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Hoàng Tín Phát
Kế toán trưởng:
Chịu trách nhiệm trước cấp trên và giám đốc về mọi mặt hoạt động kinh tế của công ty, có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị.
Thiết kế phương án tự chủ tài chính, đảm bảo khai thác và sử dụng hiệu quả mọi nguồn vốn của công ty như việc tính toán chính xác mức vốn cần thiết, tìm mọi biện pháp giảm chi phí, tăng lợi nhuận của công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN DOANH THU
TIÊU THU
KẾ TOÁN THANH TOÁN KIÊM THỦ QUỸ
