LINGKUNGAN RUMAH SAKIT “DHARMAIS”
5.2. Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Kanker “Dharmais”
Rekam medik merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien mulai dari pasien datang hingga pulang termasuk hasil dari pemeriksaan pasien. Rekam medik harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas atau secara elektronik. Fisik rekam medik milik sarana pelayanan kesehatan, dalam hal ini rumah sakit, sedangkan isinya milik pasien yang bersifat rahasia.
Adapun yang berhak melihat rekam medis yaitu dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola, dan pimpinan sarana kesehatan. Apabila ada pihak-pihak yang membutuhkan rekam medik maka perlu meminta izin kepada Direktur. Jika ada unit-unit terkait yang memerlukan rekam medik, maka ada Bon Peminjaman Rekam Medik yang ditandatangani oleh pihak yang memintanya. Di RSKD, rekam medik yang sedang dipinjam, posisinya digantikan oleh tresser. Skema alur peminjaman status serta pengembalian status pasien rawat jalan dan rawat inap dapat dilihat pada Lampiran 7-10.
Warna tresser berbeda-beda seperti merah menandakan bahwa rekam medik sedang dipinjam oleh unit pelayanan, warna biru menandakan bahwa rekam medik sedang dipinjam untuk penelitian, dan warna putih menandakan bahwa rekam medik yang dipinjam merupakan rekam medik pasien yang sudah meninggal. Tujuan dari adanya tresser yaitu bertujuan untuk memudahkan pencarian rekam medik yang sedang dipinjam.
Rekam medik memiliki sistem penomoran berdasarkan urutan datang pasien. Nomor rekam medik terdiri dari enam digit angka dan satu pasien hanya memiliki satu nomor rekam medik untuk seumur hidup sehingga tidak ada duplikasi nomor. Secara umum, alur pasien dibedakan antara pasien rawat inap dengan pasien rawat jalan.Selain itu, dokumen rekam medik juga dibedakan antara pasien baru dengan pasien lama (pasien yang sebelumnya pernah datang ke rumah sakit Dharmais).
Di RSKD, terdapat bidang yang mengelola rekam medik yang dinamakan bidang rekam medik. Bidang ini berada di bawah Direktur Medik dan Keperawatan. Bidang rekam medik berperan sebagai gerbang pertama pasien
59
Universitas Indonesia
ketika masuk rumah sakit dan berperan penting dalam mendukung proses pelayanan medis kepada pasien. Rekam medik juga berperan dalam proses pendidikan dan penelitian. Bidang rekam medik mempunyai tugas menyiapkan seluruh sumber daya dan fasilitas rekam medik dan admission, melaksanakan bimbingan pelaksanaan pelayanan, menyusun dan mengolah catatan medik, melakukan pengkodean dan penyimpanan serta pemantauan pelaksanaan rekam medik. Bidang rekam medik dibagi menjadi tiga seksi, yakni:
1. Seksi Admisi
Seksi ini bertugas di bagian pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan jaminan. Dalam menjalankan tugasnya, seksi admisi melaksanakan sistem triase, yaitu suatu sistem pemilahan pasien baru yang datang tanpa surat pengantar. Sistem ini dijalankan dengan cara dokter triase menanyakan kondisi pasien dan menyarankan pasien untuk melakukan pengobatan ke poliklinik yang sesuai.
2. Seksi Catatan Medik
Seksi ini bertugas untuk merapikan dan menyusun status pasien dan semua informasi pasien yang ada di dalamnya sesuai dengan pedoman baku yang telah ditetapkan.
3. Seksi Pengkodean dan Penyimpanan
Seksi pengkodean dan penyimpanan bertugas untuk mengelompokkan status (rekam medik) pasien berdasarkan penyakit dengan cara memberikan kode-kode tertentu sesuai jenis penyakit pasien.
Alur pasien baru di Rumah Sakit Kanker Dharmais (skema alur dapat dilihat pada Lampiran 11) yaitu pasien atau keluarga pasien mendaftar ke bagian pendaftaran pasien baru yang ada di lobi RS, pasien ditanya oleh dokter triase tentang keluhan yang dirasakan, pasien diarahkan diarahkan ke unit-unit tertentu sesuai keluhan, kemudian rekam medik akan diantarkan oleh petugas ke poliklinik tempat pasien berobat, ketika pasien telah selesai berobat atau telah pulang, petugas akan kembali untuk mengambil rekam medik untuk dikembalikan ke bagian rekam medik untuk diperiksa kembali. Rekam medik diurutkan dan disusun berdasarkan nomor rekam medik. Selanjutnya dilakukan coding (pengkodean) berdasarkan diagnosa dan jenis penyakit pada tiap rekam medik.
Data kemudian dimasukkan ke dalam komputer untuk mempermudah bagian
admission dalam mencari data rekam medik pasien jika pasien tersebut kembali
berobat.
Alur pasien lama atau yang pernah datang ke rumah sakit Dharmais (skema alur dapat dilihat pada Lampiran 12) yaitu pasien lama datang ke bagian pendaftaran (admission), komputer di bagian pendaftaran rawat inap secara online akan terhubung dengan bagian penyimpanan rekam medik sehingga rekam medik dikirim ke unit terkait tempat pasien berobat, ketika pasien telah selesai masa perawatannya atau telah pulang, petugas akan kembali untuk mengambil rekam medik untuk dikembalikan ke rekam medik bagian untuk diperiksa kembali, selanjutnya rekam medik diurutkan dan disusun berdasarkan nomor rekam medik. Penyimpanan rekam medik di rumah sakit Dharmais menggunakan sistem
terminally digit yakni disusun dan disimpan berdasarkan dua digit terakhir pada
nomor rekam medik, serta ditandai dengan warna-warna yang berbeda pada fisik rekam medik. Setiap hari petugas rekam medik bertugas mengantar rekam medik pasien baru datang dan mengambil rekam medik pasien yang telah pulang (tenggang waktu pengambilan adalah 1x24 jam setelah pasien pulang). Rekam medik tidak hanya disimpan, namun juga diolah secara statistik yang bertujuan untuk peningkatan mutu RS. Beberapa data hasil pengolahan rekam medik secara statistik yakni:
1. Jumlah pasien baru dan pasien datang 2. Tren jenis penyakit
3. BOR (Bed Occupation Rate) 4. LOS (Length of Stay)
5. TOI (Turn Over Interval) 6. BTO (Bed Turn Over) 7. NDR (Net Death Rate) 8. GDR (Gross Death Rate)
Berdasarkan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis disebutkan bahwa rekam medik pasien rawat inap di rumah sakit wajb disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan, setelah batas waktu 5 tahun, rekam
61
Universitas Indonesia
medis dapat dimusnahkan (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Di RSKD hingga saat ini rekam medik belum pernah dimusnahkan dan RSKD memiliki peraturan tersendiri tentang waktu pemusnahan. Hal ini ditujukan untuk kepentingan pengembangan, pendidikan, dan penelitian terhadap penyakit kanker. Selain pemusnahan, rekam medik juga dapat mengalami penyusutan yang bertujuan untuk peningkatan efektifitas tempat penyimpanan rekam medik.
Proses penyusutan merupakan pengelompokkan rekam medik menjadi kelompok aktif dan tidak aktif. Rekam medik milik pasien yang dalam waktu sepuluh tahun tidak melakukan kunjungan sama sekali (bisa jadi pasien meninggal, berobat ke tempat lain/second opinion, atau telah sembuh) akan dikelompokkan menajdi rekam medik tidak aktif. Apabila setelah tiga puluh tahun status rekam medik tetap nonaktif makan akan dilakukan pemusnahan terhadap rekam medik tersebut namun informed consent dan surat tindakan akan tetap disimpan.
5.3. Instalasi Kesehatan Lingkungan (IKL) dan Keselamatan Kesehatan