5.2.1 Tahap Akuisisi
Pada tahap akuisisi sumber daya, biaya transaksi yang muncul adalah sumber daya manusia yang dialokasikan untuk kegiatan negosiasi awal,
koordinasi internal, pembuatan dan penyempurnaan proposal kegiatan (termasuk rancangan anggaran) dan bahan presentasi, serta presentasi berikut negosiasi akhir kepada pihak pemberi dana. Selain dalam bentuk sumber daya manusia, terdapat pula biaya transaksi dalam bentuk waktu tunggu semenjak negosiasi akhir hingga pencairan dana.
Salah satu hal yang menarik dari pelaksanaan tahap akuisisi adalah tidak dilakukannya penyusunan dan penandatanganan kontrak antara KALAM dengan pihak pemberi dana. Kesepakatan hanya dibangun secara lisan saja dan tidak tertulis. Meminjam istilah yang dikutip oleh Masten dan Saussier (2001), kontraknya bertipe kontrak implisit sebagai lawan dari kontrak eksplisit. Hal ini tidak hanya terjadi pada kerja sama kali ini saja, pada kerjasama-kerjasama sebelumnya dengan pihak lain pun tidak digunakan kontrak tertulis. Selengkapnya mengenai biaya transaksi pada tahap akuisisi dana program KALAM dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Sumber daya yang dialokasikan pada tahap akuisisi dana program KALAM Jumlah/jenis sumber daya
yang dialokasikan
Dialokasikan untuk Waktu yang
dibutuhkan 1 orang presiden KALAM Negosiasi awal dengan calon pemberi dana 2 jam
7 orang pengurus KALAM Koordinasi internal 4 jam
1 orang ketua tim Pembuatan proposal kegiatan dan bahan presentasi
1 minggu
6 orang pengurus KALAM Penyempurnaan proposal dan bahan presentasi
1 jam
3 orang pengurus KALAM Presentasi dan negosiasi akhir 30 menit Waktu tunggu Rentang waktu antara negosiasi awal hingga
akhir
1 minggu
Waktu tunggu Rentang waktu yang dibutuhkan antara negosiasi akhir dengan pencairan sumber daya
3 minggu
5.2.2 Tahap Distribusi
Tahapan selanjutnya setelah akuisisi dilaksanakan adalah tahap distribusi sumber daya. Sumber daya yang didistribusikan senilai Rp 7 juta sebagai pembayaran awal dari keseluruhan dana program sebesar Rp 15 juta. Hanya saja, hingga saat ini sisa dana program belum dibayarkan oleh pihak penyandang dana. Sumber daya senilai Rp 7 juta tersebut didistribusikan untuk
berbagai kebutuhan dengan komponen utamanya adalah operasional program dan pembelian barang modal yaitu kamera digital.
Pihak yang menentukan besaran alokasi sumber daya yang didistribusikan untuk operasional program adalah ketua tim dan bendahara KALAM. Proses penentuan besaran alokasi biasanya dilakukan melalui diskusi antara kedua orang tersebut. Mengingat sumber daya dipegang oleh bendahara KALAM, maka ada waktu tunggu semenjak pengajuan permintaan hingga sumber daya dapat diakses. Waktu tunggu sekitar satu jam dibutuhkan untuk mengakses jenis-jenis kebutuhan yang dibutuhkan pada saat itu juga. Untuk jenis-jenis kebutuhan yang baru dibutuhkan pada waktu-waktu mendatang, tidak ada penundaan waktu (time delay) pemenuhan kebutuhan tersebut.
Pembelian kamera digital dilaksanakan pada bulan kedua pelaksanaan program. Keputusan pembelian kamera digital dihasilkan dua hari sebelumnya melalui rapat yang diikuti oleh delapan orang dan berlangsung selama 30 menit. Dilakukannya rapat karena keputusan pembelian tersebut adalah keputusan besar yang menyedot 50% dari pembayaran pertama dana program.
Tabel 7. Sumber daya yang dialokasikan pada tahap distribusi dana program KALAM Jumlah/jenis sumber
daya yang dialokasikan
Dialokasikan untuk Waktu yang
dibutuhkan
Operasional program 2 orang pengurus KALAM
Mengalokasikan sumber daya untuk kepentingan operasional program
63 menit/bulan selama 9 bulan Waktu tunggu Menunggu sumber daya dapat diakses dari
bendahara
1 jam (jika dibutuhkan saat itu juga) Pembelian barang modal
8 orang pengurus KALAM
Mengalokasikan sumber daya untuk pembelian barang modal
30 menit
Waktu tunggu Rentang waktu yang dibutuhkan semenjak sumber daya telah dimiliki tetapi belum ada peruntukannya hingga termanfaatkan untuk membeli barang modal
2 bulan
5.2.3 Tahap Penjagaan
Tahap penjagaan dapat dibedakan atas tahap penjagaan internal dan eksternal. Tahap penjagaan internal adalah tahap penjagaan yang dilakukan di internal KALAM sedangkan tahap penjagaan eksternal yaitu tahap penjagaan yang dilakukan bersama dengan mitra transaksi yang menjadi penyandang dana.
Tahap Penjagaan Internal
Setelah sumber daya dialokasikan, biaya transaksi selanjutnya muncul pada tahap penjagaan sumber daya. Upaya-upaya yang dilakukan agar sumber daya dimanfaatkan sesuai dengan alokasinya adalah (i) orang yang semenjak awal hingga akhir program memegang dan mengeluarkan sumber daya untuk dimanfaatkan hanyalah bendahara seorang, (ii) sumber daya dikeluarkan tidak dalam bentuk tunai (in-cash) melainkan dalam bentuk barang (in-kind) sesuai dengan kebutuhan yang diminta, dan (iii) diskusi rutin untuk mengevaluasi pelaksanaan program. Sumber daya yang dibutuhkan untuk tahap penjagaan meliputi sumber daya manusia yaitu satu orang bendahara dan anggota KALAM lainnya yang mengikuti diskusi rutin, sumber daya yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan bendahara dan waktu yang dibutuhkan untuk mengakses sumber daya dari bendahara, dan terakhir adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk mengkonversi in-cash resources menjadi in-kind resources.
Diskusi rutin untuk mengevaluasi pelaksanaan program dilakukan dengan intensitas yang menurun. Pada empat bulan pertama pelaksanaan program, diskusi diadakan seminggu sekali sedangkan pada bulan-bulan selanjutnya hingga akhir pelaksanaan program diskusi dilakukan dua minggu sekali. Diskusi diikuti oleh enam hingga tujuh orang dengan memakan waktu satu hingga dua jam.
Komunikasi dan akses terhadap sumber daya yang dipegang bendahara dilakukan oleh ketua tim. Komunikasi dan proses mengakses ini tidak membutuhkan sumber daya khusus karena dilakukan berbarengan dengan kegiatan program lainnya. Hanya saja dibutuhkan waktu tunggu sekitar satu jam semenjak menyampaikan permintaan kepada bendahara hingga didapatkan kebutuhan yang diminta. Hal ini berlaku pada jenis-jenis kebutuhan yang dibutuhkan pada saat itu juga. Untuk jenis-jenis kebutuhan yang baru dibutuhkan pada waktu-waktu mendatang, tidak ada penundaan waktu (time delay) pemenuhan kebutuhan tersebut.
Mengenai sumber daya yang dibutuhkan untuk mengkonversi in-cash resources menjadi in-kind resources, pos utama yang dibutuhkan adalah transportasi. Menurut penuturan bendahara sebagai pihak yang bertanggungjawab untuk urusan konversi ini, nilai rupiah yang dibutuhkan untuk pos transportasi dan urusan konversi lainnya adalah sebesar 5% dari nilai dana
program atau sebesar Rp 350 ribu. Kesemua biaya transaksi tersebut adalah biaya transaksi untuk tahap penjagaan internal.
Tahap Penjagaan Eksternal
Tahap penjagaan eksternal dilakukan oleh mitra transaksi dalam bentuk permintaan laporan per triwulan dan evaluasi rutin per dua minggu. Laporan per triwulan tidak dimintakan untuk dibuat dalam format tertentu dan diberikan kebebasan bagi KALAM untuk membuatnya. Evaluasi rutin berhenti pada pertemuan ketiga. Selengkapnya mengenai sumber daya yang dibutuhkan pada tahap penjagaan dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Sumber daya yang dibutuhkan pada tahap penjagaan dana program KALAM
Jenis sumber daya Dialokasikan untuk Waktu/besar yang
dibutuhkan Tahap penjagaan internal
1 orang bendahara Memegang dan mengeluarkan sumber daya sesuai kebutuhan yang dimintakan
4 hari/bulan selama 9 bulan
6 orang pengurus dan anggota tim
Mengevaluasi penggunaaan sumber daya melalui diskusi rutin
360 menit/bulan selama empat bulan pertama,
90 menit/bulan selama lima bulan selanjutnya
Biaya transportasi Mengkonversi in-cash resources menjadi in-kind resources
Rp 125,000 selama 1,5 bulan pertama kegiatan
Rp 350,000 secara keseluruhan Waktu tunggu Menunggu sumber daya dapat diakses
dari bendahara
1 jam (jika dibutuhkan saat itu juga)
Tahap penjagaan eksternal
1 orang ketua tim Pembuatan laporan kegiatan 4 jam 1 orang bendahara Pembuatan laporan keuangan per 2
minggu
Termasuk ke dalam penghitungan waktu kerja bendahara
4 orang pengurus KALAM