5.3.1 Tahap Akuisisi
Proses utama pada tahap akuisisi ini adalah pembuatan dan pengiriman proposal. Satu hal yang membedakannya dengan KALAM adalah pemerintah kelurahan turut terlibat di dalam tahap akuisisi ini. Keterlibatan pemerintah kelurahan dalam bentuk akses pertama kepada informasi (pengiriman surat undangan pengiriman proposal dari pemerintah provinsi ditujukan kepada lurah), sosialisasi kepada KARTAR atas informasi yang didapat, dan pemberian persetujuan atas rancangan proposal yang disusun oleh KARTAR. Keterlibatan pemerintah kelurahan tentu menimbulkan biaya transaksi yang spesifik pada kelembagaan formal.
Semenjak surat undangan pengiriman proposal dari pemerintah provinsi diterima hingga dilaksanakan sosialisasi oleh pihak kelurahan membutuhkan waktu satu minggu. Sosialisasi dilaksanakan oleh pihak kelurahan bersama dengan tiga orang pengurus KARTAR. Selanjutnya, tiga orang yang mengikuti sosialisasi tersebut menjadi narasumber sewaktu diadakan koordinasi internal. Koordinasi internal diikuti oleh 15 orang dan memakan waktu satu jam.
Setelahnya, dibentuklah tim kecil oleh KARTAR yang terdiri atas tiga orang dan bertugas untuk menyusun rancangan proposal. Rancangan proposal ini lantas dikonsultasikan secara intensif kepada pihak kelurahan meliputi Lurah, Sekretaris Lurah, dan Kepala Sie (Kasie) Sosial hingga didapatkan persetujuan. Sebenarnya, pelibatan pihak kelurahan bukanlah menjadi prasyarat yang dimintakan oleh pemerintah provinsi sebagai penyandang dana melainkan lebih sebagai kebiasaan atau tata cara. Proses penyusunan proposal ini hingga mendapatkan persetujuan memakan waktu 15 hari kerja efektif.
Proposal yang telah disetujui oleh lurah lantas dikirimkan kepada Kantor Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat (Kesbanglinmas) Kota Bogor sebagai penghubung kepada Pemprov Jabar. Dua orang pengurus KARTAR ditugaskan untuk menghadap ke Kantor Kesbanglinmas dan mengantarkan proposal. Proses ini berlangsung sebanyak tiga kali dikarenakan adanya permintaan revisi proposal dari Kantor Kesbanglinmas. Semenjak pengajuan proposal hingga selesainya proses revisi membutuhkan waktu satu bulan.
Setelah itu, mengingat adanya syarat bahwa KARTAR harus membuka rekening di Bank Jabar sebagai penampung dana program dari provinsi, maka Ketua dan Bendahara KARTAR mengurus pembuatan rekening tersebut. Pembuatan rekening itu sendiri hanya memakan waktu dua jam tetapi dibutuhkan dana sebesar Rp 500 ribu yang harus disiapkan sebagai setoran awal.
Sebulan semenjak proposal hasil revisi paling akhir diterima oleh Kantor Kesbanglinmas, maka cairlah dana di rekening KARTAR. Proses yang dilalui oleh KARTAR pada tahap akuisisi ini dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Sumber daya yang dibutuhkan pada tahap akuisisi dana program KARTAR Jumlah/jenis sumber daya yang dialokasikan Dialokasikan untuk Waktu/sumber daya yang dibutuhkan
Waktu tunggu Rentang waktu antara diterimanya surat oleh pihak kelurahan dan disosialisasikannya informasi tersebut kepada pihak KARTAR
1 minggu
3 orang pengurus KARTAR
Mengikuti rapat sosialisasi oleh pihak kelurahan 1 jam
15 orang pengurus KARTAR
Koordinasi internal 1 jam
3 orang pengurus KARTAR
Menyusun proposal dan mengkonsultasikannya secara intensif dengan pihak kelurahan meliputi Lurah, Sekretaris Lurah, dan Kasie Sosial
15 hari
Waktu tunggu Rentang waktu antara awal penyusunan proposal hingga menjadi proposal final yang disetujui pihak kelurahan
1 bulan
2 orang pengurus
KARTAR Menyampaikan proposal kepada Kantor Kesbanglinmas 3 kali@1 jam Biaya transportasi Transportasi dari dan menuju Kantor Kesbanglinmas 2 kali@Rp 20 ribu 2 orang pengurus
KARTAR
Merevisi proposal sebanyak dua kali sesuai permintaan
Kantor Kesbanglinmas 2 kali revisi@3 hari
Waktu tunggu Rentang waktu antara penyampaian proposal pertama
kali hingga proposal hasil dua kali revisi (proposal final) 1 bulan 2 orang pengurus
KARTAR (Ketua dan Bendahara)
Membuka rekening di Bank Jabar Dua jam
Dana tunai Setoran awal sebagai syarat pembukaan rekening baru Rp 500 ribu Biaya transportasi Transportasi pulang pergi ke Bank 2 kali@Rp 20 ribu Waktu tunggu Rentang waktu antara penyampaian proposal final
5.3.2 Tahap Distribusi
Tahap distribusi terjadi setelah sumber daya berada di tangan KARTAR. Tahap ini dilakukan melalui tiga kali rapat selama tiga hari berturut-turut dengan masing-masingnya memakan waktu satu jam dan diikuti oleh lima orang. Rapat pertama kali dilakukan berselang dua hari setelah dana program masuk ke rekening KARTAR. Rapat tersebut dilakukan tiga kali karena meskipun pengalokasian sumber daya telah diatur di dalam proposal tetapi terdapat keinginan yang beragam disampaikan oleh anggota. Selain itu, rapat ini juga dilakukan untuk menunjuk penanggung jawab kegiatan.
Setelah keputusan dihasilkan melalui tiga kali rapat, bukan lantas tahap distribusi selesai dilakukan. Pemerintah kelurahan terlibat juga pada tahapan ini yaitu dalam bentuk pemberian persetujuan terhadap keputusan pengalokasian sumber daya yang dihasilkan oleh KARTAR tersebut. Rapat bersama pemerintah kelurahan ini dilakukan keesokan hari setelah keputusan internal dihasilkan.
Penarikan dana dilakukan sebanyak empat kali dengan otoritas penarikan ada pada Ketua dan Bendahara. Rekening memang diatasnamakan kedua orang tersebut. Koordinasi dengan pengurus lain dilakukan setiap akan menarik dana. Koordinasi tersebut melibatkan delapan orang pengurus KARTAR dan membutuhkan waktu sekitar satu jam.
Satu hal yang menarik adalah bahwa koordinasi yang dilakukan setiap akan menarik dana sebenarnya adalah satu bentuk penjagaan sumber daya karena koordinasi tersebut dilakukan untuk mengontrol besar penarikan dan rencana penggunaan dana. Artinya, tahap distribusi dan tahap penjagaan tidak selalu berlangsung secara sekuensial melainkan juga secara paralel. Oleh karena itu, koordinasi ini dimasukkan sebagai bagian dari tahap penjagaan dan bukan tahap distribusi.
Tabel 10. Sumber daya yang dibutuhkan pada tahap distribusi dana program KARTAR Jumlah/jenis sumber
daya yang dialokasikan Dialokasikan untuk
Waktu/sumber daya yang dibutuhkan 5 orang pengurus
KARTAR
Rapat internal KARTAR untuk pengalokasian sumber daya
3 kali@1 jam
3 orang pengurus KARTAR
Rapat KARTAR dengan pemerintah kelurahan untuk mendapatkan persetujuan alokasi sumber daya
1 jam
2 orang pengurus KARTAR (Ketua dan Bendahara)
Melaksanakan penarikan dana dari rekening KARTAR
4 kali@1,5 jam
Biaya transportasi Transportasi pulang-pergi ke Bank 4 kalix2 orang@10.000
5.3.3 Tahap Penjagaan
Tahap Penjagaan Internal
Sebagaimana pada KALAM, tahap penjagaan pada KARTAR pun dapat dibedakan atas tahap penjagaan internal dan eksternal. Koordinasi yang dilakukan dengan pengurus lain dilakukan setiap akan menarik dana termasuk ke dalam tahap penjagaan internal. Selain itu, penjagaan internal ini juga dilakukan dengan cara penunjukan satu orang pemegang dana. Rapat evaluasi dilakukan satu kali, diikuti oleh 13 orang dan berlangsung selama satu jam. Rapat evaluasi ini diadakan pada akhir pelaksanaan pogram. Rentang waktu semenjak turunnya dana ke rekening KARTAR hingga terkirimnya laporan akhir adalah selama 1,5 bulan.
Tahap Penjagaan Eksternal
Tahap penjagaan eksternal dilakukan melalui pembuatan laporan akhir yang disampaikan kepada Kantor Kesbanglinmas Provinsi Jabar. Pembuatan laporan akhir ini dilakukan oleh tim yang sama dengan tim pembuatan proposal yang terdiri atas tiga orang. Rancangan laporan ini dikonsultasikan dengan pihak kelurahan hingga disetujui dan menjadi laporan akhir. Proses pembuatan laporan berikut konsultasinya membutuhkan waktu selama lima hari kerja efektif.
Ada pula penjagaan eksternal yang dilakukan oleh pemerintah kelurahan. Penjagaan ini dilakukan melalui rapat untuk mengevaluasi pendistribusian sumber daya. Rapat dilakukan lima kali dengan masing-masingnya berlangsung selama 30 menit dan diikuti oleh tiga orang pengurus dari KARTAR. Selain rapat, pihak kelurahan juga melakukan cek fisik meskipun hal ini tidak secara khusus
dilakukan. Selengkapnya mengenai biaya transaksi dana program pada KARTAR dapat dilihat pada Tabel 11.
Tabel 11. Sumber daya yang dibutuhkan pada tahap penjagaan dana program KARTAR Jumlah/jenis sumber daya yang dialokasikan Dialokasikan untuk Waktu/sumber daya yang dibutuhkan
Tahap penjagaan internal 1 orang pengurus KARTAR
Pemegang dana 1,5 bulan
8 orang pengurus KARTAR
Koordinasi dengan pengurus lain setiap akan menarik dana dari rekening
4 kali@1 jam
13 orang pengurus KARTAR
Rapat evaluasi 1 jam
Tahap penjagaan eksternal 3 orang pengurus
KARTAR
Rapat evaluasi pendistribusian sumber daya bersama pihak kelurahan
5 kali@30 menit
3 orang pengurus KARTAR
Pembuatan laporan akhir untuk Kantor Kesbanglinmas Provinsi Jawa Barat berikut proses konsultasi pembuatannya dengan pihak kelurahan
5 hari kerja efektif
Biaya transportasi Transportasi pengiriman laporan akhir ke Kantor Kesbanglinmas Kota Bogor
Rp 20 ribu