Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN
DAFTAR ARSIP
Kondisi /Ket : Baik Released 1 reel Daftar Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan pula dalam bentuk daftar yang berisi kolom-kolom keterangan yang memuat unsur-unsur deskripsi. Contoh pendeksripsian dalam bentuk daftar.
DAFTAR ARSIP
No. Series Arsip Kurun Waktu Jumlah Tingkat Keaslian Ket. 1. 2.
Kumpulan surat cuti tahunan pegawai Lurah Kota Baru
Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala pegawai Lurah Kota Baru
2000-2008 2000-2007 2 bks 1 bks tembusan tembusan baik baik
16 Selain bentuk di atas ada juga bentuk lain, di mana bentuk deskripsinya langsung sampai ke penilaian. Kolom penilaian ini bertujuan untuk melakukan penilaian arsip berdasarkan Jadwal retensi Arsip, dimana yang melakukan penilaian adalah para arsiparis.
Unit Kerja : Umum
Hasil yang melaksanakan Nomor Difinitif
Kode : 005 01/R/2009 Bok:1 /Bks : 1 Isi Berkas : Kumpulan Undangan
Januari s/d Desember 2006
Unit Kerja : Bagian Umum Sekda Prov.kalbar Bulan/Tahun : Januari s/d Desember 2006 Media : Kertas
Kelengkapan: -
Tingkat Perkembangan
Asli / Tembusan / Foto copy / pertinggal
Penilaian Masalah : Nilai Guna : Aktif : Tahun In Aktif : Tahun Jlh.Retensi : Tahun Retensi : M/DK/P Tahun : Korektor : Ani
17 5. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip.
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi, selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi : penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
a. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip mmerupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah memiliki system penataan arsipnya.
Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain. Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perluk dilakukan pengelompokan pada series tersebut
Setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.
c. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitive pada sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.
18 d. Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok
Setelah diberi nomor pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam bok dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai bok penuh atau isinya maksimal 18 cm. Bok sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok, unit kerja, tahun. Label bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip.
Cara Mengisi label Bok :
d. Bok : di isi nomor bok yang dikerjakan
e. Isi Bok : nomor berkas/sampul arsip yang dimasukkan dalam bok f. Unit Kerja : Arsip unit mana yang dimasukkan dalam bok
g. Tahun : tahun penciptaan arsip Contoh : label bok
Bok : 1 Isi Bok :
1 s.d 10
Unit Kerja : Kepegawaian
Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat Tahun : 2002
Selesai penulisan label bok maka arsip disusun secara berurutan sesuai dengan nomor bok sampai penuh dan pindah ke rak lain. Setelah disusun dalam rak maka deskripsi arsip yang sudah diberi nomor bungkus dan nomor bok, pekerjaan terakhir adalah pembuatan daftar arsip.
19 6. Penyusunan Daftar Arsip
Daftar Arsip adalah daftar yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Daftar ini dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip baik untuk menentukan nilaiguna arsip, retensi arsip dan kegiatan penyusutannya, tetapi apabila arsipnya sudah di nilai pada kartu deskripsi maka daftar yang di buat daftar arsip usul musnah, daftar arsip di nilai kembali dan daftar arsip statis atau permanen. Daftar Arsip terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan-keterangan meliputi nomor, series/uraian arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan.
Contoh :
DAFTAR ARSIP
Nama Instansi : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak
Alamat : Jln. Alianyang No. Telpon :
Nomor
Bok Bks SERIES/URAIAN ARSIP TAHUN JUMLAH KET.
1 1
2
3
Peringatan hari Kemerde-kaan RI ke 63
Pengadaan Alat Tulis Kantor
Kumpulan Surat Tugas
2008 2008 2008 1 bks 1 bks 1 bks Baik Baik Baik
7. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka di simpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip
20 atau rool opck. Penataannya mulai dari boks nomor bok pertama dari sebelah kiri ke kanan dan seterusnya.
R A K A R S IP
P
E
N
A
T
A
A
N
A
R
S
IP
21
BAB IV PENUTUP A. Rangkuman
Penataan arsip pada dasarnya merupakan proses pengumpulan data arsip di Instansi tempat bekerja. Pendataan arsip dilakukan untuk memperoleh data mengenai jumlah, kurun waktu, substansi informasi, kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar pengelolaannya. Keseluruhan data arsip dari unit kerja di tuangkan dalam bentuk daftar ikhtisar arsip yang dijadikan sebagai dasar untuk penyusunan rencana pengelolaan arsip ( proposal ).
Penataan arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Kegiatan ini meliputi identifikasi, rekonstruksi arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan kartu deskripsi, penomoran definitive, penataan fisik arsip dalam bok dan rak arsip serta penyusunan daftar arsip.
B. Latihan
1. Apakah yang di maksud dengan rekonstruksi arsip ? 2. Sebutkan langkah-langkah pendataan
3. Coba anda sebutkan unsur-unsur deskripsi ?
4. Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi, sebutkan 5. Apakah yang dimaksud dengan Daftar Arsip
6. Coba saudara buat proposal penataan arsip di Instansi saudara tempat bekerja 7. Coba saudara sebutkan langkah-langkah penataan arsip inaktif
8. Apakah tujuan dari penataan arsip ?
9. Sebutkan salah satu sarana temu balik arsip. 10. Apakah fungsi dari pendataan.
22
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
2. Surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan