Disusun Oleh : Drs. SUTIMAN
PROFESI KEARSIPAN
A. Pengertian
Kegiatan kearsipan di Indonesia telah dilakukan sejak zaman dahulu, profesi Arsiparis dikenal pada sekitar tahun 1892 dengan diangkatnya Van Der Chijs sebagaai Arsiparis pertama di Indonesia yang mengelola arsip Sekretrariat Negara pada masa Hindia Belanda. Pemberian nama Arsiparis berasal dari bahasa Belanda, archivaris yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebagai archivist yakni orang yang bekerja dalam bidang kearsipan . Kata Arsiparis sendiri tidak ditemukan dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh W.J.S Poerwadarminta yang diolah kembali oleh pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1999) maupun dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh Prof.Dr.J.S. Badudu dan Prof. Sutan Mohammad Zein (1996).
Arsiparis adalah Jabatan Fungsionil dibidang kearsipan, Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam satu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.
Penyebutan kata Arsiparis muncul pertama kali pada surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit bagi jabatan Arsiparis, ketika pemerintah mulai mengakui adanya profesi fungsional tersebut. Arsiparis dikatakan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak termasuk dalam kegiatan mengurus, memberkaskan dan mengelola arsip aktif. Pengertian ini kemudian disempurnakan kepada keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/ KEP/M.PAN/2/2002 tentang jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.
Penyempurnaan ini dilakukan sejalan dengan perubahan pengertian tentang kegiatan kearsipan pada surat edaran bersama kepala ANRI dan kepala BAKN Nomor
4 01/SEB/1990 dan Nomor 46/SE/1990 tentang angka kredit bagi jabatan arsiparis disebutkan bahwa kegiatan kearsipan adalah kegiatan dalam bidang pembinaan, pengelolaan dan pelayanan kearsipan, penilaiaan dan penyeleksian arsip, serta pemasyarakatan kearsipan. Keputusan Menpan yang baru memberikan pengertian mengenai kegiatan kearsipan secara lebih luas yaitu proses kegiatan yang berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengelolaan informasi dan penggunaan, pengaturan, dan penyusutan sampai dengan proses pelestariaannya dan kegiatan pembinaannya.
Seperti halnya pejabat struktural dalam suatu lembaga/ instansi pemerintah, Pejabat Fungsional Arsiparis memperoleh tunjangan jabatan yang disesuaikan dengan tingkat atau jenjang jabatan yang ada tunjangan jabatan ini dikeluarkan pertama kali melalui Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1995 tentang tunjangan Arsiparis.
B. Perbedaan Kegiatan Fungsional Dengan Kegiatan Manajerial
Dalam pelaksanaan tugas-tugas penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua macam kegiatan, yakni kegiatan manajerial dan kegiatan teknis. Kegiatan manajerial adalah kegiatan yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok suatu unit. Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan dalam suatu pembagian pelaksanaan tugas, sesuai dengan tingkatan tanggungjawab eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan kegiatn manajerial ini disebut dengan kegiatan structural dan pelaksana kegiatan-kegiatan manajerial dinamakan pejabat structural.
Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok suatu unit yang penyelesaiannya membutuhkan ketrampilan dan atau keahlian tertentu serta bersifat mandiri.Kegiatan teknis juga merupakan fungsi dari suatu unit atau satuan organisasi.Oleh karenanya kegiatan teknis ini disebut sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan teknis ini dinamakan pejabat fungsional. Berdasarkan pembedaan diatas, posisi jabatan fungsional adalah sebagai pelaksana teknis suatu kegiatan .
5
C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis
Salah satu kegiatan teknis dari penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. Per/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional dan Angka Kreditnya merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada instansi pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan pengakuan bahwa kegiatan kearsipan adalah suatu profesi.
Dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. Per/3/M.PAN/3/2009 menyebutkan bahwa :
1. Arsiparis adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh Pejabat yang berwenang.
2. Jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis Pustakawan dan yang berkaitan.
3. Arsiparis berkedudukan sebagai pelaksanaan teknis fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.
4. Arsiparis adalah jabatan karier yang hanya dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan-Kegiatan teknis Fungsional kearsipan yang tercantum dalam PER/3/M.PAN/3/2009 yang dapat dinilai angka kreditnya adalah :
1. Pendidikan terdiri dari:
a) Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/ gelar.
b) Pendidikan dan pelatihan fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan dan memperoleh surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTPP) atau sertefikat.
c) Pendidikan dan pelatihan prajabatan dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) atau sertefikat.
2. Pengelolaan arsip terdiri dari: a) Ketatalaksanaan kearsipan b) Pengolahan arsip
6 d) Pelayanan kearsipan
e) Publikasi kearsipan 3. Pembinaan kearsipan
a) Bimbingan dan supervisi kearsipan b) Akreditasi dan sertifikasi kearsipan 4. Pengembangan profesi Arsiparis terdiri atas:
a) Membuat karya tulis/ karya ilmiah dibidang kearsipan b) Menyusun standar/ pedoman kearsipan
c) Menemukan teknologi tepat guna dibidang kearsipan d) Uji kompetensi
e) Penerjemahan/ penyaduran buku dan bahan lainnya dibidang kearsipan 5. Penunjang tugas Arsiparis terdiri atas:
a) Pengajar/ pelatih dibidang kearsipan b) Mengikuti bimbingan dibidang kearsipan
c) Peran serta dalam seminar/ lokakarya dibidang kearsipan d) Keanggotaan dalam organisasi profesi arsiparis
e) Keanggotaan dalam tim Penilai Jabatan fingsional Arsiparis f) Perolehan penghargaan/ tanda jasa
g) Perolehan gelar kesarjanaan lainnya
D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994, tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil.
3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis.
4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil.
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
7 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Th. 2010 tentang
Rincian Bukti Kerja Arsiparis.
7. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor.KP 30.6/069/36/191 tanggal 2 September 1991 tentang Petunjuk dan Prosedur Pengangkatan bagi Pelaksanaan Penyesuaian dalam jabatan dan angka kredit Arsiparis.
8. Keputusan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1992 tanggal 25 Juni 1991, tentang Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan bagi Jabatan Arsiparis.
9. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2004 tentang Tata Kerja Tim Penilai dan Tata Cara _Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis.
10. Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 03 Tahun 2002 dan Nomor 15 Tahun 2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
11. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor.KP.30.6/174/1992 tanggal 17 Februari 1992, Perihal Tim Penilai Instansi.
12. Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor.SE.77/PB/2007 Tentang Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis.
E. Keuntungan Terselenggaranya Jabtan Fungsional
Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional bagi Pegawai Negeri Sipil adalah : 1. Sebagai alternative atau jalan keluar bagi PNS yang tidak mendapatkan
kesempatan untuk menduduki jabatan structural
2. Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang berhenti(mentok) karena latar belakang pendidikan(ijazah) karena tingkatan jabatan (eselon) atau karena tidak boleh mendahului pangkat atasan/pimpinan.
3. Adanya kesempatan untuk menempuh kenaikan pangkat pilihan(percepatan kenaikan pangkat) yaitu satu kali dalam dua tahun.
4. Adanya jaminan jenjang karir yang jelas. Selama seorang pejabat fungsional mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersaratkan maka karirnya, baik pangkat maupun jabatannya akan terus naik sesuai dengan tingkat jabatannya.
8 6. Adanya pemerataan kesejahteraan berupa tunjangan jabatan.
7. Kemungkinan adanya penambahan batas usia pensiun karena profesionalitasnya. 8. Menjadi jaminan adanya peluang untuk berkreasi secara mandiri dan bersaing
untuk berprestasi secara sehat.
F. Jenjang Jabtan dan Pangkat Fungsional Arsiparis
Jabatan fungsional Arsiparis terdiri dari jabatan tingkat terampil dan jabatan tingkat ahli. Jenjang jabatan Fungsional Arsiparis disusun berdasarkan suatu jenjang jabatan sesuai dengan jumlah angka kredit yang dipersaratkan untuk dikumpulkan pada jenjang itu.
Jabatan Arsiparis Tingkat Ketrampilan dibagi/dibedakan dalam 3 (tiga) jenjang yaitu :
Pangkat Gol / Ruang Jabatan Angka Kredit Angka Kumulatif Pengatur Pengatur tingkat I II/c II/d Arsiparis pelaksana 20 20 60 80 Penata Muda Penata Muda Tk I III/a III/b Arsiparis pelaksana lanjutan 20 50 100 150 Penata Penata Tingkat I III/c III/d Arsiparis penyelia 50 100 200 300
Sedangkan jabatan Arsiparis tingkat Keahlian dibagi/dibedakan dalam 4 (empat) jenjang yaitu : Pangkat Gol / Ruang Jabatan Angka Kredit Angka Kumulatif Penata Muda Penata Muda Tk I III/a III/b Arsiparis Pertama 50 50 100 150 Penata Penata Tk I III/c III/d Arsiparis Muda 100 100 200 300 Pembina Pembina Tk I
Pembina Utama Muda
IV/a IV/b IV/c Arsiparis Madya 150 150 150 400 550 700 Pembina Utama Madya
Pembina Utama IV/d IV/e Arsiparis Utama 200 200 850 1050
9 G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis
Pembinaan Profesi Arsiparis pada suatu instansi yang memiliki Unit Kearsipan menjadi beban dan tanggung jawab Unit Kearsipan tersebut. Yang dimaksud dengan Unit Kearsipan disini adalah Unit Kerja pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan di Pusat dan di Daerah baik secara structural maupun Fungsional melakukan kegitan kearsipan.Unit Kerja setingkat eselon II yang biasanya berfungsi sebagai Unit Kearsipan adalah Biro Umum. Di Daerah Propinsi adalah Badan Arsip Daerah dan di Daerah kabupaten/Kota adalah Kantor Arsip Kabupaten/Kota atau nama lain untuk itu.
H. Tempat Kerja Arsiparis.
Pada dasarnya, Arsiparis sebagai Pelaksana tugas-tugas teknis operasional di bidang kearsipan harus ditempatkan pada Unit Kerja Teknis Kearsipan, yaitu unit kerja yang secara fungsional melaksanakan kegiatan kearsipan.
Lahan kerja Arsiparis secara sederhana adalah mengelola rekaman kegiatan organisasi, administrasi dan penyusunan peraturan pengelolaannya yang tersebar di hampir seluruh unit kerja suatu instansi.Oleh karenanya secara logika seorang Arsiparis tidak terikat oleh struktur arganisasi dan dapat bekerja pada suatu unit kerja yang melaksanakan kegiatan kearsipan, bahkan seorang Arsiparis dapat bekerja diluar instansinya sebagaimana jabatan dokter dapat bekerja diluar Puskesmasnya.
10
BAB III