B A DA N P E N D I D I K A N DA N P E L AT I H A N
P R OV I N S I K A L I M A N TA N B A R AT
TA H U N 2 0 1 1
M O D U L
DIKLAT MANAJEMEN KEARSIPAN
Disusun Oleh :
Dr. M. TAJUDIN NUR, M.Si - Drs. JA'FAR HUTAGAOL, M.Si
Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN - ROPINA, S.Pd
Drs. SUTIMAN - Drs. HAMKA, M.Si
MEIZI FAHRIZAL, SE, M.Si - CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd
HERU PURNAMA, S.Kom, MAP - ZAINURI, S.Pd, M.Si
KEBIJAKAN
Disusun Oleh :
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR……….. i DAFTAR ISI………. ii BAB I PENDAHULUAN………. 1 A. Latar Belakang………. 1 B. Deskripsi Singkat………. 2
C. Indikator Hasil Belajar……… 2
D. Pokok Bahasan………. 2
BAB II KEBIJAKAN KEARSIPAN……… 3
1. Pengertian………. 3
2. Jenis-jenis Arsip………... 4
3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan……….. 5
4. Azas Penyelenggaraan Kearsipan……….. 7
5. Kewajiban dan Kewenangan……….. 10
BAB III PENUTUP……… 15
A. Rangkuman……..…..………... 15
B. Latihan..………... 16
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut.
Pertama, bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik
Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;
Kedua, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
Ketiga, bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung
terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
Keempat, bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;
Kelima, bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum
pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
B. Deskripsi Singkat
Modul kebijakan kearsipan memaparkan pengertian dan jenis arsip, tujuan dan asas penyelenggaraan kearsipan, serta kewenangan dan kewajiban pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan. C. Indikator Hasil Belajar
1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan 2. Mengidentifikasikan jenis-jenis arsip
3. Menjelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik 4. Mengimplementasikan asas-asas penyelenggaraan kearsipan
5. Mengidentifikasikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan
D. Pokok Bahasan
1. Pengertian arsip dan kearsipan 2. Jenis-jenis Arsip
3. Tujuan penyelenggaraan kearsipan 4. Asas-asas penyelenggaraan kearsipan
5. Kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan
BAB II
KEBIJAKAN KEARSIPAN
1. Pengertian
Dari sudut pandang kebahasaan, arsip termasuk kategori “kata benda”. Secara harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. (KBBI, 2008).
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2).
Sementara itu, dalam Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (pasal 1 ayat 1).
Berdasaarkan beberapa pengertian di atas, secara garis besar arsip dapat didefinisikan secara luas, seperti dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, tetapi juga dapat didefinisikan secara sempit, seperti diatur dengan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. Dalam kaitan dengan fungsi keasripan di daerah, maka paling tidak, berarti bahwa prioritas utama yang harus dilakukan adalah mengelola naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja, sedangkan prioritas berikutnya adalah mengelola setiap rekaman kegiatan atau persitiwa yyang terjadi di lingkungan pemerintahan maupun organisasi dan lembaga lainnya.
Kearsipan adalah kata jadian yang berasal dari awalan ke dan kata dasar arsip. Dari segi kebahasaan, maka kearsipan diartikan sebagai segala sesuatu mengenai arsip:
dokumentasi yg lengkap bergantung pada arsip yang baik (KBBI, 2008. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keasripan dikatakan bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.(Pasal 1 ayat 1).
2. Jenis-jenis Arsip
Secara garis besar, berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan antara arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis ini tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Dalam kaitan ini, penyelenggara kearsipan wajib melakukan kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan..Sementara itu, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut: (a) arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, serta diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. (b) arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, dan (c) pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Di samping klasifikasi di atas, berdasarkan nilai, dikenal juga jenis arsip lainnya, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Sementara itu, arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Menurut Hasugian (2003), berdasarkan sifatnya, arsip dibedakan menjadi arsip tertutup dan arsip terbuka. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yakni arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), khasanah arsip sangat kaya, yang meliputi arsp konvensional maupun arsip media baru (kontemporer). Arsip konvesional terdiri dari arsip tekstual sebanyak 16.897 ML, arsip kartografik sebanyak 31.916 lembar/84 pack. Arsip media kontemporer, antara lain terdiri dari film sebanyak 69.969 real, video 28.593 kaset, rekaman suara sebanyak 26.850 kaset, foto sebanyak 1.561.000 lembar negatif dan positif, microfilm 9.200 real, dan microfische sebanyak 7.200 fische (Marjohan, t.t.).
3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
Penyelenggaraan kearsipan secara umum bertujuan untuk menghasilkan berbagai kondisi sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Tujuan kedua ini harus dipahami bahwa :
1) Pernyataan “menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan
atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
2) Pernyataan “arsip yang autentik” memiliki makna sebagai arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
3) Makna “arsip terpercaya” berarti arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Hal ini berarti bahwa “pengelolaan
arsip yang andal” adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Pemahaman
tentang hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lain-lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu; Tujuan ini dimaksudkan bahwa dengan “mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional” akan menghasilkan sistem yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; Maksud dari pernyataan
“menjamin keselamatan dan keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; Maksud dari pernyataan “aset nasional” adalah bahwa kekayaan negara dan masyarakat baik
secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya. Maksud dari pernyataan “meningkatkan kualitas
pelayanan publik” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan
4. Asas Penyelenggaraan Kearsipan
Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu:
a. Asas kepastian hukum;
Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan
bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
b. Asas keautentikan dan keterpercayaan;
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas
c. Asas keutuhan;
Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip
d. Asas asal usul (principle of provenance);
Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur
dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya
e. Asas aturan asli (principle of original order);
Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip
f. Asas keamanan dan keselamatan;
Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sementara itu, yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia
g. Asas keprofesionalan;
Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
h. Asas keresponsifan;
Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip
i. Asas keantisipatifan;
Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan. j. Asas kepartisipatifan;
Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan
k. Asas akuntabilitas;
Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam
l. Asas kemanfaatan;
Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.
m. Asas aksesibilitas;
Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip
n. Asas kepentingan umum.
Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi
5. Kewajiban dan Kewenangan
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan daerah provinsi, dan pemerintahan kabupaten/kota, disebutkan bahwa urusan kearsipan merupakan salah satu dari 31 urusan yang dibagi bersama antara pemerintah, pemerintahan daerah provinsi, dan kabupetan/kota. Distribusi pembagian urusan kearsipan ini dapat dipaparkan sebagai berikut.
Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a)
kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e) pengawasan/supervisi. Rinciannya:
a. Kebijakan:
Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan kearsipan secara nasional, meliputi :
1) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis secara nasional.
2) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan kearsipan secara statis.
3) Penetapan kebijakan dan pengembangan sistem kearsipan secara nasional. 4) Penetapan kebijakan dan pengembangan jaringan kearsipan secara nasional.
5) Penetapan kebijakan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan secara nasional.
6) Penetapan kebijakan pembentukan dan pengembangan organisasi kearsipan secara nasional.
b. Pembinaan
Pembinaan kearsipan terhadap lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal, provinsi dan kabupaten/ kota.
c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan d. Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip. e. Pemberian persetujuan pemusnahan arsip.
f. Pengelolaan arsip statis lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, badan usaha milik negara, perusahaan swasta dan perorangan berskala nasional.
g. Akreditasi dan Sertifikasi
Pemberian akreditasi dan sertifikasi kearsipan. h. Pengawasan/Supervisi
1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal serta provinsi.
2) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan kearsipan oleh lembaga kearsipan provinsi.
Sementara itu, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 7) disebutkan bahwa penetapan kebijakan kearsipan nasional meliputi :
1. Pembinaan; 2. Pengelolaan arsip;
3. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; 4. Organisasi;
5. Pengembangan sumber daya manusia; 6. Prasarana dan sarana;
7. Pelindungan dan penyelamatan arsip; 8. Sosialisasi kearsipan;
9. Kerja sama; dan 10.Pendanaan.
Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat)
ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya :
a. Kebijakan:
Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan provinsi berdasarkan kebijakan kearsipan nasional meliputi :
1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
6) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
7) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
b. Pembinaan :
Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah provinsi dan kabupaten/kota.
c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan
1) Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi.
2) Pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi.
3) Pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi. d. Pengawasan/Supervisi
1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota.
2) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.
Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 22 ayat 4 dan pasal 23), disebutkan bahwa Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; (b) lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.
Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4
(empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya:
a. Kebijakan:
Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan kabupaten/kota berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi :
1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.
6) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.
b. Pembinaan:
Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan.
c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan
Pengelolaan arsip statis perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah kabupaten/kota, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten/kota.
d. Pengawasan/Supervisi:
Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan.
Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 24 ayat 4 dan pasal 25), disebutkan bahwa Arsip Daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; (b) desa atau yang disebut dengan nama lain; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
BAB III PENUTUP
A. RANGKUMAN
Secara umum, arsip dapat didefinisikan secara sempit maupun secara luas. Dalam pengertian sempit, yang dimaksud dengan arsip adal naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sementara itu, dalam makna yang luas, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di samping itu, yang dimaksud kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Arsip terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Sementara itu, dikenal juga arsip terjaga dan arsip umum (arsip selain arsip terjaga), arsip tertutup dan arsi terbuka, arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan, arsip keuangan, arsip Kepegawaian, arsip pendidikan, Arsip pemasaran, arsip Penjualan, surat (arsip korespondensi), pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, arsip konvensional, serta arsip media baru (komntemprer).
Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; (b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; (d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: (a) asas kepastian hukum; (b) asas keautentikan dan keterpercayaan; (c) ssas keutuhan; (d) asas asal usul (principle of
provenance); (e) asas aturan asli (principle of original order); (f) asas keamanan dan keselamatan; (g) asas keprofesionalan; (h) asas keresponsifan; (i) asas keantisipatifan; (j) assas kepartisipatifan; (k) asas akuntabilitas; (l) asas kemanfaatan; (m) asas aksesibilitas; (n) asas kepentingan umum.
Adapun kewenanagan dan kewajiban pemerintah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan diatur sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e) pengawasan/supervisi. Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi.
B. LATIHAN
1. Apakah yang dimaksud dengan arsip ?
2. Kemukakan jenis-jenis arsip beserta penjelasan singkat masing-masing jenis arsip tersebut !
3. Jelaskan perbedaan konsep tentang arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 !
5. Kemukakan asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelengara kearsipan !
6. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah pusat dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !
7. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah provinsi dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !
8. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, J. (2003). Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU (USU digital library)
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Kepmenpan Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 tentang Perubahan atas Ketentuan Pasal 21 Kepmenpana Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan
Arsip Statis.
Marjohan, (t.t.). Eksistensi Arsip di Era Globalisasi. Yogyakarta: Kantor Arsip Pasaman dan UII.
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerimntahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata
Kearsipan di Daerah
TATA NASKAH DINAS
Disusun Oleh :
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR……….. i DAFTAR ISI………. ii BAB I PENDAHULUAN……….. 1 A. Latar Belakang………... 1 B. Deskripsi Singkat……… 2 C. Indikator Hasil Belajar………. 2 D. Pokok Bahasan………... 2 BAB II PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS……...………... 3 A. Azas…….………. 4 B. Pengertian.………... 5 C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip……..……… 6 BAB III JENIS TATA NASKAH DINAS……… 8 A. Jenis Naskah Dinas…...……….. 8 B. Surat Dinas………...……… 8 C. Naskah Dinas Arahan………. 9 D. Naskah Dinas Khusus………..……….. 9 E. Laporan………..………. 9 F. Formulir………..………. 9 G. Naskah Dinas Elektronik……...……….. 9 H. Bentuk Surat………. 10 I. Format Naskah Dinas...……… 16 BAB IV PENUTUP……… 21 A. Rangkuman……...………... 21 B. Latihan….…..…..……… 22
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Tata naskah dinas sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta.Pembaharuan di bidang teknologi informasi memberi pengaruh besar terhadap kegiatan perkantoran.
Setiap organisasi pada saat ini dapat melakukan komunikasi dengan sarana dan prasarana yang lebih cepat, bahkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi telah menembus batas – batas negara sehingga memudahkan terjadinya transaksi lintas negara sesuai undang – undang informasi transaksi elektronik nomor 11 tahun 2010 dimana setiap organisasi diwajibkan untuk menginformasikan melalui sarana elektronik disamping media cetak.
Meskipun pada beberapa hal dengan korespondensi masih lebih menguntungkan Daripada menggunakan sarana komunikasi yang tidak tertulis seperti telepon. Keuntungan menggunakan korespondensi biaya lebih murah, informasi tercatat, dapat disimpan relatif lebih lama, serta dapat disampaikan dengan biaya relatif murah keseluruh pelosok tanah air. Itu sababnya kegiatan korespondensi pada setiap organisasi merupakan kegiatan yang dominan.
Surat merupakan sarana penyampaian informasi yang sangat penting bagi organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Kegiatan komunikasi menciptakan hubungan antara satu pihak dengan pihak lainnya melalui kegiatan surat – menyurat. Komunikasi dilakukan melalui proses baik yang secarainternal maupun eksternal.
Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun penerima. Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan secara dua arah yaitu pengirim mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan balik terhadap pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa kenyataan kegiatan surat menyurat yang terkait dengan tata naskah merupakan kegiatan yang vital dan dilakukan secara integrasi dari seluruh kegiatan organisasi.
2 Penulisan surat pada organisasi merupakan bagian dari tata naskah dinas di lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya. Kurang tepatnya penulisan surat yang bersifat kedinasan antara lain penggunaan huruf dan tanda baca yang menyalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk rincian yang tidak sesuai dengan informasinya. Terjadi kesalahan dalam penulisan surat, karen belum adanya pemahaman terhadap ketentuan – ketentuan yang berlaku dalam pembuatan surat dinas pada organisasi. Karena itu materi ini perlu diketahui oelh pejabat Arsiparis untuk menunjang pelaksanaan tugasnya.
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat ini membahas tentang pengertian tata naskah dinas, jenis naskah dinas, nomenklatur, mekanisme dan prosedur tatat naskah dinas.
C. Indikator Hasil Belajar :
Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu : 1. Memahami pengertian arsip aktif
2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat
3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat 4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar 5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat
6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat
D. Pokok Bahasan
Tata Naskah Dinas, yang meliputi: 1. Pengertian tata naskah dinas 2. Jenis tata naskah dinas
3
BAB II
PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS
Apabila dikaitkan dengan daur hidup arsip (life cycle), tata naskah dinas merupakan sub sistem paling awal dalam tata kearsipan yang mempunyai dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya, sehingga perlu diatur sejak awal agar lebih terarah dalam penggunaan dan pengelolaannya. Pada waktu proses penciptaan yang berupa surat, data dan informasi yang direkam harus dirancang sedemikian rupa, agar membentuk susunan dan format surat sesuai ketentuan yang ada.
Tata naskah dinas di kalangan perusahaan swasta lebih dikenal dengan penyebutan surat menyurat atau korespondensi. Kegiatan tata naskah dinas atau korespondensi dimulai sejak pengkonsepan, pengetikan, penandatanganan, stempel, penyiapan sampul surat sampai dengan pengiriman surat. Tata naskah dinas dapat dilaksanakan secara efektif, karena itu harus dapat merancang dan mengatur bentuk dan susuna surat, ukuran, kualitas kertas surat. Jika pengaturan dan perancangan dipersiapkan sejak tahap awal dari hidup arsip, maka dapat mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip dan penetapan saran atau peralatan untuk penyimpananya. Tujuan Tata Naskah Dinas Adalah:
a. Menciptakan adanya keseragaman baik yang menyangkut teknis maupun prosedural penyelenggaraan tata naskah;
b. Mewujudkan keterpaduan tata naskah dinas dengan tata naskah kearsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil guna;
c. Menunjang kelancaran komuniksi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya;
d. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas – tugas umum pemerintahan dan pembangunan;
e. Mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpang siuran, tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan dalam komunimksdi kedinasan.
4 Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi, harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan efisiensi sesuai dengan tujuan organisasi.
A. Azas
Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun swasta, sebaiknya memperhatikan beberapa asas yang meliputi:
1. Azas Daya Guna dan Hasil Guna
Pada pelaksanaan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil guna dalam memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa secara baik dan benar.
2. Azas Pembakuan
Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk – bentuk yang telah ditetapkan. Di dalam petunjuk teknis yang diterbitkan oelh masing – masing instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, dengan memperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus yang khas bagi instansi yang bersangkutan , agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.
3. Azas Pertanggungjawaban
Secara administrasi semua naskah dinas, harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format, maupun dari prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran perlu sesuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasar ketentuan yang berlaku di instansi yang bersangkutan bobot informasi surat dinas.
4. Azas Keterkaitan
Pada umumnya tta naskah dinas mempunyai keterkaitan dengan administrasi perkantoran dan khusunya administrasi kearsipan. Oleh karena itu seluruh kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksanan perkantoran dan tata laksana kearsipan instansi yang bersangkutan.
5. Azas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi, semua kegiatan tata naskah dinas harus dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan tepat sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemrosesan naskah dinas
5 dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan kecepatan pendistribusian.
6. Azas kemanan
Pada dasarnya semua naskah dinas harus aman baik fisik maupun informasinya mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
B. Pengertian
Lingkup tata naskah dinas yang diaplikasikan pada kegiatan pengelolaan naskah, menimbulkan adanya beberapa pengertian yang diuraikan sebagai berikut:
1. Naskah Dinas
Adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
2. Surat Dinas
Adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.
3. Tata Naskah Dinas
Adalah pengelolaan naskah pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Naskah Dinas Arahan
Adalah sejenis naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas. Seperti surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, pedoman, petunjuk dan surat tugas atau perintah.
6
5. Naskah Dinas Khusus
Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus.
6. Memorandum/Nota Dinas
Adalah jenis surat dimas yang digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis yang memiliki ruang lingkup intern yang isinya melaporkan dan atau menyarakan, mngusulkan, mengingatkan, memberitahukan, menyampaikan, memberikan tanggapan terhadap suatu masalah kedinasan.
7. Surat Elektronik
Adalah jenis surat yang berupa rekaman informasi dalam bentuk media magnetic digital/optik dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin komputer.
8. Surat Format Khusus
Adalah jenis surat baik yang konvensional maupun elektronik yang disusun dengan ketentuan teknis tertentu untuk memenuhi standar perangkat mesin produksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili.
9. Kewenangan Penandatanganan
Adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.
C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip
Manajemen arsip dinamis merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang didasarkan pada daur hidup arsip. Menurut Rebek et.al(1987:5), manajemen arsip dinamis merupakan penerapan (aplikatif) pengendalian secara sistematis dan ilmiah terhadap informasi yang terekam yang dibutuhkan suatu organisasi. Pada proses kegiatan daur hidup arsip terdapat beberapa tahapan, seperti yang dikemukakan Rick et.al. (1991), membagi daur hidup arsip kedalam beberapa tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan atau penerimaan (creation and receipt) 2. Pendistribusian (distribution)
7 4. Pemeliharaan (maintenance); dan
5. Penyusutan arsip (dispotition)
Sedangkan Wallace (1992), membagi proses daur hidup arsip kedalam beberapa tahap yaitu :
1. Penciptaan arsip (records creation) 2. Pendistribusian (records distribution) 3. Penggunaan (records utilitation)
4. Penyimpanan arsip aktif (storage active recods) 5. Pemusnahan arsip (recods disposal); dan
6. Penyimpanan arsip permanen (permanent storage)
Setiap tahapan dari daur hidup merupakan subsistem yang berkaitan antara subsistem dengan yang lainnya. Dari beberapa pemdapat tentang konsep daur hidup arsip seperti yang sudah disebutkan diatas, dapat disederhanakan kedalam tiga tahap yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip
2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip 3. Tahap penyusutan arsip.
Tahap penyusutan arsip merupakan masa istirahat arsip. Dari beberapa tahap tersebut, tahap penciptaan arsip yang menentukan ”perjalanan hidup arsip” selanjutnya. Tahap penciptaan merupakan tahap awal atau cikal bakal suatu informasi terekam, tergolong sebagai arsip atau bukan.
Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian informasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat, memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan sebagainnya.
8
BAB III
JENIS TATA NASKAH DINAS
A. Jenis Naskah Dinas
Naskah dinas dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung dari cara melihatnya, sehingga terdapat berbagai penggolongan yang berbeda baik untuk lingkup organisasi pemerintah maupun swasta. Sebagai contoh penggolongan jenis surat yang disebutkan dalam Surat Bisnis Modern (Bratawidjaya, 199) adalah sebagai berikut:
1. Penggolongan surat atas dasar isi dan asal surat:
2. Surat resmi atau surat dinas Pemerintah, Surat Pribadi, Surat Niaga. 3. Penggolongan menurut maksud dan Tujuan
4. Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat peringatan, surat penawaran.
5. Penggolongan menurut jaminan & keamanan
6. Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa, surat konfindensial. 7. Penggolongan menurut urgensi penyelesainnya
8. Surat kilat khusus, surat amat segera, surat segera, surat biasa.
Sedangkan dalam tata naskah dinas pada instansi pemerintah baik instansi pusat maupun daerah hendaknya berpedoman pada Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Pemerintah Nomor 72 tahun 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut :
B. Surat Dinas
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
Surat dinas dalam lingkup instansi ada dua jenis yaitu surat dinas ekstern yaitu surat dinas yang ditujukan kepada instansi luar, dan surat intern yaitu surat yang
9 digunakan dala intern organisasi yaitu berupa nota dinas/memorandum, surat pengantar serta surat undangan.
C. Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan serta naskah yang bersifat melaksanakan tugas.
Naskah Dinas Arahan terdiri dari:
1. Naskah Dinas Pengaturan, meliputi : Keputusan, Instruksi, Petunjuk, Pelaksanaan, Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap.
2. Naskah Dinas Bimbingan, meliputi : Pedoman dan Petunjuk 3. Naskah Dinas Penugasan / Perintah.
D. Naskah Dinas Khusus
Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus. Naskah dinas khusus terdiri dari Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa dan Berita Acara.
E. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada pejabat yang diserahi tugas.
F. Formulir
Formulir adalah naskah dinas yang berbentuk pengaturan alokasi ruang, atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir biasanya dibuat dalam bentuk lembaran atrau kartu tercetak, dengan judul tertentu yang berisi keterangan yang diperlukan. Misalnya : Kartu kendali, lembar disposisi, lembar pengantar dan sebagainya.
G. Naskah Dinas Elektronik
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam media elektronik. Naskah dinas elektronik menyangkut surat elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik, transaksi elektronik lainnya. Ketentuan tentang tata naskah dinas elektronik diatur
10 dala Keputusan Menpan Nomor 13/KEP/M.PAN/5/200, tahun 2003 dan Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-government.
H. Bentuk Surat
Untuk efisiensi dan efektivitas kegiatan tata naskah dinas seharusnya ditetapkan asas pembakuan pada setiap organisasi. Pembakuan sebagai dasar untuk menstandarisasikan bentuk surat, yang diwujudkan dalam pedoman teknis tata naskah atau tata persuratan dinas. Standarisasi menyangkut penggunaan kertas, bentuk, format, dan wewenang penandatanganan dan sebagainya.
Surat dinas yang ditujukan baik untuk intern maupun ekstern organisasi pencipta surat, dapat berbentuk surat berperihal maupun surat berjudul. Yang dimaksud dengan surat berperihal adalah surat yang memakai notasi perihal dan tidak mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul dan tidak mempunyai perihal, sehingga perbedaan antara surat yang berperihal dengan berjudul terletak pada sistem penulisannya. Setiap surat akan mempunyai bentuk yang berbeda seperti surat dinas antar oeganisasi, dan surat penawaran, akan menggunakan surat bentuk berperihal, sedangkan surat keputusan dalam bentuk berjudul. Bahkan untuk format surat berjudul, pada tubuh surat antara satu surat dengan lainnya belum ada keseragaman. Bentuk surat adalah penyusunan letak pada bagian – bagian surat (lay – out) pada setiap jenis surat. Bagian – bagian tersebut akan membentuk model tertentu. Mengenai bentuk – bentuk surat sudah ada standar tertentu yang telah digunakan secara internasional. Untuk surat berperihal ada tiga bentuk utama , yaitu
1. Bentuk resmi Indonesia (official style) 2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk bertekuk (indented style)
Ketiga bentuk utama tersebut masing-masing mempunyai variasi, sehingga surat berperihal secara lengkap adalah bentuk resmi Indonesia, dan bentuk resmi Indonesia baru ( new official style) adalah varian dari bentuk resmi Indonesia. Bentuk lurus penuh (full block style), bentuk setengah lurus (semi block style)
11 adalah varian dari bentuk lurus, dan bentuk bertekuk. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) merupakan varian bertekuk.
Bentuk naskah dinas / surat berperihal yang digunakan dalam kegiatan tata naskah adalah bentuk resmi indonesia dan bentuk lurus dengan variasinya. Bentuk resmi Indonesia dipakai oleh instansi pemerintah, sedangkan bentuk lurus dipakai oleh instansi swasta. Bentuk naskah dinas / surat berjudul berbeda – beda, meskipun sama-sama memakai judul. Surat keputusan misalnya, tidak akan sama surat perjanjian, pengumuman, atau surat edaran, sehingga dalam penerapannya sebaiknya mengacu kepada Surat Keputusan Menpan Nomor 72 tahun 2003. Dibawah ini akan diberikan beberapa bentuk surat berperihal.
Contoh : Bentuk Resmi Indonesia
c d e h a b f g
12 Keterangan :
a. Kepala Surat b. Tanggal Surat
c. Nomor, perihal, lampiran d. Alamat tujuan
e. Salam pembuka f. Isi surat
g. Salam penutup, jabatan & nama penandatangan surat h. Tembusan surat
13 Contoh : Bentuk Lurus
Keterangan : a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Alamat tujuan e. Perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Salam penutup
i. Nama dan jabatan penandatngan surat j. Lampiran k. tembusan c d e f j k a b g h i
14 Contoh : Bentuk Setengah Lurus
Keterangan : a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Alamat tujuan e. Perihal f. Salam pembuka g. Isi surat h. Salam penutup
i. Jabatan dan nama penandatangan surat j. Lampiran c d e f j a b g h i
15 Contoh : Bentuk Bertekuk
Keterangan : a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Alamat tujuan e. Perihal f. Salam pembuka g. Isi surat
h. Jabatan dan nama penandatangan surat i. Lampiran j. tembusan c d e f i j a b g h
16
I. Format Naskah Dinas
Format naskah dinas berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat dinas, naskah arahan yang terdiri dari surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, surat keterangan, surat pernyataan, surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat perintah, laporan. Beberapa jenis surat tersebut mempunyai format yang berbeda saru sama lain, seperti diuraikan berikut ini.
1. Surat Dinas
Surat dinas memiliki ruang lingkup yang terdiri dari tiga bagian , yaitu:
a. Kepala Surat, meliputi Lambang Negara/Logo, Nama dan Alamat Instansi pengirim, Keterangan Waktu, Nomor Surat, Sifat surat (berdasarkan keamanan informasi), Lampiran (bila diperlukan), perihal, Alamat yang ditujukan kepada pejabat yang berkaitan dengan informasi surat;
b. Batang Tubuh/Isi Surat, Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan surat secara singkat dan jelas, isi pokok atau uraian inti permasalahan surat;
c. Kaki, Jabatan penandatangan surat, tanda tangan, dan nama penandatangan di sebelah kanan bawah, stempel dan tembusan (jika diperlukan) pada sebelah kiri surat.
2. Nota Dinas / Memorandum
Nota dinas memiliki ruang lingkup terdiri dari tiga bagian, yaitu :
a. Kepala, meliputi Kop Surat, kata ”Nota Dinas” ditulis ditengah, Nomor, Kepada, Dari, hal, Tempat, tanggal, bulan, tahun;
b. Batang Tubuh, pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas; c. Kaki, Nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan tembusan.
3. Naskah Dinas Arahan ( Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap)
Dasar hukum pembuatan surat yang berupa produk hukum yaitu Keppres No. 44/1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan Undang-undang. Produk hukum dibedakan menjadi dua. Pertama yang bersifat mengatur, berisi pasal-pasal, dan kedua produk hukum yang bersifat menetapkan yang tidak berisi pasal-pasal, tetapi dengan kata-kata
17 ’’Pertama’’,’’Kedua’’ dan seterusnya. Produk hukum seperti ini dalam tata naskah dinas termasuk naskah arahan, karena isi informasinya berisi kebijakan.
a. Surat Keputusan dan Instruksi
Adapun susunannya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi Kop naskah dinas yang terdiri atas Lambang Negara dan Logo, Kata Keputusan (atau yang lain), Nomor dan Tahun, Judul keputusan (atau yang lain), nama jabatan pejabat yang menetapkan, Konsiderans, Diktum.
2) Batang tubuh, memuat substansi kebijakan yang diatur dalam keputusan atau instruksi
3) Kaki, meliputi Nama tempat, tanggal, jabatan pejabat, Tanda tangan pejabat, Nama lengkap pejabat, dan Cap/stempel.
b. Petunjuk Pelaksanaan
Adapun susunanya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi lampiran, nomor, tanggal keputusan
2) Batang, Tubuh, meliputi pendahuluan memuat tentang penjelasan umum, maksud dan tujuan, materi petunjuk pelaksanaan yang menunjukkan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian.
3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggak penetapan, jabatan pejabat yang menetapkan, tanda tangan, nama lengkap pejabat yang menandatangani.
c. Surat Edaran
Adapun susunannya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi : Kop naskah dinas yang terdiri atas lambang garuda/logo instansi dan nama jabatan ditulis huruf kapital, tulisan surat edaran, judul surat edaran.
2) Batang Tubuh, memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran, peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran, memuat hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggal, jabatan pejabat yang menetapkan, tanda tangan, nama lengkap yang menandatangani, dan cap/stempel.
18
4. Naskah Dinas Bimbingan ( Pedoman, Petunjuk )
Susunan memiliki ruang lingkup terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Kepala, meliputi lampiran, nomor dan tanggal keputusan pedoman
dicantumkan disebelah kanan atas. Tulisan pedoman dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital, dan rumusan judul pedoman ditulis simetris dengan huruf kapital.
b. Batang Tubuh, meliputi Pendahuluan yang berisi latar belakang / dasar pemikiran / maksud, tujuan / ruang lingkup / tata urut, dan pengertian, materi pedoman dan penutup.
c. Kaki, Nama jabatan pejabat, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf kapital.
5. Naskah Dinas Penugasan / Surat Perintah.
Susunannya terdiri dari beberapa bagian yaitu :
a. Kepala, meliputi Nama instansi dengan atau tanpa logo, kata surat tugas / perintah, nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah
b. Batang Tubuh, meliputi konsiderans, diktum
c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal surat perintah, jabatan pejabat yang menandatangani, tanda tangan pejabat, nama lengkap pejabat, cap dinas.
6. Naskah Dinas Khusus ( Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa, Berita Acara )
a. Surat Perjanjian
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/ tanggal/ tahun tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian.
2) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian
3) Kaki, meliputi nama, tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian dan saksi.
19
b. Surat Kuasa
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat nama dan alamat instansi, judul dan nomor 2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan
3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan, nama dan tanda tangan para pihak, dibubuhi materai.
c. Berita Acara
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara 2) Batang Tubuh, memuat berita acara
3) Kaki, memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan saksi
7. Formulir
Formulir meliputi :
a. Kepala, yang berisi nama dan alamat instansi, judul, kode formulir, dan informasi lain sesuai dengan spesifikasinya.
b. Batang Tubuh, terdiri dari kolom lajur yang berisi informasi mengenai data yang diperlukan sesuai kebutuhan.
c. Kaki, yang memuat nama dan tanda tangan pengisi, nama pejabat yang mengetahui atau yang mengesahkan ( jika diperlukan ), tempat, tanggal, bulan, dan tahun dan informasi lain yang dibutuhkan.
8. Laporan
Susunannya memiliki ruang lingkup sebagai berikut:
a. Kepala, meliputi : judul laporan, seluruhnya ditulis dalam hurup kapital, diletakkan di tengah.
b. Batang tubuh, meliputi Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup serta sistematika laporan. Materi Laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang di hadapi, kesimpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan. Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan ucapan terima kasih.
20 c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal pembuatan laporan, nama jabatan/pejabat pembuat laporan, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
21
BAB IV PENUTUP
A. Rangkuman
Tata naskah dinas merupakan bagian dari kegiatan yang mempunyai fungsi yang sangat penting bagi organisasi .Fungsi tata persuratan jika diterapkan pada organisasi secara benar dapat sebagai alat penyampaian suatu berita informasi kepada pihak lainnya secara efektif dan efesien.
Diperoleh rangkuman yang dijadikan pedoman dalam penyusunan maupun pelaksanaan pekerjaan tata naskah dinas atau surat menyurat baik dari mulai pemahaman, bentuk surat, isi surat serta format dapat disimpulkan gambaran sebagai berikut :
1. Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.dalam penerapan tata naskah dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu efisiensi , pembakuan , pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan asas ketepatan dan keamanan.
2. Surat naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis yg digunakan untuk penyampaian informasi ,berfungsi sebagai bukti akuntansi, sebagai alat bukti tertuliS, sebagai alat pengingat, sebagai wakil dan atau data organisasi, sebagai pedoman melakukan kegiatan dan sebagai bukti sejarah
3. Persyaratan yg harus diketahui dalam membuat surat yang baik adalah kertas surat harus memenuhi standar, bentuk surat mengacu pada standar yang ada, tinta harus memenuhi standar , penggunaan bahasa indonesia yang baku, penggunaan gaya bahasa yang ditulis harus lugas.
4. Informasi yang disajikan harus merupakan fakta dan atau peristiwa kegiatan yang benar – benar akurat.
5. Bentuk dan format surat merupakan suatu pola yang ditentukan dari bagian – bagian surat dan penempatan bagian – bagian surat pada posisi tertentu dipengaruhi oleh bentuk surat asing yang ada di indonesia sebelumnya dimana
22 kebiasaan dalam suatu instansi yang pada akhirnya akan membentuk model dan format tertentu.
6. Format naskah dinas mengacu pada S.K Menpan no.72 tahun 2003.
7. Dalam penulisan suatu surat harus memperhatikan penyiapan dan pengamanan surat, pengonsep harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis, bahasa surat, kertas dan bentuk surat.
8. Penyiapan meliputi penyusunan naskah , pengklasifikasian surat yang terdiri dari tingkat keaslian, bobot informasi, kecepatan penyampaian surat.
B. Latihan.
I. Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar
1. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut : a. Manajemen formulir
b. Produk hukum
c. Manajemen kearsipan d. Koresponden.
2. Yang bukan dikategorikan sebagai surat dinas dalam tata naskah dinas adalah : a. Formulir
b. Surat
c. Produk hukum d. SMS
3. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan... a. Tata naskah
b. Tata kearsipan c. Korespondensi d. Tata usaha
4. Surat dinas dan formulir jika dikaitkan dengan daur hidup arsip termasuk tahap : a. Pendistribusian
b. Penciptaan c. Pemeliharaan d. Penyusutan
23 5. Pengelolaan naskah atau surat yang mencakup pengeturan jenis dan ketentuan
umum,format,penyiapan dan pengamanan ,keabsahan dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan adalah :
a. Komunikasi b. Tata naskah dinas c. Surat dinas d. Formulir
6. Surat yang informasinya dianggap vital, dicptakan sebagai bukti kegiatan pertanggungjawaban organisasi, merupakan fungsi surat sebagai :
a. Bukti sejarah b. Wakil / duta c. Bukti akuntabilitas d. Alat pengingat
7. Surat berfungsi antara lain , kecuali : a. Bukti akuntabilitas
b. Sarana pengingat c. Bukti sejarah d. Komunikasi lisan
8. Tujuan tata naskah dinas antara lain untuk : a. Keseragaman
b. Tata kearsipan semakin berdaya guna dan berhasil guna
c. Kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian d. Betul semua
9. Salah satu persyaratan pembuatan surat yaitu harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baku, berarti :
a. Bahasanya berbelit – belit b. Bahasa gaul
c. Bahasa sesuai dengan EYD d. Bahasa melayu
24 10. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat yang baik ádalah :
a. Menggunakan bahasa indonesia yang baku b. Kertas harus memenuhi estándar
c. Informasi yang disampaikan merupakan falta d. Semua benar.
11. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut : a. Manajemen formular
b. Manajemen kearsipan c. Korespondensi d. Naskah dinas
12. Bentuk surat yang banyak digunakan oleh instansi pemerintah hádala : a. Semi block style
b. Indented style c. New oficial style d. Full block style
13. Salah satu jenis naskah dinas arahan adalah : a. Surat keputusan
b. Nota dinas c. Memorandum d. Surat tugas
14. Susunan format yang terdapat pada suatu laporan meliputi : a. Pendahuluan,isi dan penutup
b. Pembukaan ,isi dan kaki surat c. Pendahuluan,penutup dan kaki surat d. Pendahuluan,batang tubuh dan kaki surat.
15. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan : a. Tata naskah
b. Tata kearsipan c. Tata usaha d. Ketatausahaan
25 16. Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan berhubungan
dengan tugas kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau yang ditunjung disebut :
a. Surat sangat rahasia b. Surat rahasia c. Surat terbatas d. Surat biasa
17. Nama istilah lain dari tingkat keaslian surat berupa tembusan adalah : a. Petikan
b. Kutipan c. Copy carbon d. Tindasan
18. Surat yang harus disampaikan secepat mungkin setelah ditanda tangani dalam tingkat sifat surat termasuk dalam kelompok :
a. Tingkat keaslian surat b. Tingkat pengamanan surat c. Tingkat penyampaian surat d. Tingkat kerahasiaan
19. Surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus dalam tingkat penyampaian surat disebut :
a. Surat terbata b. Surat dinas c. Surat rahasia d. Surat biasa
20. Surat penting apabila :
a. Informasi mengandung hal rutin
b. Informasi mengandung kebijakan dan operasional c. Informasi mengandung hal rutin maupun operasional d. Salah semua.
