Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF A. Pengertian
Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Pemberkasan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan lebih besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang. Tujuan penataan arsip (berkas) adalah agar arsip dapat disimpan dan diktemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
B. Langkah-Langkah Pemberkasan
Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah dan mempercepat pelaksanaan.Adapun kegiatan yang dilaksanakan dalam penataan arsip maka :
1. Memisah-misahkan ( segregating ) yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya. 2. Meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan
disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwewenang. 3. Memadukan ( assembling) yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang
merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan. 4. Mengklasifikasi yaitu menentukkan klasifikasi arsip.
5. Mengindeks yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross refence) yaitu menggunakan formulir
tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).
7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan system yang digunakan.
8. Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing.
C. Peralatan Pemberkasan
Peralatan Keras
1. Folder adalah alat untuk menyimpan arsip, yang sama dengan map tetapi mempunyai tab yang fungsinya untuk tempat penulisan kode dan indeks.
30 2. Map Gantung (hangmap)
3. Guide atau sekat adalah alat yang digunakan untuk pengelompokkan atau sebagai pembatas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rincian sub masalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tertier) atau untuk mengelompokkan antara subyek yang satu dengan yang lainnya.
4. Filing Cabinet Peralatan Lunak
1. Kode adalah sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi penyimpanan arsip. Fungsi kode untuk membedakan antara urusan/subyek yang satu dengan yang lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi. Kode yang umum digunakan dalam penyimpanan arsip adalah kode angka murni ( 1, 2, 3, …… dst). Kode angka dibedakan menjadi beberapa yaitu Kode angka urut, misalnya :
1 – Pendidikan dan Pelatihan 2 – Personalia
3 – Keuangan
Kode angka Blok, biasanya terdiri dari beberapa angka yang ditulis sampai dengan batasan tertentu untuk satu subyek,
misalnya : 000-099 untuk personalia 100-199 untuk administrasi
31 Kode Abjad, kode yang berupa abjad dari A sampai dengan Z, kode ini dapat menggunakan abjad tunggal atau lebih misalnya :
Abjad Tunggal : A = keuangan B = perlengkapan C = perlengkapan Abjad ganda AA = hukum
BB = keuangan BB = diklat, dst
Kode abjad ini biasanya digunakan untuk penyimpanan arsip nama nasabah, pegawai klien dan sebagainya.
2. Klasifikasi adalah suatu pengelompokkan arsip berdasarkann subyek, yang disusun secara sistematis dan logis dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan organisasi. Klasifikasi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya berbeda, karena fungsi dan kegiatannya juga berbeda. Fungsi dan kegiatan organisasi dikelompokkan menjadi :
a. Fasilitatif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan penunjang bagi organisasi, yaitu subyek personalia, keuangan, kehumasan dan lain-lain. Semua subyek tersebut di atas dimiliki setiap organisasi, hanya kebijakannya berbeda-beda. Contoh :
Personalia Perencanaan Pegawai Pengadaan Pegawai Tenaga teknis Tenaga Administrasi Tenaga Honor Pengangkatan Pegawai
b. Subtantif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan pokok bagi organisasi, oleh karena itu antara organisasi yang satu dengan lainnya mempunyai klasifikasi subtantif yang berlainnya, misalnya Kantor pengacara mempunyai klasifikasi yang berbeda antara di suatu Bank. Misalnya pada kantor pengacara klasifikasi subtantif :
- Bantuan Hukum Kasus Pidana Kasus Perdata
32 3. Indeks, adalah sebagai tanda pengenal berkas disebut juga judul berkas, yang fungsinya untuk mempermudah penemuan kembali arsip, Indeks dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu :
a. indeks nama orang, b. indeks nama organisasi. c. indeks nama wilayah, d. indeks angka, indeks masalah
Dari jenis indeks harus mempelajari tatacara peraturan mengindeks. Kenyataan yang banyak diterapkan di lingkungan kegiatan organisasi dan yang paling sulit adalah indeks masalah. Indeks masalah biasanya untuk menentukan arsip yang tercipta dari hasil korespondensi, misalnya surat penawaran mobil, surat penuntutan terhadap pengiriman barang. Tata cara menentukan indeks masalah adalah :
- membaca keseluruhan informasi surat;
- menentukan isi ringkas surat, dari isi ringkas surat ditentukan indeks masalahnya yang memungkinkan dapat mewakili seluruh informasi pada file dan dapat dijadikan sebagai judul file agar mempermudahkan penemuan kembali.
Persyaratan dalam indeks masalah : - Harus singkat, jelas dan padat. - Bersifat kebendaan
- Tidak boleh sama dengan judul klasifikasi Contoh menentukan indeks masalah :
- Permintaan nama peserta Bimtek Kearsipan - Permintaan Nama Pengajar
- Jadwal Kegiatan Materi
- SK Panitia Kegiatan Bimtek Kearsipan - Pengiriman nama Peserta
- Sertifikat Peserta Bimtek Kearsipan - Laporan Pelaksanaan Bimtek Kearsipan - Materi Bimtek Kearsipan
Surat-surat tersebut diatas (baik surat masuk maupun keluar) dalam penyimpanannya dijadikan satu berkas ( file) dengan judul berkas atau indeks ---- Bimtek Kearsipan
4. Tunjuk Silang (cross reference) adalah suatu formulir yang digunakan untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi
33 penyimpanan yang berlainan. Tidak semua penyimpanan arsip selalu menggunakan tunjuk silang.imbulnya tunjuk silang karena :
a. Jika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subyek b.Adanya penggantian nama
c. Adanya lampiran pada surat yang penyimpanannya tidak memungkinkan dijadikan satu dengan suratnya.
Contoh formulir tunjuk silang
Indeks: Kode : Tgl. No. Isi ringkas : Dari : Kepad : LIHAT BERKAS : Indeks : Kode Tgl. D. Sistem Pemberkasan
Menurut Bennick (1989:1) mengemukkan bahwa system pemberkasan arsip aktif (filing system) adalah suatu proses kegiatan mendisain, mendokumentasikan dan mengimplementasikan standar prosedur untuk pengklasifikasian, penyortiran, penyimpanan informasi yang bertujuan menjamin efektivitas kegiatan administrasi dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
Dari pengertian di atas, maka filing atau pemberkasan arsip adalah suatu proses kegiatan menyusun arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan system tertentu yang disesuaikan dengan jenis arsip dan fungsi unit kerja yang mengelola arsip. Dalam pemberkasan arsip harus mengetahui tugas dan fungsi organisasi khususnya masing-masing unit kerja. Dari tugas dan fungsi tersebut mencerminkan kegiatan yang dilaksanakan.
Tujuan pemberkasan arsip menurut Bennick (1989:2) adalah untuk mempermudah dalam penemuan kembali informasi, jika diperlukan. Arsip yang disimpan pada prinsipnya harus menggambarkan informasi secara utuh dan lengkap mengenai fungsi dan kegiatan yang ada pada organisasi. Arsip yang terhimpun secara utuh dan lengkap membentuk dalam berkas atau file.
34 Dari gambaran di atas tujuan pemberkasan arsip untuk mewujudkan : a. adanya kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip
b. mengantisipasi adanya dokumen yang hilang c. mempermudah dalam mengidentifikasi arsip d. efisiensi dan efektif bagi pelaksana
e. efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan f. adanya standar dalam pemberkasan arsip
Seorang sekretaris atau petugas kearsipan harus mengetahui tahapan / prosedur kegiatan filing atau pemberkasan arsip yaitu :
1. Pemberkasan arsip sebaiknya dilakukan secara rutin bagi seorang sekretaris atau petugas kearsipan yaitu pada waktu siang hari sebelum meninggalkan pekerjaan.
2. Arsip yang sudah selesai diproses sebaiknya segera diberkaskan
3. Membaca keseluruhan arsip untuk menentukan system filing yang tepat
4. Menentukan kode klasifikasi arsip untuk arsip yang disimpan berdasarkan subyek
5. Menentukan indeks sesuai dengan isi informasi arsip, sehingga berupa suatu cerminan keseluruhan informasi arsip dalam satu berkas/filr
6. Memberkaskan arsip pada folder
7. Meletakkan folder dan menyusunnya dalam filing cabinet.
Dalam filing atau pemberkasan prinsip dasar yang harus diperhatikan adalah Kegiatan yang ada pada organisasi khususnya unit kerja dan Jenis Arsip yang tercipta. Berdasarkan prinsip tersebut maka pemberkasan dibedakan menjadi : 1. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Abjad ( Alphabetical filing System)
Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks. Indeks yang digunakan biasanya indeks nama orang, dan nama Badan serta Wilayah. Oleh karena itu pemberkasan ini digunakan untuk arsip yang mempunyai sifat khusus dan ditata berdasarkan urutan abjad dimulai A sampai dengan Z, seperti untuk menyimpan :
a. Data Pegawai (personal file) yang didalamnya berisi arsip sejarah orang mulai pertama kali masuk kerja, pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sampai dengan pensiun atau berhenti bekerja, harus disimpan dalam satu file berdasarkan nama pegawai tersebut dan disusun secara abjad. Dalam
35 pelaksanaannya sering digabungkan dengan system angka yaitu digabung dengan NIP Pegawai tersebut.
b. Data mahasiswa, yang didalam berkasnya berisi arsip mulai dari mahasiswa masuk sampai menyelesaikan kuliah. Penataan berkasnya berdasarkan urutan nama-nama mahasiswa dari A sampai dengan Z. Dan biasanya digabungkan dengan nomor induk mahasiswa (NIM).
c. Arsip Rekam Medis (medical records) arsip sejarah seorang pasien dari awal pemeriksaan sampai dengan akhir pemeriksaan, arsip disimpan berdasarkan nama pasien dari A sampai dengan Z.
d. Arsip klien pada seorang pengacara, yang didalamnya berisi arsip-arsip mulai klien minta bantuan hukum sampai selesai proses pengadilan. Penataan arsipnya berdasarkan nama-nama klien mulai dari A sampai dengan Z.
2. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Angka (Numerical Filing System)
Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks angka. Oleh karena itu pemberkasan untuk menyimpan arsip yang mempunyai identitas berupa angka-angka yaitu untuk rekening Koran, voucher ( tanda bukti pembayaran) ditata berdasarkan nomor voucher, rekening dan arsip data pegawai yang ditata berdasarkan NIP dan biasanya digabungkan dengan nama pegawai, dan ditata berurutan berdasarkan NIP, demikian juga data mahasiswa, yang biasa digabungkan dengan NIM dan ditata berdasarkan urutan NIM mahasiswa.
A-B A B C-D C D E-F E F A-F
36 3. Sistem Pembekasan Berdasarkan Kronologis ( Chronological Filing System)
Sistem pemberkasan ini merupakan pengembangan dari pemberkasan yang berdasarkan angka yang berurutan/kronologis dari tahun, bulan, dan tanggal. Arsip yang ditata berdasarkan system ini adalah arsip tentang pengiriman barang, agenda kepala dinas dan sebagainya.
Contoh : Tahun 2009 ( sekat pertama), bulan Januari (Sekat kedua) dan tanggal ( sekat ke tiga)
000 1 2 10 11 12 21 20 100 101 000 – 101
37 4. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah salah satu system penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi) daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini merupakan pengembangan dari system pemberkasan berdasarkan abjad. Pemberkasan pada system ini penataannya atas dasar wilayah dan penyusunannya secara hirarki wilayah. Contoh sekat pertama untuk penulisan Tingkat Provinsi, sekat kedua untuk Kabupaten/Kota dan jika diperlukan sekat ke tiga untuk tingkat kecamatan yang disusun secara abjad, dan dapat dikembangkan lebih lanjut misalnya nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing wilayah.
Contoh : Provinsi : Kalimantan Barat (sekat pertama) Kota/Kab : Pontianak (sekat kedua)
Kecamatan : Pontianak Kota (sekat ke tiga) Nama : Amat ( nama nasabah )
Januari 1 2 4 3 5 6 8 7 9 11 12 10 13 14 15 16 17 18 19 20
38 5. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Subyek ( Subject Filing Systems).
Sistem ini paling sulit jika dibandingkan dengan system yang lainnya, karena dalam pemberkasannya harus mengetahui permasalahan yang ada. Akan tetapi kenyataannya system ini paling banyak diterapkan untuk pemberkasan arsip dilingkungan kerja. Perangkat lunak yang digunakan selain indeks masalah, juga kode klasifikasi. Biasanya arsip yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah arsip hasil korespondensi. Seperti surat permintaan peserta diklat, undangan pembukaan diklat, permintaan tenaga pengajar dan sebagainya. Oleh karena itu menggunakan kode klasifikasi sebagai sarana penyimpanannya, maka penyimpanannya dikelompokan berdasarkan subyeknya.
400 ( Kesejahteraan Sosial )---- sekat pertama
411 (Pembangunan Desa/Pembangunan Masyarakat Desa ---- sekat kedua 411.2 Lembaga sosial --- sekat ketiga
KALIMANTAN BARAT Kalimantan Barat Kalimantan Barat PTK KEC.PTK