Disusun Oleh :
JENIS TATA NASKAH DINAS
H. Bentuk Surat
I. Format Naskah Dinas
6. Naskah Dinas Khusus ( Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa, Berita Acara )
a. Surat Perjanjian
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/ tanggal/ tahun tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian.
2) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian
3) Kaki, meliputi nama, tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian dan saksi.
19
b. Surat Kuasa
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat nama dan alamat instansi, judul dan nomor 2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan
3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan, nama dan tanda tangan para pihak, dibubuhi materai.
c. Berita Acara
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara 2) Batang Tubuh, memuat berita acara
3) Kaki, memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan saksi
7. Formulir
Formulir meliputi :
a. Kepala, yang berisi nama dan alamat instansi, judul, kode formulir, dan informasi lain sesuai dengan spesifikasinya.
b. Batang Tubuh, terdiri dari kolom lajur yang berisi informasi mengenai data yang diperlukan sesuai kebutuhan.
c. Kaki, yang memuat nama dan tanda tangan pengisi, nama pejabat yang mengetahui atau yang mengesahkan ( jika diperlukan ), tempat, tanggal, bulan, dan tahun dan informasi lain yang dibutuhkan.
8. Laporan
Susunannya memiliki ruang lingkup sebagai berikut:
a. Kepala, meliputi : judul laporan, seluruhnya ditulis dalam hurup kapital, diletakkan di tengah.
b. Batang tubuh, meliputi Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup serta sistematika laporan. Materi Laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang di hadapi, kesimpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan. Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan ucapan terima kasih.
20 c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal pembuatan laporan, nama jabatan/pejabat pembuat laporan, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
21
BAB IV PENUTUP
A. Rangkuman
Tata naskah dinas merupakan bagian dari kegiatan yang mempunyai fungsi yang sangat penting bagi organisasi .Fungsi tata persuratan jika diterapkan pada organisasi secara benar dapat sebagai alat penyampaian suatu berita informasi kepada pihak lainnya secara efektif dan efesien.
Diperoleh rangkuman yang dijadikan pedoman dalam penyusunan maupun pelaksanaan pekerjaan tata naskah dinas atau surat menyurat baik dari mulai pemahaman, bentuk surat, isi surat serta format dapat disimpulkan gambaran sebagai berikut :
1. Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.dalam penerapan tata naskah dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu efisiensi , pembakuan , pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan asas ketepatan dan keamanan.
2. Surat naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis yg digunakan untuk penyampaian informasi ,berfungsi sebagai bukti akuntansi, sebagai alat bukti tertuliS, sebagai alat pengingat, sebagai wakil dan atau data organisasi, sebagai pedoman melakukan kegiatan dan sebagai bukti sejarah
3. Persyaratan yg harus diketahui dalam membuat surat yang baik adalah kertas surat harus memenuhi standar, bentuk surat mengacu pada standar yang ada, tinta harus memenuhi standar , penggunaan bahasa indonesia yang baku, penggunaan gaya bahasa yang ditulis harus lugas.
4. Informasi yang disajikan harus merupakan fakta dan atau peristiwa kegiatan yang benar – benar akurat.
5. Bentuk dan format surat merupakan suatu pola yang ditentukan dari bagian – bagian surat dan penempatan bagian – bagian surat pada posisi tertentu dipengaruhi oleh bentuk surat asing yang ada di indonesia sebelumnya dimana
22 kebiasaan dalam suatu instansi yang pada akhirnya akan membentuk model dan format tertentu.
6. Format naskah dinas mengacu pada S.K Menpan no.72 tahun 2003.
7. Dalam penulisan suatu surat harus memperhatikan penyiapan dan pengamanan surat, pengonsep harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis, bahasa surat, kertas dan bentuk surat.
8. Penyiapan meliputi penyusunan naskah , pengklasifikasian surat yang terdiri dari tingkat keaslian, bobot informasi, kecepatan penyampaian surat.
B. Latihan.
I. Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar
1. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut : a. Manajemen formulir
b. Produk hukum
c. Manajemen kearsipan d. Koresponden.
2. Yang bukan dikategorikan sebagai surat dinas dalam tata naskah dinas adalah : a. Formulir
b. Surat
c. Produk hukum d. SMS
3. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan... a. Tata naskah
b. Tata kearsipan c. Korespondensi d. Tata usaha
4. Surat dinas dan formulir jika dikaitkan dengan daur hidup arsip termasuk tahap : a. Pendistribusian
b. Penciptaan c. Pemeliharaan d. Penyusutan
23 5. Pengelolaan naskah atau surat yang mencakup pengeturan jenis dan ketentuan
umum,format,penyiapan dan pengamanan ,keabsahan dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan adalah :
a. Komunikasi b. Tata naskah dinas c. Surat dinas d. Formulir
6. Surat yang informasinya dianggap vital, dicptakan sebagai bukti kegiatan pertanggungjawaban organisasi, merupakan fungsi surat sebagai :
a. Bukti sejarah b. Wakil / duta c. Bukti akuntabilitas d. Alat pengingat
7. Surat berfungsi antara lain , kecuali : a. Bukti akuntabilitas
b. Sarana pengingat c. Bukti sejarah d. Komunikasi lisan
8. Tujuan tata naskah dinas antara lain untuk : a. Keseragaman
b. Tata kearsipan semakin berdaya guna dan berhasil guna
c. Kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian d. Betul semua
9. Salah satu persyaratan pembuatan surat yaitu harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baku, berarti :
a. Bahasanya berbelit – belit b. Bahasa gaul
c. Bahasa sesuai dengan EYD d. Bahasa melayu
24 10. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat yang baik ádalah :
a. Menggunakan bahasa indonesia yang baku b. Kertas harus memenuhi estándar
c. Informasi yang disampaikan merupakan falta d. Semua benar.
11. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut : a. Manajemen formular
b. Manajemen kearsipan c. Korespondensi d. Naskah dinas
12. Bentuk surat yang banyak digunakan oleh instansi pemerintah hádala : a. Semi block style
b. Indented style c. New oficial style d. Full block style
13. Salah satu jenis naskah dinas arahan adalah : a. Surat keputusan
b. Nota dinas c. Memorandum d. Surat tugas
14. Susunan format yang terdapat pada suatu laporan meliputi : a. Pendahuluan,isi dan penutup
b. Pembukaan ,isi dan kaki surat c. Pendahuluan,penutup dan kaki surat d. Pendahuluan,batang tubuh dan kaki surat.
15. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan : a. Tata naskah
b. Tata kearsipan c. Tata usaha d. Ketatausahaan
25 16. Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan berhubungan
dengan tugas kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau yang ditunjung disebut :
a. Surat sangat rahasia b. Surat rahasia c. Surat terbatas d. Surat biasa
17. Nama istilah lain dari tingkat keaslian surat berupa tembusan adalah : a. Petikan
b. Kutipan c. Copy carbon d. Tindasan
18. Surat yang harus disampaikan secepat mungkin setelah ditanda tangani dalam tingkat sifat surat termasuk dalam kelompok :
a. Tingkat keaslian surat b. Tingkat pengamanan surat c. Tingkat penyampaian surat d. Tingkat kerahasiaan
19. Surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus dalam tingkat penyampaian surat disebut :
a. Surat terbata b. Surat dinas c. Surat rahasia d. Surat biasa
20. Surat penting apabila :
a. Informasi mengandung hal rutin
b. Informasi mengandung kebijakan dan operasional c. Informasi mengandung hal rutin maupun operasional d. Salah semua.
26 21. Bentuk pelimpahan wewenang dimana penerima kuasa memberi kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat dibawahnya disebut : a. Atas nama (a.n)
b. Atas perintah beliau (a.p.b) c. Untuk beliau (u.b)
d. Tertanda.
22. Maksud tujuan dari pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah : a. Mempermudah pekerjaan atasan
b. Memberi tanggungjawab terhadap bawahan c. Mempercepat pemrosesan kerja
d. Merampingkan birokrasi
23. Pembatalan dan pencabutan nazca dinas dapat dilakukan, asaltan : a. Sudah ada penetapan nazca dinas baru
b. Tidak perlu ada nazca dinas pengganti
c. Tidak dapat dilakukan pembatalan dan pencabutan naskah dinas d. Naskah dinas yang lama tidak berlaku.