Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN
PENGURUSAN SURAT
F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat
1. Sarana Pencatatan dan Pengendalian Surat
Dalam proses pencatatan dan pengendalian naskah dinas agar tetap berjalan lancar, tentunya perlu didukung dengan sarana yang lengkap yaitu :
a) Kode Klasifikasi
Melvil Dewey, seorang ahli perpustakaan dari Amerika Serikat pada tahun 1876 menciptakan pola klasifikasi yang di sebut D.D.C ( Deweny Decimal Classification) atau U.D.C (Universal Decimal Classification), yang menggelompokkkan sebuah ilmu pengetahuan menjadi 10 kelompok yaitu: 1. 000 - General Works ( Karya Umum)
2. 100 - ( Philosophy (ilmu Filsafat) 3. 200 - ( Sosial Sciences ( ilmu Sosal) 4. 400 - Linguistic (pengetahuan Bahasa)
10 5. 500 - Pure Sciences ( Ilmu Pasti Alam/Exakta)
6. 600 - aplplied Sciences ( Teknologi) 7. 700 - Arts (Kesenian)
8. 800 - culture & Literature ( Kebudayaan dan Sastra)
9. 900 - History & Geography (sejarah dan ilmu pengetahuan)
Menurut Melvil Dewey, setiap bidang ilmu pengetahuan tersebut diberi kode angka berupa angka ratusan, dan terkenal juga dengan sebutan sistem desimal ( sistem persepuluhan). Perkembangan berikutnya menyebabkan sistem tersebut dapat dimanfaatkan di perpustakaan.
Pengelompokkan berdasarkan ilmu penetahuan yang seduai digunakan untuk perpustakaan diseluruh dunia dapat sama pembagiannya, sedangkan untuk penataan arsip pola klasifikasi kearsipan yangn digunakan oleh sutau organisasi tidak sama dengan organisasi lainnya. Hal tersebut karena kegiatan substantif (tugas Pokok) tiap kantor atau organisasi belum tentu sama.
Pokok-pokok permasalahan pola klasifikasi sistem Dewey yang semula digunakan untuk mengurus perpustakaan, akhirnya dipergunakan untuk menata arsip berdasarkan sistem nomor. Jadi Melvil Dewey telah membuat dasar klasifikasi yang dapat dimanfaatkan bukan saja untuk kepentingan perpustakaan, tetapi dimanfaatkan juga dalam sistem penataan arsip khusus sistem nomor. Oleh karena itu perlu diketahui tata cara pembuatan pola klasifikasi arsip sebagai sarana penataan arsip yang terbagi dalam 10 pokok masalah yaitu :
1. 000 – Umum 2. 100 – Pemerintahan 3. 200 – Politik 4. 300- Ketertiban 5. 400- Kesejateraan 6. 500- Perekonomian 7. 700 – Pengawasan 8. 800 – Kepegawaian 9. 900 - Keuangan.
Dengan terbaginya dalam 10 pokok masalah pola klasifikasi arsip disusun berjenjang yaitu pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah yang
11 digunakan dalam pemberian kode permasalahan pada saat menciptakan arsip atau pengurusan surat. Contoh :
000 Umum ( Pokok Masalah)
003 Hari Raya / Besar 003.1 Hari Raya 17 Agustus
003.3 Hari Ulang Tahun ( sub-sub masalah
100 Pemerintahan (Ppokok masalah)
100 Pemerintahan Pusat 110 Presiden ( sub masalah )
Meliputi: Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan, sumpah dan Serah Terima Jabatan
111.1 Pertanggung Jawaban Presiden kepada MPR dan sebagainya
Intinya klasifikasi arsip dalam pengurusan surat adalah penggelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya dan berguna untuk :
- Mengelompokkan arsip yang urusan/masalahya sama ke dalam satu berkas
- Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
- Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga dapat dicapai efesiensi kerja
b) Kartu Kendali Surat Dinas Masuk dan Keluar
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem Kearsipan pola Baru. Kartu kendali adalah sehelai kertas tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta sarana pengendali surat dan berfungsi sebagi pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap di sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Kantor. Sistem kartu kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama dengan LAN pada tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta pada tahun 1976, sistem ini dimaksudkan untuk menggantikan sistem agenda yang di anggap tidak relevan dengan perkembangan jaman
12 Contoh Kendali Surat Masuk :
N Indek : Kode : Nomor Urut : A M Isi Ringkas : A Dari : I N
S Tgl. Surat: Nomor Surat : Lampiran : T
A
N Pengolah : Tgl. diteruskan : Tanda Terima : S I Catatan : Lembar I Catatan : Lembar II
Catatan : Lembar III
Catatan : Lembar IV
Cara Pengisian:
Kolom indeks : Diisikan indeks masalah-masalah dinas atau diisikan kata tangkap sebagai petunuk utama surat.
Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi arsip
Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat berdasarkan daftar pengendali pada surat masuk
Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat Kolom Dari : Diisikan dari siapa surat itu diterima Kolom Tanggal Surat : Diisikan tanggal surat yang diterima
Kolom Nomor Surat : Diisikan nomor surat yang diterima sesuai yang tertera pada surat
Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada )
Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat tersebut Kolom Tanggal diteruskan:Diisikan tanggal berapa surat diteruskan kepada unit
pengolah
Kolom Tanda Terima : Berisikan tanda tangan/paraf oleh penerima surat (unit pengolah) khusus lembar III (warna kuning
Kolom Catatan : Diisikan keterangan-keterangan yang perlu dicatat sebagai pengingat
13 Contoh Kendali Surat Keluar :
N
A Indek : Kode : Nomor Urut : M Isi Ringkas : A I Kepada : N S
T Pengolah : Tgl.surat : Lampiran : A N S Catatan : Lembar I I Catatan : Lembar II
Catatan : Lembar III
Cara Pengisian :
Kolom indeks : Diisikan indeks masalah surat Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi surat
Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat keluar berdasarkan daftar pengendali surat keluar
Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat
Kolom Kepada : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang memproses surat Kolom Tgl.& Nomor Surat : Diisikan tanggal dan nomor dibuat
Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada ) Kolom Catatan : Mencatat hal-hal yang dianggap perlu c) Daftar Pengendali Surat Masuk / Keluar
Daftar pengendali surat keluar adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah dicacat dalam kartu kendali sekaligus sebagai alat kontrol. Pencatatan surat dimulai dari nomor 01 dan terakhir 00, halaman mulai dari halaman 0 Demikian halnya untuk daftar pengendali surat keluar. Kalau Pengendali keluar coret Pengengadali Masuk.
14 Contoh Daftar Pengendali Surat Masuk/ Keluar Halaman ...
Tgl. No. Urut Klasifikasi Unit Pengolah Tgl. No. Urut
Klasifikasi Unit Pengolah
00 50 01 51 02 52 03 53 04 54 05 55 06 56 07 57 08 58 09 59 10 60 11 61 12 62 13 63 14 64 15 65 16 66 17 67 18 68 19 69 20 70 21 71 22 72 23 73 24 74 25 75 26 76 27 77 28 78 29 79 30 80 31 81 32 82 33 83 34 84 35 84 36 86 37 87 38 88 39 89 40 90 41 91 42 92 43 93 44 94 45 95 46 96 47 97 48 98 49 99
15
Cara Pengisian Daftar Pengendali Masuk / Keluar :
Kolom Tanggal : Diisikan tanggal surat masuk diterima/ atau dikirim dicatat
Kolom Nomor Urut : Nomor urut 00 s.d 99 yang dipergunakan untuk mencatat
Cara Mencatat nomor surat masuk / Keluar
Kolom Klasifikasi : Diisikan kode klasifikasi
Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat Dinas tersebut tersebut
Halaman (sebelah kanan atas) diisikan nomor halaman daftar pengendali yang telah dipergunakan
d) Lembar Kartu Tunjuk Silang
Lembar kartu tunjuk silang adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan antara berkas yang satu dengan yang lainnya.
Indek : Kode : Tgl. : No. : Perihal / : Isi Ringkas : Dari : Kepada : LIHAT BERKAS Indek : Kode Tgl. : No. :
Cara Pengisian Kartu Tunjuk Silang :
Kolom indek : Diisikan indek masalah kedua
Kolom kode : Diisikan kode klasifikasi masalah kedua
Kolom tanggal & nomor: Diisikan tanggal penyampaian surat dan nomor urut Surat masuk pada daftar pengendali
16 Kolom Perihal : Diisikan isi ringka / perihal surat
Kolom Dari : Diisikan dari mana / siapa surat diterima Kolom Kepada : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan
Lihat Berkas
Indek : Diisikan indek masalah pertama
Kode : Diisikan kode klasifikasi masalah pertama Tanggal, Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat diterima e) Lembar Pengantar
Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia/tertutup
1. Lembar Pengantar Surat Biasa Contoh :
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
UNIT PENGOLAH : DISAMPAIKAN TGL. :
NO. ASAL SURAT
TANGGAL
NO.SURAT PERIHAL KET
Diterima Tanggal : Pukul : Paraf Penerima :
Nama Terang :
Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Biasa :
Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat Kolom Disampaikan Tanggal: Diisikan tanggal penyampaian surat
Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dicatat Kolom Asal Surat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat
17 Kolom Tanggal/No.Surat : Diisikan tanggal dan nomor surat
Kolom Perihal : Diisikan perihal surat
Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal terima surat oleh unit pengolah Kolom Paraf Penerima : Paraf penerima surat
Kolom Nama Terang : Diisikan nama terang penerima surat Pukul : Diisikan pukul berapa surat diterima 2. Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup
Contoh :
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA / TERTUTUP
UNIT PENGOLAH : DISAMPAIKAN TGL.:
N0. ASAL SURAT TANGGAL
NO.SURAT
KET
l Diterima Tanggal : Pukul : Paraf Penerima :
Nama Terang :
Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup :
Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat Kolom Disampaikan Tanggal : Diisikan tanggal penyampaian surat
18 Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dicatat
Kolom Asal Surat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat Kolom Tanggal/No.Surat : Diisikan tanggal dan nomor surat
Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal terima surat oleh Penerima Kolom Paraf Penerima : Paraf penerima surat
Kolom Nama Terang : Diisikan nama terang penerima surat Pukul : Diisikan pukul berapa surat diterima f). Lembar Pengantar Ekspedisi Lepas
Lembar pengantar ekspedisi lepas adalah formulir yang dipergunakan sebagai sarana penyampaian surat dinas pada instansi dan peorangan yang di tuju.
Contoh : Lembar Ekspedisi Lepas
Dari : ………. TANGGAL PENGIRIMAN :
No.
Nomor dan
Tanggal. Surat Perihal Alamat Dituju Ket
TANDA TERIMA :
Cara Pengisian :
Kolom Dari : Diisikan nama instansi yang mengirim surat Kolom Tanggal Pengiriman : Diisikan Tanggal surat dikirim
19 Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dikirim
Kolom Nomor/Tanggal Surat : Diisikan nomor surat dan tanggal surat dibuat/ diterima
Kolom Alamat yang dituju : Diisikan alamt instansi yang dituju Kolom Keterangan : Diisikan keterangan yang dianggap perlu Kolom Tanda Terima : Diisikan nama dan tanda tangan penerima g). Lembar Pengantar Naskah/Lembar Disposisi
Lembar pengantar naskah atau disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan intruksi dari atasan kepada bawahan atau informasi dari bawahan kepada atasan dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas.
Contoh : LEMBAR PENGANTAR NASKAH Kode : Indek : Perihal :
Sifat : Tgl. / Nomor
Asal Surat : Dari Unit Kerja : Dikemukakan Kepada : (1) Mohon Koreksi (2) Mohon Paraf (3) Mohon Tanda Tangan (4) MohonPengarahan /Petunjuk/ Putusan
(5) Untuk diketahui / sebagai laporan
DISPOSISI / NOTA *)
*) Coret yang tidak perlu
Pengisian Lembar Pengantar Naskah
Kolom kode : Diisikan kode klasufikasi surat
Kolom Indek : Diisikan indek surat / kata tangkap surat Kolom Perihal : diisikan isi ringkas / perihal surat
Kolom Sifat : diisikan sifat surat ( penting,segera, rahasia) Kolom Tanggal & Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat yang diterima;
20 Kolom asal surat : Diisikan asal instansi pencipta surat;
Kolom unit Kerja : Diisikan unit kerja yang membuat surat/menyiapkan Lembar disposisi;
Kolom dikemukankan : Diisikan kepada siapa (pimpinan,kepala bidang, dsb) Surat tersebut dikemukakan
Kolom mohon koreksi, mohon maaf, mohon tanda tangan, mohon pengarahan/petunjuk/putusan, untuk ketahui sebagai laporan, cukup memberi tanda ceklist (V) pada kotak yang ada sesuai dengan permintaan.
Kolom Disposisi : Memuat catatan, perintah dan sebagainya dari Pimpinan
Contoh Lembar Pengantar Naskah ( Lembar Disposisi ) LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : Tanggal surat : No. Surat :
Diterima tanggal : No. Urut / kode : Diteruskan kepada :
Isi Disposisi
h). Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang berisi daftar yang berfungi sebagai pencatatan surat masuk dan surat keluar berdasarkan nomor urut datangnya surat. Pencatatan surat masuk dan keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan tahunnya. Pengurusan surat dengan buku agenda mempunyai kelemahan antara lain pencatatan yang berulang-ulang, sulit untuk di tata berdasarkan klasifikasi surat, buku agenda tidak dapat digunakan untuk penelusuran arsip dan hanya cocok untuk organisasi yang volumenya kecil.