Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN
KEC. SEI KUNYIT
39
E. Penemuan Kembali Arsip (Retrieval)
Penemuan kembali arsip dilakukan biasanya adanya permintaan. Permintaan biasa dilakukan melalui telepon, langsung di tempat penyimpanan atau melalui memo, jika ada permintaan arsip agar mempermudah untuk pengendalian, maka harus dicatat pada lembat peminjaman. Jumlah lembar peminjaman sebagiknya tiga lembar, lembar pertama disimpan oleh pelaksana berdasarkan tanggal pengembalian arsip, satu lembar (lembar kedua) diberikan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan difolder. Adapun tahapan dalam penemuan kembali, tidak melalui sarana apapun antara lain nomor surat, buku agenda, akan tetapi langsung ke berkasnya, yang diuraikan berikut ini.
a. mengetahui informasi / subyek arsip yang diminta b. menentukan klasifikasi arsip sesuai permintaan c. menetapkan indeksnya
d mengambil arsip dari file/berkas jika yang diminta sebagian saja
e. mengambil satu file, jika arsip yang diminta semua yang ada dalam file dan menggantikannya dengan folder pengganti
f. Mencatat arsip yang dipinjam pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga yaitu lembar pertama setelah ditandatangani peminjam disimpan pelaksana pada
811 LAMARAN 810 PENGADAAN 811.1 TESTING 811.3 panggilan 820. Mutasi 822.Kenaika n GB 823.Kenaikan PGKT 824.5 Lolos Butuh 830.Kedudukan 800 KEPEGAWAIAN
40 kotak pengendalian berdasarkan tanggal pengembalian, lembar kedua diberikan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan dalam folder.
g. Menyampaikan arsip yang dipinjam beserta lembar peminjaman kedua kepada peminjam.
Contoh Kartu Peminjaman Arsip
Subjek/Kode : Tanggal Kembali :
Indeks / Titel : Tanggal Arsip :
Nama Peminjam : Tanggal Peminjaman:
Tanda Tangan : Nama / Unit Kerja :
Out Indikator yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam
No. Series arsip Tgl. Peminjaman Tgl. Kembali Keterangan Keluar
41
BAB IV PENUTUP A. RANGKUMAN
Surat adalah pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain dengan demikin surat-surat yang diciptakan organisasi dalam rangka pelaksanaan operasional manajemen harus diatur dengan sistem pengurusan surat yang baik, mencakup kegiatan penerimaan, pengiriman, pengarahan, pendistribusian surat ke unit-unit kerja.
Asas sentralisasi pengurusan surat adalah kegiatan pengendalian surat masuk dan keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat oleh satu unit kerja. Asas ini cocok digunakan untuk organisasi yang volume suratnya kecil dan atau unit-unit kerja berada dalam satu atap.
Asas desentralisasi adalah kegiatan pengendalian surat masuk dan surat keluar sepenuhnya di lakukan oleh masing-masing unit kerja. Asas ini cocok digunakan untuk organisasi yang volume suratnya besar dan/ atau unit-unit kerja yang terpencar ( tidak satu atap )
Prosedur pengurusan surat masuk dilakukan sebagai berikut : Penerimaan, penggolongan, pengarahan dan pengendian sedangkan prosedur pengurusan surat keluar : penyiapan konsep, pengetikan, pemberian nomor, tanda tangan, penggolongan, pengendalian dan pengiriman.
Sarana pengurusan surat adalah Kode Klasifikasi, Kartu Kendali Surat Masuk/Keluar, Daftar Pengendali surat masuk/keluar, Lembar Pengantar surat biasa dan tertutup, lembar pengantar ekspedisi lepas, lembar Kartu Tunjuk, serta lembar pengantar naskah / lembar disposisi
Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Langkah-langkah pemberkasan adalah memisah-misahkan, meneliti disposisi, memadukan, mengklasifikasi, mengindeks, mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip dan menyimpan
Sarana pemberkaan ada perangkat lunak dan perangkat keras, perangkat lunak : kode, klasifikasi, indeks, tunjuk silang, sedangkan perangkat keras adalah filing cabinet, map / folder, map gantung dan guide.
42 Sistem utnuk menata arsip aktif dapat menggunakan beberapa sistem yaitu sistem abjad/ alphabetical filing system, sistem masalah/perihal/subject filing system, sistem nomor/numerical filing system, sistem tanggal/urutan waktu/chronological filing system dan sistem wilayah/daerah /regional/ geographical filing system.
B. LATIHAN
1. Jelaskan tujuan dari pengurusan surat
2. Sebutkan pengorganisasian pengurusan surat
3. Coba saudara jelaskan langkah-langkah pemberkasan. 4. Jelaskan sarana pengurusan surat yang saudara ketahui 5. Apa perbedaan arsip aktif dan inktaf
6. Coba saudara sebutkan perangkat lunak dan perangkat keras pentaan arsip aktif. 7. Apa guna indeks dalam pemberkasan arsip aktif
8. Apa yang dimaksud dengan klasifikasi
9. Salah satu perangkat keras pemberkasan arsip adalah guide, coba saudara jelaskan apa kegunaan dari guide
43
DAFTAR PUSTAKA
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerin tah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
3. Peraturan Gubernur Nomor 453 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat
4. ANRI, Modul Manajemen Arsip Dinamis, 2005
44 Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya yaitu: Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan, pemusnahan, penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat masuk dan surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikasn guna pemrosesan lebih lanjut. Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan adminstrasi sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian di himpun berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta. Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian surat masuk dan surat.
KEBIJAKAN
Disusun Oleh :
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR……….. i DAFTAR ISI………. ii BAB I PENDAHULUAN………. 1 A. Latar Belakang………. 1 B. Deskripsi Singkat………. 1 C. Kompetensi yang Diharapkan ………..…….……… 1 D. Indikator…….………. 2 E. Pokok Bahasan………. 2 BAB II PENDATAAN ARSIP………...……...……… 3 A. Pengertian………. 3 B. Penyususnan Rencana Penataan Arsip...………... 6 C. Proposal Penataan Arsip………..……….…….. 8 BAB III PENATAAN ARSIP INAKTIF……….……… 10 A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip…..……….. 10 B. Tujuannya………..……… 10 C. Langkah-langkah Penataan Arsip Aktif…...………. 10 BAB IV PENUTUP………...………. 21 A. Rangkuman……….... 21 B. Latihan………... 21 DAFTAR PUSTAKA……….. 22
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Hubungan arsip dengan administrasi pada hakekatnya merupakan dua sisi sebuah mata uang yang sulit dipisahkan meskipun tampak adanya garis pemisah yang jelas. Arsip sebagai bagian dari suatu proses administrasi hanya ada apabila organisasi itu berjalan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Kita yakin tidak mungkin ada organisasi bila tiada kegiatan administrasi yang bermuara pada keberadaan arsip karena keberadaan arsip di satu instansi / organisasi bukanlah hal yang diciptakan secara khusus, tetapi lahir secara otomatis sebagai bukti berjalannya suatu fungsi instansi/organisasi tersebut dan merupakan informasi yang terekam dalam berbagai media seperti kertas, film, foto,slide, gambar, foster, kaset, dan sebagainya. Selain itu arsip bukanlah hasil samping dari kegiatan administrasi, melainkan endapan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan administrasi itu sendiri. Untuk itu arsip harus dikelola sesuai dengan aturan yang ada, dengan tujuan bila diperlukan mudah di temukan dengan cepat dan tepat serta terselamatkannya arsip-arsip yang memiliki nilai guna permanen atau sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan warisan budaya bangsa
B. Deskripsi Singkat
Modul ini memaparkan tentang proses pengelolaan arsif inaktif yang meliputi pendataan, langkah-langkah pendataan, penyusunan rencana penataan, membuat proposal, langkah-langkah penataan dan penyusunan daftar arsip serta penyimpanan arsip pada bok dan rak arsip
C. Kompetensi yang diharapkan
Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata diklat ini diharapkan peserta diklat memiliki kemampuan dalam membuat perencanaan serta keterampilan dalam mengelola arsip inaktif.
2
D. Indikator
Indikator-indikator hasil belajar adalah :
1. Peserta mampu memahami pengetian pendataan, langkah-langkah pendataan. 2. Peserta mampu menyusun rencanaan penataan
3. Peserta mampu mampu pengertian penataan, langkah-langkah penataan. 4. Peserta mampu melaksanakan pengelolaan arsip inaktif
5. Peserta mampu membuat daftar arsip dan menata arsip pada bok arsip serta pada rak arsip atau pada sarana penyimpanan arsip
E. Pokok Bahasan
1. Pendataan
3
BAB II