TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
A. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
14. Evaluasi Internal yang Berkelanjutan
Sistem Penjaminan Mutu Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) pada prinsipnya adalah upaya sistematis untuk peningkatan mutu pendidikan tinggi berkelanjutan yang dimanifestasikan dalam bentuk siklus kegiatan penjaminan mutu. Kegiatan satu siklus penjaminan mutu akan membutuhkan waktu satu tahun atau satu kalender akademik dan akan diikuti oleh siklus yang sama tahun-tahun berikutnya. “Satu Siklus” kegiatan penjaminan mutu UPDM (B) berdasarkan siklus komponen dan kegiatan sebagai berikut.
a. Penetapan Standar (Perencanaan)
Penetapan standar UPDM (B) dilakukan sebagai acuan dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut antara lain meliputi kriteria dan kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Selain itu, standar juga dimaksudkan memacu UPDM (B) agar dapat meningkatkan kinerjanya dalam memberikan layanan yang bermutu dan sebagai perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar mutu juga merupakan kompetensi/kualitas minimum yang dituntut dari lulusan, yang dapat diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan indikator. UPDM (B)
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 70
menetapkan standar dalam sejumlah aspek yang disebut butir mutu dan merujuk pada standar-standar pada SPM-PT.
b. Pelaksanaan (termasuk monitoring)
Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen, yaitu dokumen akademik dan dokumen mutu. Dokumen akademik sebagai rencana atau standar. Dokumen akademik memuat tentang kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta peraturan akademik. Dokumen mutu sebagai instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dan dokumen pendukung.
Di dalam kerangka pengawalan dan pengendalian aktivitas atau pelaksanaan kegiatan satuan pendidikan untuk pemenuhan standar, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi (monev). Melalui monev ini kinerja satuan pendidikan selalu terpantau sehingga menjadi efektif dan efisien.
Prosedur Pelaksanaan dan Monitoring meliputi beberapa tahapan, yaitu: 1) Unit Penjaminan Mutu menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan
siklus Sistem Penjaminan Mutu - UPDM (B) yang selanjutnya diserahkan kepada Pusat Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan PPs. 2) Pusat Penjaminan Mutu Fakultas dan Wakil Dekan Bidang Akademik
menyusun dokumen mutu akademik tingkat fakultas yang baru atau tetap memakai yang lama. Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada dokumen mutu akademik tingkat fakultas.
3) Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs menyerahkan dokumen mutu akademik kepada Senat Fakultas (SF) yang akan mengesahkan: dokumen akademik yang baru atau tetap memakai yang lama.
4) Ketua Program Studi menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi yang baru atau tetap memakai yang lama. Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs dapat membantu proses penyusunan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi.
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 71
5) Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester.
6) Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan melaporkannya kepada Dekan/Direktur.
7) Dekan/Direktur mempelajari laporan Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs dan menyusun rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran.
8) Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs memonitor pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran dan merencanakan pelaksanaan audit akademik.
9) Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs melaksanakan audit akademik dan melaporkan kepada Dekan/Direktur.
10)Pimpinan fakultas melakukan tindakan koreksi sesuai dengan permintaan tindakan koreksi (PTK) dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dengan tembusan ke Unit Penjaminan Mutu UPDM (B).
11)Dekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit, dan tindak lanjut PTK kepada Senat Fakultas.
12)Unit Penjaminan Mutu UPDM (B) melakukan: (a) audit pelaksanaan penjaminan mutu tingkat fakultas/PPs; (b) pemantauan pelaksanaan audit mutu akademik internal tingkat fakultas/PPs; (c) pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi; (d) penyusunan rencana peningkatan sistem penjaminan mutu; serta (e) melaporkan hasil kerjanya kepada Rektor.
13)Rektor mempelajari laporan Unit Penjaminan Mutu UPDM (B), dan selanjutnya Rektor meminta masukan tentang rencana peningkatan mutu akademik kepada Senat Universitas.
14)Unit Penjaminan Mutu UPDM (B) dan Pusat Penjaminan Mutu Fakultas/PPs melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu.
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 72 c. Evaluasi Diri
Evaluasi diri adalah upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi, pengelolaan sistem, dan suasana akademik.
Tujuan pembuatan laporan ialah agar kegiatan evaluasi diri dapat digunakan untuk pengembangan satuan pendidikan. Maka sangat disarankan laporan yang singkat jelas dan lengkap sesuai atribut evaluasi diri yang baik. Dalam lampiran terdapat alternatif bentuk laporan evaluasi diri yang tentu saja masih dapat dikembangkan lebih baik lagi sesuai perkembangan satuan pendidikan yang lengkap.
d. Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement)
Penjaminan mutu yang dilaksanakan UPDM (B) secara keseluruhan dimaksudkan untuk melakukan peningkatan kualitas akademik secara berkelanjutan. Rencana pengembangan merupakan salah satu hasil kegiatan evaluasi diri yang secara ringkas disampaikan dalam akhir laporan. Rencana pengembangan ini merupakan gambaran secara global, ringkas dan jelas yang merupakan solusi dari permasalahan yang berhasil diidentifikasi maupun langkah yang tepat untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara ringkas rencana pengembangan dapat dikategorikan menjadi dua yaitu: a) Rencana pengembangan yang arahnya untuk ekspansi, dan b) Rencana pengembangan yang arahnya konsolidasi.
Semua rencana pengembangan tersebut berdasarkan kekuatan serta peluang yang dimiliki satuan pendidikan, yang dalam hal ini metode analisis SWOT yang telah dilakukan akan sangat membantu. Tindak lanjut perbaikan dilakukan karena adanya temuan pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 73
Temuan ini akan dilanjutkan dengan permintaan tindakan koreksi, adalah permintaan perbaikan oleh pimpinan kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki ketidaksesuaian atau ketidakpatuhan dan mencari penyebabnya.
Ketidaksesuaian dikelompokkan ke dalam ringan dan berat. Ketidak-sesuaian ringan adalah ketidakKetidak-sesuaian yang tidak secara langsung memengaruhi mutu produk/layanan, mudah diralat, dan tidak meng-hambat sertifikasi/akreditasi. Sedangkan ketidaksesuaian berat adalah ketidaksesuaian yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/layanan, yang menyebabkan resiko kehilangan konsumen, yang mengancam sertifikasi atau akreditasi, yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi. Konsumen disini diartikan sebagai para mahasiswa atau calon mahasiswa.
Untuk menjamin terlaksananya evaluasi internal yang berkelanjutan Unit Penjaminan Mutu dan Pusat Penjaminan Mutu tingkat Fakultas/PPs berkoordinasi dengan program studi yang ada di Fakultas masing-masing/ PPs. Evaluasi internal program studi merupakan kegiatan yang dibutuhkan untuk mengetahui keberhasilan dan hambatan seluruh program yang dilaksanakan. Sebagai bahan perbandingan dalam proses evaluasi, pihak Fakultas/PPs memberi kebijakan untuk melibatkan mahasiswa dalam proses evaluasi. Sebagian besar evaluasi telah dilakukan bekerja sama dengan pihak Fakultas/PPs baik para pimpinan maupun Unit Penjaminan Mutu Universitas.
Evaluasi kinerja tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan dilakukan setiap setahun sekali melalui penilaian oleh para pimpinan di setiap unit kerja dengan mengisi Daftar Penilaian Prestasi Pegawai (DP3). Rotasi tenaga kependidikan juga dilakukan sebagai bentuk evaluasi terhadap kinerja dan kesesuaian antara kompetensi dan jenis pekerjaan masing-masing tenaga kependidikan.
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 74
Evaluasi proses belajar mengajar secara berkala diukur dari:
1) Kelengkapan SAP dan GBPP yang digunakan dalam perkuliahan; 2) Kehadiran mahasiswa dan dosen dalam perkuliahan berdasarkan
Daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen (DHMD);
3) Evaluasi proses belajar mengajar yang diisi oleh mahasiswa peserta mata kuliah;
4) Ketepatan pengumpulan nilai akhir oleh para dosen pengampu mata kuliah;
5) IPK rata-rata yang diperoleh mahasiswa dalam setiap semester; dan 6) Kuantitas dan kualitas kelulusan setiap gelombang wisuda yang
dilakukan satu kali dalam satu tahun kalender akademik.
Evaluasi berkala terhadap kurikulum ditetapkan oleh program studi setiap empat tahun sekali. Evaluasi dilakukan dengan mempertimbangkan hasil pembelajaran yang telah dicapai dan perkembangan kompetensi yang dibutuhkan users lulusan masing-masing program studi. Evaluasi kurikulum dilakukan melalui lokakarya di tingkat program studi.
Evaluasi internal secara berkala juga dilakukan terhadap program sebagai suatu unit kerja di Fakultas/PPs dan Universitas. Evaluasi yang dibuat menjadi bagian dari Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAK) atau laporan Kerja Tahunan (LKT) setiap awal tahun (perencanaan) dan akhir tahun (evaluasi pencapaian).
15.Pemanfaatan Hasil Evaluasi Internal dan Eksternal/Akreditasi Dalam Perbaikan dan Pengembangan Program
Standar Layanan Minimal merupakan salah satu dari ruang lingkup dari Kebijakan Mutu UPDM (B). Hal tersebut didasarkan pada pemahaman bahwa peningkatan mutu harus dilakukan secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Pelaksanaan dan pencapaian sasaran penjaminan mutu meliputi bidang: 1) pendidikan; 2) penelitian; 3) PKM; 4) sarana prasarana; 5) keuangan; 6) manajemen terdokumentasikan dengan baik dalam LAK triwulanan dan LAK tahunan. Pencapaian sasaran penjaminan mutu dari kesemua aspek tersebut
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 75
disosialisasikan dan ditindaklanjuti secara berkelanjutan. Kegiatan monev ini dilakukan bukan untuk mencari-cari kesalahan melainkan untuk melihat penyimpangan (kekurang sesuaian pelaksanaan dengan perencanaan yang telah ditetapkan) dan memikirkan bagaimana tindakan perbaikannya, serta pengembangannya.
Kegiatan monitoring dilakukan sebagai tindakan untuk :
a. Untuk mencari ketidak-sesuaian, mempelajarinya, dan mencari solusi terbaik berupa tindak perbaikan.
b. Untuk menjamin bahwa proses yang dilakukan oleh universitas/ fakultas/pascasarjana/lembaga/ jurusan/program studi telah dilaksanakan secara konsisten serta sesuai dengan kompetensi yang diharapkan.
c. Melaporkan ketidak-tercapaian yang bersifat kritis kepada pimpinan. Melalui monev kinerja satuan pendidikan selalu terpantau sehingga menjadi efektif dan efisien.
Kegiatan monitoring diikuti dengan evaluasi diri, sebagai upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan tindakan pimpinan untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu, sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi, pengelolaan sistem, dan suasana akademik. Di dalam kerangka pengawalan dan pengendalian aktivitas atau kegiatan satuan pendidikan untuk pemenuhan standar, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi (monev). Hasil evaluasi yang dilakukan secara internal maupun eksternal digunakan untuk pengembangan kurikulum, sumber daya informasi maupun manusia, peminatan atau konsentrasi.
Hasil evaluasi proses pembelajaran menjadi bahan untuk mengembangkan kompetensi tenaga pendidik. Evaluasi kurikulum digunakan untuk mengembangkan materi ajar yang disesuaikan dengan perubahan di masyarakat. Selain itu hasil evaluasi eksternal dijadikan sebagai dasar
Evaluasi Diri Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama) 2014 Page 76
perbaikan program studi dan untuk merencanakan pembukaan program studi baru di lingkungan UPDM (B).
Keseluruhan hasil evaluasi menjadi masukan dari program studi untuk penyusunan rencana strategis tingkat fakultas/PPs dan tingkat universitas di periode berikutnya. Rencana strategis yang sudah ditetapkan kemudian dikembalikan ke program dan menjadi patokan/rambu-rambu bagi program dalam menjalankan semua aktivitas program studi di lingkungan Universitas Prof. Dr. Moestopo (Beragama).
