Halaman 1 Karakteristik saluran komunikasi
DAFTAR LAMPIRAN
V. HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Gambaran Umum Daerah Penelitian
5.2. Gambaran Umum Komunikasi Organisas
PT Pertamina Refinery Unit VI Balongan
Komunikasi organisasi merupakan penyampaian pesan dalam suatu organisasi yang melibatkan seluruh publik internal dan eksternal perusahaan. Komunikasi organisasi dipahami sebagai pengiriman dan penerimaan pesan dalam kelompok formal maupun dalam informal. Menurut Sendjaja (1994), komunikasi organisasi yang dilaksanakan berfungsi sebagai:
a. Fungsi informatif, organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, dimana seluruh anggota organisasi berharap memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
b. Fungsi regulatif, fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
c. Fungsi persuasif, fungsi ini dalam mengatur suatu organisasi kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil yang sesuai dengan yang diharapkan, adanya kenyataan ini maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.
d. Fungsi integratif, setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Kegiatan komunikasi organisasi di Pertamina dilaksanakan oleh divisi Hupmas (hubungan pemerintah dan masyarakat) dan dikendalikan sepenuhnya oleh perusahaan. Divisi Hupmas ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan komunikasi organisasi, baik untuk publik internal dan juga eksternal. Tujuannya untuk membina hubungan baik dengan para karyawan dan stakeholder. Hupmas Pertamina dalam menjalankan komunikasi organisasi dengan publik eksternal dituntut mampu menjadi jembatan antara kepentingan perusahaan dengan keinginan publik dan bertugas untuk menyampaikan informasi kepada stakeholder. Hupmas harus mampu berkomunikasi ke dalam maupun ke luar, dalam rangka mencapai tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan di lapangan dengan staf Hupmas menunjukkan bahwa Pertamina Balongan menggolongkan komunikasi organisasi sesuai dengan bauran PENCILS (publication, event, news, community involement, inform or image, lobbying and negotiation, social responsibility). Bauran PENCILS ini merupakan komunikasi organisasi yang dilakukan Pertamina untuk publik internal dan eksternal perusahaan, dimana kegiatan yang berlangsung merupakan kegiatan saling berkaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lainnya.
Publication atau Publikasi. Fungsi dan tugas Hupmas adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang kegiatan perusahaan yang pantas untuk diketahui publik internal dan eksternal perusahaan. Biasanya yang dipublikasikan adalah program acara
Pertamina, berita-berita yang terkait dengan Pertamina dan stakeholders dan kegiatan TSP Pertamina. Kegiatan Hupmas Pertamina, dalam melakukan publikasi kepada masyarakat melalui media massa, bekerjasama dengan wartawan media cetak maupun elektronik.
Kegiatan yang biasa dipublikasikan Pertamina berupa kegiatan penanganan terhadap limbah sludge atau ampas minyak mentah. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang belum terselesaikan dan masih terus dilakukan lobi dan negosiasi oleh Pertamina kepada masyarakat setempat. Namun, Pertamina terus berupaya mencari solusi yang terbaik untuk permasalahan penangan limbah sludge dengan mempublikasikan setiap solusi yang ditemukan oleh Pertamina kepada masyarakat, maupun hasil dari lobi dan negosiasi dengan stakeholders.
Publikasi lain yang dilakukan adalah program acara rutin, spesial maupun momentum internal perusahaan seperti family ghatering, kegiatan ulang tahun perusahaan, acara Ramadhan dan launching product baru Pertamina di publikasikan melalui media internal perusahaan seperti buletin perusahaan, company profile, profile CSR, TV 6 Pertamina, media kliping serta website perusahaan. Untuk publik eksternal seperti brosur, spanduk, banner, poster, majalah dan koran.
Publikasi yang lainnya seperti kegiatan TSP di bidang ekonomi, sosial dan pengelolaan lingkungan hidup. Dalam mempublikasikan kegiatan TSP Pertamina dengan menggunakan saluran komunikasi interpersonal melalui pendamping program kegiatan dan media massa baik media cetak maupun elektronik. Publikasi terhadap program acara, berita dan kegiatan TSP melalui berbagai media komunikasi tujuannya adalah untuk meraih persepsi dan citra positif perusahaan di mata publik internal maupun eksternal.
Hasil pengamatan yang dilakukan di lapangan menunjukkan bahwa publikasi merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan oleh Pertamina. Publikasi merupakan sarana Pertamina untuk memperkenalkan dan memberitahukan informasi tentang perusahaan kepada stakeholders dengan menggunakan media cetak maupun media elektronik. Tujuan dilakukan publikasi ini adalah untuk membentuk opini masyarakat setempat secara cepat akan
informasi yang disampaikan oleh Pertamina, sehingga kesan negatif terhadap perusahaan akan berkurang dengan dilakukan publikasi ini.
Event atau program acara terbagi atas tiga, di antaranya:
1. Acara rutin merupakan acara yang biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian media yang bermuara pada perhatian publik tentang perusahaan ataupun produk perusahaan. Acara rutin yang dilakukan oleh Pertamina di antaranya: acara Siraman Jalinan Kasih, konfrensi pers, tours pers, family gathering. Acara ini rutin dilaksanakan bertujuan untuk mempererat hubungan di antara karyawan maupun stakeholders perusahaan. Acara Siraman jalinan komunikasi merupakan kegiatan rutin yang dilakukan Pertamina untuk wartawan media cetak dan elektronik. Tujuan dilakukannya kegiatan ini untuk menjalin hubungan yang harmonis dengan para wartawan. Kegiatan ini dilakukan untuk menyosialisasikan setiap publikasi kegiatan internal dan eksternal perusahaan. Wartawan diberikan kebebasan dalam menyampaikan berita yang menarik dan bermanfaat bagi masyarakat, namun dalam setiap pemberitaannya tetap menjunjung tinggi kode etik jurnalistik.
2. Acara spesial, merupakan suatu acara tertentu atau lebih dikenal dengan peristiwa khusus yang akan dipilih waktu, tempat dan obyek tertentu yang bersifat khusus untuk mempengaruhi opini publik. Acara spesial yang dilakukan Pertamina antara lain: kegiatan dalam menyambut bulan Ramadhan yaitu dilakukan pengajian, Safari Ramadhan, buka puasa, sholat tarawih bersama, dan pembagian zakat. Acara spesial yang dilakukan setiap tanggal 17 Agustus perusahaan melakukan perlombaan persahabatan yang diikuti oleh karyawan Pertamina dan masyarakat Balongan. Acara spesial yang dilakukan setiap memperingati ulangtahun Pertamina dengan melakukan pembagian sembako untuk masyarakat, dalam memperingati Idul Adha Pertamina menyediakan hewan kurban seperti sapi dan kambing untuk karyawan dan masyarakat sekitar.
3. Acara yang bersifat momentum, merupakan acara yang jarang untuk dilakukan oleh Pertamina. Kegiatan ini dilakukan dengan sangat mewah, misalkan
Pertamina melakukan acara untuk pembukaan kantor atau cabang baru dan ulang tahun perak Pertamina, ulang tahun emas Pertamina.
Event atau program acara baik secara rutin, spesial maupun momentum bertujuan untuk mencapai tujuan dari Hupmas. Tujuan Hupmas adalah mencapai saling pengertian, citra dan persepsi yang positif yang mendukung kegiatan operasional perusahaan serta mengubah hal-hal negatif kepada yang positif. Tujuan Hupmas Pertamina tergolong atas dua, di antaranya:
1. Komunikasi internal: memberikan informasi sejelas mungkin mengenai perusahaan, menciptakan kesadaran karyawan mengenai peran perusahaan dalam masyarakat dan menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari karyawan.
2. Komunikasi eksternal: memberikan informasi yang benar mengenai keberadaan perusahaan, motivasi untuk melakukan umpan balik dan menciptakan citra dan persepsi positif tentang Pertamina di masyarakat.
Berdasarkan laporan hasil tahunan 2011, menunjukkan bahwa kegiatan yang rutin dilakukan oleh pertamina pada setiap tahunnya dengan publik eksternal adalah melaksanakan kegiatan press tour, out bound dan buka puasa bersama dengan wartawan media cetak maupun media elektronik yang terdapat di Kabupaten Indramayu. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Pertamina bertujuan untuk mendukung program kerja Pertamina mulai dari kegiatan publikasi mengenai produksi minyak yang dihasilkan oleh Pertamina Balongan sampai kepada kegiatan TSP yang dilaksanakan.
News atau berita adalah informasi mengenai sesuatu yang sedang terjadi maupun yang sedang direncanakan oleh Pertamina yang disajikan melalui media cetak, media elektronik, maupun melalui penyampaian dari mulut ke mulut kepada masyarakat. Berita merupakan informasi yang belum diketahui oleh orang banyak, dapat berasal dari karyawan, perusahaan maupun dari masyarakat dan dikelola oleh Hupmas Pertamina Balongan. Menurut salah satu staf Hupmas Pertamina Balongan mengatakan bahwa:
“..Berita perusahaan dapat disampaikan melalui press release, news letter, artikel, famflet dan buletin dan hal lain yang mengacu pada teknis penulisan 5W + 1H dengan sistematika penulisan seperti
piramida terbalik yang paling penting menjadi lead dan intro yang kurang penting diletakkan di tengah batang berita, sehingga pada saat membaca lead dan intro nya saja sudah mengetahui informasi yang disampaikan.”
Berita yang disampaikan merupakan laporan tercepat mengenai fakta atau ide terbaru dan benar yang berasal dari karyawan maupun dari perusahaan, yang menarik dan penting bagi masyarakat dan dipublikasikan. Publikasi dapat melalui media massa periodik dan diberitakan secara langsung oleh Hupmas dan dapat juga melalui wartawan media cetak maupun elektronik yang disebarluaskan untuk dikonsumsi oleh publik internal dan eksternal. Kegiatan tertentu perusahaan dilakukan supaya menjadi bahan berita di media massa.
Berita yang disampaikan melalui media massa kepada masyarakat adalah berita mengenai kegiatan yang dilakukan perusahaan, program acara, kegiatan operasional perusahaan, kejadian aksi massa yang dilakukan oleh masyarakat dan kegiatan TSP. Idealnya dalam pemberitaan yang dipublikasi tidak hanya kegiatan dalam hal positif namun juga dalam hal negatif agar masyarakat mengetahui kejadian yang sebenarnya terjadi, serta solusi yang diambil oleh perusahaan melalui kegiatan lobi dan negosiasi untuk mengubah image dan persepsi dalam hal negatif menjadi positif. Dengan cara seperti ini dapat mempertahankan citra dan persepsi positif perusahaan di mata publik eksternal.
Community Involvement atau kepedulian pada komunitas. Perusahaan berusaha untuk “akrab dan ramah” dengan para stakeholder. Kepedulian perusahaan yang sering dilakukan dengan mengadakan kontak sosial dengan wartawan seperti mengarahkan dalam pemberitaan kepada publik, melakukan kontak sosial dengan pemerintah daerah, melakukan kontak sosial dengan para LSM, mahasiswa dan peneliti. Tujuan dilakukan kepedulian kepada para stakeholders adalah untuk menciptakan hubungan baik dengan para stakeholder perusahaan sehingga memperoleh manfaat pada kedua belah pihak.
Hasil pengamatan yang dilakukan di lapangan menunjukkan bahwa contoh kepedulian Pertamina dengan wartawan dengan cara melakukan tour press, out bound serta siraman jalinan komunikasi. Kegiatan ini dilakukan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan para wartawan, agar dalam setiap pemberitaan
yang dilakukan oleh wartawan merupakan informasi yang aktual sehingga yang diterima oleh masyarakat merupakan informasi yang akurat. Contoh kepedulian Pertamina kepada stakeholders pemerintah daerah adalah dengan cara ikut berperan aktif dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah daerah. Kegiatan yang dilaksanakan pemerintah daerah bertujuan untuk pembangunan masyarakat dan memberdayakan masyarakat. Membantu peneliti dalam melakukan penelitian terutama yang menjadi obyek penelitian adalah Pertamina, sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang baru bagi Pertamina dan bagi peneliti.
Inform or image atau memberitahukan atau meraih citra, Hupmas
Pertamina menanamkan citra perusahaan dibenak stakeholder dengan cara ikut berperan aktif dalam membantu pemerintah daerah untuk meningkatkan pembangunan daerah dan pembangunan masyarakat. Kegiatan yang rutin dilaksanakan oleh Pertamina sebagai wujud kepedulian terhadap pembangunan daerah melalui penyumbangan pot tanaman di kantor kecamatan dan sepanjang jalan menuju kilang Balongan yang bertulisan dan berlogo Pertamina. Hal ini membuktikan bahwa Pertamina selain menciptakan citra positif di mata
stakeholders juga peduli terhadap lingkungan, membangun tugu Pertamina di
jalan menuju kilang Balongan, membangun tempat pembuangan sampah bagi masyarakat yang berlogo Pertamina dan bertuliskan Pertamina peduli lingkungan, membangun taman, sarana dan prasarana umum yang bertuliskan Pertamina, menjual produk Pertamina dengan harga yang lebih murah untuk masyarakat Indramayu, membangun taman tempat bermain dan berkumpul, mencetak
stationery yang diberikan kepada stakeholders sehingga dapat meningkatkan citra
perusahaan di mata stakeholders.
Melihat keterlibatan dan kepedulian Pertamina menunjukkan bahwa Pertamina secara tidak langsung telah menanamkan persepsi dan citra positif di benak masyarakat, hal ini menunjukkan bahwa Pertamina selalu ada dalam berbagai kegiatan yang membangun daerah dan selalu dekat bersama masyarakat. Berbagai cara yang dilakukan oleh Pertamina untuk mendapatkan persepsi dan citra positif di mata masyarakat. Kegiatan tersebut bertujuan untuk menarik
simpati masyarakat terhadap perusahaan, serta memperoleh dukungan dari masyarakat, agar operasional perusahaan dapat berjalan lebih baik.
Lobbying and negotiation atau pendekatan dan negosiasi. Hupmas melakukan pendekatan dengan lobi-lobi dan negosiasi dengan stakeholder baik secara formal maupun informal untuk mencapai tujuan tertentu. Lobi berarti melakukan kegiatan atau pendekatan yang bertujuan untuk mempengaruhi seseorang atau salah satu pihak. Negosiasi dilakukan merupakan suatu proses dimana Pertamina dan stakeholders yang memiliki kepentingan yang sama atau yang bertentangan, bertemu, berbicara untuk mencapai sesuatu kesepakatan. Negosiasi merupakan komunikasi secara timbal balik yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan bersama. Lobi merupakan bagian dari negosiasi, karena lobi merupakan awal dari proses negosiasi. Pertamina biasanya melakukan lobi dengan cara terbuka maupun tertutup tergantung dari permasalahan yang sedang diselesaikan dengan jalan lobi dan negosiasi tersebut.
Pertamina biasanya melakukan negosiasi pada saat tidak mempunyai kekuasaan untuk memaksakan suatu hasil yang diinginkan. Terjadi konflik antar kedua pihak yang masing-masing pihak tidak mempunyai cukup kekuatan atau kekuasaan yang terbatas untuk menyelesaikannya secara sepihak. Dalam melakukan negosiasi kepada stakeholders biasanya Pertamina sudah memiliki kerangka dasar yang penting tentang negosiasi yang dilakukan agar dapat berhasil menjalankan tugasnya. Kerangka dasar tersebut meliputi alternatif terbaik dalam menjalankan kesepakatan, memiliki strategi dalam bernegosiasi, mengetahui karakteristik dari stakeholders sehingga tercapai win-win solutions. Keberhasilan Pertamina dalam melakukan lobi dan negosiasi dengan strategi win-win solutions akan menciptakan persepsi dan citra positif stakeholders terhadap perusahaan.
Hasil pengamatan di lapangan mengenai lobi dan negosiasi yang dilakukan Pertamina mengenai wilayah operasional kilang yang tumpang tindih dengan lahan masyarakat, dilakukan dengan cara lobi dan negosiasi dengan tokoh informal, melalui tokoh informal ini Pertamina melakukan negosiasi agar demonstrasi yang sering dilakukan masyarakat dapat diselesaikan dengan jalan damai, dengan menawarkan beberapa alternatif pilihan sebagai solusinya. Lobi
dan negosiasi yang dilakukan Pertamina dengan stakeholders berusaha untuk win- win solution menunjukkan bahwa dengan hadirnya Pertamina di tengah-tengah kehidupan masyarakat dapat memberikan manfaat bagi masyarakat.
Social responsibility atau kegiatan TSP merupakan komunikasi organisasi Pertamina yang ditujukan kepada masyarakat yang bertempat tinggal di sekitar PT Pertamina Balongan. Kegiatan TSP dilakukan untuk menarik simpati masyarakat agar berpartisipasi dalam menciptakan keberdayaan masyarakat. Untuk kilang Balongan kegiatan TSP dibedakan atas tiga ring, di antaranya: Ring I meliputi: Desa Balongan, Majakerta, Sukaurip. Ring II meliputi: Desa Tegalurung, Limbangan, Rawadalem, Sukareja, Tinumpuk, Singaraja. Ring III meliputi: Desa Lombang, Sudimampir, Tegalsembadra, Sudimampir Kidul, Gelar Mandala, Pondoh dan Sambimaya. Untuk kegiatan TSP lebih rinci akan dibahas pada sub bab berikutnya.
5.3. Kegiatan Tanggungjawab Sosial Perusahaan