VII. FORMULASI STRATEGI
7.1. Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan KUD Puspa Mekar
VII. FORMULASI STRATEGI
7.1. Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan KUD Puspa Mekar
Identifikasi kekuatan dan kelemahan KUD Puspa Mekar didasarkan pada hasil analisis lingkungan internalnya. Berikut faktor-faktor lingkungan internal KUD Puspa Mekar.
Tabel 17. Faktor-faktor Lingkungan Internal KUD Puspa Mekar
Faktor Kekuatan Kelemahan Manajemen 1. Adanya tes quality control
untuk peneriman susu dari peternak
2. Sistem pembayaran susu yang tepat waktu kepada peternak
3. RAT terlaksana dan berjalan dengan baik setiap tahunnya
4. Komunikasi antara pengurus dan anggota berlangsung terbuka 5. KUD memberikan
pelayanan langsung kepada anggota
1. Belum adanya pendidikan internal perkoperasian untuk anggota
2. Tingkat partisipasi dan loyalitas anggota yang masih rendah
3. Tingkat pendidikan karyawan yang masih rendah
4. Pengorganisasian kerja pengurus dan karyawan yang belum berjalan dengan baik
Produksi/Operasi 6. Produk (susu) yang dihasilkan oleh KUD terjamin kualitasnya 7. KUD memiliki sarana dan
prasarana produksi yang lengkap
5. Produksi susu yang dihasilkan oleh KUD masih rendah
6. Belum adanya kegiatan pengolahan produk turunan susu yang memiliki nilai tambah
Pemasaran 8. KUD mampu menjual produk (susu) berdasarkan harga yang disesuaikan dengan standar kualitas susu yang disyaratkan oleh pembeli
7. KUD belum mampu memasarkan produk (susu) secara mandiri kepada IPS
Keuangan 9. Kegiatan simpan pinjam anggota berjalan dengan lancar
10. Pembagian SHU berlangsung terbuka dan adil 8. KUD memiliki keterbatasan modal untuk pengembangan usahanya Penelitian dan Pengembangan - -
Sistem Informasi dan Manajemen
11. Pencatatan dan
penyimpanan data serta informasi sudah tersusun rapi dengan sistem komputerisasi
112
Faktor-faktor internal yang menjadi kekuatan bagi KUD Puspa Mekar, yaitu:
1. Adanya tes quality control untuk peneriman susu dari peternak
KUD Puspa Mekar selalu melakukan quality control (pengawasan kualitas) terhadap susu yang disetorkan oleh peternak. Hal tersebut dilakukan untuk terus menjaga dan mempertahankan kualitas susu yang dihasilkan. Pemeriksaan kualitas dilakukan di setiap TPK, dimana peternak menyetorkan susunya. Sebelum susu ditampung di mobil tangki penampungan, PAD melakukan pemeriksaan kualitas susu peternak. Adapun pemeriksaan kualitas susu tesebut meliputi uji berat jenis, uji alkohol, dan uji organoleptik.
Pengujian berat jenis bertujuan untuk mengetahui nilai susu dalam kaitannya dengan tingkat kemurnian susu. Apabila berat jenis susu dibawah standar menunjukan bahwa susu tersebut tidak murni atau ada penambahan zat tertentu. Pengujian ini menggunakan alat yang disebut lactodecimeter. Pengujian dengan menggunakan alkohol dilakukan dengan menggunakan alat gun test yang telah diisi dengan alkohol 70 persen untuk mengetahui apakah protein pada susu tersebut telah terdenaturasi (pecah) atau tidak. Susu yang hasilnya jelek menunjukan adanya penggumpalan yang artinya protein yang terkandung di dalam susu sudah pecah. Sedangkan, uji organoleptik merupakan uji dengan menggunakan panca indera sebagai media uji meliputi bau, warna dan rasa susu. Pengujian terhadap rasa susu dilakukan dengan mencicipi susu. Apabila pemeriksaan susu dari peternak tidak memenuhi persyaratan atau kemungkinan adanya indikasi pemalsuan maka susu akan diambil sampel dan di uji di laboratorium KPSBU. Para peternak yang susunya tidak memenuhi persyaratan akan diberi peringatan dan penyuluhan.
2. Sistem pembayaran susu yang tepat waktu kepada peternak
Susu yang dihasilkan oleh anggota disetorkan per 15 hari ke KUD Puspa Mekar. Begitu juga dengan sistem pembayaran susu yang diberlakukan oleh KUD Puspa Mekar kepada anggota, susu dibayar per 15 hari dengan sistem gantungan. Artinya, susu yang disetorkan per tanggal 15 akan dibayarkan pada tanggal 30. Hal ini dijadikan sebagai jaminan saat peternak mendaftar pertama kali sebagai
113
anggota KUD Puspa Mekar. Berbeda dengan para pesaingnya yang selalu tidak tepat waktu membayarkan susunya ke anggota hingga telat 5 – 7 hari, KUD Puspa Mekar tidak pernah telat sehari pun dalam membayarkan kewajibannya tersebut kepada anggota.
3. RAT terlaksana dan berjalan dengan baik setiap tahunnya
Rapat Anggota Tahunan merupakan badan tertinggi di dalam struktur KUD Puspa Mekar di mana setiap anggota berpartisipasi untuk mengikuti pelaksanaannya. Pelaksanaan RAT KUD Puspa Mekar dilakukan tepat waktu pada setiap satu tahun sekali atau selambat-lambatnya tiga bulan setelah tutup buku pada tahun yang bersangkutan, serta dapat berjalan dengan baik setiap tahunnya dengan melakukan evaluasi prestasi dan kendala dari tahun sebelumnya dan menetapkan arah dan kebijakan dasar manajemen yang menyeluruh bagi KUD untuk tahun berikutnya. Adapun kedua hal tersebut dapat dibuktikan dengan melihat tanggal pelaksanaan dan jumlah peserta yang hadir dalam setiap RAT KUD Puspa Mekar setiap tahunnya yang ditunjukkan pada Tabel 18 berikut.
Tabel 18. Pelaksanaan RAT KUD Puspa Mekar Tahun 2009 – 2011
No. Tahun Tanggal
Pelaksanaan Undangan (Orang) Hadir (Orang) Persentase (persen) 1. 2009 3 April 2010 157 157 100 persen 2. 2010 26 Maret 2011 238 238 100 persen 3. 2011 31 Maret 2012 363 356 98 persen
Sumber: Laporan Tahunan KUD Puspa Mekar Tahun Buku 2009 – 2011
Pada Tabel 18 dapat dilihat bahwa RAT KUD Puspa Mekar selalu dilaksanakan setiap tahunnya yaitu setiap tiga bulan setelah tutup buku pada tahun yang bersangkutan yaitu pada bulan Maret dan paling lambat pada bulan April. Persentase kehadiran peserta atau undangan pada pelaksanaan KUD Puspa Mekar setiap tahunnya juga selalu di atas 90 persen. Hal ini menunjukkan bahwa anggota ikut berpartisipasi secara aktif dalam pelaksanaan RAT KUD Puspa Mekar setiap tahunnya.
4. Komunikasi antara pengurus dan anggota berlangsung terbuka
Adanya komunikasi sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi. KUD Puspa Mekar senantiasa mengkomunikasikan kebijakannya kepada
114
pengurus dan anggota secara terbuka. Penyampaian kebijakan atau sesuatu hal yang penting terkait dengan kegiatan usaha KUD Puspa Mekar lebih sering disampaikan pengurus kepada anggota melalui PAD. Hal ini disebabkan PAD adalah karyawan yang paling sering bertemu dengan anggota saat proses pengambilan susu. Begitu juga sebaliknya, apabila anggota memiliki aspirasi dan keluhan yang ingin disampaikan ke KUD Puspa Mekar, maka PAD akan segera menyampaikannya kepada pengurus. Hubungan interaktif yang terjalin antara anggota dengan PAD menjadi penting, karena PAD menjadi fasilitator untuk menyampaikan pesan anggota kepada pengurus atau sebaliknya yang akan disampaikan melalui rapat evaluasi yang dilaksanakan setiap dua minggu sekali antara pengurus, pengawas, dan karyawan KUD Puspa Mekar.
5. KUD memberikan pelayanan langsung kepada anggota
Pelayanan yang ditawarkan KUD Puspa Mekar merupakan faktor kekuatan pendorong bagi anggota dan calon anggota untuk bergabung dan bekerjasama melaksanakan usaha yang dikelola KUD Puspa Mekar. Karena melalui pelayanan tersebut, anggota mampu memperoleh manfaat yang diharapkannya.
Pelayanan yang diberikan KUD Puspa Mekar adalah pelayanan langsung kepada anggota, artinya tidak adanya sistem pengumpul (kolektor) susu dalam struktur organisasi KUD Puspa Mekar. Berbeda dengan para pesaingnya yang masih menerapkan sistem tersebut, sejak tahun 2006 KUD Puspa Mekar telah menghapus sistem tersebut dan merubahnya dalam bentuk pelayanan langsung kepada anggota. Hal ini dikarenakan sistem pengumpul susu sangat merugikan anggota dan membuat partisipasi anggota terhadap KUD menjadi terbatas. Para kolektor susu tersebut mengambil upah sebesar Rp 200 per liter susu sebagai biaya pengangkutan susu dari anggotanya, belum lagi saat pelaksanaan RAT yang dihadirkan hanya para kolektor susu tersebut sebagai ketua dari masing-masing kelompok anggota. Sistem pengumpul susu tersebut hanya membuat posisi anggota semakin terpuruk. Namun, dengan sistem pelayanan yang diterapkan KUD Puspa Mekar diharapkan dapat mensejahterahkan anggota dalam memenuhi seluruh kebutuhan anggotanya.
115
6. Produk (susu) yang dihasilkan oleh KUD terjamin kualitasnya
Kualitas susu yang baik merupakan kekuatan bagi KUD Puspa Mekar dalam mengungguli para pesaingnya. Selain itu, keterjaminan kualitas memberikan kemudahan bagi KUD dalam memasarkan produknya kepada konsumen. Saat ini IPS menerapkan standar kualitas penerimaan susu bagi pemasok, dan hal tersebut memacu KUD untuk menghasilkan produk sesuai dengan kebutuhan IPS. KUD Puspa Mekar mampu menjamin kualitas susu yang dihasilkannya untuk disalurkan kepada IPS. Adapun kualitas susu yang dihasilkan KUD mengandung kadar Total Solid (TS) ≥ 11,3 persen, TPC (jumlah kuman/bakteri) < 5.000.000 per mililiter, dan Titik Beku (TB) 0,520 °C sampai -0,550 °C.
7. KUD memiliki sarana dan prasarana produksi yang lengkap
Ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai merupakan faktor penting dalam mempermudah dan melancarkan usaha yang dijalankan. KUD Puspa Mekar dalam menjalankan usahaternak sapi perahnya memiliki sarana dan prasarana yang cukup memadai mulai dari sarana transportasi untuk distribusi susu dari peternak menggunakan mobil pick up lengkap dengan tangki penampungan susu dan milk can, alat pengontrol kualitas susu, hingga proses pendinginan susu menggunakan cooling unit sebelum susu disalurkan ke IPS. Sarana dan prasarana produksi KUD Puspa Mekar yang memadai ini mampu memacu peningkatkan kualitas susu yang dihasilkan.
8. KUD mampu menjual produk (susu) berdasarkan harga yang disesuaikan dengan standar kualitas susu yang disyaratkan oleh pembeli
Kualitas susu yang terjamin menjadi kekuatan KUD Puspa Mekar dalam menjalankan usahaternak sapi perah, terutama dalam penetapan harga jual susu dari IPS. KUD mampu memenuhi standar kualitas susu yang disyaratkan IPS sehingga harga yang diberlakukan IPS kepada KUD berkisar antara Rp 3.100 – 3.500 per liter. Hal ini mengindikasikan bahwa KUD Puspa Mekar jarang memperoleh harga di bawah Rp 3.100 per liter, sehingga harga yang diberlakukan kepada peternak berkisar antara Rp 2.900 – 3.100 per liter. Harga beli berdasarkan kualitas susu ini menjadi keunggulan bagi KUD ke IPS, karena hal ini berbeda
116
dengan para pesaingnya yang tidak menerapkan standar kualitas susu untuk penjualan susunya.
9. Kegiatan simpan pinjam anggota berjalan dengan lancar
Kegiatan simpan pinjam KUD Puspa Mekar berjalan dengan lancar dan tidak ada kredit macet dari anggota. Hal ini disebabkan prosedur peminjaman dan pengembalian uang diterapkan dengan jelas kepada anggota. Dalam melakukan peminjaman, anggota sebelumnya harus memenuhi syarat kelayakan pemberian pinjaman dengan rumus perhitungan yaitu sisa bersih penghasilan dikali tiga dikali 40 persen, sehingga jumlah pemberian pinjaman dipastikan tidak melebihi jumlah bayaran susu anggota per 15 hari. Sedangkan, dalam melakukan pengembalian pinjaman, anggota mengembalikannya melalui potongan langsung pada setiap pembayaran susu sebanyak lima kali potongan bayaran susu atau selama 2,5 bulan. Prosedur simpan pinjam ini menjadi kekuatan bagi KUD Puspa Mekar karena dilakukan untuk menghindari kredit macet anggota.
10. Pembagian SHU berlangsung terbuka dan adil
Pembagian sisa hasil usaha (SHU) anggota dibagikan secara adil pada setiap anggotanya berdasarkan produksi susu yang dihasilkan oleh masing-masing anggota. Selama ini anggota merasa puas dengan prosedur pembagian SHU yang dilakukan oleh KUD Puspa Mekar, karena pembagian ini juga dilakukan secara terbuka saat pelaksanaan RAT. Jumlah SHU yang didapat anggota adalah 40 persen berdasarkan produksi susu dari jumlah SHU KUD Puspa Mekar secara keseluruhan, sisanya 40 persen dikembalikan lg untuk modal pengembangan KUD, dan 20 persen lagi diperuntukkan bagi pelatihan dan pendidikan pengurus serta karyawan.
11. Pencatatan dan penyimpanan data serta informasi sudah tersusun rapi dengan sistem komputerisasi
Sistem informasi manajemen yang diterapkan oleh KUD Puspa Mekar sudah berjalan dengan baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya pencatatan dan penyimpanan data serta informasi yang dilakukan secara rapi dan sistematis berdasarkan data harian, bulanan, dan tahunan. Sebagian besar pengelolaan
117
informasi manajemen yang berkaitan dengan usahaternak sapi perah sudah dilakukan secara komputerisasi, seperti data keanggotaan, data populasi sapi anggota, data produksi dan kualitas susu, data pengeluaran dan pemasukan KUD, dan data serta informasi lainnya.
Faktor-faktor internal yang menjadi kelemahan bagi KUD Puspa Mekar, yaitu:
1. Belum adanya pendidikan internal perkoperasian untuk anggota
Kondisi peternak sebagai anggota KUD Puspa Mekar secara umum hampir sama dengan kondisi peternak rakyat di Indonesia. Mereka mempunyai latar belakang kualitas sebagai sumber daya manusia yang perlu mendapat perhatian, khususnya dalam hal perkembangan pola beternak dan penggunaan teknologi pendukung usahaternak. Dari segi pendidikan, hampir sebagian besar peternak berpendidikan rendah, yaitu sekolah dasar. Meskipun ada yang sampai sekolah lanjutan atas, namun masih ada yang tidak tamat sekolah.
Oleh karena itu, penyuluhan dan pembinaan anggota penting dilakukan untuk meningkatkan keterampilan dan pendidikan anggota. KUD Puspa Mekar belum mengadakan penyuluhan secara rutin untuk anggota khususnya mengenai pendidikan internal dasar-dasar perkoperasian dan budidaya ternak sapi perah. Penyuluhan yang dilakukan KUD Puspa Mekar hingga saat ini hanya bersifat kondisional. Artinya, penyuluhan hanya dilakukan jika ada masalah produksi susu peternak saat di lapang, misalnya kualitas susu yang dihasilkan tidak baik dan terindikasi adanya pemalsuan susu. KUD Puspa Mekar hanya melakukan penyuluhan secara personal kepada anggota melalui manajer operasional, PAD, dan petugas kesehatan hewan.
2. Tingkat partisipasi dan loyalitas anggota yang masih rendah
Tingkat partisipasi dan loyalitas anggota sangat berpengaruh terhadap perkembangan usahaternak sapi perah KUD Puspa Mekar, khususnya dalam menghasilkan kuantitas dan kualitas susu terbaik. Namun, masih ada beberapa anggota yang tingkat partisipasi dan loyalitasnya masih rendah terhadap KUD. Hal ini dibuktikan dengan masih adanya anggota yang menyalurkan susunya ke
118
lebih dari satu tempat penampungan susu selain ke KUD Puspa Mekar atau bahkan keluar dari keanggotaan KUD dan memilih bergabung dengan perusahaan penampungan susu milik pribadi/swasta, seperti CV. Keluarnya anggota dari keanggotaan KUD disebabkan ketidakpuasan anggota terhadap pelayanan yang diberikan oleh KUD Puspa Mekar. Selain itu, anggota yang lebih memilih CV dibandingkan KUD sebagai tempat menyalurkan susunya disebabkan kurangnya pemahaman anggota mengenai pendidikan berkoperasi.
Hal ini menjadi tugas berat bagi KUD Puspa Mekar untuk terus mengupayakan pelayanan prima dan meningkatkan pendidikan berkoperasi bagi anggotanya sehingga tingkat partisipasi dan loyalitas anggota terhadap KUD dapat dijaga dan ditingkatkan guna menjaga keberlangsungan usahaternak sapi perah KUD Puspa Mekar.
3. Tingkat pendidikan karyawan yang masih rendah
Karyawan sebagai sumberdaya pengelola KUD Puspa Mekar sangat menentukan cepat lambatnya perkembangan usaha yang dilakukannya, dan tingkat pendidikan yang baik akan berdampak pada kualitas karyawan serta responnya dalam menghadapi perkembangan usaha. Kondisi dari para karyawan KUD Puspa Mekar sebagian besar hanya menganyam pendidikan hingga tingkat SD atau SMP. Hal ini berdampak pada sukarnya karyawan dalam memahami dan merespon perubahan lingkungan usaha yang dihadapi. Hingga saat ini KUD Puspa Mekar baru memiliki satu karyawan professional yang ahli di bidangnya, yaitu staf administrasi yang jenjang pendidikannya sampai Sarjana (S1). KUD Puspa Mekar belum memiliki karyawan professional yang ahli di bidang pemasaran dan pengolahan produk. Rendahnya tingkat pendidikan karyawan ini terkadang menjadi penghambat bagi KUD Puspa Mekar untuk berkembang dalam menjalankan usahanya.
Namun pada dasarnya tidak selalu tingkat pendidikan yang rendah berakibat pada lemahnya manajemen organisasi KUD. Pelatihan dapat menjadi solusi atas rendahnya tingkat pendidikan karyawan. Pelatihan yang spesifik dalam suatu bidang akan menjadikan karyawan menjadi mahir. Terlebih apabila pekerjaan tersebut sudah dikerjakan dalam waktu yang cukup lama tentu akan menjadi nilai tambah dalam menangani tugasnya masing-masing.
119
4. Pengorganisasian kerja pengurus dan karyawan yang belum berjalan dengan baik
Dalam struktur organisasi KUD Puspa Mekar masih terdapat penumpukan tugas dan tanggung jawab serta rangkap jabatan dalam satu fungsional organisasi, seperti jabatan sekretaris dan Kaur administrasi, serta jabatan bendahara dan Kaur quality control yang dipegang oleh satu orang. Selain itu, beberapa staf PAD juga terkadang merangkap tugas dan tanggung jawab untuk menjadi supir atau sebaliknya. Penumpukkan tugas dan tanggung jawab serta rangkap jabatan dalam satu fungsional organisasi tersebut menjadi kelemahan bagi KUD dan dapat berpengaruh terhadap penurunan kinerja KUD Puspa Mekar.
5. Produksi susu yang dihasilkan oleh KUD masih rendah
Produksi susu yang dihasilkan KUD Puspa Mekar masih rendah dan hingga saat ini produksi baru mencapai 8.000 liter per hari, belum dapat mencapai target minimal produksi sebesar 10.000 liter per hari. Produksi susu KUD Puspa Mekar yang masih rendah disebabkan oleh berbagai faktor mulai dari perubahan cuaca, penggunaan pakan, teknik pengelolaan ternak, jumlah populasi sapi dan sebagainya. Namun, faktor yang sangat berpengaruh terhadap keterbatasan jumlah susu yang dihasilkan KUD Puspa Mekar adalah perkembangan populasi dari ternak anggota yang lambat dan cenderung stagnan.
6. Belum adanya kegiatan pengolahan produk turunan susu yang memiliki nilai tambah
KUD Puspa Mekar belum memiliki unit pengolahan susu sehingga belum dapat menciptakan produk olahan susu yang bernilai tambah. Hal ini menjadi salah satu kelemahan bagi KUD Puspa Mekar, karena jika dilihat dari banyaknya villa, hotel, serta tempat rekreasi di wilayah Parongpong seharusnya dapat menjadi saluran pemasaran alternatif bagi KUD Puspa Mekar. Dengan melakukan pengolahan susu menjadi produk yang bernilai tambah tinggi setidaknya menjadi alternatif penjualan jika terjadi penolakan susu dari IPS akibat kualitas susu yang dihasilkan tidak memenuhi standar kualitas susu IPS. Hal ini juga mengurangi ketergantungan pasar yang hanya didominasi oleh satu jalur saluran pemasaran melalui KPSBU ke PT. Indolakto.
120
7. KUD belum mampu memasarkan produk (susu) secara mandiri kepada IPS Produksi susu yang dihasilkan KUD Puspa Mekar masih rendah dan belum mampu memenuhi syarat minimal kebutuhan IPS. Jumlah minimal pasokan susu yang harus disalurkan ke IPS sebanyak 10.000 liter per hari dan saat ini produksi susu KUD Puspa Mekar baru mencapai 8.000 liter per hari, masih kurang 2.000 liter per hari untuk memenuhi kebutuhan IPS tersebut. Kondisi inilah yang menyebabkan KUD Puspa Mekar masih bergantung kepada KPSBU dalam menyalurkan susunya ke IPS. Selain itu, dalam memasarkan susunya melalui KPSBU untuk selanjutnya disalurkan ke IPS, KUD Puspa Mekar menyewa supir dan armada pengangkutan yang dimiliki oleh KPSBU dengan dikenakan biaya sewa sebesar Rp 200 per liter. Dengan demikian, keterbatasan KUD Puspa Mekar dalam memasarkan produk (susu) secara mandiri ke IPS telah meningkatkan biaya operasional KUD Puspa Mekar.
8. KUD memiliki keterbatasan modal untuk pengembangan usahanya
Dalam mengembangkan usahanya, KUD Puspa Mekar harus memiliki modal yang cukup besar. Saat ini modal yang dimiliki KUD untuk mengembangkan usahanya masih terbatas. Modal sendiri yang dimiliki KUD Puspa Mekar hanya bersumber dari anggota dalam bentuk simpanan wajib dan pokok anggota, sedangkan modal dari luar hanya diperoleh dari simpanan sukarela anggota dan pinjaman dari KPSBU. Kedua sumber permodalan tersebut sebagian besar digunakan untuk kegiatan operasional KUD. Padahal, modal dari luar seharusnya juga dapat dialokasikan sebagai modal untuk kegiatan pengembangan usahaternak KUD Puspa Mekar. Selain itu, keterbatasan KUD Puspa Mekar dalam menjangkau akses permodalan, seperti modal dari investor dan pinjaman kredit dari pemerintah serta bank atau lembaga keuangan lainnya menyebabkan terbatasnya jumlah modal dari luar yang dimiliki oleh KUD Puspa Mekar yang dapat digunakan untuk kegiatan pengembangan usahaternak sapi perahnya.
121