SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI PADA PELAYANAN DI PERPUSTAKAAN UNIV. MUHAMMADIYAH MALANG
IMPLEMENTASI SISTEM LAYANAN MANDIRI
Sistim layanan mandiri merupakan bagian dari sistem otomasi perpustakaan, semua sistem informasi yang terkoneksi dalam suatu jaringan bermuara pada sabuah server pengendali dan didistribusikan pada masing-masing bagian (client server) sesuai jenis data dan informasi yang dibutuhkan, misal : bagian pengolahan koleksi, bagian sirkulasi, dan administrasi, dan yang lainnya. Secara keseluruhan dapat diilustrasikan sebagai berikut :
Keterangan :
(..….) : sistem di batasi oleh boundary (pemisah antara sistem dan daerah luar sistem)
( ) : aliran proses
Gambar 1: Bagan Alir Sistem Perpustakaan Terotomasi (sumber Tim ELSS)
Dari ilustrasi di atas dapat diketahui bahwa setiap bagian / unit di perpustakaan memiliki data yang sama, berupa data identitas user / pemustaka (khususnya mahasiswa), dan data koleksi. Masing-masing unit tersebut saling berhubungan dan melengkapi, unit administrasi menghasilkan data pemustaka, unit sikulasi menghasilkan data peminjaman koleksi, dan unit pengolahan menghasilkan data koleksi. Tentunya dengan adanya sistem informasi yang terencana maka kebutuhan dari unit-unit layanan yang ada di perpustakaan dapat terlayani dengan cepat dan akurat. Untuk keamanan data masing-masing client akan diberikan account berupa username dan password.
Pada tahap perancangan program perlu dibuatkan suatu alur kerja (data alur) sebagai alat bantu dalam proses implementasi. Diagram alur merupakan alat
pembuatan model yang berfungsi untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Berikut ditampilkan alur pemustaka yang melakukan peminjaman koleksi secara mandiri.
tidak
Gambar 2: Bagan Alir Proses Peminjaman Mandiri
Selain tampilan alur, berikut ditampilkan foto profil prosedur layanan mandiri
START
Sorot NIM pada KTM Ketik PIN
Sorot barcode buku Clik Ok Pinjaman berikutnya Cek Out Electronic Gate End Display Menu http://otomasi.lib.umm.ac.id/mandiri
Alur di atas menggambarkan bahwa pemustaka dapat langsung melakukan proses peminjaman melalui meja layanan mandiri yang telah disediakan dengan
mengikuti proses peminjaman pada aplikasi layanan mandiri yang tersedia. Berikut ditampilkan aplikasi layanan mandiri beserta prosedur pengisiannya :
Setelah melalui tahapan peminjaman, pemustaka diharuskan menuju layanan proses akhir peminjaman (check out) untuk dilakukan validasi data peminjaman oleh petugas, setempel tanggal kembali, dan dilakukan penetralisiran
Meskipun pemustaka melakukan proses peminjaman secara mandiri, tetapi untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan secara teknis kiranya masih diperlukan pengawasan dari seorang petugas. Proses check out merupakan proses verifikasi data yang berfungsi sebagai proses identifikasi data oleh komputer pada data pemustaka dan data koleksi buku.
Untuk mengetahui adanya suatu sistem yang terkoneksi / saling berhubungan dengan layanan mandiri, perlu penulis tampilkan alur kegiatan pemustaka dari mereka datang, hingga mereka menyelesaikan aktifitas di perpustakaan.
Gambar 3: Bagan Alir Kegiatan dan Transaksi Mahasiswa di Perpustakaan Pada sistem layanan mandiri sangat dibutuhkan adanya kode pengaman personal user yang populer dengan istilah PIN (Personal Identification Number) yang berfungsi sebagai sistem pengaman bagi pemustaka dari penyalahgunaan KTM yang tidak sah. Pada alur ke-2 ini penulis sengaja mencantumkan semua kegitan yang dilakukan pemustaka dari layanan front office, yaitu peminjaman kunci loker hingga dilayanan pemustaka mengembalikan kunci adalah karena pada setiap transaksi, data yang terentri, akan masuk pada data base / pangkalan data, yang nantinya akan dijadikan sebagai bukti informasi transaksi setiap pemustaka.
Penjelasan alur lebih dititik beratkan pada sistem layanan mandiri di bagian layanan sirkulasi (blok linemerah) sebagai berikut :
Fungsi 1. Peminjaman mandiri, meliputi :
- user mengetikkan PIN yang dimiliki oleh masing-masing user, - user menyorotkan NIM yang terdapat pada KTM, klik ‘login’ - pada tambilan berikutnya, user menyorotkan nomor barcode buku - computer akan menampilkan koleksi yang telah tepinjam
Fungsi 2. Chek Out koleksi, meliputi :
- petugas melakukan verifikasi data koleksi yang dipinjam oleh user - memberi stempel tanggal kembali
- menetralisir title tape security pada buku yang akan dipinjam Fungsi 3. Gate electronic, merupakan pintu keluar elektronik yang berfungsi sebagai pintu pendeteksi koleksi, jika terjadi peminjaman tanpa prosedur.
Pada sistem pengembalian dan perpanjangan koleksi, layanan masih dilakukan oleh petugas, karena petugas melakukan pendeteksian koleksi yang telah dipinjam oleh pemustaka, serta adanya pemberian sangsi denda, atau sangsi yang lain jika pemustaka melakukan pelanggaran koleksi atau menghilangkan koleksi. Pada saat pemustaka melakukan pengembalian koleksi, mereka akan mendapatkan print out bukti pengembalian koleksi, yang harus tetap disimpan pada masa tertentu.
PEMBAHASAN
Pada pembahasan akan diuraikan bagaimana kondisi layanan mandiri dapat dikatakan efektif dan efisien dalam mendukung sistem layanan yang ada di perpustakaan. Sistem dikatakan efektif adalah jika sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Sedangkan sistem dikatakan efisien jika sistem yang diaplikasikan dapat berjalan sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.
Untuk mengukur efektifitas dan efisiensi layanan mandiri penulis melakukan pengamatan dan simulasi sebagai berikut: pada kampus III sistem layanan mandiri dibuka dengan 4 (empat) counter, sedangkan layanan mandiri di kampus II disediakan 2 (dua) counter layanan mandiri, untuk asumsi waktu yang dibutuhkan untuk sekali transaksi peminjaman (satu buku) adalah ± 4 detik/ buku untuk
layanan mandiri (pinjam koleksi) kemudian dilanjutkan dengan proses chekout yang membutuhkan waktu ± 3 detik/buku, jadi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan peminjaman koleksi secara mandiri adalah ± 7 detik/ buku. Jika pemustaka meminjam lebih dari satu buku, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses peminjaman koleksi akan lebih pendek, karena untuk pinjaman buku berikutnya pemustaka tidak perlu login lagi tetapi cukup menyorotkan
barcode buku yang mau dipinjam, waktu yang dibutuhkan ±5 detik.
Layanan mandiri yang telah diaplikasikan pada perpustakaan UMM memberikan kondisi yang positif karena selama ini, mahasiswa sebagai pemustaka yang menggunakan sistem tersebut tidak pernah mengeluh atau mengalami kesulitan dalam melakukan proses peminjaman koleksi, kalaupun ada prosentasenya hanya sedikit itupun terjadi disaat mereka masih berstatus mahasiswa baru.
Pengaplikasian layanan mandiri juga memberikan solusi keberadaan SDM (sumber daya manusia) yang terbatas, SDM yang ada dapat ditugaskan pada bagian-bagian pekerjan lain yang membutuhkan penanganan langsung seorang petugas, misal tugas katalogisasi dan klasifikasi, selfing koleksi, atau tugas yang bersifat pengembangan dan manajerial perpustakaan. Tenaga IT (information
technology) sangat dibutuhkan guna melakukan backup dan support pada sistem
teknologi yang diterapkan perpustakaan, karena sudah menjadi kebutuhan perpustakaan saat ini jikalau teknologi informasi menjadi bagian penting dalam mendukung dan mengembangkan layanan yang ada di perpustakaan. Sehingga tujuan perpustakaan untuk memberika layanan yang berkualitas dan prima dapat tercapai.
KESIMPULAN
Bertitik tolak dari permasalahan yang sebagaimana diuraikan dalam bagian latar belakang di atas, maka sesuai pengamatan dan pemanfaatan yang telah dilakukan selama diaplikasikannya sistem layanan mandiri tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem layanan mandiri yang telah berjalan selama ini sangat efektif dan efisien dalam mendukung layanan di perpustakaan terutama layanan peminjaman koleksi.Efektif menyangkut tujuan dari sebuah perpustakaan, yaitu
dengan memberikan pelayanan yang mudah dilakukan oleh pemustaka, cepat dalam melakukan tansaksi layanan, serta akurat dalam temu kembali informasi.
Layanan mandiri yang sudah berjalan selama ini, tentunya tetap selalu dilakukan evaluasi guna menyelesaikan permasalahan atau kendala yang ada, juga tetap harus dilakukan pengembangan sistem sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, baik dari interface/ tampilan antar muka, content/ isi, maupun fasilitas yang diberikan.
DAFTAR PUSTAKA
Dwijati, Siti. (2006). “Upaya Meningkatkan Kualitas Jasa Layanan Informasi di Perpustakaan”. Media Informasi dan Kepustakawanan Indonesia. Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga 1(2): 58-66.
Gordon, B. Davis (1998). “ Pengantar Sistem Informasi Manajemen”. Jakarta. PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Ismanto, Arif Yuni (2003). "Perencanaan dan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer (CBIS) Guna Peningkatan Pelayanan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang dari Program Berbasis ISIS BASE menjadi Web BASE dengan Program MySQL (Structured
Program Language) pada aplikasi Otomasi Perpustakaan dan Digital
Library" Malang. Univ. Muhammadiyah Malang.
Kholis, Muhammad (2006). “Efektifitas dan Efisiensi E-Procurement : Studi Deskriptif tentang Efektifitas dan Efisiensi sistem Lelang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah secara On-line (e-Procurement) di Pemerintah Kota Surabaya”. Surabaya . PPS-UNAIR.
Kusmayadi, Eka ; Andriaty, Etty (2006). “Kajian On-Line Public Access Catalog
(OPAC) dalam Pelayanan Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi
Pertanian”. Jurnal Perpustakaan Pertanian XV(2): 51-58
Pendit, Putu Laxman (2008). “Perpustakaan Digital : dari A sampai Z”. Jakarta. Cita Karya Karsa Mandiri
Weber, Ron (1998). “Information Sistems Control and Audit”. New Jersey. Prentice Hall.