Perpustakaan UK Petra memiliki koleksi digital yang dikategorikan dalam beberapa jenis yaitu Digital Theses (berisi skripsi / theses karya mahasiswa UK Petra), Surabaya Memory (berisi dokumen tentang warisan sejarah dan budaya Kota Surabaya, berupa dokumen kuno, foto dan peta), eDIMENSI (berisi artikel jurnal ilmiah DIMENSI yang diterbitkan UK Petra), Petra@rt Gallery (berisi karya seni dari komunitas UK Petra), Petra IPoster (berisi poster dari kegiatan/acara yang diselenggarakan di UK Petra), Petra Chronicle (berisi dokumen dan foto perkembangan UK Petra). Semua koleksi digital yang terdiri dari skripsi, foto, lukisan, artikel jurnal maupun poster dibuatkan deskripsi metadanya dengan menggunakan format Dublin Core yang telah diperluas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
Tabel 2. Contoh Record Dublin Core untuk koleksi digital UK Petra Title
Title. Alternative Title. Short
The Apology strategies used by a budget hotel front officers in handling customers complaints
Hotel Title. Series
Title. Theme Title. Sub Theme
Digital Theses
Standar Bidang Rekayasa Sipil Air, Air Tanah Department Program Studi Sastra Inggris
Publisher Universitas Kristen Petra Keyword Apology, apology strategies, front officers DDC Number 658.812
Description Description. Alternative
Notes Date (Year Only) 2015
Type. Category Type. Subcategory Type. Degree S1 Skripsi/Undergraduate Thesis Undergraduate Degree
Source Undergraduate Thesis No.02012110/ING/2015; Vivere Loni Juniet Talo (11411033)
Language Indonesian Coverage
Copyrights Reproduction for non-commercial purposes is permitted provided no alterations are made and ……
Status Public
Creator [11411033] VIVERE LONI JUNIET TALO Contributor
Contributor’s Role
[76-012] JOSEFA JUNIARTI MARDIJONO [94-013] Julia Eka Rini
Adviser 1
Examination Committee 1
Subjects CUSTOMER SERVICE
CUSTOMER LOYALTY CONSUMER COMPLAINTS Physical Cat. Num.
PEMBAHASAN
Fungsi dasar perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi kepada pemustaka. Seiring berkembangnya teknologi, bentuk-bentuk informasi yang dikelola oleh perpustakaan mengalami perubahan bentuk, mulai dari buku, audio visual hingga bentuk digital. Dengan semakin majunya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi seperti sekarang ini, semakin memudahkan pemustaka untuk mengakses informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Temu kembali informasi baik bentuk tercetak maupun bentuk digital dapat dilakukan dengan baik, apabila pengolahan data koleksi tercetak maupun pengolahan metadata koleksi digital dikerjakan dengan menggunakan standar pengolahan yang baku untuk perpustakaan.
Pengolahan koleksi baik tercetak maupun digital dengan menggunakan standar pengolahan yang baku menjadi sangat penting karena hal ini akan:
a.Mendukung kelancaran jaringan kerjasama antar perpustakaan, sehingga akses informasi para pemustaka menjadi semakin luas. Pemustaka dapat mengakses koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan yang lainnya. Komunikasi data atau metadata antar perpustakaan menjadi lebih mudah dilakukan karena ada kesamaan dalam standar pengolahannya.
b. Menjaga konsistensi proses pengolahan koleksi tercetak maupun digital. Setiap pustakawan yang mengerjakan proses pengolahan koleksi, hasilnya akan konsisten sama apabila telah mampu dan menguasai dalam menggunakan standar yang ada.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk:
• Teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan anggota, statistik, dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan dengan bentuk automasi perpustakaan
• Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk ini sering disebut juga sebagai perpustakaan digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya (Arif, 2003, 1-2).
Penerapan TIK di perpustakaan dalam kegiatan katalogisasi maupun pengolahan koleksi digital dapat mencapai sasaran maksimal apabila pengolahan data koleksi maupun metadata koleksi digital telah taat asas dengan menggunakan standar-standar bidang perpustakaan. Sebagai contoh, dalam penerapan TIK untuk otomasi perpustakaan, apabila field dalam perangkat lunaknya tidak menggunakan format INDOMARC, maka akan terjadi kesulitan untuk berjejaring dengan perpustakaan lain. Fungsi temu kembali dan peminjaman untuk perpustakaan tersebut bisa berjalan, tapi tidak mudah untuk berjejaring dengan database perpustakaan yang lainya. Selain menggunakan format INDOMARC, untuk
penulisan deskripsi koleksi bentuk cetak juga harus menggunakan standar AACR, dan untuk subyeknya menggunakan daftar tajuk subyek standar misalnya LCSH. Untuk penentuan nomor klasifikasi, menggunakan misalnya DDC atau UDC. Apabila semua standar yang sesuai tersebut diterapkan, maka proses temu balik informasi dengan bantuan TIK akan sangat membantu pemustaka dalam mengakses dan menelusur informasi yang mereka perlukan. Bagi perpustakaan, data-data koleksi maupun metadata koleksi tersebut dapat dioalah lagi untuk banyak keperluan. Misalnya untuk statistik perpustakaan, bisa berupa statistik pertambahan koleksi berdasarkan subyeknya, tahun terbitnya, serta bahasanya. Bahkan untuk perguruan tinggi, akan sangat memudahkan untuk membantu proses akreditasi berbagai program studi. Perpustakaan dapat dengan mudah memberikan data koleksi sebagaimana yang diminta dalam borang akreditasi.
Koleksi digital merupakan bentuk media informasi terbaru setelah bentuk buku maupun bentuk audio visual yang tercetak. Semua bentuk koleksi tersebut berisi berbagai informasi yang diperlukan oleh para pemustaka. Tanggung jawab pustakawan adalah mengelola informasi, dalam berbagai bentuk media tersebut, agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk keperluan pemustaka.
Perkembangan jumlah koleksi digital saat ini sangat luar biasa cepat, jauh lebih cepat bila dibanding dengan perkembangan media informasi dalam bentuk cetak. Hal ini terjadi karena siapapun, dimanapun, dan kapanpun bisa menyebarkan informasi yang mereka hasilkan melalui internet. Saat ini banyak informasi yang bisa diakses melalui internet, ada yang bisa dipertanggungjawabkan secara ilmiah, banyak juga yang tidak. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah lembaga yang bertugas menyebarkan informasi yang bisa dipertanggungjawabkan. Agar berbagai informasi bentuk digital yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi dapat disebarkan, ditemukan kembali dengan cepat dan akurat, maka perlu diolah dengan menggunakan standar pengolahan yang ada dalam bidang perpustakaan.
Di Perpustakaan UK Petra, semua koleksi digital yang terdiri dari skripsi, foto, lukisan, artikel jurnal maupun poster dibuatkan deskripsi metadanya dengan menggunakan format Dublin Core yang telah diperluas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Dublin Core dipilih karena kesederhanaanya, semantik mudah
dipahami, berlaku scope internasional dan elemen-elemen yang ada pada Dublin Core dapat diperluas sesuai dengan keperluan pengeloaan koleksi digital perpustakaan. Sebagai contoh untuk title, dapat diperluas lagi menjadi title series, title theme, title sub theme. Demikian juga untuk elemen type, dapat diperluas menjadi type.category, type.subcategory, dan type.degree. Perluasan ini sangat membantu pengolahan koleksi digital skrispi hasil karya mahasiswa UK Petra. Untuk elemen subject, digunakan nomor klasifikasi DDC yang merupakan standar klasifikasi yang dipakai oleh perpustakaan, serta istilah subjek yang diambil dari daftar tajuk subjek LCSH. Dengan demikian, metada koleksi digital yang dimiliki bisa ditelusur melalui nomor klasifikasi DDC maupun melalui istilah subjek dengan menggunakan standar tajuk subjek LCSH.
PENUTUP
Pengolahan koleksi digital di bidang perpustakaan tidak hanya pada tahap kegiatan alih media bentuk tercetak menjadi bentuk digital, tetapi juga dilanjutkan dengan membuat record metadata, dalam hal ini menggunakan Dublin Core yang merupakan standar pembuatan deskripsi untuk koleksi digital. Untuk pengisian elemen-elemen yang terdapat dalam Dublin Core, juga menggunakan standar pengolahan yang terdapat dalam bidang perpustakaan, misalnya untuk nomor klasifikasi menggunakan DDC dan untuk istilah subjek menggunakan daftar tajuk subjek LCSH. Perpustakaan sebagai pengelola informasi bertujuan memberikan informasi yang dibutuhkan pemustaka secara cepat, tepat dan efisien. Prinsipnya adalah apabila pemustaka memerlukan suatu informasi, maka perpustakaan harus dengan tepat memberikan informasi tersebut, bukan memberikan informasi yang kurang atau bahkan tidak berkaitan. Hal tersebut, juga merupakan tujuan dari pengolahan koleksi digital di perpustakaan. Dengan demikian, koleksi digital yang dimiliki perpustakaan dapat ditelusur secara efektif dan efisien melalui “katalog online” koleksi digital melalui pengarang, judul, maupun subjek, bisa dengan pembatasan bahasa maupun tahun terbit. Setelah menemukan dan menentukan record metada koleksi digital yang dikehendaki, pemustaka bisa langsung mengakses bentuk digitalnya. Akan menjadi sangat bagus apabila bisa mengakses secara full text, sehingga pemustaka tidak perlu lagi datang secara
fisik ke perpustakaan untuk bisa memanfaatkan koleksi tersebut. Dan inilah tujuan ideal pengolahan koleksi digital di bidang perpustakaan, Perpustakaan UK Petra telah mencoba melakukan hal-hal tersebut untuk bisa memberikan layanan yang lebih baik lagi kepada pemustaka
DAFTAR PUSTAKA
Arif, Ikhwan. (2003). Makalah Seminar dan Workshop Sehari “Membangun
Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan”. Malang : UMM .
Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1. (2012).
http://dublincore.org/documents/dces/. Diakses tanggal 24 Juni 2016
Harvey, Ross. (1993). Preservation in Libraries: Principles, Strategies and
Practice for Librarian. London : Bowker-Saur
Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. (2004). Ed.3. Jakarta :
Departemen Pendidikan Nasional RI.
Reitz, Joan M. Dictionary for Library and Information Science. Westpost : Library Unlimited, 2004
Suminarsih, Eka Meifrina (2010). Pengembangan Perpustakaan Digital untuk
Meningkatkan Pemanfaatan Grey Literature di Indonesia.
www.perpustakaan.bppt.go.id/we. diakses tanggal 15 Mei 2012
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2007 (UU No.43 / 2007) tentang perpustakaan.