STANDAR 6. PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA SERTA SISTEM INFORMASI
6.4 Sistem Informasi
6.4.1 Sistem Informasi Manajemen dan Fasilitas ICT (Information and Communication Technology) yang Digunakan Unit Pengelola Program Studi Diploma untuk (1)
Proses Pembelajaran termasuk e-Learning, (2) Penyelenggaraan Administrasi (misalkan SIAKAD, SIMKEU, SIMAWA, SIMFA, SIMPEG), dan (3) Pemanfaatannya dalam Proses Pengambilan Keputusan dalam Pengembangan Institusi (Antara Lain Informasi berupa Deskripsi, Ringkasan, dan Trend berbagai Jenis Data).
Universitas Airlangga menggunakan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terpusat berbasis web “Cybercampus” dengan tautan cybercampus.unair.ac.id. Cybercampus terdiri dari 40 Modul dan masing-masing modul tersebut adalah sebuah SIM untuk satu unit bidang, seperti kemahasiswaan, sarana prasarana, akademik, penerimaan mahasiswa baru, keuangan dan unit bidang lainnya. Cybercampus bersifat publik, sehingga dapat diakses selama 24 jam dari jaringan internet. Cybercampus mengintegrasikan seluruh civitas akademik di lingkungan universitas hingga di luar universitas, seperti orang tua mahasiswa, calon mahasiswa dan alumni. Di dalam lingkungan universitas, Cybercampus
6-13 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
mengintegrasikan civitas akademik dari lingkungan program studi, departemen, fakultas, hingga tingkat universitas.
Untuk mendukung proses pembelajaran (akademik), Universitas Airlangga telah menyediakan aplikasi UACC, dan aplikasi lainnya baik yang dikembangkan secara mandiri, maupun yang diperoleh dari pihak penyedia. UACC sebagai aplikasi sistem informasi yang terintegrasi telah mengakomodir proses akademik, keuangan, dan sumberdaya di seluruh fakultas dan unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga.
Sofware berlisensi yang dimiliki oleh Universitas Airlangga di antaranya lisensi dari Microsoft yang meliputi Operating System, Microsoft Office, dan aplikasi dari Microsoft lainnya yang tergabung dalam Electronic Lisence Microsoft Software (ELMS), lisensi plugin multilingual untuk pengelolaan website, Mathlab, Mapple, dan Antivirus Kaspersky.
Kaitannya dengan kegiatan akademik, modul SIM cybercampus untuk dosen telah mengintegrasikan dosen dengan 11 unit bidang, yaitu unit Bidang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Program Studi, Akademik, Penjaminan Mutu, Sumber Daya, Pendidikan, Kemahasiswaan, Keuangan, Mahasiswa dan Fasilitas Perpustakaan. Adapun tampilan modul SIM Cybercampus untuk dosen seperti yang terlihat pada Gambar 6.1.
6.2: Cybercampus untuk Dosen
6-14 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Kaitannya dengan kepentingan karir dan kelengkapan data dosen, masing-masing dosen dapat melengkapi data di profil masing-masing akun dosen yang dapat digunakan untuk pengajuan status. Riwayat kinerja dosen, salah satunya terkait dengan riwayat mengajar, secara otomatis terekam. Fasilitas ini terkoneksi dengan bagian akademi dan kepegawaian. Penilaian kinerja dosen melalui evaluasi dosen yang dilakukan mahasiswa dapat dilihat pada menu Evaluasi Dosen. Data hasil penilaian mahasiswa tersebut juga dapat diakses oleh pimpinan program studi dan bagian akademik.
Untuk mendukung proses belajar mengajar dengan fasilitas e-learning, Universitas Airlangga memberikan fasilitas e-learning secara terpusat. Fasilitas e-learning yang diberikan adalah berbasis Web dan bersifat publik, sehingga dapat diakses selama 24 jam 7 hari melalui internet. Fasilitas e-learning dapat diakses dengan url http://aula.unair.ac.id dan http://aula2.unair.ac.id. Aula2 adalah pembaharuan dari aula1. Aula1 masih tetap digunakan karena ada beberapa dosen yang masih menggunakan fasilitas tersebut. Salah satu pembaruan yang ada pada aula2 adalah telah terintegrasi dengan cybercampus, sehingga seluruh data tersentral pada cybercampus. Fasilitas e-learning dilengkapi dengan fasilitas portal dengan batasan waktu akses hingga fasilitas acak soal. Oleh karena itu, saat ini sudah beberapa program studi dari Fakultas Vokasi telah menggunakan fasilitas ini hingga untuk Ujian Akhir dan Tengah Semester.
Gambar 6.3: E-learning Aula 1
6-15 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.4: E-learning Aula2
Selain fasilitas e-learning, program yang dapat mendukung proses belajar mengajar adalah fasilitas perpustakaan yang dilengkapi dengan SIM berbasis Web yang bersifat publik. Universitas Airlangga memilki 3 Kampus, yaitu Kampus A, B dan C. Masing- masing kampus terdapat sebuah perpustakaan dengan koleksi buku sesuai dengan fakultas yang ada di kampus tersebut. Di tingkat fakultas terdapat ruang baca dengan koleksi buku yang lebih spesifik sesuai dengan program studi yang ada di fakultas tersebut. Se luruh koleksi buku perpustakaan dari ketiga kampus dan dari semua fakultas terekap semua di SIM Perpustakaan Universitas Airlangga. Dengan menggunakan jaringan lokal milik Universitas Airlangga, civitas akademik dapat mengakses jurnal-jurnal internasional terkemuka dan mengunduh e-book yang disediakan oleh Perpustakaan Universitas Airlangga.
6-16 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.5: Antarmuka untuk Akses Koleksi Buku di Lingkungan Universitas
Gambar 6.6: Akses ke e-journal Internasional
6-17 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.7: Data untuk membantu keputusan ketika yudisium
Kaitannya dengan bidang akademik, cybercampus dapat memberikan seluruh informasi dari mahasiswa. Informasi yang diberikan dapat membantu untuk memberikan keputusan yang berhubungan dengan akademik mahasiswa, seperti membantu mengambil keputusan ketika yudisium dan memberi arahan kepada mahasiswa yang masih belum bisa dinyatakan lulus. Gambar 6.6 adalah tampilan dari cybercampus yang menampilkan informasi-informasi akademik mahasiswa untuk membantu mengambil keputusan ketika yudisium. Bagian akademik juga melakukan monitoring terhadap akademik mahasiswa.
Pada Gambar 6.7 terlihat data mahasiswa beserta dengan nama dosen walinya, sehingga bagian akademik dapat menghubungi dosen wali jika terdapat mahasiswa yang perlu diberi perhatian khusus.
Gambar 6.8: Data bagian akademik terkait mahasiswa dan dosen wali
6-18 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.9: Pencarian data mahasiswa berprestasi
Bagi bagian kemahasiswaan, cybercampus mampu memberikan informasi terkait mahasiswa yang mendapatkan beasiswa, mahasiswa berprestasi di bidang akademik, olahraga, seni, dan bidang lainnya. Ketika wisuda, tempat duduk mahasiswa dan urutan nama yang akan dipanggil akan diatur oleh panitia wisuda universitas. Bagian kemahasiswaan fakultas juga bertanggungjawab untuk mengajukan nama-nama mahasiswa yang berprestasi kepada panitia, oleh karena itu peran cybercampus untuk memberi data yang diperlukan cukup besar. Gambar 6.8 adalah tampilan cybercampus yang digunakan untuk mencari informasi data mahasiswa berprestasi. Sistem informasi keuangan pada saat ini masih belum tersinkronisasi dengan cybercampus, dimana terdapat Sistem informasi khusus untuk bagian keuangan yang digunakan oleh seluruh bagian keuangan di lingkungan Universitas Airlangga. Seperti cybercampus, sistem informasi keuangan ini juga terpusat. Pihak universitas dapat melihat keuangan di setiap fakultas dengan menggunakan sistem informasi keuangan ini.
Dalam pengambilan kebijakan manajemen, teknologi informasi berperan sangat penting dalam operasional Fakultas Vokasi. Sistem keuangan UNAIR yang dimiliki oleh Universitas Airlangga merupakan sistem yang cukup lengkap dalam manajemen keuangan fakultas, program studi, maupun universitas. Sistem tersebut merupakan support system yang terkoneksi antar bagian di lingkungan Universitas Airlangga. Berikut ini adalah
tampilan sistem keuangan Unair.
6-19 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.9. User Interface Sistem Keuangan Unair
Selain sistem keuangan yang telah ditampilkan pada Gambar 6.9, sistem yang lain yang juga dapat dimanfaatkan sebagai sarana pengambilan keputusan adalah Simak Aset.
Sistem tersebut memungkinkan dalam pengorganisasian aset berwujud Fakultas Vokasi, seperti buku induk aset yang berupa keterangan tentang jumlah aset yang dimiliki, sumber dana, pembelian aset, pemindahan aset, hingga penghapusan aset. Sistem tersebut tentunya memegang peranan penting dalam keadaannya karena Universitas Airlangga sebagai perguruan tinggi negeri yang dimiliki oleh Negara tentunya harus transparan dan akuntabel dalam mempertanggungjawabkan aset-aset yang dimiliki. Berikut ini adalah tampilan
Simak Aset.
6-20 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.10. User Interface Sistem Aset Unair
Dalam penentuan kebijakan penilaian sumber daya manusia di FVUA, peran dari fingerprint juga turut dijadikan pertimbangan. Dalam sistem tersebut dalam merekam data keterlambatan, kehadiran, dan jam kepulangan yang kemudian akan berimplikasi sebagai dasar penentuan uang makan serta tunjangan prestasi kerja kepada individu tersebut. Mesin fingerprint di FVUA terkoneksi dengan baik di setiap titik yaitu di Kampus A, B, C, dan FVUA yang berada di Lamongan dan Gresik.
Setiap tahun program studi melakukan evaluasi diri. Sejak tahun 2017 evaluasi diri dilakukan online melalui www.cybercampus.unair.ac.id. Menu evaluasi diri meliputi data lulusan, akademik, kemahasiswaan, kompetitor, dan rencana pengembangan. Tampilan Evaluasi Diri tersaji pada Gambar 6.11.
6-21 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.11 Evaluasi diri online
Selain digunakan untuk alat evaluasi diri, fasilitas di www.cybercampus.unair.ac.id juga dapat digunakan sebagai alat audit. Adapun audit yang dilaksanakan terkait visi misi, tata kelola, mahasiswa dan lulusan, sumber daya manusia, pembelajaran dan suasana akademik, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama, prasarana dan sarana, keuangan, dan manajemen risiko. Tampilan tersaji pada Gambar 6.12.
Gambar 6.12: Audit internal
Menu di www.cybercampus.unair.ac.id juga dapat digunakan sebagai alat manajemen risiko dengan mengindentifikasi risiko dan tindak lanjutnya. Tampilan
manajemen resiko pada Gambar 6.13.
6-22 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 6.13: Manajemen Risiko