STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS VOKASI PERIODE 2015-2020
2.4 Sistem Pengelolaan Planning
Perencanaan Program dan Kegiatan Program studi mengacu pada Renstra Fakultas Vokasi dan Renstra Universitas Airlangga yang merupakan penjabaran dari Visi dan Misi.
Selanjutnya Pimpinan Fakultas Vokasi dan Badan Pertimbangan Fakultas menyusun
2-26 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Renstra Fakultas Vokasi UNAIR yang baru dengan masa berlaku selama 3 tahun, yaitu tahun 2016 sampai dengan tahun 2020 dan dinyatakan berlaku setelah mendapat pertimbangan dari Senat Akademik dan disahkan oleh Badan Pertimbangan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga melalui Surat Keputusan Nomor 02/BPF-KH-UA/2014.
Fakultas Vokasi UNAIR mengembangkan dan menetapkan sistem perencanaan strategis yang konsisten, sistematis dan berkelanjutan, yang diimplementasikan dalam Laporan Evaluasi Diri yang disusun setiap tahun dan diserahkan ke Badan Perencanaan dan Pengembangan Universitas Airlangga, dan digunakan sebagai bahan untuk Rapat Koordinasi Pimpinan UNAIR dan Fakultas untuk menyusun Indikator Kinerja Fakultas.
Organizing
Fungsi pengorganisasian di Fakultas Vokasi UNAIR yang di setiap Program Studi ditujukan pada pengaturan sumber daya manusia dan sumberdaya lain yang dimiliki untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan sesuai dengan tujuan organisasi. Prinsip pengorganisasian yang diterapkan oleh fakultas didasarkan pada pembagian peran, tugas dan fungsi yang jelas, koordinasi yang efektif, dan terintegrasi.
Struktur organisasi program studi sama dengan struktur organisasi dari Fakultas Vokasi, meliputi Dekan yang dibantu oleh Wakil Dekan I, Wakil Dekan II dan Wakil Dekan II, Wakil Dekan I membawahi kepala bagian akademik, Wakil Dekan II membawahi kepala bagian sumber daya. Wakil Dekan III membawahi ketua unit informasi. Dalam menjalankan sistem tata kelola fakultas dalam membuat keputusan, terdapat Badan Pertimbangan Fakultas (BPF). Di Fakultas Vokasi terdapat tiga departemen yang membawahi 21 program studi, unit pendukung dan unit penunjang.
Staffing
Fungsi staffing dalam manajemen adalah proses penempatan sumber daya yang dimiliki Fakultas Vokasi UNAIR untuk mencapai tujuan organisasi. Sumber daya yang dimaksud pada khususnya adalah sumber daya manusia, dimana penempatan ini mempertimbangkan kesesuaian antara aspek kompetensi individu, penilaian kinerja dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk sebuah posisi jabatan, sebagaimana yang tertuang dalam dokumen job description dan job specification Nomor 12578/H3/KP/2010 tanggal 10
2-27 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Nopember 2010. Implementasi program kerja akan berjalan dengan sukses bila sumberdaya manusia (SDM)-nya mencukupi, baik dari segi kuantitas (misalnya rasio staf pengajar terhadap mahasiswa) maupun kualitas (misalnya rasio staf pengajar bergelar doktor maupun guru besar).
Fakultas Vokasi UNAIR telah menetapkan beberapa kebijakan yang memberikan peluang dan kemudahan bagi setiap dosen dan tenaga kependidikan untuk pengembangan dan pembelajaran disamping juga menciptakan dan menerapkan strategi di unit kerja setiap tahun. Hal tersebut dilakukan dengan mendasarkan pada analisis kebutuhan SDM.
Dukungan tersebut diwujudkan dengan adanya berbagai kebijakan, diantaranya pembinaan dan pelatihan (PP-UNAIR-MUN-02-03). Apabila staf telah melaksanakan tugas dengan sangat baik dan berprestasi maka sebagaimana tertuang dalam Peraturan Rektor No.
4739/J03/HK/2007 berhak untuk mendapatkan reward.
Pengelolaan staf akademik dan tenaga kependidikan yang tergolong Pegawai Negeri Sipil (PNS) dikelola dengan aturan dari negara dalam hal ini Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia. Sementara, pengelolaan staf akademik dan tenaga kependidikan honorer diberlakukan aturan pengelolaan internal. Sistem pengelolaan terpisah berdasarkan status ini menjadikan berkurangnya beban pengeluaran negara (PP- UNAIR-MUN-02-01 dan PP-UNAIR-MUN-02-02).
Pengkaderan tenaga kependidikan honorer di lingkungan kerja Fakultas Vokasi Universitas Airlangga merupakan upaya pengkaderan calon pegawai yang bersifat melatih adaptasi dalam tugasnya masing-masing. Pada kesempatan penerimaan calon pegawai negeri sipil, maka mereka dapat diprioritaskan sesuai prosedur yang berlaku untuk ikut dalam proses seleksi.
Leading
Kepemimpinan organisasi di Fakultas Vokasi UNAIR mengacu pada Universitas Airlangga berdasarkan Anggaran Rumah Tangga Universitas Airlangga (Peraturan MWA Nomor 12/P/MWA-UA/2008) serta Peraturan Rektor tentang Organisasi dan Tata Kerja (Peraturan Rektor No. 26/H3/PR/2011).
Kepemimpinan yang diterapkan oleh Fakultas Vokasi UNAIR juga bercermin pada pola kepemimpinan di Universitas Airlangga berdasarkan pada nilai-nilai yang dimiliki
2-28 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
oleh organisasi serta implementasi dari excellence with morality. Dekan sebagai pemimpin Fakultas mengajak anggota organisasinya untuk mencapai excellence atau kinerja yang prima, akan tetapi tidak meninggalkan nilai-nilai moralitasnya. Excellence with morality yang dimaksud adalah penjabaran dari dua kata yaitu excellence dan morality. Excellence merupakan karakter profesionalitas kelembagaan dan karakter individu yang professional di bidangnya. Sedangkan Morality merujuk pada spirit nilai yang menjadikan karakter diri memiliki muatan keluhuran budi pekerti.
Kepemimpinan yang berbasis pada excellence with morality ini adalah internalisasi atas karakteristik Universitas Airlangga yang diimplementasikan oleh pimpinan Fakultas Vokasi UNAIR yang meliputi: religious-humanis dan religius dalam multikultural;
berperilaku jujur; percaya diri dan rendah hati; tanggung jawab; bekerja keras; disiplin;
kerja sama; kepemimpinan yang adil dan amanah; mampu bekerja sama; berjiwa entrepreneur; berpikir kritis dan inovatif.
Controlling
Pemimpin Fakultas dapat menciptakan suatu fokus pada tindakan untuk mencapai sasaran organisasi melalui pemantauan pelaksanaan program yang sudah ditetapkan, yaitu roadmap dan renstra organisasi, melalui rapat pimpinan, rapat kerja pimpinan, rapat koordinasi yang terjadwal (PP-UNAIR-MUN-05-01-03 sampai 05), yang meliputi Rapat dengan Ketua/ Sekretaris Departemen, Koordinator Program Studi, Ketua/ Sekretaris dan anggota BPF, Rapat pleno dengan seluruh dosen serta hearing dengan mahasiswa.
Penjaminan mutu eksternal dilakukan melalui kewajiban akreditasi/ re-akreditasi Perguruan Tinggi dan Program Studi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Program Studi juga memiliki kewajiban untuk melaksanakan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri EPSBED setiap semester sebagai bagian dari mekanisme monitoring kinerja oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Secara internal, sistem penjaminan mutu dilaksanakan sejak tahun 2005, dalam perkembangannya telah diterapkan sistem manajemen yang terintegrasi melalui Airlangga Integrated Management System (AIMS) yang berbasis ISO 9001:2008, IWA 2: 2007 dan MBNQA. Implementasi AIMS telah dimulai sejak 2009. Secara eksternal melalui sertifikasi AIMS yang disertifikasi oleh Badan Sertifikasi Eksternal.
2-29 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Fakultas Vokasi menjalankan tugas pokok organisasi untuk menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan Ilmu pengetahuan, utamanya dalam lingkup ilmu kesehatan dan teknologi serta dapat bersaing di tingkat nasional maupun internasional berlandaskan nilai kebangsaan dan moral agama. Untuk menjalankan tugas pokok tersebut, maka fungsi manajerial mencakup planning, organizing, staffing, leading, dan controlling dilaksanakan secara efektif untuk mewujudkan visi dan misi.
Pengelolaan fakultas di lingkungan Fakultas Vokasi mengacu pada Rencana Strategis yang telah dicanangkan fakultas yang dijabarkan dalam Program Tahunan untuk mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran secara berkesinambungan, dengan tetap mengacu pada pencapaian masing-masing indikator atau tolak ukur sebagai acuan keberhasilan yang harus dicapai. Pelaksanaan program-program tersebut di bawah koordinasi dekan sebagai penanggungjawab fakultas, dibantu oleh tiga orang Wakil Dekan, dua orang Kepala Bagian, empat orang Kasubag, dan para tenaga kependidikan.
Pelaksanaan tugas rutin di masing-masing bidang ditangani oleh tenaga kependidikan yang dikoordinasi oleh Wakil Dekan. Dalam hal ini Fakultas Vokasi mengelola tiga departemen dan 21 program studi dengan 18 prodi di level D-III dan 3 prodi di level D-IV.
Pengelolaan program studi secara operasional dan fungsional telah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, kepemimpinan, dan pengendalian di seluruh kegiatan pembelajaran, pelayanan, keuangan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Penelitian di lingkungan Fakultas Vokasi diharapkan implementasi dari penelitian terapan yang berorientasi produk-produk unggulan.
Beberapa mekanisme pengelolaan secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Perencanaan program operasional dan program pengembangan yang ditujukan untuk pencapaian visi dan misi organisasi pada program jangka panjang, menengah dan jangka pendek. Program jangka panjang dan jangka menengah dilakukan dengan sistem evaluasi program yang mendukung arah pengembangan program studi yang telah ditetapkan. Jangka pendek dilakukan pada setiap tahun melalui perencanaan kegiatan yang disesuaikan dengan kemampuan penganggaran dengan mengakomodasi prioritas program dari seluruh unit pendukung program studi, yang lebih dikenal dengan RKAT.
2-30 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
2. Pengorganisasian beban kerja dosen melalui mekanisme EWMP (Ekuivalensi Wajib Mengabdi Penuh) oleh Fakultas terkait (Dosen di Fakultas Vokasi UNAIR tersebar di fakultas-fakultas di lingkungan UNAIR), dan untuk tenaga kependidikan melalui mekanisme optimalisasi beban kerja. Dengan prinsip ini diharapkan produktivitas dan kinerja dapat mencapai optimalisasi sehingga mendukung penciptaan manajemen internal yang sehat.
3. Pengendalian melalui penerapan sistem penjaminan mutu yang ketat untuk bidang akademik, sumber daya, sarana prasarana dan kemahasiswaan. Sistem Pengawasan Internal (SPI) untuk bidang keuangan.
4. Pengendalian juga dilakukan melalui evaluasi diri pada setiap tahun dijadikan sebagai dasar untuk perencanaan program ke depan.
Perencanaan pengembangan mutu dilakukan melalui perumusan Rencana Strategis (Renstra) Fakultas Vokasi UNAIR yang tetap mengacu kepada Renstra Universitas, yang di dalamnya mencakup visi dan misi Fakultas Vokasi UNAIR serta arah pengembangan.
Renstra disusun berdasarkan hasil evaluasi diri Fakultas Vokasi UNAIR setiap tahun dengan mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan dari faktor internal dan adanya peluang serta ancaman faktor eksternal (didasarkan pada suatu analisis SWOT). Strategi untuk pencapaian Renstra diwujudkan dalam perencanaan kegiatan dan anggaran yang dituangkan dalam perumusan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT). Proses penyusunan RKAT melibatkan peran aktif seluruh unit kerja yang dimiliki Fakultas Vokasi yang didasarkan pada pendekatan bottom-up untuk memfasilitasi seluruh kebutuhan unit kerja namun tetap disesuaikan dengan rencana arah pengembangan Fakultas Vokasi UNAIR. Pengelolaan dan pemanfaatan RKAT selanjutnya diserahkan kepada setiap unit kerja namun tetap disertai dengan aktivitas monitoring dan evaluasi yang meliputi monitoring terhadap penggunaan dana di setiap pelaksanaan program, laporan akhir tahun kepada pimpinan Fakultas Vokasi UNAIR, serta laporan evaluasi diri kepada universitas.
Adapun alur evaluasi diri yang diwajibkan dilakukan setahun sekali tersaji pada Gambar 2.2.
Untuk mengoptimalkan sistem pengelolaan di Fakultas Vokasi UNAIR maka semua sistem yang dibuat telah didokumentasikan dalam SOP, pembuatan SOP pun berdasarkan
2-31 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Renstra yang telah dibuat sebelumnya. Pengelolaan program studi yang berhubungan dengan proses pembelajaran telah diatur dan dilaksanakan sesuai dengan pedoman prosedur dan instruksi kerja:
1. Penerimaan mahasiswa baru, mengacu pada PP-UNAIR-PMB-01 yaitu dilakukan dua (2) kali dalam satu (1) tahun. Penerimaan mahasiswa dengan sistem ini diharapkan bahwa mahasiswa tidak menumpuk dalam semester tertentu tetapi dibagi dalam dua semester yang ada (dalam 1 tahun).
2. Pendaftaran dan pendaftaran ulang, mengacu pada PP-UNAIR-PBM-01 dilakukan lebih dari satu kali dalam setahun. Untuk menjalankan perkuliahan dengan baik, maka mahasiswa yang sudah dinyatakan diterima diharapkan dapat segera melakukan pendaftaran ulang. Dengan frekuensi dua kali dalam satu tahun, maka penumpukan mahasiswa (yang telah registrasi) akan dapat dihindari
3. Perkuliahan, mengacu pada PP-UNAIR-PBM-02 dilakukan selama 6 semester untuk Diploma III dan 8 semester untuk Diploma IV. Hal ini juga mengacu pada peraturan pendidikan Universitas Airlangga yaitu Peraturan Rektor Universitas Airlangga No.
11/H3/PR/2009. Desain perkuliahan telah dibuat mengacu pada visi, misi serta tujuan didirikannya program Diploma III dan Diploma IV. Ujian, mengacu pada PP-UNAIR- PBM-03 dalam bentuk Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS) baik di kelas maupun berupa take home exam. Hal ini juga mengacu pada peraturan pendidikan Universitas Airlangga yaitu Peraturan Rektor Universitas Airlangga No. 11/H3/PR/2009.
4. Ujian tugas akhir mengacu pada PP-UNAIR-PBM-04 dapat dilakukan setelah lulus semua mata kuliah dan mendapat persetujuan dari dosen pembimbing/promotor.
Rincian tata cara ujian tugas akhir diatur dalam Buku Panduan Pendidikan Program Studi masing-masing prodi.
5. Wisuda, mengacu pada PP-UNAIR-PBM-05 dilakukan setelah dinyatakan lulus ujian tugas akhir untuk mahasiswa D-III dan skripsi untuk mahasiswa D-IV. Pada saat wisuda diharapkan lulusan telah memperoleh ilmu-ilmu terkait yang nantinya berguna bagi masyarakat sekitar.
6. Redesain kurikulum, mengacu pada PP-UNAIR-PBM-06 dilakukan setiap dua atau tiga tahun. Redesain ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi
2-32 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
di dunia nyata berdasarkan masukan dari stakeholder. Harapannya adalah mahasiswa dapat mengetahui dan mengikuti trend perkembangan ilmu pengetahuan di Indonesia.
7. Buku Panduan Pendidikan, mengacu pada PP-UNAIR-PBM-07 menjadi acuan untuk pelaksanaan proses belajar mengajar. Buku panduan yang telah dibuat, digunakan sebagai acuan mahasiswa dalam menempuh studi.
8. Pengendalian ijazah, mengacu pada PP-UNAIR-PBM-09 yang mengatur tentang pengendalian dokumen ijazah. Hal ini penting untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
9. Pengendalian transkrip akademik mengacu pada PP-UNAIR-PBM-10 yang mengatur tentang pengendalian dokumen transkrip akademik, sama halnya dengan pengendalian ijazah, pengendalian transkrip juga sangat penting bagi mahasiswa.
10. Produk tidak sesuai mengacu pada PP-UNAIR-PBM-10 yang mengatur tentang evaluasi studi.
Di dalam pedoman prosedur tersebut telah mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling dalam kegiatan internal maupun eksternal pengelolaan fungsional dan operasional program studi. Seluruh Satuan Usaha Akademik bertujuan untuk mendukung pendidikan selain itu juga dilaksanakan secara profesional guna untuk kesinambungan biaya pemeliharaannya. Masing-masing unit dipimpin oleh kepala unit yang bertanggung jawab langsung kepada pimpinan Fakultas. Fakultas Vokasi UNAIR juga memiliki komisi etik.
Pengelolaan staf akademik dan tenaga kependidikan yang tergolong Pegawai Negeri Sipil (PNS) dikelola dengan aturan dari negara dalam hal ini Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia. Sementara, pengelolaan staf akademik dan staf pendukung honorer diberlakukan aturan pengelolaan internal. Sistem pengelolaan terpisah berdasarkan status ini menjadikan berkurangnya beban pengeluaran negara.
Pengkaderan tenaga kependidikan honorer di lingkungan kerja Program Studi Vokasi Universitas Airlangga merupakan upaya pengkaderan calon pegawai yang bersifat melatih adaptasi dalam tugasnya masing-masing. Pada kesempatan penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil, maka mereka dapat diprioritaskan sesuai prosedur yang berlaku untuk ikut
dalam proses seleksi.
2-33 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Gambar 2.2. Alur Penyusunan Laporan Evaluasi Diri
2.5 Sistem Penjaminan Mutu Unit Pengelola Program Studi Diploma