STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS VOKASI PERIODE 2015-2020
2.5 Sistem Penjaminan Mutu Unit Pengelola Program Studi Diploma .1. Keberadaan dan Efektivitas Unit Pelaksana Penjaminan Mutu
2.5.2. Ketersediaan dan Pelaksanaan Standar Mutu
Baku mutu yang digunakan sebagai dasar penilaian pelaksanaan proses penjaminan mutu mengikuti Standar Nasional Pendidikan sesuai Pasal 2, PP No. 19/2005 yang telah dijabarkan oleh Dikti dan dari BAN-PT, selain itu menggunakan Standart Pusat Penjaminan Mutu Universitas Airlangga dan Airlangga Integreted Management System (AIMS), sebagai manajemen terpadu dan sejak Maret 2010 Universitas Airlangga telah memperoleh ISO 9001: 2008; IWA 2: 2007 Malcolm Balridge (MBNQA 2009). Kondisi ini memberikan keuntungan bagi fakultas karena berbagai perangkat evaluasi internal dan sumberdaya yang terkait sudah sesuai dengan persyaratan standar nasional yang diwajibkan Ristekdikti, yaitu: standar isi, proses, kompetensi lulusan, pendidik dan tenaga pendukung, sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, dan penilaian pendidikan.
2-36 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Implementasi Satuan Penjamian Mutu Fakultas Vokasi UNAIR telah diterapkan sejak tahun 2014 dengan melaksanakan kegiatan pembelajaran, dan tugas akhir dengan berpedoman pada Pedoman Prosedur, Instruksi Kerja dan Borang terkait. Sampai saat ini selain pedoman prosedur pembelajaran juga sudah terbentuk pedoman prosedur untuk SDM dan Keuangan, Kemahasiswaan, Redesain Kurikulum. Departemen serta dalam proses penyelesaian pedoman prosedur penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Berdasarkan Surat Keputusan Dekan Fakultas Vokasi Nomor 004/UN.1.14/KD/2017, bahwa Satuan Penjaminan Mutu Fakultas Vokasi Universitas Airlangga bertugas melaksanakan program fakultas dalam merumuskan, menyusun dan mempersiapkan dokumen Penjaminan Mutu; Portofolio institusi; Evaluasi Diri dan Akreditasi Fakultas;
Audit, Monitoring, dan Pengukuran Kinerja.
Dalam menjalankan tugas pokoknya, SPM dibantu oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) sebagai penjamin mutu di tingkat prodi. Pembentukan GPM di Fakultas Vokasi (2017) sesuai dengan SK Dekan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga No.
006/UN3.1.14/KD/ 2017, GPM mempunyai tugas pokok dan fungsi yaitu: (1) Memonitor dan membantu pelaksanaan implementasi penjaminan mutu di Program Studi berdasarkan dokumen mutu program studi; (2) Berkoordinasi dengan Satuan Penjaminan Mutu untuk membuat jadwal dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu di program studi; (3) Membantu pimpinan program studi menyusun spesifikasi program studi dan Instruksi Kerja serta dokumen pendukung; dan (4) Membantu pimpinan program studi menyusun dokumen Evaluasi Diri dan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) secara periodik.
SPM dan GPM Fakultas Vokasi mengadakan evaluasi pembelajaran pada awal semester secara on line melalui cyber campus. Borang kuisioner kinerja ketua departemen diisi oleh staf akademik, borang kuisioner kinerja tenaga kependidikan diisi oleh staf akademik dan mahasiswa, dan borang kelulusan diisi calon wisudawan. Guna kelancaran proses pembelajaran maka juga telah dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkelanjutan oleh Tim Monevin Fakultas Vokasi. Hal pokok yang diaudit meliputi RPS, GBPP, SAP, Kontrak Perkuliahan, Jadual Perkuliahan, Bahan Ajar, Petunjuk Praktikum, Tugas Terstruktur, Absensi, Indeks Kepuasan terhadap proses pembelajaran, evaluasi hasil
belajar, serta pemantauan tugas akhir mahasiswa.
2-37 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Borang kuisioner yang telah diisi dikembalikan ke SPM melalui bagian akademik yang kemudian dianalisis oleh SPM. SPM melaporkan ke Wakil Dekan I. Selanjutnya Wakil Dekan I melaporkan ke Dekan dan Pusat Penjaminan Mutu Universitas Airlangga.
SPM dan Wakil Dekan I membentuk Tim Evaluasi Diri, Portofolio dan Akreditasi yang di dalamnya termasuk anggota SPM. Laporan disampaikan ke Wakil Dekan I yang selanjutnya menyampaikan ke Dekan. Dekan menyampaikan laporan ke Rektor. Hasil monitoring dan evaluasi setiap akhir semester disampaikan kepada masing-masing staf akademik dengan mempresentasikan laporan hasil tersebut kepada seluruh staf di awal semester berikutnya.
Profil penyelenggaraan proses pendidikan jika ditinjau dari presentasi kehadiran staf akademik di kelas untuk tiap mata kuliah menunjukkan bahwa staf akademik memiliki motivasi dan komitmen yang tinggi dalam menjalankan tugas pembelajaran. Dalam pembelajaran setiap mata kuliah selalu didukung oleh buku teks yang jelas, sehingga mahasiswa dapat dengan mudah menelusuri informasi ilmiah yang terkait dengan perluasan atau pengembangan perkuliahan. Demikian juga bila dilihat dari jumlah peserta mata kuliah dan jumlah peserta ulang pada setiap mata kuliah dapat disimpulkan bahwa mahasiswa dapat menyelesaikan kuliah tepat waktu. Berdasarkan kenyataan ini maka diharapkan selalu terjadi peningkatan kualitas proses pembelajaran dan lulusan.
Pelaksanaan Manajemen mutu akademik menggunakan prinsip-prinsip Pengelolaan AIMS (Airlangga Integrated Management System) yang telah mendapatkan pengakuan internasional melalui sertifikat ISO 9001:2000, IWA2 dan QM berbasis Malcolm Baldrige yan g merupakan pendekatan sistematis, praktis dan strategis, yang mengutamakan kepentingan pelanggan.
Sistem Manajemen Mutu Akademik Fakultas Vokasi UNAIR menstandarisasi semua komponen sistemnya dimulai dari standarisasi masukan (input), proses (process), dan kenerja (output). Yang dimaksud dengan input adalah semua keinginan atau harapan dan keluhan pengguna (semua pihak internal dan eksternal yang menggunakan jasa FV- UNAIR) termasuk mahasiswa, manajemen, Rektorat, pemerintah, pegawai, institusi lain, dan lain-lain. Selanjutnya input ditangani atau diproses melalui sistem manajemen mutu secara terpadu, efektif, efisien, dan produktif (sedemikian rupa sesuai standar) yang telah ditentukan di dalam unit pelayanan akademik, administrasi dan keuangan serta
unit-2-38 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
unit lain terkait untuk menghasilkan output berupa kinerja yang akan diukur dengan indikator-indikator mutu layanan. Dengan sistem manajemen mutu, semua komponen sistem mutu di Fakultas Vokasi UNAIR (input, proses, output) terstandarisasi, terkendali dan terukur sehingga lulusan yang dihasilkan dapat memuaskan semua pihak terkait secara prima dan berkesinambungan.
Penyusunan Pedoman Prosedur/SOP, merupakan bagian dari komponen pedoman mutu akademik. Pedoman prosedur/SOP menjelaskan berbagai tahap pekerjaan yang harus dilalui dalam menyelesaikan tugas tertentu dalam organisasi. Pedoman prosedur disusun untuk menjamin efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian standar mutu akademik.
Pengaturan pola kerja juga dilakukan melalui dokumen instruksi kerja yang membantu setiap personil di organisasi dalam menyelesaikan pekerjaan mandiri sesuai dengan deskripsi kerjanya. Pedoman Prosedur yang dimiliki sebanyak 164 yang terdapat di cybercampus.unair.ac.id. Setiap dosen dapat mengaksesnya. Gambar 2.1 merupakan tampilan Pedoman Prosedur.
Gambar 2.1. Tampilan sebagian Pedoman Prosedur di Cybercampus
Pada sub sistem perencanaan, telah disusun desain berbagai bentuk borang dan dokumen pendukung lainnya dalam rangka pelaksanaan aktivitas, misalnya berbagai
2-39 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
instrumen untuk monitoring, evaluasi dan audit mutu akademik internal di lingkungan Universitas Airlangga untuk mendukung implementasi Pedoman Prosedur/SOP Fakultas dan Prodi. Contoh SOP disajikan pada Tabel 1. Pada tingkat program studi, penetapan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi harus disusun untuk menunjukkan berbagai kompetensi yang didesain oleh program studi dan berbagai upaya yang dikembangkan dalam rangka pencapaian kompetensi lulusan.
Dalam sub sistem Pelaksanaan (Do), setiap level organisasi yang terdiri atas, universitas (melalui berbagai direktorat dan unit pendukung lainnya), fakultas, departemen, dan program studi, melaksanakan berbagai aktivitas kebijakan mutu akademik untuk mencapai standar mutu akademik. Pada tahap ini, setiap pelaksanaan program kerja, pedoman mutu, pedoman prosedur, dan dokumen lainnya harus terekam setiap saat.
Rekaman kegiatan (quality records) ini menjadi sangat penting dalam rangka mendukung efektifitas monitoring dan evaluasi serta audit mutu akademik internal. Oleh karena itu, setiap unit organisasi harus memiliki mekanisme pengelolaan quality records yang baik.
Sub sistem lain yang menentukan kerangka kualitas adalah evaluasi. Tahap evaluasi dilakukan dalam rangka melihat upaya pelaksanaan kebijakan mutu akademik dan upaya pemenuhan standar mutu akademik. Evaluasi pembelajaran dan pelayanan yang dilakukan dalam bentuk pengukuran beberapa komponen tidak hanya bersifat substantif, namun juga menyangkut manajemen yang di dalamnya termasuk kurikulum, dosen, fasilitas penunjang pembelajaran, teknologi dan alat bantu belajar, serta layanan staf pendukung. Fasilitas penunjang kegiatan kemahasiswaan juga berperan penting dalam menunjang keberhasilan proses pembelajaran secara keseluruhan.
Hasil evaluasi/ pengukuran ini diharapkan dapat menjadi salah satu indikator implementasi standar mutu yang ditetapkan dan yang telah dilaksanakan. Di samping itu, melalui evaluasi/ pengukuran ini dapat diperbaiki kinerja institusi terkait (unit kerja, fakultas, departemen, dan program studi) dalam rangka penjaminan kualitas yang berkelanjutan. Agar hasil evaluasi/ pengukuran dapat memberikan makna dalam peningkatan kualitas, maka perlu diatur mekanisme tindak-lanjutnya, melalui mekanisme yang tersistem, diharapkan hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
Dengan berdasarkan pada standar AIMS, SPM Fakultas Vokasi UNAIR mengelola
sistem manajemen mutu yang meliputi:
2-40 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
1. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
Monitoring dan evaluasi dilakukan dengan menggunakan sekelompok instrumen kuisioner yang dibuat oleh BPM Universitas yang harus diisi melalui http://cybercampus.unair.ac.id. Monitoring dan evaluasi dilakukan secara berkala baik setiap semester, setiap acara yudisium, setiap tahun ajaran, atau sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan. Hasil monitoring dan evaluasi kemudian akan diolah dan dianalisa oleh SPM untuk kemudian dilaporkan kepada pimpinan Fakultas Vokasi dan seluruh staf dosen baik melalui website http://cybercampus.unair.ac.id atau pada rapat pleno KPS guna mendiskusikan masukan perbaikan dan peningkatan kualitas. Hasil monitoring dan evaluasi juga akan diteruskan kepada BPM Universitas. Selain itu, hasil monitoring dan evaluasi juga menjadi sumber data yang sangat penting untuk Evaluasi Diri (Self Evaluation atau SE) Fakultas Vokasi setiap tahun. Adapun rangkaian monitoring dan evaluasi yang dilakukan yaitu:
a. Evaluasi kinerja dosen dalam pembelajaran.
b. Evaluasi kinerja dosen dalam pembimbingan tesis/ disertasi.
c. Pelaksanaan evaluasi kinerja tenaga kependidikan.
d. Audit mutu internal.
e. Pelaksanaan umpan balik dari alumni dan pengguna alumni (tracer study).
f. Evaluasi Diri (Self Evaluation atau SE).
2. Penyelenggaraan dan pengawasan dokumen mutu.
Penyelenggaraan dan pengawasan dokumen mutu meliputi dokumen kebijakan mutu akademik, sasaran mutu dan standar mutu akademik, peraturan akademik, pedoman mutu, dan pedoman prosedur. Penyusunan dokumen mutu berupa kebijakan akademik, peraturan akademik, sasaran mutu dan standar mutu akademik dilakukan sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan fakultas. Pelaksanaan sistem dokumentasi Pedoman Mutu (PM) dan Pedoman Prosedur (PP) sebelum implementasi AIMS disusun dan diselenggarakan secara mandiri oleh SPM Fakultas Vokasi, namun setelah AIMS mulai disosialisasikan dan diterapkan di lingkungan Universitas Airlangga, secara bertahap Fakultas Vokasi sebagai fakultas termuda di lingkungan Universitas Airlangga mulai menerapkan PM dan PP yang telah disusun oleh BPM.
3. Penyelenggaraan Akreditasi dan Re-Akreditasi
2-41 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Penyelenggaraan akreditasi dan re-akreditasi seluruh program studi yang berada di bawah Fakultas Vokasi dikoordinasikan melalui SPM dengan cara membentuk tim akreditasi yang meliputi dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa dan melibatkan alumni serta pengguna alumni.
4. Monitoring and Evaluation (Monev) penelitian dan pengabdian kepada msyarakat Monev penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan untuk menjamin keberlanjutan dan kualitas penelitian berpedoman pada kebijakan yang tertuang dalam Rencana Induk Penelitian (RIP) UNAIR tahun 2016 – 2020. Adapun dokumen mutu pada tingkat Fakultas Vokasi disajikan pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2.
Bentuk penjaminan mutu lain terhadap kualitas program studi adalah pelaporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) atau Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). Dalam melakukan pengisian laporan EPSBED, Direktorat Pendidikan mengkoordinasi kegiatan pengisian laporan tersebut. Pelaporan EPSBED melibatkan semua prodi dan juga Direktorat Sistem Informasi selaku unit pendukung sistem data. Dengan kesungguhan dan komitmen dari pihak yang terkait, semua program akademik, vokasi dan profesi yang diselenggarakan Universitas dapat memenuhi standarisasi pendidikan melalui EPSBED yang valid 100%.
Dalam menjalankan tupoksi, seluruh unit kerja selalu berpedoman pada siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) , tidak terkecuali program studi (prodi) dan fakultas. Sebagaimana proses manajemen pada umumnya, pencapaian visi, misi, dan tujuan prodi dimulai dengan menyusun perencanaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Perencanaan yang tepat selalu diawali dengan proses evaluasi atas kinerja sebelumnya untuk mengidentifikasi permasalahan dan menemukan akar masalahnya.
Selanjutnya disusun program pengembangan untuk menyelesaikan akar permasalahan yang ada.
Sejak tahun 2002, prodi akademik dan vokasi yang telah menyelenggarakan kegiatan akademik selama satu tahun akademik penuh, diharuskan menyusun Laporan Evaluasi Diri (LED) sebagai salah satu mekanisme untuk mengukur kinerja selama satu tahun. LED disusun mengikuti panduan yang telah ditetapkan oleh BPP. Data dan informasi yang dihimpun dalam LED meliputi berbagai aspek penting yang menjadi core business prodi, yaitu lulusan,
2-42 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
penyelenggaraan akademik, penelitian/publikasi, pengabdian kepada masyarakat, kerja sama, manajemen sumber daya, analisis kompetitor, proses penjaminan mutu, serta manajemen risiko.
Sebagai alat evaluasi, kebutuhan data yang lengkap dan akurat sangatlah penting. Koordinasi antara prodi, departemen dan fakultas senantiasa diperlukan untuk proses peningkatan kualitas prodi dan fakultas.
Tabel 2.1. Dokumen Perencanaan yang Dimiliki Fakultas Vokasi
No Dokumen Mutu Parameter
(ada/tidak)
1 2 3
1. Renstra Ada
2. Sasaran Mutu/Indikator Kinerja Ada
3. Spesifikasi Program Studi Ada
4. Competitor (Prodi sejenis) Ada
5. SK Dekan Pembentukan SPM Ada
6. Tupoksi SPM Ada
7. Rencana Induk Penelitian UNAIR Ada
2-43 Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020
Tabel 2.2. Implementasi Dokumen Mutu pada Tingkat Fakultas
No Dokumen Mutu Parameter
(ada/tidak)
1 2 3
1. Panduan pelaksanaan Pendidikan Fakultas/ Prodi Ada
2. SK Rektor Tentang Kurikulum Prodi Ada
3. RPS Ada
4. GBPP Ada
5. SAP Ada
6. Kontrak Perkuliahan Ada
7. Kartu Kendali Perkuliahan Ada
8. Borang lain Ada
Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020 3-1 STANDAR 3. MAHASISWA DAN LULUSAN
3.1 Mahasiswa
3.1.1 Sistem Rekrutmen dan Seleksi Calon Mahasiswa Baru yang Diterapkan pada Unit Pengelola Program Studi Diploma serta Efektivitasnya
Rekruitmen calon Mahasiswa Baru di Universitas Airlangga diselenggarakan oleh lembaga yang dibentuk khusus oleh Rektor yakni Pusat Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) berdasarkan keputusan Rektor Universitas Airlangga Nomor 322/H3/KR/2009 tentang Penetapan Penelusuran Minat dan Kemampuan (PMDK) menjadi Pusat Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) yang memiliki tanggung jawab langsung kepada Rektor melalui Wakil Rektor I. Tugas pokok dan fungsi PPMB adalah menyelenggarakan seleksi calon mahasiswa baru dengan sistem, mekanisme dan ruang lingkupnya meliputi seluruh jenjang pendidikan, yakni program pendidikan Vokasi (diploma 3 dan diploma 4), program sarjana melalui jalur mandiri dan alih jenis, pascasarjana (magister dan doktor), profesi, dan spesialis dan sub spesialis serta mahasiswa asing.
Kebijakan penerimaan mahasiswa baru di Univeristas Airlangga mengacu pada Keputusan Senat Akademik Universitas Airlangga Nomor 07/J03/SAU/HK/2006 tentang Kebijakan Umum Penyelenggaraan Universitas Airlangga, Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Tahun 2018 kebijakan tersebut mengalami perubahan menjadi keputusan Senat Akademik Nomer 01/2018 tentang Kebijakan Umum Penyelenggaraan Universitas Airlangga, Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, perubahan kebijakan ini mengacu pada kebijakan nasional Penerimaan Mahasiswa Baru mulai diatur dalam level Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi dan pengelolaan perguruan tinggi dan juga mewadahi kebijakan universitas airlangga menuju world Class Universty.
Setiap tahunnya Univeristas Airlangga membuat peraturan terkait dengan penerimaan mahasiswa baru sebagai bentuk dari penjabaran kebijakan UNAIR terkait dengan Penerimaan Mahasiswa Baru, contohnya Peraturan Rektor No. 5 Tahun 2017 tentang Persyaratan Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru pada Program Studi di Lingkungan Universitas Airlangga Tahun Akademik 2017/2018, dan juga dalam operasionalnya dituangkan dalam Peraturan Prosedur (PP-UNAIR- PBM-01).
Penerapan sistem penerimaan mahasiswa baru yang mendasarkan pada kebijakan nasional Penerimaan Mahasiwa Baru dengan sistem sebagai berikut:
Borang Institusi Fakultas Vokasi 2020 3-2
1. Untuk seluruh jenjang pendidikan, UNAIR telah menetapkan jadwal seleksi, jenjang Program studi, Persyaratan, Satuan Pembiayaan, dan Daya Tampung yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru melalui PPMB 2. Untuk jenjang S1, UNAIR telah menetapkan pola penerimaan mahasiswa baru
melalui pola penerimaan secara nasional yakni SNMPTN dan SBMPTN dan Mandiri untuk memberikan kesempatan yang seluas-luasnya bagi calon mahasiswa baru untuk menempuh pendidikan di UNAIR;
3. Untuk jenjang D3, D4, alih jenis, S2, Profesi, spesialis dan sub spesialis dan S3, UNAIR telah menetapkan jadwal, persyaratan dan kuota sebagai pelaksanaan kebijakan nasional bahwa dalam penerimaan mahasiswa baru wajib untuk menjaga proporsi antara kuota, kapasitas sarana prasarana, dosen dan tenaga kependidikan.
Sistem penerimaan mahasiswa baru di seluruh program studi yang ada di lingkungan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga mengikuti jalur ujian masuk Universitas Airlangga yang dikelola oleh Pusat Penerimaan Mahasiswa Baru. Kebijakan sistem rekrutmen mahasiswa baru mencakup: 1) kebijakan rekrutmen calon mahasiswa baru, 2) kriteria penerimaan mahasiswa baru, 3) prosedur penerimaan mahasiswa baru, 4) instrumen penerimaan mahasiswa baru dan 5) sistem pengambilan keputusan. Efektivitas implementasi sistem rekrutmen mahasiswa baru untuk menghasilkan mahasiswa baru yang bermutu diukur dari pemenuhan kriteria seleksi, jumlah peminat, proporsi pendaftar terhadap daya tampung dan proporsi yang diterima dan yang registrasi.