PENCATATAN TRANSAKSI USAHA
Sesuai dengan pembahasan sebelumnya proses akuntansi diawali dengan pencatatan transaksi usaha. setiap transaksi usaha akan dicatat secara kronologis dari hari ke hari ke dalam buku jurnal harian ( General Journal ) sebelum dibukukan ( posting ) kedalam buku besar ( Ledger )
PENGERTIAN JURNAL
Jurnal (Journal) merupakan buku catatan berupa pendebitan dan pengkreditan suatu transaksi secara kronologis serta penjelasan atas transaksi tersebut. Proses pemasukan data transaksi ke dalam jurnal disebut Penjurnalan (Journalizing)
MANFAAT/ FUNGSI JURNAL
Manfaat jurnal dibandingkan pencatatan transaksi secara langsung ke Ledger account yaitu :
Jurnal memperlihatkan seluruh informasi tentang suatu transaksi dalam satu tempat dan juga menyajikan keterangan atas suatu transaksi.
Jurnal menyajikan catatan secara kronologis semua kejadian dalam aktivitas perusahaan.
Jurnal digunakan untuk menghindari terjadinya kesalahan. BENTUK JURNAL
Bentuk jurnal yang digunakan dalam suatu perusahaan berbeda-beda. Bentuk jurnal yang paling sederhana hanya mempunyai dua kolom jumlah dan dapat digunakan untuk mencatat semua transaksi secara berurutan . sehingga sering disebut juga jurnal dua kolom (two-coloum journal)
General Journal
Page …..
Date
DescriptionPost.
Ref.
Debit Credit
Date : Kolom ini mencatatat tanggal transaksi sesuai dengan tanggal bukti pembukuan
Description : Kolom ini mencatat Akun yang harus didebit dan yang harus dikredit (Akun debit harus ditulis lebih dahulu kemudian yang kredit baris berikut nya dengan menjorok kedalam) serta keterangan singkat tentang transaksi yang bersangkutan.
Post. Ref : Kolom ini diisi bila ayat dijurnal tersebut telah dipindahkan ke Akun bukubesar yang bersangkutan ( Posting )
Debit : Kolom ini diisi dengan jumlah/nilai uang yang harus didebit
Credit : Kolom ini diisi dengan jumlah/nilai uang yang harus dikredit
CONTOH SOAL
Pada tanggal 15 November 2004 Tuan Rajasa membuka rekening bank atas nama perusahaan Rajanya Bengkel sebesar Rp
10.000.000.-Analisis : Akun kas meningkat dan didebit sebesar Rp 10.000.000. dan akun capital meningkat sehingga dikredit sebesar RP
10.000.000.-General Journal
Page 1
Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 15
Cash
10.000.000
Rajasa. Capital
10.000.00
0
Pada tanggal 20 November 2004 . perusahaan membeli peralatan sebesar Rp 2.000.000 secara tunai.
Analisis : Pembayaran atas pembelian peralatan mengakibatkan akun Equipment meningkat sehingga didebit sebesar Rp 2.000.000 dan akun kas menurun sehingga dikredit sebesar Rp 2.000.000
Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 2Cash
2.000.000
Pada tanggal 22 November 2004 perusahaan membeli perlengkapan secara kredit Rp
750.000.-Analisis : Penambahan perlengkapan sehingga didebit sebesar Rp 750.000 dan Akun hutang usaha meningkat maka dikredit sebesar Rp 750.000.
Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 22 Supplies
750.000
Account
Payable
750.000
Tanggal 25 November 2004. perusahaan menerima pendapatan dari langganan sebesar Rp
1.750.000.-Analisis : Akun cash meningkat maka didebit sebesar RP 1.750.000.- dan pendapatan meningkat sehingga dikredit sebesar Rp 1.750.000
Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 25 Cash
1.750.000
Fees
Earned
1.750.00
0
Pada tanggal 26 November perusahaan membayar hutang kepada kreditur sebesar Rp
500.000.-Analisis : Pembayaran ini mengakibatkan adanya penurunan akun hutang usaha sehinggga didebit sebesar Rp dan kas menurun sehingga dikredit sebesar Rp
500.000.-Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 27 Account
Payable
500.000
Cash
500.000
Tanggal 27 November. perusahaan membayar beban-beban : upah Rp 525.000.- Sewa Rp 250.000.- ; beban-beban rupa-rupa Rp 325.000.-
Analisis : Beban bertambah maka didebit dengan masing-masing akun yaitu akun Wages expense sebesar Rp 525.000.-Rent expense Rp 250.000.- dan Miscellaneous expense
Rp 325.000.- sedangkan akun kas menurun sehingga dikredit sebesar Rp 1.100.000.-.
Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 29 Wages ExpenseRent Expense Miscellaneous Expense
525.000
325.000
250.000
Cash1.100.000
Tanggal 28 November perusahaan membeli kwitansi. kertas dan tinta sebesar Rp 100.000.- secara tunai
Analisis : Akun supplies meningkat maka didebit sebesar Rp 100.000.- dan akun Cash menurun sehingga dikredit sebesar Rp
100.000.-Date
Description
Post. Ref. Debit Credit
Nov 28 Supplies100.000
Cash
100.000
Pada tanggal 30 November. Tuan Rajasa mengambil uang sebesar Rp 500.000.- untuk keperluan pribadinya
Analisis : Akun Rajasa. Drawing meningkat sehingga didebit sebesar Rp 500.000.- dan akun Cash menurun maka dikredit sebesar Rp
500.000.-Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 30 Rajasa.Drawing
500.000
Cash
500.000
Pada tanggal 30 November. perusahaan membayar asuransi untuk satu tahun sebesar Rp 1.200.000
Analisis : Akun prepaid insurance bertambah maka didebit sebesar Rp 1.200.000 dan akun Cash berkurang sehingga dikradit sebesar Rp 1.200.000
Date
DescriptionPost. Ref. Debit Credit
Nov 30 Prepaid
Insurance
1.200.000
BUKU BESAR (LEDGER)
Pengertian Buku BesarBuku Besar (Ledger) adalah buku catatan akhir yang terdiri dari kumpulan akun - akun yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk mencatat transaksinya.
Bentuk Buku Besar ( Ledger ) a. Bentuk 2 kolom (bentuk T) b. Bentuk 3 kolom
c. Bentuk 4 kolom Contoh bentuk 2 kolom :
Accoun
t : Account No :
Date Explanatio
n P.R Debit Date Explanation P.R Credit
Kebaikannya :
Dapat memisahkan antara kelompok transaksi debit dan kelompok transaksi kredit
Kelemahannya :
Tidak dapat mencatat secara kronologis mengenai seluruh transaksi keuangan yang menyangkut Akun ybs
Tidak dapat mengetahui saldo Akun pada setiap saat. Untuk mengetahui saldo Akun harus menghitung lebih dahulu jumlah sebelah debit dan jumlah sebelah kredit. kemudian dibandingkan. dicari selisihnya. Selisih itulah saldo Akunnya Contoh 3 kolom :
Account Account No :
Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Kebaikannnya :
Dapat mencatat secara kronologis mengenai seluruh transaksi keuangan yang menyangkut Akun ybs
Kelemahannya :
Tidak dapat memisahkan antara kelompok transaksi debit dan kelompok transaksi kredit
Contoh 4 kolom : Account
Date Explanation P.R Debit Credit
Balance
DEBIT KREDIT
Kebaikannnya :
Dapat mencatat secara kronologis mengenai seluruh transaksi keuangan yang menyangkut Akun ybs
Dapat mengetahui saldo Akun pada setiap saat dengan status debit atau kredit.
POSTING
Pengertian Posting
Setelah transaksi dicatat dalam buku jurnal. kemudian dipindahkan ke buku besar. Proses pemindahan ayat-ayat jurnal dari buku jurnal ke buku besar dinamakan Posting.
Posting tidak dilakukan setiap ayat jurnal dicatat akan tetapi setelah beberapa ayat jurnal dicatat. misalnya pada setiap akhir hari atau lebih lama. tergantung pada jumlah transaksi yang terjadi.
Prosedur dalam melakukan posting adalah sebagai berikut :
1. Catat tanggal dan jumlah ayat jurnal ke Akun masing-masing 2. Cantumkan nomor halaman jurnal pada lajur ref. Pembukuan
dalam perkiraan tersebut
3. Cantumkan nomor perkiraan buku besar pada lajur ref. Pembukuan didalam jurnal
Buku besar masing – masing perkiraan pada perusahaan Rajanya Bengkel adalah sebagai berikut :
BUKU BESAR (LEDGER)
Account : Cash Acc. No. 11
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBIT KREDIT 2004 Nov 15 GJ-1 10.000.000 10.000.000 20 GJ-1 2.000.000 8.000.000 25 GJ-1 1.750.000 9.750.000 26 GJ-1 500.000 9.250.000 27 GJ-1 1.100.000 8.150.000 28 GJ-1 100.000 8.050.000 30 GJ-1 500.000 7.550.000 30 GJ-1 1.200.000 6.350.000
Account : Supplies Acc. No : 13
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT 2004 Nov 22 GJ-1 750.000 750.000 28 GJ-1 100.000 850.000
Account : Prepaid Insurance Acc. No : 15
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Nov 30 GJ-1 1.200.000 1.200.000
Account : Equipment Acc. No : 17
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Account : Rajasa. Capital Acc. No : 31
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Nov 15 GJ-1 10.000.000 10.000.000
Account : Rajasa. Drawing Acc. No : 32
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Nov 30 GJ-1 500.000 500.000
Account : Fees Earned Acc. No : 41
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Nov 25 GJ-1 1.750.000 1.750.000
Account : Wages Expense Acc. No : 51
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Nov 29 GJ-1 525.000 525.000
Account : Rent Expense Acc. No : 52
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
2004
Nov 29 GJ-1 250.000 250.000
Account : Miscellaneous Expense Acc. No : 59
DATE ITEM REF DEBIT CREDIT BALANCE
DEBET KREDIT
2004
Nov 29 325.000 325.000
NERACA SALDO (TRIAL BALANCE)
Agar supaya yakin bahwa posting telah dilakukan dengan benar. salah satu caranya adalah dengan mencocokan jumlah debit dan jumlah kredit dalam buku besar. Pencocokan tersebut dilakukan pada akhir periode akuntansi atau dalam jangka waktu yang tidak ditentukan. Pencocokan tersebut disebut neraca saldo (trial balance) atau neraca percobaan
Tujuan Pembuatan Neraca Saldo
Untuk mengecek apakah debit dan kredit dalam buku besar seimbang
Memperlihatkan ringkasan rekening buku besar dengan baik. sehingga menjadi sumber informasi yang baik bagi persiapan pembuatan neraca dan laporan laba-rugi.
Bentuk Neraca saldo
Neraca percobaan untuk perusahaan Rajanya Bengkel adalah sebagai berikut :
Rajanya Bengkel Trial Balance 31 Desember 2004
ACCOUNT TITLE Debit Credit
Cash
6.350.000Supplies
850.000Prepaid Insurance
1.200.000Equipment
2.000.000Account Payable
250.000Rajasa. Capital
10.000.000Rajasa.Drawing
500.000Fees Earned
1.750.000Wages Expense
525.000Rent Expense
250.000Miscellaneous Expense
325.00012.000.000 12.000.000
Kesalahan-kesalahan yang menyebabkan ketidaksamaan neraca saldo :
1. Kesalahan penyiapan neraca saldo
Kesalahan penjumlahan kolom
Kesalahan dalam mencatat angka-angka ke neraca saldo
Saldo dimasukan ke kolom yang salah atau diabaikan 2. Kesalahan saldo akun
Kesalahan menghitung saldo
Saldo dimasukan ke kolom akun yang salah 3. Kesalahan pemosan
Jumlah yang dimasukan ke suatu akun salah
Debit diposkan sebagai kredit atau sebaliknya
Pemosan debit atau kredit diabaikan KESALAHAN dan KOREKSI KESALAHAN
Adakalanya pada saat melakukan penjurnalan atau pada saat melakukan posting terjadi kesalahan. Kesalahan dapat terjadi karena : lupa mencatat atau salah mencatat yaitu salah mencatat angka. salah pendebitan dan pengkreditan Akun atau salah mencatat nama Akun.
Cara memperbaiki kesalahan jangan menghapus kesalahan dan menggantinya dengan yang betul karena akan menimbulkan prasangka yang tidak baik.
Prosedur koreksi kesalahan tergantung kapan atau pada saat penjurnalan atau setelah dilakukan posting.
Waktu terjadinya kesalahan
Kesalahan dapat terjadi pada periode berjalan atau pada periode tahun lalu
1. Periode berjalan yaitu kesalahan yang ditermukan sebelum tutup buku. diantaranya pada saat membuat neraca saldo 2. Periode tahun lalu yaitu kesalahan yang ditemukan sesudah
Koreksi kesalahan
Prosedur yang digunakan untuk mengkoreksi kesalahan dalam jurnal atau posting sangat tergantung pada sifat dan waktu ditemukannya kesalahan. Prosedur untuk mengkoreksi kesalahan :
Kesalahan Prosedur Koreksi
1 Ayat jurnal tidak benar
tetapi belum diposting Coret kesalahan tersebut dancantumkan akun atau jumlah yang benar
2 Ayat jurnal sudah benar tetapi diposkan secara keliru
Coret kesalahan tersebut dan lakukan posting yang benar
3 Ayat jurnal tidak benar
tetapi sudah diposkan Buatlah jurnal dan posting untukmengoreksi kesalahan tersebut Prosedur Koreksi :
1. Kesalahan Ayat jurnal salah tetapi belum diposting
Untuk memperbaikinya cukup dengan menuliskan yang benar di atas kesalahan dan mencoret kesalahan dengan 1 atau 2 garis horizontal (tulisan yang salah tetap terbaca)
Contoh :
Membayar tagihan dari kreditur sebesar Rp 200.000.- telah salah dijurnal menjadi Rp 120.000.-. Jurnal ini belum di posting
200.000 Dr Account Payable 120.000
200.000 Cr Cash 120.000
Kesalahan (2) ayat jurnal betul tetapi postingnya salah Contoh :
Membeli Peralatan seharga Rp 5.000.000 telah dijurnal dengan betul tetapi posting ke akun equipment salah Rp 50.000.000
General Journal Page : 3
Date Description Post. Ref. Debit Credit Des
1 Equipment 5.000.000
Account : Equipment Account No : 121 Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Des . 9 GJ 2 50.000.0
00 50.000.000
Langkah koreksi :
Memperbaiki angka di ledger Equipment dengan cara mencoret angka salah dan bubuhkan paraf sehingga setelah diperbaiki menjadi sbb :
Account
: Equipment Account No : 121
Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Des. 1 GJ 2 5.000.000
50.000.00
0
5.000.000
50.000.000
Kesalahan (3) Jurnal salah serta sudah diposting 3.1 Salah nama rekening
Contoh :
Membayar beban gaji telah dicatat beban lain-lain. tetapi angkanya betul Rp 1.000.000
Jurnal yang salah :
General Journal Page : 3
Date Description Post. Ref. Debit Credit Nov
9 Miscellaneous Expense 1.000.000
Cash 1.000.000
Buku besar yang salah : Account : Miscellaneous
Expense Account No : 152
Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Nov. 9 GJ 3 1.000.00 0 1.000.0 00 Langkah Perbaikan : Jurnal perbaikan :
General Journal Page : 3
Ref.
Nov 30 Salaries Expense 1.000.000
Miscellaneous
Expense 1.000.000
Koreksi kesalahan nama rekening
Buku besar setelah perbaikan : Account
:
Miscellaneous Expense
Account No : 152 Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Nov 9 GJ 3 1.000.000 1.000.0
00
Nov 30 Koreksi Kesalahan 1.000.0
00 0
Account
: Salaries Expense Account No : 154
Date Explanation P.R Debit Credit Balance Nov 30 Koreksi
kesalahan
GJ 3 1.000.000 1.000.0 00
3.2 Salah angka
Contoh : Menerima pelunasan atas piutang usaha sebesar Rp 500.000 dicatat dalam jurnal sebesar Rp 5.000.000
Contoh : Pembelian Office Supplies seharga $ 450 dicatat dalam jurnal $ 4.500
Jurnal yang salah :
General Journal Page : 3
Date Description Post. Ref. Debit Credit
Okt 2 Account Receivable 5.000.00
0
Cash 5.000.00
0 Buku besar yang salah :
Account : Acc. Receivable Account No : 112 Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Okt 2 GJ 3 5.000.0 00
5.000.0 00
Langkah Perbaikan :
Yang harus diperbaiki adalah saldo akun Account Receivable dan saldo akun Cash harus dikurangi sebesar Rp 4.500.000 maka
Jurnal perbaikan :
General Journal Page : 3
Date Description Post. Ref. Debit Credit
Okt 31 Account Receivable 4.500.000
Cash 4.500.000
Buku besar yang telah diperbaiki : Account : Account
Receivable Account No : 112
Date Explanation P.R Debit Credit Balance
Okt 2 GJ 3 5.000.00
0 5.000.000
Okt 31 Koreksi
Kesalahan 4.500.000 500.000
3.3 Salah pendebitan atau pengkreditan Misal Pembayaran atas beban bunga Rp 600.000 :
General Journal Page : 3
Date Description Post. Ref. Debit Credit
Interest Expense 600.000
Cash 600.000
Langkah perbaikan :
Yang harus diperbaiki adalah akun Cash dan Interest Expense harus dikurangi sebesar Rp 1.200.000
Jurnal perbaikan :
General Journal Page : 3
Date Description Post. Ref. Debit Credit
Interest Expense 1.200.00 0
SOAL LATIHAN SOAL 1
Raya Cors adalah pemilik Taman Sari Estate yang bertindak selaku agen dalam membeli, menjual, menyewakan dan mengelola real estate. Saldo-saldo akun pada akhir Mei tahun berjalan adalah sebagai berikut: 11 Cash 28,150 12 Account Receivable 38,750 13 Prepaid Insurance 1,100 14 Office Supplies 1,050 16 Land 0 21 Account Payable 11,510 22 Notes Payable 0 31 Cors, Capital 29,840 32 Cors, Drawing 1,000 41 Fees Earned 126,500 51 Salary Expense 84,100 52 Rent Expense 5,500 53 Advertising Expense 3,900 54 Repair Expense 2,750 59 Miscellaneous Expense 1,550 167,850 167.,850 Transaksi berikut dilaksanakan oleh Taman Sari selama bulan Juni tahun berjalan:
1
April Dibayar sewa kantor untuk bulan berjalan $2,500 3 Dibayar perlengkapan kantor secara kredit $ 1,375 5 Dibayar premi asuransi $ 1,650
7 Diterima kas atas pembayaran utang klien $30,200 15 Dibeli tanah untuk rencana perluasan kantor di masa
mendatang seharga $75,000 dibayar tunai $15,000 dan sisanya dibayar dengan wesel bayar.
18 Dibayar utang kepada kreditor $7,150
20 Dibayar beban iklan untuk bulan juni sebesar $500 28 Dibayar beban perbaikan kendaraan yang rusak $715 29 Dibayar beban rupa-rupa $215
30 Dibukukan pendapatan yang dihasilkan dan dikirimkan tagihan kepada klien
dalam bulan berjalan $38,400
30 Dibayar gaji dan komisi untuk bulan berjalan $21,500 30 Dibayar kas untuk keperluan pribadi $1,500
Diminta:
1. Buatlah jurnal untuk transaksi bulan Juni 2. Posting ke dalam buku besar
3. Buatlah trial balance pada akhir bulan Juni SOAL 2
Ruizo began a rug-cleaning business on October 1,2010 and angaged in the
following transaction during the month.
Oct 1 Began business by transferring $6,000 from his personal bank account to the business bank account
2 Ordered cleaning equipment,$500 3 Purchased cleaning for cash,$1,400.
4 Leased a van by making two month’s lease payment in advance,$600.
7 Received the cleaning ordered on October 2 and agree to pay half the amount in ten days and the rest in thirty days.
9 Paid for repairs on the van with cash,$40 12 Received cash for cleaning carpets,$670
17 Paid half of the amounth owed on supplies purchased on October 7,$250.
21 Billed customers for cleaning carpets,$670
24 Paid cash for additional repairs on the van,$40
27 Received $300 from customer billed on Octobers 21
31 Withdrew $350 from the business for personal use
Required:1. Prepare journal entries to record the above transactions in the general journal.
2. Set Up the following ledger account and post the journal entries: Cash (111); Account Receiveble (113); Cleaning Supplies (115); Prepaid Lease (116); Cleaning Equipment (141); Account Payable (211); Ruizo,Capital (311); Ruizo, Withdrawal (312), Claening Revenue (411); and Repair Expense (511)