PT ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING COMPANY Tbk Rapat Dewan Komisaris hanya sah dan dapat mengambil
keputusan yang mengikat apabila dihadiri oleh lebih dari ½ bagian anggota Dewan Komisaris dan keputusannya disetujui oleh lebih dari ½ bagian jumlah suara yang dikeluarkan.
Rapat Dewan Komisaris dapat memberhentikan untuk sementara waktu seorang atau lebih anggota Direksi yang telah bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar dan/ atau perundang-undangan yang berlaku.
Anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS untuk jangka waktu 5 (lima) tahun, yaitu sejak tanggal pengangkatan sebagaimana diputuskan dalam RUPS, sampai penutupan RUPS Tahunan yang ke 5 setelah tanggal pengangkatan, kecuali apabila ditentukan lain dalam RUPS. Setelah masa jabatan berakhir anggota Dewan Komisaris dapat diangkat kembali untuk masa jabatan berikutnya sesuai dengan keputusan RUPS.
RUPS dapat memberhentikan seorang anggota Dewan Komisaris meskipun masa jabatannya belum berakhir, dan mengangkat orang lain untuk menggantikannya dengan masa jabatan yang sama dengan sisa masa jabatan Dewan Komisaris yang lainnya.
Seluruh anggota Komisaris yang saat ini menjabat, diangkat di dalam RUPS yang diselenggarakan pada tanggal 26 Juni 2014, dan akan berakhir setelah penutupan RUPS pada tahun 2019.
Anggota Dewan Komisaris dapat menerima gaji atau honorarium dan tunjangan lainnya, yang jumlahnya atau besarnya ditetapkan oleh RUPS. Berdasarkan RUPS yang diselenggarakan pada tanggal 26 Juni 2014 jumlah remunerasi (gaji/honorarium/uang jasa/tunjangan) untuk Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan berjumlah sebanyak- banyaknya Rp. 3.600.000.000.- (tiga milyar enam ratus juta rupiah) per tahun.
Dalam menjalankan tugasnya Dewan Komisaris mempunyai kewenangan untuk memeriksa semua dokumen bukti-bukti pembukuan Perseroan, berwenang untuk mengetahui segala tindakan yang dijalankan oleh Direksi Perseroan, dan berhak meminta penjelasan dari Direksi tentang jalannya Perseroan. Untuk melakukan tugas pengawasannya Dewan Komisaris dibantu oleh Komite Audit. Dewan Komisaris belum membentuk komite yang lain karena fungsinya masih bisa dilaksanakan oleh Dewan Komisaris.
Pada saat ini Perseroan mempunyai seorang Presiden Komisaris, seorang Komisaris Independen, dan seorang Komisaris.
Meetings of the Board of Commissioners are Legitimate and may make binding decisions when the meetings are attended by more than half of the Board of Commissioners members, and the decisions are supported by more than half of the votes.
The Board of commissioners has the authority to temporarily acquit one or more Directors with deviated conducts from the Company’s Articles of Association, or against existing laws.
Members of the Board of Commissioners are appointed and acquitted by GMS to serve for a period of 5 (five) years from the date of appointment, as decided at the GMS, until the closing of the 5th year Annual GMS, unless GMS decided otherwise. After the termination of service, they may be reappointed for the next term.
GMS may acquit a member of the Board of Commissioners before their term ended, and appoint a new member to replace him for a period of the remaining time of service.
All members who currently serve as Commissioner, appointed at the GMS held on June 26, 2014, and their tenure will end after the close of the GMS in 2019.
The Board of Commissioners may earn salary and other allowances, where the amount is determined by the GMS. Authority of determining the amounts may be delegated to the Board of Commissioners. RUPS held on June 26, 2014 has determined the total of annual remuneration (salary/ honorarium/allowances) for the Board of Commissioners and Directors to be Rp. 3,600,000,000 (three billion six hundred million rupiahs) per year.
The Board of Commissioners also has the authority to review all of the Company’s financial statements as well as financial documents, and require clarification from the Directors regarding the Company’s management policies.
To perform its supervision duties. the Board of Commissioners is assisted by the Audit Committee. The Board of Commissioners has not formed another committee because the function can still be carried out by the Board of Commissioners.
At the moment, the Company has one President Commissioner, one Independent Commissioner and one Commissioner.
Pada tahun 2015 Dewan Komisaris Perseroan telah melakukan 3 kali rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris, 2 kali Rapat bersama Direksi Perseroan, dan melakukan beberapa kali rapat dengan Komite Audit. D. KOMITE AUDIT
Komite Audit adalah komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris dengan tujuan untuk membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas pengawasannya. Pada saat ini Komite Audit merupakan satu-satunya komite yang berada di bawah Dewan Komisaris.
Adapun Komite Audit bertanggung-jawab dan bertugas untuk:
a. membantu Dewan Komisaris dalam mengevaluasi laporan-laporan yang disampaikan oleh Direksi Perseroan, baik berupa laporan keuangan maupun laporan kegiatan operasional lainnya.
b. memastikan bahwa laporan keuangan Perseroan telah dibuat dan disusun sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, termasuk telah diterapkannya Standar Akuntansi Keuangan Indonesia.
c. memastikan bahwa sistem pengendalian internal telah dilaksanakan secara memadai.
d. memberi masukkan kepada Dewan Komisaris tentang hal-hal yang dianggap perlu sehubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Komite Audit melakukan tugasnya berdasarkan permintaan atau instruksi dari Dewan Komisaris, sesuai dengan keperluan Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya ini Komite Audit berkoordinasi dan bekerjasama dengan divisi-divisi lain yang ada di perusahaan, terutama sekali dengan bagian Internal Audit. Komite Audit berwenang untuk meminta keterangan-keterangan yang diperlukan langsung kepada divisi atau bagian terkait. Komite Audit memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris.
Pada tahun 2015 Dewan Komisaris melakukan 3 kali pertemuan dengan seluruh anggota Komite Audit.
Anggota-anggota Komite Audit diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Dewan Komisaris dan dilaporkan kepada RUPS. Anggota Komite Audit mempunyai masa jabatan selama 5 (lima) tahun, kecuali apabila Rapat Dewan Komisaris menentukan lain. Seluruh anggota Komite Audit yang saat ini menjabat diangkat berdasarkan Rapat Dewan Komisaris yang diadakan pada tanggal 17 Juli 2014 dan akan berakhir pada tahun 2019.
In 2015 the Board of Commissioners has held 3 (three) meetings attended by all the members of the Board of Commissioners, 3 (three) meetings with the Board of Directors and held several meetings with Audit Committee.
D. AUDIT COMMITTEE
In conducting its supervisory function the Board of Commissioners is assisted by the Audit Committee. This committee is the only committee which is under the supervision of the Board of Commissioners.
Audit Committee has the following functions:
a. to assist Board of Commissioners in evaluating the Company’s reports submitted by Directors, Financial reports as well as reports on other operational activities.
b. to ensure that the Company’s financial reports are prepared in compliance with stipulated regulations and according to the Indonesia Financial Accounting Standards.
c. to ensure that the internal control system is appropriately applied.
d. to provide inputs to the Board of Commissioners about issues that may be necessary in connection with the Company’s operations.
Audit Committee executes its tasks upon the request and instruction of the Board of Commissioners as the need arises. In conducting its job Audit Committee works in coordination and cooperation with other divisions, especially Internal Audit. Audit Committee has the authority to ask for informations directly from related divisions or Departments. Audit Committee reports and is responsible to the Board of Commissioners.
In 2015, the Board of Commissioners held 3 (three) meetings attended by all the members of Audit Committee.
Members of the Audit Committee are appointed and acquitted by the Board of Commissioners and report to the GMS. The Audit Committee’s term of service is 5 (five) years, unless The Board of Commissioners’ Meeting stipulated otherwise. All current members of the Audit Committee appointed by the Board of Commissioners’ Meeting held on July 17, 2014 and will commenced until 2019.
