O
rganisasi yang sehat adalah organisasi yang memiliki kinerja prima dansustainable. Organisasi yang sehat mampu menjaga kondisi internalnya
menghadapi segala hambatan dan rintangan, termasuk pada kondisi saat ini ketika pandemik COVID-19 melanda di seluruh dunia. Kasus pertama di Indonesia terungkap pada pada bulan Maret 2020, berdampak pada seluruh aspek kehidupan. Setiap organisasi tak terkecuali Lembaga National Single Window (LNSW) terkena imbasnya. LNSW dituntut tidak hanya sekedar mampu menjalankan tugas fungsinya di tengah segala keterbatasan sesuai protokol yang ada, tetapi mampu berinovasi membuat terobosan dalam mendukung upaya pemerintah dalam mencegah penyebaran COVID-19 dan menjaga keberlangsungan ekonomi dari ancaman resesi.
Seperti banyak organisasi lain yang cepat tanggap dengan keadaan, pimpinan LNSW dengan sigap menerapkan kebijakan Work from Home (WFH) sesuai dengan
SE-11/MK.1/2020. Kebijakan WFH pada masa pembatasan sosial berskala besar
dilakukan secara bertahap, mulai dari15% hingga akhirnya 100%. Pada awalnya,
kebijakan15% pegawai yang ditugaskan WFH didasarkan pada lokasi tempat tinggal
dan akses pegawai menuju ke kantor. Pegawai yang berlokasi tempat tinggal jauh dan akses ke kantor menggunakan kendaraan umum ditugaskan untuk WFH pada kesempatan pertama. Semakin memburuknya kondisi membuat pimpinan memutuskan untuk menugaskan WFH bagi seluruh pegawai. Kebijakan ini diambil sebagai upaya melindungi para pegawai LNSW dan menekan angka kasus penyebaran COVID-19. Lalu pada masa adaptasi kebiasaan baru, pimpinan LNSW menugaskan 15% pegawainya untuk bekerja dari kantor/Work Form Office (WFO) sesuai SE-32/MK.1/2020 tentang Panduan Lanjutan Sistem Kerja Kementerian Keuangan Pada Masa Transisi Dalam Tatanan Normal Baru.
Dengan kondisi kerja yang berbeda dari biasanya tersebut, pimpinan LNSW harus memastikan organisasi dapat terus bergerak mencapai target. Salah satunya adalah dengan cara menjaga kondisi pegawai tetap prima, baik dari segi kesehatan fisik dan kesehatan mental. Dari segi kesehatan fisik, LNSW membagikan masker, hand sanitizer, dan vitamin pada seluruh pegawai LNSW. Ada juga pembagian face shield yang
dilakukan menyambut masa adaptasi kebiasaan baru dengan harapan para pegawai LNSW senantiasa mematuhi protokol kesehatan.
Tak hanya kesehatan fisik, kesehatan mental para pegawai juga sangat penting agar pegawai memiliki motivasi tinggi dalam bekerja. Upaya tersebut dilakukan melalui program pembinaan mental untuk pembangunan karakter pegawai LNSW. Kegiatan diselenggarakan secara virtual melalui aplikasi video conference dan diisi oleh tokoh-tokoh yang kredibel dan dilakukan rutin seminggu sekali setiap hari Kamis. Pada bulan Ramadan kegiatan pembinaan mental dan pembangunan karakter dilakukan dua kali dalam seminggu. Ada dua tema besar kegiatan pembinaan mental, yaitu tema nilai organisasi dan tema agama. Tema agama dilakukan sesuai dengan agama yang dianut oleh pegawai masing-masing. Sementara itu, tema nilai organisasi merupakan bagian dari penguatan integritas dan budaya organisasi LNSW. Sebelumnya pada tahun 2019 juga telah diselenggarakan kegiatan pembinaan mental, antara lain tausiyah dalam rangka Hari Kemerdekaan RI oleh Ust. Zulfa Mustofa dari MUI, internalisasi nilai-nilai Kementerian Keuangan bertema integritas dengan pemateri seorang Auditor Madya dari Itjen Kemenkeu, dan internalisasi wawasan kebangsaan oleh Dr. Yudi Latif. Pada tahun 2020, digelar sederet kegiatan pembinaan mental dengan beragam tema mulai pembangunan motivasi, internalisasi nilai-nilai Kementerian Keuangan, hingga kekompakan kerja tim.
Selanjutnya menjaga kesehatan organisasi dari sisi kinerja. Implementasi salah satu inistiatif strategis Kemenkeu melalui penerapan The New Thinking of Working memerlukan alat kontrol yang memadai. Sebagai sarana pemantauan pekerjaan yang dilakukan dari rumah, disediakanlah Logbook WFH LNSW. Logbook tersebut berisi daftar pekerjaan yang dilakukan oleh seluruh pegawai LNSW dengan memanfaatkan sarana Google Spreadsheet. Kemudian pada bulan Mei 2020, fitur tambahan pada aplikasi e-Kemenkeu rilis yaitu fitur
My Task. Fitur My Task sama fungsinya seperti Logbook WFH LNSW yaitu sebagai sarana
kontrol pekerjaan yang dilakukan pegawai. Apalagi melalui fitur ini, data pekerjaan pegawai beserta norma waktu dan sebagainya langsung masuk dalam big data Kementerian Keuangan dan menjadi bahan analisis beban kerja.
Hal berikutnya yang sangat penting untuk menjaga organisasi tetap sehat adalah komunikasi dan koordinasi antar anggota organisasi. Meskipun ada perubahan media,
koordinasi dan komunikasi antara atasan dan bawahan di LNSW terus berjalan. Setiap hari Senin, diselenggarakan townhall untuk seluruh pegawai LNSW dan dipimpin langsung oleh Kepala LNSW melalui aplikasi video conference yang berisi antara lain arahan pimpinan mengenai target kerja mingguan, pengecekan kesehatan, dan pengecekan disiplin. Setelah
townhall, koordinasi dilanjutkan per unit masing-masing. Selain itu, koordinasi juga
dilakukan para pimpinan melalui rapat pimpinan antara Kepala LNSW, Sekretaris, dan para direktur; serta rapat staf inti yang melibatkan Kepala Bagian/Kepala Subdirektorat dan Kepala Subbagian/Kepala Seksi.
Upaya lainnya dalam menjaga kesehatan organisasi yaitu mengenai pemenuhan sarana prasarana. Fasilitas yang memadai akan mendorong sebuah organisasi mencapai
output yang maksimal. Untuk itu sebagai salah satu unit di Kementerian Keuangan, LNSW
mengikuti kebijakan Activity Based Workplace (ABW) yang diterapkan pada ruangan di lantai G dan 1 serta akan dikembangkan ke lantai 2 dan 7. Dalam masa transisi adaptasi kebiasaan baru ini, perangkat meja dan kursi telah disesuaikan dengan rambu-rambu jaga jarak sebagai upaya pencegahan penyebaran virus COVID-19 di kantor. Selain itu, penyediaan sarana bekerja juga terus dilakukan seperti penyediaan laptop untuk pegawai baru, laptop kebutuhan humas, dan kendaraan dinas operasional.
Dengan segala keterbatasan dan ketidakpastian keadaan akibat wabah COVID-19, LNSW membuat sejumlah terobosan dan inovasi dengan mengembangkan aplikasi baru untuk memudahkan para pelaku usaha. Beberapa pencapaian tersebut adalah aplikasi Perizinan Tanggap Darurat, Single Submission (SSm) Pabean Karantina, SSm Minyak dan
Gas Bumi, SSm Panas Bumi serta inovasi yang berhasil menembus TOP 45 Kompetisi
Inovasi Pelayanan Publik (KIPP) tahun 2020 yaitu aplikasi SiPakde-ATIGA!. Semua karya LNSW ini dikembangkan bersama lembaga pemerintah terkait dengan tujuan memberikan pelayanan yang lebih baik pada pelaku usaha, mengefisienkan kegiatan ekspor impor hingga dapat menunjang pertumbuhan ekonomi bangkit dari situasi pandemik.
Simpulan
P
ada akhirnya, perhatian serius terhadap kinerja dan kesehatan organisasi akan menjadi bagian dari budaya kerja sehari-hari manakala hal tersebut dilakukan secara terus-menerus serta di dukung oleh Pimpinan, regulasi, dan infrastruktur pendukung lainnya. Kementerian Keuangan telah membangun sistem dan metodologi penilaian kesehatan organisasi sejak tahun 2014. Dimana hingga dengan saat ini berbagai proses penyempurnaan telah dilakukan untuk menghasilkan alat ukur yang paling mudah dipahami dandiimplementasikan sesuai karakteristik organisasi Kemenkeu. Penilaian kesehatan organisasi telah memberikan berbagai manfaat kepada organisasi Kemenkeu. Dimana berbagai rekomendasi yang dihasilkan telah berkontribusi pada perbaikan praktik-praktik manajemen yang ada. Mulai dari manajemen konsekuensi, pengakuan dan penghargaan, kesempatan karir, hingga isu mutasi, dan sinergi antar unit. Dengan demikian, yang paling penting dilakukan adalah memastikan bagaimana rekomendasi survei kesehatan organisasi dapat ditindaklanjuti.
U
ntuk organisasi lain yang tertarik mengimplementasikankonsep pengukuran kesehatan organisasi, maka yang pertama kali harus dilakukan adalah memastikan landasan teori yang akan digunakan. Kemudian menyusun operasionalisasi variabel dengan cara menerjemahkan konsep-konsep yang ada pada teori sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik masing-masing organisasi.