PENYELENGGARAAN IBADAH HAJ
E. Penyelenggara dan Kepanitiaan
Undang-undang No. 17/ 1999 menyat akan bahwa penyelenggaraan haj i merupakan t ugas nasional dan menj adi t anggungj awab Pemerint ah di bawah koordinasi Ment eri, dalam hal ini Ment eri Agama. Dalam melaksanakan t ugas t ersebut , Ment eri Agama melakukan koordinasi dan/ at au bekerj asama dengan depart emen, lembaga at au inst ansi t erkait , sert a dengan Pemerint ah Arab Saudi.55
55
Lihat Pasal 6 Undang-Undang No. 17 tahun 1999.
Koordinasi penyelenggaraan ibadah haj i di t ingkat pusat dilaksanakan oleh Ment eri Agama, sedangkan unt uk t ingkat daerah dilakukan oleh kepala daerah masing-masing. Ini berart i unt uk t ingkat propinsi dilaksanakan oleh gubernur dan unt uk t ingkat kabupat en dilaksanakan oleh bupat i, sert a unt uk t ingkat kot a dilakukan oleh walikot a.
Dalam rangka pelaksanaan t ugas pemerint ah ini, Ment eri Agama membent uk panit ia penyelenggara ibadah haj i di t ingkat pusat dan daerah. Unt uk it ulah, panit ia penyelenggara ibadah haj i dibent uk pada t ingkat daerah t ingkat I di propinsi Sumat era Ut ara, dan selanj ut nya j uga di seluruh kabupat en dan kot a di wilayah propinsi Sumat era Ut ara.
Unt uk embarkasi bandara udara Polonia pada musim haj i 2006 yang lalu, yang menj adi fokus penelit ian ini, Direkt ur Jenderal Penyelenggaraan Haj i dan Umrah Depart emen Agama t elah mengeluarkan Surat Keput usan Nomor D/ 499 t ahun 2006 t ent ang Pembent ukan Panit ia Penyelenggara Ibadah Haj i, sering disingkat PPIH Embarkasi Medan Tahun 1427 H/ 2006 M.
Tugas pokok PPIH Embarkasi Medan adalah menyelenggarakan operasional pemberangkat an dan pemulangan calon j amaah haj i di embarkasi sesuai dengan kebij aksanaan Dirj en Penyelenggaraan Haj i dan Umrah. Unt uk melaksanakan t ugas t ersebut , PPIH Embarkasi Medan memiliki fungsi: (1) merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pelayanan pemberangkat an dan pemulangan j amaah haj i, (2) memberikan pelayanan penerimaan j amaah t ransit , akomodasi, dokumen, pembinaan j amaah dan pet ugas, penerbangan, imigrasi, bea cukai, kesehat an, perbekalan, keamanan dan perlindungan kepada j amaah haj i di embarkasi,
dan (3) mengkoodinasikan kegiat an pelayanan dengan inst ansi-inst ansi t erkait .56
i. Sekret ariat , t erdiri dari:
Uraian di at as j elas menunj ukkan bahwa t ugas pokok inst ansi ini adalah bert uj uan unt uk melaksanakan t ert ib administ rasi yang dilaksanakan oleh pej abat administ rasi dengan berdasarkan kebij aksanaan pej abat berwenang, dalam hal ini Direkt ur Jenderal Urusan Haj i.
St rukt ur dan susunan organisasi kepanit iaan ini dapat dipilah kepada unsur pengarah, pimpinan (Ket ua, Ket ua I dan II), pembant u pimpinan (Sekret aris, Sekret aris I dan II) dan pelaksana. Unsur pelaksana t erdiri dari sepuluh bidang dan masing-masing bidang memiliki sej umlah seksi. Komposisi lengkap bidang dan seksi adalah sebagai berikut :
a. subbag t at a usaha b. subbag urusan dalam
c. subbag pengumpulan/ pengelolaan dat a dan l aporan ii. Bidang penerimaan j amaah, t erdiri dari:
a. seksi pendaft aran/ penerimaan j amaah b. seksi pemberangkat an
c. seksi j amaah uzur/ j amaah t ransit iii. Bidang dokumen, t erdiri dari:
a. seksi pramanifest / komput er/ SPMA b. seksi penelit ian dan penyelesaian paspor c. seksi penyerahan paspor
d. seksi pengat uran makt ab iv. Bidang akomodasi, t erdiri dari:
a. seksi angkut an dalam asrama
56
Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi Medan. Buku Panduan PPIH
Embarkasi Polonia Medan Tahun 1427 H/2006 M (Medan: PPIH Embarkasi Medan, 2006),
b. seksi kebersihan gedung/ lingkungan c. seksi pemeliharaan pert amanan
d. seksi pemeliharaan dan perlengkapan/ t eknik v. Bidang pembinaan j amaah dan pet ugas, t erdiri dari:
a. seksi pemant apan manasik haj i dan bimbingan b. seksi pemant apan pet ugas haj i
c. seksi urusan masj id
vi. Bidang kesehat an j amaah, t erdiri dari: a. seksi sanit asi dan survaillance b. seksi kesehat an j amaah/ poliklinik c. seksi kesehat an j amaah/ pelabuhan vii. Bidang bea dan cukai, t erdiri dari:
a. seksi pemeriksaan barang bawaan
b. seksi penyelesaian dokumen dan barang bawaan viii. Bidang penerbangan, t erdiri dari:
a. Seksi penimbangan dari angkut an barang bawaan b. Seksi t iket ing, pramanifest dan berit a acara ix. Bidang perbekalan, t erdiri dari:
a. Seksi living cost b. Seksi gelang ident it as c. Seksi barang t ercecer
x. Bidang keamanan, t erdiri dari: a. Seksi keamanan dalam asrama b. Seksi keamanan luar asrama c. Seksi keamanan dalam bandara d. Seksi keamanan sekeliling bandara. 57
SKEMA STRUKTUR PPIH EMBARKASI MEDAN
57
Panitia Penyelenggara Ibadah Haji Embarkasi Medan. Buku Panduan PPIH
PENGARAH K E T U A KETUA I KETUA II SEKRETARIS SEKRETARIS I SEKRETARIS II PENERIMAAN JAMAAH DOKUMEN AKOMODASI
PEMBINAAN JAMAAH & PETUGAS
KESEHATAN JAMAAH
BEA & CUKAI
PENERBANGAN PERBEKALAN KEAMANAN IMIGRASI
Panit ia ini t erdiri dari pej abat / pegawai dari berbagai depart emen dan inst ansi. Susunan kepanit iaan t erdiri dari pengarah (Sekret aris Daerah Propinsi Sumat era Ut ara), Ket ua (Kepala Kant or Wilayah Depart emen Agama Propinsi Sumat era Ut ara), di dampingi oleh Ket ua I (Asist en Pembinaan Hukum dan Sosial, Set da Propinsi), Ket ua II (Kepala Dinas Kesehat an Propinsi).
Sekret aris Panit ia ini dipercayakan kepada pej abat dari Kant or Wilayah Depart emen Agama Propinsi (Kepala Bidang Penyelenggara Haj i, Zakat dan Wakaf), dibant u oleh Sekret aris I (Kepala Biro Bina Sosial Set wildasu), dan Sekret aris II (St af Perj alanan dan Sarana Haj i, Kant or Wilayah Depart emen Agama Propinsi).
PPIH Embarkasi Medan dilengkapi dengan 10 Kepala Bidang yait u: 1. Bidang Penerimaan Jamaah (Kepala Seksi Bimbingan Jamaah dan
Pet ugas, Kanwil Depart emen Agama Propinsi Sumat era Ut ara)
2. Bidang Dokumen (Kepala Seksi Perj alanan dan Sarana Haj i, Kanwil Depart emen Agama Propinsi Sumat era Ut ara)
3. Bidang Akomodasi (Wakil Kepala Bidang Tat a Graha BPAH Embarkasi Medan).
4. Bidang Pembinaan Jamaah dan Pet ugas (Kepala Seksi Pemberdayaan Zakat dan Wakaf , Kanwil Depart emen Agama Propinsi Sumat era Ut ara)
5. Bidang Kesehat an (Kepala Kant or Kesehat an Pelabuhan Kelas II Medan)
6. Bidang Bea dan Cukai (Kepala Seksi Kepabeanan IV) 7. Bidang Imigrasi (Kepala Kant or Imigrasi Polonia)
8. Bidang Penerbangan (Kepala Seksi Keselamat an Penerbangan) 9. Bidang Perbekalan (Bendahara BPAH Embarkasi Medan)
10. Bidang Keamanan (Kepala Seksi OPS LAT Subdit BIN OPS SUS DIT SAMAPTA Polda Sumat era Ut ara) unt uk keamanan umum, dan Bidang Keamanan Bandara (Komandan Pangkalan Udara Medan).
Susunan kepanit iaan di at as menunj ukkan bahwa kepanit iaan t elah memiliki st rukt ur yang komprehensif dan lint as depart emen dan inst ansi yang masing-masing mewakili inst ansi yang t erkait langsung dengan t ugas pokok dan fungsi masing-masing. Masalah kesehat an dit angani langsung oleh kant or kesehat an yang mewilayahi pelabuhan udara Medan. Sedangkan masalah keimigrasian langsung dit angani oleh kepala kant or imigrasi bandara Polonia Medan. Demikian j uga halnya dengan bidang-bidang yang lain.
Barangkali yang menj adi kunci keberhasilan dari kepanit iaan ini lebih dit ent ukan oleh kekuat an koordinasi, yang dalam hal ini umumnya t erlet ak di t angan Ket ua yang dij abat oleh Kepala Kant or Wilayah Depart emen
Agama Propinsi Sumat era Ut ara dan Sekret aris yang dij abat oleh bawahan langsung Ket ua, yait u Kepala Bidang Penyelenggara Haj i, Zakat dan Wakaf.
Unt uk lebih memperlancar pelaksanaan penyelenggaraan ibadah haj i baik ket ika embarkasi (pemberangkat an) maupun sewakt u debarkasi (pemulangan) j amaah haj i, Ket ua PPIH Embarkasi Medan Tahun 1427 H/ 2006 M t elah mengeluarkan keput usan Nomor 06/ KEPT.PPIH/ 2006 t ert anggal 20 Nopember 2006 unt uk mengangkat Pembant u Panit ia Penyelenggaraan Ibadah Haj i (P3IH) Embarkasi Medan. St rukt ur P3IH ini t erdiri dari dua unsur, yait u unsur kesekret ariat an dan unsur pelaksana t eknis.
Tugas pembant uan pada unsur kesekret ariat an melingkupi sub-bag t at a usaha, sub-bag urusan dalam, sub-bag urusan lingkungan dan sub-bag hubungan masyarakat , pengumpulan dan pengolahan dat a laporan. Sedangkan unsur pelaksana t eknis meliput i dua bidang, yait u bidang penerimaan j amaah haj i yang t erdiri dari seksi pendaft aran dan penerimaan j amaah, seksi pemberangkat an, dan seksi j amaah uzur dan j amaah t ransit . Bidang berikut nya adalah bidang dokumen yang t erdiri dari seksi pra-manifest , komput er dan SPMA dan seksi penyelesaian paspor. 58
58
Lihat Buku Panduan PPIH Embarkasi Polonia Medan Tahun 1427 H/2006 M. (Medan: PPIH Medan, 2006) hal. 39.
Masing-masing seksi di at as memiliki koordinat or dan beberapa anggot a dan langsung bert anggungj awab pada beberapa pej abat PPIH yang t erkait dengan t ugas dan pekerj aan seksi yang bersangkut an.
Kesuksesan penyelenggaraan embarkasi dan debarkasi (calon) j amaah haj i dit ent ukan oleh j elas dan t egasnya uraian t ugas (j ob descript ion) masing-masing pej abat dan pet ugas. Uraian t ugas memilah ant ara unsur pengarah, pimpinan (Ket ua, Ket ua I dan Ket ua II), pembant u pimpinan (Sekret aris, Sekret aris I dan Sekret aris II), dan unsur-unsur pelaksana (bidang-bidang dan seksi-seksi).
Dalam melaksanakan t ugasnya, semua unsur kepanit iaan harus mengaj u pada prosedur t et ap (prot ap) PPIH yang t elah dit et apkan dan disebarluaskan ke semua pihak, mulai dari proses pra-pemberangkat an, pemberangkat an, pemulangan dan pasca-pemulangan.
