BAB 4 PEMBAHASAN
4.1 Gudang Perbekalan Farmasi
Gudang perbekalan farmasi merupakan sarana penting dalam proses pengelolaan perbekalan farmasi. Dalam struktur organisasi IFRS gudang perbekalan farmasi berada dibawah Sub Instalasi Perbekalan Farmasi. Gudang perbekalan farmasi Gudang perbekalan farmasi terdiri dari Gudang farmasi I (Gudang alat kesehatan I, II, III; Gudang obat oral dan injeksi; Gudang B3), Gudang farmasi II (Gudang Cairan) dan Gudang gas medis. Tata ruang gudang pusat diatur berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi yaitu sistem arus U yang terdiri atas ruang penerimaan, gudang alat kesehatan, gudang obat, gudang akses terbatas, ruang administrasi, gudang B3 dan ruang pendistribusian.
Sebagai bagian dari pengelola perbekalan farmasi di RSCM, kegiatan utama yang dilakukan peugas gudang dalam menjaga ketersediaan perbekalan farmasi antara lain perencanaan pengadaan perbekalan farmasi ke distributor, penerimaan perbekalan farmasi dari distributor, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ke seluruh satelit farmasi dan unit kerja di RSCM.
Gudang pusat beroperasi dari hari Senin hingga Jumat mulai pukul 08.00 hingga 20.00 WIB yang terbagi menjadi dua shift yaitu pukul 08.00- 15.30 WIB dan 12.00-20.00 WIB. Tenaga kerja di gudang perbekalan farmasi yang bertanggung jawab terhadap gudang I dan gudang II berjumlah 18 orang terdiri dari 1 orang Apoteker penanggung jawab, 1 orang Asisten apoteker (AA) yang bertugas sebagai supervisor, 5 orang Asisten apoteker pelaksana obat, 3 orang Asisten apoteker pelaksana alat kesehatan, 4 orang Asisten apoteker pelaksana administrasi dan 4 orang Pekarya.
4.1.1 Perencanaan Pengadaan Perbekalan Farmasi
Perencanaan pengadaan PF dari distributor ke gudang dilakukan dengan dua cara yaitu menggunakan sistem IT untuk menarik data stok akhir atau sistem
berdasarkan permintaan/defekta PF yang terdiri dari permintaan rutin pada hari senin dan rabu, serta permintaan mendesak/cito setiap hari. Gudang pusat menyusun permintaan/defekta perbekalan farmasi yang dibutuhkan kemudian mengirimnya kebagian pemesanan di Instalasi Farmasi untuk dibuatkan Surat Pesanan (SP). Jika permintaan telah di setujui oleh Kepala Sub Instalasi Perbekalan Farmasi, petugas pemesanan akan menghubungi distributor terkait. Dalam waktu kurang lebih tiga hari perbekalan farmasi yang diminta akan dikirim ke gudang pusat.
4.1.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi
Penerimaan perbekalan farmasi dilakukan oleh panitia penerimaan bersama petugas gudang kecuali untuk pengadaan dengan cara pembelian langsung. Penerimaan dilakukan pada jam operasional gudang mulai pukul 08.00 hingga 16.00 WIB. Saat penerimaan, dilakukan pemeriksaan dokumen dan fisik perbekalan farmasi yang dikirim. Kemudian panitia penerimaan membubuhkan tanda tangan, nama jelas dan stempel serta tanggal penerimaan pada faktur penjualan, dan salinan faktur yang diserahkan kepada petugas administrasi untuk diproses lebih lanjut. Sedangkan petugas gudang bertugas menginput data perbekalan farmasi yang diterima kedalam sistem komputer dan kartu stok manual yang meliputi spesifikasi produk, asal distributor, jumlah dan waktu kadaluarsa.
Pemeriksaan dokumen meliputi pemeriksaan kesesuaian antara faktur penjualan dengan daftar pesanan kelengkapan dokumen seperti surat jalan/faktur penjualan, certificate of origin (CO) untuk alat kesehatan/alat kedokteran, certificate of analysa (CA) untuk bahan baku dan material safety data sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya. Hingga saat ini, pengiriman dokumen terkait keamanan dan kualitas produk ini masih belum sepenuhnya dilaksanakan oleh semua distributor rekanan. Pemeriksaan fisik perbekalan farmasi yang diterima meliputi dari produk yang dikirim, waktu kadaluarsa, spesifikasi dan kesesuaian penanganan obat termolabil. Pengiriman obat termolabil disyaratkan menggunakan cool box yang dilengkapi dengan termometer penunjuk suhu dan dipastikan berada pada rentang 2-8°C, jika pengiriman tersebut tidak sesuai
41
dengan yang disyaratkan maka petugas gudang akan melakukan penukaran produk yang baru.
4.1.3 Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Pengaturan tata ruang gudang perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi. Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Penyimpanan perbekalan farmasi di RSCM di tempatkan pada beberapa tempat yang terpisah, yaitu obat, alat kesehatan dan B3 disimpan di gudang I; cairan-cairan infus disimpan di gudang II; gas medis disimpan di gudang gas medis; sedangkan reagensia, bahan baku dan radiofarmaka disimpan di unit kerja yang terkait. Pengaturan penyimpanan perbekalan farmasi di gudang I dilakukan berdasarkan alfabetis dengan penyimpanan dipisah untuk obat yang tergolong obat LASA walaupun memiliki nama dengan alphabet yang berdekatan guna menghindari kesalahan dispensing.
4.1.3.1 Obat
Kategori penyususnan obat berdasarkan : a. Tujuan penggunaan : obat oral dan obat luar
b. Bentuk sediaan : sediaan padat dan cair (untuk obat dalam) dan semi solid dan injeksi (obat luar)
c. Penyimpanan khusus : narkotika dan psikotropika, obat mahal, sitostatika, high alert
d. Stabilitas : obat termolabil disimpan didalam lemari pendingin dengan suhu yang sesuai
e. Generik dan Nama dagang f. Askes dan Non Askes 4.1.3.2 Alat Kesehatan
a. Khusus yaitu berdasarkan unit kerja, misal : mata, PJT b. Penggunaan/ fungsi, misal : dressing
4.1.3.3 Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
B3 disimpan diruang terpisah tahan api disertai tanda B3 dan MSDS.
4.1.3.4 Gas Medis
Tempat penyimpanan gas medis dibagi menjadi :
a. Gudang gas medis tabung, farmasi bertanggung jawab pada pengelolaan b. Gudang gas medis cair, farmasi bertanggung jawab pada penerimaan dan
perawatan.
Dalam upaya menjaga mutu perbekalan farmasi yang disimpan, petugas gudang melakukan langkah-langkah berikut ini :
a. Melakukan stock opname tiga bulan sekali
Stock opname di gudang berguna untuk mengetahui perbekalan farmasi kesesuaian fisik perbekalan farmasi yang ada dengan yang tertera di dalam kartu stok dan system IT serta mengetahui perbekalan farmasi yang akan kadaluarsa dalam waktu dekat. Produk yang akan kadaluarsa kurang dari tiga bulan diberi label kadaluarsa berwarna kuning. Selain itu, gudang juga menerima laporan bulanan perbekalan farmasi yang akan kadaluarsa tiga bulan kedepan dari tiap satelit farmasi/unit kerja.
b. Melakukan pemantauan suhu lemari pendingin dan suhu ruangan setiap hari. Pemantauan suhu lemari pendingin dilakukan tiga kali sehari pada pukul 06.00, 14.00 dan 20.00 WIB sedangkan pemantauan suhu ruangan dilakukan satu kali sehari pada pukul 08.00 WIB untuk menjaga stabilitas obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.
c. Penanganan produk bermasalah
Gudang juga bertanggung jawab atas perbekalan farmasi yang tidak memenuhi persyaratan dan telah kadaluarsa. Untuk perbekalan farmasi yang tidak memenuhi persyaratan akan dilakukan penukaran ke distributor, sedangkan yang akan kadaluarsa dilakukan penukaran ke distributor bila disetujui dan bila telah kadaluarsa dilakukan pemusnahan.
43
4.1.4 Pendistribusian Perbekalan Farmasi
Pendistribusian merupakan proses penyaluran perbekalan farmasi dari gudang yang dilakukan berdasarkan permintaan yang disertai bukti serah terima. Gudang melayani permintaan rutin yang telah dijadwalkan untuk setiap satelit dan unit kerja serta permintaan mendesak/cito setiap hari. Pemintaan rutin dilakukan melalui dua cara yaitu sistem online dan sistem manual. Sistem online dilakukan oleh satelit farmasi ke gudang yang akan mencetak langsung surat permintaan perbekalan farmasi satu hari sebelum pengambilan perbekalan farmasi. Sistem manual dilakukan oleh unit kerja dengan menggunakan formulir permintaan perbekalan farmasi yang harus diantar langsung oleh petugas dari unit kerja ke gudang satu hari sebelum pengambilan perbekalan farmasi.
Setelah permintaan diterima, petugas akan menyetujui permintaan sesuai dengan persediaan yang ada digudang. Selanjutnya, petugas gudang akan menyiapkan perbekalan farmasi yang disetujui serta melakukan pencatatan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang tertera pada formulir permintaan. Petugas administrasi akan memproses formulir permintaan tersebut untuk mendapatkan Form Distribusi Obat/Alkes bagi tiap satelit farmasi atau unit kerja terkait.
Setelah perbekalan farmasi disiapkan, petugas gudang akan menghubungi satelit farmasi atau unit kerja terkait untuk memberitahukan bahwa perbekalan farmasi sudah siap diambil dan diverifikasi asisten apoteker dari satelit farmasi atau unit kerja tersebut. Pada saat penyerahan dilakukan pengecekan kembali oleh petugas gudang dan Asisten apoteker dari pihak satelit farmasi atau unit kerja dengan membaca ulang dan memeriksa perbekalan farmasi yang telah disiapkan. setelah pengecekan kembali sesuai dilakukan penandatanganan bersama form distribusi obat/alkes, lembar yang asli disimpanoleh gudang sedangkan lembar copy untuk satelit farmasi atau unit kerja. Sedangkan untuk satelit/ unit kerja yang tidak memiliki petugas untuk mengambil perbekalan farmasi, petugas gudang yang akan mengantarkan.
Khusus untuk permintaan cito pendistribusiannya dapat dilakukan setiap hari hal ini karena permintaan cito berasal dari permintaan darurat atau karena kekosongan perbekalan farmasi di satelit farmasi atau unit kerja serta gudang
pendistribusian permintaan cito sama seperti permintaan rutin. Untuk memenuhi permintaan perbekalan farmasi di luar jam operasional gudang, petugas satelit harus menghubungi penanggung jawab gudang untuk mengambil perbekalan farmasi di gudang dengan satu orang saksi dari Satelit Farmasi Pusat dan petugas keamanan untuk membuka pintu gudang.
Selama pelaksanaan PKPA mahasiswa berkesempatan untuk mengamati dan membantu melaksanakan kegiatan penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi di gudang pusat diantaranya :
a. Membantu menempelkan label high alert pada obat yang tergolong high alert dan label obat kanker pada obat yang tergolong obat sitostatik
b. Membantu merapikan susunan sediaan obat oral dengan menyusunnya secara FEFO dan memeriksa waktu kadaluarsa dari tiap obat. Untuk obat yang akan expired date kurang dari tiga bulan diberi label kuning dan disimpan dalam plastik kuning.
c. Memeriksa kesesuaian jumlah obat oral yang tertera pada kartu stok dengan jumlah fisik yang ada.
d. Membantu mengecek ketersediaan obat yang tiga bulan lagi akan expired date yang tertera dalam database apakah masih ada atau telah habis.
Hasil pengamatan selama melakukan praktek kerja antara lain :
a. Penyimpanan B3 belum sesuai untuk keamanan, MSDS tidak lengkap dan belum semua diterjemahkan.
b. Keterlambatan penerimaan PF dari distributor dikarenakan gudang perbekalan farmasi di RSCM berlokasi ditengah-tengah area rumah sakit dan belum terdapat fasilitas jalan yang memadai untuk dapat diakses pihak eksternal dan distributor kesulitan dalam mencari lahan parkir. Gudang perbekalan famasi yang ideal ditempatkan pada posisi yang strategis, dapat diakses oleh pihak internal maupun eksternal dan memiliki akses jalan yang baik sehingga mengefisiensikan aktivitas keluar masuk perbekalan farmasi.
Saran dalam mengatasi masalah tersebut yaitu :
a. Masalah penanganan penyimpanan B3 sebaiknya ruangan disertai sistem pengamanan dini seperti smoke detector. Selain itu meminta distributor untuk