BAB 4 PEMBAHASAN
4.6 Satelit Kirana
Satelit Kirana dibuka IFRS RSCM pada tahun 2011 dan ditujukan khusus untuk pasien dengan diagnosis penyakit mata. Satelit yang terletak di gedung Kirana Jl. Kimia No.8 Jakarta Pusat ini memiliki dua depo farmasi, yaitu depo farmasi lantai satu dan lantai tiga. Depo lantai satu buka setiap hari senin sampai jumat dengan jadwal satu shift, yakni mulai pukul 08.00-16.00 WIB, sedangkan depo farmasi lantai tiga buka 1 shift, mulai pukul 08.00 sampai semua operasi selesai dilakukan. SDM di Satelit Kirana berjumlah 4 orang, terdiri dari satu
pasien jaminan dan umum (bayar tunai). Selain obat mata, disediakan pula obat-obat lain seperti analgesik, obat-obat saluran cerna, narkotika, dan lain-lain sebagai terapi penyerta di luar pengobatan mata pada pasien Kirana.
Depo farmasi lantai satu melayani pasien rawat jalan poli, rawat jalan Citra, dan pasien pulang pasca operasi, sedangkan depo farmasi lantai tiga hanya melayani OK dan lasik. Bagian OK di Satelit Kirana memiliki 12 divisi mata dan masing-masing menggunakan sistem paket. Untuk dokumentasi keluar masuknya barang, selain dengan sistem IT, seharusnya juga dilakukan pencatatan dengan kartu stok. Akan tetapi, pada depo lantai tiga, tidak dilakukan penulisan keluar masuk barang di kartu stok, walaupun kartu stok tetap tersedia untuk setiap barang. Dokumentasi hanya menggunakan pencatatan di kertas khusus berisi nama barang yang keluar, jumlah, dan nama pasien yang menggunakan. Hal ini disebabkan arus permintaan yang cepat sehingga dengan keterbatasan SDM dirasa cukup sulit untuk memenuhi tanggung jawab tersebut. Contoh blanko kartu stok satelit farmasi RSCM dapat dilihat pada lampiran 12.
Perencanaan Satelit Kirana berdasarkan pemakaian yang dilakukan enam bulan sekali. Perencanaan tersebut lalu dikirim ke gudang pusat untuk dilakukan pengadaan barang. Depo lantai tiga membuat perencanaan untuk pemesanan barang lalu dikirim ke depo lantai satu. Permintaan (defekta) perbekalan farmasi (PF) di Satelit Kirana dilakukan secara online pada hari Senin dan Rabu, sedangkan pengambilan PF dilakukan pada hari Selasa dan Kamis. Satelit Kirana tidak memiliki pekarya, maka PF yang diminta diantar oleh petugas gudang. Setelah diajukan defekta, maka pada keesokan harinya PF diantar oleh petugas gudang ke Satelit Kirana dan dilakukan verifikasi PF oleh petugas satelit di Satelit Kirana. Kemudian, PF dimasukkan ke rak PF dan ditulis di kartu stok. Untuk PF dari depo lantai 1 diantar ke depo lantai 3 oleh petugas cleaning service Satelit Kirana setiap hari Kamis. Retur barang juga dapat dilakukan asalkan keadaan barang yang diretur masih cukup baik, formulir retur obat dapat dilihat pada lampiran 13.
Khusus pengadaan barang konsinyasi, seperti lensa mata, perencanaan jumlah kebutuhan dan spesifikasi serta beberapa rekomendasi vendor terbaik diajukan langsung ke Direktur Pelayanan Medik yang kemudian akan berdiskusi
67
dengan bagian keuangan RSCM. Jika disetujui, bagian ULP (Unit Layanan Pengadaan) akan melakukan sistem tender untuk menentukan vendor mana yang akan menangani barang konsinyasi ini. Setelah diputuskan, maka dari Unit Kerja Kirana yang akan menghubungi vendor untuk pemesanan barang.
Pencatatan pemakaian lensa di Satelit Kirana dilakukan pada buku khusus lensa yang akan digunakan sebagai pedoman untuk pembuatan laporan pemakaian lensa per bulan. Laporan tersebut ditandatangani Kepala Departemen Mata dan Kepala Sub Instalasi Perbekalan Farmasi lalu diberikan ke bagian Farmasi untuk dibuatkan faktur. Faktur ini akan diserahkan ke bagian keuangan untuk dijadikan dasar penagihan pembayaran bagi vendor.
Penyimpanan PF di Satelit Kirana berdasarkan sistem FEFO dan FIFO yang disusun secara alfabetis. Penyimpanan PF di satelit ini terbagi menjadi tiga, yaitu penyimpanan obat, penyimpanan alat kesehatan, dan penyimpanan obat khusus. Penyimpanan obat berdasarkan bentuk sediaan dan stabilitas, sedangkan penyimpanan alat kesehatan disimpan terpisah dengan obat dan diatur berdasarkan fungsi atau penggunaannya. Penyimpanan obat khusus di Satelit Kirana, meliputi penyimpanan obat narkotika dan psikotropika, obat high alert, obat sitostatika, obat termolabil, dan kit emergensi.
Obat-obat Look Alike Sound Alike (LASA) tidak disimpan bersebelahan atau berdekatan satu sama lain dan wadah obat ditempel stiker LASA. Obat-obat High Alert disimpan di lemari khusus yang di bagian pinggirnya diberi lakban merah dan tiap kemasan hingga kemasan primer obat diberi stiker merah High Alert. Obat kanker disimpan di lemari terpisah yang diberi stiker ungu. Obat narkotika disimpan di lemari khusus dengan kunci ganda dan dikalungkan satu orang penanggung jawab. Barang-barang yang enam bulan mendekati expired date dilabel kuning dengan menulis bulan dan tahun kadaluarsa. Obat-obat termolabil disimpan di lemari pendingin. Termometer ruangan daan lemari pendinginin dicatat tiap pagi, sore dan malam. Stock opname di Satelit Kirana dilakukan dua kali dalam satu tahun yaitu bulan Juni dan Desember. Penandaan khusus perbekalan faramasi dapaft dilihat pada lampiran 14.
satelit ini masih menggunakan resep manual, tetapi untuk OK VIP sudah ada beberapa dokter yang menggunakan sistem online. Resep masuk per hari berkisar 120 sampai 160 lembar. Resep disimpan di Satelit Kirana selama tiga tahun, begitu juga dengan resep narkotika. Sedangkan untuk barang yang telah masuk tanggal kadaluarsa dan rusak dimusnahkan satu tahun dua kali.
Alur pelayanan resep di satelit kirana sebagai berikut: a. Umum (Resep Tunai)
Pasien umum cukup membawa resep asli dari dokter. Resep tersebut pertama-tama diverifikasi oleh petugas farmasi, meliputi kelengkapan resep ketersediaan barang dan jumlah obat yang ingin ditebus. Setelah diverifikasi, petugas mengkonfirmasi harga obat kepada pasien umum dan dilakukan transaksi jika kedua belah pihak telah sepakat. Kemudian, petugas menyiapkan obat dan menyerahkannya kepada pasien disertai pemberian informasi obat. Alur pelayanan di satelit Kirana sesuai dengan standar VHDS yang berlaku di RSCM yaitu mulai dari verifikasi, harga, dispensing, dan serahkan. Setiap tahap pelayanan tersebut dicatat pada resep dengan membubuhkan inisial petugas yang melakukan pelayanan pada kolom VHDS yang akan dicap di setiap resep sebagai bentuk tanggung jawab atas pelayanan yang dilakukan.
b. Jaminan
c. Perbedaan alur pelayanan resep pasien umum dan pasien jaminan terletak pada saat penerimaan resep. Pasien jaminan harus membawa resep asli, fotokopi resep dan disertai surat jaminan. Untuk pasien jaminan Askes, petugas satelit harus dapat memastikan bahwa obat yang akan ditebus oleh pasien terdapat dalam Buku Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes. Jika obat yang akan ditebus tidak terdapat dalam DPHO Askes, maka petugas harus menginformasikan kepada pasien bahwa obat tersebut tidak dibayarkan oleh Askes dan menjadi tanggungan pasien.
Di Satelit Kirana masih ditemukan adanya barang kosong dikarenakan stok obat di gudang habis sehingga banyak pasien yang harus menebus obat di luar. Oleh karena itu, perlu dilakukan evaluasi perencanaan agar dapat mengurangi terjadinya kekosongan perbekalan farmasi.
69
Masalah lain yang ditemukan di satelit ini adalah tidak adanya daftar nama obat yang seharusnya ditempelkan di bagian depan pintu lemari tertutup dan lemari pendingin. Tidak adanya daftar nama obat di lemari pendingin disebabkan adanya beberapa tambahan obat yang baru disimpan di lemari pendingin sehingga daftar obat yang baru belum sempat dibuat. Untuk menanggulanginya, pada daftar obat-obat yang ada di lemari tertutup atau lemari pendingin dapat diberikan beberapa ruang kosong untuk menuliskan nama obat tambahan yang baru dimasukkan ke lemari tersebut. Caranya, nama obat yang baru akan dimasukkan ke dalam lemari ditulis di kertas label kemudian ditempel pada bagian yang kosong yang terdapat pada daftar obat-obat yang sudah ada. Ini dilakukan sambil menunggu daftar obat yang baru (yang telah dilengkapi dengan obat tambahn yang baru dimasukkan ke lemari pendingin) dibuat.
Saat dilakukan pengecekan kartu stok, terdapat ketidakcocokan antara jumlah obat yang tertera di kartu stok dengan jumlah fisik obat yang ada. Hal ini dikarenakan beberapa petugas yang lupa mencatat pengeluaran obat di kartu stok saat sedang mengambil obat. Untuk mengatasinya, dapat diberikan PJ untuk tiap jenis sediaan obat dan bagian alat kesehatan yang bertugas bertanggung jawab untuk mengecek kesesuaian kartu stok dengan jumlah fisik minimal 1 atau 2 minggu sekali.
Temuan lain yang ada di satelit ini adalah etiket obat yang belum menuliskan keterangan sebelum atau sesudah makan. Penyebabnya dapat dikarenakan petugas yang menyiapkan obat tidak mengerti aturan minum tiap obat. Dengan demikian, perlu adanya sosialisasi aturan minum tiap obat yang terdapat di depo farmasi lantai tersebut, khususnya obat oral karena ini terkait juga dengan pengobatan dan kesembuhan pasien.
Pada saat bertugas di depo farmasi lantai 3, diketahui bahwa depo ini tidak menggunakan kartu stok dan hanya memakai kertas catatan untuk mendokumentasi seluruh PF yang keluar karena arus permintaan dan kegiatan di OK yang berjalan cepat. Untuk perbaikan terkait hal tersebut dapat dibuatkan buku khusus berisi nama PF, jumlah, nama pasien, inisial nama penulis yang menyerahkan PF agar tidak tercecer dan data tidak hilang. Selain itu, pengambilan
PF dari gudang juga dimasukkan ke buku ini sebagai stok sehingga setiap kegiatan tetap dapat terdokumentasikan dengan baik.
Kegiatan yang dilakukan selama PKPA di depo lantai satu satelit Kirana, antara lain mengamati prosedur administrasi resep yang masuk, mengamati dan melaksanakan alur pelayanan resep mulai dari penerimaan resep, penyiapan obat hingga penyerahan obat kepada pasien, memberikan label LASA dan High Alert pada perbekalan farmasi dan monitoring resep pasien. Sementara di depo lantai tiga, kegiatan yang dilakukan, mulai dari mengamati dan melakukan pelayanan barang farmasi OK, menstok barang dari buffer stock ke rak-rak obat, meretur paket operasi yang dipakai hari itu, hingga menyiapkan paket yang akan digunakan esok hari.