SISTEM DASAR TRANSAKSI TANAH DALAM PRAKTIK
2.5 Proses pengalihan tanah dan bangunan
2.5.16 Proses pengalihan atau penyerahan
Prosedur yang sebenarnya dalam hal pengalihan adalah sebagai berikut. Mari kita menganggap bahwa akta akan ditandatangani pada hari Kamis tanggal 28 Agustus, jam 13.30 PM. Seperti disebutkan sebelumnya,
pertama-tama notaris mengecek apakah ada pendataran yang tidak
diketahui, misalnya lampiran yang tidak diketahui atas nama beberapa kreditur. Jika itu tidak terjadi, ia mempersiapkan dokumen-dokumen resmi, akta peng alihan dan akta yang dengan mana hak hipotek atau hak tanggungan akan dibentuk untuk kepentingan bank dari pihak pembeli. Kantor notaris membuat pencarian secara online dalam database adminis- trasi kadastral (dan mungkin beberapa register lain), dan mendapatkan salinan dari akta penyerahan sebelumnya (sering ini adalah yang disebutkan sebelumnya sebagai “bukti kepemilikan” yang disediakan oleh pihak penjual, tetapi ia juga dapat berupa salinan/cetakan baru yang dibuat dari register publik).
Pembeli atau banknya harus membayar sejumlah harga jual dan
biaya (biaya notaris, pendataran dan biaya lainnya) sebelum saat akta
ditandatangani. Biasanya jumlah yang harus dibayar oleh pembeli akan dibayarkan ke rekening notaris sehari sebelumnya atau pada hari akta tersebut harus ditandatangani. Pada pagi hari sebelum akta harus ditandatangani pada hari itu, notaris memeriksa arsip publik dan
pendataran tanah untuk kedua kalinya. Kemudian, jika tidak ada tanda-
tanda bahwa ada se suatu yang salah, akta tersebut disahkan.
Akta pengalihan ditandatangani oleh atau atas nama pihak-pihak yang terlibat. Biasanya hanya poin-poin penting dari akta yang dibacakan kepada para pihak yang hadir sesaat sebelum penandatanganan. Notaris adalah orang yang terakhir yang memberikan tanda tangan dan ia juga menuliskan jam dan menit dari waktu dia melakukan penandatanganan itu di bawah tanda tangannya sendiri (ini dapat menentukan peringkat
dalam kasus ada dua dokumen yang saling bertentangan terdatar secara
bersamaan). Hanya notaris yang menandatangani salinan identik (atau
ekstrak) dari akta tersebut yang kemudian dikirim untuk didatarkan.
Dua salinan itu biasanya dikirimkan ke Kantor Kadaster. Ketika kedua
salinan itu tiba keesokan harinya pada tanggal 29 Agustus mereka didatar
bedasarkan urutan masuk pada jam 9.00 pagi di hari itu.
Salinan autentik dari akta tersebut dikirimkan melalui pos atau sarana elektronik kepada Kadaster. Setelah akta tersebut diperiksa oleh
orang-orang dari Kadaster dan akta itu lolos proses veriikasi, yang biasanya memang selalu demikian, mereka segera mendatarkan akta
itu. Pada saat yang sama, mereka mengirim pesan ke notaris bahwa
pendataran telah berlangsung sempurna tanpa hambatan. Kemudian
notaris akan mengalihkan sejumlah uang yang pembeli berutang pada penjual pada hari yang sama kepada pihak penjual dan/atau banknya.
Ada dua cara untuk mendatarkan akta ke dalam arsip publik:
• Mengirimkan melalui pos, salinan tertulis dari akta yang telah lolos veriikasi itu untuk pendataran.
• Mengirim salinan elektronik dari akta yang telah lolos veriikasi itu untuk pendataran secara elektronik.
Jika akta yang saling bertentangan dicatat dalam arsip publik,
hukum menyatakan bahwa akta yang didatar pertamalah yang
diutamakan. Itulah sebabnya penulisan waktu yang tepat dan persis pada
saat pendataran sangat penting. Jika akta-akta yang bersamaan didatar
pada saat yang sama, misalnya karena mereka tiba melalui pos pada saat yang sama, urut an peringkat ditentukan berdasarkan hari ketika akta ditetapkan, dan jika mereka juga ternyata ditetapkan pada hari yang sama, maka yang menentukan urutan peringkat adalah detik-detik ketika akta itu ditetapkan dan disahkan oleh para pihak yang terkait. Itulah sebabnya mengapa notaris harus menuliskan jam dan menit yang menunjukkan kapan akta pengalihan ditandatangani oleh para pihak dan notaris.
Dengan demikian, risiko untuk pembeli maupun bagi penjual diminimalkan ke tingkat yang sangat bisa diterima. Jika notaris bertindak
seperti yang djelaskan di atas, perusahaan asuransinya akan membayar-
menutupi kerugian yang dimintai pertanggungjawabannya dari notaris jika ternyata tetap terjadi kesalahan. Notaris adalah salah satu jabatan profesional terbaik yang ditanggung asuransi. Jumlah total per kasus yang dicakup atau ditanggung oleh perusahaan asuransi dalam hal seorang notaris dimintai pertanggungjawaban karena kesalahan/kerugian adalah sekitar 50 juta euro.
Format-formatnya dikopi dengan scan dan pernyataan kedatangan akan dikirim dalam waktu 2 jam: sebelum jam 11.00 AM, 29 Agustus.
dan demikian juga pendataran masih belum pasti. Namun, Kadaster membuat reservasi atau persiapan akan nomor-nomor pendataran.
Notaris harus mengkontrol arsip publik untuk ketiga kalinya. Jika salinan akta dikirim melalui pos, pengecekan harus dilakukan pada hari kedua setelah penandatanganan akta dan hari pertama setelah salinan akta itu tiba di Kadaster. Itu karena notaris harus yakin bahwa tidak ada
pendat aran lain yang bertentangan dengan akta yang harus didatarkan
itu. Kadaster menjamin bahwa semua akta yang relevan diberitahu paling lambat pada jam 9.00 AM pada hari setelah mereka diterima oleh Kadaster. Setelah notaris memeriksa arsip publik untuk ketiga kalinya dan sejauh tak ada pencegatan/larangan atau masalah lain yang ditemukan maka ia membayar sejumlah uang.
Jika salinan dikirim secara elektronik pada hari yang sama dengan hari akta ditandatangani di kantor notaris, kontrol harus dilakukan pada
hari setelah menerima salinan untuk pendataran.
Jika kreditur menyita tanah, penguasaan sementara ini diberitahu dalam waktu 1,5 jam jika dokumennya datang melalui pos pagi pada pukul 9.00 AM. Penguasaan sementara lainnya akan diberitahukan dalam
waktu 1 jam. Semua akta terdatar lainnya yang bertentangan dengan
akta peng alihan dan hipotek akan diberitahu selalu sebelum jam 9:00 pagi pada hari berikutnya (30 Agustus).
Dalam kebanyakan kasus, agak sederhana untuk mendatar persil
pada pemilik baru. Jika sebuah persil harus dibagi dalam dua persil
atau bidang, pendataran yang deinitif berlangsung sampai petugas
pengukur tanah telah melakukan pekerjaannya dengan menciptakan dua persil dengan dua nomor baru. Selama hal ini berlangsung, persil itu
akan didatarkan pada nama dari pemilik baru dengan pemberitahuan
kecil tentang perubahan yang akan datang. Pada periode ini, ada dua
orang yang didatar di bawah nomor persil yang sama dengan sebuah
pemberitahuan untuk perubahan yang akan datang.
Sejauh ini banyak kasus juga melibatkan hipotek yang diangkat di sisi penjual (dan banknya setelah utang yang tersisa dibayar) dan hipotek baru yang dibuat atau diajukan oleh pembeli. Dalam praktiknya, staf kantor notaris bertindak sebagai wakil atas nama bank (lihat Pasal 7:26 Ayat 3 KUH Perdata).
Juga mungkin bahwa pergerakan isik dari orang-orang hanya
dapat diperkirakan setelah satu atau beberapa bulan (ini dapat dikaitkan de ngan berakhirnya sebuah perjanjian sewa, rantai transaksi atau mengambil pekerjaan baru di daerah lain). Notaris tampaknya memiliki hari kerja yang cukup untuk membuat pencarian dan mempersiapkan dokumentasi, tapi itu bisa dilakukan dalam waktu seminggu (jika perlu dalam sehari, jika tidak ada pencarian yang harus dilakukan melalui pengiriman pos). Pengiriman pos akan memakan satu atau dua hari
kerja supaya akta sampai ke kantor Kadaster, yang biasanya memproses akta itu pada hari yang sama (pemberitahuan bahwa dokumen telah tiba dimasukkan ke dalam database administrasi kadastral segera pada saat itu juga).
Semua pembayaran melalui tangan notaris, yang bertindak sebagai penyimpan uang dari sebelum penandatanganan akta penyerahan sampai
pendataran akta, dan kantor register telah mengkonirmasi bahwa belum
ada penguasaan sementara yang diletakkan oleh pihak ketiga antara
waktu penandatanganan akta dan pendataran.
Dalam hal para pihak sepakat bahwa pembayaran akan ditunda sampai beberapa saat setelah kepemilikan telah dialihkan, dalam
praktiknya posisi penjual akan djamin oleh klausul bahwa penjualan
akan dibubarkan jika harga pembelian tidak dibayarkan sebelum tanggal tertentu. Sebagai akibat dari sistem kausal, kepemilikan akan kembali ke penjual.
Asuransi untuk risiko yang melekat pada pembayaran dan
pengalihan properti tidak diperlukan. Orang bisa mengatakan bahwa
itu sudah terkandung dalam fungsi notaris (dan dengan demikian dalam biayanya juga). Notaris harus menyimpan uang yang dia miliki di bawah fungsinya sebagai penyimpan atau kuasa pemegang yang terpisah dari dana atau keuangan usahanya sendiri untuk menghindari kerumitan,
khususnya ketika dia akan bangkrut. Ini djamin oleh hukum. Notaris
harus memiliki asuransi tanggungan umum untuk tanggung jawab profesionalnya.
Jika notaris telah mengirimkan salinan tertulis atau salinan
elektronik untuk pendataran ke kantor Kadaster, maka Kadaster memiliki sedikit waktu untuk pendataran. Tugasnya adalah mengkontrol apakah
akta notaris memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh hukum. Dia juga mengecek apakah rincian dalam akta notaris mengenai penjual, pembeli dan objek, tanah dan bangunan sudah benar semuanya.
Isi dari akta untuk didatarkan telah ditetapkan oleh hukum, yaitu
sebagai berikut:
• kantor pendataran hak; • format hak;
• isi dari perbuatan hukum; • persyaratan umum; • identitas para pihak; • deskripsi tentang persil;
• persyaratan spesiik; tergantung pada jenis perbuatan hukum (akta)
atau fakta hukum.
Petugas pencatatan mengawasi apakah (duplikat dari) dokumen memenuhi persyaratan formal seperti yang tercantum dalam KUH
Perdata dan dalam Pasal 18 ayat 1 dan Pasal 19 ayat 2 UU Kadaster. Jika itu
terjadi, dia harus menerima, menilai dan memproses akta yang didatar.
Jika hal ini tidak terjadi, petugas pencatatan berwenang untuk menolak
pendataran.
Petugas pencatatan tidak menyelidiki hak penjual untuk menjual atau legalitas transaksi seperti itu. Dalam doktrin, ini disebut “ketidak-
aktifan” petugas pendataran atau pencatatan. Sejak tahun 1992 petugas
pencatatan dapat menginformasikan kepada notaris (atau salah satu pihak) ketika ia menemukan bahwa atribut-atribut kadastral (atribut yang
terkait dengan deskripsi isik tanah) adalah salah atau bahwa penjual tidak
berhak menjual tanahnya (Pasal 19 ayat 4 KUH Perdata), tetapi meskipun
kasusnya demikian, ia masih harus mendatarkan dokumen tersebut ke
dalam arsip publik.
Petugas pencatatan ini bagaimanapun berhak untuk menolak
pendat aran jika akta itu tidak memenuhi semua persyaratan hukum. Dalam kasus adanya penolakan, akta didatar dalam arsip publik yang khusus dan pemohon dapat mengajukan permohonan pendataran
kepada hakim, pengadilan negeri, jika ia tidak setuju dengan penolakan tersebut.
Dalam perannya sebagai petugas pencatatan untuk pendataran
adminis tratif kadastral, ia memiliki beberapa kewenangan yang lebih bersifat diskresioner, dan mungkin tidak memasukkan nama pembeli, tetapi menambahkan sebuah peringatan bahwa ada dokumen tambahan (yang belum diproses). Karena kerja sama yang baik antara petugas
pendatar dan notaris maka kemunculan kasus seperti itu tidaklah banyak. Pembeli dan penjual tidak diberitahu tentang pendataran seperti itu.
Jika salinan akta diterima, ada dua cara untuk memprosesnya:
• Lengkapi pendataran atas dasar akta yang didatar.
• Pemberitahuan tentang perubahan yang akan datang dalam hal
adanya kebutuhan untuk menggabungkan atau membagi tanah atas beberapa persil atau kaveling.
Setelah data dari akta diproses dalam sistem, mereka mengkontrol
data yang terdatar. Setelah pengecekan ini, pendataran akan dikonirmasikan dan dengan demikian tidak akan dapat ditarik kembali. Dalam waktu 4 hari setelah menyerahkan formulir, 75% dari akta dikonirmasi.
Semua informasi ini tersedia di internet. Setiap notaris dapat melihat apakah aman untuk mengalihkan uang ke penjual atau banknya dengan berkonsultasi dengan Kadaster secara online.
Akhirnya duplikat kedua akan mencapai pembeli. Ini adalah salinan dari akta yang direkam yang dicap petugas dan diberi kode
dengan nomor pendataran. Yang penting juga adalah pemberitahuan
yang dikirim setelah perubahan dimasukkan dalam database administratif kadastral. Perubahan-perubahan itu dikirim kepada orang yang namanya dikeluarkan maupun orang yang namanya dimasukkan.
Karena memperbarui pendataran tanah ternyata merupakan
sebuah aktivitias administrasi, orang dapat saja berkeberatan dan akhirnya naik banding ke pengadilan tentang hal ini (meskipun secara resmi pengadilan yang berwenang dalam kasus ini adalah peradilan administrasi, prosedur ini dilakukan di hadapan seorang hakim perdata (panel)).
Saat ini dimungkinkan untuk mempercepat proses dengan menggunakan ELAN. Ini adalah proses digital dalam mengirim salinan elektronik akta yang telah disahkan. Salinan elektronik ini akan diproses
secara digital oleh Kadaster. Percepatan proses pendataran dengan ELAN
dapat ditunjukkan sebagai berikut:
• Mengesahkan akta pengalihan dan hipotek pada 28 Agustus jam
13.30 PM.
• Mengirim salinan secara elektronik melalui ELAN pada jam 14:05
PM hari itu, ada salinan dari pesan yang dikirim
• Terima pada jam 14:10 PM, pesan digital “Konirmasi atas
penerimaan”.
Percepatan proses pendataran dengan ELAN menghasilkan
pemberian isyarat sebelum 29 Agustus jam 9.00 AM. Kemudian, orang bisa merasa pasti bahwa tidak ada akta lain yang ditawarkan dengan prioritas lebih tinggi. Setelah itu proses berlangsung seperti yang
djelaskan sebelumnya.
Ada beberapa eksperimen yang dilakukan untuk memperkenalkan pene rimaan digital dari salinan akta dalam format XML yang akan
didatarkan. Pertama, notaris harus membuat depot dari style sheet.
Dengan me ngirimkan juga apa yang disebut style sheet dari akta untuk
didatarkan, selain salinan dari akta-akta itu sendiri, dimungkinkan untuk memiliki akta yang terdatar dan dikonirmasi hampir pada saat yang sama ketika salinan dan style sheet diterima untuk pendataran. Keuntungan besar dari pendataran kilat ini adalah bahwa jangka waktu
berisiko baik bagi penjual maupun pembeli secara substansial akan lebih singkat.