Dasar peLaKsanaan ManajeMen rIsIKo
acuan yang digunakan dalam sistem pengelolaan manajemen risiko pada Perseroan dan anak Perseroan berlandaskan pada:
1. ISo 31000: 2009 mengenai manajemen risiko;
2. Struktur organisasi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero);
3. Peraturan menteri negara badan usaha milik Negara No. Per-01/mbu/2011 tanggal 1 agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perseroan yang baik (Good Corporate Governance) pada badan usaha milik Negara, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan menteri badan usaha milik Negara No.Per-09/mbu/2012 tanggal 6 Juli 2012 tentang Perubahan atas Peraturan menteri Negara badan usaha milik Negara No.Per-01/ mbu/2011 tanggal 1 agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perseroan yang baik (Good Corporate Governance) pada badan usaha milik Negara;
4. Keputusan Sekretaris Kementerian bumN No. SK-16/mbu/2012 tentang Indikator Parameter Penilaian dan evaluasi atas Penerapan Tata Kelola Perseroan yang baik (Good Corporate Governance) pada badan usaha milik Negara;
5. Surat Keputusan direksi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) No. hK.568/16/1/2/ PI.II-17, tanggal 16 Januari 2017 tentang Pedoman Penerapan manajemen risiko PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
risK management imPlementation
The reference used in the risk management system of the Company and its subsidiaries is based on:
1. ISO 31000: 2009 on Risk Management;
2. Organizational structure of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero);
3. Regulation of the State Minister of State- Owned Enterprises No. PER-01/MBu/2011 dated 1 August 2011 on the Implementation of Good Corporate Governance in State- Owned Enterprises, as amended by Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises zno.PER-09/MBU/2012 dated July 6, 2012 on Amendment of the Regulation of the Minister of State-Owned Enterprises no.Per01/MBu/2011 dated August 1, 2011 on the Implementation of Good Corporate Governance in State-Owned Enterprises;
4. Decision of the Secretary of the Ministry of SOEs No. SK-16/MBU/2012 on Indicator Parameter Assessment and evaluation on the Implementation of Good Corporate Governance in State-Owned Enterprises;
5. Decree of the Board of Directors of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) no. hK.568/16/1/2/PI.II-17 dated January 16, 2017 regarding Guidelines on the Application of Risk Management of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
KoMItMen peLaKsanaan ManajeMen rIsIKo
dewan Komisaris dan direksi Perseroan berkomitmen dalam mengimplementasikan manajemen risiko secara terpadu dan menyeluruh di setiap proses bisnis Perseroan untuk mewujudkan visi Perseroan “menjadi Pengelola Pelabuhan Kelas dunia yang unggul dalam operasional dan Pelayanan”. hal ini tercermin dalam penandatanganan Komitmen bersama dewan Komisaris dan direksi PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) tentang manajemen risiko yang ditandatangani pada 31 agustus 2016.
proses pengeLoLaan rIsIKo
Pengelolaan risiko di Perseroan dijalankan dengan penuh perhitungan melalui konsep Pertahanan Tiga lapis. Konsep ini bertujuan untuk meningkatkan daya tahan seluruh internal organisasi Perseroan terhadap berbagai risiko yang mungkin dihadapi. dalam model Pertahanan tiga lapis tersebut, fungsi dan tanggung jawab setiap lapis pertahanan adalah sebagai berikut. 1. Pertahanan lapis Pertama
Pertahanan lapis pertama dilaksanakan oleh Pemangku risiko yang melakukan aktivitas operasional perseroan sehari-hari, dengan tugas antara lain:
a. memastikan adanya lingkungan pengendalian internal yang kondusif di Kantor Pusat dan Cabang Pelabuhan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero); b. menerapkan Kebijakan manajemen
risiko yang telah ditetapkan manajemen puncak dalam menjalankan peran dan tanggung jawabnya;
commitment imPlementation of risK management
The Board of Commissioners and the Board of Directors of the Company are committed to implementing risk management in an integrated and holistic manner in every business process of the Company to realize the Company’s vision of “becoming a world-class port operator superior
in operations and services”. This is relected
in the signing of the Joint Commitment of the Board of Commissioners and Board of Directors of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) on risk management signed on August 31, 2016.
risK management Process
Risk management in the Company is carried out with full calculation through the concept of Three Layers Defense. This concept aims to increase the internal resilience of the Company’s entire organization against the various risks that may be faced. In the three-layered Defense model, the functions and responsibilities of each layer are as follows.
1. First Layer Defense
The irst layer of defense is carried out by
risk stakeholders conducting the day-to- day operations of the company, with the following tasks:
a. Ensure a conducive internal control
environment at Head Oice and Port
Branch of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero);
b. Applying the Risk Management policy established by the management of Peak in carrying out its roles and responsibilities;
c. dengan penuh kesadaran mempertimbangkan faktor risiko dalam mengambil keputusan- keputusan dan tindakan- tindakan yang dilakukan;
d. mampu menunjukkan adanya pengendalian internal yang efektif di divisi atau departemen masing- masing dan juga adanya pemantauan dan transparansi terhadap efektivitas pengendalian internal.
2. Pertahanan lapis Kedua
Pertahanan lapis kedua dilaksanakan oleh unit manajemen risiko dan dibantu oleh Risk
Oicer. dalam hal ini unit manajemen risiko harus terpisah dengan bagian operasional maupun bisnis agar terdapat independensi dalam membuat kebijakan. unit manajemen risiko bertanggung jawab dalam membuat suatu kebijakan terhadap limit dan toleransi risiko tersebut. Seluruh limit dan toleransi risiko yang dapat diterima Perseroan harus disetujui oleh direksi. Sebagai pertahanan lapis kedua, unit manajemen risiko memiliki tugas di antaranya:
a. bertanggung jawab dalam
mengembangkan dan memantau implementasi manajemen risiko Perseroan secara keseluruhan;
b. melakukan pengawasan terhadap bagaimana fungsi bisnis dilaksanakan dalam koridor kebijakan manajemen risiko dan prosedur-prosedur standar operasionalnya yang telah ditetapkan oleh Perseroan;
c. Consciously consider the risk factors in making decisions and actions taken;
d. Able to demonstrate the existence
of efective internal controls in the
Directorate or Bureau respectively and also the presence of monitoring and
transparency of the efectiveness of
internal control.
2. Second Layer Defense
The second layer of defense is implemented by the risk management unit and assisted
by the Risk oicer. In this case, the Risk
Management Unit should be separate from the operational and business sections in order to have independence in policy making. The risk management unit is responsible for establishing a policy on such risk limits and tolerances. All limit and tolerance of acceptable risk of the Company must be approved by the Board of Directors. As a second layer defense, the risk management unit has the following tasks:
a. Responsible for developing and monitoring the implementation of risk management of the Company as a whole;
b. Monitoring how business functions are implemented within the risk management policy corridor and standard operating procedures established by the Company;
c. memantau dan melaporkan risiko- risiko Perseroan secara menyeluruh kepada organ yang memiliki akuntabilitas tertinggi di Perseroan; d. melakukan pengembangan, sosialisasi,
serta distribusi atas kebijakan manajemen risiko ke seluruh pegawai, termasuk melakukan revisi atau pengkinian. Sedangkan Risk Oicer memiliki tanggung jawab antara lain: i. membantu unit manajemen
risiko dalam melakukan pengembangan, sosialisasi, serta distribusi atas Pedoman manajemen risiko ke seluruh pegawai.
ii. memastikan Kebijakan tersebut dijalankan dengan benar di area kerjanya.
3. Pertahanan lapis Ketiga
Pertahanan lapis ketiga dilaksanakan oleh auditor baik auditor Internal maupun auditor eksternal. Peran auditor internal jauh lebih intens dalam model Pertahanan 3 lapis ini karena merupakan bagian Internal Perseroan yang bersifat independen terhadap fungsi- fungsi lainnya. dalam hal ini, auditor internal bertugas untuk:
a. melakukan kaji ulang dan evaluasi terhadap kerangka dan implementasi manajemen risiko secara keseluruhan, dan;
c. Monitor and report the risks of the Company thoroughly to the organ of the highest accountability in the Company;
d. Developing, disseminating, and distributing risk management policies to all employees, including revising
or updating. While Risk oicer has
responsibilities, among others:
i. Assist the risk management unit in developing, disseminating, and distributing the Risk Management guidelines to all employees.
ii. Ensure the Policy is properly implemented in its work area.
3. Third Layer Defense
The third layer of defense is carried out by the auditor of both the Internal auditor and the external auditor. The role of internal auditors is much more intense in this 3 Layer Defense model as it is an internal part of the Company that is independent of other functions. In this case, the internal auditor is tasked with:
a. Review and evaluate the overall risk management framework and implementation, and;
b. memastikan bahwa pertahanan lapis pertama dan lapis kedua berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
hasIL evaLuasI ManajeMen rIsIKo
hasil evaluasi manajemen risiko Perseroan memastikan bahwa pelaksanaan program penanganan risiko yang telah berjalan terus ditingkatkan efektivitasnya. Seluruh risk owner pada divisi masing-masing bertanggung jawab penuh atas pengendalian risiko eksisting yang bersifat rutin. Koordinasi antar divisi atas masalah tertentu, implementasi prosedur mutu dan instruksi kerja tak pernah luput dijalankan.
KegIatan yang teLah DILaKuKan DIvIsI ManajeMen rIsIKo
1. Sharing Session di level bod, boC dan manager (Executive Brieing And Awareness Program on Risk Management Implementation);
2. Penyusunan Risk Proile 2016;
3. Monitoring risiko yang dilakukan setiap triwulan;
4. Sosialisasi Pedoman Kebijakan manajemen risiko di Tingkat Pusat dan Cabang Pelabuhan;
5. Pemutakhiran pedoman kebijakan dan SoP manajemen risiko.
b. Ensure that the irst and second layer
defenses run as expected.
tHe result of tHe risK management evaluation
The results of the risk management evaluation of the Company ensure that the implementation of risk management programs that have been
running continue to be increased efectiveness. All
risk owners in each division are fully responsible for the routine risk control. Coordination between divisions over certain issues, implementation of quality procedures and work instructions never escape.
activities tHat Have been conDucteD by risK management Division
1. Sharing Session at BOD Level, BOC
and Manager (Executive Brieing And
Awareness Program on Risk Management Implementation);
2. Preparation of Risk Proile 2016;
3. Risk monitoring conducted every quarter;
4. Socialization of Risk Management Policy Guidelines at Central and Port Branches;
5. Updating of Risk Management policy and SOP guidelines.
jenIs-jenIs rIsIKo
Perusahaan mengelola jenis-jenis risiko sebagaimana berikut:
1. risiko Strategis: risiko kerugian yang terkait dengan rencana bisnis dan strategi perusahaan;
2. risiko operasional: risiko kerugian yang disebabkan oleh kegagalan internal seperti kebijakan, proses, sistem, sumber daya manusia;
3. risiko reputasi: risiko kerugian yang diakibatkan publikasi negatif yang terkait dengan kegiatan usaha perusahaan atau persepsi negatif terhadap perusahaan;
4. risiko hukum dan Kepatuhan: risiko kerugian yang disebabkan sebagai akibat dari gugatan, kegagalan hukum/regulasi dan kesepakatan;
5. risiko Kesehatan, Keselamatan, lingkungan dan Komunitas: risiko kerugian yang timbul sebagai akibat dari kegagalan dalam mengelola standar minimum lingkungan dan nilai-nilai kemasyarakatan;
6. risiko Keuangan: risiko yang berdampak pada keuangan perusahaan;
7. risiko Proyek : risiko yang berdampak pada target pencapaian proyek perusahaan.
rIsIKo yang DIhaDapI Dan upaya pengeLoLaannya
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) memiliki top 10 Risk yang berkaitan langsung dengan kegiatan operasional maupun dengan kegiatan support pengelolaan jasa kepelabuhanan. risiko-risiko tersebut terbagi dalam 2 ruang lingkup yaitu ruang lingkup Kantor Pusat dan ruang lingkup Cabang-Cabang Pelabuhan di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
risK tyPes
The Company manages the following types of risks:
1. Strategic Risk: the risk of loss associated with the business plan and company strategy;
2. Operational risk: the risk of loss caused by internal failure such as policy, process, system, human resources;
3. Reputation risk: the risk of loss caused by negative publications related to the business activities of the company or the negative perception of the company;
4. Legal and Compliance Risk: the risk of damages caused as a result of the lawsuit, failure of laws/regulations and agreements;
5. health, Safety, Environmental and Community risks: the risk of loss arising as a result of failure to manage minimum environmental standards and social values;
6. Financial risk: the risk that afects the company’s inances;
7. Project risk: the risk that impacts the company’s project achievement targets.
risKs to Deal WitH anD its management
PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) has a top 10 Risk that is directly related to operational activities as well as with support activities of port services management. The risks are divided into two
scopes, namely the scope of the Head Oice and
the scope of the port branches in the environment of PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
rIsIKo yang aDa DI LIngKungan Kantor pusat
risiko-risiko yang berkaitan langsung dengan kegiatan operasional adalah: risiko dalam proses kegiatan pelayanan peti kemas, risiko dalam pengelolaan pelayanan kapal, risiko optimalisasi vTS dalam mendukung kegiatan layanan operasional, risiko utilisasi alat dan fasilitas pelabuhan, risiko potential loss akibat penanganan kecelakaan kapal. Kemudian risiko yang timbul dari support kegiatan pelayanan jasa kepelabuhan berupa risiko penyerapan investasi, risiko pemenuhan kebutuhan Sdm khususnya pandu, risiko pola komunikasi dalam pelayanan pandu, risiko dalam implementasi pengelolaan pelanggan, dan risiko ketepatan waktu laporan keuangan audited.
rIsIKo yang aDa DI LIngKungan cabang peLabuhan
risiko yang berkaiatan langsung dengan kegaiatan operasional layanan jasa kepalabuhanan adalah: kondisi kedalaman kolam dan alur di Cabang Pelabuhan bengkulu, kesiapan alat bongkar muat di Pelabuhan Panjang, kondisi lapangan penumpukan yang perlu perbaikan di Cabang Pelabuhan Tanjung Priok, kondisi kesiapan dermaga di Cabang Pelabuhan bengkulu, kecelakaan saat pelaksanaan bongkar muat barang seperti yang terjadi di Cabang Pelabuhan Pontianak, kondisi kesiapan jalan di area lingkungan Cabang Pelabuhan Tanjung Priok, target produktivitas bongkar muat barang di Tanjung Priok yang perlu ditingkatkan, kesiapan berperasinya kapal tunda di Cabang Pelabuhan Jambi.
risK in tHe HeaD office environment
Risks directly related to operational activities are: risks in the process of container service activities, risks in ship service management, risk of VTS optimization in support of operational service activities, equipment utilization risk and port facilities, potential loss risk due to ship handling. Then the risks arising from support activities port services in the form of investment absorption risk,
the risk of fulillment of human resources needs
especially wizard, risk patterns of communication in the wizard services, risks in the implementation of customer management, and the risk of
timeliness audited inancial statements.
eXisting risKs in tHe brancH environment of Ports
Risks directly related to the operational activities of the portage services are: the depth of the ponds and the grooves in the Bengkulu Port Branch, the readiness of loading and unloading equipment at the Port of Panjang, the condition of the cultivation
ield that needs improvement at the Tanjung
Priok Port Branch, The readiness of the dock at the Bengkulu Port Branch, the accident during the loading and unloading of goods as happened at the Port of Pontianak Branch, the condition of the road readiness in the Tanjung Priok Port Branch area, the productivity target of loading and unloading goods in Tanjung Priok which need to be improved, the readiness of the Tugboat in Branch Port of Jambi.
Sedangkan yang berkaitan dengan support pelayanan kegiatan jasa layanan kepelabuhanan adalah: kebutuhan personil untuk kegiatan tanggap bencana di Cabang Pelabuhan Teluk bayur, dan diperlukannya peningkatan kompetensi data programmer di Cabang Pelabuhan Pontianak.
MItIgasI rIsIKo yang DILaKuKan tahun 2016
Mitigasi yang dilakukan di Kantor pusat
1. Pengembangan dan implementasi ToS;
2. Pengembangan dan implementasi aplikasi yang mendukung ToS terminal peti kemas secara online, Terminal Booking dan Return Cargo Sistem (TbrCS), Vehicle Booking Sistem (vbS);
3. Improvement proses perencanaan pelayanan dan pengendalian operasi yang terintegrasi dengan ToS terminal peti kemas, Implementasi E-Payment sebagai bagian dari e-Service portal;
4. Pembangunan Vessel Travic Service (vTS) di pelabuhan Tanjung Priok;
5. Pembangunan sistem operasi pelayanan pemanduan dan penundaan kapal (moS); 6. Implementasi dan evaluasi pelayanan vTS di
Pelabuhan Tanjung Priok, memastikan sistem termonitoring dengan baik dan durasi garansi maintenance dari vendor, serta melaksanakan pelatihan.;
7. Koordinasi dengan auditor serta anak perusahaan.
8. Implementasi Cdm (Customer Data Management) sebagai bagian dari E-Service portal.
While related to the port service service provision services are: the need for personnel for disaster response activities in Bayur Port Branch, and the need for increased data programmer competence in the Port of Pontianak Branch.
risK mitigation in 2016
Mitigation in Head Oice
1. Development and implementation of TOS. 2. Development and implementation of
applications that support online container TOS terminal, Terminal Booking and Return Cargo System (TBRCS), Vehicle Booking System (VBS);
3. Improvement of service planning process and operation control integrated with TOS container terminal, Implementation of E-Payment as part of E-Service portal;
4. Construction of Vessel Travic Service (VTS) at Tanjung Priok port;
5. Development Operation system of guidance and vessel delays (MOS) services;
6. Implementation and evaluation of VTS services at Tanjung Priok Port, ensure well monitored system and duration of vendor maintenance warranty, and conduct training;
7. Coordinate with auditors and subsidiaries;
8. Implement CDM (Customer Data Management) as part of E-Service portal.
9. melakukan kajian kelayakan/feasibility study terhadap rencana pengadaan alat dan pembangunan fasilitas;
10. melaksanakan perawatan alat dan fasilitas pelabuhan secara rutin. organisasi Marine Emergency Response (mer);
11. melakukan pelatihan mer, dan penyusunan SoP mer;
12. Penyusunan standar komunikasi bagi cabang- cabang selain Cabang Pelabuhan Tanjung Priok;
13. alokasi pandu pensiun untuk mengisi kekosongan personil;
14. melakukan perekrutan dan pelatihan calon pandu;
15. rapat Koordinasi antara direktorat KPu, direktorat operasi dan direktorat Teknik dan manajemen risiko;
16. mempercepat proses persetujuan rIP oleh Kementerian Perhubungan;
17. untuk Cabang Pelabuhan Tanjung Priok, Jambi dan Pontianak pelaksanaan investasi (design dan lelang) diambil alih Kantor Pusat.
Mitigasi yang dilakukan di cabang pelabuhan
1. Pengerukan untuk pendalaman alur dan kolam pelabuhan, perkuatan dermaga di Cabang Pelabuhan bengkulu;
2. Pelaksanaan perawatan alat bongkar muat dan pengadaan alat bongkar muat di Cabang Pelabuhan Panjang;
9. Conducting feasibility study on equipment procurement plan and facility development;
10. Perform maintenance of port facilities and facilities on a regular basis. Organization of Marine Emergency Response (MER).
11. Conduct MER training, and preparation of MER SOP;
12. Preparation of communication standards for branches other than Tanjung Priok Port Branch;
13. Allocation of pension guide to ill the void of
personnel;
14. Undertake recruitment and training of wizard candidates;
15. Coordination Meeting between Directorate of KPU, Directorate of Operations and Directorate of Technical and Risk Management;
16. Accelerate the RIP approval process by the Ministry of Communications;
17. For the Tanjung Priok Port Branch, Jambi and Pontianak, the implementation of the investment (design and auction) is taken
over by the Head Oice.
mitigation conducted at the Port branch
1. Dredging for deepening of plot and harbor pool, reinforcement of dock at Bengkulu Port Branch;
2. Implementation of loading and unloading equipment loading and unloading equipment at Panjang Port;
3. Pembangunan dan atau perbaikan lapangan, melakukan perbaikan dan perawatan jalan, berkoordinasi dengan pihak terkait untuk kelancaran lalu lintas dan melakukan perawatan alat secara berkala di Cabang Pelabuhan Tanjung Priok;
4. Perkuatan dermaga di Cabang Pelabuhan bengkulu;
5. Program tanggap bencana di Cabang Pelabuhan Teluk bayur. Perbaikan fasilitas pelabuhan di Cabang Pelabuhan Pontianak; 6. Koordinasi dengan Kantor Pusat untuk sistem
ICT, karena backup server secara sentralisasi dilakukan di Kantor pusat dan melakukan backup server yang ada di cabang melalui hard disk eksternal dan backup server di Cabang Pelabuhan Pontianak;
7. Perawatan rutin kapal di Cabang Pelabuhan Jambi.
laporan lebih lengkap mengenai proses pengelolaan risiko, dan realisasi penanganan risiko manajemen risiko (rencana dan realisasi mitigasi) di Perseroan diuraikan dalam segmen Tata Kelola di laporan Tahunan 2016 PT Pelabuhan Indonesia II (Persero).
3. The development and/or repair of the ield,
repair and maintenance of roads, coordinate with related parties for the smoothness of
traic and carry out periodical maintenance
at Tanjung Priok Port Branch;
4. Reinforcing the dock at Bengkulu Port Branch;
5. Disaster response program at Teluk Bayur Port. Improvement of port facilities at the Pontianak Port branch;
6. Coordinate with Head Oice for ICT system,
because centralized server backup is done
at Head Oice and backup server in branch