TINJAUAN KHUSUS
4.2 Satelit Farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Universitas Indonesia
alat. Setelahnya, kapsul dimasukkan ke dalam wadah dan diberi etiket berisi nama obat, jumlah sediaan, tanggal pembuatan, dan tanggal kedaluwarsa.
g. Mengemas serbuk KCl
Serbuk KCl dikemas menggunakan kertas perkamen khusus yang nantinya akan ditutup dengan menggunakan mesin press. Dalam proses pengemasan, harus diperhatikan kebersihan tempat, peralatan, dan tangan petugas pengemas. Proses pembagian serbuk dilakukan secara manual dan sesuai perkiraan sehingga dituntut ketelitian dan ketepatan dalam pelaksanaannya. Setelah pengemasan selesai, sediaan dimasukkan ke dalam plastik dan diberi etiket.
Berdasarkan hasil pengamatan selama pelaksanaan PKPA di Sub Instalasi Produksi, kegiatan produksi yang dilaksanakan di Sub Instalasi Produksi telah sesuai dengan prosedur dan telah memanfaatkan sumber daya yang ada dengan maksimal. Hanya saja, terdapat beberapa masalah yang ditemukan, antara lain :
a. Pada proses pembuatan hand rub pengisian cairan ke dalam botol hand rub dilakukan secara manual menggunakan keran, dimana dapat menyebabkan pengisian volume yang tidak sama antara botol hand rub dan resiko terjadinya tumpahan juga besar.
b. Terjadinya kekosongan bahan baku yang menyebabkan kegiatan produksi tidak berjalan dengan baik.
4.2 Satelit Farmasi Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Satelit Farmasi IGD hanya melayani kebutuhan perbekalan farmasi di IGD dan tidak menerima resep dari unit lain di RSCM. Satelit Farmasi IGD terdiri dari satu satelit di lantai 1 dan satu satelit di lantai 4. Satelit lantai 1 melayani kebutuhan perbekalan farmasi di lantai 1 hingga lantai 3 IGD, sementara satelit lantai 4 hanya melayani kebutuhan perbekalan farmasi untuk ruang operasi di lantai 4 IGD.
4.2.1 Kegiatan PKPA di satelit IGD
Mahasiswa bertugas di satelit IGD selama 3 hari. Selama berada di satelit IGD, mahasiswa berkesempatan untuk terlibat dalam kegiatan pengelolaan
perbekalan farmasi dan melakukan pelayanan farmasi klinis. Beberapa kegiatan tersebut, antara lain :
a. Melakukan verifikasi resep pasien
b. Monitoring pengobatan pasien ICU lantai 2
c. Membantu proses dispensing obat di satelit lantai 1
d. Menelusuri pasien IGD yang mendapat dekstromethorpan sediaan tunggal, karena DMP sediaan tunggal sudah ditarik dari peredaran oleh BPOM.
4.2.2 Sumber Daya Manusia (SDM)
Satelit Farmasi IGD memiliki 2 orang Apoteker, yang masing-masing bertanggung jawab untuk pelaksanaan kegiatan manajemen perbekalan farmasi dan pelayanan farmasi klinis, 23 orang Asisten Apoteker, dan 5 orang Pekarya. Pelayanan farmasi di satelit lantai 1 dan satelit lantai 4 setiap harinya dilakukan dalam 3 shift selama 24 jam sehingga dapat selalu mengantisipasi kebutuhan pasien IGD yang kondisinya dapat berubah-ubah setiap saat. Pembagian jumlah Asisten Apoteker yang bertugas pada masing-masing shift adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Pembagian jumlah asisten apoteker tiap shift di satelit IGD
Pagi (07.30 –14.30 WIB) Siang (14.00–21.00 WIB) Malam (21.00 –08.00 WIB)
Satelit lantai 1 9 orang 4 orang 4 orang
Satelit lantai 4 1 orang 1 orang 1 orang
Pembagian Jumlah Asisten Apoteker pada hari Sabtu dan Minggu untuk shift pagi berjumlah 5 orang. Di samping pembagian kerja sesuai shift seperti di atas, 1 orang Asisten Apoteker bertugas di luar jadwal shift. Asisten Apoteker ini bekerja di hari Senin hingga Jumat dari pukul 08.00 – 15.30 WIB dan bertugas dalam hal pemesanan barang ke Gudang Pusat.
Petugas yang terdapat di satelit lantai 4 bukan petugas tetap, melainkan petugas yang berasal dari satelit lantai 1. Dari 22 orang Asisten Apoteker yang bertugas di satelit lantai 1, mereka akan secara bergantian menjadi petugas di satelit lantai 4.
45
Universitas Indonesia
4.2.3 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
a. Perencanaan, pengadaan, dan penerimaan perbekalan farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi untuk satelit lantai 1 dan depo lantai 4 dilakukan secara terpisah. Perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi berdasarkan pada pola dan jumlah pemakaian di IGD menggunakan metode konsumsi. Semakin banyak barang yang keluar dari stok, maka permintaan untuk barang tersebut juga semakin besar. Perencanaan di IGD dilakukan setiap 6 bulan sekali mengikuti jadwal perencanaan di RSCM. Satelit lantai 1 melakukan defekta besar ke bagian gudang pusat RSCM dua kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin dan Kamis. Alur pelaksanaan defekta adalah sebagai berikut :
Gambar 4.1. Alur defekta Satelit Farmasi IGD
Satelit IGD membuat entry data defekta yang di-posting melalui sistem IT ke Gudang Pusat, bertujuan agar pihak gudang menyiapkan terlebih dahulu barang yang diminta oleh Satelit IGD. Keesokan harinya, pekarya dan Asisten Apoteker dari IGD datang ke Gudang Pusat untuk mengurus pengangkutan pengambilan barang yang telah diminta. Pekarya akan melakukan pengambilan barang, sementara Asisten Apoteker bersama dengan petugas gudang akan melakukan pengecekan untuk menyesuaikan antara nama perbekalan farmasi, jenis, bentuk sediaan, dan jumlah barang yang diambil dari Gudang Pusat dengan data defekta dari IGD dan data yang di-entry pihak gudang ke dalam sistem IT-nya. Setelah data sesuai, lembar defekta ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan (pihak gudang) dan pihak yang menerima barang (pihak Satelit IGD). Pihak Satelit IGD akan mendapat satu copy lembar defekta tersebut. Apoteker Penanggungjawab
Entry data melaui sistem IT ke gudang
Gudang menyiapkan barang yang diminta
Pengambilan barang di gudang pusat Verifikasi kesesuaian barang Pengecekan kembali oleh apoteker penanggung jawab Penambahan
kedalam kartu stok dan IT
Satelit IGD akan mengecek kembali kesesuaian data dari lembar defekta dengan barang yang diterima. Selanjutnya, penambahan stok barang di satelit IGD akan diproses melalui sistem IT yang ada.
Defekta perbekalan farmasi dipisahkan, antara defekta obat, alat kesehatan, dan narkotika. Maksud pemisahan tersebut adalah untuk mempermudah pelaporan mutasi oleh pihak gudang. Permasalahan terkait defekta yang sering terjadi adalah tidak terpenuhinya jumlah barang yang diminta Satelit IGD dengan jumlah barang yang diberikan Gudang Pusat. Hal tersebut menyebabkan defekta kecil juga sering dilakukan di luar hari defekta besar untuk memenuhi kebutuhan barang yang belum terpenuhi.
Satelit lantai 1 juga menyediakan perbekalan farmasi untuk keperluan depo lantai 4. Sistem pengadaan barang di depo lantai 4 dilakukan dengan mengajukan defekta ke satelit lantai 1. Defekta besar dari depo lantai 4 juga dilakukan 2 kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin dan Kamis.
b. Penyimpanan perbekalan farmasi di Satelit Farmasi IGD
Penyimpanan perbekalan farmasi di Satelit Farmasi IGD telah diatur sesuai dengan persyaratan dan standar kefarmasian. Susunan penyimpanan dibuat berdasarkan pembagian berikut :
1) Bentuk dan jenis perbekalan farmasi a) Obat
Penyusunan obat dibedakan lagi berdasarkan bentuk sediaannya, yaitu sediaan tablet, sediaan cair, sediaan topikal, injeksi, dan cairan infus. b) Alat kesehatan
Penyusunan alat kesehatan dikelompokkan berdasarkan kegunaannya. 2) Suhu penyimpanan dan stabilitas
Obat-obat termolabil yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin (2°–8°C) disimpan pada lemari pendingin.
3) Susunan alfabetis
47
Universitas Indonesia
4) Sifat bahan
Bahan beracun dan berbahaya (B3) disimpan secara terpisah dalam lemari yang terbuat dari bahan tahan api, serta dilengkapi dengan label bahan berbahaya dan lembar Material Safety Data Sheet (MSDS).
5) Sistem FIFO dan FEFO
Perbekalan farmasi disusun dengan menempatkan barang yang pertama kali masuk atau barang dengan tanggal daluwarsa paling dekat terletak di bagian depan sehingga dapat dengan mudah dikeluarkan lebih dulu.
6) Obat high alert dan LASA
Obat-obat yang termasuk dalam kelompok obat high alert dan obat LASA di Satelit Farmasi IGD disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, yaitu dengan menempelkan stiker merah bertuliskan high alert pada kemasan primer dan stiker hijau bertuliskan LASA pada wadah penyimpanan. Obat
high alert disimpan dalam lemari khusus ditandai dengan plester berwarna
merah pada bagian tepinya. Sedangkan obat LASA diletakkan tidak bersebelahan dengan obat pasangannya.
7) Sediaan narkotika dan psikotropika
Penyimpanan narkotika dan psikotropika dalam lemari khusus yang terletak di bagian belakang satelit, terpisah dari lemari penyimpanan obat lain. Kedua lemari tersebut selalu terkunci dan khusus untuk lemari narkotika, dilengkapi dengan pintu ganda. Kunci lemari dikalungkan pada salah satu petugas farmasi yang sedang bertugas. Kunci diserahterimakan kepada petugas farmasi lainnya ketika pemegang kunci sebelumnya meninggalkan area kerja. c. Pengontrolan stok perbekalan farmasi
Stock opname (SO) untuk semua perbekalan farmasi yang terdapat di
satelit lantai 1 dilakukan setiap 3 bulan sekali. Pelaksanaan SO bertujuan mengontrol stok perbekalan farmasi yang terdapat di Satelit Farmasi IGD sesuai dengan data sistem IT. Langkah pengontrolan lainnya yang juga dilakukan adalah dengan memisahkan penyimpanan produk obat-obat mahal, pengecekan stok narkotika setiap satu minggu sekali, penerapan sistem sampling yang harus dilakukan oleh semua AA setiap harinya untuk mengecek kesesuaian stok dari data kartu stok dengan jumlah fisik barang di satelit, serta pengecekan stok
persediaan benang bedah setiap pergantian shift. Pengecekan benang bedah pada setiap pergantian shift untuk meminimalisir terjadinya kehilangan.
d. Distribusi perbekalan farmasi
Sistem distribusi perbekalan farmasi yang diterapkan di Satelit Farmasi IGD adalah berdasarkan dua sistem, yaitu sistem peresepan individu dan sistem
floor stock. Sistem peresepan individu adalah sistem penyiapan dan
pendistribusian perbekalan farmasi berdasarkan resep per pasien. Sistem peresepan di IGD sebagian besar masih menggunakan resep manual.
Akan tetapi, saat ini telah dilakukan uji coba penggunaan peresepan online menggunakan sistem Electronic Health Record (EHR) yang dimulai dari lantai 3 kemudian lantai 2 IGD. Selama masa uji coba, penerapan sistem EHR masih mengalami beberapa masalah, yaitu :
1) Resep seringkali salah kirim ke gedung A yang juga sudah menjalankan sistem peresepan secara online;
2) Belum semua dokter memiliki akun untuk mengoperasikan sistem peresepan; 3) Dokter seringkali memberikan akunnya kepada perawat dengan alasan untuk
mempercepat peresepan sehingga resep dapat dibuat oleh perawat; serta 4) Sistem bed management yang belum baik sehingga seringkali ruangan tujuan
resep tidak jelas.
Pola peresepan yang ditemui di IGD dapat berupa resep harian atau resep untuk per satu kali pemakaian, tergantung asal ruangan resep tersebut. Alur pelayanan untuk resep individu adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2. Alur pelayanan resep individual
Resep dari dokter akan diserahkan ke Nurse Station. Di Nurse Station masing-masing lantai terdapat Pembantu Orang Sakit (POS) yang akan mengantarkan resep tersebut ke Satelit Farmasi IGD lantai 1. Resep kemudian diverifikasi oleh Apoteker. Apabila Apoteker tidak sedang berada di tempat, maka verifikasi resep dilakukan oleh Asisten Apoteker. Verifikasi yang dilakukan
Resep dokter Nurse Station Satelit
farmasi IGD
Ruang rawat pasien
49
Universitas Indonesia
meliputi skrining kelengkapan administratif resep, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis. Pemeriksaan kelengkapan resep meliputi nama dokter, ruangan asal resep, nama pasien, nomor rekam medis, dan tanggal lahir pasien. IGD sudah menerapkan sistem barcode untuk data pasien sehingga sebagian besar data pasien sudah tercetak dalam bentuk label yang ditempelkan pada resep. Dengan demikian, kelengkapan identitas pasien lebih terjamin dan mudah terbaca oleh petugas farmasi. Verifikasi lainnya adalah untuk kesesuaian farmasetik yang dilihat dari kesesuaian nama sediaan, bentuk sediaan, dan kekuatan sediaan. Apabila terdapat ketidaklengkapan dari kedua aspek tersebut, petugas farmasi yang melakukan verifikasi resep akan menuliskan temuannya pada lembar
checklist review resep obat pasien. Verifikasi dari segi klinis, antara lain berupa
pengecekan ada tidaknya status alergi pasien, dosis, serta frekuensi penggunaan obat.
Petugas satelit selanjutnya akan memastikan bahwa barang yang diminta tersedia dan menentukan jumlah barang yang akan diberikan. Jika stok obat tersedia di satelit, data dari resep akan di-input ke dalam sistem IT farmasi dan diberi harga. Setelah seluruh prosedur verifikasi selesai, barang akan disiapkan sesuai resep. Setiap melakukan pengambilan barang dari stok di satelit, petugas harus mencatat mutasinya pada kartu stok barang yang sesuai. Barang yang telah diambil lalu diberi etiket dan dimasukkan ke dalam kantong plastik yang telah dilengkapi dengan nama pasien. Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara diantar ke ruang rawat atau diambil langsung oleh perawat, dokter, atau keluarga pasien di satelit farmasi lantai 1. Ketentuan pengiriman obat di IGD yaitu:
a. Apabila CITO, maka harus diselesaikan dalam waktu < 15 menit
b. Apabila tidak CITO, maka mengikuti aturan pengiriman Obat sebagai berikut:
Tabel 4.2 Aturan pengiriman obat di IGD
No. Waktu Antar Resep dari ruangan Waktu Resep
Selesai dan diantar
Waktu Penyuntikan di Ruangan 1 05.00 - 11.00 Max 11.00 12.00 - 13.00 2 13.00 - 17.00 Max 17.00 18.00 - 19.00 3 18.00 - 23.00 Max 23.00 24.00 - 01.00 4 01.00 - 05.00 Max 05.00 06.00 - 07.00
5 Simvastatin dan Simarc Max 20.00 21.00 - 22.00
6 Untuk antibiotika, disesuaikan jam masuk awal penyuntikan
c. Tugas shift pagi : Semua resep CITO untuk pasien baru dan ganti terapi, resep ICU dan penyiapan resep untuk penyuntikan pukul 12.00 dan 18.00 (jika resep sudah datang)
d. Tugas Shift Sore: Semua resep CITO untuk pasien baru dan ganti terapi, resep ICU pasien baru dan penyuntikan resep untuk penyuntikan pukul 18.00 e. Tugas shift Malam: Semua resep CITO untuk pasien baru dan ganti terapi,
resep ICU pasien baru dan penyiapan resep untuk penyuntikan pukul 24.00 dan 06.00
f. Untuk resep dari ruang boarding diberikan untuk satu hari g. Untuk resep dari ruangan urgent observasi diberikan satu hari h. Untuk ruang ICU dikirimkan pukul 14.00 WIB
Sementara itu, sistem distribusi floor stock diberlakukan untuk persediaan paket tindakan, BMHP, dan persediaan perbekalan farmasi di troli emergensi. a. Paket tindakan
Paket yang disiapkan oleh Satelit Farmasi IGD di lantai 1 dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu paket yang termasuk dalam unit cost pasien dan paket yang tidak termasuk dalam unit cost pasien. Paket untuk tindakan medis di bagian
urgent lantai 1 dan di ruang hemodialisa anak merupakan paket yang
termasuk dalam unit cost pasien sehingga setiap pasien pasti akan dibebani biaya yang sama untuk paket ini, meskipun pasien tidak menggunakannya. Paket yang tidak termasuk dalam unit cost, antara lain paket kebidanan (untuk lantai 3 IGD) serta paket bedah dan paket anestesi (untuk lantai 4 IGD). Biaya ketiga paket tersebut hanya dibebankan kepada pasien sesuai dengan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang digunakan.
51
Universitas Indonesia
b. BMHP
BMHP (Bahan Medis Habis Pakai) merupakan perbekalan farmasi dasar yang disediakan oleh pihak farmasi di gudang penyimpanan di IGD. Stok BMHP disalurkan setiap 1 minggu sekali ke gudang IGD, yaitu pada hari Senin. c. Troli emergensi
Dalam rangka penanganan terhadap kemungkinan terjadinya kondisi kegawatdaruratan medis di IGD, tersedia 6 buah troli emergensi yang masing-masing terdapat di lantai 1 (ruang imet dan unit anak), lantai 2 (ICU dan RRA (Ruang Rawat Akut)), lantai 3 (kebidanan), dan lantai 4 (OK). Isi dari troli emergensi adalah OPH (Obat Penyelamat Hidup), alat untuk membuka jalan napas (airway), alat bantu napas (breathing), alat untuk pengelolaan sirkulasi darah (circulation), dan BMHP (Bahan Medis Habis Pakai).
Barang-barang di dalam troli emergensi diisi oleh pihak Satelit Farmasi lantai 1 IGD. Isi troli disesuaikan dengan kebutuhan OPH dan alat kesehatan ABC (alat untuk membuka jalan napas (airway), alat bantu napas (breathing), alat untuk pengelolaan sirkulasi darah (circulation)) dari unit di mana troli tersebut berada. Tanggal kadaluwarsa obat dan alat kesehatan yang dimasukkan ke dalam troli harus dicatat pada lembar checklist troli emergensi yang tersedia. Setelah troli terisi, pihak farmasi akan menguncinya menggunakan kunci disposable baru. Dimana, Nomor seri kunci harus dicatat setiap kali terjadi penggantian kunci. Petugas farmasi yang melakukan penguncian troli harus mengisi berita acara penutupan troli yang berisi nama pembuka troli, tanggal pembukaan, alasan pembukaan, dan nama pasien yang memerlukan. Berita acara tersebut ditandatangani oleh petugas farmasi beserta perawat sebagai saksi.
Troli emergensi akan dibuka ketika terjadi code blue yang berarti terjadi kondisi kegawatdaruratan medis. Setelah tindakan untuk pasien dilakukan, dokter atau perawat menandai nama perbekalan farmasi dan jumlah yang digunakan dari troli pada lembar checklist troli emergensi serta menuliskan nama pasien yang menggunakan. Dokter membuat resep untuk penggantian perbekalan farmasi yang telah digunakannya dari troli emergensi dan memberitahukan pihak Satelit lantai 1. Resep dibuat atas nama pasien yang menggunakan perbekalan farmasi dari troli sehingga biaya penggantiannya akan ditagihkan kepada pasien tersebut. Petugas
farmasi dari Satelit lantai 1 akan menyiapkan barang pengganti sesuai resep dokter beserta kunci baru untuk troli tersebut. Bersama dengan perawat, pihak farmasi akan mengecek kembali kelengkapan seluruh isi troli.
Barang yang terdapat pada floor stock tidak perlu diresepkan kembali oleh dokter karena telah tersedia di ruang rawat pasien. Apabila terdapat barang floor
stock pada resep dokter, maka pihak farmasi akan mengonfirmasi kepada dokter
yang bersangkutan untuk membatalkan peresepan barang tersebut. Saat verifikasi resep, jika ditemui peresepan barang floor stock, maka kejadian tersebut dicatat di dalam lembar checklist review resep obat pasien sebagai temuan masalah obat.
4.2.4 Pelayanan Farmasi Klinis
Kegiatan farmasi klinik di IGD telah berjalan dengan adanya seorang Apoteker klinis. Pelayanan farmasi klinis dilakukan untuk melayani kebutuhan pasien dari lantai 1 hingga lantai 3 IGD. Beberapa jenis pelayanan yang telah dilakukan, antara lain :
a. Verifikasi resep : Apoteker klinis akan melakukan verifikasi resep sebelum obat di-dispense. Akan tetapi, ketika Apoteker klinis tidak ada di satelit, proses verifikasi dilakukan oleh AA;
b. Monitoring penggunaan obat : dilakukan dengan cara menyesuaikan antara obat yang diresepkan oleh dokter dengan rencana pengobatan dalam status pasien dan pemberian obat oleh perawat yang tercatat dalam kardeks;
c. Pemberian informasi obat pulang : dilakukan pada saat penyerahan obat kepada pasien yang akan pulang. Pemberian informasi obat pulang di IGD diutamakan untuk pasien dengan penggunaan obat khusus dan berkelanjutan.
Berdasarkan hasil pengamatan mahasiswa selama berada di Satelit IGD, terdapat beberapa hal yang masih perlu diperbaiki untuk meningkatkan kualitas pelayanan farmasi Satelit Farmasi IGD. Beberapa hal tersebut, antara lain :
a. Terdapat selisih di kartu stok dengan jumlah fisik obat
b. Etiket masih ditulis manual, terkadang ada tulisan yang tidak jelas. Penulisan etiket secara manual juga memperlama respon time pelayanan kepada pasien c. SDM yang kurang ramah dan pengetahuan yang masih minim tentang ruang
53
Universitas Indonesia