TINJAUAN KHUSUS
4.6 Satelit Farmasi Kirana
Satelit Farmasi Kirana dibuka oleh IFRS pada tahun 2011 dan ditujukan khusus untuk pasien dengan diagnosis penyakit mata. Satelit yang terletak di gedung Kirana, Jl. Kimia No.8, Jakarta Pusat ini memiliki dua depo farmasi, yaitu depo farmasi lantai 1 dan lantai 3. Depo lantai 1 melayani pasien rawat jalan dan rawat inap, sementara depo lantai 3 melayani paket operasi dan tambahan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tindakan operasi mata. Depo lantai 1 dan 3 beroperasi setiap hari Senin hingga Jumat dengan jadwal dua shift, shift pertama
73
Universitas Indonesia
mulai pukul 08.00-15.30 WIB, kemudian ada middle shift yang mulai pukul 10.00-18.00 WIB, untuk depo farmasi lantai 3 asisten harus menunggu sampai semua tindakan operasi selesai dilakukan.
4.6.1 Kegiatan PKPA di Satelit Kirana
Mahasiswa bertugas di satelit Kirana selama 3 hari. Selama berada di satelit Kirana, mahasiswa berkesempatan untuk terlibat dalam kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi. Beberapa kegiatan tersebut, antara lain :
a. Mengamati alur pelayanan resep di depo lantai 1.
b. Mengecek dan mencatat perbekalan farmasi yang akan exp.date, dan memisahkan barang yang sudah exp.date.
c. Membantu proses dispensing obat sesuai resep yang ada. d. Mengamati alur pelayanan kefarmasian di depo lantai 3 e. Membantu menyiapkan paket operasi di depo lantai 3.
4.6.2 Sumber Daya Manusia (SDM)
Satelit Kirana memiliki dua orang penanggung jawab, yaitu satu orang apoteker dan satu orang asisten apoteker senior. Di depo lantai 1 dibantu oleh 2 orang asisten apoteker, satu orang juru resep, dan satu orang pekarya, sedangkan di depo lantai 3 dibantu oleh 2 orang asisten apoteker dan satu orang pekarya. Selain obat mata, depo lantai satu juga menyediakan obat-obat lain, berupa obat oral, injeksi, narkotika, dan psikotropika sebagai terapi penyerta di luar pengobatan mata untuk pasien Kirana, karena sebagian besar pasien merupakan geriatri yang terkadang memerlukan terapi lain disamping pengobatan untuk mata.
4.6.3 Kegiatan Satelit Kirana
Depo farmasi lantai 1 melayani pasien rawat jalan dari poli mata, rawat jalan dari bagian VIP (Citra), pasien rawat inap, dan pasien pulang pasca-operasi, sedangkan depo farmasi lantai 3 hanya melayani paket operasi dan tambahan kebutuhan operasi. Bagian OK di Satelit Kirana memiliki 12 divisi mata dan masing-masing menggunakan sistem paket untuk pendistribusian perbekalan farmasinya. Dokumentasi mutasi barang, selain dengan sistem IT, juga dilakukan
melalui pencatatan pada kartu stok. Pengeluaran barang dari depo lantai 3 akan dicatat menggunakan lembar formulir permintaan paket tindakan yang telah tersedia. Data pasien yang akan dioperasi dan jumlah paket yang diambil dari depo oleh perawat atau dokter dari ruang bedah tercatat pada lembar tersebut. Selain permintaan dalam bentuk paket, seringkali permintaan barang yang sifatnya cito terjadi di tengah-tengah pelaksanaan tindakan operasi. Dokumentasi permintaan cito dicatat pada formulir yang berbeda dengan mencantumkan nama pasien, nama barang, dan jumlah yang diminta. Data permintaan cito tersebut akan digabungkan dengan data yang terdapat pada formulir permintaan paket tindakan sesuai nama pasien. Keseluruhan formulir permintaan paket (yang telah dilengkapi juga dengan data permintaan cito pasien) direkap setiap harinya sebagai dokumentasi mutasi di depo lantai 3.
4.6.4 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi di Satelit Kirana dilakukan berdasarkan data pemakaian selama enam bulan terakhir dan trend selama 3 bulan terakhir. Data perencanaan dikirim ke Gudang Pusat untuk disiapkan pengadaannya. Depo lantai 3 membuat perencanaan untuk pemesanan barang dan dikirimkan ke depo lantai 1. Defekta perbekalan farmasi di Satelit Kirana dilakukan oleh pihak depo lantai 1 secara online pada hari Senin dan Rabu, sedangkan pengambilan perbekalan farmasi dilakukan pada hari Selasa dan Kamis. Satelit Kirana memiliki 2 orang pekarya, maka perbekalan farmasi yang diminta akan diambil oleh pekarya depo lantai 1. Pada hari pengambilan barang ke Gudang Pusat, dilakukan verifikasi terhadap kesesuaian perbekalan farmasi yang diterima dengan defekta oleh petugas farmasi di Gudang Pusat. Kemudian, perbekalan farmasi dimasukkan ke rak perbekalan farmasi dan dicatat pemasukannya pada kartu stok. Untuk kebutuhan perbekalan farmasi depo lantai 3, barang akan diambil dari depo lantai 1 ke depo lantai 3 oleh pekarya di depo lantai 3 setiap hari Selasa dan Kamis.
Khusus untuk pengadaan barang konsinyasi, seperti lensa mata, perencanaan jumlah kebutuhan dan spesifikasi serta beberapa rekomendasi
75
Universitas Indonesia
Direktur Pelayanan Medik, yang kemudian akan berdiskusi dengan Bagian Keuangan RSCM. Jika disetujui, bagian Unit Layanan Pengadaan (ULP) akan melakukan sistem tender untuk menentukan vendor mana yang akan menangani barang konsinyasi ini. Setelah diputuskan pemenangnya, maka pihak Unit Kerja Kirana akan menghubungi vendor untuk melakukan pemesanan barang.
Dokumentasi penggunaan lensa di Satelit Kirana dilakukan pada buku khusus pencatatan penggunaan lensa yang akan digunakan sebagai pedoman untuk pembuatan laporan pemakaian lensa per bulan. Laporan tersebut ditandatangani oleh Kepala Departemen Mata dan Kepala Sub Instalasi Perbekalan Farmasi lalu diberikan ke bagian Instalasi Farmasi untuk dibuatkan faktur. Faktur ini akan diserahkan ke bagian keuangan untuk dijadikan dasar penagihan pembayaran bagi vendor dan acuan untuk pengadaan kembali. Lensa dengan power yang sering digunakan akan di supplay lebih banyak, sedangkan untuk stock opname lensa dilakukan oleh pihak vendor dan pihak depo lantai 5 setiap satu bulan sekali.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Satelit Kirana menggunakan sistem FIFO dan FEFO yang disusun secara alfabetis dan dibedakan berdasarkan generik dan nama dagang. Penyimpanan perbekalan farmasi di satelit ini terbagi menjadi tiga, yaitu penyimpanan obat, penyimpanan alat kesehatan, dan penyimpanan obat khusus. Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan bentuk sediaan dan stabilitasnya, sedangkan penyimpanan alat kesehatan disimpan terpisah dari obat dan diatur berdasarkan fungsi atau penggunaannya. Penyimpanan obat khusus di Satelit Kirana, meliputi penyimpanan narkotika dan psikotropika, obat high alert, obat sitostatika, obat termolabil, dan kit emergensi.
Obat-obat yang tergolong LASA diatur agar tidak terletak bersebelahan dengan obat pasangannya dan telah dilakukan penempelan stiker LASA pada wadah obat-obat tersebut. Obat-obat High Alert disimpan di lemari khusus yang pada bagian tepinya ditandai dengan plester berwarna merah, serta pada tiap kemasan primer obat diberi stiker merah High Alert. Obat kanker disimpan di lemari terpisah yang diberi stiker ungu. Narkotika disimpan di lemari khusus yang berkunci ganda. Kunci lemari narkotika dikalungkan pada AA yang bertugas di satelit. Barang-barang dengan masa daluwarsa tiga bulan ke depan ditandai
dengan label kuning yang dilengkapi dengan data bulan dan tahun daluwarsa obat tersebut. Obat-obat termolabil disimpan di dalam lemari pendingin dengan suhu 2o–8o C. Pengecekan suhu lemari pendingin serta suhu ruangan penyimpanan Satelit Kirana dilakukan setiap hari, khusus untuk lemari pendingin pengecekan dilakukan 3 kali. Sebagai langkah pengontrolan terhadap stok perbekalan farmasi yang ada, dilakukan kegiatan stock opname (SO) di Satelit Kirana setiap tiga bulan sekali, tetapi asisten apoteker di depo wajib melakukan sampling SO setiap hari. Barang-barang yang diketahui telah mencapai tanggal daluwarsa atau rusak akan dimusnahkan. Umumnya pemusnahan dilakukan dua kali dalam setahun oleh panitia pemusnahan di bawah tanggung jawab IAL (Instalasi Administrasi dan Logistik).
Sistem distribusi perbekalan farmasi di Satelit Kirana dilakukan dengan dua cara, yaitu sistem peresepan individual dan sistem floor stock. Resep yang diterima di satelit ini adalah resep manual, tetapi untuk resep dari beberapa dokter di ruang OK VIP telah menggunakan sistem online. Peresepan individual untuk pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap, dan paket operasi. Untuk pasien rawat jalan akan disiapkan secara daily dose oleh depo lantai 1, sedangkan paket operasi akan disiapkan oleh depo lantai 3 satu hari sebelum operasi berdasarkan jadwal rencana operasi masing-masing pasien. Sistem floor stock meliputi troli
emergency dan bahan medis habis pakai (BMHP). Troli emergency terletak di
OK, sehingga menjadi tanggung jawab depo lantai 3.
4.5.4 Alur Pelayanan Resep a. Pasien umum (resep tunai)
Pasien umum cukup datang dengan membawa resep asli dari dokter. Resep tersebut diverifikasi terlebih dahulu oleh petugas farmasi, meliputi verifikasi kelengkapan resep, ketersediaan barang di satelit, dan jumlah obat yang akan diberikan. Setelahnya, petugas satelit akan menginformasikan harga obat kepada pasien untuk selanjutnya dilakukan transaksi di kasir, yang letaknya diluar depo lantai 1. Kemudian, petugas satelit melakukan dispensing obat dan menyerahkannya kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat. Alur pelayanan di Satelit Kirana sesuai dengan standar VHDS (Verifikasi, Hargai,
77
Universitas Indonesia
Dispensing, Serahkan) yang berlaku di RSCM, yaitu mulai dari pelaksanaan
verifikasi, pemberian harga, dispensing obat, dan penyerahan obat. b. Pasien jaminan
Perbedaan alur pelayanan resep pasien umum dengan pasien jaminan terletak pada saat proses penerimaan resep. Pasien jaminan harus membawa resep asli, fotokopi resep, dan surat jaminan. Untuk pasien jaminan Askes, petugas satelit harus memastikan bahwa obat yang akan ditebus oleh pasien terdapat dalam Buku DPHO (Daftar Plafon Harga Obat) Askes. Jika obat yang akan ditebus tidak terdapat dalam DPHO Askes, maka petugas harus menginformasikan kepada pasien bahwa obat tersebut tidak dibayarkan oleh Askes dan menjadi tanggungan pasien.
Berdasarkan hasil pengamatan mahasiswa selama berada di Satelit Kirana, terdapat beberapa hal yang masih perlu diperbaiki untuk meningkatkan kualitas pelayanan farmasi Satelit Farmasi Kirana. Beberapa hal tersebut, antara lain : 1. Komunikasi antar depo belum terjalin dengan baik
2. Retur perbekalan farmasi di depo lantai masih tinggi, sehingga menambah beban pekerjaan petugas farmasi di depo tersebut
3. Tidak ada pintu akses yang terkunci untuk memisahkan petugas farmasi dengan petugas lain di lantai 3 OK, sehingga petugas lain bebas keluar masuk ruangan mengambil obat dan alkes
4. Pengerjaan kartu stock di depo lantai 3 baru mulai diterapkan dan yang mengerjakan seorang pekarya, hal ini kurang efektif.