TINJAUAN KHUSUS
4.3 Satelit Farmasi Pusat
Satelit Farmasi Pusat melaksanakan pelayanan kefarmasian selama 24 jam pada hari Senin hingga Minggu yang masing-masing terbagi ke dalam tiga shift kerja. Shift pertama dilakukan pada pukul 08.00 – 14.30 WIB, shift kedua dilakukan pada pukul 14.00 – 21.00 WIB dan shift ketiga dilakukan pada pukul 21.00 – 08.00 WIB. Sumber Daya Manusia di Satelit Farmasi Pusat terdiri dari 1 Apoteker, 10 Asisten Apoteker, dan 2 juru resep. Pembagian dalam satu shift terdiri dari 2 Asisten Apoteker dan 1 juru resep untuk shift pagi dan sore. Sementara untuk shift malam, terdapat 2 Asisten Apoteker yang bertugas. Selain itu, pada hari-hari pelayanan yang ramai (Selasa, Rabu, Jum’at) ditempatkan 2 AA dan 2 JR untuk shift pagi, 3 AA untuk shift sore, dan 2 AA untuk shift malam.
Satelit ini melayani pasien jaminan, baik berupa Jamkesmas, Jamkesda, KJS Dinkes DKI Jakarta, Jampeltas, Jampersal, ASKES, dan Jaminan Perusahaan serta pasien umum. Resep yang dilayani meliputi pasien rawat inap yang tidak memiliki satelit farmasi ataupun satelit farmasi yang tidak buka 24 jam dan juga resep pasien rawat jalan dari beberapa Poliklinik. Resep rawat inap yang dilayani berasal dari rawat inap Bedah Anak (BCh), Paviliun Tumbuh Kembang (PTK), Perinatalogi (PICU dan NICU), Unit Luka Bakar (ULB), Psikiatri (PKL, PKW, PKA) dan Pelayanan Jantung Terpadu (pada shift kedua dan ketiga). Resep pasien rawat jalan yang dilayani berasal dari Poliklinik Hemodialisa, semua Poliklinik yang melakukan pembedahan (Bedah Vaskuler, Bedah Digestif, Bedah Tumor, Bedah Orthopedi), Poliklinik Hematologi-Onkologi, Poliklinik Kebidanan (khusus untuk kemoterapi), Poliklinik Radioterapi, dan Poliklinik Thalasemia.
Pengelolaan perbekalan farmasi di Satelit Farmasi Pusat dilakukan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pelaporan kegiatan pelayanan. Perencanaan perbekalan farmasi Satelit Farmasi Pusat ke Gudang Pusat dilakukan dua kali dalam satu tahun, yaitu periode Januari – Juni dan Juli – Desember. Perencanaan dilakukan berdasarkan data pemakaian barang yang dilihat dari laporan mutasi barang pada periode sebelumnya.
Pada proses pengadaan, dilakukan defekta secara online 2 kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin dan Kamis. Selanjutnya, petugas gudang memeriksa ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan permintaan. Keesokan
harinya, petugas Satelit Farmasi Pusat akan datang ke Gudang Pusat untuk melakukan penerimaan perbekalan farmasi. Setelah melakukan pengecekan terhadap kesesuaian jenis dan jumlah barang yang diminta dengan yang diberikan pihak gudang, petugas Satelit Farmasi Pusat akan menandatangani fomulir defekta barang. Selanjutnya, petugas satelit farmasi akan mencatat jumlah barang yang diterima pada kartu stok barang dan sistem IT di satelit, dan menyusun perbekalan farmasi di tempat yang telah disediakan. Beberapa jenis perbekalan farmasi disimpan di tempat terpisah sebagai buffer stock.
Selain melakukan defekta secara rutin, Satelit Farmasi Pusat juga melaksanakan defekta cito saat stok kosong atau terdapat permintaan perbekalan farmasi yang tidak terduga. Petugas tetap melakukan defekta secara online dan akan datang langsung ke Gudang mengambil obat atau alat kesehatan yang dibutuhkan.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Satelit Pusat disusun secara alfabetis dengan sistem First In First Out (FIFO) atau First Expired First Out (FEFO) dengan pemantauan suhu ruang penyimpanan 15-25oC yang dilakukan satu kali sehari. Perbekalan farmasi disusun menurut jenisnya, yaitu obat, alat kesehatan dan B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun).
Penyimpanan obat disusun sesuai dengan bentuk sediaan, obat generik ataupun obat nama dagang. Bentuk sediaan yang ada di Satelit Farmasi Pusat antara lain oral, injeksi, cairan infus, nutrisi parenteral, sirup/drop serta obat luar. Di Satelit Farmasi Pusat terdapat obat-obat dengan penyimpanan khusus meliputi: a. Termolabil, disimpan dalam lemari pendingin pada suhu 2°-8° C. Kualitas perbekalan farmasi yang disimpan harus selalu dijaga melalui pengecekan lemari pendingin sebanyak tiga kali sehari
b. Obat sitostatika, ditempel stiker ungu untuk obat kanker
c. High Alert, di lemari berbeda yang dibatasi dengan lakban merah dan ditempel stiker High Alert pada kemasan primer obat
d. Narkotika, disimpan dalam lemari kayu khusus yang terdiri dari 2 sekat dengan kunci ganda
55
Universitas Indonesia
f. Obat dengan penyimpanan terpisah, seperti sediaan nutrisi, obat ASKES, dan obat mahal.
Berbeda dengan obat, penyimpanan alat kesehatan dilakukan berdasarkan jenis dan fungsinya. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan proses penyiapan alat kesehatan. Penyimpanan B3 dilakukan dalam lemari tahan api. Selain itu, terdapat pelabelan khusus untuk perbekalan farmasi di Satelit Farmasi Pusat antara lain pelabelan obat-obat LASA dan obat yang mendekati tanggal kadaluwarsa. Obat-obat LASA (Look Alike Sound Alike) disimpan dengan ketentuan yang berlaku yakni dengan tidak meletakkan dua jenis obat yang tergolong LASA secara berdampingan dan terdapat stiker LASA berwarna hijau yang ditempelkan pada wadah penyimpanan obat. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluwarsa dalam jangka waktu 3 bulan, dimasukkan ke dalam plastik kuning dan diberi label bewarna kuning dengan mencantumkan bulan dan tahun kadaluwarsa obat tersebut pada kemasan plastik dan wadah penyimpanan.
Pendistribusian perbekalan farmasi yang dilakukan di Satelit Farmasi Pusat menggunakan sistem distribusi peresepan individual. Resep yang diterima oleh Satelit Farmasi Pusat terdiri dari resep manual dan resep online. Resep online diperoleh dari rawat inap Bedah Anak (BCh), Unit Luka Bakar (ULB) dan Psikiatri (PKL, PKW, PKA). Resep manual diperoleh dari Paviliun Tumbuh Kembang (PTK), Perinatalogi (PICU dan NICU)dan Pelayanan Jantung Terpadu (PJT) pada shift kedua dan ketiga. Perbekalan farmasi yang telah disiapkan akan diambil oleh petugas dari masing-masing Unit Kerja.
Berikut jadwal pengambilan perbekalan farmasi yang diterima oleh Satelit Farmasi Pusat :
Tabel 4.3 Jadwal pengambilan perbekalan farmasi di Satelit Farmasi Pusat Waktu Resep
Datang
Waktu Pengambilan Perbekalan Farmasi
≤ 09.00 11.00
15.00 (untuk Psikiatri dan Unit Luka Bakar)
> 09.00 19.00
19.00 09.00
Khusus obat kemoterapi, pasien hanya menerima bon penitipan obat dan obat kemoterapi yang telah disiapkan akan didistribusikan oleh petugas Satelit Farmasi Pusat ke unit produksi tempat dilakukannya dispensing obat kemoterapi, atau gedung A bagian sitostatika dan pada hari kemoterapi baru dilakukan pencampuran.
Pada pasien rawat jalan diharuskan menggunakan resep dari dokter dan hanya berlaku untuk 1 hari sesuai dengan tanggal SJP (Surat Jaminan Pelayanan) yang berlaku. Apabila resep tidak sesuai dengan tanggal yang berlaku, maka resep tersebut tidak akan dilayani. Resep yang datang akan diverifikasi terlebih dahulu. Verifikasi resep meliputi verifikasi administratif, farmasetik, dan kelengkapan lainnya, seperti syarat jaminan khusus untuk pasien jaminan, kuitansi untuk semua pasien, protokol dan jadwal terapi, serta formulir pencampuran obat khusus untuk pasien kemoterapi, dan hasil lab khusus untuk pasien pengguna obat mahal dan antibiotik lini 2 dan 3. Setelah diverifikasi jumlah dan jenis obat dimasukkan melalui sistem IT. Setelah dimasukkan dan diberi harga, resep diberikan kepada petugas satelit lainnya untuk di-dispense. Bagi pasien yang membayar secara tunai, dapat langsung membayar kepada petugas satelit, sedangkan pasien jaminan wajib menyerahkan resep asli dan kelengkapan jaminan lainnya kepada petugas satelit.
Petugas satelit yang melakukan dispensing mengambil obat dengan jenis dan jumlah yang sesuai dan mencatatnya pada kartu stok. Selain dispensing obat, Satelit Farmasi Pusat juga menerima resep racikan. Obat racikan diracik di ruang racik secara manual dengan kertas perkamen khusus. Obat diberi label dan dikemas. Kemudian obat diberikan oleh petugas setelah dilakukan pengecekan terhadap kesesuaian jenis dan jumlah obat terhadap resep. Penyerahan obat dilakukan oleh petugas yang berbeda dengan yang melakukan dispensing.
Pemberian obat pada pasien rawat inap dilakukan untuk pemakaian per hari, pengecualian untuk psikiatri yakni untuk pemakaian selama 3 hari (untuk obat oral) dan pemakaian per hari (untuk injeksi). Untuk pasien yang akan pulang, diberikan untuk pemakaian selama 1 minggu, pengecualian untuk pasien ASKES diberikan untuk pemakaian selama 3 hari. Pada pasien rawat jalan, jumlah obat yang diberikan sesuai dengan jumlah yang tertulis pada resep. Pasien hemodialisa
57
Universitas Indonesia
yang menggunakan cairan dianeal, diberikan injeksi untuk kebutuhan satu bulan, sedangkan pasien yang tidak menggunakan cairan Dianeal, cukup diberikan obat untuk keperluan satu minggu dan tergantung pada keperluan pemakaian. Sedangkan untuk pasien thalasemia, diberikan obat untuk pemakaian satu bulan penuh.
Obat dapat diretur jika obat tidak digunakan oleh pasien dengan kondisi obat yang masih layak pakai, dan obat berasal dari Satelit Farmasi Pusat. Prosedur retur obat tidak dilaksanakan sepenuhnya sesuai dengan standar prosedur operasional yang telah ditetapkan. Pengecekan obat retur akan dilakukan pada saat pasien tersebut akan pulang. Hal ini dimaksudkan untuk efisiensi kerja bagi petugas farmasi di Satelit Farmasi Pusat.
Kendala yang dihadapi di Satelit Farmasi Pusat, diantaranya adalah : a. Penyusunan obat di rak penyimpanan yang masih bertumpuk ke belakang dan
bertumpuk ke atas, sehingga kotak obat seringkali saling menghalangi. Hal ini dapat menyulitkan petugas dalam mencari obat.
b. Letak penyimpanan kartu stok yang tidak rapih/berantakan, terutama untuk kartu stok yang sudah penuh pencatatannya disimpan tidak berdasarkan alfabetis atau bulan pemakaiannya sehingga pada saat terjadi selisih stok sulit dilakukan penelusuran karena kartu stok yang terselip dalam penyimpanan dan sebagainya.
c. Beberapa unit kerja masih menggunakan resep manual dalam peresepan ke Satelit Farmasi Pusat. Penggunaan resep manual ini memiliki kekurangan, yaitu memungkinkan terjadinya kesalahan pembacaan resep oleh petugas satelit dan memperlambat proses pelayanan resep.
d. Penulisan etiket secara manual juga memperlambat proses pelayanan resep.