Membantu Koordinator Project Management Unit dalam pelaksanaan kegiatan Project Management Unit dan Project Implementation Unit dalam memberi pengarahan kegiatan, turut memberikan saran tindak turun tangan, dan membantu pengambilan keputusan/kebijakan serta memeriksa kelengkapan administrasi (dokumen/surat menyurat) yang disampaikan kepada Ketua Project Management Unit. Bertanggungjawab kepada Koordinator Project Management Unit.
Ketua Pelaksana Harian Project Management Unit (PMU)
Melaksanakan semua kegiatan manajemen, koordinator, monitoring dan membuat laporan atas kegiatan yang telah dilakukan. Bertanggung jawab kepada Ketua Project Management Unit (PMU) dengan rincian sebagai berikut:
a. Melaksanakan manajemen/pengelolaan penatausahaan pinjaman/Loan, dan memonitor kegiatan-kegiatan internal di Direktorat Jenderal Bina Marga, dan instansi-instansi eksternal yang terkait dengan WINRIP;
b. Memfasilitasi komunikasi dan korespondensi dengan IBRD dan instansi-instansi terkait ;
c. Memfasilitasi pelaksanaan pengadaan di masing-masing unit pelaksanaan dengan berkoordinasi dengan BBPJN/BPJN terkait.
d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan sub-proyek sesuai dengan Project Implementation
Plan (PIP) dan Project Management Manual (PMM) sampai dengan Western Indonesia National
Road Improvement Project (WINRIP) selesai;
e. Menyampaikan antara lain usulan-usulan revisi desain, aspek lingkungan dan keselamatan jalan dari instansi-instansi terkait yang akan disampaikan kepada pemberi pinjaman untuk mendapat persetujuan.
f. Menyusun dan menyosialisasikan, dan memutakhirkan (jika diperlukan) Project Implementation Plan dan Project Management Manual, sesuai perkembangan
g. Menindaklanjuti dan menfasilitasi hal-hal khusus yang berkaitan dengan kualitas pelaksanaan pekerjaan untuk semua kegiatan (civil works).
h. Memberi masukan tindak turun tangan kepada Tim Pengarah / Steering Committee (Project
Streering Committee), dan melaksanakan kebijaksanaan yang digariskan oleh Tim
Pengarah/Steering Committee serta bertanggung jawab mengkoordinasikan seluruh sasaran proyek sesuai Loan Agreement.
i. Melaksanakan dan memfasilitasi tugas-tugas yang tercantum di perubahan Loan Agreement (jika ada).
j. Mengirim laporan pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: keuangan, kemajuan fisik dan pengadaan barang/jasa dari masing-masing proyek yang akan disampaikan kepada pemberi pinjaman selambat-lambatnya 30 hari setelah akhir triwulan bersangkutan.
a. Asisten Perencana Program, Keuangan, dan Pelaporan Project Management Unit (PMU)
1. Memfasilitasi dan turut memeriksa kajian/review/revised design, tehnical justification, danprice adjustment yang diusulkan oleh proyek yang akan disampaikan ke IBRD untuk
mendapatkan persetujuan;
2. Menyampaikan Standard Operation Procedures (SOP) dan Petunjuk Pelaksanaan kepada Proyek;
3. Memfasilitasi dan turut memeriksa persiapan pelaksanaan pekerjaan di masing-masing Unit Pelaksana (Mobilisasi, Pre Construction Meeting);
4. Memonitor pelaksanaan pekerjaan dari proyek;
5. Memfasilitasi dan turut memeriksa/ memonitor pelaksanaan penyerahan penyelesaian pekerjaan (Partially Hand Over/PHO dan Fully Hand Over/FHO);
6. Memfasilitasi terhadap pembahasan/penyelesaian permasalahan-permasalahan pelaksanaan pekerjaan di lapangan;
7. Memfasilitasi, turut memeriksa, dan menyimpan data-data akuntansi dan keuangan sesuai prosedur pinjaman IBRD;
8. Memonitor status penyerapan;
9. Memfasilitasi, turut memeriksa dan menyimpan laporan bulanan, tiga bulanan, dan tahunan untuk keseluruhan proyek yang disiapkan oleh proyek yang bersangkutan, serta menyampaikan laporan-laporan tersebut kepada IBRD sesuai guideline.
10. Memfasilitasi pelaksanaan Konsolidasi Audit Keuangan oleh BPK;
11. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian Project Management Unit
b. Asisten Keselamatan Jalan dan Lingkungan Project Management Unit (PMU)
1.
Memfasilitasi dan memonitor penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang Keselamatan Jalan dan Lingkungan;2.
Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian Project Management Unit2.3 PROJECT IMPLEMENTATION UNIT (PIU) WINRIP
Untuk melaksanakan tugas-tugas Project Implementation Unit, maka Pimpinan Project Implementation Unit yang terdiri dari Ketua (Direktur Preservasi Jalan), Sekretaris Ketua Project Implementation Unit, dan Ketua Pelaksana Harian Project Implementation Unit dibantu oleh para asisten ( gambar 2.3) dengan tugas-tugas sebagai berikut:
Ketua Project Implementation Unit (PIU)
Memberikan pengarahan terhadap kegiatan Project Implementation Unit dalam melaksanakan kesepakatan Pinjaman Luar Negeri, berkoordinasi dengan Unit Pelaksana Teknis Jalan Nasional yang bersangkutan dan Ketua Project Management Unit, serta bertanggung jawab kepada Direktorat Jenderal Bina Marga-Kementerian PUPR.
Sekretaris Ketua Project Implementation Unit (PIU)
Membantu Ketua Project Implementation Unit dalam pelaksanaan kegiatan Project Implementation Unit dalam melaksanakan kesepakatan Pinjaman Luar Negeri, berkoordinasi dengan Unit Pelaksana Teknis Jalan Nasional yang bersangkutan, turut memberikan saran tindak turun tangan dan membantu pengambilan keputusan/kebijakan. Bertanggung jawab kepada Ketua Project Implementation Unit.
Ketua Pelaksanan Harian Project Implementation Unit (PIU)
a. Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa proyek pinjaman dan hibah luar negeri;
b. Memeriksa dan mefasilitasi Usulan Teknis (penyiapan Detailed Engineering Design/DED, penyiapan
Standard Bidding Document, usulan justifikasi teknis, usulan perpanjangan waktu, usulan penyesuaian
harga, revisi desain) dari BBPJN/BPJN terkait yang memerlukan keputusan Direktur Jenderal Bina Marga atau yang perlu disampaikan kepada pemberi pinjaman;
c. Melaksanakan dan memfasilitasi pengendalian terhadap tindak lanjut kesepakatan penanganan lingkungan, sosial dan keselamatan jalan berkoordinasi dengan Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan;
d. Menindaklanjuti dan memfasilitasi hal-hal khusus yang berkaitan dengan kualitas pelaksanaan pekerjaan untuk semua kegiatan (civil works) dengan berkoordinasi ke BBPJN/BPJN terkait;
e. Bertanggung jawab kepada Ketua Project Implementation Unit.
Asisten Teknis Pelaksanaan dan Pelaporan Project Implementation Unit (PIU)
a. Membantu Ketua Pelaksana Harian untuk memeriksa dan memfasilitasi usulan teknis (penyiapan
Detailed Engineering Design/DED, penyiapan Standard Bidding Document, Usulan justifikasi teknis,
usulan perpanjangan waktu, usulan penyesuaian harga, revisi desain) dan pelaksanaan konstruksi WINRIP;
b. Sebagai penghubung pelaksanaan kegiatan Project Management Unit dengan Unit Instansi Pelaksana, Satker PJN/PPK dalam pengelolaan pinjaman IBRD sesuai dengan lingkup kegiatan;
c. Memfasilitasi pembahasan permasalahan teknis pekerjaan fisik dengan Satker PJN/PPK dan BBPJN/BPJN serta Direktorat terkait;
d. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Harian Project Implementation Unit.
Asisten Pendamping Keselamatan Jalan dan Lingkungan Project Implementation Unit (PIU)
a. Memfasilitasi pengendalian terhadap tindak lanjut kesepakatan penangan lingkungan, sosial dan keselamatan jalan berkoordinasi dengan Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan (jika ada)
Ketua PMU
Direktur Pengembangan Jaringan Jalan
Koordinator PMU
Kasubdit Keterpaduan Perencanaan dan Sistem Jaringan
Ketua Pelaksana Harian PMU
Asisten Perencana Program, Keuangan
dan Pelaporan
Asisten Pendamping Keselamatan Jalan dan
Lingkungan
Sekretaris Koordinator PMU
Kasi Keterpaduan Perencanaan
DIRJEN.BINA MARGA
Ketua PIU
Direktur Preservasi Jalan
Ketua Pelaksana Harian PIU
Asisten Teknis Pelaksanaan dan
Pelaporan Asisten Pendamping
Keselamatan Jalan dan Lingkungan
Sekretaris Ketua PIU
PMU PIU
Gambar 2.3 Struktur Organisasi
2.4 LINGKUP TUGAS JASA KONSULTANSI UNTUK KEGIATAN MENDUKUNG PELAKSANAAN
PROYEK WINRIP
Untuk mendukung pelaksanaan proyek WINRIP sesuai yang dituangkan dalam Naskah Perjanjian Pinjaman WINRIP, maka diadakan jasa konsultansi yaitu:
a. Core Team Consultant (CTC)
Tugas utama Core Team Consultant (CTC) adalah untuk mendukung Project Management Unit WINRIP dan Direktorat Jenderal Bina Marga dalam pengelolaan/manajemen, monitoring dan pelaporan terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan-kegiatan paket WINRIP sesuai dengan kesepakatan dalam Naskah Perjanjian Pinjaman dan Tujuan Proyek yaitu untuk mencapai standar tinggi, efisien dan transparansi, serta kinerja yang optimal .
Tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Mendukung Project Management Unit (PMU) sepenuhnya dalam pelaksanaan semua fungsinya dan semua aspek pengelolaan proyek serta memantau jadwal dan kegiatan implementasi.
2. Menyiapkan Financial Management Information System (FMIS) serta prosedur-prosedur pemantauan dan pelaporan yang tepat bagi kebutuhan Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia, serta menjamin laporan keuangan tepat waktu dan akurat.
3. Menyiapkan dan distribusi Monthly Project Progress Report (MPPR) yang memenuhi kebutuhan semua stakeholder, serta menjamin semua laporan tepat waktu dan akurat.
4. Melakukan review kualitas teknis terhadap Penyiapan Desain oleh Design And Supervision
Consultant (DSC).
5. Melakukan pemantauan kinerja secara independent terhadap efektivitas supervisi konstruksi atas nama Employer.
6. Implementasi Tindak Anti-Korupsi, dan memantau efektivitasnya berdasarkan Anti-Corruption
Action Plan (ACAP).
7. Memantau proses pengadaan (procurement) serta membuat rekomendasi tentang cara meningkatkan standard.
8. Mengelola dan menyebarkan informasi. Membantu pembuatan dan pengelolaan system dan prosedur penangkapan data dan informasi, menjamin tersedianya semua informasi yang perlu. 9. Mendukung implementasi Environmental and Social Safeguards (ESS), membantu Project
Management Unit (PMU) memastikan semua upaya perlindungan lingkungan dan sosial yang
diperlukan diterapkan dengan baik.
10. Mendukung Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Proyek, memberi dukungan administrasi untuk pelaksanaan survey pasca implementasi tentang kinerja proyek, menggunakan pedoman dan prosedur yang telah disiapkan sebelumnya.
11. Mendukung implementasi Program Pelatihan yang diusulkan untuk menunjang implementasi proyek
12. Menyiapkan berbagai laporan: Inception Report, Monthly Project Progress Report, Draft Project
Completion Report, dan Project Completion Report.
Konsultan Core Team Consultant (CTC) berkoordinasi dengan Direktorat Pengembangan Jaringan Jalan dan berkedudukan di Jakarta. Mengingat banyak pihak yang terlibat (pengelola proyek, panitia pengadaan, dsb.) dirasa perlu melaksanakan program pelatihan sebelum dan selama implementasi proyek.
Pelatihan diperlukan untuk menunjang dan memperkuat administrasi dan manajemen proyek selama implementasinya. Ini diharapkan membantu meyakinkan bahwa prosedur pengadaan, administrasi dan pemantauan proyek dipahami dengan baik, serta untuk menyosialisasikan aspek upaya perlindungan termasuk ACAP dan ESS, serta memperkuat pedoman-pedoman teknik.
Pelatihan yang akan dilaksanakan merupakan kelanjutan program pelatihan Direktorat Jenderal Bina Marga yang lalu, antara lain: (1) Procurement Training (termasuk ACAP), (2) Aplikasi Project Management
Manual (PMM), (3) Financial Management & Reporting, (4) Environmental Monitoring Workshop. Pelatihan yang langsung sangat dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek WINRIP akan diprioritaskan, termasuk tentang prosedur-prosedur dan safeguard yang baru atau masih kurang dipahami.
Ada kemungkinan dalam perjalanan waktu suatu jenis pelatihan dirasa perlu diganti dengan yang lebih dibutuhkan, misalnya karena ada perubahan peraturan, kebijakan baru dsb. Usul perubahan atau penggantian maupun penambahan jenis pelatihan baru (bila ada) harus dibahas dan disetujui oleh Project Management Unit . Kegiatan pelatihan ini akan dikelola dengan dana Provisional Sum.
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Core Team Consultant (CTC)
b. Design and Supervision Consultant (DSC)
Design and Supervision Consultant (DSC) berkoordinasi dengan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional III
(BPJN III) Padang, Direktorat Jenderal Bina Marga selaku Satker BPJN IIIdengan tugas utama: (i) menyiapkan detail desain untuk pekerjaan paket-paket AWP-2 dan AWP-3 dan (ii) melaksanakan
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Core Team Consultant (CTC)
Project Management Unit (PMU)
MONITORING & ADVICE TEAM
- Senior Highway Engineer - Highway Engineer
- Quality Assurance Specialist - Financial Management Specialist - MIS/Programmer/Information Management Specialist - Environmental Specialist - Social Impact Specialist - Community Development Officer
- Senior Procurement Specialist - Procurement Specialist CONSULTANTS HEAD OFFICE PT. PERENTJANA DJAJA (Jakarta) PT. PERENTJANA DJAJA (Jakarta) YONGMA Eng. Co, Ltd.
(Korea) PT. EPADASCON PEC
(Jakarta) REGION HEAD OFFICE
BACK-UP HEAD QUARTER OFFICE
BACK STOPPING BAPPENAS WORLD BANK DIRECTORATE GENERAL OF HIGHWAYS (DGH)
- Senior Road Safety Audit Engineer - Road Safety Audit Engineer
- Training Specialist - Bridge Engineer
GOI AND WORLD BANK
CTC TEAM - Team Leader - Assistant Team Leader
MINISTRY OF FINANCE
MINISTRY OF PUBLIC WORKS & HOUSING MINISTRY OF HOME
seluruh pengawasan/supervisi pelaksanaan konstruksi/fisik pada paket-paket konstruksi dalam WINRIP. Design And Supervision Consultant dalam tugasnya dapat berkoordinasi dengan Direktorat dan Sub Direktorat di lingkungan Direktorat Jenderal.Bina Marga terkait substansi teknis masing-masing.
Design and Supervision Consultant berkedudukan di Padang dan penugasan Field Supervision
Team-DSC disesuaikan dengan lokasi paket proyek.
Tanggung jawab umum Design and Supervision Consultant (DSC) adalah:
1. Mengupayakan agar prosedur dan metodologi yang digunakan pada kegiatan implementasi WINRIP dapat berjalan secara konsisten sesuai keinginan Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia termasuk pada masalah lingkungan dan perlindungan keselamatan, serta pelaksanaan kampanye HIV-AIDS. Konsultan juga membantu alih teknologi/pengetahuan kepada personil BBPJN/BPJN (Besar) Pelaksanaan Jalan Nasional, Direktorat Jenderal Bina Marga, dan Dinas Kimpraswil Provinsi;
2. Menyiapkan dokumen DED dan review DED, termasuk UKL/UPL/Amdal serta LARAP (jika ada) untuk paket-paket program selanjutnya (WP-2 dan WP-3);
3. Bertanggung jawab dalam pengawasan pekerjaan fisik proyek;
4. Team Leader bertindak sebagai The E gi eer dalam pelaksanaan jasa konstruksi, atas kewenangan yang diberikan oleh PPK terkait;
5. Menyiapkan penyelenggaraan penerangan pencegahan HIV/AIDS terhadap paket-paket fisik (civil works);