STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
2.3 Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling dalam kegiatan internal maupun eksternal.
Jelaskan sistem pengelolaan Program Studi serta dokumen pendukungnya.
Dengan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial, maka partisipasi sivitas akademika dalam pengembangan kebijakan pada Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni cukup besar. Hal ini terlihat melalui kehadiran dosen pada rapat
pengembangan kebijakan yang selalu dihadiri 100% dosen (lihat dokumen rapat Prodi Penciptaan dan Pengkajian Seni). Pengelolaan dan kordinasi pelaksanaan Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni yang dilaksanakan secara berkala.
1. Planning
Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni melakukan perencanaan berdasarkan perencanaan pengembangannya dari waktu ke waktu secara bertahap dan kontinyu. Perencanaan dan pengembangan tahunan Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU, mencakup lima unsur utama yaitu: (a) kurikulum berbasis kepada pengembangan ipteks; (b) sumber daya manusia (SDM); (c) prasarana dan sarana akademik, (d) kemahasiswaan (Ikatan Mahasiswa Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni) dan alumni (Ikatan Alumni Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni), dan (e) organisasi dan pengelolaannya.
Setiap awal tahun akademik, pimpinan merencanakan kegiatan akademik, sebelum dilaksanakan rencana tersebut dibahasa dalam rapat program studi. Untuk berlanjutnya proses belajar mengajar diadakan perekrutan mahasiswa baru setiap tahunnya. Kegiatan ini dilakukan secara terpadu dengan pihak universitas melalui jalur penerimaan mahasiswa baru program pascasarjana USU.
Rapat dosen dilakukan sedikitnya dua kali dalam satu semseter dan dapat juga dilakukan lebih dari dua kali, sesuai situasi dan kepentingan pengembangan program studi.
Rapat tersebut membahas tentang program studi yang berkaitan dengan dosen dan mahaiswa, pelaksanaan RPPS/SAP sesuai dengan mata kuliah yang diasuh, pengembangan staf, mengevaluasi (memperbaharui) kurikulum sesuai dengan kepentingan keilmuan dan pasar. Untuk pengembangan program studi, dilakukan kegiatan seminar, penyuluhan maupun penyebaran brosur ke daerah-daerah dan sekolah-sekolah, kerja sama, dan mengadakan pertunjukan seni. Hal ini menjadikan Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni tetap diminati.
Perencanaan lainnya adalah di bidang penganggaran. Sistem penganggaran pada Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU adalah bersifat terpadu.
Dalam konteks dimaksud, maka Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU diintegrasikan dengan RKAT Fakultas Ilmu Budaya USU secara tahunan. Persetujuan penganggaran RKAT disesuaiakan dengan kebijakan FIB USU dan USU sendiri, yang menyangkut total anggaran yang disesuaikan dengan penerimaan masing-masing program studi di lingkungan USU Medan.
2. Organizing
Ketua program studi, sekretaris, dan seluruh dosen bersama-sama mengimplemen-tasikan seluruh kegiatan yang direncanakan. Melalui pembentukan panitia-panitia kegiatan. Misalnya kegiatan ujian penerimaan mahasiswa baru, pelaksanaan seminar, workshop musik, tari, teater, dan rupa; ujian kolokium, seminar hasil, dan sidang tertutup.
Untuk mempererat rasa persaudaraan dan kebersamaan, program studi secara berkala mengadakan pertemuan silaturahmi dosen dan mahasiswa. Selain itu mahasiswa membentuk wadah organisasi mahasiswa yang bernama Ikatan Mahasiswa Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni (IMMPPSn), yang dibentuk secara demokratis melalui pemilihan dan penetapan yang dikelola oleh dewan mahasiswa. Dalam wadah ini, mahasiswa membentuk komunitas-komunitas pengembangan diri seperti komunitas penciptaan seni, komunitas kajian budaya dan seni, dan lain-lainnya (lihat http://www.magisterseniusu.weebly.com).
3. Staffing
Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU Medan, dalam melakukan manajemen terhadap tenaga dosen adalah melalui fungsi staffing, yang dilakukan dengan teknis memberi kesempatan kepada tenaga dosen untuk menentukan bidang keahlian sesuai dengan minat dan bidang ilmu kajiannya dalam konteks Penciptaan dan Pengkajian Seni, dan diupayakan untuk memperoleh pendidikan dalam jenjang yang lebih tinggi secara kontinyu dan terpadu. Dalam konteks peningkatan kualitas ini, selain melanjutkan ke jenjang strata yang lebih tinggi juga dilakukan pelatihan di bidang musik, tari, teater, seni murni, seni terapan, disain, patung, kerajinan, media, multimedia, media rekam, serta workshop seni.
Pengasuh mata kuliah ditetapkan secara bersama dalam rapat dosen. Setiap dosen yang akan mengasuh mata kuliah disesuaikan dengan bidang keahliannya. Hal ini dilakukan di setiap akhir semester menjelang semester berikutnya. Untuk memperlancar administrasi program studi dibantu oleh pegawai yang dipekerjakan pada bidang akademik, perpustakaan, dan laboratorium. Untuk memperlancar kegiatan akademik, praktik, dan penggunaan teknologi informasi, program studi memiliki seorang kepala laboratorium.
4. Controlling (Pengawasan)
Sistem pengawasan Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU dilakukan melalui audit internal Gugus Kendali Mutu Program Studi Magister
Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU. Laporan studi tersebut diperiksa oleh Sekretaris Program Studi dan kemudian disahkan oleh Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU. Selain itu juga dilakukan audit minimal sekali dalam setahun oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas Ilmu Budaya USU, dan Unit Manajemen Mutu (UMM) USU. Data-data untuk pengawasan ini dikirim melalui internet dan ditujukan ke laman web UMM.
Selain itu, seluruh kegiatan yang dilakukan dalam program studi diawasi. Untuk kehadiran mahasiswa dan dosen dan kuliah diawasi dengan cara menandatangani langsung kartu kehadiran. Untuk dosen, selain kartu kehadiran di kelas harus hadir ke kantor program studi untuk menandatangani kehadiran dan menyampaikan hal-hal yang diperlukan dalam konteks mengajar. Untuk mencapai kualitas akademik dan ketrampilan mahasiswa dilakukan ujian dalam bentuk kuis, tugas, ujian tengah semester (UTS), dan ujian akhir semester (UAS), dengan bobot yang meliputi tugas, kuis, UTS, dan UAS yang hasil nilainya diumumkan secara online. Untuk meningkatkan kinerja pegawai program studi, dilakukan pengawasan dengan cara absensi kehadiran pada saat dan pulang setiap hari kerja yang dikelola langsung oleh fakultas dan bekerjasama dengan program studi.
Prosedur pengawasan yang dilakukan Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU ini berpedoman pada MP yang berjumlah 30. Pengawasan itu mencakup:
kehadiran dosen dan mahasiswa, jumlah tatap muka, prosedur perkualiahan (baik pengkajian maupun penciptaan), teori dan praktik, bimbingan konseling, bimbingan penulisan karya ilmiah, bimbingan penelitian dan penulisan tesis, penulisan jurnal, kode etik mahasiswa, kode etik dosen, pengawasan kinerja dosen melalui SIPKD (Sistem Informasi Penilian Kinerja Dosen), juga pengawasan terhadap dosen yang tidak memenuhi kewajibannya, sampai sanksi terakhir diberhentikan. Dalam penggunaan waktu, Prodi juga menentukan waktu-waktu kuliah. Dalam kelas praktik yang memerlukan rekaman hasil karya, diperkenankan menggunakan waktu malam hari sampai pukul 23.00 WIB.
Sedangkan untuk kuliah sehari-hari dilakukan pada siang sampai sore hari, tepatnya pukul 14.00 sampai 20.40 WIB. Oleh karena itu, unsur manajemen (yakni Ketua Prodi atau Sekretaris Prodi) selalau mengawasi jalannya perkuliahan di kampus. Kuliah hanya bisa dilaksanakan di kampus, bukan di rumah pribadi dosen.
5. Leading (Directing)
Ketua Program Studi mengarahkan seluruh kegiatan yang telah disepakati melalui rapat agar mencapai tujuan. Arahan yang dilakukan melalui rapat dan penyampaian verbal secara langsung, baik secara formal maupun nonformal. Suasana pengarahan atau leading
ini dilakukan secara alamiah dan penuh keakraban, berdasarkan kepada nilai perilaku yang dianut bangsa Indonesia umumnya dan Sumatera Utara khususnya. Pengarahan dilakukan melalui konsep berjalannya sistem yang dibangun secara bersama, dan bukan berasas pada konsep dari atas ke bawah (top down). Untuk mempercepat mahasiswa menyelesaikan studi, program studi melakukan komunikasi kepada mahasiswa dan orang tua melalui pembimbing akademik dan pengurus program studi. Sebagai bukti berlangsungnya bimbingan akademik dan penulisan tesis program studi mencetak buku dan kartu bimbingan.
6. Representasi
Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU adalah merepresentasikan segenap sivitas akademikanya. Konsep representasi dari institusi seni ini adalah budaya yang bhinneka tunggal ika, artinya bersatu dalam sejumlah perbedaan kultural. Representasi konsep ini dalam mengelola atau memanajemeni prodi adalah melibatkan kepelbagian tersebut dalam unsur-unsur kepemimpinan. Para mahasiswa terdiri dari berbagai kelompok etnik yang berbeda, dan diusahakan untuk saling berinteraksi dan mendiskusikan pengetahuan budayanya kepada kelompok etnik lain.
Demikian pula di dalam kepempimpinan dan organisasi ini dilakukan dialog-dialog perbedaan dan mensinerjikan perbedaan tersebut dalam kehidupan akademik sehari-hari.
Prodi ini adalah milik bersama dari manusia-manusia Indonesia yang berbeda tadi tetapi memiliki satu tujuan bersama. Selain itu, untuk memperkuat keilmuan, maka Prodi melibatkan semua doktor di bidang seni (musik, tari, teater, rupa, dan media rekam) yang terdapat di lingkungan Sumatera Utara, seperti dari Universitas negeri Medan, Universitas HKBP Nommensen, Aceh, Padangpanjang, dan juga PT Seni dan Budaya yang terdapat di Jawa. Dengan demikian maka sistem manajemen yang dibangun oleh Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni adalah representasi dari peradaban Indonesia yang multikultur.
7. Penganggaran
Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni melakukan penganggaran berdasarkan perencanaan di akhir tahun, yang kemudian realisasinya diwujudkan pada awal tahun ajaran. Penganggaran ini meliputi dana yang diperoleh dan dana yang mesti dikeluarkan setiap tahun anggaran. Dana diperoleh melalui: (a) Sumbangan Pelaksanaan Pendidikan (SPP) yang besarannya adalah Rp 7.000.000 (tujuh juta rupiah per semerster) ditambah dengan dana kelengkapan akademik yang besarannya Rp 7.000.000 selama
mengikuti pendidikan. Selain itu dana untuk anggaran operasional ini diperoleh dari dana penelitian dari dana TALENTA USU, Kemenristek DIKTI, penelitian kerjasama antar institusi, dana penelitian dan pengembangan berbagai daerah (Kabupaten Kota) bekerjasama dengan Prodi, Fakultas, maupun Universitas, dana program penciptaan seni dari Kemenristek DIKTI, sumbangan dari para alumni dan stakeholder, dan dana lain-lainnya. Besaran dana anggaran berdasarkan perspektif ekonomi makro adalah setiap mahasiswa memerlukan dana sebesar Rp 30.000.000 per semester.
Integrasi berbagai fungsi di dalam sistem manajemen ini, dapat digambarkan seperti dalam bagan berikut ini.
Gambar 2.1:
Alur Fungsi Manajemen yang Diterapkan pada Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU