STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
2.1 Sistem Tata Pamong
Sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodasi semua unsur, fungsi, dan peran dalam program studi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong yang baik) harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau, dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.
Uraikan secara ringkas sistem dan pelaksanaan tata pamong di Program Studi untuk membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil.
Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni berada di bawah Fakultas Ilmu Budaya (FIB), dan Universitas Sumatera Utara (USU). Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni di bawah pimpinan ketua prodi, yang tugasnya adalah sebagai berikut (sesuai dengan SK Dekan FIB USU Nomor: 2341/UN.5.1.7/SSA/2016).
Tugas Ketua Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
(i) Menyusun kebijakan untuk mencapai visi Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU;
(ii) Menyusun rencana strategis, operasional, dan program kerja tahunan program studi sebagai pedoman kerja;
(iii) Sebagai penanggung jawab semua kegiatan operasional Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU;
(iv) Bertanggung jawab kepada Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU atas keseluruhan operasional Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni;
(v) Membina kinerja keseluruhan dosen dan tenaga kependidikan pada Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU;
(vi) Merintis dan mengembangkan kerja sama di bidang ilmu seni (termasuk seni pertunjukan, rupa, media rekam, pendidikan seni) di lingkungan internal Universitas Sumatera Utara sendiri, serta di luar USU, baik di dalam maupun di luar negeri.
Tugas Sekretaris Prodi Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU adalah sebagai berikut.
a. Mengkoordinasikan kegiatan operasional, yaitu kesekretariatan, administrasi akademik, administrasi, praktik, sarana dan prasarana pendidikan, kepegawaian, keuangan, dan kemahasiswaan.
b. Memberikan masukan kepada Ketua Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni terhadap jalannya kegiatan di lingkungan Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
c. Bertanggung jawab dan melaporkan hasil kinerjanya kepada Ketua Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
Tugas Kepala Laboratorium
a. Mengelola kegiatan operasional yang berkaitan dengan laboratorium Etnomusikologi/Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU dan bertanggung jawab kepada Dekan FIB USU, serta berkoordinasi dengan Ketua dan Sekretaris Prodi Maguster Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
b. Mendata dan menjaga aset-aset laboratorium dibantu dengan pegawai laboratorium.
Tugas Gugus Jaminan Mutu
a. Melaksanakan koordinasi, pemantauan, dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilakukan sivitas akademika Departemen Etnomusikologi FIB USU.
b. Bertanggung jawab dalam kontkes pelaksanaan tugas gugus jaminan mutu Prodi Maguster Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU dan melaporkannya kepada Ketua Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
Tugas Tim Kurikulum
a. Menyusun dan mengembangkan struktur kurikulum, juga mempolarisasikan penerapan kurikulum setiap semester di Program Srudi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
b. Mengevaluasi kurikulum yang telah diaplikasikan setiap lima tahun sekali.
c. Menyusun RPP dan SAP bersama dengan dosen pengasuh mata kuliah.
d. Menyusun metode pembelajaran dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap mata kuliah.
Tugas Tim Akademik
1.. Menyiapkan penerimaan mahasiswa baru melalui sistem Tes Potensi Akademik dan Wawancara wawasan seni.
2.. Melakukan koordinasi dengan tim kurikulum tentang aplikasi kurikulum pada setiap semester di Program Studi Etnomusikologi FIB USU.
3. Merencanakan dan melaksanakan jalannya kuliah sesuai dengan kurikulum yang telah ditetapkan.
4. Menyusun jadwal perkuliahan di setiap semester.
5. Menyusun jadwal perkuliahan di setiap semester.
6. Mempersiapkan evaluasi tahunan mahasiswa.
Administrasi Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU terintegrasi dengan Fakultas Ilmu Budaya USU. Proses pemilihan Ketua dan Sekretaris Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU mengikuti tahapan-tahapan sebagai berikut:
Dilakukan rapat di tingkat program studi yang dihadiri seluruh dosen yang bisa diajukan lebih dari satu pasangan calon. Hasil pemilihan secara musyawarah dari Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni, kemudian diajukan ke Dekan FIB USU. Setelah itu dekan membawa nama-nama pasangan calon ke tingkat universitas. Setelah itu, Rektor Universitas Sumatera Utara menentukan ketua dan sekretaris program studi. Berdasarkan Statuta USU, kualifikasi minimal yang melekat kepada seorang Ketua Program Studi di lingkungan USU yang juga turut mengembangkan tata kelola program magister minimal adalah seorang doktor dengan jabatan sekurang-kurangnya lektor. Di sisinya, seorang Sekretaris Program Studi di lingkungan USU yang juga mengasuh program magister minimal adalah seorang magister, dan diutamakan doktor, dengan jabatan sekurang-kurangnya lektor. Keduanya mandiri, bertanggung jawab, memiliki kemampuan memimpin dan bekerjasama dengan segenap sivitas akademika baik di peringkat program studi, fakultas, maupun universitas, komunikatif, serta setia dan taat kepada institusi.
Tata pamong yang menjadi tujuan Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU adalah sebagai berikut.
a. Kredibel, yang didukung dengan kondisi terciptanya kode etik dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan, yang semua sikap dan perilakunya harus sesuai dengan kode etik tersebut. Kode etik ini mengacu kepada budaya yang menjadi norma sistem nilai dan dihayati setiap insan sivitas akademika Magister Penciptaam dan
Pengkajian Seni FIB USU, dan selaras dengan ilmu yang dipelajari yakni seni yang mempelajari (dan menerapkan) nilai-nilai budaya secara umum dan etnik secara khusus, dan kearifan lokal dalam kehidupan. Dengan mengarahkan kredibilitas yang sedemikian rupa, mayoritas para insan sivitas akademika Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni memiliki sikap dan perilaku: toleransi atas semua perbedaan, memusyawarahkan segala persoalan, yang muda menghormati yang tua (terutama mahasiswa menghormati dosen), berpakain rapi saat kuliah, menjaga kebersihan lingkungan, dan lainnya.
b. Transparan, yang artinya adalah penilaian secara terbuka antara pemberi nilai dan yang diberi nilai, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Dalam konteks itu, setiap warga sivitas akademika Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU bisa mengakses informasi yang diperlukan. Sebagai contoh aplikasi tata pamong transparan ini adalah nilai SKP (dahulu DP3) setiap dosen dibincangkan dalam musyawarah Prodi, berdasarkan kinerja setiap dosen. Demikian pula Prodi transparan dalam menggunakan dana yang diperoleh baik itu berupa dana RKAT, dana masyarakat, bantuan alumni, dan lainnya dilaporkan kepada semua dosen dalam rapat.
Demikian pula jika terdapat tugas yang dibebankan kepada setiap dosen, baik oleh institusi USU maupun dari luar, maka setiap dosen tersebut wajib melaporkannya kepada Prodi dan kemudian menyampaikan kegiatannya kepada semua dosen.
c. Akuntabel, yang artinya adalah setiap aktivitas pada Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU harus dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan hasil-hasilnya. Sistem laporan aktivitas ini mengikuti alur pelaporan yang telah disusun dan disepakati bersama, di dalamnya telah termuat hal apa saja yang harus dilaporkan. Dalam proses akuntabilitas ini, setiap kegiatan yang dilakukan sivitas akademika Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni
biasanya dimulai dari pembuatan proposal kegiatan, kemudian diketahui Ketua Prodi, dan kemudian dana operasionalnya harus dipertanggungjawabkan berdasarkan sistem yang dibangun bersama.
d. Bertanggung jawab, yang artinya adalah bahwa Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU memiliki struktur organisasi, uraian tugas, fungsi, dan tanggung jawab. Di sisi lain, USU memiliki dan memberlakukan Kode Etik Dosen USU yang mendukung pelaksanaan sistem yang bertanggung jawab. Sebagai contoh dosen bertanggung jawab mengampu mata kuliah yang dibebankan kepadanya, baik mencakup isi, jumlah tatap muka dan kehadiran, serta bertanggung jawab kepada
kompetensi anak didik (mahasiswa) yang mengikuti mata kuliah yang diampunya, yang dibuktikan melalui ujian baik tulis, lisan, maupun praktik.
e. Adil, yang memiliki makna bahwa segenap sivitas akademika Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU memperoleh perlakuan yang sama sesuai dengan norma-norma (aturan) akademik yang berlaku. Terapan dari tata pamong adil ini adalah setiap dosen di Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU memiliki hak untuk menjadi ketua, sekretaris, dan kepala laboratorium, tanpa membeda-bedakan suku, agama, dan golongan, dan jenis kelaminnya. Demikian pula sebaran bimbingan tesis magister dibagi secara adil ke- pada 6 orang dosen. Seterusnya pula setiap dosen memperoleh tugas secara adil oleh
menjadi Penasihat Akademik (PA). Adil yang dimaksudkan di sini adalah berdasarkan keadilan yang dijiwai niali-nilai Pancasila, tidak semua mesti sama kuantitas dan kualitas dalam sebaran tugas, tetapi berasaskan kepada asas kepatutan. Dalam konteks menciptakan sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil; maka pelaksanaan tata pamong berdasar dan merujuk kepada norma-norma (aturan) yang berlaku, yang di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Statuta Universitas Sumatera Utara;
2. Surat Keputusan Dekan mengenai Struktur Organisasi di Lingkungan FIB USU;
3. Kode etik dosen;
4. Kode etik mahasiswa;
5. Manual Mutu FIB USU;
6. Manual Prosedur dan Instruksi Kerja FIB USU;
7. Manual Mutu Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.
Secara organisatoris, kedudukan dan tujuan Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU ini dalam konteks Universitas Sumatera Utara dan Fakultas Ilmu Budaya adalah sebagai berikut.
Bagan 2.1:
Struktur Organisasi USU
Bagan 2.2:
Struktur Organisasi Biro Keuangan USU
Bagan 2.3:
Struktur Organisasi Penjaminan Mutu (UMM, GJM, GKM) USU
Bagan 2.4:
Struktur Organisasi FIB USU
2.2 Kepemimpinan
Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat.
Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan, yang menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam perguruan tinggi.
Jelaskan pola kepemimpinan dalam Program Studi.
Pola kepemimpinan Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU dapat dijelaskan seperti berikut ini. (1) Yang pertama, prodi menggunakan pola kepemimpinan operasional yang diadopsi dari ilmu manajemen. Dalam implementasinya, ketua program studi menyusun program kerja tahunan, yang bekerjasama dengan fihak FIB USU dan USU sendiri. Perencanaan kerja tahunan itu mencakup: (1) perencanaan perkuliahan, dengan cara rapat menyusun jadwal kuliah, penetapan dosen pengajar, dan peninjauan serta pembaharuan RPP dan SAP; (2) perencanaan sarana pendukung, seperti ruang kuliah, alat-alat pembelajaran, kursi, meja, lcd screen, software seni terkini, dan lain-lainnya; (3) perencanaan ujian, yang menjadi satu kesatuan dengan operasional perkuliahan. Ujian ini mencakup ujian tengah semester, ujian akhir semester, tugas, kuis, dan juga praktik, (4) perencanaan kegaitan ilmiah, yang melingkupi kegiatan seminar (internasional , nasional, regional), workshop di bidang-bidang seni, seperti praktik musik, tari, teater, dan rupa dari narasumber kunci, bengkel instrumen, bengkel tata busana dan rias tari, bengkel lukis, patung, batik, songket, ulos, uis, hiou, dan sejenisnya, (5) perencanaan penelitian seni, baik itu untuk dosen maupun mahasiswa, sebagai bahagian dari pengembangan keilmuan, (6) perencanaan pengabdian kepada masyarakat oleh segenap sivitas akademika Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU, dengan wilayah pengabdian mencakup Sumatera Utara dan sekitarnya; (7) perencanaan ujian-ujian tesis (kolokium, seminar hasil, dan ujian tertutup), sebagai realisai penjaminan mutu tesis mahasiswa, yang kemudian direncanakan pula publikasinya dalam jurnal Komposisi yang dikelola langsung oleh Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU yang dimasukkan ke dalam google scholar, juga jurnal-jurnal nasional seperti Seni, Panggung, Tabuik, Musikologi, dan ditargetkan pada tahun 2020 telah masuk 6 tulisan ilmiah pada jurnal internasional, termasuk di antaranya yang terindeks scopus atau webometrics.
Program tersebut di atas terpadu dalam sistem yang disebut RKAT (Rencana Kerja Anggaran Tahunan), berdasarkan visi, misi, dan tujuan Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU. Setiap kegiatan yang telah disetujui oleh FIB direalisasikan melalui mekanisme pengajuan proposal yang wajib mendapat persetujuan dari pimpinan Prodi dan Fakultas.
(2) Yang kedua, Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU menggunakan pola kepemimpinan organisasi. Dalam pelaksanaannya prodi merujuk kepada uraian tugas masing-masing dalam konteks organisasinya. Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU merupakan unit akademik yang terbawah sekaligus menjadi ujung tombak jalannya pendidikan pada Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni. Permasalahan sosioedukatif yang terjadi sebisanya diselesaikan di peringkat prodi secara musyawarah untuk mencapai mufakat. Seterusnya permasalahan yang memerlukan penyelesaian di tingkat lebih tinggi, kewenangannya dilimpahkan kepada pimpinan yang lebih tinggi, baik itu dekanat maupun rektorat. Untuk mensinergikan kerja antara unsur tata pamong di Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni ini, maka dalam berbagai kesempatan dilakukan silaturahmi untuk memupuk rasa integrasi antar unsur tata pamong, seperti berbuka puasa bersama, mengadakan acara natal dan tahun baru bersama, kegiatan studi wisata, mengadakan kelas Seminar baik di dalam maupun di luar negeri di berbagai institusi PT yang mengelola ilmu-ilmu seni, dan lain-lain yang melibatkan semua unsur Prodi, baik itu dosen, mahasiswa, alumni, maupun stakeholder.
(3) Yang ketiga adalah kepemimpinan publik atau kepemimpinan umum. Hal ini diperlihatkan dengan diberinya wewenang kepada Ketua Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU untuk memutuskan kerjasama dengan institusi yang secara keilmuan maupun aktivitas sosial berkaitan dengan Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU. Ketua Prodi, sesuai dengan wewenang yang dimilikinya dapat melakukan negosiasi kerjasama antar lembaga dan prodi sejenis, seperti AP2SENI (Asosiasi Program Studi Pendidikan Seni) di seluruh Indonesia, MEI (Masyarakat Etnomusikologi Indonesia), APSEI (Asosiasi Program Studi Etnomusikologi Indonesia), juga Fakultas Bahasa dan Seni UHN Nommensen Medan, Sendratasik Universitas Negeri Medan, Jurusan Musik, Tari, Teater, Seni Rupa ISBI Aceh, Prodi Magister Pengkajian Seni Pertunjukan dan Seni Rupa UGM Yogyakarta, Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni ISI Yogyakarta, Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni ISI Surakarta, Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni ISI Padangpanjang, dan lain-lainnya. Bahkan secara internasional Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB
USU melakukan kerjasama dengan institusi pendidikan sejenis dengan Pusat Budaya Universiti Malaya, Departemen Musik Universiti Teknologi Malaysia (UiTM), Akademi Pengajian Melayu Universiti Malaya, ISWARA (Institut Seni Warisan) Malaysia, Departemen Musik Monash University, Ethnomusicology di University of Wesleyen, Ethnomusicology di San Diego State University Amerika Serikat, National University of Philipines, dan lain-lainnya. Khusus dengan UTAH University, Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU melakukan kerjasama pendidikan dengan Department of Ethnomusicology tahun 2013 lalu, dikoordinasikan oleh Prof. Mauly Purba, Ph.D. Secara yuridis formal, maka payung hukum diawali dengan MoU (Memorandum of Understanding) antara USU dengan universitas atau institut tertentu. Kemudian dapat diteruskan ke peringkat Fakultas yang disebut dengan Memorandum of Agreement (MoA), serta kerja sama di peringkat prodi.
Dalam realitasnya Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni selain menjalin kerjasama dengan institusi akademik, juga melakukan kerjasama dengan institusi-institusi publik, seperti Partuha Maujana Simalungun yang dipelopori oleh Bapar Drs. Setia Dermawan Purba, M.Si., dengan Parbato (Parsadaan Batak Toba) oleh beberapa dosen Prodi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU (Prof. Drs. Mauly Purba, M.A., Ph.D.), demikian pula Muhammad Takari, Ph.D. yang melakukan kerjasama dengan MABMI (Majelis Adat Budaya Melayu Indonesia), Lembaga Adat Melayu (LAM) Riau, dan juga ATL (Asosiasi Tradisi Lisan), yang beliau juga adalah sekretaris umumnya, Dr.
Asmyta Surbakti dan Kumalo Tarigan, Ph.D. melakukan kerjasama dengan kelompok adat dan budaya Karo.
Dengan menerapkan sistem kepemimpinan operasioanl, organisasi, dan publik seperti terurai di atas, diharapkan akan dapat mencapai visi, misi, dan tujuan Program Studi Magister Penciptaan dan Pengkajian Seni FIB USU.