Perubahan Berat Badan Tikus
STUDI KASUS UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA Dody Haryad
Teknik Informatika, Universitas Al Azhar Indonesia dodyharyadi@uai.ac.id
ABSTRAK
Dunia korporasi saat ini menghadapi permasalahan, yaitu membengkaknya data akibat keberhasilan implementasi berbagai sistem terkomputerisasi. Begitu pula dalam dunia pendidikan, khususnya universitas. Keberhasilan Sistem Informasi Akademik (SIA) menuntut adanya berbagai laporan yang ingin dihasilkan secara cepat, tepat, akurat dan relevan. Laporan ini digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi performa dan mutu sebuah program studi atau perguruan tinggi. Akreditasi perguruan tinggi oleh BAN-PT merupakan salah satu parameter dalam menentukan mutu perguruan tinggi serta program studi di Indonesia. Keputusan mengenai mutu didasarkan pada penilaian terhadap berbagai bukti dan dokumen yang disiapkan institusi perguruan tinggi yang sesuai dengan standar yang telah diberikan oleh BAN-PT, diantaranya adalah evaluasi diri dan borang akreditasi program studi. Dalam melaksanakan proses evaluasi diri dan pengisian borang, diperlukan sumber data yang digunakan sebagai dasar dalam menilai pada suatu kriteria. Pada kebanyakan program studi, semua data tersebar pada sistem informasi dan dokumen fisik yang berbeda sehingga membutuhkan waktu dan usaha yang lebih untuk mengintegrasikan hingga menilainya. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mampu mengambil dan menampilkan hasil evaluasi secara visual secara otomatis dengan lebih hemat waktu dan usaha. Pengembangan system ini menggunakan metode System Development Live Cycle (SDLC). Salah satu bentuk visualisasi yang dapat menggambarkannya adalah dashboard. Melalui dashboard, pihak internal program studi atau perguruan tinggi dapat mengetahui posisi penilaian mereka pada periode tertentu sehingga dapat mengevaluasi keadaan internal program studi, dan mampu memperbaikinya dimasa datang. Penelitian dimaksudkan untuk mengembangkan dashboard eksekutif akademik.
Kata kunci : dashboard monitoring, akreditasi, akademik, SDLC
ABSTRACT
The corporate world nowadays facing so many troubles, such as data explosion caused by the successful implementation of computerization systems on so many aspects. So as in education world, especially university. The success of Sistem Informasi Akademik (SIA) demands many reports to be produced quickly, properly, accurately, and relevant. These reports are used to analyze and evaluate both performance and quality of a department in an Indonesian university and the university itself. University accreditation by BAN-PT is one of the parameter to determine the quality of a university and the department in Indonesia. The decision about quality are based on valuation
from documents and proofs which is prepared by the university based on BAN-PT’s standards, in
between are self-evaluation and department accreditation forms. In the process self-evaluation and form filling, data sources are a necessity for a foundation in a criteria valuation. In most of the departments, all data spreads among different information systems and physical documents so it takes a lot of time in integrating up to valuating process. For that purpose, a system that capable of take and visually display the evaluation result automatically, efficiently and effortlessly is highly necessary. The development for this system is using System Development Live Cycle (SDLC) method. One of the visualization form that can display it calls dashboard. Through dashboard, internal department or the university able to locate their valuation position so that they can evaluate their internal condition and capable to improve in the future. This research are held to improve academic executive dashboard.
PENDAHULUAN
Salah satu cara penilaian perguruan tinggi di Indonesia adalah dengan sistem akreditasi. Penilaian tersebut digunakan sebagai tolak ukur mutu di seluruh program studi dan institusi pendidikan tinggi, baik negeri maupun swasta menyelenggarakan program profesi maupun akademik. Semakin baik nilai akreditasi akan berdampak pada pandangan pihak luar mengenai kualitas program studi dan institusi pendidikan tinggi tersebut. Proses akreditasi sendiri dilakukan dalam periode tertentu dan perlu diperbarui paling lambat 6 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir. Sehingga elemen perguruan tinggi yang terkait perlu untuk memperbarui data pendukung akreditasi tersebut sebagai persiapan untuk evaluasi yang akan datang.
Elemen-elemen pendukung dalam program studi atau institusi, terutama ketua prodi/institusi, dosen, serta tim akreditasi internal perlu melakukan tahap evaluasi diri sebelum menggunakan borang yang kemudian dijadikan sebagai dasar dalam penilaian oleh tim Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT). Borang adalah sebuah formulir yang digunakan tim akreditasi sebagai dasar penilaian berisi detail kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam proses penilaian. Pihak internal prodi/institusi perlu untuk menyesuaikan keadaan sekarang dan keadaan yang diharapkan pada standar BAN PT. Dalam pengukuran tersebut dapat diketahui seberapa besar nilai mutu prodi/institusi berdasarkan dokumen- dokumen pendukung yang ada (BAN PT Buku II, 2009).
Pada kebanyakan program studi atau perguruan tinggi, semua data tersebar pada sistem informasi dan dokumen fisik yang berbeda sehingga membutuhkan waktu dan usaha yang lebih untuk mengintegrasikan hingga menilainya. Permasalahan yang muncul adalah bagaimana mengorganisasikan keseluruhan data program studi yang tersebar dan tidak teratur dengan baik agar lebih mudah dievaluasi sendiri sebelum periode penilaian oleh lembaga akreditasi nasional. Seperti pada studi kasus di Universitas Al Azhar Indonesia (UAI), yang memiliki 17 program studi, apabila telah masuk masa akreditasi maka unit Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PKSI) cukup kewalahan dalam menyiapkan laporan untuk Borang A dan Evaliasi Diri yang bersumber dari Sistem Informasi Akademik (SIA) dan sumber eksternal sistem lainnya, dengan format data yang bisa berbeda-beda. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mampu mengambil dan menampilkan hasil evaluasi secara visual secara otomatis dengan lebih hemat waktu dan usaha. Salah satu bentuk visualisasi yang dapat menggambarkannya adalah dashboard.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini diawali dengan melakukan studi pendahuluan dengan studi literatur, dan review hasil penelitian pendahulu.
Tahapan pengembangan “Dashboard Eksekutif Akademik“ ini mengacu kepada langkah- langkah dalam Software Development life Cycle (SDLC) (Rainer,2009), yaitu pertama, dilakukan system investigation, meliputi observasi awal Sistem Informasi Akademik (SIA), identifikasi masalah dan peluang, menentukan tujuan yang dicapai, batasan (scope of work), metode, tools, risk analysis, budget, team, time schedule. Pada tahap ini menghasilkan dokumen perencanaan.
Kemudian pada tahap system analysis, dilakukan mengumpulkan kebutuhan sistem (requirement gathering) dengan melakukan teknik-teknik fact finding meliputi wawancara dengan stakeholder di UAI yang akan menjadi pengguna dashboard, observasi SIA, review dokumen Borang dan Evaluasi Diri BAN PT. Peneliti setelah itu mengkaji kebutuhan tampilan dalam dashboard eksekutif akademik. Pada tahap ini peneliti merumuskan dan memberikan rekomendasi untuk Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement Specification) yang berisi requirement statement dan usecase modeling.
Selanjutnya, pada tahap system design, akan dilakukan rancangan tampilan dashboard, rancangan menu aplikasi dan user interface. Bagian ini juga dilakukan persiapan data, dengan pengambilan data mentah yang dimiliki oleh program studi untuk melengkapi data-data yang tidak dihasilkan oleh keluaran sistem informasi pada program studi.
Kemudian, tahap implementasi, diawali dengan melakukan proses Extract Transform Load (ETL) untuk menggabungkan antara data-data dari berbangai sumber, yang dihasilkan dari keluaran Sistem Informasi Akademik (SIA) program studi dengan data-data yang belum didapatkan dari sistem informasi tersebut berupa data eksternal. Umumnya yang terjadi adalah sebagian data yang dijadikan sumber masih terdapat perbedaan format, perbedaan tipe data, adanya kalkulasi dasar, serta pengurangan/reduksi data yang tidak dibutuhkan. Sehingga perlu dilakukan proses ETL supaya output yang dihasilkan dapat selaras dengan masukan dan desain dashboard yang diinginkan.
Setelah aplikasi ini jadi akan dilakukan testing dan evaluation oleh beberapa pengguna dashboard. Bila aplikasi dinilai belum sesuai, ada beberapa perbaikan, maka akan diperbaiki sehingga dapat dinilai sesuai. Metode Penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
Studi Literatur (Studi Pendahuluan)
Mulai
Perencanaan Pengembangan Dashboard Eksekutif Akademik
Fact Finding, Requirement Gathering
Requirement Statement
Merumuskan dan memberikan rekomendasi untuk strategi dalam sistem
Mengembangkan Rancangan
Dashboard Eksekutif Akademik
Testing dan Evaluasi Pembuatan Aplikasi
Reporting
Observasi awal Sistem Informasi Akademik
Wawancara Stakeholder di UAI, Observasi SIA, Review Dokumen Borang dan Evaluasi Diri BAN PT
Mengkaji kebutuhan tampilan dalam dashboard untuk eksekutif akademik
Usecase UML Studi literatur, review hasil
penelitian pendahulu, dan observasi awal Sistem Informasi Akademik (SIA)
Identifikasi masalah dan peluang, Menentukan tujuan yang dicapai, batasan (scope of work), metode, tools, Budget, team, time schedule
System Design
Implementation System Investagion
System Analysis
Gambar 3 Metode Penelitian
HASIL DAN PEMBAHASAN