TUGAS AKHIR
PROSEDUR PELAYANAN KEPADA MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU
Oleh :
RIA IRIANY NASUTION
072103059
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RIA IRIANY NASUTION
NIM : 072103059
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PELAYANAN KEPADA
MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAANFAKULTAS EKONOMI USU
Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
Tanggal: ... 2010 D e k a n
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RIA IRIANY NASUTION
NIM : 072103059
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PELAYANAN KEPADA
MAHASISWA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
USU
Medan, Juni 2010
Menyetujui, Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan,
kekuatan serta limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan penulisan skripsi minor ini dengan baik, sebagai salah satu
syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan pada Program
Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Dalam menyusun tugas akhir yang berjudul “PROSEDUR
PELAYANAN KEPADA MAHASISWA PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU”, penulis menyadari penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan memiliki kekurangan, baik
materi maupun penyajian. Oleh karena itu, penulis akan selalu menerima saran
dan kritik yang bersifat membangun.
Dengan sepenuh hati penulis menyadari bahwa tersusunnya skripsi minor ini
tidak terlepas dari perhatian, bimbingan, dorongan serta bantuan dari semua pihak.
Untuk itu dalam kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Kepada kedua orang tuaku, ayahanda Indra Sakti Nasution dan ibunda
Kartika yang telah memberikan doa serta restunya sehingga penulis dapat
menjalankan tugas akhir ini dengan baik, serta kepada kakakku Indah
Karvina Nasution, kedua abangku Arief Zulkarnain Nasution dan Tigor
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi
D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
5. Ibu Luccy Anna MS, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan
waktunya untuk membimbing penulis.
6. Kepada yang spesial untukku Al Kausar Nasution, yang telah memberikan
dukungan dan semangat kepada penulis sehingga memberikan kekuatan
untuk bisa menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Kepada Pak Mulyadi yang telah memberikan waktu dan ilmunya kepada
penulis sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.
8. Buat teman-temanku Uci (Tante), Lyonk (Mama), Tiqha (Bundut), Winda
(Cik Manul), dan Yanti (Bunda) serta teman terbaikku Siti Sakinah
(Tomat) terima kasih atas dukungannya dan kenangan bersama kalian
semua adalah kenangan terindah.
9. Buat teman-teman magang kelompok 12, Bonar, Mirza, Devista, Lia,
Indah, Liah, Fisca, yang turut memberikan dukungan dan bantuannya.
10.Kepada seluruh temen-temen jurusan kesekretariatan ‘07 yang tidak dapat
disebutkan namanya satu-persatu, terima kasih atas persahabatannya dan
pada akhirnya selesai juga perjuangan kita selama 3 tahun.
Harapan penulis semoga paper ini dapat memberikan manfaat bagi
pembaca dan dapat menjadi masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih untuk semua bantuan dan
dukungan selama ini, semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi
orang yang membaca.
Medan, Juli 2010
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Permasalahan ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Penelitian Dan Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Job Description ... 17
E. Kinerja Usaha Terkini ... 22
F. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Pelayanan ... 24
B. Kualitas Pelayanan... 26
C. Bentuk Pelayanan ... 27
D. Pelayanan Pada Bagian Kemahasiswaan ... 28
E. Prosedur Pelayanan Pengurususan Surat-Surat ... 28
F. Prosedur Pelayanan Beasiswa Untuk Mahasiswa ... 29
G. Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 32
B. Saran ... 32
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam kehidupan modern, dimana perkembangan masyarakat memasuki era
global dan era informasi, sangatlah penting artinya bagaimana kita berhubungan
antara orang yang satu dengan yang lainnya. Begitu juga halnya dalam konteks
organisasi maupun perusahaan. Public Relation merupakan salah satu hal yang
dapat mengakomodir kebutuhan untuk berhubungan dan berkomunikasi. Public
Relation yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya
dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan
kerja yang baik pada organisasi tersebut. Public Relation menyangkut
kepentingan setiap organisasi yang bersifat komersial maupun yang
non-komersial, di sektor pemerintah (Publik) maupun maupun swasta (privat).
Berdasarkan IPRA (International Public Relation Association), Public
Relation didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang khas yang mendukung
pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya
mengenai komunikasi, pengertian, penerimaaan dan kerjasama, melibatkan
manajemen dalam permasalahan dan persoalan: membantu manajemen
memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini public:
menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani
kepentingan umum: menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan
membantu mendahului kecenderungan: dan menggunakan penelitian secara teknik
komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana yang utama. Adapun fungsi dari
Public Relation tersebut adalah memberikan informasi (timbal-balik, komunikasi
dua arah) kepada masyarakat secara pribadi/ kelompok, memberi persuasi dalam
pengertian mengubah sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi/
perusahaan demi keuntungan kedua belah pihak, mengintegrasikan sikap dan
perbuatan organisasi dengan sikap dan perbuatan publik dan sebaliknya.
Berdasarkan defenisi dan fungsi di atas, dapat dilihat bahwa komunikasi
dalam kegiatan Public Relations itu sangat penting. Komunikasi yang dimaksud
ialah komunikasi dua arah dari organisasi ke publiknya, dari publik ke organisasi
secara timbal balik, dengan memperhatikan opini publik sebagai efeknya. Publik
yang dimaksud di dalam Public Relations adalah kelompok atau publik yang
terkait dalam pelaksanaan fungsi Public Relations itu. Di dalam Public Relations
dibedakan adanya dua macam publik yang menjadi sasaran, yakni Internal Public
Relations dan External Public Relations. Internal Public Relation adalah seluruh
jajaran personel dari organisasi dari top manajemen sampai dengan lapisan yang
terbawah, vertical, horizontal maupun diagonal. External Public Relations adalah
pribadi atau kelompok publik yang terkait dalam suatu kegiatan kehumasan yang
merupakan pelaksanaan fungsi Public Relations.
Sesuai dengan tujuan utamanya, Public Relations akan dituntut untuk
membentuk good will, toleransi, saling kerja sama, saling memercayai, saling
pengertian, dan saling menghargai, serta untuk memperoleh opini publik yang
harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan keluar
(external relations).
Profesi seorang sekretaris di dalam suatu perusahaan merupakan salah satu
profesi yang melibatkan aktivitas berinteraksi dengan banyak orang. Seorang
sekretaris sering dihadapkan pada suatu keadaan dimana mereka melakukan
tugas-tugas sekretaris, dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor atau mengatakan sesuatu berupa informasi dan menjadi
sumber informasi untuk dapat mempererat hubungan dengan seseorang, baik
dilakukan dengan orang dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.
Pengembangan hubungan kerja yang dijalankan seorang sekretaris dalam
kedudukannya sebagai seorang human relations dapat dilaksanakan melalui
penerapan dan pemanfaatan aspek-aspek komunikasi secara baik dan benar.
Dengan melihat permasalahan tersebut, maka peran sekretaris dalam human
relations sangatlah penting, hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja
antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan in formal atau
hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan
suasana kerja yang kondusif.
B. PERMASALAHAN
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka yang menjadi
Seorang Sekretaris Dekan Dalam Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas
Ekonomi USU”.
C. TUJUAN PENELITIAN
Pada dasarnya setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai suatu tujuan,
karena tanpa adanya tujuan kegiatan yang dilakukan tidak akan mendapatkan hasil
yang baik. Pencapaian tujuan yang ditetapkan merupakan titik tolak dalam
melaksanakan kegiatan. Adapun penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
“Pentingnya Pengetahuan Public Relations Seorang Sekretaris Dekan Dalam
Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas Ekonomi USU”.
D. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat merupakan kegunaan yang terdapat dari suatu kegiatan yang kita
lakukan. Adapun menjadi manfaat dalam penelitian ini adalah:
1. Penelitian ini bermanfaat pada Fakultas Ekonomi USU bahwa betapa penting
dan berpengaruhnya pengetahuan Public Relations terhadap sekretaris dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
2. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca, terkhusus untuk
mengetahui bagaimana pengetahuan Public Relations dalam mendukung
tugas sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU. Dan juga Sebagai bahan
3. Bagi penulis penelitian ini bermanfaat untuk dapat menyelesaikan tugas
akhirnya serta mengetahui bagaimana peranan seorang sekretaris dalam
menyelesaikan tugasnya yang berkaitan dengan Public Relations.
E. JADWAL PENELITIAN DAN SISTEMATIKA PENULISAN 1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan,
gunanya agar waktu yang diperlukan dapat berbagi-bagi dengan teratur, supaya
penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan.
[image:14.595.112.509.488.687.2]Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Minggu ke
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpuan Data
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa
minggu mulai tanggal 27 Maret s/d 17 April 2010 di bagian sekretaris dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini, diuraikan mengenai Latar Belakang Masalah,
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini, penulis menguraikan hasil penelitian mengenai segala
sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Seperti, pengertian, peranan,
tujuan dan hubungan antara pengetahuan Public Relations pada seorang sekretaris
dekan dalam mendukung kegiatannya pada Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini, penulis membuat kesimpulan dan saran yang diperoleh dari
penulisan tugas akhir dan pembahasan yang dilakukan. Dimana diharapkan dapat
memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. SEJARAH RINGKAS FAKULTAS EKONOMI USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan.
B. JENIS USAHA/ KEGIATAN
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
C. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu
akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan
sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan
tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan
tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1
[image:22.595.82.557.219.575.2]_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Sumber : BukuPedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2007-2008
Rektor dan Pembantu Rektor
Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr.dr, Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM),
SpA(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA
Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng
Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi
ANGGOTA
Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak
Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Ami Dilham, SE, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kamariah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
D. JOB DESCRIPTION
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
E. KINERJA USAHA TERKINI
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan
kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
F. RENCANA KEGIATAN
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Pengertian Pelayanan
Pelayanan merupakan rangkaian kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan atas jasa yang mereka dapatkan dari suatu perusahaan (Moenir, 1992
dalam majid 2009: 34). Menurut Undang-undang nomr 8 tahun 1999 tentang
Perlindungan Konsumen, Pelayanan adalah setiap layanan yang berbentuk
pekerjaan atau prestasi yang disediakan bagi masyarakat untuk dimanfaatkan oleh
konsumen. Menurut Sugiarto 2002 (dalam majid 2009: 34) jasa merupakan
aktifitas, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan. Sementara pelayanan adalah
suatu tindakan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan orang lain (konsumen,
pelanggan, tamu, klien, pembeli, pasien, dan lain-lain) yang tingkat pemuasnya
hanya dapat dirasakan oleh yang yang melayani maupun yang dilayani. Produk
yang dihasilkan oleh produsen dapat berupa barang (goods) maupun jasa
(services).
Menurut Majid (2009:35)
1. Pelayanan adalah sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif,
dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap
orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau
2. Suatu tindakan nyata dan segera untuk menolong orang lain (pelanggan,
mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya), disertai dengan senyuman
ramah dan tulus.
Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan
yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan pelayanan yang baik dan berkualitas akan mampu
memenuhi harapan. Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang dilakukan
oleh seseorang dalam memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik.
Melayani adalah kesediaan seseorang untuk memberiakan kepada orang lain.
Kesediaan member haruslah muncul dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang
tanpa adanya paksaan dari pihak manapun. Agar seseorang mau melakukan secara
sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu haruslah bermula dari cara pandang
seseorang terhadap orang lain dan dirinya sendiri.
Kegiatan pelayanan dalah suatu aktifitas untuk lebih peduli pada setia
orang yang membutuhkan bantuan kita. Empati dan dan peduli yang diberikan
oleh petugas layanan pada orang lain, bukan bentuk merendahkan diri melainkan
sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang (pemberi layanan) dalam
tempat yang terhormat di mata orang lain (pelanggan).
Dalam konteks demokrasi, pelayanan berarti berbuat jasa atau melakukan
sesuatu yang baik bagi rakyat atau mengabdi kepada rakyat, dan rakyat bebas
member saran atau kritik berkenaan dengan apa yang akan dilakukan. Dalam
Semua aparat Negara, mulai dari yang tertinggi sampai yang terendah, adalah
public servant (pelayanan masyarakat).
3.1.1. Kualitas Pelayanan
Menurut Lovelock, 1988 (dalam Laksana: 2008:88), kualitas adalah
tingkat mutu yang diharapkan, dan pengendalian keragaman dalam mencapai
mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina
hubungan yang erat antar perusahaan untuk itu kualitas merupakan kunci sukses
bagi suatu organisasi.
Penilaian kualitas dapat dilihat dari dua sisi yaitu sisi konsumen dan sisi
penyedia jasa. Kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan
yang sesuai dengan persyaratan yang standar. Kualitas terdiri dari sejumlah
keistimewaan produk, yang memenuhi keinginan pelanggan, dengan demikian
member kepuasan atas penggunaan produk. Kualitas selalu berfokus pada
pelanggan. Jasa dilakukan untuk dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Jasa tak
terpisahkan maksudnya jasa yang dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan,
tidak seperti barang fisik yang di produksi. Jasa bervariasi maksudnya jasa
tergantung pada siapa yang menyediakan serta kapan dan dimana jasa itu
Faktor utama yang membedakan untuk perusahaan-perusahaan jasa adalah
kualiatas layanan pelanggan. Dalam literature pemasaran layanan pelanggan
seringkali dilihat sebagai bagian dari unsure bauran pemasaran “place” (tempat)
dan dikaitkan dengan komponen distribusi dan logistik dari unsur tersebut.
pandangan ini mengenai layanan pelanggan sebagai hasil fungsi distribusi dan
logistic berupaya menjelaskan signifikasinya dalam hal cara jasa disampaikan dan
sejauh mana pelanggan puas, khususnya dalam konteks reabilitas dan kecepatan
penyampaian.
3.1.2. Bentuk pelayanan
Layanan umum yang dilakukan oleh siapapun tentunya tidak terlepas dari
3 (tiga) macam, yaitu :
1. Layanan dengan lisan
Layanan dengan lisan memiliki syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh
pelaku layanan, yaitu :
1. Memahami benar masalah-masalah yang termasuk dalam bidang
tugasnya.
2. Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancer,
singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang
ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu.
2. Layanan melalui tulisan
Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling menonjol
dalam pelaksanaan tugas. Tidak hanya dari segi jumlah tetapidari segi
perannya. Pada dasarnya layanan tulisan cukup efisien terutama bagi
layanan jarak jauh karena faktor biaya.
Layanan haruslah aktif dan dinamis, karena dalam layanan
dasarnya manusialah yang menjadi sasaran baik perseorangan, maupun
berkelompok dalam bentuk badan atau organisasi. Pelayanan untuk
masyarakat atau pelayanan umum tidak terlepas dari masalah kepentingan
umum. Meskipun dalam perkembangan lebih lanjut pelayanan umum
dapat juga timbul karena adanya kewajiban sebagai suatu proses
penyelenggaraan kegiatan organisasi.
3.2. Pelayanan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
Bagian kemahasiswaan memberikan pelayanan di bidang kemahasiswaan
yang mencakup pengurusan surat-surat keterangan, penyajian informasi di bidang
kemahasiswaan serta pengurusan beasiswa bagi mahasiswa berprestasi ataupaun
mahasiswa yang kurang mampu untuk dapat meringankan beban mahasiswa
3.2.1. Prosedur Pelayanan Dalam Pengurusan Surat-Surat Keterangan Mahasiswa
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat bidang
kemahasiswaan, memberikan informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni,
pengurusan untuk membuat surat keterangan seperti:
1. pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu,.
2. membuat surat keterangan ijin riset, surat keterangan masih aktif kuliah, surat
keterangan KTM hilang.
Prosedur pengurusan surat tersebut dimulai dari membuat surat keterangan
yang di ketik sendiri oleh siswa yang bersangkutan sesuai dengan format yang
diminta, cover judul (jika ingin melakukan riset keluar fakultas), dan pembayaran
administrasi yang diproses di bagian keuangan. Setelah semua syarat yang diminta
telah terpenuhi kemudian diproses di bagian kemahasiswaan. Sebelum surat ijin
tersebut dikeluarkan Pembantu Dekan III haruslah menandatangani surat tersebut
lalu surat tersebut diberikan ke bagian Sekretaris Dekan dan di berikan nomor
surat,tanggal surat tersebut dikeluarkan serta stempel Fakultas. Setelah semua
prosedur tersebut dilaksanakan maka akan diketik ulang di bagian kemahasiswaan
dan dikembalikan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
3.2.2. Prosedur Pelayanan Bantuan Untuk Mahasiswa
Kategori penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa
berprestasi tapi kurang mampu, dan mahasiswa yang kurang mampu. Dengan
demikian bagi mahasiswa penerima beasisswa yang berprestasi akademik tinggi,
setelah lulus dapat langsung di serap oleh instansi pemberi beasiswa.
Pemberian beasiswa kepada mahasiwa di perguruan tinggi merupakan
wujud dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan
swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara terdapat beberapa
instansi pemerintah (BUMN) dan perusahaan swasta yang menyalurkan
bantuanbeasiswa kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari
bermacam beasiswa yang disalurkan melalui biro administrasi kemasiswaan USU.
Untuk memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa USU
2. Kondisi orang tua kurang mampu
3. Tidak menerima beasiswa / tunjangan pendidikan lain
4. Belum bekerja dan belum berkeluarga
5. Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstrakulikuler)
6. Tidak akan mengambil PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) selama
menerima beasiswa
7. Patuh pada peraturan yang ditetapkn oleh Universitas / Fakultas
8. Mempunyai No. Rekening pada PT. Bank Negara Indonesia Tbk
3.2.3 Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa
Untuk memperoleh bantuan BBM dan Beasiswa PPA tahun 2010
mahasiswa harus mengajukan permohonan diatas kertas bermaterai Rp. 6000;
kepada rektor USU melalui dekan fakultas masing-masing dengan melampirkan :
1. Surat Keterangan penghasilan dari Lurah / Kepala Desa / Dinas /
Instansi yang bersangkutan.
2. Fotocopy surat pembayaran SPP yang terakhir.
3. Fotocopy Surat Tanda Mahasiswa (KTM).
4. Fotocopy kartu keluarga dan pasphoto ditempelkan pada data
mahasiswa.
5. Fotocopy KHS semester 1 s/d terakhir dilegalisir fakultas.
6. Fotocopy No. Rekening tabungan yang masih aktif pada PT. Bank
BNI (Persero) Tbk Cabang USU Medan.
7. Surat Rekomendasi dari Dekan / Pembantu Dekan III Fakultas
8. Data Mahasiswa USU calon penerima beasiswa.
9. Surat pernyataan tidak menerima Beasiswa dari sumber Lain,
diketahui oleh Pembantu Dekan III Fakultas.
Berkas permohonan dimasukkan ke dalam Map dan ditulis Nama, Jenis
Kelamin, NIM, Fakultas, Departemen, No. Rekening, IP / IPK, Alamat tempat
tinggal serta No. Telp/Hp.
Adapun jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa pada tahun
TAHUN BBM PPA JUMLAH
2007 290 Orang 150 Orang 440 Orang
2008 551 Orang 193 Orang 744 Orang
2009 419 Orang 208 Orang 627 Orang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil
kesimpulan bahwa pelayanan yang di berikan oleh bagian kemahasiswaan
meliputi :
1. Administrasi Kemahasiswaan
2. Pelayanan Untuk Bantuan Mahasiswa
3. Pelayanan di Bidang informasi Kemahasiswaan
Pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa sudah cukup
baik terutama pelayanan di bidang administrasi kemahasiswaan seperti
pengurusan surat keterangan riset, surat keterangan aktif kuliah, dan surat
keterangan KTM hilang. Namun masih ada sedikit kekurangan mengenai prosedur
pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa seperti kurang adanya ramah-tamah
para pegawai kepada mahasiswa.
B. Saran
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi
1. Prosedur Pelayanan pada bagian Kemahasiswaan harus lebih ditigkatkankan
lagi guna menjaga mutu dan kualitas pelayanan seperti adanya kemudahan
dalm pengurusan kepentingan mahasiswa dengan pelayanan yang cepat seta
memperoleh pelauanansecara wajar tanpa sindiran atau untaian kata lain
semacam itu.
2. Diharapkan adanya tanggung jawabpegawai terhadap tugas masing-masing.
3. Bagian Kemahasiswaan harus mampu menampilkan kinerja yang
professional. Hal ini sejalan dengan tujuan menciptakan citra yag baik di
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Majid, Suharto, 2002. Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi,
Jakarta, Rajawali Press
Fajar, Laksana, 2008. Manajemen Pemasaran, Yokyakarta, Graha Ilmu
Moenir, 2006. Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Jakarta, Bina Aksara,
Payne, Adrian, 2007. Service Marketing Pemasaran Jasa, Yokyakarta, Andi
