ABSTRAK
Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan merupakan unit pelaksana teknis pengelola obat di Dinas Kesehatan Kota Medan yang sangat berperan dalam menjamin ketersediaan obat di Kota Medan. Pelaksanaan sistem informasi pengelolaan obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan mengacu kepada sistem yang sudah ada yaitu berdasarkan Laporan Pemakaian dan Permintaan Obat (LPLPO) Puskesmas kemudian diolah secara manual dan sebagian lagi dengan komputer. Karena masih menggunakan cara yang manual dalam mengelola sistem informasi ketersediaan obat, sehingga terkadang informasi yang dihasilkan kurang akurat, relevan dan tepat waktu. Hal ini tentunya sangat berdampak terhadap efisiensi dan efektifitas dari informasi ketersediaan obat tersebut.
Tujuan perancangan sistem ini adalah terbentuknya manajemen pengelolaan obat yang dapat mengolah data dan menghasilkan informasi ketersediaan obat yang berkualitas untuk mendukung manajemen program obat dan perbekalan kesehatan di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan. Perancangan sistem ini menggunakan metode daur hidup (System development Life Cycle).
Hasil dari perancangan sistem ini adalah laporan ketersediaan stok obat, laporan obat masuk per tanggal, laporan obat masuk per bulan, laporan obat masuk per tahun, laporan obat keluar per tanggal, laporan obat keluar per bulan, laporan obat keluar per tahun dan laporan obat masuk per donor.
Saran yang dari perancangan sistem ini adalah kepada pihak Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan agar menggunakan perancangan ini menjadi sistem informasi ketersediaan obat, diperlukan pelatihan-pelatihan untuk admin dan operator sistem yang baru serta diharapkan ketelitian dalam penginputan data.
ABSTRACT
Pharmacy store Pekan Labuhan of Medan Helth Service is a technical implementation unit manager of the medicine in Medan Health Service were instrumental in ensuring the avalailability of medicine in the region of Medan Health Service. Implementation of management information systems medicine of Pharmacy Store Pekan Labuhan of Medan Health Service refers to the existing systems that is based on the report of medicine use and demand then processed manually and partly by a computer. Due to still use the manual way to manage the availability of medicine information systems, so sometimes the information generated is less accurate, relevant and timely. This is certainly a very impact on the efficiency and effectiveness of the medicine availaibility information.
The goal of designing this system is to have drugs control management that can process the data and produce the information of the good drugs availability for supporting the drugs programme management and health supply in Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan.
The design of this system uses system development life cycle. This life cycle has several stages. They are planning stage, analysing stage, designing stage, testing stage and keeping stage.The result of designing this system is the report of the drugs availability, drugs entry and out as of the date, month, year and donors.
After doing this research, there isa suggestion that can be applied in Gudang Farmasi Pekan Labuhan. It is to develop the system to be drugs availability information. It is needed some trainings for administrators and operators of the new system to have the accuracy in inputting the data.
RIWAYAT HIDUP PENULIS
Nama : Lestari Hariaty Simanjuntak Tempat/Tanggal Lahir : Balige, 06 November 1993
Alamat : Jl. Sei Mencirim Perumahan Boilevard no. 85M Kampung Lalang, medan Sunggal
Agama : Kristen Protestant
Status Perkawinan : Belum Menikah Jumlah Bersaudara : 3 (tiga) Orang
Riwayat Pendidikan :
1. SD Negeri 174550 Balige Tahun 1999-2004 2. SMP Negeri 04 Balige Tahun 2004-2007 3. SMA Negeri 01 Balige Tahun 2007-2010
4. Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara Tahun 2010-2014
Riwayat Organisasi :
1. Pengurus OSIS SMA Negeri 0 Balige Tahun 2006-2007
7. Anggota POMK FKM USU Tahun 2010-sekarang
Pelatihan yang Pernah Diikuti :
1. Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK) GMKI Komisariat FKM USU Tahun 2011
2. Training on Substance Abuse, Addiction,
Reproductive Health Hepatitis, TB, STI‟s, HIV and
AIDS by Caritas Germany Indonesia at April 201 3. Kursus Latihan Kepemimpinan (KLK) GMKI
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan
rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul
“Perancangan Sistem Informasi Ketersediaan Obat di Gudang Farmasi Pekan
Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan Tahun 2014” sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Sumatera Utara khususnya Departemen Kependudukan dan Biostatistika.
Begitu banyak tantangan yang dihadapi penulis dalam menyelesaikan skripsi
ini, namun berkat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak baik secara moril
maupun material, penulis dapat menyelesaikan proposal ini. Untuk itu penulis ingin
menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Surya Utama, MS., selaku Dekan Fakultas Kesehatan
Masyarakat Univesitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Heru Santosa, MS., Ph.D selaku ketua Departemen
Kependudukan dan Biostatistika.
3. Ibu dr. Ria Masniari Lubis, M.Si selaku Dosen Pembimbing I yang telah
memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis sehingga skripsi ini bisa
diselesaikan dengan baik.
4. Bapak Drs. Abdul jalil Amri Arma, M.Kes selaku Dosen Pembimbing I yang
telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis sehingga skripsi ini
bisa diselesaikan dengan baik.
5. Ibu Dr. Ir. Erna Mutiara, MKM selaku Dosen Penguji I yang telah
meluangkan waktu untuk memberikan masukan terhadap skripsil ini.
6. Ibu Maya Fitria, SKM., M.Kes selaku Dosen Penguji II yang telah
meluangkan waktu untuk memberikan masukan terhadap skripsil ini.
7. Ibu Umi Salmah, SKM., M.Kes selaku Dosen Penasehat Akademik Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan
bimbingan dan arahan kepada penulis dalam proses akademik.
8. Para Dosen serta staf Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera
Utara terkhusus Departemen Kependudukan dan Biostatistika.
9. Ibu Drs. Hj. Usma Polita Nst, M.Kes selaku Kepala Dinas Kesehatan Kota
Medan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan
penelitian di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan.
10.Bapak Rusmanto, S.Si, Apt selaku Kepala UPTD Gudang Farmasi Dinas
Kesehatan Kota Medan dan seluruh staf Gudang Farmasi Dinas Kesehatan
Kota Medan yang telah membantu dan membimbing penulis selama
melakukan penelitian.
11.Ucapan terima kasih yang tiada tara untuk kedua orang tua penulis Alm.
Wesly Simanjuntak dan Linda br. Marpaung. Untuk Ibu dan Ayah yang telah
menjadi orang tua terhebat sejagad raya, yang selalu memberikan motivasi,
nasehat, cinta, perhatian, dan kasih sayang serta doa yang tentu takkan bisa
penulis balas.
12.Abang dan Kakak saya Praka Agus Salim Purba, Katarina Simanjuntak,
Am.Keb, Wesron Simanjuntak Amd.Kom, Chintami Qorazon Rumapea, S.
Kom dan Kiki Novianti Situmorang, Amd.Kom serta Keponakan penulis
Andina dan Andika, terima kasih atas segala perhatian, kasih sayang, dan
motivator yang luar biasa sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian
ini.
13.Terkhusus kepada seseorang yang spesial abang Niko Johannes Hutabarat
yang telah memberikan segala perhatian, dukungan, kasih sayang, motivasi,
serta doanya sehingga menjadi bagian dari motivator yang luar biasa sehingga
penulis dapat menyelesaikan penelitian ini.
14.Buat Mopi dan Lepi (Motor Pribadi dan Laptop Pribadi) penulis, terima kasih
telah menemani dan membantu penulis selama menyelesaikan proses belajar
di FKM USU.
15.Keluarga besar GMKI Komisariat FKM USU (Kak Titin, Kak Marlina, Kak
Devi, Kak Rini, Bang Gibeon, Kak Desima, Kak Sri, Bang Philip, Bang
Lucky, Bang Hotman, Tommy, Freddy, Dedi, Jane, Janni, Lamtiur, Elisabeth,
Riris, Sri Dewi, Medis, Rafika, Anjela, Aknesro, Marissa, Christina, Febrina,
Iana, Herly, Hernawati, Maria, dll) dan Badan Pengurus Cabang GMKI
Cabang Medan Masa Bakti 2013-2015 yang selalu memberikan senyuman
dan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
16.Teman-teman di peminatan Biostatistika dan Informasi Kesehatan (Eko, Ziad,
Kak Iska, Kak Dila, Bang Fredy, Kak Jehan, dll) yang telah memberikan
dukungan, motivasi serta semangat kepada penulis dalam menyelesaikan
skripsi ini.
17.Sahabat-sahabat yang tak terlupakan (Alvira Axza Fransiska br. Ginting,
Gentina Pardede, Evi Sriwahyuni, Sikap Berliana Sitepu, Nancy Sihombing,
teman berbagi dan sebagai motivator penulis selama menjalani proses belajar
di FKM USU.
18.Teman-teman PBL (Mak Ai, Mak Ghea, Nek Siti, Angkang Iin, Angkang Uci,
Mbakyu Men2, Babang Mia, Babang Ria dan Tisa Baby Huy2) yang telah
memberikan kenangan yang tidak terlupakan dan pelajaran berharga selama
masa PBL serta dukungan dan motivasi selama proses pengerjaan skripsi.
19.Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat disebutkan
satu persatu, terima kasih yang sebesar-besarnya saya ucapkan atas bantuan
dan dukungannya selama ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para
pembaca dan pihak yang berkepentingan.
Medan, Juli 2014
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
RIWAYAT HIDUP PENULIS ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi ... 11
2.1 Siklus Sistem Informasi ... 13
2.3 Perancangan Sistem Informasi ... 15
2.3.1 Defenisi Perancangan Sistem Informasi ... 15
2.3.2 Metode Perancangan Sistem Informasi ... 16
2.5.2.2Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota ... 29
2.5.3 Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kabupaten atau Dati II ... 29
2.5.4 Dokumen-dokumen atau Formulir yang Harus Ada di Gudang Farmasi ... 30
2.5.5 Tata Cara Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi Kabupaten ... 32
2.5.6 Definisi Obat dan Penggolongannya ... 35
2.6Microsoft Visual Basic 6.0 ... 41
2.6.1 Bahasa Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 ... 41
2.6.2 Elemen Microsoft Visual Basic 6.0 ... 42
BAB III METODE PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tahap Perencanaan... 50
3.2 Tahap Analisis ... 51
3.2.1 Kelayakan Teknis ... 51
3.2.1.1Persiapan Perangkat Keras ... 51
3.2.1.2 Persiapan Perangkat Lunak ... 51
3.5 Pengumpulan Data dan Informasi ... 59
BAB IV HASIL PERANCANGAN SISTEM 4.1 Gambaran Umum Gudang FarmasiPekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan ... 61
4.2 Lokasi Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan ... 61
4.3 Uraian Tugas Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan ... 61
4.4 Puskesmas di Wilayah Dinas Kesehatan Kota Medan ... 63
4.5 Struktur Organisasi Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan ... 64
4.6 Prosedur Tetap Pengamprahan Obat ... 68
4.7.2.1 Perancangan Output Obat Masuk per Tanggal ... 76 BAB V HASIL DAN IMPLEMENTASI 5.1 Hasil ... 92
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 107
6.2 Saran ... 108
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Data Obat ... 55
Tabel 3.2 Data Donor ... 55
Tabel 3.3 Puskesmas ... 56
Tabel 3.4 Obat Masuk ... 56
Tabel 3.5 Obat Masuk Detail ... 57
Tabel 3.6 Obat Keluar ... 57
Tabel 3.7 Obat Keluar Detail ... 58
Tabel 4.1 Daftar Nama Puskesmas di Wilayah Dinas Kesehatan Kota Medan .. 63
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi ... 13
Gambar 2.2 Siklus Sistem Informasi ... 14
Gambar 2.3 Siklus Tahapan SDLC ... 20
Gambar 2.4 Tahapan-tahapan dalam SDLC ... 22
Gambar 2.5 Desain sistem... 25
Gambar 2.6 Lambang jenis obat bebas ... 36
Gambar 2.7 Lambang jenis obat bebas terbatas ... 38
Gambar 2.8 Peringatan dalam obat bebas terbatas... 39
Gambar 2.9 Lambang Golongan Obat Keras ... 40
Gambar 2.10 Lambang Golongan Narkotika ... 41
Gambar 2.11 Lambang Golongan Psikotropika ... 41
Gambar 2.12 Tampilan Menu Bar Microsoft Visual Basic 6.0 ... 43
Gambar 2.13 Tampilan Context Menu Microsoft Visual Basic 6.0 ... 44
Gambar 2.14 Tampilan Toolbar Microsoft Visual Basic 6.0 ... 44
Gambar 2.15 Tampilan Toolbox Tipe Standard Microsoft Visual Basic 6.0 ... 45
Gambar 2.16 Tampilan Toolbox Tipe VB Enterprise Edition Controls ... 45
Gambar 2.17 Tampilan Window Project Explorer ... 46
Gambar 2.18 Tampilan Window Properties... 46
Gambar 2.19 Tampilan Object Browser ... 47
Gambar 2.20 Tampilan Form Designer ... 48
Gambar 2.21 Tampilan Window Code Editor ... 48
Gambar 2.22 Tampilan Window Form Layout ... 49
Gambar 2.23 Tampilan Window Immediate... 49
Gambar 2.24 Tampilan Window Locals ... 50
Gambar 2.25 Tampilan Window Watches ... 55
Gambar 3.1 Perancangan Sistem... 48
Gambar 3.2 Perancangan Input ... 49
Gambar 3.3 Perancangan Output ... 52
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan ... 66
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Dinas Kesehatan Kota Medan ... 68
Gambar 4.3 Prosedur Tetap Pengamprahan Obat ... 69
Gambar 4.4 Perancangan Input Data Obat ... 72
Gambar 4.5 Perancangan Input Data Donor ... 73
Gambar 4.6 Perancangan Input Data Puskesmas ... 74
Gambar 4.7 Perancangan Input Data Obat Masuk ... 75
Gambar 4.8 Perancangan Input Data Obat Keluar ... 76
Gambar 4.9 Perancangan Output Daftar Obat Masuk per Tanggal ... 77
Gambar 4.10 Perancangan Output Daftar Obat Masuk per Bulan ... 78
Gambar 4.11 Perancangan Output Daftar Obat Masuk per Tahun ... 79
Gambar 4.12 Perancangan Output Daftar Obat Keluar per Tanggal ... 79
Gambar 4.14 Perancangan Output Daftar Obat Keluar per Tahun ... 80
Gambar 4.15 Perancangan Output Ketersediaan Obat Keseluruhan ... 80
Gambar 4.16 Perancangan Output Obat Masuk per Donor ... 81
Gambar 4.17 Data Flow Diagram ... 82
Gambar 5.10 Hasil Program Laporan Obat Masuk per Bulan ... 102
Gambar 5.11 Hasil Program Laporan Obat Masuk per Tahun ... 102
Gambar 5.12 Hasil Program Laporan Obat Keluar per Tanggal ... 103
Gambar 5.13 Hasil Program Laporan Obat Keluar per Bulan ... 103
Gambar 5.14 Hasil Program Laporan Obat Keluar per Tahun ... 104
Gambar 4.15 Hasil Program laporan Obat Keluar per Donor ... 104
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Lampiran Gambar ... xvi
Lampiran 2 Lampiran Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 ... xx
Lampiran 3 Kartu Persediaan Obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan ... xxx
ABSTRAK
Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan merupakan unit pelaksana teknis pengelola obat di Dinas Kesehatan Kota Medan yang sangat berperan dalam menjamin ketersediaan obat di Kota Medan. Pelaksanaan sistem informasi pengelolaan obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan mengacu kepada sistem yang sudah ada yaitu berdasarkan Laporan Pemakaian dan Permintaan Obat (LPLPO) Puskesmas kemudian diolah secara manual dan sebagian lagi dengan komputer. Karena masih menggunakan cara yang manual dalam mengelola sistem informasi ketersediaan obat, sehingga terkadang informasi yang dihasilkan kurang akurat, relevan dan tepat waktu. Hal ini tentunya sangat berdampak terhadap efisiensi dan efektifitas dari informasi ketersediaan obat tersebut.
Tujuan perancangan sistem ini adalah terbentuknya manajemen pengelolaan obat yang dapat mengolah data dan menghasilkan informasi ketersediaan obat yang berkualitas untuk mendukung manajemen program obat dan perbekalan kesehatan di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan. Perancangan sistem ini menggunakan metode daur hidup (System development Life Cycle).
Hasil dari perancangan sistem ini adalah laporan ketersediaan stok obat, laporan obat masuk per tanggal, laporan obat masuk per bulan, laporan obat masuk per tahun, laporan obat keluar per tanggal, laporan obat keluar per bulan, laporan obat keluar per tahun dan laporan obat masuk per donor.
Saran yang dari perancangan sistem ini adalah kepada pihak Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Medan agar menggunakan perancangan ini menjadi sistem informasi ketersediaan obat, diperlukan pelatihan-pelatihan untuk admin dan operator sistem yang baru serta diharapkan ketelitian dalam penginputan data.
ABSTRACT
Pharmacy store Pekan Labuhan of Medan Helth Service is a technical implementation unit manager of the medicine in Medan Health Service were instrumental in ensuring the avalailability of medicine in the region of Medan Health Service. Implementation of management information systems medicine of Pharmacy Store Pekan Labuhan of Medan Health Service refers to the existing systems that is based on the report of medicine use and demand then processed manually and partly by a computer. Due to still use the manual way to manage the availability of medicine information systems, so sometimes the information generated is less accurate, relevant and timely. This is certainly a very impact on the efficiency and effectiveness of the medicine availaibility information.
The goal of designing this system is to have drugs control management that can process the data and produce the information of the good drugs availability for supporting the drugs programme management and health supply in Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan.
The design of this system uses system development life cycle. This life cycle has several stages. They are planning stage, analysing stage, designing stage, testing stage and keeping stage.The result of designing this system is the report of the drugs availability, drugs entry and out as of the date, month, year and donors.
After doing this research, there isa suggestion that can be applied in Gudang Farmasi Pekan Labuhan. It is to develop the system to be drugs availability information. It is needed some trainings for administrators and operators of the new system to have the accuracy in inputting the data.
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang
Era global dikenal juga dengan istilah era informasi, dimana informasi telah
menjadi salah satu kebutuhan dari setiap orang. Informasi merupakan hasil
pemrosesan data menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan
yang relevan yang dibutuhkan pemakainya guna mencapai suatu tujuan.
Melalui informasi seseorang dapat mengetahui bagaimana perkembangan
zaman sekarang, apa yang akan terjadi dan bagaimana untuk menanggapi setiap hal
yang akan terjadi ke depannya. Saat ini informasi semakin mudah diperoleh, sudah
semakin banyak variasi bentuknya, serta semakin banyak kegunaannya (Wahyu,
2004).
Untuk menghasilkan informasi, maka dibutuhkan suatu sistem informasi (SI).
Sebuah sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan
satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data,
memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi yang mendukung
pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Selain
menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan sistem
informasi juga dapat membantu manusia dalam menganalisis permasalahan,
menggambarkan hal-hal yang rumit dan menciptakan produk baru (Kenneth, 2005).
Perkembangan dunia sistem informasi pada saat ini sudah sedemikian pesat
dan merambah ke berbagai sisi kehidupan manusia. Perkembangan yang demikian
tersebut didukung oleh tersedianya perangkat keras maupun perangkat lunak yang
Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor yaitu keakuratan data,
ketepatan waktu, ketepatan orang yang menerima, serta penyajiannya yang sempurna.
Pada masa kini, untuk menghasilkan informasi yang berkualitas prima, maka
dibutuhkan teknologi komputer yang kemudian dikenal dengan sebutan teknologi
informasi atau Information Communication Technologi (ICT) yang telah terbukti
memiliki kinerja yang sangat unggul. Teknologi informasi digunakan sebagai basis
pembangunan sistem informasi yang akan memberikan jaminan kelancaran aliran
data dan informasi serta keakuratan hasil pengolahan data.
Pembangunan di bidang kesehatan adalah mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang optimal. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu diselenggarakan
upaya kesehatan yang menyeluruh dan terpadu. Berbagai upaya dalam
penyelenggaraan kesehatan telah dilaksanakan dan obat merupakan salah satu unsur
terpenting.
Pembangunan di bidang obat antara lain bertujuan untuk menjamin
tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat sesuai dengan kebutuhan,
dengan mutu terjamin dan tersebar secara merata serta teratur sehingga mudah
diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat, serta meningkatkan ketepatan,
kerasionalan dan efisiensi penggunaan obat (Depkes, 2005).
Saat ini obat sudah menjadi kebutuhan pokok pelayanan kesehatan masyarakat.
Persepsi masyarakat tentang hasil pelayanan kesehatan adalah menerima obat setelah
mereka berkunjung ke sarana kesehatan, seperti Puskesmas, Rumah Sakit, Poliklinik
Mengingat bahwa obat merupakan elemen penting dalam pelayanan kesehatan
serta besarnya biaya yang diserap untuk pengadaan obat, maka pengelolaan obat
harus terus menerus ditingkatkan sehingga dapat memenuhi kebutuhan program
pelayanan kesehatan dasar. Pengelolaan obat yang tidak efisien menyebabkan tingkat
ketersediaan obat menjadi berkurang, terjadi kekosongan obat, banyaknya obat yang
menumpuk akibat dari perencanaan obat yang tidak sesuai, biaya obat yang menjadi
mahal disebabkan penggunaan obat yang tidak rasional serta banyaknya obat yang
kadaluarsa yang disebabkan sistem distribusi yang kurang baik.
Obat merupakan salah satu komponen penting dan barang yang tidak
tergantikan dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, obat perlu dikelola dengan
baik, efektif dan efisien. Tujuan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan adalah
untuk menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat.
Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota memegang peranan
yang sangat penting dalam menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan
obat untuk pelayanan kesehatan dasar.
Dengan diserahkannya Gudang Farmasi kepada pemerintah daerah, organisasi
tersebut tidak selalu eksis di setiap Kabupaten/Kota. Untuk Kabupaten/Kota yang
masih mempertahankan Gudang Farmasi Kabupaten (GFK) dengan segala
implikasinya, minimal pengelolaan obat berjalan sebagaimana semula. Dalam artian
ada penanggung jawab, personal terlatih, sistem pengelolaan obat dan juga sarana
kemungkinan pengelolaan obat tidak berjalan sebagaimana mestinya relatif besar,
karena personal terlatih dipindah tugaskan atau sarana diubah peruntukannya.
Demikian pula halnya dengan mekanisme pengelolaan obat yang telah dibina
bertahun-tahun dirubah tidak sesuai dengan standar yang berlaku. Selain
kemungkinan tersebut, ada alternatif lain yang bahkan menjadi lebih baik seperti :
bila semula ada UPTD Farmasi dan Gudang Farmasi dijadikan satu wadah,
sarana, personal dan mekanisme pengelolaan obat, ada pelatihan lanjutan bagi
petugas terlatih dan sebagainya. Adanya Otonomi daerah membuka berbagai
peluang terjadi perubahan yang sangat mendasar di masing- masing Kabupaten/Kota
dalam melaksanakan pengelolaan obat.
Pada era sentralisasi, jaminan mutu dilakukan oleh Badan POM sedangkan
pada era desentralisasi jaminan mutu menjadi tanggung jawab Balai POM.
Penjaminan mutu oleh Balai POM ditingkat kabupaten/kota belum sepenuhnya
dilakukan. Monitoring dan supervisi pengelolaan obat dilakukan oleh dinas kesehatan
kabupaten/kota. Dinkes berperan ganda sebagai regulator dan operator pengelolaan
obat sehingga monitoringnya belum sepenuhnya dilakukan.
Proses pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap perencanaan,
tahap pengadaan, penyimpanan, tahap distribusi dan tahap penggunaan. Pengadaan
obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam pengelolaan obat. Tujuan
pengadaan obat adalah tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai
dengan kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang
Untuk mencapai tujuan tersebut, perencanaan yang merupakan salah satu fungsi
dari pengelolaan obat harus dilaksanakan sebaik mungkin sehingga obat yang telah
direncanakan sesuai dengan kebutuhan, tepat sasaran dan tepat guna. Untuk
mendukung hal ini, perencanaan obat secara terpadu antara obat untuk pelayanan
kesehatan dasar merupakan langkah yang harus dilakukan agar tidak terjadi tumpang
tindih dalam perencanaan dan pengadaan obat di sektor publik.
Pengelolaan obat yang tidak efisien menyebabkan tingkat ketersediaan obat
menjadi kurang ataupun banyak obat tertentu yang menumpuk akibat perencanaan
kebutuhan obat yang tidak sesuai, biaya obat menjadi mahal disebabkan tidak
rasionalnya penggunaan obat, banyaknya obat yang kadaluarsa karena sistem
distribusi yang kurang baik, sehingga akan berdampak kepada inefisiensi penggunaan
anggaran/ biaya obat di tingkat kabupaten/kota.
Untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien pemerintah telah menetapkan
berbagai kebijaksanaan bagi seluruh upaya dan kegiatan di bidang obat antara lain
penyampaian konsep Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dan Obat Generik serta
peningkatan pengelolaan obat mulai dari pusat sampai ke Kabupaten/Kota. Konsep
DOEN dan Obat Generik bertujuan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana
dan ketepatan serta kerasionalan penggunaan obat, sedangkan peningkatan pelayanan
obat dilakukan dengan membangun Gudang Farmasi Kabupaten (GFK) di setiap
Kabupaten/Kodya (KONAS, 2006). Peraturan dan pedoman tentang tata cara
pengelolaan obat di Kabupaten/Kota tercantum dalam Surat Keputusan Menteri
Pengadaan obat pada pelayanan kesehatan sektor pemerintah saat ini dibiayai
melalui berbagai sumber anggaran, seperti APBD Tingkat I dan II, PT. ASKES,
APBN dan sumber-sumber lainnya. Pelaksanaan pengelolaan biaya pengadaan obat
tersebut dilaksanakan oleh instansi pelayanan kesehatan baik di tingkat Nasional,
Propinsi maupun Kabupaten/Kota. Namun pada kenyataannya belum dapat
memenuhi kebutuhan obat di unit-unit pelayanan kesehatan. Hal ini dipengaruhi oleh
berbagai masalah pada aspek ketersediaan obat. Untuk itu ketersediaan obat yang
baik pada tingkat unit pelayanan kesehatan harus terus ditingkatkan agar dapat
berdaya guna dan berhasil guna bagi peningkatan upaya-upaya pelayanan kesehatan.
Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan merupakan
unit pelaksana teknis pengelola obat di Dinas Kesehatan Kota Medan yang sangat
berperan dalam menjamin ketersediaan obat di Kota Medan. Kegiatan pengelolaan
obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan meliputi
perencanaan, penyimpanan, pendistribusian serta pencatatan dan pelaporan. Obat
yang dikelola selama ini adalah obat yang berasal dari berbagai sumber anggaran,
seperti BPJS, DAK, DAU, ASKES, Program Pemerintah Provinsi Sumatera Utara,
dan BDB. Saat ini dalam pembuatan laporannya masih menggunakan cara manual
dengan melakukan pencatatan pada saat penerimaan dan pendistribusian obat,
sehingga kemungkinan terjadi kesalahan maupun keterlambatan dalam pembuatan
laporan ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota
Medan karena membutuhkan waktu yang cukup lama dan pencatatan yang akurat
Sistem informasi merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam
pengelolaan obat, karena keberadaan informasi tersebut dapat menentukan kelancaran
dan kualitas proses kerja dan dapat menjadi ukuran kinerja organisasi. Informasi yang
dihasilkan oleh sistem akan bermanfaat bagi pengambilan keputusan jika informasi
tersebut dihasilkan dari proses pengolahan data yang lengkap, tepat waktu dan akurat
(Jogiyanto, 2005).
Sistem informasi ketersediaan obat merupakan faktor yang sangat penting
dalam menunjang pengelolaan obat yang baik. Permasalahan dalam sistem informasi
berpengaruh terhadap fungsi pengelolaan obat, terutama pada aspek perencanaan,
pengadaan, penyimpanan dan distribusi. Sebagai suatu sistem, maka hasil kegiatan
dari setiap unit yang terlibat dalam pengelolaan obat akan bermanfaat bagi unit itu
sendiri maupun unit lain. Bila terjadi suatu keterlambatan pada satu unit akan
berakibat dan berpengaruh langsung pada pengelolaan obat Kabupaten/Kota (Depkes
RI, 2005).
Pelaksanaan sistem informasi pengelolaan obat di Gudang Farmasi Pekan
Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan mengacu kepada sistem yang sudah ada yaitu
berdasarkan Laporan Pemakaian dan Permintaan Obat (LPLPO) Puskesmas
kemudian diolah secara manual dan sebagian lagi dengan komputer. Sedangkan di
tingkat Puskesmas pengolahan dan analisis data program pengelolaan obat dilakukan
secara manual. Menurut Isman (2007) “Keterlambatan dan ketidaklengkapan dalam
penyampaian LPLPO berakibat pada tidak tepatnya distribusi obat ke unit pelayanan
Berdasarkan fakta ada terdapat beberapa penyebab masalah pada sistem
informasi program pengelolaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas
Kesehatan Kota Medan diantaranya adalah proses pengolahan dan analisis data di
Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan belum optimal
khususnya dalam pemanfaatan komputer pada saat pengelolaan data obat dan di
tingkat Puskesmas masih dengan sistem manual.
Berdasarkan permasalahan di atas penulis melakukan penelitian untuk
merancang sistem informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan
Dinas Kesehatan Kota Medan, sesuai dengan ketersediaan data, kondisi dan
kebutuhan informasi yang ada di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan
Kota Medan. Sistem informasi ini diharapkan dapat dipakai untuk perbaikan kinerja,
perbaikan manajemen, dan membantu mengoptimalkan fungsi ketersediaan obat di
Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang dapat disimpulkan bahwa belum
optimalnya pengelolaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan
Kota Medan dikarenakan sebagai berikut:
1. Proses pengolahan dan analisis data di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan belum optimal khususnya dalam pemanfaatan komputer
pada saat pengelolaan data obat.
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum
Terbentuknya Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Obat yang dapat
mengolah data dan menghasilkan informasi ketersediaan obat yang berkualitas untuk
mendukung manajemen Program Obat dan Perbekalan Kesehatan di Gudang Farmasi
Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Membuat form Utama.
2. Membuat form Obat.
3. Membuat form Donor.
4. Membuat form Puskesmas.
5. Membuat form Obat Masuk.
6. Membuat form Obat Keluar.
7. Membuat form Laporan.
8. Membuat form Laporan Ketersediaan Obat.
9. Membuat form Laporan Obat Masuk per Tanggal
10. Membuat form Laporan Obat Masuk per Bulan
11. Membuat form Laporan Obat Masuk per Tahun
12. Membuat form Laporan Obat Keluar per Tanggal
13. Membuat form Laporan Obat Keluar per Bulan
14. Membuat form Laporan Obat Keluar per Tahun
1.4 Manfaat Penelitian
1.4.1 Untuk Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota Medan
a. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas petugas`dalam pengelolaan
informasi ketersediaan obat di Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan
Kota Medan.
b. Sistem Informasi Ketersediaan Obat yang dirancang ini diharapkan
diimplementasikan pada Gudang Farmasi Pekan Labuhan Dinas Kesehatan Kota
Medan dan dapat membantu pihak manejemen dalam melakukan perencanaan,
evaluasi, serta menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan lengkap terhadap
ketersediaan obat di GFK.
1.4.2 Untuk Peneliti
Dapat menambah pemahaman dan pengalaman serta wawasan peneliti dalam
merancang sistem informasi ketersediaan obat yang berguna untuk mendukung
terwujudnya sistem informasi pelayanan kesehatan yang akurat, relevan dan tepat
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika
dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam
mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah sebagai
bagian dari sistem. Sistem terdiri dari unsur yang dapat dikenal, saling melengkapi
karena satu maksud, tujuan, dan sasaran yang hendak dicapai. Suatu sistem terdiri
dari beberapa sub sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Menurut Jogiyanto (2005) sistem adalah sebagai jaringan kerja dan
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu. Sedangkan menurut Sutedjo
(2002), sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang
membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan.
Jadi sistem dapat diartikan juga sebagai sekelompok komponen yang saling
berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima
input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur untuk
mencapai suatu tujan yang diharapkan.
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi berbagai pihak dalam
dapat diperoleh melalui processing sistem atau information generating sistem.
Informasi dihasilkan oleh suatu sistem informasi perusahaan untuk dimanfaatkan oleh
pengguna intern atau ekstern. Pengguna internal terdiri dari para manajer dan
karyawan perusahaan. Pengguna ekstern terdiri dari pihak-pihak yang berkepentingan
di luar perusahaan, seperti konsumen, badan-badan pemerintah dan serikat pekerja.
Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara menurut Sutedjo (2002), informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap
elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan
pengetahuan yang relevan yag dibutuhkan oleh orang untuk menambah
pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.
Jadi informasi dapat diartikan sebagai hasil pemrosesan data menjadi bentuk
yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan
pemakainya guna mencapai suatu tujuan.
Sistem informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan untuk
pengendalian organisasi. Sebuah sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi
yang mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya
perusahaan. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan
permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit dan menciptakan produk baru
(Kenneth, 2005).
Di dalam penelitian yang dilakukan oleh Yulianti Suleman yang dimuat dalam
naskah publikasi STMIK Amikom Yogyakarta tahun 2011 yang berjudul “Analisis
Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Butik Rera Yogyakarta”
dijelaskan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Yulianti, 2011). Sistem Informasi
merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan dalam suatu organisasi.
2.2 Siklus Sistem Informasi
Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap
data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang
menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data
menjadi informasi. Proses menghasilkan informasi harus melalui tahapan-tahapan
yang dilakukan komputer sebagai teknologi informasi. Tahapan-tahapan tersebut
terdiri atas Input - Proses - Output yang disebut sebagai siklus proses informasi.
Artinya, bila tahap telah sampai pada output maka output tersebut dapat dijadikan
input kembali. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa informasi yang dihasilkan
Gambar 2.1 Transformasi data menjadi Informasi
Gambar 2.2 Siklus Sistem Informasi
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa data diolah melalui suatu model
menjadi sebuah infomasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat
seuatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain
yang akan membuat sejumlah data kembali, data yang di tangkap dianggap sebagai
input diproses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk sebuah
siklus.
2.3 Perancangan Sistem Informasi 2.3.1 Defenisi Perancangan Sistem
Pembuatan sistem informasi ketersediaan obat dibutuhkan adanya
perancangan tentang apa yang akan dibuat dan apa yang akan dihasilkan. Adanya
suatu rancangan dalam sistem informasi, maka kita akan tahu kemana tujuan kita.
Menurut Susanto (2004) perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci
dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis.
Berdasarkan dua definisi perancangan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa
perancangan merupakan suatu alternatif untuk memecahkan masalah dan yang telah
dipilih selama tahap analisis dalam pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan.
Perancangan Sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan,
dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam
satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto, 2001). Perancangan sistem
menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang seharusnya
diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari
sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada
akhir tahap analisa sistem.
Menurut Jogiyanto (2001) tujuan utama perancangan sistem adalah:
b) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada programmer.
Kedua tujuan ini lebih berfokus pada perancangan atau desain siatem yang
terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya
digunakan untuk pembuatan program komputernya.
2.3.2 Metode Perancangan Sistem Informasi
Beberapa metode perancangan sistem informasi yang terdiri dari tahapan diantaranya:
A. Metode System Development Life Cycle (SDLC)
System Development Life Cycle (SDLC) menurut Susanto (2004) menyatakan
bahwa : “System Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode
pengembangan sistem informasi yang popular pada saat sistem informasi pertama
kali dikembangkan.” Metode SDLC adalah tahap-tahap pengembangan sistem
informasi yang pertama kali dikembangkan yang dilakukan oleh analisis sistem dan
programmer untuk membangun sebuah sistem informasi.
Dalam perancangan sebuah sistem, kita mengenal konsep SDLC (system
development life cycle). Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu
proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem,
merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan
perancangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana
sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan dan
Metode SDLC ini seringkali dinamakan sebagai proses pemecahan masalah,
yang langkah-langkahnya adalah :
1. Analisis Tahap
Mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan sangat berguna untuk
mngetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh masalah, sehingga akan
menghasilkan pelaporan yang mengungkapkan adanya permasalahan.
2. Perancangan
Memahami bagaimana menterjemahkan keinginan pemakai sistem informasi
tersebut kedalam bahasa komputer, untuk memulai merancang suatu sistem
informasi baru yang meliputi : input, file-file database dan output, bahasa yang
digunakan, metode dan prosedur serta pengendalian.
3. Penerapan
Hasil penyusunan sistem informasi adalah sebuah software komputer yang siap
digunakan untuk kebutuhan user untuk dioperasikan.
4. Pemeliharaan
Pemeliharaan yang dilakukan analis adalah dengan melakukan perbaikan dan
pemeliharaan pada kesalahan atau kegagalan yang timbul dalam penggunaan
sistem informasi.
B. Metode Prototyping
Adapun definisi Prototyping menurut Susanto (2004) menyatakan bahwa:
akuntansi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem
informasi yang sudah ada tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan
sistem informasi akuntansi.”
Metode Prototyping merupakan model kerja dari sebuah sistem informasi
yang belum lengkap. Teknik yang dilakukan dalam penerapan metode prototyping
adalah sebagai berikut :
1. Teknik perancangan model, merupakan bagian terpenting dalam metode
prototyping yang digunakan sebagai alat untuk menjadikan model menjadi
sistem informasi yang sebenarnya.
2. Teknik perancangan dialog, disusun agar keterlibatan user menjadi jelas dan
fleksibel. Aspek perancangan dalam dialog mencakup keseluruhan unsur seperti
perintah-perintah dalam sistem informasi.
3. Teknik simulasi, digunakan untuk menunjukkan bagaimana cara kerja sebuah
sistem informasi yang akan diterapkan dengan baik untuk mengoperasikan
sistem informasi yang akan digunakan.
Penggunaan metode prototyping dalam beberapa siklus sistem informasi ini
dikelompokan menjadi beberapa jenis yaitu :
a. Feasibility Prototyping
Digunakan untuk menguji kelayakan teknologi yang akan digunakan untuk
sistem informasi yang akan disusun.
b. Requirement Prototyping
Juga disebut sebagai discovery prtototyping yang digunakan untuk mengetahui
c. Desain Prototyping
Digunakan untuk mendorong perancangan sistem informasi yang akan
digunakan.
d. Implementation Prototyping
Atau disebut juga production prototyping adalah kelanjutan dan rancangan
prototype yang langsung disusun sebagai sistem informasi manajemen yang akan
digunakan.
C. Metode Rapid Application Development (Rad)
Adapun definisi Rapid Application Development (RAD) menurut (Susanto,
2004) menyatakan bahwa : “Rapid Application Development (RAD) adalah
pengembangan dari beberapa metode atau teknik terstruktur (khususnya dalam
pengolahan data untuk menghasilkan informasi), misalnya dengan mengintegrasikan
metode Prototyping, metode SDLC dan teknik Joint Apllication Development untuk
mempercepat pengembangan sistem informasi.”
Metode Rapid Application Development (RAD) memiliki tiga faktor utama
yaitu: kelompok pemakai sistem harus memiliki staf senior yang benar-benar
berdedikasi terhadap pengembangan sistem informasi yang memudahkan mereka
dalam berhubungan dengan pengembangan sistem, tim pengembang sistem harus
stabil dan memiliki kemampuan yang memadai, dan lingkup aplikasi harus komersial
2.4 Perancangan Sistem Informasi dengan Metode System Development Life Cycle (SDLC)
Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan organisasi
menggunakan suatu metodologi yang disebut metodologi perancangan sistem. Yang
dimaksud metodologi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi
untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang,
mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi (Hoffer, 1998).
Seperti yang berlaku pada kebanyakan proses, perancangan sistem informasi
juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya disebut daur perancangan sistem informasi (O‟Brien, 2001) atau secara umum dinamakan SLDC (System Development Life Cycle) atau daur hidup perancangan sistem. SLDC merupakan
metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan
Gambar 2.3 Siklus Tahapan SDLC
Beberapa pendapat para ahli terhadap fase maupun tahapan metode SDLC.
Sumber Tahapan-tahapan dalam SDLC
Fabbri dan
Schwab (1992)
Studi kelayakan, rencana awal, analisis sistem, desain sistem,
dan implementas sistem.
Hoffer, George,
dan Valacich
(1998)
Identifikasi dan seleksi proyek, inisiasi dan perencanaan
proyek, analisis, perancangan logis, perancangan fisik,
implementasi, dan pemeliharaan.
Turban, McLean,
dan Wetherbe
(1999)
Inisiasi proyek, analisis sistem dan studi kelayakan, analisis dan
perencangan logis, akuisisi atau perancangan, implementasi,
operasi, evaluasi pasca audit, dan pemeliharaan.
Zwass (1998) Studi kelayakan, analisis kebutuhan, perancagan logis,
perancangan fisik, pengkodean dan pengujia, konversi, dan
Meskipun jumlah tahapan dalam SDLC dalam berbagai literature
berbeda-beda, pada prinsipnya secara keseluruhan semua proses yang dilakukan sama saja.
Model air terjun SDLC diperlihatkan pada gambar berikut.
2.4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan
dikerjakan oleh sistem yang diusulkan dan bukan bagaimana caranya. Analisis sistem
berfungsi untuk memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan yang
mencakup keakurasian, kontrol, keamanan, dan kemudahan diaudit.
Merupakan langkah pertama dalam SDLC keseluruhan informasi yang
dibutuhkan oleh sistem: identifikasi, analisis, prioritas, dan susun ulang. Dalam
tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya mengidentifikasi
proyek-proyek yang potensial, melakukan klasifikasi dan merangking proyek, dan
memilih proyek untuk dikembangkan. Aktivitas yang biasa dilakukan pada tahap ini
meliputi mewawancarai manajemen pengguna, merangkum pengetahuan yang
didapatkan, dan mengestimasi cakupan proyek dan mendokumentasikan hasilnya.
Tahapan ini akan menghasilkan laporan kelayakan yang berisi definisi masalah dan
rangkuman tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dipilih.
Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
2.4.1.1 Studi Kelayakan
Studi kelayakan digunakan untuk menentukan keberhasilan solusi yang
diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan
tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan
kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.
Studi kelayakan meliputi:
b. Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan.
c. Pengidentifikasian para pemakai sistem.
d. Pembentukan lingkup sistem.
e. Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru.
f. Pembuatan analisis biaya/manfaat.
g. Pengkajian terhadap risiko proyek.
h. Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek.
2.4.1.2 Analisis Kebutuhan
Tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan
dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem
yang sedang berjalan, masalah, kesempatan didefinisikan, dan rekomendasi umum
untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang
berjalan diusulkan. Tujuannya adalah untuk memahami dan mendokumentasikan
kebutuhan bisnis dan persyaratan proses dari sistem baru.
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan atau
disebut juga dengan spesifikasi fungsional. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi
yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan.
Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang
sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang
lain.
Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan
untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem,
jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem.
2.4.2 Desain Sistem
Desain sistem dibagi menjadi dua sub tahapan, yakni perancangan konseptual
dan perancangan fisik. Keduanya memiliki sejumlah aktivitas sebagaimana
diperlihatkan pada gambar berikut ini.
Analisis
Dokumentasi Rencana Pengujian Rencana Konversi
Implementasi sistem
Gambar 2.5 Desain Sistem
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum
merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum
mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain
secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik
lainnya yang akan mengimplementasi sistem.
Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem
selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Pada tahap desain
secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk
dikomunikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi
yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.
Pada tahapan ini ada beberapa aktivitas utama, yaitu merancang dan
mengintegrasikan jaringan, arsitektur aplikasi, mendesain antar muka pengguna,
mendesain sistem antar muka, mendesain dan mengintegrasikan data base, membuat
prototipe untuk detail dari desain, dan mendesain serta mengintegrasikan kendali
sistem Perancangan konseptual sering juga disebut dengan perancangan logis. Dalam
perancangan konseptual ada tiga langkah penting yang dilakukan yaitu evaluasi
alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan
rancangan sistem secara konseptual. Pada perancangan fisik, rancagan yang bersifat
lengkap tentang modul-modul sistem dan antarmuka antamodul, serta rancangan
basis data secara fisik.
2.4.3 Implementasi Sistem
Pada tahapan ini dilakukan testing dan instalasi. Testing adalah menguji hasil
kode program yang telah dihasilkan dari tahapan desain. Sedangkan instalasi adalah
tindak lanjut setelah diadakan testing yaitu menggabungkan dan menginstal
perangkat lunak dan perangkat keras pada organisasi dan secara resmi mulai
digunakan untuk menggatikan sistem lama.
Pada implementasi sistem ada berbagai kegiatan yang dilakukan yaitu:
a. Pemograman dan pengujian
Pemograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi yang
digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud
masng-masing instruksi.
b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
c. Pelatihan kepada pemakai
d. Pembuatan dokumentasi
e. Konversi
Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru
dalam rangka menggantikan sistem yang lama.
Setelah masa sistem berjalan sepenuhnya menggantikan sistem yang lama,
sistem memasuki tahapan operasi dan pemeliharaan. Selama sistem beroperasi,
pemeliharaan sistem tetap diperlukan karena beberapa alasan seperti sistem masih
menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama masa pengujian sistem.
Pemeliharaan diperlukan karena perubahan bisnis atau lingkungan atau adanya
permintaan kebutuhan baru, serta pemeliharaan juga dapat dipicu karena kinerja
sistem yang menjadi menurun sehingga barangkali perubahan-perubahan salam
penulisan program.
Perbaikan yang dilakukan tingkatannya bisa sangat variatif, mulai dari
memperbaiki program yang crash hingga berfungsi kembali sampai pada
penambahan modul-modul program yang baru sebagai jawaban atas perubahan
kebutuhan pengguna. Tahapan SDLC ini memiliki kelemahan antara lain biaya dan
waktu yang tinggi, dan memiliki metode yang tidak fleksibel karena keseluruhan
langkah harus diikuti.
2.5 Gudang Farmasi
2.5.1 Definisi Gudang Farmasi
Gudang farmasi adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan
pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa pipa, perbekalan KB, sepeda motor/sepeda
roda dua susu bubuk, dan sebagainya) yang tujuannya akan digunakan untuk
melaksanakan program kesehatan di kabupaten/kota yang bersangkutan.
Sebagai unit pelaksama teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes Kabupaten/Kota.
2.5.2 Tugas Pokok dan Fungsi
2.5.2.1 Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan
pendistribusian farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan
kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan
masyarakat di Kabupaten/Kota sesuai dengan petunjuk Kepala Deinas
Kabupaten/Kota.
2.5.2.2Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota
a. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian
obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
b. Melakukan penyiapan, penyususnan rencana, pencatatan dan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan
farmasi.
c. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada
dalam persediaan maupun yang didistribusikan.
d. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam.
Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) merupakan titik sentral pengelolaan
obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisien pengelolaan
obat diperlukan adanya koordinasi dengan unit terkait langsung antara lain Pemda
2.5.3 Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kabupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusiaan dan penggunaan
obat.
Aspek pengelolaan obat meliputi:
a. Perencanaan Pengadaan: meliputi kegiatan penentuan jenis perhitungan dan
penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode
perhitungan yang telah ditetapkan.
b. Pengadaan: meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,
pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu
obat.
c. Distribusi: meliputi kegiatan pengendalian persediaan, penyimpanan,
pengeluaran dan pengiriman obat.
d. Penggunaan: meliputi peresapan, dispesing dan penerimaan pasien.
Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten/Kota diawali di tingkat
Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan
selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab./Kota dengan teknik perhitungan yang
telah ditentukan.
2.5.4 Dokumen-dokumen/Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi
Dokumen-dokumen atau formulir yang harus ada di gudang farmasi saat
terjadi pengadaan obat di Dati II sebagai berikut:
1. Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat :
b. Formulir II : Data 10 penyakit terbesar.
c. Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat.
d. Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat untuk semua sumber
anggaran.
2. Dokumen pada saat pengadaan barang :
a. Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat.
b. Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat.
c. Formulir VI : Buku harian penerimaan obat.
d. Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat.
3. Dokumen pada saat penyimpanan barang :
a. Formulir VIII : Kartu stok.
b. Formulir IX : Kartu stok induk.
4. Dokumen pada saat distribusi obat :
a. Formulir X : Kartu rencana distribusi.
b. Formulir XI : Buku harian pengeluaran obat.
c. Formulir XII : Lembar pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)
d. Formulir XIII : Form surat kiriman obat.
5. Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
a. Formulir XIV : Laporan mutasi obat.
b. Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi.
c. Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran.
d. Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran.
f. Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan/penelitian obat
untuk dihapus.
2.5.5 Tata Cara Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi Kabupaten.
Tahapan kegiatan pengelolaan obat/perbekalan farmasi di Gudang Farmasi
Kabupaten meliputi:
1) Perencanaan
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis
dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.
2) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan
di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang
terjamin sertadapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam
pengadaan barang :
a) Pemilihan metode pengadaan.
b) Pemilhan pemasok.
c) Pemantauan status pesanan.
d) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat.
e) Penerimaan dan pemeriksaan obat.
a) Pelelangan umum.
b) Pelelangan terbatas.
c) Pemilihan langsung.
d) Pembelian/pengadaan langsung
3. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan yang meyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan obat :
a. Memelihara mutu obat.
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.
c. Menjaga kelangsungan persediaan.
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan.
Kegiatan penyimpanan obat yaitu :
a) Pengaturan tata ruang.
b) Penyusunan stock obat.
c) Pencatatan stock obat.
d) Pengamanan mutu obat
4. Distribusi
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran
dan pengiriman obat-obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis
unit-unit pelayanan kesehatan. Kegiatan Distribusi meliputi Kegiatan Distribusi
Rutin dan Kegiatan Distribusi Khusus. Tujuan distribusi adalah :
a) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan.
b) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan
kesehatan.
c) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program
kesehatan.
5. Pencatatan
Pencatatan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan
obat-obatan secara tertib, baik obat-obat-obatan yang diterima, disimpan, dan di
distribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan
Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan adalah tersedianya data mengenai jenis
dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai
waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
6. Penggunaan
Meliputi peresepan, dispesing dan penerimaan pasien.
7. Penghapusan Obat
Pemusnahan akan dilakukan jika ada sediaan farmasi yang rusak atau sudah
kadaluarsa. Dengan cara memisahkan sediaan yang rusak dengan sediaan yang
masih baik, kemudian mengeluarkan obat / alkes dari kemasannya setelah itu obat
Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat Kabupaten/Kota dilakukan sebagai
berikut:
a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi.
b) Melakukan penyimpanan, penyaluran, rencana pencatatan dan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan persediaan
farmasi.
c) Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik
yang ada dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan.
d) Melaksanakan uusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
2.5.6 Definisi Obat dan Penggolongannya
Menurut Undang-Undang Kesehatan No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan,
obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka
penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan
dan kontrasepsi, untuk manusia. Selain itu obat dalam pengertian umum adalah suatu
substansi yang melaui efek kimianya membawa perubahan dalam fungsi biologik.
Berdasarkan PERMENKES RI NO. 1010/ MENKES/ PER/ XI/ 2008 tentang
Registrasi Obat, obat-obatan digolongkan menjadi 5 (lima) kategori, yang
dimaksudkan untuk peningkatan keamanan dan ketepatan penggunaan serta
dari yang paling longgar hingga yang paling ketat mengenai peraturan pengamanan,
penggunaan, dan distribusinya adalah sebagai berikut:
1. Obat Bebas
Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan berwarna
hijau.
Gambar 2.6 Lambang Jenis Obat Bebas
Obat Bebas adalah obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Dalam kemasan
obat disertakan brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat berkhasiat, indikasi,
dosis, aturan pakai, efek samping ,nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat
pabrik, serta cara penyimpanannya. penandaan akan berubah pada produk obat bebas
terbatas.
Obat bebas merupakan obat yang paling “aman”, boleh digunakan untuk
menangani penyakit-penyakit simptomatis ringan yang banyak diderita masyarakat
luas yang penanganannya dapat dilakukan sendiri oleh penderita atau self medication
(penanganan sendiri). Obat ini telah digunakan dalam pengobatan secara ilmiah
