Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

(1)

Willy Susanto : Peranan Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Didalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, 2009.

SKRIPSI

PERANAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN

PERSEDIAAN DIDALAM PROSES PENGAMBILAN

KEPUTUSAN PADA PT. RAJAWALI NUSINDO

CABANG MEDAN

OLEH :

NAMA

: WILLY SUSANTO

NIM

: 050522021

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat

Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :

“ Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Proses

Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan. “

Adalah benar hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak Universitas.

Medan, 19 Maret 2009 Yang Membuat Pernyataan

(3)

atas segala berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo

Cabang Medan.”, memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman, dan pengetahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan, maupun analisisnya. Oleh karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap saran dan kritik dari pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang.

(4)

1. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Syahelmi Msi, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan sumbangan pemikirannnya dalam mengarahkan dan membimbing penulis serta dengan sabarnya menghadapi penulis hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Sucipto MM, Ak. selaku Dosen Pembanding dan Penguji I yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi ini.

6. Bapak Drs. Rustam Msi, Ak. selaku Dosen Pembanding dan Penguji II yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi ini.

7. Bapak Drs. Abikusno Dharsuky MM selaku Dosen Wali selama penulis belajar di Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Sumatera Utara.

(5)

Ekonomi Sumatera Utara.

10.Teman –teman di Jurusan Akuntansi stambuk 2005 ekstensi. Thanks ya friend, i’ll miss you all...

11.Temen-teman perhimpunan : Hendrik, Sarah, kak Maya, Ester, Bajik, Sandra, Lani (jangan lama kali tamatnya) pokoknya yang kenal aku yah.

Semoga penulisan skripsi ini akan berguna dan bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tidak terkira kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini.

Medan, 19 Maret 2009 Penulis

050522021

(6)

maju ataupun yang sedang berkembang menjadi lebih rumit dengan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan kepada bawahannya. Perencanaan dan pengawasan persediaan diperlukan untuk membantu didalam pengambilan keputusan tersebut. Pada saat sekarang ini, bayak ditemukan masalah dalam penyusunan rencana dan pengawasan persediaan karena keaadaan perekonomian yang cendrung kurang stabil. Kurang tepatnya perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan akan mengakibatkan pengambilan keputusan yang kurang tepat dalam hal persediaan.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan sering mengalami masalah perencanaan dan pengawasan dalam hal persediaan. Ini terlihat dari banyaknya persediaan yang menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan yang tertanam pada persediaan dan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan otomatis manjadi besar akibat perencanaan yang kurang tepat. Perencanaan dan pengawasan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, untuk itu perusahaan wajib untuk melaksanakannya apabila ingin maju dan mengurangi kerugian. Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan tepat apabila perencanaan dan pengawasan dilakukan dengan baik.

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa persediaan yang terlihat menumpuk karena perencanaan persediaan yang kurang memperhatikan keadaan ekonomi masyarakat. Perusahaan mengalami kesulitan karena sering terjadi ramalan masa depan yang tidak tepat akibat kurangnya anlisa terhadap pengalaman masa lalu. Penulis juga melihat kendala yang dialami perusahaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan perawatan sehingga banyak persediaan yang tidak terawat dan tidak dipergunakan lagi. Semua masalah ini merupakan masalah yang akan dibahas diskripsi ini. Untuk mengatasi hal ini, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebaiknya menambah kemampuan karyawan dengan mengikuti pelatihan agar dapat membuat perencanaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga menambah sumber daya manusia yang ditugaskan khusus untuk melakukan pengawasan pada setiap bidang dalam perusahaan tersebut agar perencanaan yang telah dibuat dengan baik dapat terlaksana dengan baik pula.

(7)

The inventory planning and controlling of activities in either developed or developing organization has been more complicated in presence of authority and responsibility delegation from organization manager to subordinates. The inventory planning and controlling was needed to assist with decision making. Nowadays, there were a variety of problems encountered in inventory planning and controlling largely due to labile economic situations. The inaccurate planning and controlling adopted by organization would result in inappropriate decision making especially in matter of inventory.

PT. Rajawali Nusindo, branch of Medan was a medical and health tools distributing organization, in little distribution activity it often found some problems of inventory planning and controlling.This was evident by accumulative stock in warehouse requiring much investment on it and it has incurred the cost on organization stock from innacurate planning. Planning and controlling was intergral and supplementary, therefore organization would implement it accurately for its improvement and progress and to minimize the loss. The decision making could be accomplished well provided that the planning and controlling has been carried out accurately.

The result of research indicated that the inventory has a accumulated because the inventory planning did not consider about community conditions and situations. The organization often suffered from difficulties becaude of misprediction and less analyses on the previous experience. The writer also found some another problem. The lack of human power assigned to conduct the controlling and maintenance thus some of inventory could not be maintained and finally useless. There all problems to be discuss in thisscription. To overcome the problems, PT. Rajawali Nusindo, branch of Medan, should improved the employee competence by taking the training to have the realible planning and controlling in the organization in order to minimize the losing. Organization should be also suggested to increase the number of human power assigned to conduct the controlling in each aspect of the organization to make assure that planning is implemented as required.

(8)

Halaman

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vi

DAFTAR ISI SKRIPSI... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………... 1

B. Perumusan Masalah …….………. 6

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian .………... 6

D. Kerangka Konseptual ………... 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A Tinjauan Tentang Persediaan ... 10

B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan ... 16

C. Faktor-faktor Yang Menentukan Besarnya Tingkat Persediaan ... 23

D. Hal-hal yang Terdapat Didalam Pengambilan Keputusan ... 24

(9)

B. Jenis Data yang digunakan ... 32

C. Teknik Pengumpulan Data ... 33

D. Metode Analisis Data ... 34

E. Lokasi dan Jadwal Penelitian ……….. 34

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan ……… 35

1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ... 35

2. Perencanaan Persediaan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan 49 3. Pengawasan Persediaan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan 51 B. Analisis Hasil Penelitian : Peranan Sistem Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan ... 56

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………... 57

B. Saran ………....………. 58

DAFTAR PUSTAKA ... 60

(10)

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan dagang memiliki tujuan yaitu untuk memperoleh laba yang maksimum. Berdasarkan tujuan tersebut, maka manajemen perusahaan harus berpikir keras untuk mendapatkan laba maksimum. Salah satu cara yang digunakan manajemen agar tujuan tersebut tercapai yaitu dengan melakukan perencanaan dan pengawasan persediaan dengan baik.

Dalam perusahaan dagang maupun perusahaan industri yang sebagian besar dananya tertanam pada persediaan maka perencanaan dan pengawasan tersebut wajib dilakukan. Manajemen perusahaan tentunya tidak ingin dana yang tertanam pada persediaan menjadi penghambat didalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Dalam berbagai kasus banyak dijumpai masalah karena kesalahan perencanaan dan pengawasan persediaan perusahaan sehingga perusahaan mengalami kerugian karena terhambatnya aliran dana atau kas akibat menumpuknya persediaan tersebut.

Tidak efektifnya perencanaan dan pengawasan terhadap persediaan akan memberikan dampak yang tidak baik. Jumlah persediaan yang terlalu besar akan menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi dan resiko kerusakan yang besar. Sebaliknya jika persediaan terlalu kecil akan mengganggu kelancaran kegiatan produksi dan tidak tersedianya barang dagang untuk dijual sesuai dengan

(12)

keinginan dan pada akhirnya ini akan menekan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan.

Persediaan meliputi suatu jenis (kualitas) barang serta nilai (harga) barang dari waktu ke waktu sehingga masing-masing jenis barang tersebut juga harus diperincikan dan dipisahkan secara jelas yang pada umumnya barang tersebut terdiri dari barang-barang hasil produksi (out put), bahan mentah dan bahan-bahan pembantu untuk keperluan produksi. Mengingat hal itu ada kecenderungan bahwa perusahaan akan lebih suka untuk mempunyai persediaan yang besar karena perusahaan akan memiliki flesibilitas dalam melakukan produksi dan penjualan. Namun perlu pula diingat bahwa mempunyai persediaan yang besar juga akan berdampak kepada biaya yaitu biaya penyimpanan, biaya keamanan, biaya pemesanan, dan biaya modal untuk mengadakan persediaan itu sendiri. Oleh karena itu manajemen keuangan harus menentukan jumlah persediaan yang seimbang antara perolehan laba dan resiko dengan berkoordinasi kepada bagian produksi dan penjualan.

(13)

pengendalian intern yang terdiri dari perhitungan harus dilakukan oleh orang-orang yang tidak ditugasi untuk menyimpanan persediaan, untuk mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya, harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut cetak dan kartu tersebut diawasi pemakaiannya, harus ditunjuk seorang pengawas yang bertugas untuk menentukan bahwa semua jenis persediaan diberi kartu dan tidak ada satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu. Perencanaan dan pengawasan persediaan bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Sehingga dalam mengukur prestasi kerja (performance) adalah efisien dan efektifitas. Dimana efisien adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Sehingga manager efisien mencapai keluaran lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) dibandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang digunakan. Manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan terbatas.

(14)

memimpin perusahaan dan mengambil ahli serta mengambil tindakan paling tepat untuk mencapai tujuan lebih efisien dan efektif.

Disetiap perusahaan dalam melaksanakan aktivitas usahanya agar lebih mudah dan cepat maka manajemen memerlukan suatu informasi yang sangat terjamin kwalitasnya sehingga dapat mendukung tujuan yang telah direncanakan oleh perusahaan tersebut dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terpenuhi dengan cepat dan terjamin keabsahaannya. Dimana informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam pengambilan keputusan sangat berhubungan dengan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan perusahaan. Dengan adanya prosedur yang tepat dalam perencanaan dan pengawasan persediaan maka hal ini akan membantu manajer perusahaan untuk membuat berbagai keputusan bagi perusahaan dengan tujuan untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.

(15)

meskipun dalam pelaksanaan (implementasi) dari keputusan kebijakan yang dibuat akan terlibat secara terus menerus dalam pembuatan suatu keputusan agar lebih efisien dan efektif.

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara dan Aceh yang memiliki izin nomor 31.088/PBF/III/1991. Dimana obat-obatan yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obat yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan yaitu obat keras (obat-obatan dengan daftar O dan G), obat bebas terbatas dan obat bebas. Didalam proses pemasaran PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan memiliki peraturan bahwa Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual langsung produknya kekonsumen akhir maka pelanggan dari perusahaan ini adalah Pedagang Besar Farmasi (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan praktek dokter. Sehingga didalam pengambilan keputusan suatu perusahaan memerlukan perencanaan dan pengawasan yang baik terhadap persediaan agar dapat memperlancar jalannya suatu perusahaan dalam mencapai suatu tujuannya.

Didalam penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa hubungan antara perencanaan dan pengawasan persediaan di dalam proses pengambilan keputusan berperan penting bagi manajemen didalam pengambilan suatu keputusan yang bijaksana didalam mencapai suatu tujuan perusahaan.

(16)

di dalam pengambilan keputusan seperti yang diuraikan diatas, penulis tertarik untuk menyusun skripsi dengan judul. Oleh karena itu penulis memilih judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam Pengambilan

Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan”.

B. Perumusan Masalah

Didalam penulisan skripsi ini penulis memiliki batasan masalah yang membahas Masalah Prosedur Sistem Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Didalam Pedoman Pengambilan Keputusan yang terdapat Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.

Penulis mencoba merumuskan beberapa yang masalah yang terdapat pada objek penelitian yang terdiri dari :

1. Bagaimana Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

2. Bagaimana Peranan Sistem Perencanaan dan Persediaan Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

A. Tujuan Penelitian

(17)

1. Untuk mengetahui bagaimana Perencanaan dan Pengawasan Persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

2. Untuk mengetahui apa saja Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Pengambilan Keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

B. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang hendak dicapai melalui penelitian ini adalah untuk mengetahui :

1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk menambah wawasan serta mengetahui bagaimana analisis perencanaan dan pengawasan yang terdapat mempengaruhi manajemen didalam pengambilan keputusan Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.

2. Bagi perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk menyempurnakan penerapan perencanaan dan pengawasan didalam pengambilan keputusan suatu perusahaan.

(18)

D. Kerangka Konseptual

Gambar 1

Kerangka Konseptual Analisis Prosedur Pemberian Kredit Pada PT.

Rajawali Nusindo Cabang Medan. PERSEDIAAN

PERENCANAAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

YANG EFEKTIF DAN

EFISIEN

PT. RAJAWALI NUSINDO

CABANG MEDAN

(19)

Kerangka Konseptual PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan

(20)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Tentang Persediaan

Menurut Keown Arthur ( 2000 : 360 ), menyatakan bahwa “Persediaan merupakan suatu barang-barang yang sudah dibeli untuk dijual kembali

yang dimana persediaan terdiri dari persediaan bahan mentah, persediaan

barang dalam proses serta persediaan barang jadi”.

Menurut PSAK (2004:142), menyatakan bahwa :

“Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Sehingga persediaan juga mencakupi barang jadi yang telah diproduksi perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi”.

Menurut IAI (2004:142), menyatakan persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal sehingga proses produksi

atau pemberian jasa”.

Menurut Syahyunan ( 2004:70), menyatakan bahwa :

“Persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi yang menunggu untuk diproses lebih lanjut ata dijual. Persediaan mempunyai peran penting bagi setiap perusahaan karena erat hubungannya dengan produksi dan penjualan. Sehingga produksi tidak akan berjalan lancar apabila persediaan bahan baku kurang, demikian pula halnya penjualan tidak akan berhasil apabila persediaan barang jadi kurang”.

Menurut Munandar ( 2000:281), menyatakan bahwa :

“Persediaan meliputi suatu jenis (kualitas) barang yang tersedia serta nilai (harga) barang yang tersedia dari waktu ke waktu sehingga masing-masing jenis barang tersebut juga harus diperincikan dan

(21)

dipisahkan secara jelas yang pada umumnya barang tersebut terdiri dari barang-barang hasil produksi (out put), bahan mentah dan bahan-bahan pembantu untuk keperluan produksi”.

Menurut Smith dan Skousen (2001:326), menyatakan bahwa “Persediaan (inventory) menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam

kegiatan normal perusahaan manufaktur, barang-barang yang tengah

diproduksi atau ditempatkan dalam produksi”.

Mengingat hal itu ada kecenderungan bahwa perusahaan akan lebih suka untuk mempunyai persediaan yang besar karena perusahaan akan memiliki flesibilitas dalam melakukan produksi dan penjualan. Namun perlu pula diingat bahwa mempunyai persediaan yang besar juga akan berdampak kepada biaya yaitu biaya penyimpanan, biaya keamanan, biaya pemesanan, dan biaya modal untuk mengadakan persediaan itu sendiri oleh karena itu manajemen keuangan harus menentukan jumlah persediaan yang seimbang antara perolehan laba dan resiko dengan berkoordinasi dengan bagian produksi dan penjualan.

Menurut Keown Arthur ( 2000:360 ), “adanya suatu tujuan persediaan yang berguna untuk memisahkan operasi perusahaan yaitu membuat

masing-masing fungsi agar penundaan atau penghentian dalam suatu area

tidak mempengaruhi produksi dan penjualan produk akhir”.

Menurut Munandar ( 2000:284),

(22)

terjadinya kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur pengendalian intern yang terdiri dari perhitungan harus dilakukan oleh orang-orang yang tidak ditugasi untuk menyimpanan persediaan, untuk mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya, harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut cetak dan kartu tersebut diawasi pemakaiannya, harus ditunjuk seorang pengawasan yang bertugas untuk menentukan bahwa semua jenis persediaan diberi kartu dan tidak ada satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu”.

Jadi perusahaan hendaknya memandang serius tentang pentingnya melaksanakan pengawasan terhadap persediaan karena sangat mudah untuk diselewengkan dan untuk melakukannya pentingnya menugaskan kepada orang-orang yang berbeda sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan. Selain itu pengelolaan persediaan yang baik mensyaratkan tingkat persediaan yang optimum dengan memperhatikan semua kebutuhan untuk produksi, penjadwalan, biaya dan keinginan pelanggan.

Menurut Syahyunan ( 2004:70), menyatakan bahwa perusahaan yang bergerak di bidang industri (manufaktur) umumnya mempunyai tiga jenis persediaan yaitu :

1. Persediaan Bahan Baku, yaitu barang yang dibeli oleh perusahaan untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi.

Barang ini meliputi baja, kayu, minyak bumi, atau bahan yang sudah dimanufaktur seperti kawat, poros peluru atau ban yang tidak diproduksi perusahaan sendiri. Bahan baku bertujuan untuk memisahkan fungsi produksi dari fungsi pembeliannya sampai membuat kedua fungsi independen dari satu sama lain agar penundaan pengiriman bahan baku tidak menyebabkan penundaan produksi. Jika pengiriman terlambat maka perusahaan memenuhi kebutuhan bahan bakunya dengan mencairkan persediaannya. 2. Persediaan Barang Dalam Proses, yaitu semua barang yang ada

dalam proses produksi.

(23)

jadi sehingga semakin kompleks dan panjang proses produksinya dimana semakin besar investasi dalam persediaan barang dalam proses yang memiliki tujuan untuk memisahkan berbagai operasi dalam proses produksi agar kegagalan mesin dan penghentian pekerjaan dalam satu operasi tidak akan mempengaruhi operasi lainnya.

3. Persediaan Barang Jadi, yaitu semua barang yang telah selesai diproduksi tetapi belum terjual.

Tujuan dari persediaan barang jadi adalah untuk memisahkan fungsi produksi dan penjualan agar tidak perlu memproduksi barang sebelum penjualan terjadi penjualan dapat dilakukan langsung dari persediaan.

[

Menurut Witjaksono (2006:166), memiliki tujuan yaitu :

“Untuk memaksimalkan pelayanan pelanggan (dalam rangka memaksimalkan customer satisfaction baik melalui tingkat kepuasan pelanggan), meminimalkan investasi dalam bentuk persediaan, memaksimalkan efisienisi produksi atau pembelian yang meminimalkan biaya seoptimal mungkin biaya pelayanan pelanggan, memaksimalkan laba, meraih tingkat pengembalian investasi tertinggi, memanfaatkan persediaan untuk mengoptimalkan keunggulan strategik”.

Menurut Syahyunan ( 2004:71), adanya beberapa alasan mengapa perusahaan perlu menyimpan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi sebagai persediaan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Penyimpanan barang diperlukan agar perusahaan dapat memenuhi pesanan pembeli dalam waktu yang cepat. Jika perusahaan tidak memiliki persediaan barang dan tidak dapat memenuhi pesanan pembeli akan berpindah ke perusahaan lain.

2. untuk berjaga-jaga pada saat barang di pasar sukar diperoleh, kecuali pada saat musim panen.

3. Untuk menekan harga pokok per unit barang. Perusahaan seringkali melakukan proses produksi dalam jumlah yang besar untuk memanfaatkan apa yang disebut dengan economics of scale. Konsekuensinya adalah perusahaan akan menyimpan persediaan barang dalam jumlah yang cukup besar.

(24)

1. Menghindari kerugiaan penjualan

Jika perusahaan tidak memiliki persediaan produk untuk dijual maka perusahaan dapat kehilangan penjualan, sehingga pelanggan mungkin melakukan pembelian produk kepada perusahaan lain (pesaing) karena mereka tidak mau menunggu. Kemampuan perusahaan untuk memberikan pelayanan dan ketepatan pengiriman sangat tergantung pada manajemen persediaan yang baik.

2. Memperoleh kuantiti diskon

Jika perusahaan ingin mempunyai jumlah persediaan yang besar untuk suatu produk tertentu, maka hal ini memungkinkan perusahaan untuk membeli produk dalam jumlah besar sehingga perusahaan memperoleh kuantiti diskon. Dengan memanfaatkan kuantiti diskon, perusahaan dapat meningkatkan laba sepanjang biaya untuk pengadaan persediaan lebih kecil dari diskon yang diperoleh.

3. Mengurangi biaya pesanan

Setiap perusahaan menempatkan pesanan maka akan terjadi sejumlah biaya baik itu biaya variabel yang berkaitan dengan pesanan dapat dikurangi jika frekuensi pesanan yang dilakukan perusahaan dikurangi daripada seringkali memesan dalam jumlah yang sangat kecil.

4. Mencapai biaya produksi yang efisien

Persediaan yang cukup dapat mengurangi kemungkinan kekurangan barang yang dapat menggangu kegiatan proses produksi sehingga dalam jangka panjang perusahaan dapat mencapai produksi yang efisien.

(25)

Gambar 2

Manfaat Memiliki Persediaan Bagi Perusahaan Sumber : Syahyunan (2004:73)

Pejelasan dari gambar diatas yaitu : - Bagian Pembelian

Bagian ini memiliki kepentingan dengan persediaan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan harga yang pantas. Tanpa pengawasan yang baik maka manajer pemeblian akan membeli dalam jumlah yang besar dari pada yang untuk mendapatkan potongan tunai, karena mengantisipasi kenaikan harga a.tau menghindari kekurangan bahan baku.

- Bagian Produksi

Ditujukan pada persediaan bahan baku dan barang dalam proses, untuk itu manajer produksi menginginkan persediaan bahan baku yang tinggi untuk menghindari penundaan produksi dan menginginkan persediaan barang jadi yang tinggi agar biaya produksi perunit rendah.

- Bagian Marketing

Efektivitas bagian pemasaran seringkali dinilai atas dasar volume penjualan yang dapat dilakukan sehingga manajer pemasaran akan berusaha untuk mempertahankan jumlah persediaan barang jadi yang cukup besar untuk menjamin terpenuhinya semua permintaan terhadap produk perusahaan dengan segera.

(26)

Menurut Witjaksono (2006:166), adanya pengelompokkan dalam biaya persediaan yaitu :

1. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost), misalnya biaya tempat penyimpanan (Storage cost), asuransi, pajak bumi dan bangunan, biaya modal, penyusutan dan keausan/kadaluwarsa.

2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost), misalnya biaya melakukan pesanan, biaya angkut dan bongkar muat (shipping dan handling cost), diskon. Besarnya biaya pemesanan sebanding dengan frekuensi pemesanan bahan artinya semakin sering dilakukan pemesanan barang akan semakin besar pula biaya pemesanan yang terjadi.

3. Biaya Cadangan Pengamanan/Persediaan Besi (Safety Stock), misalnya kerugiaan karena kehilangan kesempatan menjual (Loss on sale), kerugiaan nama/reputasi baik pada pelanggan (Loss on customer goodwill), gangguan pada proses produksi (disruption of production schedule).

B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan

Menurut Munandar ( 2000:283), perencanaan persediaan merupakan tidak adanya kepastian dalam permintaan konsumen sehingga permintaan

akan bahan baku atau produk lebih besar daripada yang diharapkan maka

persediaan dapat berfungsi sebagai pengadaan yang memberikan

perusahaan kemampuan untuk memenuhi tanggal penyerahan sehingga

membuat kepuasan konsuumen.

(27)

Untuk program tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan yang sifatnya terpadu dan ditentukan terlebih dahulu.

Menurut Garrison, Noreen (2000 : 3), menyatakan bahwa :

“Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan yang dimana melingkupi aktivitas untuk mengidentifikasikan tujuan (Goal), menyusun anggaran (budget), menetapkan strategi dan kebijakan (strategy dan policy), peraturan dan prosedur (rules and procedures) serta mengkoordinasikan seluruh aktivitas (coordinate all activities) sehingga produk dari perencanaan adalah rencana (plan). Dimana meliputi aktivitas seperti pengorganisasian (organizing), menggerakkan (actuating), memimpin (leading), koordinasi (coordination), komunikasi (communication) dan sebagainya. Sehingga untuk mencapai tujuan haruslah dapat mengejar efektifitas organisasi kelompok dan individu yang dimana perencanaan memiliki fungsi utama adalah untuk menciptakan lingkungan dalam organisasi yang memungkinkan orang atau kelompok dalam mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien serta dapat mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan dengan berbagai tindakan yang terencana dengan baik”.

Adapun didalam perencanaan yang berkaitan dengan persediaan perusahaan harus dapat membuat perencanaan usaha secara detail. Perencanaan persediaan sangat berkaitan dengan analisa pasar karena pengadaan persediaan ataupun penjualan serta persediaan akhir sangat berkaitan dengan pasar. Adapun analisis yang harus dilakukan perusahaan yang berkaitan dengan persediaan yaitu pembelanjaan total tahunan meliputi biaya-biaya yang timbul akibat persediaan dan sifat-sifat pembelian misalnya apakah barang tahan lama, apakah produknya dibeli pada musim tertentu.

Menurut Garrison, Noreen (2000 : 5), menyatakan bahwa :

(28)

hasil kegiatan yang dimana perusahaan dapat menetapkan suatu kebijakan pengelolaan persediaan yang gunanya sebagai untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melayani penjualan baik disaat-saat biasa maupun sudah dipesan secara mendadak sehingga hubungan baik dengan para pelanggan perlu dijaga karena itu persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan langganan, untuk membantu dicapainya kapasitas produksi yang kontinu dan seimbang pada waktu pencapaian permintaan yang tinggi pada perusahaan tidak perlu memaksakan diri sehingga bekerja dengan kapasitas yang penuh sehingga waktu permintaan rendah serta kelebihan-kelebihan produksi disimpan sebagi persediaan”.

Untuk memungkinkan tercapainya sasaran diatas maka ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum diputuskan berapa besar persediaannya, misalnya :

a. Daya tahan dari barang yang akan disimpan.

Barang persediaan mempunyai sifat yang beraneka ragam. Barang yang mempunyai sifat khusus membutuhkan penyimpanan yang khusus pula. Barang yang mudah rusak atau tidak tahan lama harus mendapat perhatian yang sungguh-sungguh.

b. Sifat penawaran

Apabila bahan mentah selalu tersedia dipasar sepanjang tahun maka besarnya persediaan bahan mentah dapat ditetapkan. Sebaliknya bila penawaran barang mentah bersifat musiman maka besarnya persediaan harus disesuaikan pula.

c. Biaya-biaya yang timbul seperti : - Sewa gedung

- Biaya asuransi

(29)

- Bunga pinjaman

Menurut Kasim (2000:13), Pengawasan merupakan suatu langkah yang terakhir dari penyelesaian masalah sehingga harus mengetahui bahwa

sesungguhnya terjadi sesuai dengan apa yang dikehendaki dapat mengurangi

efektivitas pengawasan terhadap program-program penyelesaian”.

Menurut Garrison, Noreen (2000 : 10), menyatakan :

Perencanaan berhubungan dengan pengawasan sehingga mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan dimana perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediiaan yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan yang dapat menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi maupun penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya-biaya persediaan yang minimal. Serta dapat menentuhkan suatu tingkat persediaan yang optimal untuk memenuhi kebutuhan dalam jumlah, kwalitas, saat yang tepat dan biaya minimum maka diperlukan cara pengawasan yang memadai sehingga salah satu cara pengawasan adalah pengawasan intern. Pengawasan intern merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh kesatuan entitas yang terdiri dari direktur, manajemen dan personil lainnya yang dirancang untuk menghasilkan keyakinan memadai yang berhubungan dengan tercapainya tujuan yaitu keandalan laporan keuangan, ketaatan terhadap praktek hukum dan peraturan, efektifitas dan efisien operasi. Adanya pengawasan persediaan yang harus didukung oleh persyaratan sebagai berikut :

1. Terdapat gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi barang tertentu.

2. Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang.

3. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang.

4. Pencatatan yang cukup teliti yang menujukkan jumlah yang dipesan sehingga dibagikan atau dikeluarkan serta tersedia dalam gudang.

5. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung.

(30)

Menurut Garrison, Noreen (2000 : 12), adanya beberapa jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam pengawasan persediaan yaitu :

1. Pengawasan Fisik, untuk persediaan sangat penting karena persediaan barang dagangan maupun bahan baku merupakan barang berwujud yang sangat rawan terhadap pencurian maunpun perusakaan yang biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut yang memiliki fasilitas penyimpanan yang baik untuk mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan biasanya mengasuransikan persediaannya. Hal ini dilakukan dengan cara penyediaan gudang sebagai tempat penyimpanan persediaan dengan fasilitas pendukung seperti terjaminnya keamanan serta terjaganya kebersihan atau pemilihan lokasi gudang yang tidak menggangu arus keluar masuk persediaan, pemeriksaan fisik terhadap persediaan dilakukan secara langsung dan teratur, mengasuransikan persediaan baik terhadap kemungkinan kebakaran atau kerugian lainnya. Sehingga mengakibatkan barang susah untuk dicari dan mudah rusak sehingga penggunaan yang tidak teratur akan menyulitkan pengawasan dengan adanya kenyataan yang demikian cukup jelasnya bahwa pengawasan gudang tidak kalah pentingnya dengan pengawasan persediaan. 2. Pengawasan Akuntansi, berkaitan dengan pengendalian intern

(31)

persediaan yang berhubungan dengan sistem prosedur intern perusahaan meliputi :

- pemisahan fungsi : - sistem otorisasi - formulir, - flowchart - internal check.

- Pemisahan fungsi

Struktur organisasi perusahaan harus didesain sedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memilki wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan.

- Sistem otorisasi

Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memilki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diatur sebagai berikut :

1. Kepala gudang berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian. 2. Kepala bagian pembelian berwenang memberi otorisasi atas surat permintaan

pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang.

(32)

4. Kepala bagian akuntansi berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian.

- Formulir

Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatn transaksi. Dengan adanya formulir yang lengkap mengenai arus masuk dan keluarnya persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap.

- Flowchart

Flowchart atau bagan arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibanding dengan uraian tertulis.

- Internal Check

Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama.

Dengan demikian pengawasan akuntansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan.

(33)

Dengan demikian jumlah persediaan yang ada akan diharapkan selalu optimal untuk menghadapi permintaan pasar.

Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan meliputi lokasi gedung yang tidak menganggu kelancaran arus persediaan, peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem operasi panyimpanan yang sistematis dan pengawasan yang terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk terjaminnya persediaan di gudang.

C. Faktor-faktor Yang Menentukan Besarnya Tingkat Persediaan

Menurut Syahyunan ( 2004:70), untuk menentukan kebijaksanaan btingkat persediaan yang optimal perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah :

1. Lead time atau lamanya masa tunggu bahan baku yang dipesan

datang sehingga semakin lama masa tunggu, semakin besar persediaan yang harus disediakan.

2. Frekuensi penggunaan bahan baku selama satu periode sehinga frekuensi pembelian yang tinggi, menyebabkan jumlah persediaan menjadi lebih kecil untuk satu periode terbatas.

3. Jumlah dana yang tersedia, sehingga dana kadang-kadang menjadi kendala yang serius jika kebutuhan bahan baku meningkat. Jumlah persediaan tidak bisa dipenuhi sesuai dengan standar yang ideal jika dana yang tersedia terbatas.

4. Daya tahan bahan baku, atau barang jadi yang rendah jika tidak diimbangi dengan teknologi penyimpanan yang tepat maka akan menimbulkan kerusakkan kualitas bahan baku atau barang jadi yang disimpan sehingga perusahaan tidak berani menyimpan dalam jumlah besar.

Menurut Munandar ( 2000:282), bahwa :

(34)

akan diproduksi dari mulai proses pembelian barang mentah sampai dengan mempertimbangkan dan menentukan besar kecilnya persediaan yang disusun sehingga butuhnya perencanaan dalam bentuk yang akurat atau terperinci”.

Membeli Menambah Menjual Menghitung

$

Bahan baku atau barang Nilai Persediaan Persediaan Harga Pokok

yang dijual kembali barang jadi akhir penjualan

Gambar 1

Garis Waktu Masalah Keuntungan Menyangkut Persediaan` Sumber : Thomson (2001:360)

D. Hal-hal Yang Terdapat Pada Pengambilan Keputusan

Menurut Syamsi ( 2003 : 4 ), menyatakan bahwa :

“Keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan tentang apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan sehingga merupakan suatu tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula dapat dikatakan sebagai suatu hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.”

Menurut Syamsi ( 2003 : 6 ), menyimpulkan bahwa :

(35)

hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang paling tepat dalam pengumpulan fakta-fakta dan data serta tindakan yang paling tepat dalam mengambil keputusan.”

Menurut Salusu ( 2005 : 44), menyatakan bahwa :

“Pengambilan Keputusan adalah pekerjaan sehari-hari dari manajemen sehingga kita perlu mengetahui apakah pengambilan keputusan itu, bagaimana kita tiba pada keputusan itu bagaimana kita tiba pada keputusan, apa keputusan itu, tingkat-tingkatnya, klasifikasinya, dan jenis-jenisnya. Selain itu perlu perlu diketahui teknik pengambilan keputusan, pendekatannya, metodenya, teori-teorinya, etika dalam pengambilan keputusan, peranan birokrasi dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalahnya.”

Menurut Salusu ( 2005 : 46), bahwa kewajiban memutuskan keseluruhan perusahaan administratif sama jauhnya dengan apa yang dilakukan oleh

kewajiban yang bertindak sehingga kewajiban memutuskan itu terikat

secara intergal dengan kewajiban bertindak agar harus dapat mencakup

prinsip-prinsip suatu perusahaan yang menjamin diambilnya keputusan

yang benar dan dilakukannya tindakan yang efektif.

Menurut Salusu ( 2005 : 44), adanya tingkat-tingkat dalam pengambilan keputusan yaitu :

1. Keputusan Otomatis (automatic decisions), yang dibuat berdasarkan

atas keserhanaan yang dimana informasi dapat menghasilkan suatu keputusan.

2. Keputusan Berdasarkan Informasi Yang Diharapkan (Expected

Information decisions), dimana tingkat informasi yang di mulai sedikit kompleks yang artinya informasi yang ada sudah memberi suatu perencanaan untuk menghasilkan suatu keputusan sehingga keputusan ini berbentuk suatu keputusan belum segera dibuat, serta yang masih harus dipelajari bersifat langsung atau otomatis.

3. Keputusan Berdasarkan Berbagai Pertimbangan (Factor Weight

(36)

4. Keputusan Berdasarkan Ketidakpastian Ganda (Dual-Uncertainty decisions), suatu keputusan yang jemlah informasi yang diperlukan semakin bertambah banyak sehingga masih akan diharapkan terhadap ketidakpastiannya sehingga informasi yang dibutuhkan jauh lebih banyak ketidakpastiannya sering mengandung resiko yang jauh lebih besar daripada keputusan-keputusan tingkat dibawahnya.

Dengan mengetahui tingkatan-tingkatan dalam pengambilan keputusan hal ini akan membantu pihak manajemen dalam memberikan keputusan yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan.

Menurut Syamsi (2003 :27), adanya faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :

1. Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan ;

2. Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi ;

3. Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan kepentingan organisasi ;

4. Jarang sekali ada satu pilihan yang memuaskan (oleh karena itu selalu buatlah alternatif-alternatif tanding) ;

5. Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama ;

6. Pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik ;

7. Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu benar atau salah ;

(37)

Grafik Proses Pengambilan Keputusan

Sumber : Syamsi (2003 :27)

Menurut Salusu (2005 : 63), adanya teknik-teknik pengambilan keputusan yaitu :

1. Keputusan Terprogram, terbagi atas :

- Tradisional yaitu pada kebiasaan, pekerjaan rutin sehari-hari, prosedur operasional yang baku, struktur organisasi yang

DEFINISI MASALAH

PENGUMPULAN DATA

ANALISA DATA

PENENTUAN ALTERNATIF

PEMILIHAN ALTERNATIF YANG BAIK

PUTUSKAN

IMPLEMENTASI DAN MONITOR HASIL

(38)

dimana ada harapan dengan menggunakan saluran informasi yang terumus dengan jelas.

- Modern yaitu riset operasional, analisis matematik, model-model, simulasi kumputer dan proses data elekronik.

2. Keputusan Tidak Terprogram, terbagi atas :

- Tradisonal, terbagi atas : Heuristic yaitu mendorong seseorang untuk mencari dan menemukan sendiri intuisi serta kreativitas, Ruleof thums yaitu suatu prosedur praktis yang tidak menjamin penyelesaian optimal, dengan seleksi dan latihan baagi para eksekutif.

- Modern yaitu menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan dan dengan menciptakan program-program komputer.

Menurut Salusu (2005 : 63), adanya teori-teori tentang pengambilan keputusan yaitu :

a. Aliran Birokratik (Bureaucratic School), teori memberi tekanan yang cukup besar pada arus dan jalannya pekerjaan dalam struktur organisasi sehingga dari para karyawan memiliki tugas melaporkan masalah, memberi informasi, meyiapakan fakta dan keterangan-keterangan lain kepada atasan dengan menggunakan segala pengetahuan, keterampilan dan kemampuannya, atasan tadi membuat keputusan apabila sudah mempelajari informasi tersebut sehingga keputusan tersebut bergantung pada kemampuannya sendiri dan pada lengkap tidaknya informasi apakah dapat dipercaya sehingga apakah memiliki kelemahan.

b. Aliran Manajemen Saintifik (Scientific Management School), teori ini menekankan pada pandangan terhadap tugas-tugas yang dimana manajemen sendiri memiliki kemampuan untuk menganalisis dan menyelesaikan suatu masalah.

c. Aliraan Hubungan Kemanusian (Human Relations School), dimana dalam teori ini perhatian diberikan kepaada manusia sehingga menimbulkan kepuasaan kerja, peran serta dalam pengambilan keputusan, melakukan organisasi sebagai suatu kelompok sosial yang mempunyai tujuan sehingga kebutuhan dan keingginan anggota selalu dipertimbangkan dalam membuat keputusan bertindak.

d. Aliran Rasionalitas Ekonomi (Economic Rationality School), suatu unit ekonomi yang mengkonversi masukan (input) menjadi luaran (output), dan yang harus dilakukan dengan cara yang paling efisien sehingga suatu langkah akan terus berlangsung sepanjang itu mempunyai nilai yang lebih tinggi daripada biayanya.

(39)

suatu keputusan yang cukup rasional tetapi bukan karena keterbatasan koqnitif, ketidakpastian, dan keterbatasan waktu, memaksa mereka mengambil keputusan dalam kondisi rasionalitas terbatas.

f. Aliran Analisis Sistem, dimana setiap masalah berada dalam suatu sistem yang terdiri dari berbagai subsistem yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan yang dapat ditebak setiap kata-katanya memiliki kaitan satu sama lainnya.

E. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Di Dalam

Pengambilan Keputusan

Didalam perencanaan dan pengawasan persediaan perusahaan bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Sehingga dalam mengukur prestasi kerja (performance) adalah efisien dan efektifitas. Yang dimana efisien adalah suatu kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Sehingga manager efisien yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) dibandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang digunakan. Manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) yang ditentukan disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas.

(40)

untuk perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan didalam pengelolaannya.

Pengambilan keputusan adalah setiap orang yang melaksanakan fungsi-fungsi dari perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengawasi sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Dimana sebagai seorang yang memiliki tanggungjawab untuk suatu usaha dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama sehingga manager dapat mengelola informasi tentang persediaan yang dapat memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan.

(41)

(42)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Sugiyono ( 2004:6 ), “Menyatakan bahwa penelitian itu bermacam-macam jenisnya dan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, metode,

tingkat eksplanasi, dan analisis dan jenis data”.

Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang berbentuk deskriptif. Metode Deskriptif yaitu metode dimana penulis mengumpulkan data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literatur-literatur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannnya.

B. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama baik yang individu maupun lembaga atau institusi yang masih membutuhkan pengelolaan yang lebih lanjut. Data primer yang penulis kumpulkan adalah hasil wawancara berupa tanya jawab dengan bagian penjualan dan keuangan.

Contoh pertanyaannya :

- Bagaimana sistem prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

(43)

- Apakah prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data pelengkap bagi data primer yang diperoleh dalam bentuk hasil pengolahan yang sudah jadi, baik berupa publikasi, maupun data perusahaan. Data sekunder yang penulis kumpulkan dari pihak internal perusahaan antara lain berupa struktur organisasi perusahaan, sejarah singkat perusahaan dan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang terdapat pada perusahaan.

C. Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik Dokumentasi

Mengumpulkan data sekunder yang telah terdokumentasi baik data keuangan maupun non keuangan. Data ini bersumber dari perusahaan dan buku literatur yang ada. Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data sekunder, sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data primer. 2. Teknik Wawancara

Dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian. Seperti wawancara kepada Bagian Keuangan yaitu Bapak Edi Saputra Hasibuan dan Bagian Gudang yang ada di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.

(44)

pendahuluan untuk menemukan masalah yang akan diteliti, dan juga

apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit atau kecil.”

D. Metode Penganalisis Data

Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode : 1. Metode Analisis

Yakni dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, mengklasifikasikan, menganalisis dan mentafsirkan data sehingga data dapat memberikan gambaran mengenai permasalahan yang diteliti.

2. Metode Deskriptif.

Sugiyono ( 2004 : 11 ), ”Mendefinisikan metode deskriptif sebagai “Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik

satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau

menghubungkan dengan variabel yang lain.”

E. Tempat Penelitian

(45)

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Analisis Data Penelitian

1. Gambaran Umum dan Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo

Cabang Medan

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan beralamat di Jalan Binjai KM No. 146 Medan 20123 adalah salah satu dari tujuh belas kantor cabang dari anak perusahaan PT. PIE Rajawali Nusindo (Persero) yang berkantor pusat di Jakarta. Induk perusahaan juga berpusat di Jakarta dengan nama PT. Rajawali Nusindo (RNI Group) Jalan Denpasar Raya Kav. D III Kuningan. Perusahaan induk tidak melakukan kegiatan usaha (non operating). Kegiatan usaha dilakukan oleh anak-anak perusahaan sesuai dengan anggaran dasar masing-masing dengan bidang usaha seperti : industri gula, perdagangan umum, farmasi dan asuransi, budidaya karet, apotik, pergudangan, kulit, pengelolaan dan pengusahaan persil dan investasi.

PT. Rajawali Nusindo merupakan badan usaha milik Negara (BUMN) didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 Tahun 1974 pada tanggal 21 Mei 1976 dengan bentuk badan hukum Perusahaan Perseroan (Persero) dan telah mendapat pengesahaan menteri kehakiman No. C 24260-HT01-04 tahun 1983 tanggal 3 Juni 1983. PT. Rajawali Nusindo memiliki 9 anak perusahaan dimana 100% saham anak perusahaan PT. Phapros Semarang saham dikuasai oleh induk hanya 49%. Kebijakan umum dari anak perusahaan ditentukan oleh Direksi

(46)

Perusahaan induk sedangkan kebijakan usaha yang memiliki otoritas operasional dan administrasi sebagai badan hokum yang berdiri sendiri.

(47)

Perusahaan mengkelompokkan produk obat-obatan dan alat kesehatan ke dalam 5 kelempok besar yaitu :

a. Obat Generik

Obat Generik adalah obat-obatan yang diproduksi dalam rangka usaha

menunjang program pemerintah tentang peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat. Obat-obatan ini diproduksi secara masal dan disubsidi pembayarannya oleh pemerintah melalui APBN, dikemas dalam kemasan sederhana namun aman sehingga harga jual relatife murah dibandingkan dengan obat patent. Ada beberapa jenis yang dipasarkan perusahaan antara lain :

- Acetosal 100 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan untuk

menghilangkan rasa nyeri.

- Amphisilline 500 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan sebagai

anti biotik.

- Diazepam 5 mg 100’s, berbentuk tablet sebagai obat penenang.

- Tetracycline 250 mg 100’s, berbentuk capsul sebagai anti biotik.

- Thiamine 100 mg 10 amp, merupakan vitamin B1.

b. LDT (Lek, Dental, Trophy)

Lek adalah produk obat-obatan, Dental merupakan produk kesehatan

gigi sedangkan Trophy adalah peralatan atau alat rontgen gigi. Produk-produk tersebut antara lain :

- Dermazim Cream 50 mg, berbentuk cream untuk mengobati luka

bakar.

(48)

- Linco biotik caps, berbentuk capsul sebagai anti biotik.

- Nife card, berbentuk tablet untuk mengobati penyakit jantung.

- Polin tablet 400 mg, sebagai anti biotik.

c. Phapros

Phapros adalah anak perusahaan dari PT. Rajawali Nusindo yang

merupakan pabrik obat-obatan yang berpusat di Semarang. Dalam hal ini PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan bertindak sebagai distributor tunggal untuk daerah pemasaran yang ada di wilayah Sumatera Utara terutama didaerah Aceh, sehingga adanya produk-produk antara lain:

- Antimo, sebagai obat anti mabuk.

- Liuron B Plex, merupakan vitamin penambah darah.

- Pehatifen syrup, sebagai obat asma.

- Nitriton 60 ml, sirup obat batuk.

d. Lederle

Lederle memproduksi obat-obatan yang diolah dari pabrik Phapros dan

mendapat lisensi dari USA. Adanya produk-produk tersebut antara lain :

- Antane tablet, untuk pengobatan penyakit Parkinson.

- Incremin sirup, digunakan sebagai suplemen vitamin dan mineral

untuk anak.

- Myambutal, digunakan sebagai obat anti TBC.

- Diamox, digunakan sebagai diuretic yaitu untuk melancarkan air seni

(49)

e. BM (Boechringer Maunheim GMBH, Germany)

Merupakan produk impor dari Jerman dan di Indonesia terbagi atas tiga bagian yaitu :

1. DD (Dycentralized Dignostika)

Digunakan sebagai alat dan regensia untuk kimia klinik, khusus digunakan dalam praktek dokter.

2. CD (Cebtral Dignostika)

Merupakan alat dan regensia untuk kimia klinik serta untuk memeriksa darah pasien. Selain itu juga digunakan pada laboratorium rumah sakit sebagai sistem wet chemistry.

3. Therapentic

Merupakan produk obat-obatan yang telah mendapatkan lisensi dari Jerman, antara lain :

- Anti Hyperlipicemia, obat anti kegemukan.

- Anti Hypervicemia, mencegah penumpukkan asam urat di

tulang.

- Anti Diabetic agent, digunakan untuk penderita diabetes.

- Cerebrovasculer

(50)

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai distributor obat-obatan memakai strategi differensial marketing dimana dalam aktifitasnya perusahaan berhadapan dengan tiga pasar yaitu :

a. Pasar Produsen

Pasar produsen adalah pasar dimana pembeli produk untuk diolah kembali. Yang termasuk pasar produsen adalah apotik. Apotik merupakan sasaran perusahaan dalam memasarkan obat-obatan daftar G maupun obat bebas. Disini apotik membeli obat-obatan dari perusahaan kemudian mengolahnya sesuai dengan kebutuhan konsumen atau menurut resep dokter. Penjualan ke apotik merupakan kegiatan rutin, sehingga para salesmen dari perusahaan selalu memeriksa daftar obat-obatan yang akan menawarkan obat-obatan dari perusahaan kalau disetujui maka perusahaan akan mengirimkan secepatnya ke apotik. Disamping itu apotik juga dapat melakukan pemesanan langsung ke perusahaan.

b. Pasar Penjual

(51)

c. Pasar Pemerintah

Yang termasuk pasar pemerintah di sini adalah rumah sakit dan proyek-proyek pengadaan obat-obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana APBN maupun APBD. Perusahaan menyalurkan produknya biasanya setelah ditunjuk sebagai pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau pemimpin proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi.

Struktur organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dikelompokkan atas bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar 1. Tugas dari masing-masing bagian dari divisi tersebut sebagai berikut :

a. Pimpinan Cabang mempunyai tugas :

1. Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan pejabat setempat.

2. Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan.

3. Membina, mengarahkan serta dapat memotivasi karyawan sehingga diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien.

4. Menyusun, melaksanakan dan mempertanggung jawabkan anggaran serta melaporkannya kepada atasan.

5. Menyampaikan usul dan saran perbaikan serta pengembangan perusahaan kepada atasan.

(52)

1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang disimpan.

2. Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo untuk ditagih.

3. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur. 4. Meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan. 5. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih.

6. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang (SPB) dan Nota Kredit (NKR) yang diterbitkan.

c. Bagian Pembukuan mempunyai tugas :

1. Vertifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti memorial.

2. Membuat laporan rekening koran bank antar cabang. 3. Membuat laporan keuangan berkala.

4. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja. 5. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan dan

uang muka perjalanan dinas.

6. Memeriksa hasil print out komputer untuk sub piutang.

7. Menyelesaikan masalah perpajakan (pemungutan, penyetoran dan pelaporan).

d. Bagian Kas mempunyai tugas :

(53)

2. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan keluar setelah disetujui pimpinan.

3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota. 4. Mengerjakan daftar perubahan kas.

5. Mengerjakan daftar perubahan bank.

6. Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur e. Bagian Inkasso mempunyai tugas :

1. Melaksanakan penagihan dalam kota. 2. Membuat bukti masuk kas atas penagihan.

3. Menyetor uang hasil tagihan cek atau giro ke kasir dan mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap selesai penagihan. 4. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas keluar

atas pembayaran Nota Kredit (NKR). f. Bagian Pesanan mempunyai tugas :

1. Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan maupun tulisan petugas lapangan (salesman dan detailer).

2. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern (SP).

3. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengiriman barang (SPB) yang diterbitkan.

(54)

5. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit (NKR), nota kredit barang (NKB), nota bonus dan Surat Pengiriman (SPB) bonus.

6. Membuat kontrak jual beli sewa. g. Bagian Gudang mempunyai tugas :

1. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirimkan ke pelanggan.

2. Membuka, menghitung dan meneliti barang-barang yang diterima. 3. Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang.

4. Melaksanakan administrasi persediaan barang di gudang.

5. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan. 6. Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang.

7. Memantau Surat Pesanan Barang (SPB) yang dibuat oleh bagian pesanan.

h. Bagian Umum mempunyai tugas :

1. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda surat masuk atau keluar.

2. Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas dan investasi.

3. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor. 4. Melayani urusan keprotokolan dan humas.

(55)

(Surat Pajak Tahunan Massa dan Surat Pajak Tahunan atau atas Penghasilan Karyawan).

i. Divisi Penjualan mempunyai tugas :

1. Mencari order penjualan dan canvassing.

2. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi. 3. Mengantar barang ke pelanggan.

4. Membantu melaksanakan penagihan.

Sedangkan Divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera, Divisi Lederle, Divisi LD Thera, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU (POC), Divisi BM-DC, Divisi, D&G, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Inpres atau Skifa. Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas ke perusahaan dan rumah sakit untuk memasarkan produknya, sehingga salesman juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam jangka waktu tertentu untuk mendapatkan order dan canvassing agar tercapai target penjualannya.

Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai

(56)

Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara keseluruhan telah menggambarkan fungsi- fungsi otorisasi, operasional, penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada bagian-bagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagianpun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan.

Didalam suatu stuktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahaan terhadap fungsi-fungsi sehingga transaksi yang ada didalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian. Dimana fungsi otorisasi dilaksanakan oleh Kepala Cabang, fungsi operasional penyerahan barang oleh bagian gudang, fungsi penyimpanan (faktur baru, faktur yang gagal serta cek atau inkasso) dilaksanakan oleh bagian piutang. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Sedangkan fungsi operasional penagihan oleh bagian inkasso dan pemeriksaan intern dilaksanakan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI).

(57)

dibentuknya bagian penagihan kredit maka aktivitas penagihan menjadi wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan. Didalam pelaksanaan penagihan yang dilakukan oleh ketiga bagian tersebut secara fungsional harus terpisah agar tidak terjadinya kecurangan dan ketidakjelasan siapa yang bertanggung jawab jika terjadi permasalahan dalam penagihan kredit.

(58)

Gambar 1

STRUKTUR ORGANISASI

PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan (Persero)

(59)

2. Perencanaan Persediaan Pada Rajawali Nusindo Cabang Medan.

Perencanaan persediaan merupakan suatu kegiatan yang mendasar karena apabila perusahaan tidak menetapkan suatu rencana persediaan yang mantap maka hal ini dapat menghambat proses penjualan untuk memenuhi permintaan konsumen yang akhirnya mengakibatkan kerugiaan bagi perusahaan. PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan suatu perusahaan distributor alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang dimana sistem perencanaan persediaan dapat diperhatikan berdasarkan kebutuhan pelanggan seperti kualitas, jenis dan tipe yang diinginkan oleh pelanggan.