KERJA PRAKTEK
Oleh :
Nama : Novita Rahmawati NIM : 10.41011.0003 Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Komputerisasi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
iv
Badan Urusan Logistik (BULOG) adalah perusahaan umum milik negara yang bergerak di bidang logistik pangan salah satunya yaitu menstabilisasi harga khususnya harga bahan pokok, Dalam hal ini Bulog mendirikan Bulog Mart yang menjual bahan pokok seperti beras, gula pasir, minyak goreng, tepung terigu, teh, kedelai dan lain-lain.
Namun Bulog Mart tersebut memiliki beberapa kendala yang sedang dihadapi yaitu dalam pencarian data dan informasi pembelian dilakukan secara manual oleh bagian pembelian. Hal ini mengakibatkan memerlukan waktu yang lama. Selain itu data dan laporan yang dihasilkanpun menjadi kurang akurat.
Dari permasalahan diatas, maka dibuatlah sistem informasi pembelian pada Bulog Mart beserta laporan pembelian sehingga dapat digunakan oleh Bulog Mart sebagai bahan evaluasi pembelian oleh pimpinan.
Hasil dari aplikasi sistem informasi pembelian yang telah diimplementasikan di Bulog Mart dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat dapat membantu serta mempercepat proses pembelian. Sehingga data dan informasi yang dibutuhkan lebih akurat dan lebih cepat dalam mencari informasi.
Kata Kunci : Implementasi Aplikasi, Informasi, Pembelian, Sistem
STIKOM
vii DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ...iv
KATA PENGANTAR ...v
DAFTAR ISI ...vii
DAFTAR GAMBAR ...x
DAFTAR TABEL ...xiv
DAFTAR LAMPIRAN ...xv
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Rumusan Masalah ...2
1.3 Batasan Masalah ...2
1.4 Tujuan ...3
1.5 Konstribusi ...3
1.6 Sistematika Penulisan ...3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...6
2.1 Sejarah Perusahaan ...6
2.2 Logo Perusahaan ...11
2.3 Lokasi Perusahaan ...12
2.4 Visi dan Misi Perusahaan ...13
2.4.1 Visi ...13
2.4.2 Misi...13
2.5 Nilai Perusahaan ...13
2.6 Struktur Organisasi ...15
STIKOM
viii
BAB III LANDASAN TEORI ...16
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ...16
3.2 Analisa Sistem Informasi ...19
3.3 Perancangan Sistem Informasi ...19
3.4 Pembelian ...20
3.5 Bagan Alir Sistem ...21
3.5.1 Bagan Alir Dokumen dan Sistem ...21
3.5.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ...24
3.5.3 Data Flow Diagram (DFD) ...26
3.6 Visual Basic .NET 2010 ...28
3.7 Database ...30
3.8 SQL Server 2008 ...31
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ...33
4.1 Menganalisis Sistem ...34
4.1.1 Document Flow Pembelian Tunai ...34
4.2 Merancang Sistem ...37
4.2.1 System Flow Pembelian Tunai ...37
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ...39
4.2.3 Perancangan Database ...41
4.2.4 Struktur Tabel ...43
4.3 Mendesain Input/Output ...49
4.3.1 Desain Input ...49
4.3.2 Desain Output ...57
4.4 Mengimplementasikan Sistem ...59
STIKOM
ix
4.4.1 Kebutuhan Sistem ...59
4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi ...59
BAB V PENUTUP ...89
5.1 Kesimpulan ...89
5.2 Saran ...89
DAFTAR PUSTAKA ...90
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Peran Sistem Informasi dalam perusahaan sangatlah penting. Terutama untuk menunjang perusahaan tersebut agar lebih maju dan berkembang. Aplikasi atau program yang tepat tentunya akan sangat membantu dalam kelancaran atau kecepatan penyelesaian pekerjaan dalam perusahaan.
Badan Urusan Logistik (BULOG) adalah perusahaan umum milik negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Ruang lingkup bisnis perusahaan meliputi usaha logistik/pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintah, BULOG tetap melakukan kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stok pangan.
Perum Bulog memiliki beberapa Divisi Regional (Divre) di beberapa wilayah, salah satunya yaitu di Jawa Timur yang disebut dengan Divre Jatim. Divre Jatim sendiri memiliki sub-sub divre, salah satunya yaitu Sub Divre Surabaya Utara. Pada Sub Divre Surabaya Utara ini telah mendirikan Bulog Mart untuk memberikan kemudahan-kemudahan akses pasar kepada masyarakat, dan memberikan kemudahan-kemudahan terhadap kebutuhan pokok sehari-hari dengan harga yang
STIKOM
relatif lebih murah dari harga pasar. Bulog mart sendiri menjual bahan pokok seperti beras, gula pasir, minyak goreng, tepung terigu, teh, kedelai dan lain-lain.
Namun pada proses pembelian Bulog Mart yaitu pada saat pemesanan barang dari Bulog Mart ke Divre Jatim, Kasi PPU harus melihat langsung ke dalam gudang dan melihat stok barang mana yang sudah habis atau belum. Hal ini mengakibatkan perlu waktu yang lama untuk pencarian data dan informasi. Selain itu data dan laporan yang dihasilkanpun menjadi kurang detil dan kurang akurat.
Berdasarkan permasalahan diatas maka dibuatlah aplikasi pembelian yang dapat memberikan informasi secara detail serta memberikan data dan laporan yang lebih akurat. Sistem ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan proses pembelian pada Bulog Mart dalam memberikan informasi yang lebih akurat dan lebih detail kepada pihak yang membutuhkan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka dapat ditulis perumusan masalah yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi pembelian yang dapat membantu pihak manajemen Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara mengenai informasi barang apa saja yang akan di beli, barang apa saja yang telah habis atau mendekati stok minimum.
1.3 Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem informasi ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai maka pembahasan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
STIKOM
1. Sistem dan aplikasi yang dibangun hanya menangani pembelian secara tunai. 2. Laporan yang dibuat hanya laporan pembelian, laporan barang.
3. Aplikasi ini tidak melakukan perhitungan untuk pencatatan akuntansi, hanya melakukan perhitungan detail beli per periode.
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari kerja praktek ini adalah menghasilkan aplikasi rancang bangun sistem informasi pembelian pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara secara terkomputerisasi sehingga dapat memudahkan dan menghasilkan kinerja yang optimal pada perusahaan.
1.5 Konstribusi
Konstribusi yang diberikan kepada Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara selama kerja Praktek adalah :
1. Memberikan usulan divisi PPU (Pengembangan dan Perencanaan Usaha) mengenai desain serta aplikasi sistem informasi pembelian.
2. Membantu perusahaan untuk lebih mudah dalam melakukan proses pembelian.
3. Memberikan aplikasi sistem pembelian kepada Kasi PPU.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran dan memudahkan memahami masalah yang sedang dibahas, maka penulisan laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:
STIKOM
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah dari sistem yang akan dibuat pada Bulog Mart, rumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan tentang batasan dari sistem yang akan dibuat, tujuan pembuatan sistem serta konstribusi yang ingin dicapai.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi tentang gambaran umum mengenai Bulog dan Bulog Mart, sejarah Bulog dan struktur organisasi yang terdapat di dalam Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelasan beberapa teori yang berhubungan dengan permasalahan yang berkaitan. Teori-teori tersebut meliputi konsep dasar sistem informasi, definisi pembelian, analisa sistem, perancangan sistem dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembuatan sistem.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini membahas mengenai prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini juga berisi tentang perancangan sistem berupa System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel, desain Input/Output sampai dengan implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi pembelian pada Bulog Mart.
STIKOM
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.
STIKOM
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
Sejarah perkembangan Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah sesuai kondisi yang berkembang.
Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem lisensi. Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun 1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak.
Menjelang pecahnya Perang Dunia II, pemerintah Belanda memandang perlu untuk secara resmi dan permanen mendirikan suatu lembaga pangan. Tanggal 25 April 1939, lahirlah suatu lembaga pangan yang disebut Voeding Middelen
STIKOM
Fonds (VMF).
Lembaga pangan ini banyak mengalami perubahan nama maupun fungsi. Secara ringkas, perkembangannya sebagai berikut:
1. Tahun 1939 didirikan VMF yang tugasnya membeli, menjual dan mengadakan persediaan bahan makanan.
2. Tahun 1942-1945 (zaman pendudukan Jepang) VMF dibekukan dan diganti dengan "Sangyobu Nanyo Kohatsu Kaisha".
3. Tahun 1945-1950, terdapat 2 organisasi, yaitu: Di Daerah RI: Didirikan Jawatan Pengawasan Makanan Rakyat (PMR) dan pada Tahun 1947/48 dibentuk Kementrian Persediaan Makanan Rakyat sedang di daerah yang diduduki Belanda: VMF dihidupkan kembali dengan tugas seperti yang telah dijalankan di tahun 1939.
4. Tahun 1950 dibentuk Yayasan Bahan Makanan (BAMA) (1950-1952) yang tugasnya yaitu membeli, menjual dan mengadakan persediaan pangan.
5. Tahun 1952 fungsi dari Yayasan Urusan Bahan Makanan (YUBM) (1952-1958) ini lebih banyak berhubungan dengan masalah distribusi/pemerataan pangan. Dalam periode ini mulailah dilaksanakan kebijaksanaan dan usaha stabilisasi harga beras melalui injeksi di pasaran.
6. Tahun 1958 selain YUBM yang ditugaskan untuk impor didirikan pula YBPP (Yayasan Badan Pembelian Padi) (1958-1964) yang dibentuk di daerah-daerah dan bertugas untuk membeli padi. Dengan meningkatnya harga beras dan terjadinya tekanan-tekanan dari golongan penerima pendapatan tetap, maka
STIKOM
pemerintah pada periode ini meninggalkan prinsip stabilisasi melalui mekanisme pasar dan berorientasi pada distribusi fisik.
7. Tahun 1964 YUBM dan YBPP dilebur menjadi BPUP (Badan Pelaksana Urusan Pangan) (1964-1966). Tugas badan ini mengurus persediaan bahan pangan di seluruh Indonesia.
8. Tahun 1966 BPUP dilebur menjadi Kolognas (Komando Logistik Nasional) (1966-1967). Tugas Kolognas adalah mengendalikan operasional bahan-bahan pokok kebutuhan hidup. Kebijaksanaan dan tindakan yang diambil untuk menanggulangi kekurangan stok waktu itu adalah mencari beras luar negeri. 9. Tahun 1967 KOLOGNAS dibubarkan, diganti dengan BULOG (Badan
Urusan Logistik) (1967-1969) yang dibentuk dengan KEPPRES No. 114/KEP, 1967. Berdasarkan KEPPRES RI No. 272/1967, BULOG dinyatakan sebagai "Single Purchasing Agency" dan Bank Indonesia ditunjuk sebagai Single Financing Agency (Inpres No. 1/1968).
10. Pada tanggal 22 Januari 1969 (Reorganisasi BULOG) berdasarkan KEPPRES 11/1969, struktur organisasi BULOG diubah. Tugas BULOG yaitu membantu Pemerintah untuk menstabilkan harga pangan khususnya 9 bahan pokok. Tahun 1969 mulailah dibangun beberapa konsep dasar kebijaksanaan pangan yang erat kaitannya dengan pola pembangunan ekonomi nasional antara lain : konsep floor dan ceiling price; konsep bufferstock; dan Sistem serta tatacara pengadaan, pengangkutan, penyimpanan dan penyaluran.
STIKOM
Tugas BULOG semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978), kedelai (1977), kacang tanah (1979), kacang hijau (1979), telur dan daging ayam pada Hari Raya, Natal/Tahun Baru. Kebijaksanaan Stabilisasi Harga Beras yang berorientasi pada operasi bufferstock dimulai tahun 1970.
Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola BULOG masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di wilayah Indonesia. Struktur organisasi BULOG diubah sesuai Keppres No.39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah.
Penyempurnaan organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No.50/1995 BULOG ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu, kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok BULOG dipersempit melalui Keppres No.45/1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya memonopoli beras saja.
Liberalisasi beras mulai dilaksanakan sesuai Keppres RI No.19/1998 tanggal 21 Januari 1998 dan tugas pokok BULOG hanya mengelola beras saja. Tugas pokok BULOG diperbaharui kembali melalui Keppres No.29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang
STIKOM
manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama, karena mulai 23 Nopember 2000 keluar Keppres No.166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajemen logistik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Akhirnya, Keppres No.103/2001 tanggal 13 September 2001 mengatur kembali tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.
Selama lebih dari 30 tahun Bulog telah melaksanakan penugasan dari pemerintah untuk menangani bahan pangan pokok khususnya beras dalam rangka memperkuat ketahanan pangan nasional, timbul tekanan yang sangat kuat agar peran pemerintah dipangkas secara drastis sehingga semua kepentingan nasional termasuk pangan harus diserahkan sepenuhnya kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga keuangan internasional seperti IMF dan World Bank. Dan pada akhirnya era baru itu datang juga, sejak tanggal 20 Januari 2003 LPND Bulog secara resmi berubah menjadi Perum Bulog berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No.7 Tahun 2003 yang kemudian direvisi menjadi PP RI No.61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.
STIKOM
Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI, disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan harga dasar pembelian gabah, pendistribusian beras untuk masyarakat miskin yang rawan pangan, pemupukan stok nasional untuk berbagai keperluan publik menghadapi keadaan darurat dan kepentingan publik lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga.
Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat luas.
2.2 Logo Perusahaan
Gambar 2.1 Logo Perum Bulog
STIKOM
Arti dari logo Perum Bulog :
Bunga teratai : Mempresentasikan Bulog sebagai lembaga pangan yang handal untuk memantapkan ketahanan pangan.
Warna jingga : Melambangkan optimisme dalam mencapai visi dan misinya.
Gambar 2.2 Logo Bulog Mart
2.3 Lokasi Perusahaan
Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara berlokasi di Jalan Raya Bandara Juanda No. 16 Sidoarjo. Untuk mengetahui letak secara detail, dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
STIKOM
Gambar 2.3 Lokasi Perusahaan
2.4 Visi dan Misi Perusahaan
Berikut ini adalah visi dan misi Perum Bulog: 2.4.1 Visi
Visi yang terdapat pada Perum Bulog yaitu:
Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian ketahanan pangan nasional yang berkelanjutan.
2.4.2 Misi
Misi yang terdapat pada Perum Bulog yaitu:
1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu, stabil dan terjangkau. 2. Mewujudkan SDM profesional, jujur, amanah dan menerapkan prinsip-prinsip
GCG di bidang pangan.
STIKOM
2.5 Nilai Perusahaan
Nilai-nilai Dasar yang diterapkan didalam Perum Bulog ada 5 nilai yaitu: 1. KUALITAS
Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat untuk berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi.
2. INTEGRITAS
Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara prinsip dengan perilaku.
3. TEAM WORK
Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.
4. INOVATIF
Kemampuan untuk berfikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas dan inovasi dalam bekerja.
5. RESPONSIF
Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan perusahaan.
STIKOM
2.6 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah struktur organisasi Sub Divre Surabaya Utara:
KEPALA
WAIL KEPALA
SEKSI PELAYANAN PUBLIK
SEKSI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN SEKSI ANALISA HARGA
DAN PASAR
SEKSI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
USAHA
SEKSI AKUNTANSI
KANTOR SEKSI LOGISTIK
GUDANG
UPT PEGOLAHAN GABAH / BERAS
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Sub Divre Surabaya Utara
STIKOM
16 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain (Al Fatta, 2007:3). Menurut Gerald. J. dalam (Ladjamudin, 2005:3), mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistem yang lebih menekankan pada prosedur dan elemennya. Prosedur didefinisikan sebagai suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran.
Menurut Davis dalam (Al Fatta, 2007:9), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sedangkan menurut Mc Leod dalam (Al Fatta, 2007:9), mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto HM (1999), Sistem Informasi adalah suatu sistem yang ada di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
STIKOM
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Sutabri (2004), Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
a. Blok masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
STIKOM
c. Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi merupakan toolbox dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
e. Blok basis data (database block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan pernagkat lunak paket yang desebut dengan database
management system (DBMS).
STIKOM
f. Blok kendali (control blok)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, temperatur, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat meruask sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
3.2 Analisa Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2004), Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap rancangan sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi. Hasil akhir atau output dari tahap analisis sitem ini adalah suatu laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.
Menurut Jogiyanto HM (1999), Analisa Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
STIKOM
3.3 Perancangan Sistem Informasi
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Untuk dapat mencapai keinginan yang dimaksud maka perlu dilakukan suatu rancangan sistem. Tahap rancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer organisasi.hasil akhir atau output dati tahap rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi teknis dari bentuk-bentuk keluaran dan masukan serta spesifikasi teknis perangkat lunak yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan (Sutabri, 2004:88).
3.4 Pembelian
Pembelian adalah suatu transaksi dimana perusahaan membutuhkan barang atau jasa, baik untuk dipakai maupun tidak untuk persediaan yang akan dijual. Pembelian bisa dilakukan secara tunai atau kredit.
Pembelian adalah usaha pengadaan barang-barang untuk perusahaan. Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa mengadakan perubahan untuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur pembelian dilakukan dengan merubah kembali barang yang sudah kembali menjadi barang dengan bentuk sesuai dengan barang yang diproduksi pada perusahaan manufaktur tersebut.
Berikut ini adalah beberapa ruang lingkup transaksi pembelian : 1. Pemintaan Barang (Material Requisition)
2. Penawaran Harga (Request for Quotation) 3. Purchase Order (PO)
STIKOM
4. Penerimaan Barang (Invoicing) 5. Retur Pembelian (Purchase Return) 6. Dll
Menurut Soemarso S.R (2004) di dalam sebuah perusahaan dagang terjadi beberapa kegiatan pembelian yaitu :
1. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
2. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. 3. Membeli barang dan jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.
3.5 Bagan Alir Sistem
3.5.1Bagan Alir Dokumen dan Sistem
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya (Jogiyanto, 1999:800).
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem (Jogiyanto, 1999:796).
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan di dalam bagan alir dokumen dan bagan alir sistem :
STIKOM
Tabel 3.1 Simbol Document Flowchart
NO SIMBOL
NAMA SIMBOL
FLOWCHART
FUNGSI
1.
Dokumen (Document )
Untuk menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses
manual, mekanik atau komputer.
2. Kegiatan Manual
(Manual Activities)
Untuk menunjukkan pekerjaan yang dilakukan
secara manual.
3.
N
Simpanan Offline (Save
Offline)
Untuk menunjukkan file non komputer yang
diarsip urut angka (numerical). 4.
A
Simpanan Offline (Save
Offline)
Untuk menunjukkan file non komputer yang
diarsip urut huruf (alphabetical). 5.
C
Simpanan Offline (Save
Offline)
Untuk menunjukkan file non komputer yang diarsip urut tanggal
(cronological).
STIKOM
6.
Proses Komputerisasi
(Computerized Process)
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
7.
Database Untuk menyimpan data.
8.
Penghubung (Connector)
Menunjukkan penghubung di halaman
yang masih sama.
9. Penghubung halaman
lain (Connecting Other
Pages)
Menunjukkan penghubung ke halaman
lain.
10.
Titik Terminal (Terminator)
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
11.
Keputusan (Decision)
Menggambarkan suatu penyeleksian kondisi di dalam program dengan
nilai true atau false.
STIKOM
12.
Input/output
Digunakan untuk mewakili data
input/output.
3.5.2Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan alat yang digunakan dalam analisis untuk menggambarkan kebutuhan data dan asumsi-asumsi dalam sistem yang akan dibangun/dikembangkan secara terstruktur dari atas ke bawah. Model data ini juga diatur pada tahapan SDLC dalam mendesain database. ERD menggambarkan struktur dan keterkaitan tabel-tabel data yang menyusun database secara detil. ERD merupakan representasi data sebagai entitas, atribut, dan relasi. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :
1. CDM (Conceptual Data Model)
CDM mempresentasikan struktur logika database yang tidak tergantung pada software dan struktur penyimpanan data apapun. Model konseptual ini sering berisi objek-objek yang belum diimplementasikan dalam database secara fisik. Aturan CDM sebagai berikut :
a. Mempresentasikan pengorganisasian data dalam format grafis. b. Memverifikasi validasi desain data
c. Menghasilkan PDM di mana menspesifikasikan implementasi secara fisik pada
database.
2. PDM (Physical Data Model)
STIKOM
PDM menspesifikasikan implmentasi secara fisik pada database. Dengan PDM, harus mempertimbangkan secara detil implementasi fisik, serta juga harus memperhitungkan target software maupun struktur data storagenya.
PDM mengikuti aturan-aturan sebagai berikut :
a. Mempresentsaikan pengorganisasian data secara fisik dalam format grafis. b. Menghasilkan script pembuat dan pemodifikasi database.
c. Mendefinisikan referential integrity triggers and constraints Ada beberapa derajat relasi yang dapat terjadi, yaitu :
a. One to One Relationship
Menggambarkan bahwa antara 1 entity hanya dapat berhubungan dengan 1
entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol 1-1.
b. One to Many Relationship
Menggambarkan bahwa 1 entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari 1 entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol 1-N.
c. Many to Many Relationship
Menggambarkan bahwa lebih dari 1 entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari 1 entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol N-N.
STIKOM
3.5.3Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jugiyanto (1999), DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Beberapa simbol yang digunakan di DFD yaitu :
a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
External entity merupakan entity di lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak. Berikut ini adalah gambar
External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem).
Gambar 3.1 External Entity (Kesatuan luar) b. Data flow (arus data)
Data flow di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara
proses,simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Berikut ini adalah simbol dari data flow :
STIKOM
Gambar 3.2 Data Flow (Arus Data)
c. Process (proses)
Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses ditunjukkan dengan simbol sebagai berikut :
Gambar 3.3 Process d. Data store (simpanan data)
Data store digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa file atau
database. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan sebagai berikut :
Gambar 3.4 Data Store
3.6 Visual Basic .NET 2010
Menurut Yuswanto dan Subari (2010), Visual basic .NET 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Visual basic .NET 2010 mempunyai suatu jendela yang luas sebagai ruangan kerjanya. Jendela-jendela tersebut yaitu sebagai berikut :
a. Menu Bar
Menu Bar merupakan kumpulan perintah-perintah yang dikelompokkan dalam kriteria operasinya. Daftar pilihan menu yang disediakan oleh Visual
STIKOM
basic .NET 2010 adalah File, Edit, View, Project, Build, Debug, Data, Format,
Tools, Windows, dan Help.
b. Toolbar
Toolbar merupakan sekumpulan tombol yang mewakili suatu perintah
tertentu pada bahasa pemrograman berbasis windows.
c. Toolbox
Toolbox merupakan sebuah jendela di mana kontrol atau kontrol user
interface ditempatkan dan digunakan untuk membentuk suatu program berbasis windows dan web. Kontrol-kontrol yang ada di toolbox adalah all windows
form, common controls, data, components, containers, menus & toolbars,
printing, dialogs, WPF interoperability, reporting, dan visual basic
powerpacks.
d. Form Windows
Di tengah area kerja Visual Basic .NET 2010 terdapat jendela form atau jendela desain. Jendela ini merupakan pusat pengembangan Visual basic .NET 2010 di mana kontrol (obyek) dari common controls pada toolbox ditempatkan.
STIKOM
e. Code Windows
Code windows atau sering disebut dengan jendela editor merupakan area
yang dapat menuliskan kode-kode pemrograman Visual basic .NET. suatu kode-kode program merupakan kumpulan dari instruksi untuk menjalankan obyek yang berupa kontrol maupun form serta logika program.
Code windows mampu meringkas tempat dengan fasilitas Outlining yang
dapat menyembunyikan serta menampilkan kembali suatu blok program.
f. Solution Explorer Windows
Solution explorer windows merupakan jendela yang menampilkan daftar
semua form, modul, class dan file lainnya untuk membuat aplikasi. g. Properti Window
Properti window digunakan pada mode desain yang bertujuan untuk mengatur suatu nilai pada kontrol (obyek). Pada bagian atas dari jendela properties terdapat kotak pilihan sebagai penunjuk dari nama obyek yang sedang aktif.
h. Jendela-jendela lain
Saat eksekusi program dilakukan, terdapat beberapa jendela yang menampilkan informasi dari efek proses tersebut. Beberapa jendela tersebut, anatara lain :
1. Error list Windows
Error list Windows merupakan jendela yang digunakan untuk
menampilkan diskripsi kesalahan yang ditemukan ketika mencoba menjalankan aplikasi
2. Output Window
STIKOM
Output window merupakan jendela untuk menampilkan
langkah-langkah dalam mengkompilasi program.
3.7 Database
Basis data (database) adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data yang bisa mencari secara menyeluruh dan secara sistematis memelihara dan me-retrieve informasi.
Istilah basis data pada umumnya juga menyiratkan serangkaian sifat, berikut ini adalah sifat-sifat basis data :
1. Berbagi Data
Data yang disimpan di dalam basis data tidak secara umum dipegang semata-mata untuk digunakan oleh seseorang. Suatu basis data secara normal diharapkan bisa diakses oleh lebih dari satu orang, dan mungkin pada waktu yang sama.
2. Integrasi Data
Salah satu bentuk tanggung jawab pemakaian basis data yang utama adalah memastikan bahwa data terintegrasi. Suatu basis data harus menjadi koleksi data agar tidak terjadi redundansi data (yang berlebihan). Suatu nilai data dikatakan redundansi bila suatu atribut memiliki dua atau lebih nilai yang sama.
3. Integritas Data
Tanggung jawab lain yang timbul sebagai konsekuensi dari data bersama adalah bahwa basis data perlu menunjukkan integritas. Dengan kata lain, basis data perlu secara akurat mencerminkan seluruh bidang yang mencoba pada model.
STIKOM
4. Keamanan Data
Salah satu cara untuk memastikan integritas basis data adalah dengan melakukan pembatasan akses yaitu pengamanan basis data.
5. Abstraksi Data
Suatu basis data dipandang sebagai model nyata. Informasi yang disimpan di dalam basis data pada umumnya merupakan sebuah usaha untuk menyajikan sifat dari beberapa objek sesungguhnya. Oleh karena itu, suatu basis data adalah suatu abstraksi dari dunia nyata.
6. Independensi Data
Salah satu konsekuensi dari abstraksi adalah gagasan untuk buffering data dari proses yang menggunakan data.
3.8 SQL Server 2008
SQL Server 2008 adalah RDBMS (Relational Database Management
System) yang di-develop oleh Microsoft, yang digunakan untuk menyimpan dan
mengolah data. Pada SQL Server 2008, dapat melakukan pengambilan dan modifikasi data yang ada dengan cepat dan efisien. Selain itu dengan SQL Server 2008 bisa membuat object-object yang sering digunakan pada aplikasi bisnis, seperti membuat database, table, function, stored procedure, trigger, view dan menjalankan perintah SQL (Structured Query Language) untuk mengambil data.
Jika dilihat dari tampilannya, SQL Server 2008 tidak berbeda jauh dengan SQL Server 2005, dibandingkan dengan SQL Server 2000 ke 2005. Pada SQL Server 2008 microsoft mengembangkan beberapa fitur yang telah ada di produk SQL Server sebelumnya dan menambah beberapa fitur baru untuk meningkatkan performance.
STIKOM
Beberapa fitur baru di dalam SQL Server 2008 yaitu : 1. Data Compression
2. Change Data Capture 3. Filtered Indexes
4. Table-valued parameter 5. Sparse Column
6. Data type baru
STIKOM
33
Bulog Mart pada Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara memiliki sistem yang masih tergolong manual. Manual disini mempunyai arti bahwa belum adanya sebuah sistem yang mampu mengelola data-data dan laporan secara terkomputerisasi.
Kerja praktek ini dilakukan selama 160 jam dengan waktu dalam satu hari yaitu 8 jam. Dalam kerja praktek ini, penulis diharuskan menemukan permasalahan yang ada, mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul di dalam perusahaan.
Permasalahan yang ada pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara ini terdapat pada proses pembelian yang masih manual serta kurang akuratnya data-data dan laporan yang ada di dalam perusahaan.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu: a. Menganalisis sistem
b. Merancang sistem c. Mendesain sistem
d. Mengimplementasikan sistem
Langkah-langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan solusi untuk masalah yang ada di dalam Bulog Mart. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.
STIKOM
4.1 Menganalisis Sistem
Dalam pengembangan Sistem Informasi (SI) ini, dibutuhkan analisis dan perancangan sistem pengolahan data. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baik maka dapat memperlancar kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan serta dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam memberikan sebuah informasi.
Berikut ini adalah rancangan sistem yang menjadi landasan dan acuan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pembelian pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara dengan menggunakan VB.Net dan menggunakan database Microsoft SQL Server 2008.
4.1.1 Document Flow Pembelian Tunai
Dalam Document Flow Pembelian Tunai akan dijelaskan proses pembelian barang secara tunai, dimulai dari bagian pembelian mengecek persediaan barang, apakah barang sudah limit? Bila tidak, maka proses akan selesai. Bila iya, maka proses akan berlanjut pada proses pembuatan surat daftar pembelian barang (SDPB) dan menghasilkan SDPB ysng diberikan kepada Kasi PPU, jika tidak di ACC maka bagian pembelian melakukan revisi, jika di ACC maka menghasilkan SDPB ACC yang digunakan untuk membuat surat order pembelian (SOP) dan menghasilkan SOP rangkap 2. Rangkap pertama akan diberikan kepada Divre Jatim dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip oleh bagian pembelian.
Dari SOP rangkap pertama yang telah diberikan Divre Jatim digunakan untuk menyiapkan barang dan membuat TTB oleh Divre Jatim. Setelah menyiapkan barang dan TTB maka Divre jatim mengirim barang dan TTB tersebut kebagian pembelian
STIKOM
yang nantinya TTB tersebut diarsip dan digunakan sebagai acuan untuk pembayaran kepada Divre Jatim. Setelah TTB diarsip oleh bagian pembelian maka bagian pembelian membuat rekap transaksi pembelian dan menghasilkan data transaksi pembelian rangkap 2. Rangkap kedua disimpan sebagai arsip oleh bagian pembelian dan rangkap pertama diberikan kepada Kasi PPU untuk membuat laporan pembelian yang nantinya disimpan sebagai arsip oleh Kasi PPU.
Adapun gambar document flow pembelian tunai sebagai berikut:
STIKOM
Document Flow Pembelian Tunai
Kasi PPU
Bag Pembelian Supplier
[image:41.612.67.559.85.671.2]P ha se Mulai Membuat SDPB (Surat Daftar Pembelian Barang) 2 SOP 1 SDPB 1 SDPB 1 ACC SDPB ACC 1 SDPB ACC YA SDPB ACC 1 Membuat SOP (Surat Order Pembelian) SOP 1 Membuat TTB TTB 1 Mengirim barang dan TTB TTB 1 Pembayaran Selesai Membuat laporan Pembelian Laporan pembelian 1 Revisi SDPB TIDAK Rekap Transaksi Pembelian Mengecek persediaan Limit ? YA TIDAK 2 Data Pembelian 1 Data Pembelian 1
Gambar 4.1 Document Flow Pembelian Tunai
STIKOM
4.2 Merancang Sistem
Berdasarkan analisis, penulis membuat rancangan sistem ini digunakan untuk memanajemen data pembelian pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara sehingga konsistensi data akan tercapai. Dengan analisis tersebut maka dapat menghasilkan
document flow dari analisis sistem yang sedang berjalan, dan untuk merancang suatu
sistem yang baik harus melalui tahap-tahap perancangan. Tahapan tersebut yaitu pembuatan system flow, Context Digram, Data Flow Diagram (DFD), Entity
Relationship Diagram (ERD), struktur tabel, dan desain I/O. Adapun penjelasannya
sebagai berikut:
4.2.1 System Flow Pembelian Tunai
Setelah melakukan analisa terhadap document flow yang tersedia, dapat dirancang System Flow untuk menyelesaikan permasalahan. System Flow merupakan perubahan dari sistem yang menggunakan cara manual ke sistem baru yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan database untuk proses pembelian tunai.
STIKOM
Sistem Flow Pembelian Tunai
Kasi PPU
Bag Pembelian Supplier
[image:43.612.67.561.86.673.2]P h a se Mulai 2 SOP 1 SDPB 1 SDPB 1 ACC SDPB ACC 1 SDPB ACC 1 SOP 1 TTB 1 Mengirim barang dan TTB TTB 1 Pembayaran Selesai Membuat SDPB (Surat Daftar Pembelian Barang) M Bar a n g Membuat SOP (Surat Order Pembelian) Laporan pembelian 1 Membuat Laporan Pembelian Revisi SDPB TIDAK SDPB ACC YA Cetak Transaksi Pembelian Cek Persediaan Barang ACC YA TIDAK 2 Data pembelian 1 Data pembelian 1 Transaksi Pembelian T M Bar a n g T M S u p p lie r T T D e ta il P e m b e lia n T T P e m b e lia n Penyimpanan Transaksi Pembelian Membuat TTB T T S to ck Bar a n g
Gambar 4.2 System Flow Pembelian Tunai
STIKOM
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Dari analisa diagram alur yaitu Document Flow dan System Flow maka dibuatlah Data Flow Diagram (DFD) yang terdiri dari context diagram dan DFD level 0. Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model yang menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini maka dapat terlihat jelas arus data yang mengalir dari sistem tersebut.
1. Context Diagram
Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context Diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Contex Diagram akan memberikan gambaran secara umum tentang keseluruan sistem.
Nota Pemesanan Barang
Laporan Data Supplier
Daftar Pembelian ACC
Data Order Pembelian
Laporan Data Barang Tanda Terima Barang
Data Transaksi Pembelian
Surat Order Pembelian (SOP)
Laporan Pembelian Bukti TTB
Surat Daftar Pem belian Barang (SDPB)
0
Sistem Informasi Pembelian pada Bulog Mart SubDivre Surabaya
Utara
+
Pegawai Supplier
Kasi PPU
Gambar 4.3 Context Diagram
STIKOM
Context Diagram dari sistem pembelian pada Bulog Mart ini melibatkan 3
entity yaitu bagian pembelian, Kasi PPU dan Divre. Ketiga entitas tersebut
memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan.
2. DFD level 0 Sistem Pembelian
DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem pembelian pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.4.
Baca PO
Nota Pemesanan Barang Laporan Data Supplier Detail Beli Disim pan
baca data pegawai
Baca data detail beli
Baca Data Pem belian
Baca Data Detail Beli Surat Daftar Pem belian Barang (SDPB)
Baca Data Pem belian
Baca Data Supplier
Baca Data Jenis Barang
Baca Data Barang
Baca dan simpan Data Pem belian
Laporan Pembelian Laporan Data Barang
Data Transaksi Pem belian Bukti TTB Surat Order Pem belian (SOP)
Tanda Terima Barang
Data Order Pembelian Daftar Pembelian ACC Pegawai Kasi PPU Supplier 1 Pengajuan Pembelian 2 Pembelian 3 Pengirim an 4 Pembuatan Laporan Kasi PPU 1 pembelian
2 detail Beli
3 barang
4 Supplier
5 Jenis Barang
7 Pegawai
8 PO
Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem pembelian
STIKOM
4.2.3 Perancangan Database
Dari analisis sistem diatas maka dapat dibuat Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem pembelian Bulog Mart yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). 1. Conceptual Data Model (CDM)
[image:46.612.60.557.137.680.2]CDM ini menggambarkan struktur basis data yaitu relasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lain. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang terdapat dalam CDM: Memiliki Memiliki Melayani Melakukan Memiliki Mempunyai Memiliki Melakukan Memiliki Memiliki Barang # * * * * * * * * ID_Barang Nama_Barang Satuan Ukuran Stock_Minimum Stock_Barang Harga_Beli_Barang Harga_Jual_Barang Status Detil Beli # * * * ID_Detil_Beli Harga_Beli Jumlah_Beli Sub_Total_beli Supplier # * * * * ID_Supplier Nama_Supplier No_telp_Supplier Alamat_Supplier Kota_Supplier Pembelian # * * ID_Pembelian Tanggal_Beli Total_Beli PEGAWAI # * * * * * * o ID_Pegawai Nama_Pegawai Alamat_Pegawai Jenis_Kelamin_Pegawai No_Telp_Pegawai TTL_Pegawai Password Foto Jenis_Barang # * Id_Jenis_Barang Nama_Jenis_Barang Jabatan # * Id_Jabatan Nama_Jabatan Hak_Akses # * * * Id_Hak_Akses Maintanance Transaksi Laporan PO # * ID_PO Tanggal PO Detil PO # * ID_Detil_PO Jumlah_Barang_PO
Gambar 4.5 Conceptual Data Model Sistem Pembelian Bulog Mart
STIKOM
2. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual
Data Model (CDM). Perancangan PDM merupakan perancangan database secara
fisik. PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Berikut ini adalah PDM yang ada pada sistem pembelian Bulog Mart:
ID_Barang = ID_Barang
ID_Pembelian = ID_Pembelian
ID_Supplier = ID_Supplier
ID_Pegawai = ID_Pegawai
Id_Jabatan = Id_Jabatan
Id_Jabatan = Id_Jabatan Id_Jenis_Barang = Id_Jenis_Barang
ID_Pegawai = ID_Pegawai
ID_PO = ID_PO ID_Barang = ID_Barang
Barang ID_Barang Id_Jenis_Barang Nama_Barang Satuan Ukuran Stock_Minimum Stock_Barang Harga_Beli_Barang Harga_Jual_Barang Status char(10) char(10) varchar(100) varchar(10) varchar(10) int int int int varchar(20) <pk>
<fk> Detil Beli
[image:47.612.53.559.153.672.2]ID_Detil_Beli ID_Pembelian ID_Barang Harga_Beli Jumlah_Beli Sub_Total_beli char(10) char(10) char(10) int int int <pk> <fk2> <fk1> Supplier ID_Supplier Nama_Supplier No_telp_Supplier Alamat_Supplier Kota_Supplier char(10) varchar(50) varchar(15) varchar(100) varchar(50) <pk> Pembelian ID_Pembelian ID_Pegawai ID_Supplier Tanggal_Beli Total_Beli char(10) char(10) char(10) datetime int <pk> <fk2> <fk1> PEGAWAI ID_Pegawai Id_Jabatan Nama_Pegawai Alamat_Pegawai Jenis_Kelamin_Pegawai No_Telp_Pegawai TTL_Pegawai Password Foto char(10) char(10) varchar(50) varchar(100) varchar(10) varchar(15) varchar(50) varchar(15) image <pk> <fk> Jenis_Barang Id_Jenis_Barang Nama_Jenis_Barang char(10) varchar(100) <pk> Jabatan Id_Jabatan Nama_Jabatan char(10) varchar(50) <pk> Hak_Akses Id_Hak_Akses Id_Jabatan Maintanance Transaksi Laporan char(10) char(10) char(1) char(1) char(1) <pk> <fk> PO ID_PO ID_Pegawai Tanggal PO char(10) char(10) datetime <pk> <fk> Detil PO ID_Detil_PO ID_Barang ID_PO Jumlah_Barang_PO char(10) char(10) char(10) int <pk> <fk2> <fk1>
Gambar 4.6 Physical Data Model Sistem Pembelian Bulog Mart
STIKOM
4.2.4 Struktur Tabel
Struktur tabel pada sistem informasi pembelian pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara adalah sebagai berikut:
a. Tabel Barang
Nama Tabel : Barang Primary Key : ID_Barang Foreig Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data barang Tabel 4.1 Barang
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Barang Char 10 Primary Key
2. ID_Jenis_Barang Char 10 Foreign Key 3. Nama_Barang Varchar 100
4. Satuan Varchar 10
5. Ukuran Varchar 10
6. Stock_Minimum Intenger 7. Stock_Barang Intenger 8. Harga_Beli_Barang Intenger 9. Harga_Jual_Barang Intenger
10. Status varchar 20
STIKOM
b. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Pegawai Primary Key : ID_Pegawai Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data pegawai Tabel 4.2 Pegawai
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Pegawai Char 10 Primary Key
2. ID_Jabatan Char 10 Foreign Key
3. Nama_ Pegawai Varchar 50
4. Alamat_ Pegawai Varchar 100 5. Jenis_Kelamin_Pegawai Varchar 10 6. No_Telp_Pegawai Varchar 15
7. TTL_Pegawai Varchar 50
8. Password Varchar 15
9. Foto Image
c. Tabel Supplier
Nama Tabel : Supplier Primary Key : ID_Supplier Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data supplier
STIKOM
Tabel 4.3 Supplier
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Supplier Char 10 Primary Key
2. Nama_Supplier Varchar 50 3. No_Telp_Supplier Varchar 15 4. Alamat_Supplier Varchar 100 5. Kota_Supplier Varchar 50
d. Tabel Detil Beli
Nama Tabel : Detil Beli Primary Key : -
Foreign Key : ID_Barang, ID_Pembelian
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data detil beli Tabel 4.4 Tabel Detil Beli
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Detil_Beli Char 10 Primary Key 2. ID_Pembelian Char 10 Foreign Key
3. ID_Barang Char 10 Foreign Key
4. Harga_Beli Intenger 5. Jumlah_Beli Intenger 6. Sub_Total_Beli Intenger
STIKOM
e. Tabel Pembelian
Nama Tabel : Pembelian Primary Key : ID_Pembelian
Foreign Key : ID_Pegawai, ID_Supplier
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data-data Pembelian Tabel 4.5 Tabel Pembelian
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Pembelian Char 10 Primary Key
2. ID_Pegawai Char 10 Foreign Key
3. ID_Supplier Char 10 Foreign Key 4. Tanggal_Beli Date
5. Total_Beli Integer
f. Tabel Jenis Barang
Nama Tabel : Jenis Barang Primary Key : ID_Jenis_Barang Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data jenis barang
STIKOM
Tabel 4.6 Tabel Jenis Barang
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Jenis_Barang Char 10 Primary Key 2. Nama_Jenis_Barang Varchar 100
g. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Jabatan Primary Key : ID_Jabatan Foreign Key : -
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data jabatan Tabel 4.7 Tabel Jabatan
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Jabatan Char 10 Primary Key
2. Nama_Jabatan Varchar 50
h. Tabel Hak Akses
Nama Tabel : Hak Akses Primary Key : ID_Hak_Akses Foreign Key : ID_Jabatan
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data hak akses
STIKOM
Tabel 4.8 Tabel Hak Akses
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Hak_Akses Char 10 Primary Key
2. ID_Jabatan Char 10 Foreign Key
3. Maintanance Char 1
4. Transaksi Char 1
5. Laporan Char 1
i. Tabel PO
Nama Tabel : PO Primary Key : ID_PO Foreign Key : ID_Pegawai
Fungsi : Tabel untuk menyimpan data PO Tabel 4.9 Tabel PO
No. Field Type Length Constraints
1. ID_PO Char 10 Primary Key
2. ID_Pegawai Char 10 Foreign Key
3. Tanggal_PO datetime
STIKOM
j. Tabel Detil PO
Nama Tabel : Detil PO Primary Key : -
Foreign Key : ID_Barang, ID_Pembelian
Fungsi : Tabel untuk memasukkan data detil PO
Tabel 4.10 Tabel Detail PO
No. Field Type Length Constraints
1. ID_Detil_PO Char 10 Primary Key
2. ID_Barang Char 10 Foreign Key
3. ID_PO Char 10 Foreign Key
4. Jumlah_Barang_PO Intenger
4.3Mendesain Input/Output
Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.net 2008 dan database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain Input/Output dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pembelian pada Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara adalah sebagai berikut:
4.3.1 Desain Input
1. Form login
Berikut ini merupakan desain form login yang berfungsi untuk perlindungan atas data yang ada pada aplikasi ini.
STIKOM
LOGIN
< input >
< input >
USERNAME
PASSWORD
Masuk Keluar
Gambar 4.7 Desain Form Login
2. FormGanti Sandi
Berikut ini merupakan desain input form ganti sandi yang berfungsi untuk mengganti sandi pegawai.
GANTI SANDI
< input >
< input >
< input >
ID PENGGUNA
SANDI LAMA
Masuk Keluar
SANDI BARU
Gambar 4.8 Desain Form Ganti Sandi
3. FormHak Akses
Berikut ini merupakan desain input form hak akses yang berfungsi untuk hak akses pegawai untuk masuk pada aplikasi.
STIKOM
Hak Akses
Hak Akses
Keluar Simpan
Gambar 4.9 Desain Form Hak Akses
4. Form Menu Utama
Berikut ini merupakan desain input form Menu Utama yang fungsinya adalah untuk mapping atau untuk memanggil form-form lainnya seperti : Form Barang, Transaksi, Laporan dan lain lain.
Menu Utama
Transaksi Master
Menu
Gambar 4.10 Desain Form Menu Utama
STIKOM
5. FormPO (Purchase Order)
Berikut ini merupakan desain input form PO yang berfungsi untuk input data PO.
Purchase Order (PO)
BARANG STOCK MINIMUM
DETAIL PO
< input >
< input > <otomatis>
ID PO TANGGAL PO NAMA PEGAWAI
Purchase Order
Simpan Keluar
Tambah
Gambar 4.11 Desain Form PO
6. Form Cari Barang
Berikut ini merupakan desain form cari barang yang berfungsi untuk mencari data barang.
Cari Barang
Data Barang
Cari :
Gambar 4.12 Desain Form Cari Barang
STIKOM
7. Form Jenis Barang
Berikut ini merupakan desain form jenis barang yang berfungsi untuk input data jenis barang.
Jenis Barang
Daftar Jenis Barang
< input > <otomatis>
ID JENIS BARANG
JENIS BARANG Cari : JENIS BARANG Simpan Keluar Batal Ubah Baru
Gambar 4.13 Desain Form Jenis Barang
8. Form Master Barang
Master Barang
Data Barang
<otomatis>
< input >
< input >
< input >
< input >
Simpan Keluar Batal ID BARANG NAMA BARANG SATUAN BARANG
JENIS BARANG STOCK MINIMUM
STOCK BARANG HARGA BELI BARANG
HARGA JUAL BARANG
Ubah Baru < pilihan> < pilihan> UKURAN Cari : DATA BARANG STATUS Tersedia Minimum Tidak Tersedia
Gambar 4.14 Desain Form Master Barang
Gambar diatas merupakan desain form master barang yang berfungsi untuk
input data barang.
STIKOM
9. Form Jabatan
Berikut ini merupakan desain form Jabatan yang berfungsi untuk input data jabatan pegawai.
Jabatan
Daftar Jabatan
< input > <otomatis> ID JABATAN NAMA JABATAN Cari : JABATAN Simpan Keluar Batal Ubah Baru
Gambar 4.15 Desain Form Jabatan
10. Form Master Pegawai
Master Pegawai
Data Pegawai
<otomatis>
< input >
< input >
< input >
< input >
< input >
ID PEGAWAI NAMA PEGAWAI ALAMAT PEGAWAI NO TELP TTL PEGAWAI JENIS KELAMIN
JABATAN < pilihan> Laki-Laki Perempuan
DATA PEGAWAI
PASSWORD FOTO
Simpan Ubah Batal
Keluar Baru
Cari :
Unggah
Gambar 4.16 Desain Form Master Pegawai
Gambar diatas merupakan desain input form master pegawai yang berfungsi untuk input data pegawai.
STIKOM
11. FormMaster Supplier
Berikut ini merupakan desain input form master supplier yang berfungsi untuk
input data supplier.
Master Supplier
Data Supplier
< input >
< input >
< input >
< input > <otomatis>
ID SUPPLIER
NAMA SUPPLIER
ALAMAT SUPPLIER
NO.TELP
KOTA
Cari : DATA SUPPLIER
Simpan Ubah Batal Baru Keluar
Gambar 4.17 Desain Form Master Supplier
12. FormTransaksi Pembelian
Berikut ini merupakan desain input form transaksi pembelian yang berfungsi untuk input data pembelian barang.
STIKOM
Transaksi Pembelian
Input Data
Detil Transaksi Pembelian
<otomatis> <otomatis> <otomatis> <otomatis> <otomatis> <otomatis> <otomatis> <otomatis>
Lihat Transaksi Pembelian Input Transaksi pembelian
ID PEMBELIAN NAMA PEGAWAI NAMA SUPPLIER NAMA BARANG HARGA BELI STOK BARANG
Form Transaksi Pembelian
Total Harga : Rp.
Tambah Keluar Simpan Cari < pilihan> < pilihan> ID PEGAWAI ID SUPPLIER TANGGAL BELI JUMLAH BELI SUB TOTAL BELI
ID Barang Nama Barang Harga Beli Jumlah Beli Sub Total Beli
Gambar 4.18 Desain Form Input Transaksi Pembelian
Transaksi Pembelian
Transaksi Pembelian Perbulan Input Transaksi pembelian
Keluar CARI
BULAN < pilihan>
[image:61.612.53.569.85.687.2]ID Pembelian Tanggal Beli ID Pegawai Nama Pegawai ID Supplier Nama Supplier Total Beli Form Transaksi Pembelian
Gambar 4.19 Desain Form Transaksi Pembelian Perbulan
STIKOM
4.3.2 Desain Output
Berikut ini merupakan desain output aplikasi pembelian pada Bulog Mart: 1. Laporan Pembelian
Gambar dibawah ini merupakan desain output dari laporan pembelian yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai pembelian barang:
Tanggal ID Pembelian Kode Barang Nama Barang Harga Beli Laporan Pembelian Barang
Jumlah Total Harga
10-19-13 T0001 BR005 Minyak Goreng Lovina Rp 12.000 5 Rp 60.000
Bulog Mart Sub Divisi Regional I Surabaya Utara JL. Raya Bandara Juanda No.16 Sidoarjo
Telp (031) 8666945 Fax. (031) 8666204
Periode :
Gambar 4.20 Desain Laporan Pembelian 2. Laporan Data Barang
Gambar dibawah ini merupakan desain output dari laporan data barang yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai data barang:
Kode Barang Nama Barang Harga Beli Harga Jual Stok Barang
Bulog Mart
Sub Divisi Regional I Surabaya Utara JL. Raya Bandara Juanda No.16 Sidoarjo
Telp (031) 8666945 Fax. (031) 8666204
Laporan Data Barang
[image:62.612.57.563.149.667.2]BR005 Minyak Goreng Lovina Rp 12.000 Rp 12.500 35
Gambar 4.21 Desain Laporan Data Barang
STIKOM
3. Laporan Nota Pemesanan
Gambar dibawah ini merupakan desain output dari laporan nota pemesanan yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai pemesanan barang kepada supplier:
Nota Pemesanan Bulog Mart
Sub Divisi Regional I Surabaya Utara JL. Raya Bandara Juanda No.16 Sidoarjo
Telp (031) 8666945 Fax. (031) 8666204
Bulan :
ID PO ID Barang Nama Barang Harga Beli Jumlah Total Harga
P102120 T0001 Minyak Goreng Lovina Rp 12.000 5 Rp 60.000
Gambar 4.22 Desain Nota Pemesanan 4. Laporan Data Supplier
Gambar dibawah ini merupakan desain output dari laporan data supplier yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai data supplier:
ID Supplier Nama Supplier Alamat Supplier No Telp Supplier Kota Supplier Laporan Data Supplier
Bulog Mart
Sub Divisi Regional I Surabaya Utara JL. Raya Bandara Juanda No.16 Sidoarjo
Telp (031) 8666945 Fax. (031) 8666204
S0001 Divre Jatim
[image:63.612.67.563.140.702.2]Jl. Suka suka 743284723 Surabaya
Gambar 4.23 Desain Laporan Data Supplier
STIKOM
4.4Mengimplementasikan Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan. 4.4.1 Kebutuhan Sistem
Kebutuhan spesifikasi minimum perangkat keras yang harus dipersiapkan untuk menjalankan aplikasi ini sebagai berikut:
1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 Ghz 2. Memory 512 MB RAM 3. VGA 64 GB
4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi
Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi sistem informasi pembelian Bulog Mart Sub Divre Surabaya Utara. Berikut ini adalah sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:
1. Form Login
Form Login adalah form yang pertama kali muncul pada saat aplikasi pertama
kali dijalankan. Pengguna harus menginputkan id_pengguna dan sandi yang sesuai agar dapat masuk ke menu utama. Form Login ini digunakan untuk mengontrol data agar hanya orang yang mempunyai hak akses saja yang dapat masuk ke dalam menu utama. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Berikut ini adalah tampilan Form
Login yang dapat dilihat pada gambar 4.22.
STIKOM
Gambar 4.24 Tampilan Form Login
Jika pengguna memasukkan id_pengguna dan sandi sesuai atau benar maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.25.
Gambar 4.25 Message Box Login Benar
[image:65.612.59.562.72.691.2]Tetapi jika pengguna salah atau tidak sesuai memasukkan id_pengguna dan sandi maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.26.
Gambar 4.26 Message Box Login Gagal
STIKOM
Gambar
Dokumen terkait
Ada berbagai tanda awal yang harus diwaspadai karena sangat mungkin melibatkan mikroba yang dapat dimanfaatkan untuk bioterorisme... Tanda Awal versus
Selain itu, penelitian bertujuan menjelaskan secara terperinci masalah sosial tertentu dan akan dihasilkan data yang relevan, yaitu berupa data yang dinyatakan secara
Arah medan magnetik dari sebuah kawat yang dialiri arus listrik dapat ditentukan dengan menggunakan kaidah tangan kanan Oersted, seperti yang diperlihatkan pada Gambar 7.14.. Arah
Pengujian kuat lentur pelat beton bertulang dengan penambahan kawat yang dipasang menyilang dengan ukuran kawat 1.29 mm berukuran 100 x 50 cm dengan tebal 10 cm sebanyak
This study deals with the similarities and differences of gender language expressed in Pride and Prejudice and Frankenstein Novels. The object of this study is
3.3 Menggali informasi dari teks wawancara tentang jenis-jenis usaha dan pekerjaan serta kegiatan ekonomi dan koperasi dengan bantuan guru dan teman dalam bahasa Indonesia
Menurut (Tresna Ayu Puspita, 2017) individu yang memiliki kontrol diri tinggi akan menggunakan internet untuk bermain game online secara sehat sesuai dengan keperluan
1) Tekanan seperti anggapan bahwa siswa yang pandai adalah siswa yang mendapatkan nilai yang tinggi membuat siswa merasa ketika mereka menemukan masalah dalam
