1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Dalam perkembangan teknologi sekarang ini seluruh aspek kegiataan dilakukan secara efektif dan efisien, untuk memperoleh hasil kerja yang optimal memaksimalkan segala kesalahan dalam pengambilan keputusan dibutuhkan sistem informasi sebagai penunjangnya. PT. PLN sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) / lembaga yang mengelola sumber daya energi listrik diindonesia, berusaha memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan.
Berdasarkan penjelasan diatas terlihat bahwa pelayanan pelanggan merupakan salah satu faktor utama untuk memperoleh profit serta kepuasan pelanggan semaksimal mungkin, sehingga dengan alasan tersebut penulis memilih kerja praktek dibagian Unit Pelayanan Pelanggan ( UPP ).
Karena pada bagian ini calon pelanggan/masyarakat umum harus diberitahu tentang hal-hal yang berhubungan dengan pemberian aliran listrik dan dalam ini PLN dituntut untuk memberikan pelayanan yang cepat dan akurat terhadap calon pelanggan/pelanggan melalui sistem komputerisasi yang ada PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura .
2 1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian yang terdapat pada latar belakang diatas, maka penulis mencoba mengindentifikasi masalah yang terjadi, adapun identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Belum Efektifnya pelayanan Pasang Baru Listrik pada PT. PLN (Persero) UPJ CIJAWURA, sehingga berdampak terhadap keterlambatan dalam pemasangan baru listrik.
b. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Pelaksanaan prosedur pelayanan pasang baru listrik pada PT. PLN Persero) UPJ CIJAWURA.
2. Pelayanan permohonan pasang baru listrik calon pelanggan PT. PLN (Persero) UPJ CIJAWURA masih dilakukan secara manual dengan menggunakan form menggunakan kertas.
1.3.Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
a. Maksud Praktek Kerja Lapangan
1. Untuk mengefektifkan pelayanan pasang baru listrik di PT. PLN (Persero) UPJ CIJAWURA.
b.Tujuan Kerja Praktek Kerja Lapangan
1. Merancang sistem informasi yang dapat membantu dan mengefektifkan pelayanan pasang baru listrik di PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura.
3 1.4.Batasan Masalah
1. Sistem Informasi pengajuan pasang baru listrik di PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura. 2. Sistem Informasi pengajuan pasang baru listrik ini hanya membahas
tentang pemasangan baru dan tidak berkaitan dengan perubahan daya ataupun yang lainnya.
1.5.Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Lapangan
Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan di PT.PLN (PERSERO) DISTRIBUTOR JAWA BARAT UPJ CIJAWURA JL.MARGACINTA NO.57 BANDUNG TELP : 022-75033670. Sedangkan waktu penelitian dilaksanakan dari tanggal 5 Juli 2010 sampai dengan 5 Agustus 2010. Adapun aktivitas penelitian disusun dengan menggunakan bar chart seperti berikut :
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktivitas Kerja Waktu (Minggu)
1 2 3 4
1 Pengenalan tempat kerja X
2 Pengenalan teknologi perusahaan X
3 Obsevasi lapangan X
4 Wawancara X
5 Mengumpulkan data X
6 Menganalisis data X
1 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
System adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jogiyanto. HM, 1989: 2)
2.1.1. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.
3. Proses
2 4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepak bola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik, yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau ciri-ciri tertentu, yaitu: 1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan
2. Batas Sistem
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3 Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk suatu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam system. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). 6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan menjadi masukan (input) menjadi keluaran (output).
8. Sasaran Sistem
4 2.1.3. Klasifikasi Sistem
Karena sistem bersifat umum, maka ada baiknya untuk memahami berbagai konsep kategori sistem melalui identifikasi terhadap sistem yang dimaksud serta menyajikan perilaku dan karakteristiknya.
1. Sistem diklasifikasikan sebagai system abstrak (abstract system) dan system fisik (Physical system). System abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan atau konsep yang saling bergantung satu sama lain. Sedangkan system fisik adalah kumpulan eleme-elemen yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai tujuannya.
2. System diklasifikasikan sebagai system alamiah dan buatan
System alamiah adalah system yang telah terbentuk dengan sendirinya yang dapat ditemui di alam bebas. System buatan adalah system yang diciptakan dan dilandaskan dengan tujuan tertentu.
3. System diklasifikasikan sebagai system terbuka dan tertutup
System terbuka adalah system yang mampu berinteraksi dengan lingkungan dimana dimungkinkan adanya pertukaran materi, energi, maupun informasi dengan lingkungannya. System tertutup didefinisikan sebagai system yang tidak mempunyai relasi atau interaksi terhadap lingkungannya.
4. System permanen dan sementara
Semua system yang berlaku untuk rentang waktu yang cukup panjang dibandingakan dengan kegiatan manusia dalam system tersebut dapat digolongkan sebagai system permanen. Sedangkan system yang bersifat sementara diadakan untuk jangka waktu tertentu saja dan sesudahnya bisa dihapuskan/dimodifikasi.
2.2 Pengertian Informasi
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto. HM, 1993 : 8)
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan.
5 “ Sistem Informasi adalah suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” (Jogiyanto.HM, 1993 : 11)
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :
1) Mengenali kontroversi. 2) Menimbang klaim alternatif. 3) Membentuk penilaian.
2.4.2. Alat Bantu Analisis 1. Flow Map
Diagram alir dokumen (Flowmap) merupakan diagram yang
memberikan gambaran luar keseluruhan operasi tanpa penguraian langkah input spesifik, pengolahan dan output yang akan dilaksanakan. Hal yang penting adalah untuk menampilkan gambaran total tanpa khawatir akan tiap detail yang kecil. Setiap alir dokumen memasukkan dari beberapa program yang terpisah.
2. Diagram Kontek
Diagram kontek adalah suatu alat/metode penggambaran suatu SI secara global, baik SI yang berbasis komputer/ tidak berbasis komputer. Diagram kontek terdiri dari sebuah symbol proses yang mewakili keseluruhan proses dalam system dan minimal sebuah entitas luar (external entity) yang merupakan sumber/tujuan data dari system tersebut dan aliran data yang menggambarkan aliran suatu masukan ataupun keluaran dari system tersebut.
6 Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan system yang terstruktur (structured analysis and design). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada/system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Untuk mewakili arus data dalam suatu system digunakan notasi atau symbol sehingga membantu dalam komunikasi dengan pemakai system untuk memahami system secara logika.
Beberapa symbol yang digunakan dalam DFD :
a.External Entity (kesatuan luar) atau Boundary (Batas Sistem)
Setiap system mempunyai batas system (Boundary) yang memisahkan suatu system lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input-input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi atau system lainnya. b.Data Flow (arus data)
Arus data menunjukan arus data yang berupa masukan untuk system atau hasil dari proses system. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data di DFD diberi symbol suatu panah.
c. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses data dianjurkan dengan symbol lingkaran.
d. Data Store (simpanan data)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di system komputer. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis Horizontal paralel.
2.5. Pengertian Pasang Baru Listrik
7 “Proses pengusulan dimana calon pelanggan mengajukan permohonan pada PT. PLN (Persero) untuk melakukan pemasangan baru tenaga listrik di lokasi yang sesuai dengan permintaan pelanggan” (sumber : PT. PLN (Persero)
.
2.6.Fungsi Pelayanan Pelanggan
Fungsi pelayanan pelanggan adalah fungsi yang melaksanakan pelayanan pemberian informasi tentang tatacara perhitungan besarnya biaya, persyaratan dan informasi lainnya yang berhubungan dengan pemberian penyambungan tenaga listrik, perubahan daya yang berhubungan dengan pemberian penyambungan tenaga listrik yang meliputi perencanaan, persiapan, pelaksanaan dan pengendalian.
1 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah Singkat PT. PLN Distribusi Jawa Barat dan Banten
Awal kelistrikan daerah Jawa Barat dimulai semenjak Pemerintah Kolonial Belanda masih menguasai tanah Pasundan. Sesuai dengan perkembangan zaman perusahaan tersebut menjadi PLN Distribusi Jawa Barat dan Banten (DJBB).
Tahap – tahap perkembangannya sebagai berikut :
1. Tahun 1905, ketika itu Jawa Barat khususnya dikota Bandung berdiri perusahaan milik pemerintah Kolonial belanda yang mengelola Penyediaan listrik yang bernama Bandungsche Electriciteit Maatschaappij (BEM).
2. Tahun 1920, dalam perjalanannya BEM dirubah menjadi perusahaan perseroan dengan nama Gemeenschapplijk Electriceit Beedrjf Voor Bandoeng (GEBEO.NV), yang dikukuhkan melalui akte notaris Mr.Andriaan hendrik Van Ophusein.
3. Tahun 1942 – 1945, setelah kekuasaan penjajahan beralih ketangan pemerintahan jepang pendistribusiaan tenaga listrik dilaksanakan oleh
DjawaDenki Djigyo Sha Bandoeng Shi Sha dengan wilayah kerja seluruh Pulau Jawa, sedangkan untuk pembangkitan dan penyaluran dilaksanakan oleh Seiboe Denki Djigyo Sha dan Denki Kosha.
4. Tahun 1948, setelah berakhir pendudukan Jepang. Pengusahaan dan pendistribusian listrik di Jawa barat dikelola kembali oleh GEBEO.NV, sedangkan unutk pembangkitannya dikelola oleh pemerintah Republik Indonesia, yaitu oleh PENEPETEL (Perusahaan Negara Untuk Pembangkitan Tenaga Listrik). Selanjutnya tahun 1961, dibentuk Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara (BPU-PLN) sebagai wadah kesatuan pimpinan PLN.
5. PLN Bandung berubah menjadi PLN Exploitasi XI sebagai kesatuan BPU-PLN di Jawa Barat, diluar DKI Jaya dan Tangerang.
2 XI No. 05/DIII/Sek/1975 tanggal 14 Juli 1975, PLN Exploitasi XI diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi jawa Barat.
7. Era tahun 1990-an, Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dengan nama
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat sejak tanggal 30 Juli 1994.
8. Tanggal 20 Februari 2001dikeluarkanlah keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 28.K/010/DIR/2001 yang menjadi landasan hukum perubahan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat menjadi
PT. PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa barat guna memenuhi tuntutan perubahan dan perkembangan kelistrikan yang dari tahun ketahun cendrung mengalami peningkatan, dan pada tanggal 27 Agustus 2002 PT PLN (PERSERO) Unit Bisnis Distribusi jawa Barat berubah lagi namanya menjadi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, dimana wilayah kerjanya meliputi Propinsi Jawa Barat dan Propinsi Banten, hingga saat ini.
3.1.2 Falsafah, Visi, Misi dan Motto PT. PLN (Persero) DJBB 3.1.2.1 Falsafah PT. PLN (Persero) DJBB
Falsafah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten yaitu “ pembawa kecerahan dan kegairahan dalam kehidupan masyarakat yang lebih produktif “. Falsafah ini berisi keyakinan bahwa PT PLN DJBB (Distribusi Jawa Barat Banten) bukan hanya penyedia energi listrik akan tetapi juga berkontribusi pada pengembangan dan peningkatan kualitas kehidupan masyarakat yang produktif.
3.1.2.2 Visi PT. PLN (Persero) DJBB
3 berkesinambungan. Hal ini untuk mewujudkan memunculkan potensi insani dalam wujud wawasan aspiratif dan etika, rasa kompeten, motivasi kerja, semangat berinovatif dan semangat bekerja sama.
3.1.2.3 Misi PT. PLN (Persero) DJBB
Misi PT PLN (Persero) DJBB adalah “ Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham, menjadikan tenga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat, mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi serta menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan “. Untuk melaksanakan misi tersebut PT PLN berusaha membangun dan mengoperasikan fasilitas kelistrikan yang akrab dengan lingkungan alam dan lingkungan sosial, memacu pemamfaatan energi listrik secara tepat guna dan memberikan nilai tambah bagi sektor ekonomi, berusaha secara konsisten untuk menigkatkan jangkauan pelayanan kelistrikan dan mengembangkan usaha kelistrikan dengan kebutuhan pertumbuhan ekonomi pasar yang kompotitif.
3.1.2.4 Motto PT. PLN (Persero) DJBB
Motto PT. PLN (Persero) DJBB adalah “ Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik (Electricity for a Better Life) “. Dengan motto itu PT. PLN diharapkan dapat memberikan kontribusi kepada masyarakat agar dapat membantu meningkatkan kesejahraaan hidup masyarakat serta untuk anak cucu dan kehidupan yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
3.1.3 Produk PT. PLN (Persero) DJBB
Sesuai dengan Motto PT. PLN Listrik untuk kehidupan yang lebih baik (Electricity for a Better Life), maka PT. PLN berusaha memberikan produk yaitu Listrik yang merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat serta memberikan jasa pelayanan yang baik.
Visi PLN
4 d. Aktivitas usaha yang akrab lingkungan
Misi PLN
a. Memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional b. Melakukan usaha sesuai dengan kaidah ekonomi yang sehat c. Memperhatikan kepentingan stake Holder
d. Menjaga kualitas produk e. Memuaskan pelanggan
3.1.4. Filosofi
Filosofi adalah landasan utama sebagai keayakinan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan. Landasan filosofi PLN UBD Jawa Barat adalah :
“ mempunyai komitmen yang tinggi terhadap kepentingan pelanggan dengan menjadi SDM sebagai Sumber Daya penting perusahaan.”
3.1.5. Landasan Tujuan Pembangunan Ketenagalistrikan UU RI Nomor 15 tahun 1995
Pasal 2 : “ Pembangunan ketenagalistrikan asas mamfaat, asas adil dan merata, asas kepercayaaan diri sendiri dan kelestarian lingkungan hidup.”
Pasal 3 : ” Pembangunan ketenagalistrikan bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi.”
3.2. Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI PT PLN (PERSERO) UPJ CIJAWURA
5 Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura
3.3. Deskripsi Kerja
Manajemen Puncak memastikan tanggung jawab dan wewenang masing masing fungsi ditetapkan melalui uraian tugas sesuai Struktur Organisasi perusahaan maupun dengan uraian tugas pokok yang mengacu pada SK GM No.003.K/021/GM.DJBB/2004, tanggal 7 Januari 2004 tentang Pola Organisasi dan Uraian Fungsi Organisasi Jenjang Ketiga Pada Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ), Unit Pelayanan TT/TM (UP TT/TM) dan Unit Jaringan (UJ) di Lingkungan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
1. Manajer
Bertanggung jawab atas susut, Piutang dan Kepuasan Pelanggan sesuai batas wewenang, disamping kinerja unit lainnya.
Manajer memastikan :
a. Mensinergikan seluruh fungsi dan unsur unit dalam mengoptimalkan sumber daya dan kemitraan untuk memastikan Kinerja Unit dan Citra Perusahaan
b. Menjalin komunikasi dan hubungan kerja internal dan eksternal yang efektif serta mengembangkan dan memberdayakan seluruh potensi SDM untuk meningkatkan Budaya Perusahaan (Integritas, Saling Percaya, Saling Peduli, dan Pembelajar) dan Good Corporate Government (Responsibility,
!" "
6 Accountability, Fairness, dan Transparancy)
c. Melengkapi pengaturan lebih lanjut (yang belum diatur oleh KD), melaksanakan monitoring dan evaluasi / audit internal, termasuk data pengaduan, system informasi, dan Tingkat Mutu Pelayanan (TMP)
d. Memberikan apresiasi dan melaksanakan pembinaan SDM 2. Supervisor Sambungan Pelanggan
Fungsi Utama:
Kecepatan Realisasi Perintah Kerja (PK) SP antara lain:
Pemeliharaan SP: Inspeksi, ganti berkala, pemulihan gangguan, konektor (loskontak & asimetris, bersama Supervisor Distribusi),
TUL.I.09/10 (PB/PD) VI.01/03 (Putus/Bongkar)
Kebenaran database SP (DIL.S) dengan dokumen / laporan realitas lapangan KP berkaitan dengan Sambungan Pelanggan.
a. Meningkatkan kinerja Sambungan Pelanggan
b. Melaksanakan Penyambungan PB/PD (pemasangan SL s/d APP) c. Melaksanakan Pemutusan Sementara
d. Melaksanakan Bongkar Rampung e. Melaksanakan Pemeliharaan APP
f. membuat Laporan Kegiatan Sambungan Pelanggan 3. Supervisor Pelayanan Pelanggan
Fungsi Utama: mengelola seluruh proses pelayanan pelanggan mulai kontak ( hubungan ) dengan pelanggan sampai dengan menyediakan database ata ta induk administrasi pelanggan dengan ramah, tertib, cepat dan efisien berdasarkan regulasi (TDL, TUL, dll), informasi dari fungsi terkait, informasi pelanggan, masyarakat, dan / atau informasi internal untuk meningkatkan pendapatan dan kepuasan pelanggan, a.l. :
a. Melaksanakan pelayanan yang mudah dan nyaman bagi pelanggan melalui telepon, loket, frontdesk, account executives, call center, dll (diupayakan semaksimal mungkin untuk “one stop service”)
7 c. Mengelola informasi pelayanan, promosi, publikasi, sosialisasi, dan
penyuluhan, a.l. TDL dan TMP
d. Melaksanakan administrasi layanan pengaduan, PJBTL (Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik) / suplemen / amandemen, penyambungan, perubahan TS (Tagihan Susulan), SPH (Surat Pengakuan Hutang), komitmen, dll e. Melaksanakan pengelolaan database atau data induk elektronik administrasi
pelanggan (DIL) dan Arsip Induk Pelanggan (AIL), termasuk perubahan data pelanggan (PDL), dan realisasi pemutusan sementara / rampung
f. Melaksanakan pelaporan, pertanggungjawaban, dll yang berkaitan dengan pelayanan pelanggan.
4. Supervisor Pembacaan Meter Dan Rekening
Fungsi utama: mengelola seluruh fungsi pembacaan meter dan pembuatan rekening (TUL fungsi II dan III) ditambah pembacaan meter sisi hulu dengan tertib, ramah, cepat dan efisien berdasarkan regulasi (TDL, TUL, dll), informasi dari fungsi terkait, informasi pelanggan, masyarakat, dan / atau informasi internal, termasuk a.l. :
a. Mendapatkan angka meter pelanggan dan membuat rekening listrik (hardcopy / softcopy) yang benar, termasuk koreksi bila ada, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai jadual, sehingga fungsi terkait dapat melaksanakan fungsi pembukuan, penagihan, dan pengawasan kredit (TUL fungsi IV, V, VI)
b. Mendapatkan mitra kerja yang andal untuk mendukung butir di atas
c. Mendapatkan angka meter dan membuat berita acara penerimaan kWh dari sisi hulu yang benar sesuai dengan jadual
d. Mengatasi permasalahan a.l. pengaduan pelanggan, kendala lapangan, DPK, DLPD, pola pendampingan, dan baca ulang selektif sinergi sesuai dengan fungsi terkait
e. Mendapatkan informasi pemakaian, sambungan pelanggan, dll yang tidak benar (pemakaian tidak sah, meter macet, pentaripan, dll) untuk diinformasikan ke fungsi terkait
8 kWh) dan pembuatan rekening (billing)
g. Mengelola administrasi system RBM (pembuatan / pemeliharaan), DPM, PDE / PDT, meter elektronik, AMR, SMDSM (termasuk historical pemakaian kWh), dan pembuatan rekening (billing)
h. Melaksanakan pelaporan (a.l. rekening per jenis tariff, TUL 57, 07, III-09 berikut lampiran-lampirannya dan 12 RB), pertanggungjawaban (a.l. jika terjadi koreksi karena salah angka meter, memo 3 dan 4, analisis susut), dll berkaitan dengan pelayanan pelanggan.
5. Supervisor Pengendalian Penagihan
Bertanggung jawab untuk mengelola seluruh fungsi pembukuan, penagihan dan pengawasan kredit (TUL fungsi IV, V, dan VI kecuali pelaksanaan teknis pemutusan sementara / rampung) dengan tertib, ramah, cepat dan efisien berdasarkan regulasi (TDL, TUL, dll), informasi dari fungsi terkait, informasi pelanggan, masyarakat, dan / atau informasi internal, termasuk a.l. :
a. Menyediakan database piutang yang lengkap, rinci, benar, dan mutakhir secara terus menerus (DPP di CIS atau di DPP APJ/KD), termasuk melaksanakan rekonsiliasi dengan fungsi terkait
b. Melaksanakan pelayanan pembayaran rekening / tagihan listrik yang mudah dan nyaman, termasuk mendapatkan mitra kerja pengelola payment point yang andal
c. Legalisasi, SPT, dll (TUL fungsi V); PK putus / bongkar, DUPR, dll (TUL fungsi VI)
d. Mengelola pengawasan piutang / tunggakan melalui pendekatan khusus (account Executives), social (penyuluhan, kehumasan, kemitraan), sanksi BK, membuat PK pemutusan sementara / rampung (TUL VI-01 dan 03) kepada fungsi terkait, termasuk penyelesaian piutang ragu-ragu melalui KP2LN dan DUPPR
9 6. Supervisor Pengendalian Keuangan dan Administrasi
Bertanggung jawab untuk melaksanakan rekonsiliasi cash in (bersama Supervisor Pengendalian Penagihan), ketersediaan sistem informasi (C-m@x, simkeu, simdis), dana, mitra / outsourcing, dan sumberdaya lainnya (dari APJ/KD) yang dibutuhkan oleh fungsi operasional. Proporsionalitas apresiasi setiap pegawai
a. Melaksanakan administrasi keuangan b. Melaksanakan pencatatan dan akuntansi c. Melaksanakan administrasi SDM
d. Melaksanakan tugas kesekretariatan dan umum
e. Melaksanakan pelaporan keuangan (sesuai kebutuhan) f. Melaksanakan administrasi fasilitas dan sarana
g. Melakukan pengawasan hasil penjualan rekening (transfer otomatis ke pusat)
h. Rekonsiliasi cash in harian bersama fungsi terkait 7. Supervisor Pengendalian Distribusi Tegangan Rendah (TR)
Bertanggung jawab untuk pelaksanaan pemulihan gangguan dan konektor (loskontak dan asimetris) bersama Supervasor Sambungan Pelanggan, TMP (tegangan, padam), perluasan, dll.
a. Meningkatkan kinerja operasi & pemeliharaan distribusi TR b. Menyusun perencanaan operasi sistim distribusi TR
c. Melaksanakan operasi distribusi TR
d. Melaksanakan survey Data Teknik dan RAB e. Melaksanakan pelayanan teknik gangguan
f. Melaksanakan pelaporan kegiatan operasi distribusi TR g. Menyusun rencana pemeliharaan jaringan TR
h. Melaksanakan pemeliharaan jaringan tegangan rendah s/d sambungan rumah
i. Melaksanakan pelaporan kegiatan pemeliharaan distribusi
10 Bertanggung jawab untuk menertibkan sambungan ilegal, PJU ilegal dan pemakaian ilegal lainnya.
a. Menigkatkan kinerja P2TL
b. Melaksanakan dan bertanggungjawab pada P2TL c. Melaksanakan administrasi P2TL
d. Mengkoordinasi pelaksanaan P2TL antar bidang e. Membuat laporan P2TL
9. Wakil Manajemen Mutu
Manajer PLN UPJ Cijawura menunjuk seorang Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
a. Memastikan bahwa kegiatan proses bisnis dilaksanakan sesuai yang diperlukan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara
b. Melaporkan kepada Manajer UPJ Cijawura tentang kinerja Sistem Manajemen Mutu dan kebutuhan apapun untuk perbaikan
c. Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di UPJ Cijawura.
d. Sebagai penghubung antara PLN UPJ Cijawura dengan pihak lain dalam masalah yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
1
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
4.1.1. Analisis Dokumen
Dalam prosedur pengajuan pasang baru listrik harus ada dokumen-
dokumen dan alat-alat yang dipergunakan untuk menunjangpelaksanaan kegiatan.
Adapun dokumen-dokumen yang ada dalam system pengajuan pasang baru
listrik adalah sebagai berikut :
1. Data calon pelanggan yaitu data yang harus diisi oleh calon pelanggan
pada saat pendaftaran pasang baru listrik.
2. Fotocopy KTP yaitu kartu identitas calon pelanggan yang dijadikan
syarat dalam proses pendaftaran pasang baru.
3. Rekening tetangga yaitu tanda bukti pembayaran listrik yang dimiliki
oleh tetangga terdekat sebagai suatu syarat dalam proses pendaftaran
pasang baru.
4. SIP (surat izin pemasangan) yaitu surat yang dikeluarkan
PP kepada calon pelanggan sebagai tanda bahwa permintaan pasang baru
dapat diterima.
5. STP (surat tunggu pemasangan) yaitu surat yang dikeluarkan PP kepada
calon pelanggan sebagai tanda bahwa permintaan pasang baru listrik
belum dapat di realisasikan atau adanya penundaan.
6. Kartu meteran adalah kartu yang dikeluarka PP kepada calon pelanggan
setelah pemasangan listrik dilakukan dan juga sebagai bukti calaon
pelanggan tersebut sudah mempunyai jaringan dan sudah menjadi
pelanggan PLN.
7. Laporan pemasangan yaitu laporan yang dibuat oleh bagian instalasi
sebagai bukti bahwa pemasangan listrik telah selesai, kemudian laporan ini
diberikan kebagian PP.
8. Laporan pemasangan yang sudah valid yaitu laporan yang sudah
2
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur memberikan gambaran tentang sistem jaringan dari
prosedur yang saat ini sedang berjalan pada PT. PLN (PERSERO)
UPJ Cijawura sebagai berikut :
3
Calon Pelanggan Customer Service instalasi Supervisor
Gambar 4.1
Flow Map prosedur yang sedang berjalan
Fc .KTP
Membuat SIP pemasangan Laporan
valid Membuat
4
1.1.2.2.Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan gambaran global dari system informasi yang
berupa aliran-aliran dalam maupun luar. Berikut ini adalah diagram kontek
Sistem Informasi Pengajuan Pasang Baru Listrik di PT. PLN (Persero) Distribusi
Jawa Barat dan Banten UPJ Cijawura.
Data calon pelangan, lap pemasangan Fc KTP,Fc rekening valid Tetangga
SIP, STP, kartu meteran
Gambar 4.2
Diagram Kontek Prosedur yang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD yang digambarkan merupakan suatu alur yang menjelaskan
Sistem Informasi Pengajuan Pasang Baru Listrik dari proses-proses yang saling
berkaitan.
Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
5
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan data untuk prosedur
pemasangan daya listrik baru di PT. PLN (Persero) UPJ CIJAWURA
yaitu, pendaftaran untuk pemasangan daya listrik baru masih
dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi data secara tertulis pada
formulir kertas yang disediakan oleh perusahaan. Yang kemudian
data-data yang telah diisi di entry oleh petugas perusahaan. Berikut tabel
evaluasi sistem yang sedang berjalan :
Tabel 4.1
Kendala evaluasi sistem yang berjalan
No Kendala Penyelesaian
1 Pendaftaran listrik baru masih
dilakukan secara manual, yaitu
mengisi data secara tertulis pada
formulir kertas yang disediakan
oleh perusahaan
proses pendaftaran pemasangan
daya listrik baru sebaiknya
perusahaan mempermudah
pelanggan dalam melakukan
pendaftaran dengan
memasukkan/mengentry data secara
langsung tampilan program yang
telah disediakan tanpa harus
menulis manual di formulir kertas.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada dalam pengolahan
pelayanan Pemasangan Baru Listrik yang ada di PT PLN (PERSERO)
Distribusi jawa barat masih belum optimal dimana laporan pelayanan pasang
listrik baru sering tidak akurat dan terlambat sehingga memperlambat proses
penyelesaian masalah. Adapun prosedur yang diusulkan adalah sebagai
6
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem adalah :
1. Untuk mengimplementasikan keseluruhan kebutuhan eksplisit dan
mengakomodasi semua kebutuhan implisit yang diinginkan.
2. Menjadi panduan yang dapat dibaca, dipahami bagi programmer dan
penguji sistem.
3. Memberikan suatu gambaran lengkap mengenai sistem.
4.2.2. Perancangan Prosedure yang Diusulkan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan
yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang
mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses itu dapat dikerjakan.
4.2.2.1. Flow Map
Flowmap merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari
sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang
ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam
sistem.bagian alir dokumen disebut juga bagan alir formulir yang merupakan
bagan alir yang menunjukan arus dari laporan. Dari formulir termasuk
tembusan-tembusannya. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat
7
Calon pelanggan
Loket Pendaftaran Surveyor Kabag.
Pemasang an
Manajer
Gambar 4.4
Flow Map yang diusulkan
8
Gambar 4.4
Flow Map yang Diusulkan sambungan
4.2.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks digunakan untuk menggambrakan sistem pelayanan
gangguan pelanggan secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks
ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan
keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem pelayanan
gangguan pelanggan adalah sebagai berikut:
9
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yang diusulkan adalah representasi grafik dari
sebuah sistem Data Flow Diagram yang diusulkan menggambarkan
komponen- komponen sebuah sistem aliran data. Aliran data diantara
komponen–komponen tersebut, asal, tujuan dan penyimpanan dari data
10
data pelanggan yg belum di Acc
data pelanggan surat persetujuan
surat pemasangan yg blm di acc
penagguhan
surat persetujuan pemasangan listrik yg sudah di acc
surat persetujuan
surat ajuan PL yg sudah di acc
Gambar 4.6
Data Flow Diagram yang Diusulkan
11
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen- dokumen
sumber input dari pelaksanan proses pelayanan pasang baru listrik. Kamus data ini
dapat digunakan untuk membuat suatu program aplikasi. Kamus data yang
dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut :
1. Nama alir data : Formulir
Alias : -
Aliran data : Calon Pelanggan-Proses 1.
Item Struktur data
No Calon Pelanggan, Nama, No KTP, Alamat, Telpon
2. Nama alir data : Data Calon Pelanggan
Alias : -
Aliran data : Proses1-F Calon Pelanggan, F Calon
Pelanggan- Proses 2, Proses 2-F Planggan. F Calon Pelanggan-Proses 8.
Item Struktur data
No Calon Pelanggan, Nama, Alamat, Telpon
3. Nama alir data : Data Pelanggang
Alias : -
Aliran data : F Pelanggan- Proses 3,F Pelanggan-Proses
4. Nama alir data : Surat Penangguhan
Alias : -
Aliran data : Proses 3-Calon Anggota
Item Struktur data
No Pelanggan, Nama, Alamat, Tempat Pemasangan Listrik.
12
Alias : -
Aliran data : Proses 4-Kep Bagian Pemasangan, Kep Bagian
Pemasangan-Proses 5.
Item Struktur data
Nama, Alamat, Tarif/Daya Lama, Data Gardu Tiang.
6. Nama alir data : Surat Persetujuan Pemasangan Listrik, Yang Di Acc.
Alias : -
Aliran data : Proses 5-Calon Pelanggan, Calon Pelanggan-Proses 6, Proses 6-F Pembayaran.
Item Struktur data
Nomor, Lampiran, Perihal.
7. Nama alir data : Surat Ajuan Pemasangan Listrik, Belum Di Acc
Alias : -
Aliran data : Proses 8-Manager, Manager-Proses 9.
Item Struktur data
No Pelanggan, Nama, Nomor Prihal.
8. Nama alir data : Surat Ajuan Pemasangan Listrik, Yang Di Acc
Alias : -
Aliran data : Proses 9-Kep Bagian Pemasangan.
Item Struktur data
13
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan sistem informasi pasang baru listrik yang sedang berjalan di
PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura, penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu
perlunya penyajian sistem informasi pasang baru listrik dalam satu program
aplikasi.
Dengan adanya sistem informasi pasang baru listrik ini dapat
menyelesaikan masalah-masalah pelayanan kepada para calon pelanggan PT. PLN
(Persero) UPJ Cijawura, antara lain :
1. Prosedur Pelayanan pasang baru listrik dapat lebih efisien dan efektif
2. Pelayanan pasang baru listrik dapat lebih cepat diproses, tepat dan akurat.
3. Sistem informasi dapat mempermudah calon pelanggan untuk mengajukan
pasang baru listrik.
14
5.2. Saran
Saran yang akan penulis kemukakan adalah :
1. Rancanangan sistem informasi yang ada agar dikembangkan lagi
kedepannya.
2. Untuk mengefektifkan pelayanan pasang baru listrik agar
SISTEM INFORMASI PASANG BARU LISTRIK
PT. PLN (PERSERO)
DISTRIBUSI JAWA BARAT & BANTEN
UNIT PELAYANAN JARINGAN
CIJAWURA
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program diploma tiga Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Felamansyah NIM. 10908101
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
1
DAPTAR PUSTAKA
[Jae 06] Ahmad Jaelani, Proses Pasang Baru, Bandung,2006.
[PLN 04] Arsip- arsip dari PT. PLN (Persero) Unit Pelayanan dan Jaringan,
Bandung,2004.
[JOG04] Hartono Jogyanto, Pengenalan Komputer, Yogyakarta:Dasar Ilmu
Komputer,Tahun 2004.
[JOG89] H.M. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informatika, Yogyakarta :
Andi Offset, 1989.
http://blog.re.or.id/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat
keputusan/ 12Juli 2010
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
1. Identitas Diri
Nama : FELAMANSYAH
Tempat, Tanggal Lahir : BUKIT MARAJA, 11 DESEMBER 1981
Pendidikan Terakhir : MAN I LUBUK PAKAM-DELI SERDANG
Status : BELUM MENIKAH
Pekerjaan : MAHASISWA
Golongan darah : AB
Alamat rumah : JL. SATURNUS TENGAH IV NO 20 MARGAHAYU RAYA
BANDUNG
Telp/Hp : 085272292095
2. Riwayat Pendidkan
A. Pendidikan Formal
Nama Sekolah Alamat Jurusan Tahun Kelulusan
B. Pendidikan Non Formal
Nama Sekolah Alamat Jurusan Tahun Kelulusan
3. Riwayat Pekerjaan
Nama Jabatan Tahun
4. Moto Hidup
KATA PENGANTAR
Dengan segala keikhlasan dan kerendahan hati penulis panjatkan kehadirat Ilahi Robbi
karena atas Rahmat dan HidayahNya sehingga dengan segala usaha dan kemampuan yang ada
penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan yang merupakan salah satu syarat
mata kuliah kerja praktek program diploma 3 jurusan Manajemen Informatika. Shalawat serta
salam semoga dilimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, Keluarga, Sahabat, dan kita semua
selaku umatnya sampai akhir zaman.
Laporan kerja praktek lapangan ini berjudul “ SISTEM INFORMASI PASANG
BARU LISTRIK di PT. PLN (PERSERO) UPJ CIJAWURA ”. Laporan ini berisi tentang
bagaimana prosedur pemasangan atau penyambungan baru listrik yang ada di PT. PLN (Persero)
sebagai salah satu pelayanan kepada pelanggan.
Seperti biasa penulis menyadari sepenuhnya bahwa pembuatan laporan Praktek Kerja
lapangan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. Hal ini disebabkan
keterbatasan pengetahuan, kemampuan, dan fasilitas yang penulis miliki.
Penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak-pihak yang
telah membantu proses penyelesaian laporan kerja praktek ini, terutama kepada:
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto, selaku Rektor Universitas Komputer indonesia;
2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu komputer;
Dadang Munandar,SE.M,Si selaku ketua program studi Manajemen Informatika
Universitas Komputer Indonesia;
3. Imelda pangaribu,ST.MT, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan
waktunya untuk memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penyusunan laporan
4. Ella Elyanti Dewi, selaku Supervisor Pelayanan pelanggan yang telah memberikan
ijin kepada penulis untuk melaksanakan Kerja Praktek Lapangan sekaligus sebagai
pembimbing penulis selama melaksanakan Kerja Praktek Lapangan;
5. Seluruh staf bagian Pelayanan pelanggan PT. PLN(PERSERO) UPJ CIJAWURA
yang telah memberikan bantuan dan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan;
6. Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini dapat bermamfaat.
Bandung, Oktober 2010
