1 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Semua orang menyadari bahwa dunia penuh dengan ketidakpastian, kecuali kematian meskipun demikian juga mengandung di dalamnya antara lain mengenai kapan, maupun penyebabnya. Ketidakpastian mengakibatkan adanya resiko (yang merugikan) bagi pihak-pihak yang berkepentingan, terutama dalam dunia bisnis. Hal tersebut merupakan suatu yang tidak dapat diabaikan begitu saja, namun harus diperhatikan secara cermat, bila orang menginginkan kesuksesan. Resiko-resiko yang kemungkinan dihadapi antara lain: kebakaran, kerusakan, kecelakaan, pencurian dan sebagainya yang dapat menimbulkan kerugian.
kontra prestasinya si tertanggung diwajibkan membayar uang kepada si penanggung, yaitu besarnya sekian persen dari nilai pertanggungan yang biasa disebut premi.
Menurut Undang-Undang No.2 Tahun 1992 Pasal 1 :
“Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak Penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, atau tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau untuk memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan”.
Asuransi merupakan lembaga keuangan non bank yang bergerak di bidang pertanggungan, kehadirannya perlu sekali di dalam masyarakat dan diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat pada umumnya dan bagi para nasabah pada khususnya.
penerimaan premi banyak mengalami resiko (kerugian) akan tetapi berbagai alternatif pasti akan digunakan untuk menanggulangi penurunan penerimaan premi yang berhubungan erat dengan pendapatan asuransi dalam mengoperasikan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Maka prosedur pencatatan premi pun harus dirancang sebagai langkah atau tata cara yang paling tepat dalam pencatatan penerimaan premi asuransi yang efisien dan efektif.
Piutang premi adalah tagihan premi kepada pemegang polis yang telah jatuh tempo dan masih dalam masa keleluasaan. Setiap pengikut asuransi akan mendapatkan kartu polis, sebagai tanda bahwa orang tersebut masuk dalam asuransi dan wajib membayar premi asuransi yang besarnya telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan perjanjian. Inilah yang menyebabkan timbulnya piutang premi. Dalam perusahaan asuransi, piutang premi merupakan pendapatan terbesar dalam kegiatan asuransi, sehingga setiap perusahaan asuransi dituntut untuk meningkatkan aktivitasnya. Prosedur pencatatan piutang premi menjadi hal yang perlu diperhatikan agar bisa menghasilkan laporan perkembangan piutang premi yang akurat.
Bertitik tolak dari latar belakang tersebut maka penulis tertarik untuk membahas “PROSEDUR PENCATATAN PREMI DAN PIUTANG PREMI ASURANSI PADA PT. ASURANSI JASA INDONESIA (PERSERO) KANTOR CABANG BANDUNG”.
1.2 Tujuan Kerja Praktek
Adapun tujuan pelaksanaan kuliah kerja praktek ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui dokumen-dokumen atau formulir-formulir yang
digunakan dalam unit Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) & Akuntansi. 2. Untuk mengetahui dan memahami prosedur pencatatan premi asuransi
pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung. 3. Untuk mengetahui dan memahami prosedur pencatatan piutang premi
asuransi pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung.
1.3 Kegunaan Kuliah Kerja Praktek
Kegunaan dari kuliah kerja praktek ini adalah : 1. Bagi Pihak Asuransi
2. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan penulis mengenai kegiatan prosedur pencatatan premi dan pencatatan piutang premi di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung. Selain itu penulis dapat mendapatkan pengetahuan lebih mengenai aplikasi dunia kerja.
3. Bagi Pihak Lain
Semoga hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai referensi dan memberikan kegunaan empiris bagi kepentingan pengembangan ilmu manajemen keuangan khususnya dan dunia ilmu pengetahuan secara umumnya.
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Penulis melakukan kerja kuliah praktek pada perusahaan BUMN ( Badan Usaha Milik Negara) yang bergerak pada bidang asuransi, yaitu di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung atau yang dikenal dengan Asuransi Jasindo pada bagian SIM & Akuntansi yang berlokasi di Jalan Wastukencana No. 10 Bandung 40117, Jawa Barat.
6
2.1 Sejarah Singkat PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang
Bandung
PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) lahir dari beberapa perusahaan asuransi kerugian, bermula pada periode transisi kedaulatan dari pemerintahan kolonial Belanda pada tahun 1845 hingga ke pemerintahan Republik Indonesia yang semula asuransi kerugian tersebut telah menjalankan usahanya untuk memberikan perlindungan resiko terhadap perusahaan perkebunan dan perusahaan lainnya. Perusahaan-perusahaan yang diasuransikan antara lain :
1. P.N. Kritaraya 2. P.N. Jasa Aneka 3. P.N. Jasa Samudera
Umum Internasional Underwriters yang bergerak dalam penutupan asuransi valuta asing.
Seiring derap pembangunan nasional yang memerlukan jasa layanan perlindungan asuransi kerugian yang lebih luas untuk setiap proses pembangunan, maka pemerintah mengambil kebijakan berupa penggabungan usaha (merger). Pada tanggal 2 Juni 1973, PT. Asuransi Bendasraya dan PT. Umum Internasional Underwriters (UIU) dimerger menjadi PT. Asuransi Jasa Indonesia atau yang sering lebih dikenal dengan PT. Asuransi Jasindo. Penggabungan usaha (merger) tersebut diperkuat adanya Keputusan Menteri Keuangan No. 764/MK/IV/12/1972 dan dengan adanya pengalaman bidang asuransi kerugian sejak era kolonial Belanda memberikan nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan serta tumbuh kembang Asuransi Jasindo kini meupun di masa mendatang.
a. Budaya Perusahaan
“C” (Cepat) adalah kecepatan pelayanan yang akan memberikan kepastian dan ketenangan kepada tertanggung.
“A” (Akurat) adalah kecermatan dalam menjamin kepuasan tertanggung dalam memperoleh kepastian berasuransi.
“R” (Ramah) adalah keramahan dalam memberikan pelayanan, kenyamanan, dan keakraban dalam kemitraan.
“E” (Efisien) adalah efisiensi yang menjamin nilai produk yang ditawarkan serta layanan yang diberikan setara dengan kualitas yang diharapkan.
Setiap waktu pula manajemen di PT. Asuransi Jasindo senantiasa membangun sinergi yang solid. Sinergi yang dimaksud adalah adanya sinergi dari waktu ke waktu mengasah pengalaman dan konsistensi dalam meningkatkan layanan maupun ketepatan waktu operasionalnya. Dengan sumber daya manusia yang ahli dan terampil dalam bidangnya serta ditunjang dengan teknologi komputer maupun informasi terkini dapat terus ditingkatkan
b. Mitra Usaha Kerja
1. Reasuransi (Reasurance)
Merupakan bagian terpenting dalam proses pengelolaan risiko, karena mengingat vitalnya reasuransi sebagai security bagi perusahaan. Maka dari itu, PT. Asuransi Jasindo hanya bermitra dengan perusahaan reasuransi yang memiliki track record-nya baik, berpengalaman di dunia internasional serta berpredikat AAA (triple A) atau minimal berpredikat BBB (triple B). semua kriteria tersebut ditetapkan untuk menjamin kepastian dalam risiko pertanggungan agar lebih aman agar citra, reputasi, dan kemampuan Asuransi Jasindo tetap terjaga dengan pembayaran klaim yang ingin dipertahankan. 2. Perantara Reasuransi (Reasurance broker)
PT. Asuransi Jasindo melakukan penyabaran reasuransi melalui broker reasuransi internasional yang mempunyai reputasi di dunia broker reasuransi. 3. Perantara Asuransi (Insurance Broker)
PT. Asuransi Jasindo membangun secara professional dengan broker asuransi serta kemitraan yang saling menguntungkan. Perlu diketahui bahwa professional dan sesuai dengan undang-undang yang berlaku merupakan salah satu langkah penting yang harus ditempuh perusahaan.
4. Independent Loss Adjuster
5. Agen
PT. Asuransi Jasindo selalu membina forum pertemuan rutin dengan para agen untuk meningkatkan kinerja dan peran agen.
6. Perbankan
PT. Asuransi Jasindo menjalin kemitraan dengan sektor perbankan pembiayaan, peningkatan produksi, dan kemajuan usaha tertanggung.
7. Asosiasi
PT. Asuransi Jasindo menggalang kerja sama dengan berbagai asosiasi lainnya uang memungkinkan pemahaman tentang berbagai bidang usaha. 8. Penyertaan
PT. Asuransi Jasindo bersama Allianz AG di Jerman membentuk perusahaan asuransi patungan di Indonesia dengan saham 24%. Selain itu, PT. Asuransi Jasindo dengan Toko Marine di Jepang membentuk perusahaan yang sama di Jakarta dengan saham 40%.
9. Mitra Usaha Lain
Mitra usaha lain yang terkait dan sangat berperan dalam mendukung keberhasilan usaha yang dilayani secara professional serta saling menguntungkan.
c. Visi PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero)
d. Misi PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero)
“Menyelenggarakan usaha asuransi kerugian dengan reputasi internasional melalui peningkatan pangsa pasar, pelayanan prima dan tetap menjaga tingkat kemampuan laba serta memenuhi stakeholder”.
e. Produk-produk PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero)
Produk-produk yang ditawarkan oleh PT. Asuransi Jasindo adalah : 1. Produk Koorporasi
a) Asuransi Kebakaran
Meliputi asuransi kebakaran dan perluasan jaminannya terhadap gempa bumi, badai, banjir, topan, dan lain-lain terhadap industri seperti asuransi rumah tinggal, perkantoran, hingga gangguan usaha akibat kebakaran.
b) Asuransi Rangka Kapal
Meliputi rangka kapal barang atau penumpang, boat, yacht, tung boat, jet sky, fiber glass, kapal pesiar, fishing, landing, craft tank, dredger, floating cran, hingga bulger risk, dan lain-lain.
c) Asuransi Pengangkutan
d) Asuransi Penerbangan
Meliputi asuransi satelit, rangka kapal pesawat udara, penumpang, liability, third party liability, baggage liability, loss of lisence, airport owner liability, personal accident crew, pesawat laying, pesawat ultra light, dan lain-lain.
e) Asuransi Engineering
Meliputi contractor all risk (CAR), erection all risk (EAR), contractor plant machinery (CPM), machinery breakdown (MB), loss of profit (LOP), following MB, electrical equipment insurance (EEI), LOP following CAR, detraction of stock (DOS), CPM non project, civil engineering completed risk (CECR), boiler and pressure vessel (BPV).
f) Asuransi Oil dan Gas
Meliputi oil dan gas on shore exploration, oil ang gas off shore exploration, oil and gas on shore production, dan lain-lain.
g) Asuransi Aneka
h) Asuransi Kecelakaan Diri
Meliputi kecelakaan diri anak sekolah, pengunjung wisata, deposan bank, asuransi keluarga, tamu hotel, mubaligh, haji, dan lain-lain.
i) Asuransi Keuangan
Meliputi jaminan penawaran, jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka, jaminan pemeliharaan, custom bond, kontrak bank garansi, jaminan L/C impor, dan asuransi kredit.
2. Produk Unggulan Ritel
a) Jasindo Graha (Banc Assurance)
Memberikan perlindungan atas berbagi risiko kerugian yang ada di sekitar perumahan (rumah tinggal, ruko, apartement) akibat kebakaran, kebongkaran, kecelakaan diri, huru-hara dan termasuk tanggung jawab pihak ketiga.
b) Jasindo Lintasan
Asuransi perjalanan yang memberikan perlindungan dalam seluruh perjalanan, baik melalui darat, laut, maupun udara selama masa pertanggungan.
c) Jasindo Oto
tanggung jawab hukum terhadap pihak ketiga dan santunan terhadap pengemudi dan penumpang.
d) Jasindo Pelangi
Perlindungan terhadap risiko perjalanan melalui udara. Asuransi penerbangan merupakan layanan khusus dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi dalam penerbangan sejak berada di bandara keberangkatan hingga berakhir di bandara tujuan.
e) Jasindo Pengangkutan
Memberikan perlindungan pengiriman barang dagangan, barang pindahan, bahan baku pabrik maupun barang jadi baik antar pulau maupun antar kota selama dalam wilayah Indonesia yang menggunakan alat angkut kapal, pesawat, maupun truk.
f) Jasindo Anak Sekolah
Asuransi yang memberikan jaminan perlindungan bagi siswa atau pelajar, mahasiswa termasuk pengajar dan petugas administrasi atas risiko yang diakibatkan kecelakaan diri baik yang terjadi di dalam maupun di luar sekolah atau perguruan tinggi.
g) Jasindo PA+PHK (Banc Assurance)
Kerja) sehingga sisa kreditnya secara otomatis akan lunas (berkaitan dengan pemberian kredit oleh bank).
h) Jasindo PA+PHK (Koorporasi)
Memberikan jaminan (backup dana) kepada perusahaan dimana bila terjadi PHK dengan pegawainya dapat memenuhi kewajibannya yang sesuai dengan ketentuan undang-undang (Program Pengelolaan Dana Pesangon).
i) Asuransi Syariah Jasindo Takaful
Merupakan salah satu unit usaha Asuransi Jasindo berdasarkan kaidah Hukum Islam dengan system pengelolaan premi (dana peserta) yang ditempatkan terpisah dari Asuransi Jasindo. Asuransi Jasindo Takaful dikelola berdasarkan syariah dalam operasinya menghindari gharar (ketidakjelasan), maisir (judi), riba (bunga) antar sesama peserta dalam hal terjadi suatu peristiwa kerugian yang menimpa peserta dengan cara menggunakan mekanisme mudharabah (bagi hasil).
2.2 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor
Cabang Bandung
bidang kegiatan PT. Asuransi Jasindo itu sendiri yang dipimpin oleh seorang Kepala Cabang sedangkan dalam kegiatan operasional perusahaan dibantu oleh Kepala Unit Penjualan, Kepala Unit Teknik, Kepala Unit Keuangan, dan Tim Layanan Telkom Terpadu. Setiap kepala unit secara langsung membawahi unit kerja sebagai berikut :
1. Kepala Unit Penjualan membawahi unit kerja yang berhubungan langsung dengan:
a. Fungsi Penjualan BUMN/BANK/BROKER/DIRECT b. Fungsi Penjualan BUMN/BUMD
2. Tim Layanan Telkom Terpadu (TLTT)
3. Kepala Teknik Unit membawahi unit kerja yang berhubungan langsung dengan:
a. Fungsi Akseptasi Marine/AV/Eng b. Fungsi Kebakaran
c. Fungsi Casualy dan Bonding d. Fungsi Klaim
e. Surveyor
4. Kepala Unit Keuangan membawahi unit kerja yang berhubungan langsung dengan:
a. Fungsi Perbendaharaan b. Fungsi Penagihan/Inkaso
Untuk lebih memahami struktur organisasi mengenai pola, skema, bagan yang menunjukan garis-garis perintah, kedudukan karyawan dan hubungan yang ada di perusahaan agar dapat mengembangkan kapasitas serta kemampuan karyawan adalah sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI
PT. ASURANSI JASA INDONESIA (PERSERO) KANTOR CABANG BANDUNG
2.3 Deskripsi Jabatan PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang
Bandung
Deskripsi jabatan pada kantor cabang PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung memuat hal-hal berikut :
1. Tugas-tugas yang Meliputi Tugas Umum dan Tugas Khusus
Tugas umum adalah tugas yang secara umum diberikan kepada seorang pejabat, setiap pejabat pada tingkat organisasi yang sama akan mengemban tugas umum yang sama. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diberikan secara khusus sesuai dengan fungsi dan unit kerja yang dipimpinnya.
2. Wewenang yang Meliputi Wewenang Umum dan Wewenang Khusus Wewenang umum adalah wewenang secara umum diberikan kepada seorang pejabat, setiap pejabat pada tingkat yang sama. Sedangkan wewenang khusus adalah wewenang yang diberikan secara khusus sesuai dengan fungsi dan unit kerja yang dipimpinnya.
Uraian deskripsi jabatan pada kantor cabang PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung disajikan secara berurutan dari Kepala Kantor Cabang, Kepala Unit Penjualan, Tim Layanan Telkom Terpadu, Kepala Unit Teknik, dan Kepala Unit Keuangan dan SDM.
1. Kepala Kantor Cabang
• • •
• Mengusahakan kelancaran dan ketertiban pelaksanaan pekerjaan,
mengusahakan pengamanan, pemanfaatan dan pengembangan SDM, serta pemanfaatan dan pengembangan alat / sarana fisik dan milik perusahaan di lingkungan kantor cabang.
• • •
• Membantu upaya pemasaran jasa asuransi kepada calon tertanggung
yang dinilai potensial di wilayah kerjanya. b. Tugas Khusus :
• • •
• Menandatangani polis-polis dan menandatangani koreksi surat-surat
keluar.
• • •
• Memberikan persetujuan penyelesaian klaim, akseptasi, keuangan, dan
lain-lain.
• Menandatangani laporan-laporan, memo, nota dinas, dan surat-surat
dinas lainnya.
• Berhubungan dengan instansi atau pihak luar perusahaan dalam batas
wewenang ditetapkan.
d. Wewenang Khusus :
• Mengajukan Rencana Anggaran Tahunan untuk keperluan kantor
cabang.
• Memutuskan dan menandatangani perubahan dan pembatalan atas nota
pertanggungan yang telah diterbitkan serta menandatangani surat pemberitahuan pengembalian premi sesuai dengan batas wewenang yang telah ditetapkan.
• Menandatangani cek, bilyet giro, surat perintah transfer, dan lain-lain.
2. Kepala Unit Penjualan
a. Tugas Umum :
• Mencari nasabah (costumer) baik perorangan, instansi, maupun
perusahaan.
• Membina nasabah (costumer) dan memberikan bimbingan tentang
pentingnya berasuransi.
• Membuat perencanaan-perencanaan untuk mendapatkan kepercayaan
nasabah (costumer) maupun membuat data-data pemasukan premi. • Membuat laporan-laporan kepada divisi underwriting kantor pusat.
b. Tugas Khusus :
• Membuat rekomendasi kepada unit akseptasi atau produksi untuk
• Menyampaikan secara jelas dan terperinci kepada tertanggung tentang
isi dan perjanjian dalam polis.
• Melayani tertanggung sebaik mungkin.
• Mencari-cari proyek / pos-pos / BUMN / BUMD.
c. Wewenang Umum :
• Berhak dan berkewajiban mencari nasabah.
• Menyampaikan secara jelas dan terperinci kepada tertanggung tentang
isi dan perjanjian yang terdapat dalam polis.
• Memberikan penawaran harga pada setiap nasabah sehubungan
proyek-proyek / pos-pos / BUMN / BUMD. d. Wewenang Khusus :
• Memintakan persetujuan pada divisi underwriting kantor pusat untuk
menentukan tarif / premium sebagai daftar kesepakatan harga untuk tertanggung.
• Membuat analisa terhadap calon tertanggung.
• Dapat meminta secara langsung kepada masing-masing unit baik yang
berhubungan dengan premi naupun klaim.
3. Tim Layanan Telkom Terpadu
a. Tugas Umum :
• Melakukan pelayanan khusus terhadap pejabat terkait di lingkungan
• Memonitoring dan melakukan upaya-upaya untuk memperoleh
sumber-sumber yang berhubungan dengan bisnis asuransi.
• Memberikan data-data khususnya yang mencakup dengan outstanding
klaim dan penyelesaian klaim asset Telkom. b. Tugas Khusus :
• Membina pejabat terkait (PT. Telkom) dan melakukan pemasaran
asuransi di PT. Telkom.
• Melakukan sosialisasi polis asuransi asset, kendaraan bermotor,
personal accident, dan lain-lain.
• Membuat laporan-laporan kepada kantor pusat yang berhubungan
dengan hasil kerja Tim Layanan Telkom Terpadu (TLTT). c. Wewenang Umum :
• Dapat melakukan entertainer terhadap orang-orang Telkom.
• Memberikan pendapat khusus tentang TLTT secara langsung terhadap
kepala cabang dan kantor pusat.
• Mencari pos-pos atau bisnis asuransi di lingkungan Telkom.
d. Wewenang Khusus :
• Dapat menentukan persetujuan tentang masukan atau pendapat dari
PT. Telkom.
• Melakukan jadwal pertemuan kepada PT. Telkom dalam hal prediksi
4. Kepala Unit Teknik
a. Tugas Umum :
• Memonitor kinerja masing-masing fungsi dan membuat rekomendasi
secara langsung kepada kantor cabang dan kantor pusat.
• Memimpin, memotivasi, membina, dan mengembangkan bawahan
yang ada di lingkungan Kepala Unit Teknik.
• Memelihara, menilai, dan memberikan saran penyempurnaan terhadap
sistem, prosedur, dan tata kerja di lingkungan terkait.
• Menjalin kerjasama dengan unit-unit kerja dan lingkungan kantor
cabang. b. Tugas Khusus :
• Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Kantor Cabang.
• Membina hubungan baik dengan instansi di luar perusahaan yang
berhubungan dengan kegiatan Kepala Unit Teknik dengan batas wewenang yang ditetapkan.
• Melaksanakan kegiatan registrasi surat tuntutan ganti rugi.
c. Wewenang Umum :
• Menggunakan, mengatur SDM dan alat / sarana fisik yang berada di
• Menyampaikan pendapat kepada Kepala Kantor Cabang tentang
hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan untuk tujuan penyempurnaan.
• Mengadakan hubungan dengan unit-unit kerja di lingkungan
perusahaan untuk kelancaran tugas sepanjang menyangkut hal-hal rutin.
d. Wewenang Khusus :
• Mengajukan Rencana Anggaran Tahunan untuk unit kerja yang
dipimpinnya.
• Menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan permintaan
data klaim.
• Menandatangani dokumen-dokumen klaim sesuai batas wewenang
yang diberikan.
5. Kepala Unit Keuangan
a. Tugas Umum :
• Mengusahakan kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kerja, serta
mengusahakan pengamanan dan pengembangan SDM, alat / sarana fisik milik perusahaan di lingkungan Kepala Unit Keuangan.
• Membantu Kepala Kantor Cabang dalam menyusun program kerja
• Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif SDM,
peralatan, dan sarana fisik untuk kebutuhan Kepala Unit Keuangan. b. Tugas Khusus :
• Melaksanakan kegiatan administrasi pembukuan keuangan di kantor
cabang.
• Mengelola penggunaan dana, menyusun penggunaan cash flow
mingguan, pertanggungjawaban keuangan dan penyelenggaraan administrasi yang berkaitan dengan saluran kegiatan unit keuangan. • Membantu usaha pengawasan dan pembinaan kepada pengusaha kecil
dan koperasi yang telah mendapat bantuan di wilayah kerjanya. c. Wewenang Umum :
• Menandatangani laporan-laporan, memo, nota dinas, dan surat-surat
lainnya yang berhubungan dengan kedinasan.
• Menilai konduite dan mengusulkan promosi atau mutasi jabatan
bawahannya.
• Memberikan tugas-tugas khusus kepada bawahannya.
d. Wewenang Khusus :
• Memutuskan dan menandatangani perubahan dan pembatalan atas nota
penutupan pertanggungan yang telah diterbitkan.
• Menandatangani surat-surat pemberitahuan pengembalian premi sesuai
2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan
Aspek kegiatan yang akan dibahas dalam laporan Kerja Praktek ini adalah menyangkut bagian-bagian yang berada dalam bagian Sistem Informasi Manajemen (SIM) & Akuntansi. Kepala Unit SIM & Akuntansi adalah pemimpin yang bertanggung jawab kepada Kepala Unit Keuangan dan bertanggung jawab untuk mengkoordinasi sub unit SIM & Akuntansi. Kepala Unit SIM & Akuntansi ini memiliki tugas pokok untuk melaksanakan supervisi dan koordinasi pada sub unit SIM & Akuntansi.
Adapun uraian tugas Kepala Unit SIM & Akuntansi, yaitu : 1. Menyiapkan Rencana Kerja Bidang Akuntansi.
2. Melakukan verifikasi data keuangan. 3. Menyusun laporan keuangan.
4. Memberikan usulan penyusunan data akuntansi.
5. Memberikan usulan penyesuaian penyempurnaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) & Akuntansi.
6. Memonitor output laporan keuangan.
Selain itu Kepala Unit SIM & Akuntansi juga memiliki tugas tambahan selain dari tugas pokok , diantaranya yaitu :
1. Memonitor stok polis.
4. Administrasi aktiva.
5. Membuat laporan aktiva untuk laporan keuangan. 6. Mencatat aktiva yang dibeli perusahaan.
29 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Penulis melaksanakan Kerja Praktek di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero)
Kantor Cabang Bandung, pada bagian unit SIM & Akuntansi. Pada bagian tersebut
terdapat bidang kajian diantaranya yaitu pencatatan premi asuransi dan pencatatan
piutang premi yang mampu menyusun laporan perkembangan piutang premi yang
ahli.
Penulis melaksanakan kerja praktek di unit SIM & Akuntansi. Selama
pelaksanaan kerja praktek, penulis mendapat bimbingan dari kepala unit SIM dan
Akuntansi yang merupakan pembimbing lapangan dari pelaksanaan kerja praktek
tersebut. Adapun tugas penulis dalam pelaksanaan kerja praktek tersebut adalah
membantu tugas harian di bagian SIM & Akuntansi.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Pelaksanaan kuliah kerja praktek dilaksanakan dalam kurun waktu selama
satu bulan atau tiga puluh hari kerja dan terhitung mulai tanggal 2 Agustus 2010 s/d
(Persero) Kantor Cabang Bandung, yaitu mulai hari Senin sampai Jumat dengan jam
kerja adalah hari Senin s/d Jumat mulai jam 08.15 – 16.00 WIB.
Adapun metode kerja praktek yang penulis lakukan pada bagian SIM dan
Akuntansi di PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung adalah
sebagai berikut :
1. Terjun langsung ke lapangan dan menbantu pekerjaan harian karyawan yang
ada di Bagian SIM dan Akuntansi.
2. Menerima bukti kas debet, bukti bank debet, dan bukti memorial yang
kemudian diverifikasi.
3. Menyusun dan mengarsipkan bukti kas debet, bukti bank debet, dan bukti
memorial menurut tanggal.
3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Dokumen-dokumen atau Formulir-formulir yang Digunakan dalam Unit
Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) & Akuntansi
Dalam Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) & Akuntansi dibutuhkan
dokumen-dokumen penting agar proses pencatatan itu sendiri dapat berjalan lancar
sesuai dengan mekanisme yang ada. Dokumen-dokumen atau formulir-formulir
tersebut nantinya dapat dijadikan sebagai alat pengendalian intern dalam bagian
1. Polis
Polis adalah dokumen perjanjian pertanggungan antara pihak penanggung
dengan pihak tertanggung yang didalamnya terdapat objek yang dijamin
apabila terjadi kerugian. Polis dibuat oleh setiap bagian produksi yang telah
ditandatangani oleh Kepala Unit Teknik. Di dalam polis itu sendiri secara
umum memuat data-data tertanggung, nomor register polis, nomor polis,
jangka waktu pertanggungan, objek yang ditanggung, harga pertanggungan,
kerugian yang dijamin, jumlah premi, dan lain-lain.
2. Nota Debet/Kredit (NDK)
Dokumen ini digunakan untuk mencatat premi asuransi dan biaya-biaya yang
menjadi beban tertanggung. Dalam nota debet/kredit memuat komponen
nomor nota debet/kredit, nomor polis, nomor berkas, tahun penutupan, broker
atau agen, nama tertanggung, saham, mata uang, jumlah premi, kolom nomor,
kolom uraian, kolom jumlah, kolom mata anggaran, kolom jumlah dalam
rupiah (untuk pembukuan), kolom dibuat, kolom verifikasi,dan keterangan.
3. Kuitansi
Dokumen ini sebagai bukti bahwa pihak nasabah atau tertanggung telah
membayar premi kepada pihak penanggung atas luasnya objek yang dijamin.
Dalam kuitansi memuat nomor kuitansi, nama dan alamat tertanggung, jumlah
pembayaran, jenis pembayaran, nomor polis, nomor debet nota, jenis
oleh setiap bagian produksi yang telah ditandatangani oleh Kepala Unit
Teknik.
4. Kas Debet (KD)
Dokumen ini digunakan untuk mencatat pembayaran premi secara langsung
dan dibuat oleh bagian inkaso dan ditandatangani oleh bagian kasir serta
diketahui oleh Kepala Unit Keuangan dan diverifikasi oleh bagian akuntansi.
Dalam kas debet memuat komponen-komponen nomor kas debet, kantor unit,
kode, terima dari, uang sejumlah, nomor registrasi, keterangan, diketahui,
diverifikasi, jurnal (terdiri dari kolom mata anggaran, kolom debet, dan kolom
kredit), tanggal, dan nama serta tandatangan penerima.
5. Rekening Koran (RK)
Dokumen yang dibuat oleh bank dan digunakan sebagai bukti atas setiap
transaksi pembayaran premi yang dilakukan oleh pihak nasabah atau
tertanggung kemudian akan dikirimkan ke bagian inkaso untuk diproses lebih
lanjut. Dalam rekening Koran memuat komponen-komponen kolom tunggal,
kolom uraian/rincian, kolom debet dan kolom kredit, dan lain-lain.
6. Bukti Bank Debet (BD)
Bukti bank intern adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat
pembayaran premi oleh tertanggung melalui bank dan dibuat oleh bagian kasir
yang kemudian ditandatangani oleh Kepala Unit Keuangan. Dalam bukti bank
intern memuat komponen nomor bank debet, kantor/unit, kode, nama bank,
jumlah, kolom dibuat, kolom verifikasi, dan kolom jurnal yang terdiri dari
mata anggaran, kolom debet, dan kolom kredit.
7. Bukti Memorial (BM)
Bukti memorial (nota kredit) adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat
pembayaran premi oleh pihak nasabah atau tertanggung melalui kantor cabang
lain. Dalam bukti memorial memuat nomor nota kredit, kantor/unit, kode (a),
kepada, kode (b), kolom uraian, kolom jumlah, kolom mata anggaran, kolom
jumlah (debet dan kredit, kolom dibuat, dan kolom verifikasi).
3.3.2 Prosedur Pencatatan Premi Asuransi pada PT. Asuransi Jasa Indonesia
(Persero)
Pembayaran premi asuransi yang dilakukan oleh nasabah atau pihak
tertanggung kepada perusahaan asuransi dalam hal ini PT. Asuransi Jasa Indonesia
(Persero) melalui penerimaan premi. Penerimaaan premi asuransi dicatat melalui tiga
proses. Prosedur pencatatan premi yang terdapat pada PT. Asuransi Jasa Indonesia
(Persero) Kantor Cabang Bandung, yaitu :
1. Pencatatan Premi atas Pembayaran secara Langsung
Dalam proses pencatatan premi secara langsung ini para nasabah atau pihak
tertanggung melakukan pembayaran secara langsung ke perusahaan yang
Adapun proses pencatatan premi secara langsung pada PT. Asuransi Jasa
Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung yaitu :
a. Bagian inkaso menerima cek / bilyet giro / uang tunai dari nasabah atau
pihak tertanggung untuk piutang premi yang telah jatuh tempo.
b. Cek / bilyet giro / uang tunai kemudian diverifikasi dengan Nota Debet /
Nota Kredit.
c. Setelah itu bagian inkaso membuat Bukti Kas Debet yang terdiri dari
empat berkas.
d. Bukti Kas Debet tersebut dicatat dan diberi nomor registrasi oleh bagian
inkaso kedalam buku register kas debet.
e. Berkas ketiga Bukti Kas Debet diarsipkan oleh bagian inkaso menurut
tanggal atau kronologis.
f. Berkas lain Bukti Kas Debet, cek / bilyet giro / uang tunai, dan Nota
Debet / Nota Kredit didistribusikan ke bagian kasir.
g. Bukti Kas Debet oleh bagian kasir diterima dan ditandatangani.
h. Setelah itu diserahkan kepada Kepala Unit Keuangan untuk diteliti,
ditandatangani, dan diserahkan kembali ke bagian kasir.
i. Kemudian oleh bagian kasir dicatat dan diberi nomor register kedalam
buku register kas debet.
j. Sedangkan berkas keempat Bukti Kas Debet diarsipkan menurut tanggal
atau kronologisnya.
l. Berkas pertama dan berkas kedua Bukti Kas Debet serta Nota Debet /
Nota Kredit didistribusikan ke bagian akuntansi.
m. Bagian akuntansi menerima Bukti Kas Debet berkas pertama dan berkas
kedua serta Nota Debet / Nota Kredit untuk diverifikasi.
n. Berkas pertama dan berkas kedua Bukti Kas Debet dicatat kedalam jurnal
penerimaan kas dan piutang premi, kemudian berkas tersebut diarsipkan
menurut tanggal atau kronologisnya.
2. Pencatatan Premi atas Pembayaran Melalui Bank
Selain penerimaan premi secara langsung, PT. Asuransi Jasa Indonesia
(Persero) Kantor Cabang Bandung membuka rekening bank untuk
memudahkan para nasabah dalam melakukan pembayaran premi dan juga
memudahkan PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dalam melakukan
penerimaan premi. Untuk lebih jelasnya di bawah ini proses pencatatan premi
atas pembayaran melalui bank, yaitu :
a. Bagian inkaso menerima rekening koran dari bank atas transaksi
pembayaran premi yang dilakukan oleh para nasabah atau pihak
tertanggung.
b. Setelah dilakukan verifikasi rekening koran dan Nota Debet / Nota Kredit,
kemudian bagian inkaso membuat Bukti Bank Debet sebanyak tiga berkas
sesuai dengan transaksi pembayaran premi yang ada pada rekening koran.
d. Oleh bagian kasir Bukti Bank Debet dan rekening koran tersebut
diserahkan kepada Kepala Unit Keuangan untuk diteliti diparaf.
e. Setelah itu bagian kasir mencatat dan member nomor registrasi Bukti
Bank Intern tersebut kedalam Buku Register Debet.
f. Kemudian dilakukan pengarsipan untuk Bukti Bank Intern berkas ketiga
dan rekening koran menurut tanggal dan kronologisnya.
g. Untuk berkas lain Bukti Bank Debet , didistribusikan ke bagian akuntansi.
h. Bagian akuntansi menerima Bukti Bank Debet tersebut dan Nota Debet /
Nota Kredit untuk diverifikasi.
i. Setelah itu dicatat dalam Jurnal Penerimaan Kas dan Kartu Piutang Premi
kemudian diarsipkan menurut tanggal atau kronologisnya.
3. Pencatatan Premi atas Pembayaran Melalui Kantor Cabang Lain
Penerimaan premi melalui kantor cabang terjadi jika nasabah
berpindah tempat tinggal atau kantor dengan PT. Asuransi Jasa Indonesia
(Persero) dimana para nasabah tersebut mengasuransikannya, sehingga para
nasabah tersebut melakukan pembayaran preminya melalui kantor cabang PT.
Asuransi Jasa Indonesia (Persero) lainnya yang satu kota dengan tempat
tinggal, rumah, atau kantornya yang baru. Dengan begitu akan memudahkan
para nasabah dalam melakukan pembayaran premi asuransinya dengan
didukung oleh 72 kantor cabang PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) yang
Namun dalam penerimaan premi melalui kantor cabang lain ini sedikit
terjadi, hanya beberapa pihak tertanggung (nasabah) saja yang melakukan. Untuk
lebih jelasnya prosedur pencatatan premi melalui kantor cabang lain adalah
sabagai berikut :
a. Bagian inkaso menerima bukti memorial dari kantor cabang lain atas
pembayaran premi yang dilakukan oleh pihak nasabah (tertanggung).
b. Kemudian bagian inkaso memverifikasi Bukti Memorial tersebut dengan
daftar polis dan kuitansi.
c. Setelah itu, Bukti Memorial tersebut didistribusikan ke bagian akuntansi.
d. Bagian akuntansi menerima Bukti Memorial, polis, dan kuitansi kemudian
memverifikasinya.
e. Setelah itu mencatatnya ke dalam Jurnal Penerimaan Kas dan Kartu
Piutang Premi.
f. Kemudian Bukti Memorial tersebut diarsipkan menurut tanggal atau
kronologisnya.
3.3.3. Prosedur Pencatatan Piutang Premi Asuransi pada PT. Asuransi
Jasa Indonesia (Persero)
Prosedur pencatatan piutang premi asuransi ini menjadi sangat
penting, hal ini dikarenakan untuk memudahkan dalam laporan perkembangan
piutang premi per periode tertentu. Tata cara dalam pencatatan piutang premi
1. Kartu piutang dibuat untuk masing-masing relasi (debitur) berdasarkan
dokumennya masing-masing.
2. Untuk kolom “debet”, diisi berdasarkan nota premi yang diterima dari unit
produksi. Sedangkan untuk kolom “kredit”, pengisiannya dilakukan
berdasarkan Bukti Pelunasan (Kas/Bank), dan Bukti Memorial (apabila
terjadi pelunasan melalui kantor lain).
3. Setiap dokumen yang diterima oleh Pengerahan Dana harus segera diisikan
kepada Kartu Piutang, sehingga angka / saldo yang tertera menunjukan
angka / saldo yang mutakhir.
4. Kartu Piutang disimpan secara berurut berdasarkan abjad nama
masing-masing debitur (nasabah).
5. Untuk memudahkan dalam pengawasan, unit keuangan (Pengerahan Dana)
harus membuat suatu daftar yang memuat keseluruhan Kartu Piutang yang
ada, sehingga daftar tersebut dapat berfungsi sebagai Buku Kendali atas
kelengkapan Kartu Piutang yang ada.
6. Kartu Piutang harus ditutup (dijumlah) setiap bulan, untuk mengetahui
39
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan Kuliah Kerja Praktek yang penulis lakukan pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung, maka penulis dapat mengambil
kesimpulan bahwa :
1. Dokumen-dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam Unit
Sistem Informasi Manajemen (SIM) & Akuntansi adalah : polis, nota debet/kredit (NDK), kuitansi, kas debet (KD), rekening koran (RK), bukti bank debet (BD), dan bukti memorial (BM).
2. Prosedur pencatatan premi asuransi pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung yaitu melalui 3 cara, diantaranya :
pencatatan premi atas pembayaran secara langsung, pencatatan premi atas pembayaran melalui bank, dan pencatatan premi atas pembayaran melalui kantor cabang lain.
3. Prosedur pencatatan piutang premi asuransi pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung ada 6 langkah yaitu dimulai dari
4.2. Saran
Setelah melaksanakan Kuliah Kerja Praktek, penulis dapat menyampaikan
sedikit saran untuk PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung, diantaranya yaitu :
1. Dokumen-dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam Unit Sistem
Informasi Manajemen (SIM) & Akuntansi harus selalu tersedia sehingga dapat memberikan kemudahan dalam prosedur penerimaan premi pada PT. Asuransi
Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung.
2. Untuk prosedur pencatatan premi asuransi pada PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung dalam pelaksanaan tugas setiap unit,
diupayakan lebih tepat waktu dalam melaksanakan tugasnya masing-masing sehingga bisa meminimalisir resiko yang mungkin terjadi yang bisa menghambat kelancaran prosedur penerimaan premi asuransi pada PT.
Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Bandung.
3. Demikian juga dalam prosedur pencatatan piutang, ketelitian yang tinggi sangat
dibutuhkan agar tidak terjadi kesalahan yang mungkin muncul dalam pencatatan piutang premi. Selain itu, sistem informasi manajemen keuangan maupun sistem informasi akuntansi yang diterapkan diharapkan dapat lebih
iii Kerja Praktek ini.
7. Seluruh Staf Dosen Pengajar dan Staff Sekretariat (Teh Hanna dan Teh Maya)
Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
8. Bapak Sudana, SE, selaku Kepala Unit Bagian SIM & Akuntansi PT. Asuransi
Jasa Indonesia (Persero),yang telah membina dan memberikan arahan kepada
penulis dalam bimbingan Kerja Praktek sekaligus dalam memberikan data-data
untuk keperluan laporan kerja praktek ini.
9. Staf Bagian SIM dan Akuntansi PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero), Ibu Dede
Maryatie S.Sos dan Mba Dewi Kurniawaty yang telah memberikan arahan
kepada penulis mengenai dunia kerja.
10. Ayahanda kupanjatkan do’a, semoga segala pengorbananmu menjadi suatu doa
untuk penulis.
11. Ibundaku tercinta kupanjatkan do’a, semoga segala bantuan dan dorongan yang
telah diberikan akan mendapat balasan dan pahala yang berlipat ganda dari Allah
S.W.T.
12. Keluargaku tercinta, terimakasih atas doa dan motivasi yang diberikan kepada
penulis.
13. Sahabat penulis yang tersayang, Meli, Novi, dan Icha, terima kasih atas
kerjasama dan kebersamaan selama ini.
14. Seseorang yang sangat memberikan motivasi besar, Yayan, terima kasih atas
bantuan dan semangat yang diberikan kepada penulis.
15. Teman-teman kelas Mn-1 angkatan ’07 yang sama-sama berjuang dan telah
iv
17. Serta semua pihak yang telah membantu dan memberi dukungan yang tidak
dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga kebaikannya dapat dibalas oleh
Allah SWT.
Penulis sangat menyadari bahwa penyusunan laporan kerja praktek ini sangat
jauh dari kata sempurna. Keterbatasan pengetahuan, kemampuan, dan pengalaman
penulis adalah hal yang menjadi kekurangan penulis. Oleh karenanya, kritik dan saran
yang membangun sangat diharapkan oleh penulis untuk perbaikan di kemudian hari.
Akhirnya penulis panjatkan doa semoga Allah SWT memberikan Taufik dan
Hidayah-Nya kepada kita semua. Amin.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Bandung, Oktober 2010
Penulis
Tempat Tanggal Lahir : Bandung, 24 Mei 1989
Agama : Islam
Alamat : Jl. Pelindung Hewan Gg. Darussalam No. 39 RT
03/RW 08 Kel : Pelindung Hewan, Kec : Astana
Anyar, Bandung 40243
Pendidikan
1. 1995 – 2001 : SDN Mohammad Toha I Bandung
2. 2001 – 2004 : SMPN 11 Bandung
3. 2004 – 2007 : SMAN 18 Bandung
4. 2007 – Sekarang : Sedang menempuh kuliah di Universitas
Komputer Indonesia Program Studi Manajemen
Bandung, Desember 2010
