KERJA PRAKTEK
Disusun oleh :
Nama : Novita Kurniasari
NIM : 10.41010.0088
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN ... vi
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.2 Struktur Organisasi ... 8
2.3 Deskripsi Pekerjaan ... 9
2.4 Proses Bisnis Penilaian Kinerja ... 12
2.4.1 Penilaian Kinerja ... 12
BAB III LANDASAN TEORI ... 15
3.1 Aplikasi ... 15
3.2 Penilaian Kinerja ... 15
3.3 Graphic Rating Scale (Skala Penilaian Grafik) ... 18
3.4 Proses Penilaian dan Evaluasi Kinerja ... 19
3.4.1 Proses Penilaian Kinerja ... 19
3.4.2 Proses Evaluasi Kinerja ... 20
3.5 Analisis dan Perancangan Sistem ... 22
3.6 Bagian Alir Dokumen ... 23
3.7 Entity Relation Diagram ... 25
3.7.1 Jenis Objek ERD ... 26
3.8 Data Flow Diagram ... 27
4.1 Menganalisis Proses Bisnis ... 32
4.2 Menganalisis Kebutuhan Sistem ... 33
4.3 Desain Sistem... 33
4.3.1 Document Flow Penilaian, Evaluasi, Dan Hasil Evaluasi Kinerja 34
4.3.2 System Flow Penilaian, Evaluasi, Dan Hasil Evaluasi Kinerja .... 38
4.4 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja ... 41
4.5 Data Flow Diagram Penilaian, Evaluasi, Dan Hasil Evaluasi Kinerja 42 4.5.1 Context Diagram ... 42
4.5.2 Data Flow Diagram Level 0 ... 43
4.5.3 Data Flow Diagram Level 1 Lihat Data Security Dan Penilaian Kinerja ... 44
4.5.4 Data Flow Diagram Level 1 Evaluasi Kinerja ... 45
4.5.5 Data Flow Diagram Level 1 Hasil Evaluasi Kinerja ... 46
4.6 Entity Relational Diagram ... 47
4.6.1 Conceptual Data Model ... 47
4.6.2 Physical Data Model ... 48
4.8 Implementasi Sistem ... 59
4.8.1 Spesifikasi Perangkat ... 59
4.8.2 Penjelasan Program ... 60
BAB V PENUTUP ... 67
5.1 Kesimpulan ... 67
5.2 Saran ... 67
DAFTAR PUSTAKA ... 69
LAMPIRAN ... 70
Lampiran 1 Biodata ... 70
Lampiran 2 Surat Balasan Instansi ... 71
Lampiran 3 Perpanjangan Ijin Kerja Praktek ... 72
Lampiran 4 Form KP-5 (Acuan Kerja) ... 73
Lampiran 5 Form KP-6 (Harian Dan Catatan Perubahan Acuan Kerja) 75 Lampiran 6 Form KP-7 (Kehadiran Kerja Praktek) ... 76
Lampiran 7 Kartu Bimbingan ... 78
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 8
Gambar 2.2 Pemodelan Bisnis Penilaian Kinerja ... 13
Gambar 2.3 Pemodelan Bisnis Penilaian Kinerja ... 14
Gambar 3.1 Simbol Proses ... 29
Gambar 4.1 Document Flow Penilaian Kinerja ... 35
Gambar 4.2 Document Flow Evaluasi Kinerja ... 36
Gambar 4.3 Document Flow Hasil Evaluasi Kinerja ... 37
Gambar 4.4 System Flow Penilaian Kinerja ... 38
Gambar 4.5 System Flow Evaluasi Kinerja ... 39
Gambar 4.6 System Flow Hasil Evaluasi Kinerja ... 40
Gambar 4.7 Diagram Jenjang Penilaian Kinerja ... 41
Gambar 4.8 Context Diagram Aplikasi Penilaian Kinerja ... 42
Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 0 ... 43
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 1 Hasil Evaluasi Kinerja ... 46
Gambar 4.13 Conceptual Data Model ... 47
Gambar 4.14 Physical Data Model ... 48
Gambar 4.15 Desain Form Login ... 54
Gambar 4.16 Desain Form Menu Utama ... 55
Gambar 4.17 Desain Form Security Yang Berakhir Kontrak ... 56
Gambar 4.18 Desain Form Penilaian Kinerja ... 57
Gambar 4.19 Desain Form Hasil Evaluasi Kinerja ... 58
Gambar 4.20 Tampilan Form Login ... 60
Gambar 4.21 Tampilan Form Menu Utama Personalia ... 61
Gambar 4.22 Tampilan Form Menu Utama Penilaian Kinerja ... 62
Gambar 4.24 Tampilan Form Master Karyawan ... 63
Gambar 4.25 Tampilan Form Menu Security Yang Berakhir Kontrak ... 64
Gambar 4.26 Tampilan Form Penilaian Kinerja ... 65
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 DATA KARYAWAN ... 19
Tabel 3.2 TINJAUAN PENILAIAN ... 20
Tabel 3.3 DATA KARYAWAN ... 21
Tabel 3.4 TINJAUAN PENILAIAN ... 21
Tabel 3.5 KESIMPULAN HASIL EVALUASI ... 21
Tabel 3.6 SIMBOL BAGAN ALIRAN DOKUMEN ... 23
Tabel 3.7 JENIS ERD ... 25
Tabel 4.1 STRUKTUR TABEL KARYAWAN ... 49
Tabel 4.2 STRUKTUR TABEL PENILAIAN ... 51
Tabel 4.3 STRUKTUR TABEL PERTANYAAN ... 52
1.1 Latar Belakang
Proses penilaian kinerja merupakan salah satu dari sub proses Manajemen
Sumber Daya Manusia (MSDM) yang berperan penting bagi peningkatan kualitas
perusahaan. Hasil penilaian kinerja dapat menunjukan tingkat pencapaian SDM
terhadap tuntutan yang dikehendaki perusahaan, baik dilihat dari sisi kualitas dan
juga merupakan refleksi dari berkembang atau tidaknya perusahaan. Persaingan di
dunia bisnis yang makin kompetitif memacu perusahaan - perusahaan untuk
berupaya lebih keras dalam meningkatkan kualitas perusahaan. Salah satu cara
untuk meningkatkan kualitas perusahaan adalah dengan meningkatkan kualitas
dari sumber daya manusia sebagai motor penggerak utama dalam suatu
perusahaan. Supaya dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia adalah
dengan melakukan suatu pengukuran terhadap kinerja seorang karyawan terhadap
perusahaan melalui suatu penilaian kinerja karyawan (performance appraisal).
PT. Jasamitra Propertindo adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
jasa yang mengelola Pusat Grosir Surabaya (PGS). Perusahaan tersebut yang
beralamat di Jl. Dupak No.1 Surabaya masih menggunakan sudut pandang kabag
dan manajemen perusahaan, dan hasil penilaian kinerja pada perusahaan tersebut
masih kurang maksimal karena masih menggunakan perangkat secara manual
yang dapat mencari data rekap penilaian kinerja lebih lama pada saat segera
dibutuhkan, rekap data tidak rapi, dan terdapat data yang hilang, sehingga
2
penilaian tersebut bisa lebih maksimal, yaitu data lebih mudah dicari pada saat
segera dibutuhkan, dan akurasi terhadap penilaian kinerja lebih tinggi pada
perusahaan tersebut.
Menurut (Werther dan Davis, 1993:341) Graphic Rating Scales
merupakan salah satu metode yang digunakan dalam melakukan penilaian kinerja
karyawan. Metode ini banyak digunakan oleh perusahaan karena metode ini
mudah dikembangkan dan mudah untuk dimodifikasi jika diperlukan adanya
perubahan terhadap kriteria–kriteria yang menjadi bahan penilaian.
Penentuan skala yang digunakan untuk memberikan skor terhadap
jawaban, yaitu dengan menggunakan metode rating yang dijumlahkan (method of
summated rating) atau yang popular dengan nama penentuan skala model likert.
1.2 Perumusan Masalah
Bagaimana membuat aplikasi penilaian kinerja bagian security
menggunakan metode Graphic Rating Scales yang diterapkan di PT. Jasamitra
Propertindo.
1.3 Batasan Masalah
1. Penilaian kinerja dilakukan setiap 1 tahun sekali sebelum masa kontrak
selesai.
2. Penilaian kinerja dilakukan kepada seluruh karyawan kontrak bagian
security.
3. Kriteria-kriteria penilaian kinerja berdasarkan parameter yang ditetapkan
4. Pendekatan pembobotan untuk jawaban menggunakan skala likert.
1.4 Tujuan
Dengan membuat aplikasi penilaian kinerja bagian security ini supaya
hasil penilaian kinerja pada perusahaan tersebut masih kurang maksimal karena
masih menggunakan perangkat secara manual yang dapat mencari data rekap
penilaian kinerja lebih lama pada saat segera dibutuhkan, rekap data tidak rapi,
dan terdapat data yang hilang, sehingga membutuhkan proses penilain kinerja
secara komputerisasi dan agar proses penilaian tersebut bisa lebih maksimal, yaitu
data lebih mudah dicari pada saat segera dibutuhkan, dan akurasi terhadap
penilaian kinerja lebih tinggi pada perusahaan tersebut.
1.5 Kontribusi
Hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di PT. Jasamitra
Propertindo antara lain, memudahkan dan mempercepat penyampaian informasi
penilaian kinerja security kepada manajer.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk menjelaskan
penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan kerja raktek dapat dijelaskan
4
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi tentang pendahuluan akan membahas mengenai latar
belakang permasalahan, inti dari permasalahan yang ada akan disebutkan
dalam perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan mengenai
batasan-batasan sistem yang dibuat. Tujuan dari kerja praktek ini sendiri
adalah pembuatan aplikasi yang kemudian dilanjutkan dengan membuat
sistematika penulisan kerja praktek.
Bab II Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisi tentang gambaran umum PT. Jasamitra Propertindo yang
menjelaskan tentang sejarah dan struktur organisasi PT. Jasamitra
Propertindo. Selain itu, bab ini memuat mengenai profil perusahaan.
Bab III Landasan Teori
Bab ini berisi tentang landasan teori yang dipergunakan untuk
menyelesaikan kerja praktek ini. Teori-teori tersebut meliputi penjelasan
mengenai sistem, informasi, penilaian kinerja, skala penilaian grafik,
rating scale, skala likert, MySQL, serta analisis dan perancangan sistem.
Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam
merancang bangun aplikasi penilaian kinerja security berdasarkan metode
rating scale pada PT. Jasamitra Propertindo.
Bab IV Analisis Dan Desain Sistem
Bab ini berisi tentang deskripsi pekerjaan menjelaskan mengenai uraian
tentang pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek, yaitu
menganalisis sistem, mendesain sistem, dan menjelaskan penggunaan
bisnis dan kebutuhan yang ada dalam perusahaan. Mendesain sistem
dimulai dari System Flow, Context Diagram, diagram jenjang proses
(HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram
(ERD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM),
DBMS, dan desain Input/Output serta desain Interface. Penjelasan
mengenai penggunaan aplikasi dimulai dari pengenalan aplikasi hingga
cara penggunaan aplikasi yang tepat agar menghasilkan output yang
sesuai.
Bab V Penutup
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari sistem informasi yang
telah dibuat oleh penulis. Saran dapat digunakan sebagai acuan untuk
pengembangan sistem informasi penilaian kinerja security berdasarkan
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2. 1 Sejarah PT. Pusat Grosir Surabaya dan PT. Jasamitra Propertindo
Saat itu pusat perdagangan Pasar Turi yang berkembang sejak 1970,
semakin hari mengalami kemajuan pesat sehingga pada sekitar tahun 2000 Pasar
Turi mengalami booming, sehingga sangat dirasakan bahwa keberadaan Pasar
Turi perlu perkembangan dan perluasan mengingat para pengunjung yang datang
tidak saja dari Surabaya dan sekitarnya tetapi juga dari luar Jawa Timur bahkan
mencapai wilayah Indonesia Bagian Timur, khususnya dari Makasar, Ambon, dan
Jaya Pura.
Hal ini mendorong perusahaan PT. Lamicitra Nusantara (Tbk) tertarik
untuk ikut memanfaatkan situasi perdagangan tersebut, sehingga pihak
manajemen berupaya untuk mencari lahan / lokasi yang akan digunakan sebagai
pusat perdagangan diluar Pasar Turi tersebut.
Langkah praktis yang diambil bahwa manajemen PT. Lamicitra Nusantara
(Tbk) berkoordinasi dengan PT. Kereta Api Indonesia (PTKAI) untuk
bekerjasama dan menggunakan sebagian lahan emplasemen stasiun Pasar Turi
Surabaya kurang lebih luas 10.000 m2 untuk dikelola / dibangun sebagai pusat
perdagangan yang bersinergi dengan Pasar Turi lama. Setelah mengalami proses
panjang maka PT. Lamicitra Nusantara (Tbk) tahun 2003 mulai membangun
gedung yang diarahkan sebagai pusat perdagangan yang belakangan diberi nama
Proses pembangunan berjalan sesuai rencana dengan melibatkan semua
pihak terkait sehingga pada tahun 2007, PGS yang memiliki fasilitas lengkap,
memiliki stand / ruang toko sebanyak 2300 stand dan mulai dipasarkan, sehingga
saat itu sudah mampu terisi sebanyak 30 persen yang tersebar dari lantai dasar
lantai 1, lantai 2, lantai 3, dan lantai 4, sedangkan lantai 5 dan lantai 6 digunakan
untuk area parkir kendaraan roda 4.
Sementara Pasar Turi lama berjalan dan PGS juga berjalan sebagaimana
mestinya, tanpa diduga pada bulan Juli 2007 Pasar Turi lama terbakar hebat pada
lokasi membangun tahap 1, tahap 2, dan tahap 4, maka sebagian besar para
pedagang Pasar Turi lama panik dan berbondong-bondong menuju ke PGS untuk
mencari dan mendapatkan stand baik dengan cara membeli langsung (tunai)
ataupun dengan cara menyewa sehingga keberadaan PGS saat itu menjadi ramai,
dan para pedagang memilih lokasi sesuai dengan keyakinannya masing-masing.
Untuk mencapai pengelolaan yang tertib di PGS, maka perusahaan PT.
Lamicitra Nusantara (Tbk) menunjuk PT. Jasamitra Propertindo (anak
perusahaan) untuk mengelola pusat perdagangan yang bernama Pusat Grosir
7
2. 2 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
( Sumber data : PT. Jasamitra Propertindo (Pusan Grosir Surabaya) ) MANAJER MARKETING MANAJER
OPERASIONAL MANAJER KEUANGAN MANAJER UMUM MANAJER TEKNIK PT. JASAMITRA PROPERTINDO
KOMISARIS
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR UMUM
GM
2. 3 Deskripsi Pekerjaan 2.3.1 Manajer Marketing
Manajer marketing atau yang biasa disebut manajer pemasaran, tugas
utamanya adalah melakukan penganalisaan, perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan program-program sesuai bidangnya. Dimana manajer marketing
membawahi beberapa bagian seperti di bawah ini:
a. TRO (Tenant Relation Officer)
Merupakan bagian yang mengatur tenant-tenant yang ada di PT. Jasamitra
Propertindo.
b. Exhibition / Promotion
Bagian yang mengatur jika ada pameran / promosi di Pusat Grosir Surabaya,
agar perusahaan mendapatkan omset kenaikan penjualan dan pendapatan.
c. Equipment
Bagian equipment atau bagian pemeliharaan pemasaran, dimana pada bagian
ini mengatur naik turunnya tingkat pemasaran, dan memikirkan strategi-strategi
untuk memelihara kestabilan pemasarannya.
2.3.2 Manajer Operasional
Manajer Operasional membawahi beberapa bagian :
a. Cleaning Service (Pelayanan Pembersihan)
Secara umum definisi jasa cleaning service memberikan pelayanan
kebersihan, kerapian dari sebuah gedung atau bangunan baik indoor ataupun
outdoor sehingga tercipta suasana comfortable dalam menunjang aktifitas
9
adalah untuk life time benda yang termasuk dalam lingkup kerja cleaning service
tersebut.
b. Parking (Parkir)
Setiap kendaraan yang masuk ke gedung PGS akan berakhir di tempat parkir
sesuai peruntukannya, untuk parkir roda empat, ditempatkan di lantai 5 dan 6
dalam gedung, sedangkan untuk kendaraan roda 2, di tempatkan di gedung
basement dan langsir,
c. Security (Keamanan)
Petugas security / satuan pengamanan melaksanakan penjagaan dan
pengamanan di dalam gedung PGS untuk menjamin agar setiap asset yang ada
didalam gedung dipastikan tetap dalam keadaan aman terutama meminimalisir
terjadinya bentuk gangguan keamanan ketertiban masyarakat di lingkungan PGS.
2.3.3 Manajer Umum
Manajer Umum membawahi beberapa bagian :
a. Legal
Legal ini mengatur mengenai segala sesuatu yang menyangkut hukum dan
berbagai perizinan yang ada di PGS.
b. HRD (Human Resource Department)
HRD ini bertugas untuk mengatur segala sesuatu yang terkait masalah
personalia.
c. Umum
Bagian ini bertugas untuk mengatur barang-barang invetaris / milik
2.3.4 Manajer Keuangan
Manajer Keuangan membawahi beberapa bagian seperti :
a. Accounting (Akuntansi)
Pengukuran, penjabaran, atau memberi kepastian mengenai informasi yang
akan membantu manajer untuk membuat keputusan dalam perusahaan.
b. Bookkeeping (Pembukuan)
Pencatat transaksi keuangan, transaksi meliputi penjualan, pembelian,
pendapatan, pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi.
c. Kasir
Memiliki tanggung jawab keuangan / administrasi, dan tugas kasir adalah :
1) Melakukan penerimaan uang dan pengeluaran uang kas perusahaan
2) Bertanggung jawab atas uang kas perusahaan.
d. Billing (Penagihan)
Tugas billing adalah melakukan penagihan kepada debitur perusahaan
(penagihan terhadap para tenant)
2.3.5 Manajer Teknik
Manajer Tekhnik membawahi beberapa bagian seperti :
a. Elektrik
Bagian yang bertugas dalam bidang kelistrikan.
b. Mekanik
Bagian yang bertugas melakukan perbaikan jika terjadi gangguan pada mesin
maupun listrik.
c. AC (Air Conditioning)
11
d. Sipil
Bagian yang merancang, membangun, dan merenovasi insfrastruktur, dan
melakukan perbaikan gedung.
2. 4 Proses Bisnis Penilaian Kinerja 2.4.1 Penilaian Kinerja
Langkah pertama, menetapkan standar yang diharapkan dari suatu jabatan,
sehingga akan diketahui parameter-parameter apa saja yang akan diukur dalam
penilaian kinerja. Parameter-parameter tersebut tentunya harus sangat terkait
dengan pelaksanaan tugas pada jabatan itu. Tahap ini biasanya dapat dilakukan
dengan menganalisa jabatan (job analysis) atau menganalisa uraian tugas
masing-masing jabatan.
Setelah tujuan dan parameter yang akan diukur dalam penilaian kinerja
diketahui, maka langkah selanjutnya yaitu menentukan desain yang sesuai untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Penentuan desain penilaian kinerja ini harus
selalu dikaitkan dengan tujuan penilaian. Hal ini karena tiap-tiap desain penilaian
kinerja memiliki kelemahan dan kelebihannya masing. Langkah berikutnya adalah
melakukan penilaian kinerja terhadap pegawai yang menduduki suatu jabatan.
Kabag pertama kali mengisi data karyawan yang akan dinilai, lalu menilai
masing-masing bawahan dengan melingkari atau memeriksa skor yang paling
baik menggambarkan kinerjanya untuk masing-masing parameter. Lalu
menandatangani form penilaian tersebut dan diserahkan kepada personalia.
Langkah terakhir adalah evaluasi terhadap sistem penilaian kinerja yang
apakah penilaian kinerja tersebut sudah sesuai dengan karyawan kontrak bagian
security pada saat melakukan wawancara langsung. Apabila ternyata belum, maka
harus menilai ulang suatu parameter yang telah dilakukan penilaian kinerja
terhadap Kabag. Kemudian tim evaluasi mengisi kesimpulan hasil evaluasi dan
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Aplikasi
Menurut Ibisa, Aplikasi adalah alat bantu untuk mempermudah dan
mempercepat proses pekerjaan dan bukan merupakan beban bagi penggunanya.
Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket disebut sebagai
suatu paket atauapplication suite.Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya
memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan
pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi.
Pengertian aplikasi Menurut Jogiyanto (1999:12) adalah penggunaan
dalam suatu komputer, instruksi (instructiom) atau pernyataan (statement) yang
disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi
output
Dengan membuat aplikasi penilaian kinerja bagian security pada PT.
Jasamitra Propertindo, agar proses penilaian tersebut bisa lebih maksimal, yaitu
data lebih mudah dicari pada saat segera dibutuhkan, dan akurasi terhadap
penilaian kinerja lebih tinggi pada perusahaan tersebut.
3.2 Penilaian Kinerja
Pada organisasi yang modern, penilaian memberikan mekanisme peranan
penting bagi manajemen untuk digunakan dalam menjelaskan tujuan-tujuan dan
standar-standar kinerja dan untuk memotivasi kinerja individu di waktu
dari sebagian besar perusahaan dan memberikan basis untuk keputusan-keputusan
yang mempengaruhi gaji, promosi, pemberhentian, pelatihan, transfer, dan
kondisi-kondisi kepegawaian lainnya.
Menurut Simamora (2001) kinerja karyawan (employee performance)
adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan
pekerjaan. Penilaian kinerja (performance assessment) adalah proses yang
mengukur kinerja karyawan. Penilaian kinerja merupakan salah satu fungsi
mendasar personalia, kadang-kadang disebut juga dengan review kinerja,
penilaian karyawan, evaluasi kinerja, evaluasi karyawan, atau rating personalia.
Siagian (1995:225–226) menyatakan bahwa penilaian prestasi kerja adalah
suatu pendekatan dalam melakukan penilaian prestasi kerja para pegawai yang di
dalamnya terdapat berbagai faktor seperti :
1. Penilaian dilakukan pada manusia sehingga disamping memiliki kemampuan
tertentu juga tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan;
2. Penilaian yang dilakukan pada serangkaian tolak ukur tertentu yang realistik,
berkaitan langsung dengan tugas seseorang serta kriteria yang ditetapkan dan
diterapkan secara obyektif;
3. Hasil penilaian harus disampaikan kepada pegawai yang dinilai dengan lima
maksud:
a. Apabila penilaian tersebut positif maka penilaian tersebut menjadi
dorongan kuat bagi pegawai yang bersangkutan untuk lebih berprestasi
lagi pada masa yang akan datang sehingga kesempatan meniti karier lebih
14
b. Apabila penilaian tersebut bersifat negatif maka pegawai yang
bersangkutan mengetahui kelemahannya dan dengan sedemikian rupa
mengambil berbagai langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan
tersebut.
c. Jika seseorang merasa mendapat penilaian yang tidak obyektif, kepadanya
diberikan kesempatan untuk mengajukan keberatan sehingga pada
akhirnya ia dapat memahami dan menerima hasil penilaian yang
diperolehnya.
d. Hasil penilaian yang dilakukan secara berkala itu terdokumentasikan
secara rapi dalam arsip kepegawaian setiap pegawai sehingga tidak ada
informasi yang hilang, baik yang sifatnya menguntungkan maupun
merugikan pegawai bersangkutan;
e. Hasil penilaian prestasi kerja setiap orang menjadi bahan yang selalu turut
dipertimbangkan dalam setiap keputusan yang dambil mengenai mutasi
pegawai, baik dalam arti promosi, alih tugas, alih wilayah, demosi maupun
dalam pemberhentian tidak atas permintaan sendiri.
Untuk penilaian kinerja karyawan pada PT. Jasamitra Propertindo,
melakukan penilaian dan evaluasi kinerja bertujuan untuk para karyawan guna
meningkatkan prestasi kerjanya yang akan datang dari tahun sebelumnya,
sekaligus untuk memberitahu masing-masing karyawan seberapa jauh prestasi
3.3 Graphic Rating Scales (Skala Penilaian Grafik)
Menurut Utomo (2008), Graphic Rating Scales (GRS) merupakan salah
satu metode yang digunakan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan.
Metode ini banyak digunakan oleh perusahaan karena metode ini mudah
dikembangkan dan mudah untuk dimodifikasi jika diperlukan adanya perubahan
terhadap kriteria-kriteria yang menjadi bahan penilaian.
Skala penilaian grafik memberikan penilaian yang khas. Disitu didaftarkan
ciri-ciri (seperti mutu dan kehandalan) serta kisaran nilai kinerja (dari yang tidak
memuaskan sampai yang luar biasa memuaskan) untuk masing-masing bawahan
dengan melingkari atau memeriksa skor yang paling baik menggambarkan
kinerjanya untuk masing-masing ciri atau parameter.
Terdapat beberapa alasan mengapa metode ini banyak dipakai secara luas,
yaitu :
1. Skala penilaian grafik mudah digunakan. Penyelia dapat menilai banyak
individu dalam waktu singkat. Skala-skala ini juga mudah dipahami dan
dijelaskan kepada orang-orang yang dinilai.
2. Metode ini juga mudah dibuat dan dimodifikasi jika dibutuhkan. Skala
penilaian grafik membandingkan kinerja individu terhadap sebuah standar
absolut. Penilai mengevaluasi kinerja berbagai dimensi atau kriteria,
seperti kualiatas kerja, penerimaan kritik, kemauan memikul tanggung
jawab dan hal-hal yang serupa lainnya. Penilai menngunakan skala berupa
angka-angka mulai dari rendah sampai tinggi, dari yang dinilai jelek
sampai ke nilai yang baik sekali. Atau dari kriteria yang tidak memuaskan
16
Untuk penilaian kinerja karyawan pada PT. Jasamitra Propertindo,
melakukan penilaian dan evaluasi misalnya dengan parameter pengetahuan tugas
dan tanggung jawab kerja. Skala yang digunakan adalah Kurang Sekali, Kurang,
Cukup, Bagus, Bagus Sekali, Kurang Sekali adalah yang terburuk dan Bagus
Sekali adalah yang terbaik. Jika parameter pengetahuan tugas dan tanggung jawab
kerja karyawan tersebut bagus sekali, misalnya, maka ia diberi nilai Bagus Sekali
dan begitu seterusnya untuk menilai parameter-parameter kinerja lainnya.
3.4 Proses Penilaian dan Evaluasi Kinerja 3.4.1 Proses Penilaian Kinerja
Langkah-langkah dalam proses penilaian, yaitu 1). Menentukan data
karyawan, dan 2). Menentukan tinjauan penilaian yang terdiri dari parameter apa
saja yang akan dinilai dan skalanya (BS, B, C, K, KS).
Berikut contoh penentuan berdasarkan survey yg dilakukan di perusahaan
dan bisa berubah sesuai kebijakan perusahaan, dapat dilihat pada tabel 3.1 dan
tabel 3.2.
Tabel 3.1 Data Karyawan
Tabel 3.2 Tinjauan Penilaian
3.4.2 Proses Evaluasi Kinerja
Langkah-langkah dalam proses evaluasi, yaitu 1). Menentukan data
karyawan, 2). Menentukan tinjauan evaluasi yang terdiri dari parameter apa saja
yang akan dinilai dan skalanya (BS, B, C, K, KS), 3). Menentukan tinjauan
evaluasi yang terdiri dari parameter apa saja yang akan dinilai dan skalanya (BS,
B, C, K, KS), dan 4). Memberi kesimpulan terhadap hasil evaluasi.
Berikut contoh penentuan berdasarkan survey yg dilakukan di perusahaan
dan bisa berubah sesuai kebijakan perusahaan, dapat dilihat pada tabel 3.3, tabel
3.4, dan tabel 3.5.
No. Faktor Penilaian
Hasil Penilaian
BS B C K KS
1 PENGETAHUAN TUGAS
2 TANGGUNG JAWAB
3 DISIPLIN
4 KREATIF
5 MOTIVASI
6 KUALITAS PEKERJAAN
7 KERJA SAMA
8 PELAYANAN PELANGGAN
9 PENAMPILAN KERJA
10 ETIKA KERJA
18
Tabel 3.3 Data Karyawan
Tabel 3.4 Tinjauan Evaluasi
No. Faktor Penilaian
Hasil Penilaian
BS B C K KS
1 PENGETAHUAN TUGAS
2 TANGGUNG JAWAB
3 DISIPLIN
4 KREATIF
5 MOTIVASI
6 KUALITAS PEKERJAAN
7 KERJA SAMA
8 PELAYANAN PELANGGAN
9 PENAMPILAN KERJA
10 ETIKA KERJA
11 DEDIKASI TERHADAP TUGAS
Tabel 3.5 Kesimpulan Hasil Evaluasi
3.5 Analisa Dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilaksanakan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan,
sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem merupakan
penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang
dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan
kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan
hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh
kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2003:7), Analisis dan Perancangan Sistem berupaya
menganalisis input data atau aliran `data secara sistematis, memproses atau
mentransforasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi
dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap
selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang
harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
20
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. tahap ini disebut desain sistem.
3.6 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan dokumen gambaran arus data dengan menggunakan simbol seperti
pada tabel berikut yang dijelaskan pada tabel 3.6 :
Tabel 3.6 Simbol Bagan Aliran Dokumen
No. Simbol
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan dari
operasi program komputer.
3. Database Untuk menyimpan data.
4. Penghubung Menunjukkan hubungan di
halaman yang sama.
No. Simbol
Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
6. Terminator Menandakan awal/akhir dari
suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan logika
keputusan dengan nilai true
atau false.
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang dilakukan
secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file
non-komputer yang diarsip urut
22
3.7 Entity Relation Diagram
Entity Relationship Diagram adalah suatu bentuk perencanaan database
secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan
pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan
model hubungan data dalam sistem, dimana didalamnya terdapat hubungan entitas
beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk
sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :
Tabel 3.7 Jenis ERD
No. Jenis ERD Keterangan
1. Conceptual Data Model
(CDM)
Merupakan model universal dan dapat
menggambarkan semua struktur logic
database (DBMS), dan tidak
bergantung dari software atau
pertimbangan struktur data storage.
Sebuah CDM dapat diubah langsung
menjadi PDM.
2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang
mengacu pada pemilihan software
DBMS yang spesifik. Hal ini
seringkali berbeda secara signifikan
dikarenakan oleh struktur tipe
database yang bervariasi, dari model
3.7.1 Jenis Objek ERD
1. Entity
Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak
yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling
ketergantungan. Ada 2 macam tipe entity, yaitu :
a. Strong Entity
Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk
setiap individu yang ada di dalamnya. Atau bisa diartikan juga sebagai
obyek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata.
b. Weak Entity
suatu entity yang mana keberadaannya tergantung dari keberadaan entity
lain.
2. Attribute
Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau
karakteristik dari entity tersebut. Attribute seting disebut juga data elemen atau
data field.
3. Key
Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah
diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan
nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama.
Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).
4. Relationship
Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antara satu atau lebih
24
a Derajat relationship ada 3 macam, yaitu:
1) Unary Degree (Derajat Satu) adalah sebuah entity berelasi dengan
b Cardinality Ratio ada 3 macam, yaitu:
1) One to One Relationship merupakan setiap satu entity berhubungan
dengan paling banyak satu entity di entity lainnya.
2) One to Many atau Many to One Relationship merupakan hubungan
antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding
banyak.
3) Many to Many Relationship merupakan setiap satu entity
berhubungan dengan banyak entity di satu entity lainnya.
3.8 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau sering juga disebut dengan Bubble Chart atau
diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi adalah alat
pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain
dengan alir data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan alat
pembuat model yang sering digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan
Untuk memudahkan proses pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun
berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:
1. Context Diagram
Merupakan diagram paling atas dan pembahasan berupa global yang terdiri
dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang
digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem
dan juga sistem dalam suatu proses. Sedangkan hal yang digambarkan dalam
Context Diagram adalah hubungan antar terminator dan data source.
2. Diagram level 0
Merupakan diagram yang berada diantara diagram konteks dan diagram detail
serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam
diagaram level 0 adalah proses utama dari sistem serta hubungan entitiy, proses,
alur data dan data source.
3. Diagram Detail (Primitif)
Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam diagram zero. Diagram
yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.
Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu:
a Terminator
Terminator atau External Entity atau kesatuan luar yang mewakili entitas
external yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. Terminator
merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa orang atau sistem
yang berada di lingkungan luar sistem yang memberikan inputan maupun yang
menerima output dari sistem serta berupa bagian atau divisi diluar sistem yang
26
0
SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJ A SECURITY PT JASAMITRA
PROPERTINDO
+
b Proses
Proses sering dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen
proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke
output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan
transformasi atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi
nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau kegiatan
yang dilaksanakan. Dan setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap
sebagai berikut:
1) Identifikasi Proses
Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan ditulis
pada bagian atas simbol.
2) Nama Proses
Menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses
harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya. Nama proses
diletakkan dibawah identifikasi proses.
3) Data Store
Data Store digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data. Data store
disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada
satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data
store menunjukkan nama filenya. Data Store biasanya berkaitan dengan
penyimpanan file atau database yang dilakukan secara terkomputerisasi. Data
store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses
pengertiannya sebagai berikut:
a) Alur data dari store yang berarti sebagai pengaksesan data untuk suatu
proses.
b) Alur data ke proses berarti meng-update data seperti nambah data,
mengurangi data maupun mengubah data.
4) Alur Data
Alur data dapat digambarkan dengan anak panah yang menuju ke dalam proses
maupun ke luar proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan
data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.
5) Syarat-syarat pembuatan sebuah DFD adalah:
a) Pemberian nama untuk setiap komponen DFD.
b) Pemberian nomor pada proses DFD.
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Penulis melakukan kerja praktek di PT. Jasamitra Propertindo yang
berdomisili di Surabaya. PT. Jasamitra Propertindo adalah perusahaan yang
bergerak dalam bidang jasa yang mengelola Pusat Grosir Surabaya (PGS).
Perusahaan tersebut yang beralamat di Jl. Dupak No.1 Surabaya masih
menggunakan sudut pandang kabag dan manajemen perusahaan, dan hasil
penilaian kinerja pada perusahaan tersebut masih kurang maksimal karena masih
menggunakan perangkat secara manual yang dapat mencari data rekap penilaian
kinerja lebih lama pada saat segera dibutuhkan, rekap data tidak rapi, dan terdapat
data yang hilang, sehingga membutuhkan proses penilain kinerja secara
komputerisasi dan agar proses penilaian tersebut bisa lebih maksimal, yaitu data
lebih mudah dicari pada saat segera dibutuhkan, dan akurasi terhadap penilaian
kinerja lebih tinggi pada perusahaan tersebut, maka diperlukan langkah-langkah
sebagai berikut :
1. Menganalisis proses bisnis
2. Menganalisis kebutuhan sistem.
3. Mendesain sistem (document flow, system flow, Context Diagram, Jenjang
Proses (HIPO), data flow diagram (DFD), ERD, struktur tabel desain I/O
(input-output), desain Interface).
Langkah-langkah di atas bertujuan untuk menemukan solusi dari
permasalahan-permasalahan yang ada pada PT. Jasamitra Propertindo yang lebih
jelasnya dapat dilihat pada penjelasan sub bab di bawah ini.
4.1 Menganalisis Proses Bisnis
Dalam menganalisis proses bisnis ini berisikan penjelasan proses bisnis
penilaian kinerja yang terdapat pada PT. Jasanitra Propertindo. Langkah pertama
kali yaitu, personalia mendata siapa saja karyawan bagian security yang berakhir
kontrak, yang nantinya diketahui oleh manajer operasional sebagai departemen
dari bagian security dan diketahui oleh kabag security. Kemudian, dari data
karyawan tersebut yang berada di kabag security, terdapat lampiran berupa
formulir penilaian kinerja karyawan, formulir penilaian tersebut diisi oleh kabag
security dan setelah itu diberikan kembali pada personalia. Setelah proses
penilaian kinerja dilakukan, personalia membuat jadwal untuk evaluasi kinerja
yang dilakukan oleh tim evaluasi. Setelah ditentukan jadwal untuk evaluasi
kinerja, tim evaluasi mengadakan evaluasi kinerja terhadap karyawan bagian
security. Berkas-berkas dari evaluasi, diserahkan kembali kepada personalia. Dan
proses bisnis yang terakhir adalah, personalia melakukan rekap evaluasi kinerja,
membuat daftar hasil evaluasi kinerja, dan membuat surat kontrak baru bagi yang
33
4.2 Menganalisis Kebutuhan Sistem
Sebelum mendesain sistem yang akan dibuat, maka langkah yang pertama
kali dilakukan adalah menganalisis kebutuhan sistem, dibuat dengan tujuan agar
mengetahui masalah-masalah yang ada sehingga dapat dihasilkan solusi yang
tepat dari sistem yang dibuat. Tahapan-tahapan analisis kebutuhan yang dilakukan
adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan kepada manajer operasional yang terkait dengan
penilaian kinerja. Wawancara ini bertujuan menghasilkan informasi-informasi
dibutuhkan sehingga dari informasi tersebut dapat dibangun sebuah sistem
yang dibuat mampu menjawab kebutuhan sistem. Beberapa informasi yang
dihasilkan dari hasil wawancara tersebut adalah informasi mengenai data-data
yang akan diolah, proses penilaian kinerja, evauasi kinerja, dan hasil evaluasi
kinerja.
2. Observasi/pengamatan
Observasi atau pengamatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan
informasi tambahan yang tidak didapatkan dari pengumpulan data dengan cara
wawancara. Dari hasil obersevasi/pengamatan yang dilakukan di perusahaan,
informasi yang didapatkan adalah informasi mengenai fasilitas penyimpanan data
pada perusahaan tersebut sebagian besar masih menggunakan kertas dan
menggunakan Microsoft Excel.
Dari analisis yang telah dijelaskan, proses penilaian kinerja karyawan pada
PT. Jasamitra Propertindo tersebut, dapat untuk mengatasi permasalahan yang
mampu memudahkan dan mempercepat penyampaian informasi penilaian kinerja
kepada manajer. Proses-proses utama yang ada diantaranya penilaian kinerja,
evaluasi kinerja, dan merekap hasil evaluasi kinerja. Langkah selanjutnya adalah
menggambarkan output yang akan dihasilkan dari solusi.
Setelah gambaran singkat solusi diberikan kepada salah satu manajemen
dari pihak PT. Jasamitra Propertindo, maka langkah selanjutnya adalah mendesain
sistem dari system flow, Context Diagram, Jenjang Proses (HIPO), data flow
diagram (DFD), ERD, struktur tabel desain I/O (input-output), desain Interface.
4.3 Desain Sistem
Pada perancangan aplikasipenilaian kinerja security pada PT. Jasamitra
Propertindo ini memiliki beberapa sub desain yaitu dokument flow, system flow,
Context Diagram, Jenjang Proses (HIPO), data flow diagram (DFD), ERD,
struktur tabel desain I/O (input-output), desain Interface.
4.2.1 Document Flow Penilaian, Evaluasi, dan Hasil Evaluasi Kinerja
Pada document flow ini terdapat 3 gambaran document flow yaitu:
document flow Penilaian Kinerja Bagian Security, document flow evaluasi kinerja
Bagian Security, dan document flow daftar hasil evaluasi kinerja Bagian Security
A. Document Flow Penilaian Kinerja
Untuk document flow Penilaian Kinerja yang berisi : personalia melihat
data security yang akan habis masa kontraknya kemudian dibuatkan daftar data
security yang akan habis masa kontarknya yang berupa dokumen, dari daftar data
security yang akan habis masa kontraknya diberikan kepada manajemen
35
Dokumen Flow Penilaian Kinerja Security
Personalia
penilaian. Lalu kabag security melakukan proses penilaian kinerja pada anggota
security. Setelah selesai menilai, formulir penilaian tersebut diserahkan kepada
personalia yang nantinya formulir penilaian tersebut sebagai bahan pertimbangan
untuk evaluasi penilaian kinerja dengan tim evaluasi (general manajer, direktur
umum, manajer oprasional, kabag personalia, manajer umum), seperti yang
terlihat pada gambar 4.1
Dokumen Flow Evaluasi Kinerja Security
Tim Evaluasi Kinerja
( General Manager, Direktur Umum, Manager Operasional, Kabag Personalia, Manager Umum )
Personalia
B. Document Flow Evaluasi Kinerja
Untuk document flow Evaluasi Kinerja yang berisi : personalia
menentukan jadwal untuk melakukan evaluasi kinerja bagian security dan
membuaat dokumen berupa jadwal evaluasi kinerja bagian security, dokumen
jadwal evaluasi kinerja diberikan tim evaluasi. Pada saat penyerahan kepada tim
evaluasi, selain formulir evaluasi kinerja juga dilampirkan formulir penilaian yang
telah dinilai oleh kabag security. Lalu tim evaluasi melakukan proses evaluasi
kinerja bagian security. Setelah selesai mengevaluasi, formulir evaluasi dan
lampiran tersebut diserahkan kepada persnalia yang nantinya akan dilakukan
proses rekap daftar hasil evaluasi kinerja bagian security, seperti yang terlihat
pada gambar 4.2
37
Dokumen Flow Daftar Hasil Evaluasi
Security
C. Document Flow HasilEvaluasi Kinerja
Untuk document flow Evaluasi Kinerja yang berisi : personalia merekap
hasil evaluasi kinerja bagian security yang telah dievaluasi oleh tim evaluasi.
Setelah itu dibuatkan dokumen rekap hasil evaluasi kinerja bagian security.
Kemudian personalia melakukan selesksi kelulusan terhadap anggota security.
Jika seleksi lulus maka security tersebut dibuatkan kontrak baru, dan apabila dari
seleksi tersebut tidak lulus maka security dibuatkan surat berkhir kontrak, seperti
yang terlihat pada gambar 4.3
Sistem Flow Penilaian Kinerja Security
Personalia Manajer Operasional Kabag Security
Mulai 4.2.2 System Flow Penilaian, Evaluasi, dan Hasil Evaluasi Kinerja
Perancangan desain sistem yang menjadi solusi dari permasalahan PT.
Jasamitra Propertindo akan dibahas pada sub bab berikut ini :
A. System Flow Penilaian Kinerja
Untuk system flow Penilaian Kinerja yang berisi : personalia melihat data
security yang akan habis masa kontraknya dari daftar data security yang akan
habis masa kontraknya, sistem memunculkan display data security yang akan
habis masa kontraknya, data tersebut juga bisa dilihat oleh manajer oprasional dan
kabag security. Lalu sistem mengambil formulir penilaian yang berasal dari
master nilai, setelah itu kabag security melakukan proses input penilaian kinerja
pada anggota security yang setelah itu disimpan di dalam database data penilaian,
seperti yang terlihat pada gambar 4.4
39
Sistem Flow Evaluasi Kinerja Security
Tim Evaluasi Kinerja
( General Manager, Direktur Umum, Manager Operasional, Kabag Personalia, Manager Umum ) Personalia
Untuk system flow Evaluasi Kinerja yang berisi : personalia menentukan
jadwal untuk melakukan evaluasi kinerja bagian security dengan melihat data
yang telah tersimpan dalam database data penilaian dan membuat dokumen
berupa jadwal evaluasi kinerja bagian security, dokumen jadwal evaluasi kinerja
diberikan tim evaluasi. Tim evaluasi melihat data security yang akan habis masa
kontraknya yang setelah itu sistem akan memunculkan display data security yang
akan habis masa kontraknya. Lalu sistem mengambil formulir penilaian yang
berasal dari master nilai, setelah itu tim evaluasi melakukan proses input evaluasi
kinerja bagian security dan disimpan, evaluasi kinerja tersebut disimpan dalam
database data penilaian, seperti yang terlihat pada gambar 4.5
Sistem Flow Hasil Evaluasi Kinerja Securiy
C. System Flow Hasil Evaluasi Kinerja Bagian Security
Untuk system flow Evaluasi Kinerja yang berisi : personalia melihat data
yang telah dievaluasi oleh tim evaluasi yang tersimpan didalam database data
penilaian. Setelah itu melakukan proses rekap hasil evaluasi kinerja bagian
security. Kemudian personalia melakukan selesksi kelulusan terhadap anggota
security yang terdapat didalam database master nilai. Jika seleksi lulus maka
security tersebut dibuatkan kontrak baru, dan apabila dari seleksi tersebut tidak
lulus maka security dibuatkan surat berkhir kontrak, seperti yang terlihat pada
gambar 4.6
41 4.4 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja
Hierarchical Input Process Output merupakan alat perancangan sistem
yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu
dengan jelas dan terstruktur. Gambar 4.7 merupakan HIPO dari Aplikasi Penilaian
Kinerja.
LIHAT DATA SEC YG AKAN DINILAI REKAP HASIL EVALUASI KINERJA SEC
EVALUASI KINERJA SEC LIHAT EVALUASI KINERJ A SEC
HASIL EVALUASI KINERJ A SEC
DATA SEC YANG AKAN DINILAI DATA SEC YANG AKAN DIEVALUASI
HASIL EVALUSI KINERJ A SEC
HASIL PENILAIAN KINERJ A SEC PENILAIAN KINERJA SECURITY LIHAT DATA SEC YG AKAN DIEVALUASI
EVALUASI KINERJA SECURITY DATA SEC HABIS MASA KONTRAKNYA
LIHAT DATA SEC HABIS M ASA KONTRAK
0
APLIKASI PENILAIAN KINERJA BAGIAN SECURITY PADA PT JASAM ITRA
PROPERTINDO
4.5 Data Flow Diagram Penilaian, Evaluasi, Dan Hasil Evaluasi Kinerja
Berikut adalah DFD system yang akan di implementasikan pada PT.
Jasamitra Propertindo yang di gambarkan sebagai berikut :
4.4.1 Context Diagram
Context diagram pada Aplikasi Penilaian Kinerja Security ini terdiri atas 3
external entity yaitu personalia, tim evaluasi, dan kabag security, seperti yang
dijelaskan pada gambar 4.8
43
[LIHAT DATA SEC YG AKAN DINILAI]
[HASIL EVALUASI KINERJA SEC] [REKAP HASIL EVALUASI KINERJA SEC]
[EVALUASI KINERJA SEC] [LIHAT EVALUASI KINERJA SEC]
DAFTAR HASIL EVALUASI KINERJ A SEC
DATA EVALUASI KINERJA SECURITY
EVALUASI KINERJA SEKURITY
DATA SEC YG AKAN DIEVALUASI DATA SECURITY YANG AKAN DINILAI
[DATA SEC YANG AKAN DINILAI]
[HASIL EVALUSI KINERJA SEC] [DATA SEC YANG AKAN DIEVALUASI]
[PENILAIAN KINERJA SECURITY]
HASIL PENILAIAN KINERJA
LIST DATA SECURITY LIST DATA SECURITY
[LIHAT DATA SEC YG AKAN DIEVALUASI]
[EVALUASI KINERJA SECURITY]
[HASIL PENILAIAN KINERJA SEC]
[DATA SEC HABIS MASA KONTRAKNYA] [LIHAT DATA SEC HABIS MASA KON TRAK]
PERSONALIA 4.4.2 Data Flow Diagram Level 0
Pada DFD level 0 di bawah ini terdapat 3 sub proses yang merupakan
dekomposisi dari proses global. Keempat sub proses yaitu Penilaian, Penilaian
Kinerja Security, Evaluasi Kinerja Security, dan Hasil Evaluasi Kinerja Security .
Selain itu terdapat 4 external entity (personalia, tim evaluasi, dan kabag security)
dan terdapat 2 data store (data security dan data penilaian), seperti yang
dijelaskan pada gambar 4.9
DATA SECURITY
[LIHAT DATA SEC YG AKAN DINILAI]
[DATA SECURITY YANG AKAN DINILAI]
[HASIL PENILAIAN KINERJA]
[HASIL PENILAIAN KINERJA SEC] [PENILAIAN KINERJA SECURITY]
[DATA SEC YANG AKAN DINILAI] [DATA SEC HABIS MASA KONTRAKNYA]
[LIST DATA SECURITY] [LIHAT DATA SEC H ABIS MASA KONTRAK]
PERSONALIA
4.4.3 Data Flow Diagram Level 1 Lihat Data Security Dan Menilai Kinerja
Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub proses yang merupakan
dekomposisi dari proses DFD level 0. Sub proses yaitu proses Melihat Data
Security dan Menilai Kinerja Security. Selain itu terdapat 2 external entity
(personalia dan kabag security) dan terdapat 2 data store (data security dan data
penilaian), seperti yang dijelaskan pada gambar 4.10
Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level 1 Lihat Data Security Dan Penilaian
45
[EVALUASI KINERJA SEKURITY] [DATA SEC YG AKAN DIEVALUASI] [HASIL EVALUSI KINERJA SEC]
[EVALUASI KINERJA SECURITY]
[LIST DATA SECURITY] [LIHAT DATA SEC YG AKAN DIEVALUASI]
[DATA SEC YANG AKAN DIEVALUASI] TIM EVALUASI
8 DATA
SECURITY
2.1
PROSES EVALUASI KINERJA SECURITY
9 DATA
PENILAIAN
4.4.4 Data Flow Diagram Level 1 Evaluasi Kinerja
Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 1 sub proses yang merupakan
dekomposisi dari proses DFD level 0. Sub proses yaitu proses Evaluasi Kinerja
Security. Selain itu terdapat 1 external entity (tim evaluasi) dan terdapat 2 data
store (data security dan data penilaian), seperti yang dijelaskan pada gambar 4.11
[DAFTAR HASIL EVALUASI KINERJA SEC]
DAFTAR HASIL EVALUASI KINERJ A [DATA EVALUASI KINERJ A SECURITY]
[LIHAT EVALUASI KINERJA SEC] [EVALUASI KINERJA SEC] [HASIL EVALUASI KINERJA SEC] [REKAP HASIL EVALUASI KINERJA SEC]
3.1
4.4.5 Data Flow Diagram Level 1 Hasil Evaluasi Kinerja
Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub proses yang merupakan
dekomposisi dari proses DFD level 0. Sub proses yaitu proses Membuat Rekap
Hasil Evaluasi Kinerja Security dan Mencetak Hasil Evaluasi Kinerja Security.
Selain itu terdapat 1 external entity (personalia) dan terdapat 1 data store (data
penilaian), seperti yang dijelaskan pada gambar 4.12
47
4.6 Entity Relational Data 4.6.1 Conceptual Data Model
Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database aplikasi Penilaian
Kinerja yang terdiri dari Karyawan, Penilaian, Pertanyaan, dan Nilai.
4.6.2 Physical Data Model
Di bawah ini merupakan PDM dari struktur database aplikasi Penilaian
Kinerja yang terdiri dari Karyawan, Penilaian, Pertanyaan, dan Nilai.
49
4.6.3 Struktur Tabel
Rancang Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja ini terdapat 4 (empat) tabel.
Tabel-tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan
memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna sistem. Berikut
penjelasan struktur tabel dari tiap tabel :
1. Tabel Karyawan
Primary Key : Id_karyawan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data karyawan
Tabel 4.1 Struktur Tabel Karyawan
Field Type Data Length Constraint
ID_KARYAWAN Char 11 Primary Key
NAMA_KARYAWAN Varchar 20 -
JENIS_KELAMIN Char 1
NO_TLP Varchar 12
TEMPAT_LAHIR Varchar 30
TGL_LAHIR Date -
ALAMAT_KTP Varchar 50
Field Type Data Length Constraint
KOTA_SEKARANG Varchar 30
DEPARTEMEN Varchar 30
BAGIAN Varchar 30
JABATAN Varchar 30
STATUS_KERJA Varchar 10
PENDIDIKAN Varchar 4
TGL_MULAI_KERJA Date -
MASA_KERJA Char 4
51
2. Tabel Penilaian
Primary Key : id_penilaian
Foreign Key : thn_nilai, thn_soal, no_soal
Fungsi : Menyimpan data penilaian
Tabel 4.2 Struktur Tabel Penilaian
Field Type Data Length Constraint
ID_PENILAIAN Char 10 Primary Key
THN_NILAI Varchar 4 Foreign Key
TAHUN_SOAL Char 4 Foreign Key
NO_SOAL Char 4 Foreign Key
KARYAWAN_PENILAI Char 11
KARYAWAN_YG_DINILAI Char 11
TGL_PENILAIAN Date -
PERIODE Int -
BS Int -
B Int -
Field Type Data Length Constraint
K Int -
KS Int -
KESIMPULAN Char 10
3. Tabel Pertanyaan
Primary Key : no_soal, tahun_soal
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pertanyaan
Tabel 4.3 Struktur Tabel Pertanyaan
Field Type Data Length Constraint
NO_SOAL Char 4 Primary Key
TAHUN_SOAL Char 4 Primary key
STATUS Varchar 10
SOAL Varchar 300
53
4. Tabel Nilai
Primary Key : thn_soal
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data nilai
Tabel 4.4 Struktur Tabel Nilai
Field Type Data Length Constraint
THN_SOAL Varchar 4 Primary Key
SKOR Decimal 3 -
4.7 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai
acuan dalam membuat aplikasi. Adapun desain input/output yang ada di tampilan
user sebagai berikut :
1. Desain Form Login
Form login adalah form yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem.
Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.15.
Gambar 4.15 Desain Form Login
LOGO Username
Password
55
2. Desain Form Menu Utama
Form Menu ini merupakan tampilan aplikasi setelah melakukan login yang
nantinya akan dilakukan penginputan oleh manajemen, seperti yang dijelaskan
pada gambar 4.16.
3. Desain Form Security Yang Berakhir Kontrak
Form Generate Data Security Yang Berakhir Kontrak ini merupakan
tampilan data security berakhir kontrak tersebut memiliki button yang
dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah Menu, Data Karyawan Berakhir
Kontrak, Penilaian Kinerja. Pada kolom bagian berisi “security”, karena security
termasuk dalam bagian departemen operasional. Dan pada kolom berakhir
kontrak, berisi tanggal security yang berakhir kontrak. Form ini dapat dilihat oleh
personalia, kabag security, dan tim evaluasi, seperti yang dijelaskan pada gambar
4.17.
57
4. Desain Form Penilaian Kinerja
Form Penilaian Kinerja adalah digunakan untuk melakukan penilaian bagian
manajemen, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.18.
Gambar 4.18 Desain Form Penilaian Kinerja
5. Desain Form Hasil Evaluasi Kinerja
Form Rekap Hasil Evaluasi Kinerja adalah untuk merekap keputusan
security dari hasil evaluasi kinerja, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.19.
59
4.8 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi Penilaian
Kierja Petugas Keamanan, Penjelasan hardware/software pendukung dan apa saja
yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang features apa saja yang
ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi ini.
4.7.1 Spesifikasi Perangkat
Untuk jalannya aplikasi Penilaian Kinerja Bagian Security ini diperlukan
hardware dan software pendukung untuk jalannya aplikasi yaitu:
1. Hardware Pendukung
a. Laptop atau komputer: yang akan digunakan oleh personalia, tim
evaluasi, dan kabag security, masing-masing memiliki 1 komputer untuk
melakukan proses penilaian kinerja karyawan.
b. Processor 233 Mhz
c. Memory dengan RAM 64 MB
d. VGA on Board
e. Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna
f. Keyboard dan mouse
2. Software Pendukung
a. Database: yang digunakan oleh personalia untuk memanipulasi database
yang ada dalam perusahaan.
b. Aplikasi: digunakan oleh personalia, kabag security, dan tim evaluasi
untuk memproses penilaian kinerja karyawan.
c. Windows 98
4.7.2 Penjelasan Program
Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada
pada sistem aplikasi penilaian kinerja karyawan.
1. Form Login
Form login adalah form yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem
berdasarkan jabatan. Jabatan disini adalah yang bisa login hanya pada bagian
supervisor, admin, manajer operasional, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.20.
61
2. Form Menu Utama Personalia
Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan
login yang nantinya akan dijalankan dan memunculkan status login dan pilihan
untuk melakukan kegiatan yang disediakan pada aplikasi. Form ini digunakan
untuk Personalia. Selain itu pada menu tersebut memiliki button yang
dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah menu, master, dan daftar hasil
evaluasi kinerja, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.21.
3. Form Menu Utama Penilaian Kinerja
Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan
login yang nantinya akan dijalankan dan memunculkan status login dan pilihan
untuk melakukan kegiatan yang disediakan pada aplikasi. Form ini digunakan
untuk user yang menilai kinerja karyawan. Selain itu pada menu tersebut memiliki
button yang dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah logout, penilaian
kinerja, dan cetak penilaian, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.22.
63
4. Form Master Karyawan
Form Master Karyawan ini merupakan tampilan untuk input data semua
karyawan. Form ini digunakan untuk Personalia untuk menginput semua data-data
karyawan yang berada di perusahaan tersebut. Form tersebut memiliki button
yang dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah Menu dan Master (didalam
menu master terdapat juga menu master karyawan dan master penilaian), seperti
yang dijelaskan pada gambar 4.24.
5. Form Menu Security Yang Berakhir Kontrak
Form Menu Security Yang Berakhir Kontrak ini merupakan tampilan data
security berakhir kontrak dari generate database master nilai, selain itu pada
Generate Data Security Berakhir Kontrak tersebut memiliki button yang
dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah Menu, Master (didalam menu
Master terdapat juga menu Master Karyawan dan Master Pertanyaan) dan Data
Karyawan Berakhir Kontrak, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.25.
65
6. Form Menu Penilaian Kinerja
Form Menu Penilaian Kinerja ini merupakan dari aplikasi untuk
Manajemen, apabila melakukan memilih button penilaian kinerja. Fungsi
penilaian digunakan untuk penilaian kinerja petugas seperti gambar interface form
penilaian kinerja, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.26.
7. Form Menu Hasil Evaluasi Kinerja
Form Menu Hasil Evaluasi Kinerja adalah untuk merekap keputusan
security dari hasil evaluasi kinerja, yang nantinya merupakan sebuah keputusan
untuk manajemen menentukan memperpanjang kontrak atau tidak diperpanjang
kontrak karyawan tersebut, seperti yang dijelaskan pada gambar 4.27.
