ABSTRACT
THE IMPLEMENTATION OF SUBSIDIZED ID CARD MAKING PROGRAM BY SIAK AT METRO CITY IN 2008
(Review from The Perspective Of Organizational Development)
BY
PURI WIDIASTUTI
Since the issuance of Law Number 23 Year 2006 concerning Population Administration population administration in Indonesia which expected to forward neatly with demographic data base to build a good and accurate, one of them by issuing ID cards SIAK. In the year 2008 Metro City Government held a program subsidized by SIAK making ID cards. However, the implementation of this program is not supported with adequate equipment, while related to procedural, time spent making the ID cards for weeks to generate a negative response from the community. The problems that occurred during the execution of this program subsidized the manufacture ID cards must be immediately repaired, one of them with organizational development. Development organizations need to be done so that the organization can adapt to environmental changes that occurred with the passing of this program. Organizational development are also needed to enhance organizational effectiveness.
This study aims to describe and analyze the cause of making efforts to improve services subsidized by SIAK KTP in the Metro City is still considered less than optimal by the community, the obstacles that occurred during the execution of this program, and development organizations that performed on this program. This research is descriptive research that uses qualitative research methods. Data collection techniques used were interviews, documentation, and observation. Data analysis is data reduction, data presentation, and drawing conclusions.
considered complicated by the society, because it must pass through several stages starting from RT, village, district, until the Office of Population and Civil Registration, (2) the terms of the settlement of the ID cards-making is taking to long, up to weeks and weeks even in the Central Metro District can be reached one month (3) the lack of facilities and infrastructure and implementing a number of constraints the implementation of ID card program subsidized. Constraints which are encountered during the implementation of subsidized ID card-making program by SIAK in Metro City Year in 2008 include (1) lack of equipment to process data entry and print the document, there is only one computer in each sub-district offices and eight computers in the office of Metro City Population and Civil Registry. (2) Lack of human resources personnel who handle data entry and printing the documents, there are only two operators in each district. (3) The high enthusiast communities on the subsidized ID card-making program, making ID card number of applicants rose sharply, so that the service period is longer. In the implementation of subsidized ID card-making program by SIAK in Metro City 2008 Population and Civil Registration Agency of Metro City to develop the organization covers (1) training from the Office of Population, Civil Registration and Transmigration of Lampung Province which held twice a year and training from the Directorate General of Administration Population Department of the Interior also held training held once a year. (2) Consultation with external partners such consultation process which called the third person. These consulting activities related to computer equipment. Population and Civil Registration Agency of Metro City to invite consultants to use computer equipment for printing ID cards and documents other population. (3) The development team, one of them is holding a coordination meeting once every two months to evaluate the performance of organization for two months, addressing issues and solving problems. There are also monthly meetings are held every month in office, attended by all sectors and all cation. (4) Feedback survey was conducted based on the monthly meetings of evaluation results are then used as a material consideration of problem solving and whether or not made changes to organizational development. (5) In the office of Metro City Population and Civil Registry group supervisor, registrar, verification data, and operators to meet their own to apply their own perceptions of their own group and other groups. The groups then met to discuss similarities and differences in their perceptions.
ABSTRAK
PELAKSANAAN PROGRAM PEMBUATAN KTP BERSUBSIDI DENGAN SIAK DI KOTA METRO TAHUN 2008
(Tinjauan dari Perspektif Pengembangan Organisasi) OLEH
PURI WIDIASTUTI
Sejak diterbitkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan diharapkan administrasi kependudukan di Indonesia ke depan tertata rapi dengan membangun data base kependudukan yang baik dan akurat, salah satunya dengan menerbitkan KTP SIAK. Pada tahun 2008 Pemerintah Kota Metro mengadakan program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK, namun pada pelaksanaannya program ini tidak didukung dengan peralatan yang memadai. Prosedur waktu pembuatan KTP yang menghabiskan waktu hingga berminggu-minggu menimbulkan tanggapan negatif dari masyarakat. Masalah-masalah yang terjadi selama pelaksanaan program pembuatan KTP bersubsidi ini harus segera diperbaiki. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro sebagai organisasi yang menangani pelaksanaan program ini perlu melakukan pengembangan organisasi. Pengembangan organisasi perlu dilakukan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang terjadi seiring berjalannya program ini. Pengembangan organisasi juga diperlukan untuk meningkatkan keefektifan organisasi.
Hasil dari penelitian ini adalah Penyebab upaya peningkatan pelayanan publik pada program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 masih dinilai kurang optimal oleh masyarakat diantaranya yaitu (1) prosedur yang masih dinilai rumit oleh masyarakat, karena harus melalui beberapa tahap mulai dari RT, kelurahan, kecamatan, hingga Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, (2) jangka waktu penyelesaian KTP yang lama, hingga berminggu minggu bahkan di Kecamatan Metro Pusat dapat mencapai satu bulan (3) kurangnya sarana dan prasarana serta jumlah pelaksana yang menjadi kendala pelaksanaan program KTP bersubsidi. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 diantaranya (1) kurangnya sarana peralatan untuk proses entri data dan cetak dokumen, hanya ada satu perangkat komputer di tiap kantor kecamatan dan delapan perangkat komputer di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro. (2) Kurangnya personil sumber daya manusia yang menangani entri data dan cetak dokumen, hanya ada dua operator di tiap kecamatan. (3) Tingginya antusias masyarakat pada program pembuatan KTP bersubsidi membuat jumlah pemohon pembuatan KTP meningkat tajam. Dalam pelaksanaan program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro tahun 2008 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro melakukan pengembangan organisasi meliputi (1) pelatihan dari Dinas Kependudukan, Pencatatan Sipil dan Transmigrasi Provinsi Lampung diadakan dua kali dalam satu tahun dan pelatihan dari Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan Departemen Dalam Negeri juga mengadakan pelatihan yang diadakan satu kali dalam setahun. (2) Konsultasi dengan pihak luar semacam konsultasi proses disebut rekanan orang ketiga. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro mengundang konsultan untuk penggunaan peralatan komputer untuk pencetakan KTP dan dokumen kependudukan lainnya. (3) Pembangunan tim, salah satunya diadakannya rapat koordinasi tiap dua bulan satu kali untuk mengevaluasi kinerja organisasi selama dua bulan, penyampaian masalah dan memecahan masalah. Ada juga rapat bulanan yang diadakan tiap bulan di dinas, dihadiri oleh semua bidang dan semua kasi. (4) Umpan balik survei dilakukan berdasarkan data hasil evaluasi rapat bulanan yang kemudian digunakan sebagai bahan pemecahan masalah dan pertimbangan perlu atau tidaknya dilakukan perubahan untuk pengembangan organisasi. (5) Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro kelompok supervisor, registrar, verifikasi data, dan operator bertemu sendiri-sendiri untuk mendaftar persepsi yang mereka miliki terhadap kelompok sendiri-sendiri dan kelompok lain. Kelompok-kelompok tersebut kemudian bertemu untuk membahas persamaan dan perbedaan persepsi mereka.
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Admninistrasi Kependudukan disebutkan bahwa penduduk adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indonesia. Penduduk merupakan subjek sekaligus objek pembangunan, oleh sebab itu keberadaan penduduk perlu adanya pencatatan atau registrasi. Registrasi merupakan kegiatan awal dan kunci dalam mewujudkan tertib dokumen kependudukan.
2
Sejak diterbitkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan diharapkan administrasi kependudukan ke depan tertata rapi dengan membangun data base kependudukan yang baik dan akurat, dan masyarakat hanya boleh memiliki satu KTP. Substansi utama undang-undang ini adalah pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Adapun salah satu usaha pemerintah dalam membangun data base kependudukan yang baik dan akurat adalah dengan menerapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
Dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan. Melalui model KTP SIAK, data kependudukan daerah hingga nasional akan menjadi data base yang dapat menyajikan berbagai profil kependudukan untuk berbagai kepentingan. Single identity number (SIN) yang ada pada KTP SIAK juga bisa dimanfaatkan oleh kepolisian untuk melacak pelaku kejahatan, perguruan tinggi untuk berbagai penelitian, bahkan untuk kepentingan investor yang akan menanamkan investasinya di sebuah daerah.
beroperasinya SIAK yang terpadu secara nasional, diperlukan dukungan komitmen serta kesamaan persepsi, visi, misi dari seluruh penyelenggaraan atau pelaksana administrasi kependudukan baik di tingkat pusat maupun daerah, mengingat SIAK yang terpadu dan handal mencirikan negara yang modern, karena dapat mendukung pelayanan publik dan perlindungan penduduk secara efisien dan efektif.
Di Provinsi Lampung, salah satu kota yang telah menerapkan KTP SIAK adalah Kota Metro, yang merupakan kota pertama di Lampung yang menerapkan SIAK. Landasan penerapan KTP SIAK berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan. Selanjutnya Walikota Metro menerbitkan Peraturan Walikota Metro Nomor 08 Tahun 2006 Tanggal 24 April 2006 Tentang Penerapan SAK (Sistem Administrasi Kependudukan).
4
Somad salah satu staf kecamatan Metro Selatan dan Dedi salah satu warga Kota Metro, pada tanggal 20 Agustus 2009)
Kemudian ditemukannya KTP palsu yang dibuat tanpa prosedural, tanda tangan di KTP bukan tanda tangan sah spesimen, tapi hasil scanner, dan untuk biaya pembuatannya dikenakan Rp.50.000/orang. Pembuatan KTP dengan memanipulasi data ini digunakan untuk jemaah calon haji dari luar Kota Metro. Hasil temuan tim, 283 warga ber-KTP Metro Pusat, tetapi bukan warga Metro Pusat. Hal serupa juga terjadi di Metro Timur yang terdapat 134 warga, di Metro Barat terdapat 223 warga yang bukan orang Metro membuat KTP di sana, di Metro Utara jumlahnya 28 orang. (www.lampungpost.com, 24 April 2007)
Untuk mengatasi masalah buruknya pelayanan pembuatan KTP, pada awal tahun 2008 Pemerintah Kota Metro mengadakan program pembuatan KTP bersubsidi. Peneliti tertarik untuk meneliti tentang program pembuatan KTP bersubsidi ini karena Kota Metro merupakan pelaksana program ini untuk pertama kalinya di Provinsi Lampung. Program pembuatan KTP bersubsidi ini dilaksanakan berdasarkan Surat Keputusan Walikota Metro Nomor: 26/KPTS/B-5/2008 Tentang Pembuatan Kartu Tanda Penduduk Bersubsidi dengan Sistem Informasi dan Administrasi Kependudukan (SIAK) Kota Metro Tahun 2008. Dengan dilaksanakannya program pembuatan KTP bersubsidi ini diharapkan:
1. tidak ada lagi warga Kota Metro yang tidak memiliki KTP,
pembebasan biaya berobat di puskesmas, maka warga harus memiliki KTP.
3. memudahkan pendataan penduduk untuk pilkada dan pemilu. Jika sudah memiliki KTP NIK, pemilih cukup menunjukkan KTP NIK untuk memilih karena mereka sudah terdaftar sebagai pemilih. (www.lampungpost.com, 30 Januari 2008)
[image:9.595.147.508.450.667.2]Program KTP bersubsidi ini untuk menjangkau 106 ribu wajib KTP di Kota Metro. Saat ini sebanyak 71.571 warga Kota Metro telah memiliki KTP yang berbasis SIAK. Berdasarkan data Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro, per 31 Oktober 2008, 30.970 warga diantaranya mendapatkan KTP SIAK secara gratis. Data tersebut ditunjukkan dengan Tabel 1.
Tabel 1. Data Wajib KTP dan Pemilik KTP SIAK Kota Metro
No Kecamatan KK Wajib KTP KTP
SIAK
KTP SIAK Gratis 1 Metro Pusat 12.256 36.050 23.323 8.993 2 Metro Utara 6.548 17.263 11.963 6.420 3 Metro Barat 6.057 16.843 11.468 5.071 4 Metro Timur 8.834 26.298 17.970 7.057 5 Metro Selatan 3.770 10.167 6.847 3.429
TOTAL 37.468 106.621 71.571 30.970
6
Program pembuatan KTP bersubsidi ini ditujukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik yang ada di Kota Metro, khususnya pelayanan dalam pembuatan KTP. Sebagaimana telah ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, standar pelayanan sekurang-kurangnya meliputi dasar hukum; persyaratan; sistem, mekanisme, dan prosedur; jangka waktu penyelesaian; biaya/tarif; produk pelayanan; sarana, prasarana, dan/atau fasilitas; kompetensi pelaksana; pengawasan internal; penanganan pengaduan, saran, dan masukan; jumlah pelaksana; jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan standar pelayanan; jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan; dan evaluasi kinerja pelaksana.
lembur karena dipastikan permintaan pembuatan KTP akan melonjak. Untuk memberikan balas jasa terhadap aparat yang bekerja lembur, mereka diberikan insentif.
Walaupun telah diupayakan untuk melakukan peningkatan kualitas pelayanan, namun program ini tidak berjalan semulus yang dibayangkan, masih terjadi masalah-masalah, salah satunya masalah teknis. Program pembuatan KTP bersubsidi ini belum didukung peralatan yang memadai. Hal ini justru menghambat pelayanan pembuatan KTP, contohnya Kecamatan Metro Pusat yang mengalami hambatan teknis ini. Perangkat komputer yang digunakan untuk meng-entry data hanya dua unit dengan dua operator. Itu pun satu unit berada di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro. Jadi yang beroperasi di kecamatan hanya satu unit. (www.lampungpost.com, 27 Februari 2008)
8
(hasil wawancara dengan Dra. Farida, kepala bidang pendaftaran penduduk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro, 14 Agustus 2009)
Berkaitan dengan prosedural, waktu pembuatan KTP yang menghabiskan waktu lama hingga berminggu-minggu, juga menjadi masalah yang timbul sejak berjalannya program ini. Masalah ini terjadi disebabkan oleh peralatan yang kurang memadai dan aparatur yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dalam prosedur yang telah ditetapkan proses pembuatan KTP seharusnya paling lambat selesai dalam waktu dua minggu sejak berkas dimasukkan ke kantor kecamatan. Namun, yang terjadi di lapangan waktu pembuatannya dapat melebihi batas waktu yang ditetapkan. Hal ini juga menimbulkan tanggapan negatif dari masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan dalam program pembuatan KTP gratis ini. (www.lampungpost.com, 24 Desember 2008)
Masalah-masalah yang terjadi dalam pelaksanaan program pembuatan KTP gratis menghambat peningkatan pelayanan pembuatan KTP di Kota Metro yang seharusnya dapat memuaskan masyarakat, karena pembuatan KTP merupakan kegiatan administrasi kependudukan yang sangat penting. Masalah-masalah tersebut sebaiknya segera diperbaiki untuk meningkatkan pelayanan, salah satunya dengan melakukan pengembangan organisasi.
Program KTP bersubsidi ini seharusnya berjalan dengan efektif disertai dengan kinerja yang baik dalam organisasi yang terkait. Namun, pada kenyataannya setelah dilakukan upaya-upaya peningkatan kualitas pelayanan masih saja terjadi masalah-masalah. Oleh karena itu, untuk mencapai keefektifan program ini organisasi perlu dikembangkan. Pengembangan organisasi (organizational development-OD) bukanlah sebuah konsep tunggal yang mudah didefinisikan, melainkan sebuah istilah yang digunakan untuk mencakup sekumpulan intervensi perubahan terencana yang dikembangkan berdasarkan berbagai nilai humanistis-demokratis, yang berupaya meningkatkan keefektifan organisasi dan kesejahteraan karyawan. (Stephen P. Robbins, 2008: 353)
B. Rumusan Masalah
Perumusan masalahnya adalah:
1. Mengapa upaya peningkatan pelayanan publik pada program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 masih dinilai kurang optimal oleh masyarakat?
2. Apa saja kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008?
10
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian dilakukan penelitian ini, yakni:
1. Untuk mendeskripsikan dan menganalisis penyebab upaya peningkatan pelayanan publik pada program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 masih dinilai kurang optimal oleh masyarakat.
2. Untuk mendeskripsikan dan menganalisis kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008.
3. Untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengembangan organisasi pada program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro tahun 2008.
D. Kegunaan Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, maka kegunaan dari penelitian ini adalah:
1. Secara teoritis, diharapkan dapat menambah wawasan dan memperkaya pengetahuan mengenai Ilmu Administrasi Negara terutama berkaitan dengan konsep-konsep atau teori-teori dan praktiknya tentang pengembangan organisasi.
II. TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan tentang KTP SIAK
1. Definisi Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Menurut Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Kartu Tanda Penduduk, selanjutnya disingkat KTP, adalah identitas resmi Penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang berlaku di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
KTP mencantumkan gambar lambang Garuda Pancasila dan peta wilayah Negara Republik Indonesia, memuat keterangan tentang NIK, nama, tempat tanggal lahir, laki-laki atau perempuan, agama, status perkawinan, golongan darah, alamat, pekerjaan, kewarganegaraan, pas foto, masa berlaku, tempat dan tanggal dikeluarkan KTP, tanda tangan pemegang KTP, serta memuat nama dan nomor induk pegawai pejabat yang menandatanganinya.
2. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
disingkat SIAK, adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dimaksudkan untuk: 1) terselenggaranya Administrasi Kependudukan dalam skala nasional yang terpadu dan tertib; 2) terselenggaranya Administrasi Kependudukan yang bersifat universal, permanen, wajib, dan berkelanjutan; 3) terpenuhinya hak penduduk di bidang Administrasi Kependudukan dengan pelayanan yang profesional; dan 4) tersedianya data dan informasi secara nasional mengenai pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pada berbagai tingkatan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya.
Sementara dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 Tahun 2007, pengelolaan SIAK bertujuan untuk:
1. meningkatkan kualitas pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil;
2. menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil secara akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses,
13
B. Tinjauan tentang Pelayanan Publik
1. Pengertian Pelayanan Publik
Dalam KEPMENPAN No.63/KEP/M.PAN/7/2003, pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sementara Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik menyebutkan bahwa pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
2. Asas-Asas Pelaksanaan Pelayanan Publik
Dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik berasaskan:
1. Kepentingan umum
2. Kepastian hukum
Jaminan terwujudnya hak dan kewajiban dalam penyelenggaraan pelayanan.
3. Kesamaan hak
Pemberian pelayanan tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi.
4. Keseimbangan hak dan kewajiban
Pemenuhan hak harus sebanding dengan kewajiban yang harus dilaksanakan, baik oleh pemberi maupun penerima pelayanan.
5. Keprofesionalan
Pelaksana pelayanan harus memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas.
6. Partisipatif
Peningkatan peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat.
7. Persamaan perlakuan/tidak diskriminatif
15
8. Keterbukaan
Setiap penerima pelayanan dapat dengan mudah mengakses dan memperoleh informasi mengenai pelayanan yang diinginkan.
9. Akuntabilitas
Proses penyelenggaraan pelayanan harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
10.Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan
Pemberian kemudahan terhadap kelompok rentan sehingga tercipta keadilan dalam pelayanan.
11.Ketepatan waktu
Penyelesaian setiap jenis pelayanan dilakukan tepat waktu sesuai dengan standar pelayanan.
12.Kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan
Setiap jenis pelayanan dilakukan secara cepat, mudah, dan terjangkau.
3. Standar Pelayanan Publik
1. Dasar hukum
Peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar penyelenggaraan pelayanan.
2. Persyaratan
Syarat yang harus dipenuhi dalam pengurusan suatu jenis pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif.
3. Sistem, mekanisme, dan prosedur
Tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan.
4. Jangka waktu penyelesaian
Jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan.
5. Biaya/tarif
Ongkos yang dikenakan kepada penerima layanan dalam mengurus dan/atau memperoleh pelayanan dari penyelenggara yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara penyelenggara dan masyarakat.
6. Produk pelayanan
17
7. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas
Peralatan dan fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan pelayanan, termasuk peralatan dan fasilitas pelayanan bagi kelompok rentan.
8. Kompetensi pelaksana
Kemampuan yang harus dimiliki oleh pelaksana meliputi pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan pengalaman.
9. Pengawasan internal
Pengendalian yang dilakukan oleh pimpinan satuan kerja atau atasan langsung pelaksana.
10.Penanganan pengaduan, saran, dan masukan
Tata cara pelaksanaan penanganan pengaduan dan tindak lanjut.
11.Jumlah pelaksana
Tersedianya pelaksana sesuai dengan beban kerja.
12.Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan standar pelayanan.
13.Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan
14.Evaluasi kinerja Pelaksana
Penilaian untuk mengetahui seberapa jauh pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar pelayanan.
C. Tinjauan tentang Organisasi
1. Definisi Organisasi
Menurut Chester L. Barnard, organisasi adalah sebagai sebuah sistem tentang aktivitas kerjasama dua orang atau lebih dari sesuatu yang tidak berwujud dan tidak bersifat pribadi, yang sebagian besar tentang persoalan silaturahmi (Organization is a system of cooperative activities of two or more person something intangible and impersonal. Largely a matter of relationship).
James D. Mooney mendefinisikan organisasi sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama (Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose).
19
Ibnu Syamsi (1994: 13) menyebutkan bahwa organisasi dapat diartikan dalam dua macam, yaitu:
1. dalam arti statis, yaitu organisasi sebagai wadah kerjasama sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu;
2. dalam arti dinamis, yaitu organisasi sebagai suatu sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan di atas, maka peneliti menyimpulkan bahwa organisasi adalah tempat terselenggaranya administrasi yang didalamnya terjadi berbagai hubungan antar-individu maupun kelompok, baik dalam organisasi itu sendiri maupun keluar, dan terjadinya kerjasama serta pembagian tugas.
2. Desain Organisasi
Stephen P. Robbins (2002: 226-229) menggambarkan tiga desain organisasi yang sering digunakan. Desain tersebut yaitu:
1. Struktur Sederhana
Struktur sederhana tidak kompleks. Struktur sederhana memiliki tingkat departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, dan formalisasi yang rendah. Struktur sederhana merupakan organisasi “datar”, yang
biasanya hanya memiliki dua atau tiga tingkat vertikal, sebuah lembaga karyawan yang longgar, dan memiliki pengambilan keputusan yang tersentralisasi.
2. Birokrasi
Standardisasi! Itulah konsep kunci yang mendasari semua birokrasi. Birokrasi bercirikan dengan padatnya tugas-tugas operasional rutin yang harus dicapai melalui spesialisasi, peraturan dan perundang-undangan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, kekuasaan yang tersentralisasi, lingkup rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai perintah.
3. Struktur Matriks
21
hiburan. Pada dasarnya, matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi-fungsi dan produk. Karakteristik struktural yang paling menonjol dari matriks adalah melanggar konsep kesatuan perintah. Karyawan pada matriks mempunyai dua manajer-manajer departemen fungsional dan manajer produksi. Oleh karenanya matriks memiliki garis perintah ganda.
Sedangkan Ibnu Syamsi (1994: 31-40) menyajikan enam desain organisasi, yaitu:
1. Struktur Linier (Line Structure)
Struktur ini merupakann struktur yang paling awal diciptakan oleh manusia, penciptanya adalah Henry Fayol. Struktur lainnya pada hakikatnya merupakan modifikasi dari struktur linier. Struktur organisasi linier itu merupakan jaringan wewenang dan tanggung jawab yang berdasarkan mata rantai komando, mulai pucuk pimpinan sampai ke karyawan paling bawah.
2. Struktur Lini dan Staf (Line dan Staff Structure)
3. Struktur Fungsional (Functional Structure)
Organisasi fungsional ini menunjukkan bahwa masing-masing kepala unit dapat memberikan komando kepada unit lain sesuai dengan bidang atau fungsinya. Di samping itu, tiap unit bertugas sebagai penasihat dan pemberi bantuan, baik kepada pucuk pimpinan maupun kepada unit lain sesuai dengan bidang tugas masing-masing.
4. Struktur Proyek (Project Structure)
Dalam organisasi berstruktur proyek, penekanannya pada hubungan horizontal dan menciptakan tim-tim yang nantinya ditugasi mencapai sasaran tertentu. Yang dimaksud hubungan horizontal di sini adalah bahwa semua hubungan antara unit-unit organisasi fungsional di pusat terhadap unit-unit fungsional pada proyek harus melalui pimpinan proyek. Jadi meskipun secara fungsional ada kesamaan, namun tidak boleh mengadakan hubungan langsung.
5. Struktur Matriks (Matrix Structure)
23
6. Struktur Panitia (Commitee Structure)
Hampir dalam setiap organisasi yang besar terdapat panitia. Ada panitia yang sifatnya permanen, yang tergambar dalam bagan struktur organisasi, dan ada panitia yang sifatnya sementara, yang tidak tergambar dalam bagan struktur organisasi. Fungsi utama dari panitia adalah memberikan saran, keputusan untuk memecahkan masalah yang dihadapi antar bagian atau antar unit lainnya.
Organisasi yang terkait dengan program pembuatan KTP bersubsidi di Kota Metro adalah organisasi pemerintah yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat, yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro. Desain organisasi yang digunakan dalam organisasi tersebut dapat dikategorikan sebagai organisasi yang berdesain birokrasi, yaitu desain organisasi dengan padatnya tugas-tugas operasional rutin yang harus dicapai melalui spesialisasi, peraturan dan perundang-undangan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, kekuasaan yang tersentralisasi, lingkup rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai perintah. Penelitian ini akan menggunakan desain organisasi menurut Stephen P. Robbins.
3. Prinsip-Prinsip Organisasi
Sementara Luther Gulick dan Lyndall Urwick dalam Sutarto (1993: 46) menyebutkan bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:
1. orang yang layak pada struktur organisasi,
2. pengakuan seorang pemimpin puncak sebagai sumber wewenang,
3. bersangkutan dengan kesatuan perintah,
4. memakai staf khusus dan umum,
5. departemenisasi berdasarkan tujuan, proses, orang, dan tempat,
6. pelimpahan dan pemakaian asas pengecualian,
7. membuat tanggung jawab sepadan dengan wewenang, dan
8. mempertimbangkan rentangan kontrol yang tepat.
Sedangkan Henry Fayol mengusulkan empat belas prinsip yang menurutnya dapat digunakan secara universal dan dapat diajarkan di sekolah-sekolah dan universitas-universitas. Banyak dari prinsip organisasi tersebut, meskipun kurang keuniversalannya, diikuti secara luas oleh para manajer saat ini: (Robbins, 1994: 39-40)
1. Pembagian kerja. Prinsip ini sama dengan “pembagian kerja” Adam Smith. Spesialisasi menambah hasil kerja dengan cara membuat para pekerja lebih efisien.
25
tanggung jawab. Jika wewenang digunakan, timbullah tanggung jawab. Agar efektif, wewenang seorang manajer harus sama dengan tanggung jawabnya.
3. Disiplin. Para pegawai harus menaati dan menghormati peraturan yang mengatur organisasi. Disiplin yang baik merupkan hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling pengertian yang jelas antara manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta penerapan hukuman yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut.
4. Kesatuan komando. Setiap pegawai seharusnya menerima perintah hanya dari seorang atasan.
5. Kesatuan arah. Setiap kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan sama harus dipimpin oleh seorang manajer dengan menggunakan sebuah rencana.
6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan individu. Kepentingan seorang pegawai atau kelompok pegawai tidak boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara keseluruhan.
7. Remunerasi (Imbalan jasa). Para pekerja harus digaji sesuai dengan jasa yang mereka berikan.
masalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada bagaimana menemukan tingkat sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi.
9. Rantai skalar. Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai skalar. Komunikasi harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahu.
10.Ketertiban. Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dan waktu yang tepat.
11.Keadilan. Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan.
12.Stabilitas masa kerja para pegawai. Perputaran (turnover) pegawai yang tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu ada pengganti.
13.Inisiatif. Para pegawai yang diizinkan menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana akan berusaha keras.
14.Esprit de corps (kebanggaan kesatuan). Mendorong tim spirit akan membangun keselarasan dan persatuan di dalam organisasi.
27
dimengerti untuk penerapannya dalam organisasi, selain itu prinsip ini juga banyak digunakan dalam organisasi.
4. Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi (organizational development-OD) bukanlah sebuah konsep tunggal yang mudah didefinisikan, melainkan sebuah istilah yang digunakan untuk mencakup sekumpulan intervensi perubahan terencana yang dikembangkan berdasarkan berbagai nilai humanistis-demokratis, yang berupaya meningkatkan keefektifan organisasi dan kesejahteraan karyawan. (Robbins, 2008: 353)
Warren G. Bennis, pengembangan organisasi adalah suatu jawaban terhadap perubahan, suatu strategi pendidikan yang kompleks yang diharapkan untuk merubah kepercayaan, sikap, nilai, dan susunan organisasi, sehingga organisasi dapat lebih baik dalam menyesuaikan dengan teknologi, pasar, dan tantangan yang baru serta perputaran yang cepat dari perubahan itu sendiri. (Sutarto, 1993: 416)
Menurut Stephen P. Robbins (2008: 353-358) terdapat enam intervensi pengembangan organisasi yang mungkin dapat digunakan oleh para agen perubahan untuk mendorong perubahan:
1. Pelatihan Kepekaan
Pelatihan ini bisa saja memiliki banyak nama-pelatihan kepekaan (sensitive training), pelatihan laboratorium, pertemuan kelompok (encounter group), atau T-groups (kelompok pelatihan)- tetapi semuanya mengacu pada sebuah metode perubahan perilaku melakui interaksi kelompok yang tidak terstruktur. Para anggota diajak ke suatu lingkungan yang bebas dan terbuka di mana mereka dapat membicarakan diri mereka sendiri dan proses-proses interaksi di antara mereka, sembari mendapatkan pengarahan yang tidak ketat dari seorang ilmuwan perilaku profesional. Tujuan T-group adalah meningkatkan kesadaran pelaku terhadap perilaku mereka sendiri dan bagaimana orang lain memandang mereka, memiliki kepekaan terhadap perilaku orang lain, dan mendapatkan pemahaman mengenai proses-proses kelompok. Hal yang coba dicapai meliputi meningkatnya kemampuan berempati kepada orang lain, keterampilan mendengarkan, keterbukaan yang lebih besar, toleransi atas perbedaan-perbedaan individu, dan keterampilan resolusi konflik.
2. Umpan Balik Survei
29
feedback). Setiap orang dalam suatu organisasi dapat berpartisipasi dalam umpan balik survei, tetapi yang terpenting adalah keluarga organisasi-manajer dari unit tertentu dan para karyawan yang melapor langsung kepadanya. Suatu kuisioner biasanya diisi oleh seluruh anggota organisasi, para anggota diminta untuk mengusulkan pertanyaan atau dapat diwawancarai untuk menentukan isu-isu yang relevan. Data dari kuisioner itu ditabulasi dengan data yang menyangkut “keluarga” dari seorang
individu dan seluruh anggota organisasi, kemudian dibagikan kepada karyawan. Data ini selanjutnya menjadi dasar untuk mengidentifikasi masalah dan menjernihkan isu-isu yang mungkin menimbulkan kesulitan. Pada akhirnya, diskusi kelompok dalam pendekatan umpan balik survei harus mendorong para anggota untuk mengidentifikasi implikasi yang mungkin timbul dari temuan-temuan kuisioner tersebut.
3. Konsultasi Proses
Maksud dari konsultasi proses-KP (process consultation) adalah proses dimana konsultan luar membantu klien, biasanya seorang manajer, “untuk menercap, memahami, dan bertindak berdasarkan proses kejadian” yang
penekanannya pada keterlibatan. Akan tetapi, KP lebih terarah pada tugas daripada pelatihan kepekaan.
4. Pembangunan Tim
Pembangunan tim (team building) menggunakan kegiatan-kegiatan kelompok interaksi tinggi untuk meningkatkan rasa saling percaya dan terbuka antaranggota tim. Dalam pembahasan ini akan lebih ditekankan tingkat dalam kelompok (intragroup) dan bukan pengembangan antarkelompok. Pembangunan kelompok dapat dijalankan apabila kegiatan kelompok saling terkait. Sasarannya adalah memperbaiki koordinasi antaranggota, yang nantinya akan meningkatkan kinerja tim. Kegiatan-kegiatan yang lazim dipandang sebagai pembangunan tim adalah penetapan tujuan, pengembangan hubungan antarpersonal antaranggota tim, analisis peran untuk memperjelas peran dan tanggung jawab masing-masing anggota, dan analisis proses tim.
5. Pengembangan Antarkelompok
31
kemudian saling bertukar daftar dan selanjutnya membahas persamaan dan perbedaannya. Perbedaan harus dinyatakan secara jelas, dan kelompok-kelompok tersebut mencari sebab ketidaksamaan. Apabila sebab-sebab ketidaksamaan telah teridentifikasi, kelompok-kelompok tersebut beralih ke fase integrasi-bekerja untuk mengembangkan solusi yang akan memperbaiki hubungan antrakelompok.
6. Penyelidikan Apresiatif
terakhir ini para peserta membahas bagaimana organisasi akan memenuhi impiannya. (Robbins, 2008: 353-358)
Sementara Sutarto (1993: 418-421) menyebutkan bahwa dalam kegiatan pengembangan organisasi dikenal beberapa macam teknik atau pendekatan, antara lain:
1. Latihan kepekaan (sensitivity training) atau dinamakan pola pendekatan “T-group”, “T” berasal dari “Training”.
Latihan kepekaan merupakan teknik latihan dalam kelompok dengan maksud mempertajam daya peka, kecepatan reaksi, mempertajam perasaan dalam menghadapi berbagai masalah yang timbul.
2. Latihan jaringan (grid training)
Latihan jaringan merupakan salah satu teknik pengembangan organisasi yang dikembangkan berdasarkan jaringan manejerial (managerial grid) dari Robert Blakke dan Jane Mouton. Dalam teknik ini dikenal adanya dua macam perilaku pimpinan, yaitu perilaku pimpinan dengan perhatian pada produksi dan perilaku pimpinan dengan perhatian pada orang.
3. Umpan balik survei (survey feedback)
33
mereka yang telah disurvei untuk didiskusikan sehingga dapat diperoleh kesimpulan perlu tidaknya dilakukan perubahan.
4. Konsultasi proses (process consultation)
Pengertian konsultasi proses adalah seperangkat kegiatan dari konsultan untuk memberikan bantuan kepada para anggota organisasi dalam merasakan, mengerti, dan bertindak terhadap peristiwa-peristiwa tentang proses yang terjadi di dalam lingkungan organisasi.
5. Perdamaian oleh pihak ketiga (third-party peacemaking)
Teknik ini digunakan untuk mendiagnosis sebab-sebab terjadinya pertentangan dan usaha penyelesaian pertentangan tersebut dengan bantuan pihak ketiga.
6. Pembentukan tim (team building)
Pembentukan tim sebagai salah satu teknik pengembangan organisasi dimaksudkan agar dapat menyesuaikan dengan masalah yang timbul yang perlu dipecahkan. Tim bersifat sementara selalu berubah sesuai dengan perubahan masalah yang timbul. Pemecahan masalah atau pelaksanaan kerja oleh tim relatif lebih mudah karena keanggotaan tim diharapkan sesuai dengan masalah ataupun pelaksanaan kerja yang dihadapi.
berlangsung dalam waktu yang tidak dapat ditentukan. Langkah-langkah pengembangan organisasi adalah sebagai berikut:
1. Diagnosis awal. Konsultan mengadakan pertemuan dengan pimpinan teras untuk menentukan sifat masalah yang dihadapi organisasi, untuk mengembangkan pendekatan PO yang lebih besar kemungkinan berhasilnya, dan memastikan adanya dukungan penuh pimpinan teras. Dalam langkah ini konsultan dapat mencari masukan melalui wawancara dengan berbagai orang dalam organisasi.
2. Pengumpulan data. Dalam tahap ini dapat dilakukan survei untuk mengetahui iklim organisasi dan masalah perilaku. Biasanya konsultan mengadakan pertemuan dengan berbagai kelompok di luar tempat kerja untuk memperolah informasi dan pertanyaan seperti:
Apa saja kondisi yang paling membantu keefektifan kerja Anda?
Apa saja yang menghambat keefektifan kerja Anda?
Apa saja perubahan cara pengoperasian perusahaan yang paling Anda
inginkan?
35
4. Perencanaan tindakan dan pemecahan masalah. Semua kelompok menggunakan data untuk penyusunan rekomendasi perubahan yang spesifik. Pembahasan berfokus pada masalah aktual dalam organisasi mereka. Rencana disusun secara spesifik, termasuk orang yang bertanggung jawab dan saat penyelesaian aktivitas.
5. Pembinaan tim. Dalam keseluruhan periode pertemuan kelompok, konsultan mendorong kelompok untuk mengkaji cara mereka bekerja sama. Konsultan membantu mereka mengetahui nilai komunikasi terbuka dan kepercayaan sebagai prasyarat peningkatan berfungsinya kelompoik. Pembinaan tim dapat didorong lebih lanjut dengan meminta manajer tertentu dan bawahan mereka untuk bekerja sama sebagai sebuah tim dalam berbagai sesi PO.
6. Pengembangan antarkelompok. Setelah pengembangan tim dalam kelompok-kelompok kecil, selanjutnya dapat dilakukan pengembangan kelompok-kelompok besar yang terdiri atas beberapa tim.
7. Evaluasi dan tindak lanjut. Konsultan membantu organisasi untuk mengevaluasi hasil program PO yang diselenggarakan dan menyusun program tambahan dalam bidang-bidang yang memerlukan hasil tambahan.
III. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Menurut Moleong (2005:6) penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian misalanya, perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dll., secara holistic, dan dengan cara deskriptif dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah.
Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2005:4) mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang, dan perilaku yang dapat diamati.
dari naskah wawancara, catatan lapangan, foto, videotape, dokumen pribadi, catatan atau memo, dan dokumen resmi lainnya.
Jenis dan pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini seperti yang telah dipaparkan di atas bermaksud untuk melihat, mengetahui, menggambarkan, dan menganalisis fenomena tertentu sesuai dengan kenyataan yang terjadi. Dalam penelitian ini diharapkan agar peneliti dapat mengungkapkan peristiwa riil yang terjadi di lapangan sesuai dengan data dan fakta yang diperolah terkait dengan pengembangan organisasi pada program pembuatan KTP gratis dengan SIAK di Kota Metro tahun 2008.
B. Fokus Penelitian
Batasan masalah dalam penelitian kualitatif disebut dengan fokus, yang berisi pokok masalah yang masih bersifat umum. Dalam mempertajam penelitian, peneliti kualitatif menetapkan fokus, Spradley dalam Sugiyono (2009:208) menyatakan bahwa ”A focused refer to a single cultural domain or a few related domains” maksudnya adalah bahwa, fokus itu merupakan domain tunggal atau beberapa domain yang terkait dari situasi sosial.
39
Dalam penelitian ini, fokus penelitiannya antara lain:
1. Pelaksanaan pelayanan pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008.
Pelaksanaan pelayanan mengacu pada standar pelayanan yang sudah ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Standar pelayanan sekurang-kurangnya meliputi dasar hukum; persyaratan; sistem, mekanisme, dan prosedur; jangka waktu penyelesaian; biaya/tarif; produk pelayanan; sarana, prasarana, dan/atau fasilitas; kompetensi pelaksana; pengawasan internal; penanganan pengaduan, saran, dan masukan; jumlah pelaksana; jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan standar pelayanan; jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan; dan evaluasi kinerja pelaksana. Pada penelitian ini pelayanan pembuatan KTP hanya diamati dengan lima standar pelayanan pubilk, yaitu mekanisme, waktu penyelesaian, produk pelayanan, sarana dan prasarana, dan jumlah pelaksana.
2. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008.
3. Pengembangan organisasi pada program pembuatan KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro tahun 2008.
Upaya yang dilakukan oleh Badan Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Metro dalam peningkatan pelayanan pembuatan KTP pada program pembuatan KTP bersubsidi dilihat dari teori pengembangan organisasi menurut Stephen P. Robbins. Menurut Stephen P. Robbins terdapat enam intervensi pengembangan organisasi yang mungkin dapat digunakan oleh para agen perubahan untuk mendorong perubahan, yaitu pelatihan kepekaan, umpan balik survei, konsultasi proses, pengembangan tim, pengembangan antarkelompok, dan penyelidikan apresiatif.
C. Lokasi Penelitian
Penelitian ini berlokasi di Kota Metro. Pemilihan lokasi ini berdasarkan adanya program pembuatan KTP gratis di Kota Metro, seperti diketahui bahwa di Provinsi Lampung untuk pertama kalinya program ini dilaksanakan di Kota Metro. Program ini telah direncanakan sebaik mungkin, namun masih terjadi beberapa masalah yang terjadi dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, peneliti menetapkan lokasi penelitian di Kota Metro.
D. Jenis dan Sumber Data
41
penerimanya. (b.domaindlx.com/../datainformasi.htm, diakses pada 12 Agustus 2009).
1. Jenis Data
Jenis data yang akan dikumpulkan dalam penelitian ini di bagi menjadi dua, yakni data primer dan data sekunder.
a. Data Primer
Menurut Iskandar (2008:76-77) data primer adalah data yang diperoleh dari serangkaian kegiatan, seperti observasi dan wawancara. Observasi digunakan untuk mengamati, memahami peristiwa secara cermat, mendalam dan terfokus terhadap subjek penelitian, baik dalam suasana formal maupun santai. Hasil wawancara dituangkan dalam tulisan.
b. Data Sekunder
2. Sumber Data
Data dalam penelitian adalah subjek dari mana data diperoleh. Apabila peneliti menggunakan wawancara dalam pengumpulan data, maka sumber data disebut informan. Informan yaitu orang yang menjawab pertanyaan-pertanyaan dari peneliti baik tertulis maupun lisan. Peneliti menggunakan teknik observasi, maka sumber data bisa berupa benda, gerak atau proses sesuatu. Apabila peneliti menggunakan dokumentasi yang menjadi sumber data, maka isi catatan adalah subjek penelitian.
Untuk mempermudah mengidentifikasi sumber data, peneliti mengklasifikasi menjadi:
1. Informan
Dalam Iskandar (2008:219-220) pada penelitian kualitatif yang menjadi sumber informasi adalah para informan yang berkompeten dan mempunyai relevansi dengan peneliti. Pemilihan informan dalam penelitian ini dengan menggunakan teknik bola salju (snow ball sampling). Pemilihan informan dengan teknik snowball merupakan teknik terbaik, dalam penelitian kualitatif terutama dalam hal-hal penelitian topik-topik yang sensitif atau populasi yang sulit dijangkau.
43
berikutnya yang menurut mereka memiliki pengetahuan, pengalaman, informasi yang dicari, selanjutnya penentuan informan berikutnya dilakukan dengan teknik yang sama sehingga akan diperoleh jumlah informan yang semakin lama semakin besar. Dalam penelitian ini yang menjadi informan kuncinya adalah Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro beserta anggota/pegawai lainnya yang berkompeten terkait dengan topik penelitian ini. Selain itu, masyarakat Kota Metro yang membuat KTP pada program pembuatan KTP bersubsidi ini juga menjadi informan.
2. Dokumen
Dokumen adalah setiap bahan yang tertulis (Moleong, 2005: 216). Sumber data ini dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan. Dokumen tersebut yakni berupa Keputusan Walikota Nomor 26/KPTS/B-5/2008, arsip laporan tahunan tentang pelayanan pendaftaran penduduk, dan Selayang Pandang Manajemen Kependudukan Kota Metro.
E. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut:
1. Wawancara
Jawaban-jawaban informan tersebut dicatat atau direkam. Dalam penelitian ini wawancara dilakukan antara lain kepada masyarakat yang pernah membuat KTP dengan program pembuatan KTP gratis, dan aparat– aparat pelaksana teknis pembuat KTP, salah satunya Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro.
2. Dokumentasi
Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mencari data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian tentang program pembuatan KTP gratis di Kota Metro . Data tersebut berupa dokumen dan arsip yang peneliti dapatkan seperti arsip Keputusan Walikota Metro Nomor: 26/KPTS/B-5/2008, arsip laporan tahunan tentang pelayanan pendaftaran penduduk, dan Selayang Pandang Manajemen Kependudukan Kota Metro. Selain itu, sebagai penunjang kelengkapan data, diperoleh dari beberapa literatur dari media massa dan elektronik.
3. Observasi
45
penelitian melalui pimpinan lembaga, pegawai, teman sejawat, bawahan, dan yang berhubungan dengan subjek penelitian.
F. Teknik Analisis Data
Miles and Huberman (1984) dalam Sugiyono (2009:246-253), mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis data, yaitu data reduction, data display, dan conclusion drawing/verification.
1. Data Reduction (Reduksi Data)
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya dan membuang yang tidak perlu. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.
2. Data Display (Penyajian Data)
Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Dalam hal ini Milies and Huberman (1984) menyatakan “the most frequent form of display data for qualitative research data in the past has been narrative tex”. Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data
3. Conclusion Drawing/Verification (Penarikan Kesimpulan)
Langkah ke tiga dalam analisis data kualitatif menurut Miles and Huberman adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah bila tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel.
G. Keabsahan Data
Dalam Sugiyono (2009: 269-277), uji keabsahan data dalam penelitian kualitatif meliputi sebagai berikut:
1. Uji Credibility (Kredibilitas /Kesahihan Internal)
a Perpanjangan Pengamatan
47
data asli atau sumber data lain ternyata tidak benar, maka peneliti melakukan pengamatan lagi yang lebih luas dan mendalam sehingga diperoleh data yang pasti kebenarannya.
b Meningkatkan Ketekunan
Meningkatkan ketekunan berarti melakukan pengamatan secara lebih cermat dan berkesinambungan. Dengan meningkatkan ketekunan maka, peneliti dapat memberikan deskripsi data yang akurat dan sistematis tentang apa yang diamati.
c Triangulasi
Triangulasi dalam pengujian kredibilitas ini diartikan sebagai pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu.
1) Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber untuk mengiji kredibilitas ada dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber.
2) Triangulasi Teknik
3) Triangulasi Waktu
Dalam rangka pengujian kredibilitas data dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan wawancara, observasi atau teknik lain dalam waktu dan situasi yang berbeda. Bila hasil uji menghasilkan data yang berbeda, maka dilakukan secara berulang-ulang sehingga sampai ditemukan kepastian datanya.
d Menggunakan Bahan Referensi
Yang dimaksud dengan bahan referensi di sini adalah adanya pendukung untuk membuktikan data yang telah ditemukan oleh peneliti. Sebagai contoh, data hasil wawancara perlu didukung dengan adanya rekaman wawancara. Data tentang interaksi manusia atau gambaran suatu keadaan perlu didukung dengan foto-foto.
e Diskusi dengan Teman
Teknik ini dilakukan dengan mengekspos hasil sementara atau hasil akhir yang diperloeh dalam bentuk diskusi analitik dengan pembimbing, penguji, dan rekan-rekan sejawat, sehingga daya yang diketegorikan dalam penelitian ini dapat diakui kebenarnnya.
f Mengadakan Member Check
49
seberapa jauh data yang diperoleh sesuai dengan data yang diberikan oleh pemberi data.
2. Uji Transferability (Kesahihan Eksternal)
Supaya orang lain memahami hasil penelitian kualitatif sehingga ada kemungkinan untuk menerapkan hasil penelitian tersebut, maka peneliti dalam membuat laporannya harus memberikan uraian yang rinci, jelas, sistematis, dan dapat dipercaya.
3. Uji Dependability (Keterandalan)
Pengujian dependability dilakukan dengan cara melakukan audit terhadap keseluruhan proses penelitian. Bagaimana peneliti mulai menentukan masalah/fokus, memasuki lapangan, menentukan sumber data, melakukan analisis data, melakukan uji keabsahan data, sampai membuat kesimpulan harus dapat ditunjukan oleh peneliti.
4. Uji Confirmability (Objektivitas)
V. KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan dari hasil penelitian dan pembahasan, dapat ditarik kesimpulan bahwa :
103
2. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan program KTP bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 diantaranya (1) kurangnya sarana peralatan untuk proses entri data dan cetak dokumen, hanya ada satu perangkat komputer di tiap kantor kecamatan dan delapan perangkat komputer di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro. (2) Kurangnya personil sumber daya manusia yang menangani entri data dan cetak dokumen, hanya ada dua operator di tiap kecamatan. (3) Tingginya antusias masyarakat pada program pembuatan KTP bersubsidi membuat jumlah pemohon pembuatan KTP meningkat tajam, sehingga tenggang waktu pelayanan menjadi lebih lama.
masalah dan memecahan masalah. Ada juga rapat bulanan yang diadakan tiap bulan di dinas, dihadiri oleh semua bidang dan semua kasi. Selain itu, bila ada masalah sewaktu-waktu juga dapat diadakan rapat tim tersendiri sesuai dengan bidangnya. (4) Umpan balik survei yang dilakukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro dapat dilakukan berdasarkan data hasil evaluasi rapat bulanan yang kemudian dapat digunakan sebagai bahan untuk mengidentifikasi masalah dan menjernihkan isu-isu yang mungkin menimbulkan kesulitan. Data tersebut lalu digunakan sebagai bahan pemecahan masalah dan pertimbangan perlu atau tidaknya dilakukan perubahan untuk pengembangan organsasi. (5) Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro kelompok supervisor, registrar, verifikai data, dan operator bertemu sendiri-sendiri untuk mendaftar persepsi yang mereka miliki terhadap kelompok sendiri dan kelompok lain. Kelompok-kelompok tersebut kemudian bertemu untuk membahas persamaan dan perbedaan persepsi mereka.
B. SARAN
105
proses interaksi antara diri sendiri dan lingkungan kerjanya. Pada saat itu mereka mengungkapkan apa yang terjadi dan apa yang mereka rasakan selama bekerja. Bersamaan dengan itu mereka mendengarkan pengarahan yang tidak ketat dari seorang pembicara perilaku yang profesional.
2. Selain pengembangan organisasi berupa pelatihan kepekaan, pengembangan organisasi yang perlu dilakukan adalah penyelidikan apresiatif. Penyelidikan apresiatif adalah pendekatan yang berusaha untuk mencari kekuatan-kekuatan tertentu dari organisasi tersebut, yang selanjutnya dapat digunakan untuk memperbaiki kinerjanya.
3. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro harus memperbaiki sarana dan prasarana, yaitu peningkatan jumlah unit perangkat komputer di tiap kecamatan.
4. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro harus menambah jumlah operator pengentri data dan pencetak dokumen di tiap kecamatan.
(Tinjauan dari Perspektif Pengembangan Organisasi)
(Skripsi)
OLEH
PURI WIDIASTUTI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS LAMPUNG
i
DAFTAR BAGAN
Bagan Halaman
1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL --- i
DAFTAR ISI --- ii
DAFTAR TABEL --- iv
DAFTAR BAGAN --- v
BAB I PENDAHULUAN --- 1
A. Latar Belakang Masalah --- 1
B. Rumusan Masalah --- 9
C. Tujuan Penelitian --- 10
D. Kegunaan Penelitian --- 10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA --- 11
A. Tinjauan tentang KTP SIAK --- 11
1. Definisi KTP --- 11
2. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan --- 11
B. Tinjauan tentang Pelayanan Publik --- 13
1. Pengertian Pelayanan Publik --- 13
2. Asas-Asas Pelaksanaan Pelayanan Publik --- 13
3. Standar Pelayanan Publik --- 15
C. Tinjauan tentang Organisasi --- 18
1. Definisi Organisasi--- 18
2. Desain Organisasi --- 19
3. Prinsip-Prinsip Organisasi --- 23
4. Pengembangan Organisasi --- 27
BAB III METODE PENELITIAN --- 37
A. Jenis Penelitian --- 37
B. Fokus Penelitian --- 38
C. Lokasi Penelitian --- 40
D. Jenis dan Sumber Data --- 40
E. Teknik Pengumpulan Data --- 43
F. Teknik Analisis Data --- 45
G. Keabsahan Data --- 46
A. Gambaran Umum Kota Metro --- 50
1. Sejarah Singkat Kota Metro --- 50
2. Keadaan Geografis dan Topografi --- 51
3. Keadaan Penduduk--- 52
4. Visi dan Misi Kota Metro --- 53
B. Gambaran Umum Dinas kependudukan dan Pencataan Sipil Kota Metro --- 54
1. Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro --- 54
2. Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro --- 55
3. Tugas dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro --- 56
4. Strukur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Metro --- 57
C. Hasil dan Pembahasan --- 58
1. Pelaksanan Pelayanan Pembuatan KTP Bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 --- 58
2. Kendala-kendala yang Dihadapi Selama Pelaksanan Program Pembuatan KTP Bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 --- 82
3. Pengembangan Organisasi pada Program Pembuatan KTP Bersubsidi dengan SIAK di Kota Metro Tahun 2008 --- 90
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN --- 102
A. Kesimpulan --- 102
B. Saran--- 104
DAFTAR PUSTAKA
Ibnu Syamsi. 1994. Pokok-pokok Organisasi dan Manajemen. Jakarta. Rineka Cipta.
Iskandar. 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kualitatif dan Kuantitatif). Jakarta. Gaung Persada Press.
Keith Davis dan John W. Newstrom. 1996. Perilaku dalam Organisasi. Jakarta. Erlangga.
Moleong, Lexy, J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung. PT Remaja Rosdakarya.
Stephen P. Robbins. 1994. Teori Organisasi Struktur Design dan Aplikasi. Jakarta. Arcan.
Stephen P. Robbins. 2002. Prinsip-Prinsip Perilaku Organisasi. Jakarta. Erlangga.
Stephen P. Robbins-Timothy A. Judge. 2008. Perilaku Organisasi. Jakarta. Salemba Empat.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitaif, Kualitatif, Dan R & D. Bandung. Alfabeta.
Sutarto. 1993. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta. Gadjah Mada University Press.
Wursanto. 2002. Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta. ANDI. Selayang Pandang Manajemen Kependudukan Kota Metro 2007.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan.
Riyadi Soeprapto. The Capacity Building For Local Government Toward Good
Governance.http://publik.brawijaya.ac.id/simple/us/jurnal/pdffile/Riyadi-capacity%20building.pdf, diakses pada Senin, 20 April 2009, pukul 12:47:07 Suhardi Mukhlis. Teori Organisasi Publik, dan Organisasi & Manajemen
Pemerintah.http://www.pasamankab.go.id/index.php/artikel/48- kepemimpinan/156-teori-organisasi-publik-dan-organisasi-a-manajemen-pemerintahan.html, diakses pada Sabtu, 18 Juli 2009, pukul 16:57:20
8 Aparat Kecamatan Diduga Palsukan KTP. http://www.lampungpost.com. Selasa, 24 April 2007.
Pembuatan KTP Gratis Terwujud. http://www.lampungpost.com. Rabu, 30 Januari 2008.
Kebijakan Program KTP Gratis Terhambat Peralatan. http://www.lampungpost.com. Rabu, 27 Februari 2008.
Dewan Ragukan Program KTP Syarat Bayar PBB. http://www.lampungpost.com. Senin, 24 November 2008
Mekanisme Pembuatan KTP Kota Metro. http://www.lampungpost.com. Rabu, 24 Desember 2008
http://en.wikipedia.org/wiki/Capacity_building, diakses pada Senin, 20 April 2009, pukul 12:47:07
http://www.gdrc.org/uem/capacity-define.html, diakses pada Senin, 20 April 2009, pukul 12:47:07
http://sitkessos.nad.go.id/download/dokumen/Dokumen-Permendagri_28_2005_ttg_Tata_Cara_Dafduk_Capil.pdf, diakses pada Rabu, 06 Mei 2009, pukul 13:12:21
http://www.bappenas.go.id/get-file-server/node/2850/, diakses pada Rabu, 27 Mei 2009, pukul 10:06:13
http://www.slideshare.net/andiazka/01-teori-organisasi-adm-publik, diakses pada Sabtu, 18 Juli 2009, pukul 16:58:40
http://badandiklat.depdagri.go.id/?cat=226, diakses pada Selasa, 04 Agustus 2009, pukul 13:35:26
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
1 Data Wajib KTP dan Pemilik KTP SIAK --- 5 2 Data Pegawai Dinas Kependudukan da Pencatatan Sipil Kota Metro Yang Terlibat dalam Program Pembuatan KTP Bersubsdi dengan
SIAK Tahun 2008 --- 69 3 Data Pegawai Kecamatan di Kota Metro yang Terlibat dalam
