Pemanfaatan Laporan Aktivitas Pada Bagian Tata Usaha Dan Arsip (TUSIP) Biro Umum SEKDAPROVSU

(1)

TUGAS AKHIR

PEMANFAATAN LAPORAN AKTIVITAS PADA

BAGIAN TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP)

BIRO UMUM SEKDAPROVSU

O l e h : ANNISA 062103047

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

N A M A : Annisa N I M : 062103047

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PEMANFAATAN LAPORAN AKTIVITAS PADA BAGIAN TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP)

BIRO UMUM SEKDAPROVSU

Tanggal : ………. Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi NIP. 132 010 480

)

Tanggal : ………. D E K A N

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc NIP. 131 285 985

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKKHIR

N A M A : Annisa N I M : 062103047

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PEMANFAATAN LAPORAN AKTIVITAS PADA BAGIAN TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP) BIRO UMUM SEKDAPROVSU

Medan, ………….… Menyetujui Pembimbing

( DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA NIP. 132 206 573

(4)

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Syukur Alhamdullilah kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat

dan karuniaNya kepada penulis,sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir

ini. Tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk

menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III, Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mendapat bantuan dari berbagai

pihak dan pada kesempatan ini penulis menyampaikan hormat dan terimaksih

yang tak terhingga teristimewa bagi nenek “Rosdiana Simatupang” yang telah

menyayangi sepenuh hati sampai diakhir hayat Beliau.

1. Buya Alm SUGIANTO dan Ibunda Tersayang HOTMASITA atas doa dan

limpahan kasih saying serta dukungan penuh bagi penulis.

2. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Univeritas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr.Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku Ketua Program Studi

Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dr.Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan sekaligus dosen pembimbing Tugas Akhir.

5. Ibu Dra Farida selaku Kabbag Tata Usaha dan Arsip (TUSIP).

(5)

7. Keluraga tercinta khususnya bagi Bujing “Risnawati”,kakek M.Idris, bu

Nurhayati,Om Ilham,dan adek-adek yang selalu memotivasi penulis untuk

menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.

8. Terkhusus buat “CECER gank”, Winda, Aya, Eva, Eka, dan Dean. I love

U all.

9. Siswa-siswi SD PUBLIK dan Mitha, Nisa, Mila dan Rusda yang

memberikan ketenggangan waktu dan perhatiannya bagi penulis untuk

dapat melanjutkan kuliah sambil berbagi ilmu.

Penulis menyadari bahwa keseluruhan Tugas Akhir ini masih banyak

mempunyai kekurangan dan kelemahan.Oleh karena itu dengan rendah hati

penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan

Tugas Akhir ini.

Medan, Juni 2009

(6)

DAFTAR ISI

B. Perumusan Masalah……….. 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………. 3

D. Jadwal Kegiatan……….... 4

a. Jadwal Kegiatan……… 4

b. Sistematika Penulisan……….. 5

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI……… 6

A. Sejarah Ringkas……….... 6

B. Struktur Organisasi ……….. 10

C. Job Description……….... 12

D. Jaringan Kegiatan………. 23

E. Kinerja Usaha Terkini……….. 24

F. Rencana Kegiatan………. 24

BAB III. PEMBAHASAN……… 26

A. Peranan Laporan Pekerjaan pada Tata Usaha dan Arsip………... 26

B. Jenis-Jenis Laporan Aktivitas Pekerjaan……….. 28

C. Metode Laporan Aktivitas Pekerjaan……… 31

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan……….. 33

2. Saran………. 34

DAFTAR PUSTAKA……… 35

(7)

No. Keterangan Halaman

1. Jadwal Kegiatan... 5

(8)

No. Keterangan Halaman

1. Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Sekretariat

Daerah Provinsi Sumatera Utara………….. 10

2. Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat

Daerah Propinsi Sumatera Utara ………… 11

(9)

A. Surat pengantar dari Fakultas Ekonomi untuk Magang dan Riset

B. Surat pernyataan selesai riset dari Kantor Gubernur Sumatera Utara Biro Umum Bagisn Tata Usaha dan Arsip (TUSIP).

(10)

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Lazarro (1986) Di dalam suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta

harus memiliki laporan aktivitas pekerjaan yang membantu mengembangkan

produktivitas para karyawan. Tujuan utama dari laporan aktivitas adalah

memberikan informasi bagi atasan terhadap tugas-tugas yang telah dilaksanakan

dan sebagai arsip bagi pendelegasian tugas-tugas dari atasan terhadap bawahan.

Dengan menyajikan laporan aktivitas pekerjaan diusahakan dapat selalu

meningkatkan baik pada tingkat individual, kelompok maupun organisasi secara

keseluruhan. Untuk mencapai tujuan, instansi membuat laporan-laporan dalam

pelaksanaan kegiatan-kegiatan didalam instansi tersebut.

Tidak jarang, didalam pelaksanaan dari laporan –laporan yang dibuat banyak

terjadi kesalahan atau penyimpangan. Hasil pelaksanaan kegiatan instansi tidak

sesuai dengan realisasi pekerjaan yang telah ditetapkan. Hal itu terjadi karena

pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan adalah manusia yang tidak terlepas dari

kesalahan atau kesilapan. Bila manusia atau SDM itu melakukan pekerjaannya

dengan baik dan benar, maka pemanfaatan laporan akan mencapai tujuan

perusahaan.

Haryadi (2009) Laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh

(11)

masalah. Laporan sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena

merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan, pengadilan, pengawasan, dan pengambilan

keputusan. Tepat tidaknya keputusan yang diambil oleh pimpinan tergantung pada

tepat tidaknya data yang diperoleh. Oleh karena itu, pimpinan yang berfungsi

sebagai pengambil keputusan (decision making) memerlukan data yang objektif.

Pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan sebagai bagian penting untuk

mendorong SDM berperilaku dan mempunyai sikap kerja yang bertanggung

jawab. Laporan aktivitas pekerjaan merupakan sistem yang mewadahi berbagai

kinerja yang mendorong produktivitas para peagawai dalam melaksanakan

tugas-tugasnya. Oleh karena itu, apabila pegawai mengetahui keberhasilannya melalui

laporan yang baik atas pekerjaan yang diberikan kepadanya. Hal itu akan menjadi

motivasi dalam mempertahankan atau bahkan meningkatkan produktivitas

kerjanya. Sebaliknya bila informasi kegagalan yang diperolehnya, maka hal itu

akan dapat mendorong para pegawai tersebut untuk memperbaiki prestasi

kerjanya.

Bertitik tolak dari uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa peranan laporan

aktivitas sangat penting dibuat, khususnya untuk meningkatkan produktivitas

pegawai agar bekerja lebih baik untuk merealisasi pencapaian tujuan oraganisasi.

Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk menguraikannya dalam bentuk

tugas akhir dengan judul : “PERANAN LAPORAN AKTIVITAS PADA TATA

USAHA DAN ARSIP (TUSIP) BIRO UMUM SEKRETARIS DAERAH

(12)

B. Perumusan Masalah

Adapun alasan penulis dalam memaparkan Laporan Aktivitas adalah

bahwa penerapannya akan sangat membantu produktivitas bagi seluruh pegawai

dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai, sehingga

permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah

“Bagaiman Peranan Laporan Aktivitas Pekerjaan terhadap Produktivitas

Pegawai?’’

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini :

Untuk mengetahui seberapa besar peranan laporan aktivitas pekerjaan dalam

meningkatkan produktivitas PNS pada bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) Biro

Umum Sekdaprovsu.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

a. Berguna sebagai bahan perbandingan antara teori-teori yang telah dipelajari

mengenai pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan dalam praktek kerja nyata

yang akan dijalani penulis dimasa yang akan datang.

b. Berguna sebagai bahan untuk memperoleh gambaran sejauh mana manfaat

laporan dalam meningkatkan produktivitas PNS didalam mencapai tujuan

instansi, dan sebagai dasar pertimbangan dalam rencana uraian pekerjaan bagi

tiap-tiap divisi di bagian Biro Umum.

(13)

D. Jadwal Kegiatan

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis melakukan kegiatan yang dapat

dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:

a. Jadwal Kegiatan

No. Keterangan Minggu ke

1 2 3 4 5

1. Persiapan

2. Pengumpulan

Data

3. Pengonsepan

4. Pengetikan /

penyajian

5. Pemeriksaan

b. Sistematika Penulisan

(14)

Pada bab ini penulis mendeskripsikan mengenai latar belakang, perumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan beserta sistematika

penulisan sesuai dengan judul.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI

Pada bab ini menginformasikan mengenai profil Kantor Gubernur Sumatera

Utara. Sejarah ringkas Kantor Gubernur Sumatera Utara, struktur organisasi Biro

Umum, struktur organisasi Tata Usaha dan Arsip (TUSIP), job description

(uraian pekerjaan), jaringan kegiatan, kinerja usaha terkini yang telah dicapai

instansi dan rencana kegiatan perusahaan untuk tahun berikutnya.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini membahas makna Laporan Pekerjaan, Tujuan Laporan

Pekerjaan, Jenis-Jenis Laporan, Aktivitas Pekerjaan, Metode Laporan Aktivitas

Pekerjaan di Kantor Biro Umum Sekdaprovsu Bagian Tata Usaha dan Arsip

(TUSIP).

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis menguraikan kesimpulan bahwa laporan aktivitas

pekerjaan dapat meningkatkan produktivitas PNS. Saran penulis terhadap

pekerjaan para pegawai dalam membuat laporan aktivitas pekerjaan agar lebih

baik dari sebelumnya.

BAB II

(15)

A. Sejarah Ringkas Kantor Gubernur Sumatera Utara

Di zaman pemerintahan Belanda, Sumatera merupakan suatu

pemerintahan yang bernama Goverment Van Sumatera, yang meliputi seluruh

Sumatera dikepalai oleh seorang Governoor berkedudukan di Medan, Sumatera.

Di zaman permulaan kemerdekaan Republik Indonesia , Sumatera tetap

merupakan suatu kesatuan pemerintahan, yaitu Provinsi Sumatera Utara yang

dikepalai seoarang Gubernur dan terdiri dari daerah – daerah Administrasi yang

dikepalai oleh seorang Residen. Pada Sidang I Nasional Daerah ( KND ).

Mengingat kesulitan – kesulitan perhubungan Provinsi Sumatera menjadi tiga sub

Provinsi. Yaitu : Sub Provinsi (Sumatera Utara yang terdiri dari Aceh,

Keresidenan Sumatera Timur dan Keresidenan Sumatera Tapanuli). Sub Provinsi

Sumatera Tengah dan Sub Provinsi Sumatera Selatan. Dalam perkembangan

selanjutnya , melalui undang – undang No10 Tanggal 19 April 1948.

Pemerintah menetapkan Sumatera menjadi tiga Provinsi yang masing –

masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangga sendiri yaitu:

1. Provinsi Sumatera Utara yang meliputi keresidenan – keresidenan Aceh,

Sumatera Timur dan Tapanuli.

2. Provinsi sumatera Tengah yang meliputi keresidenan – keresidenan Sumatera

Barat , Riau, Jambi.

3. Provinsi Sumatera Selatan, yang meliputi Keresidenan – Keresidenan

(16)

Berdasarkan UUD No 10 tahun 1948 diatas , asal usul Gubernur , Kepala

Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan surat Tanggal 16 Februari 1973. No 4585

/ 1973 telah menetapkan bahwa hari jadi Provinsi Daerah Tingkat I Sumtera Utara

adalah Tanggal 15 April 1948 yaitu ditetapkannya UU No. 10 Tahun 1948

tersebut.

Pada permulaan tahun 1948 diadakan reorganisasi pemerintahan di Sumatera

Utara atas pertimbangan berhubung dengan meningkatnya serangan – serangan

belanda sehingga Diinginkan suatu sistem pertahanan yang lebih kokoh dan

sempurna .Untuk itu perlu dipusatkan alat – alat kekuatan sipil dan militer , dan

tiap – tiap militer istimewa yang berada dalam satu tangan , yaitu Gubernur

militer . Dengan demikian seluruh kekuatan baik sipil maupun militer berada

ditangan Gubernur militer.

Perubahan yang demikian ini dengan keputusan pemerintahan darurat RI

Tanggal 16 Mei 1949 No 21 / PEM / PDKI dalam tindak lanjutnya. Dengan

keputusan Pemerintah Darurat RI tanggal 17 Mei 1949 No 22 / PEM / PDRI .

Jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan , Gubernur yang bersangkutan

diangkat menjadi komisaris dengan tugas – tugas memberi pengawasan dan

tuntutan terhadap pemerintah, baik sipil maupun militer . Selanjutnya dengan

Instruksi dewan pembantu dan penasehat wakil Perdana Menteri tanggal 15

September 1949 Sumatera Utara dibagi menjadi dua daerah militer yaitu Aceh dan

Tanah Karo diketuai oleh Gubernur militer Tengku Muhammad Daud Beureueh

(17)

Selanjutnya dengan ketetapan pemerintahan darurat RI dalam bentuk

peraturan Perdana Menteri Pengganti peraturan pemerintah tanggal 17 Desember

1948 No 8 / DES / WKPM. Dibentuk di propinsi Aceh dan provinsi Tapanuli,

Sumatera Timur. Kemudian dengan peraturan pemerintah pengganti UUD

No5.Tanggal 14 Agustus 1950.

Peraturan perdana menteri pengganti peraturan pemerintahan 17 Desember

1949 .No / 8 / DES / WKPM Tahun 1949 tersebut dicabut kembali dan dibentuk

provinsi Sumatera Utara dengan daerah yang meliputi daerah Keresidenan Aceh ,

Sumatera Timur dan Tapanuli selanjutnya dengan peraturan pemerintah No. 21

Tanggal 14 Agustus 1950.

Pada masa Republik Indonesia Serikat (RIS ) sudah terbentuk Negara

Kesatuan Republik Indonesia , Terbagi atas daerah – daerah provinsi :

1. Jawa Barat 6. Sumatera Selatan

2. Jawa Tengah 7. Kalimantan

3. Jawa Timur 8. Sulawesi

4. Sumatera Utara 9. Maluku

5. Sumatera Tengah 10. Sunda Kecil

Dalam perkembangan selanjutnya pada tanggal 7 Desember 1956 yaitu

(18)

perubahan peraturan pembentukan provinsi Sumatera Utara pada Pasal 1 UU No.

24 tahun 1956 menyebutkan bahwa :

1. Daerah Aceh yang melindungi kabupaten Aceh Besar, Pidie, Aceh Utara,

Aceh Timur, Aceh Tengah.

2. Provinsi Sumatera Utara tercantum dalam ayat 1 wilayahnya boleh dikurangi

dengan bagian - bagian yang terbentuk sebagai daerah otonom provinsi Aceh

tetap direbut Provinsi Sumatera Utara.

(19)

Struktur organisasi yang digunakan pada Kantor Gubernur berbentuk

Struktur Garis yakni kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas ke

tingkat menengah, lalu sampai di tingkat bawah. Adapun Struktur Organisasi pada

Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut

ini.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara

(20)

Gambar 2.2

Struktur Oragnisasi Biro Umum

Keterangan :

-TUSIP : Tata Usaha dan Arsip -T.U : Tata Usaha

(21)

C. Uraian Tugas (Job Description) Biro Umum Sekretaris Daerah Propinsi Sumatera Utara

Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha

Kepala bagian Arsip dan Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala

Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan Tata Usaha Gubernur dan Wakil

Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah dan Tata Usaha Biro Umum

menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan,

ketentuan dan Standar pengurusan/pengelolaan dan penomoran Naskah Dinas,

penyimpanan, penggandaan dan pengadaan kebutuhan Tata Usaha Sekretariat

Daerah, Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris

Daerah serta Tata Usaha Biro Umum.

b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan ketatausahaan Sekretaris

Daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan Biro Umum,

sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang

tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang

e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

(22)

Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha dibantu oleh :

(1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk

penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar

pergurusan/pengeloaan Tata Usaha.

b. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris

Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata

Usaha, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha,

sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada

Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai

Standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, mempunyai

tugas:

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengeloaan Tata Usaha

Sekretaris Daerah.

b. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah dan memberikan

dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Sekretaris Daerah,

(23)

(3) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas :

a. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Biro.

b. Memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Kepala

Biro.

Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Rumah Tangga

,

Kepala bagian Rumah Tangga mempunyai tugas membantu Kepala Biro

Umum dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga pimpinan, urusan kendaraan,

urusan dalam Sekretariat Daerah,operasionil mess, gedung dan taman sekretariat

(24)

a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan

dan Standar pengurusan/pengelolaan urusan rumah tangga Pimpinan, urusan

kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gedung dan taman

Sekretariat serta telekomunikasi.

b. Pembinaan dan pemantapan perencanaan dan pelaksanaan urusan rumah

tangga, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gudang

dan Taman serta telkom, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Rumah Tangga dibantu oleh :

(1) Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar-standar perencanaan

pergurusan/pengeloaan serta pelaporan penyelenggaraan urusan Tangga

Pimpinan.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan pengurusan/pengelolaan dan

pelayanan urusan Rumag Tangga Pimpinan, sesuai ketentuan dan Standar

(25)

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga,

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai

bidang tugasnya.

Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Kendaraan, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan pelaksanaan

dan pelaporan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan penggunaan, perawatan dan

pengadaan kebutuhan kendaraan, sesuai ketentuan dan standar yang

ditetapkan.

bidang tugasnya.

Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Urusan Sekretariat, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan, pelaksanaan

(26)

bagian dalam Kantor Gubernur Sumatera Utara serta perencanaan dan

pendistribusian ATK Sekretariat Daerah.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan dalam Sekretariat, sesuai

ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah tugasnya.

bidang tugasnya.

Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar

yang ditetapkan.

(4) Kepala Sub Bagian Urusan Operasionil Mess, Gedung dan Taman,

mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pelaksanaan

dan pelaporan pengeloaan dan pengadaan kebutuhan Mess, pemeliharaan

bagian luar gedung Kantor Gubernur dan taman milik Pemerintah Propinsi

Sumatera Utara.

b. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris

Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. Melaksanakan tugas

lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang

tugasnya.

c. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha,

(27)

d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada

(5) Kepala Sub Bagian Telkom, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pengadaan,

pemeliharaan dan penggunaan peralatan telekomunikasi, prosedur pengiriman,

penyampaian dan penerimaan berita serta operasi telekomunikasi, dan

pembinaan SDM telekomunikasi. Menyiapkan rencana dan melaksanakan

urusan telekomuniksasi, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga,

c. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai

bidang tugasnya.

d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada

Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan

Kepala bagian protokol dan perjalanan mempunyai tugas membantu Kepala

Biro Umum dalam melaksanakan urusan protokol upacara dan administrasi

perjalanan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal

(28)

1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan

dan Standar penyelenggaraan urusan protokoler, upacara dan perjalanan

Dinas.

2. Pembinaan dan pemantapan pelaksanaan urusan protokol, upacara dan

perjalanan Dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang

4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang

5. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya

kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala bagian Protokol dan Perjalanan dibantu oleh :

(1) Kepala Sub Bagian Protokol, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar Pelayanan tamu-tamu dan

acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan.

b. Menyelenggarakan urusan pelayanan tamu dan pengaturan acara-acara

Gubernur serta protokoler acara kedinasan, sesuai ketentuan dan Standar yang

ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol dan

Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan,

(29)

Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Upacara, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar tata upacara Kenegaraan

dan kedinasan lainnya.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan tata upacara kenegaraan dan

kedinasan lainnya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan,

Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai standar yang ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Administrasi Perjalanan, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar prosedur pergurusan dan

penataan urusan perjalanan Dinas.

b. Menyelenggarakan pengurusan dan penata usahaan perjalanan dinas, sesuai

ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan,

(30)

Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan

f. Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, mempunyai tugas

membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan Tata usaha

kepegawaian dan keuangan Sekretaris Daerah Propinsi.

Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan

Kepala bagian Tata Usaha dan Arsip Kepegawaian dan Keuangan

menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan

dan Standar penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan

serta Kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat.

b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan

dan kesejahteraan serta mutasi dan kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan

pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan Standar yang

ditetapkan.

(31)

Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan dibantu oleh :

(1) Kepala Sub Bagian Mutasi, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pelaksanaan mutasi jabatan

dilingkungan Sekretariat Daerah.

b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan tata usaha mutasi Pegawai Sekretariat

Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha

Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian

dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.

Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang

ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Kesehatah Pegawai, mempunyai tugas :

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan dan

pelaksanaan pemeliharaan kesehatan Pegawai Sekretariat.

b. Menyiapkan bahan untuk perencanaan dan pelaksanaan urusan pemeliharaan

kesehatan pegawai Sekretariat Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang

ditetapkan.

(32)

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian

dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Belanja Sekretariat, mempunyai tugas :

a.. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan

dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengelolaan Belanja

Sekretariat.

b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai

ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian

dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

ditetapkan.

D. Jaringan Kegiatan

Kantor Gubernur adalah sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata,

mengembangkan suatu daerah atau provinsi. Selain itu, berfungsi untuk menjaga

keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang

(33)

penelitian secara khusus pada Biro Umum di Tata Usaha dan Arsip. Adapun jenis

kegiatan para pegawai Biro Umum Bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) yaitu :

a. Menerima surat-surat yang masuk ke Kantor Gubernur Sumatera Utara.

b. Mengendalikan surat masuk melalui kartu kendali.

c. Mendistribusikan surat masuk ke Biro Umum.

d. Mencatat disposisi ke buku Agenda.

e. Membuka surat masuk Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten dan lain - lain.

f. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat masuk.

g. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak dalam pelaksanaan kerja yang

berguna bagi penyempurnaan pengabdian terhadap masyarakat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Pada Biro Umum Bagian Tata usaha dan Arsip (TUSIP) telah melayani

masyarakat sejak tahun 1960. Berdasarkan laporan aktivitas pekerjaan dapat

dibuat perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, pengawasan,

dan pengambilan keputusan. Sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai

secara efektif dan efisien.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Sekretaris Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada uraian berikut :

1. Pemeriksaan Dokumen

Surat harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap dapat disimpan

atau harus ditindak lanjuti, sealnjutnya disetujui, dan ditanda tangani terlebih

(34)

2. Pemberian Indeks dan Pencatatan Arsip

Pemberian indeks dan pencatatan dilakukan dengan cara memilih serta

membuat klasifikasi yang tepat untuk dokumen, seperti nama subjek atau wilayah.

Selain itu, juga mencatatnya secara digital atau manual di agenda.

3. Pembuatan Cross Reference

Tujuan pembuatan cross reference adalah agar satu dokumen dapat dicari

dengan beberapa cara yang berbeda. Biasanya arsip terlebih dahulu telah

dimasukkan nama, subjek, atau tanggalnya di database komputer, sehingga saat

diperlukan dapat dicari secara cepat dan tepat.

Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, pekerjaan selanjutnya adalah memilih

alat penyimpanannya. Proses pemilihan alat penyimpanan surat dapat dilakukan

berdasarkan pertimbangan- pertimbangan berikut ini :

1. Jenis dari dokumen yang akan disimpan (kertas, kartu, materi atau media lain),

yang masing-masing media tersebut memiliki perlakuan khusus yang berbeda

dalam perawatannya.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.

3. Kebutuhan ruangan.

4. Keamanan.

5. Biaya peralatan.

6. Biaya operasional penyimpanan.

(35)

BAB III PEMBAHASAN

A. Peranan Laporan Aktivitas Pekerjaan Pada Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) Biro Umum Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara

Laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil proses

pengolahan data, hasil suatu penelitian, atau hasil riset suatu masalah. Selain itu,

laporan merupakan bentuk Komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau

lisan mengenai suatau hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.

Berdasarkan teori tersebut, pada Biro Umum bagian Tata Usaha dan Arsip

(TUSIP) memiliki tiga jenis laporan yang biasa digunakan yaitu :

a. Laporan Data

Laporan data bertujuan memberitahukan informasi.Laporan jenis ini dapat

berisi masalah proyek atau mengenai aktivitas rutin.Pada waktu menulis data

laporan harus sesuai dengan beban kerja yang telah diberikan dari pimpinan.

b. Laporan Analitis

Tipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan

data sebaik mungkin. Suatu laporan analitis dapat memberitahukan informasi,

dengan memberikan interprestasi yang sama pentingnya dengan fakta yang

masih mentah. Laporan analisis harus dilakukan dengan hati-hati dan

(36)

c. Laporan Rekomendasi

Laporan rekomendasi difokuskan pada hasil pekerjaan seorang pegawai.

Sasaran dalam penulisan laporan rekomendasi adalah memberikan nasihat

kepada seseorang untuk dapat berbuat sesuatu. Dalam setiap kasus,

rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analisis, dan penafsiran dengan

suatu cara yang mendukung rekomendasi.

Adapun Tujuan Laporan Pekerjaan pada Biro Umum Sekretaris Daerah

Propinsi Sumatera Utara, produktivitas pegawai perlu dievaluasi sebagai dasar

untuk pengambilan keputusan dalam pendelegasian atas tugas-tugas para pegawai.

Hasil laporan yang dimuat dalam daftar pada tahun sebelumnya akan

dipergunakan sebagai dasar peninjauan kenaikan pangkat para pegawai untuk

tahun berjalan, dimana pemberian itu tetap disesuaikan menurut tahapan yang

berlaku, misalnya kenaikan pangkat yang dilakukan setiap lima tahun sekali.

Hasil laporan tersebut juga merupakan sumber informasi bagi program

promosi jabatan dan pengembangan karir. Ada dua tujuan dalam laporan aktivitas

pekerjaan yaitu tujuan laporan aktivitas yang bersifat umum dan bersifat khusus.

Tujuan Umum yaitu :

1. Pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan untuk memperbaiki pelaksanaan

pekerjaan para pegawai.

2. Laporan aktivitas pekerjaan untuk menghimpun dan mempersiapkan informasi

bagi karyawan dan para manajer dalam membuat keputusan.

3. Laporan aktivitas pekerjaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas

(37)

Tujuan Khusus yaitu :

4. Laporan aktivitas pekerjaan merupakan data-data yang dapat dijadikan dasar

dalam melakukan promosi jabatan, menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang

keliru, menegakkan disiplin, menetapkan pemberian balas jasa,dan merupakan

ukuran dalam mengurangi atau menambah pegawai.

5. Laporan aktivitas pekerjaan menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan

sebagai kriteria dalam membuat test bagi pegawai yang validitasnya tinggi.

6. Laporan aktivitas pekerjaan menghasilkan informasi sebagai umpan balik

(feed back) bagi karyawan dalam meningkatkan efisiensi kerjanya,dengan

memperbaiki kekurangan atau kekeliruannya dalam melaksanakan pekerjaan.

B. Jenis –Jenis Laporan Aktivitas Pekerjaan di Biro Umum pada Tata Usaha dan Arsip

a. Laporan Berdasarkan Sarana Pengungkapan

Berdasarkan sarana pengungkapannya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu

laporan lisan dan laporan tulisan.

1. Laporan Lisan

Laporan lisan biasa dilakukan untuk keadaan darurat yang harus segera

diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas. Laporan lisan juga biasa

dilakukan untuk melaporkan suatu kegiatan, seperti pidato Gubernur.

2. Laporan Tertulis

Laporan tertulis biasanya dibuat secara rinci dan ditujukan kepada atasan

mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis ini

(38)

beberapa rangkap. Ada jenis laporan tertulis yang bisa digunakan oleh Biro

Umum bagian Tata Usaha dan Arsip yaitu laporan hasil pekerjaan.

Ada beberapa Laporan berdasarkan Periode yaitu :

a. Laporan Berkala

Laporan berkala merupakan pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan

dibuat berkala, dua kali dalam satu tahun. Laporan pertanggungjawaban

pelaksanaan rencana dan program satu semester (April sampai dengan September)

disebut dengan laporan tengah tahunan,yang harus sudah disampaikan kepada

Kepala Bagian selambat-lambatnya pada tanggal 30 Oktober tahun berjalan.

Sementara itu, laporan pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan

program selama satu tahun (April sampai dengan Maret tahun berikut) disebut

dengan laporan tahunan, yang paling lambat sudah harus disampaikan kepada

Kepala Bagian pada tanggal 30 April tahun berjalan.

Sistem laporan tengah tahunan dan tahunan ini merupakan prinsip

pelaksanaan fungsi manajemen kontrol. Laporan tengah tahunan berfungsi sebagai

alat pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana dan program

yang sedang berlangsung. Melalui laporan ini, arah dan pelaksanaan kegiatan

dapat dikendalikan oleh Kepala Bagian yang terus-menerus memiliki kewajiban

melakukan pengawasan melekat. Laporan tengah tahunan memberi petunjuk

kepada kepala Bagian mengenai perlutidaknya suatu rencana dikaji kembali dan

disempurnakan. Selain itu, melalui laporan tengah tahunan, Kepala Bagian juga

(39)

Sementara itu, laporan tahunan memiliki fungsi sebagai alat penilaian akhir

terhadap hasil pelaksanaan rencana dan aktivitas rutin, serta pembangunan

tahunan. Setiap akhir tahun berjalan, Kepala bagian memiliki kewajiban

melakukan pengawasan dan penilaian akhir. Caranya dengan melakukan

perbandingan antara hasil dan rencana yang sudah ditentukan sebelumnya,baik

secara kuantitatif maupun kualitatif, dalam rangka mencapai sasaran fisik dan

fungsional.

Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program rutin, dan

pembangunan, laporan tengah tahunan dan laporan tahunan harus memberikan

informasi mengenai hal-hal berikut :

1. Hasil-hasil yang dicapai, disertai bukti konkret beruapa data dan fakta.

2. Hambatan-hambatan yang dihadapi, disertai penjelasan permasalahan.

b. Laporan Insidential

Laporan insidential adalah laporan yang perlu disampaikan, baik atas

permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya

kasus atau masalah tertentu. Atasan dapat meminta laporan kepada bawahan untuk

memperolehinformasi tentang suatu kejadian yang menyangkut kedinasan dan

memiliki dampak terhadap pelaksanaan program. Sebaliknya, tanpa diminta

atasan, bawhan wajib menyampaikan laporan kepada atasan jika sewaktu-waktu

mengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan pertanggungjawaban. Laporan

insidental merupakan sarana komunikasi dua arah untuk mencegah dan membatasi

(40)

c. Laporan Statistik

Laporan statistik adalah laporan yang baru diinginkan jika data yang diolah

cukup banyak, sedangkan perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara

cepat dan tepat. Laporan statistik ini dibuat berdasarkan data-data riil yang ada

dilapangan, yang kemudian dirumuskan sesuai dengan formula atau standar baku

yang telah ditetapkan, sehingga didapatkan hasil yang valid. Biasanya, laporan

statistik digunakan dalam setiap pengambilan keputusan dan laporan

pertanggungjawaban.

C. Metode Laporan Aktivitas Pekerjaan

Dalam proses pembuatan laporan aktivitas pekerjaan berdasarkan maksudnya,

laporan dibagi menjadi tiga jenis , yaitu laporan informatif, laporan eksamisional,

laporan analitis.

1. Laporan Informatif

Laporan informatif adalah laporan yang memberikan sekadar gambaran

informatif mengenai suatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan

yang terjadi.

2. Laporan Eksaminasional

Laporan eksminasional adalah laporan yang selain memberikan informasi,

juga menyertakan pendapat mengenai latar belakang informasi itu.

3. Laporan Analitis

Laporan analitis adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran, yaitu

pendapat dan saran atas dasar analisis yang mendalam terhadap masalah yang

(41)

Laporan yang telah dibuat disampaikan kepada atasan (Kasubbag) dengan

proses yang telah ditentukan sebelumnya dan biasanya langsung dinilai oleh

pimpinan atau sehari sesudah diberikan. Selanjutnya laporan akan diberikan

(42)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis adalah sebagai berikut :

1. Laporan aktivitas pekerjaan dapat menumbuhkan budaya dan fungsi

pengawasan serta membuat pengawasan dapat berjalan secara efektif dan

efisien.

2. Laporan Aktivitas pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan

uraian pekerjaan pegawai pada setiap divisi yang bersangkutan.

3. Laporan aktivitas pekerjaan bermanfaat dalam menghimpun dan

(43)

B. Saran

Saran penulis bagi para pegawai Biro Umum Sekretaris Daerah Provinsi

Sumtera Utara untuk lebih meningkatkan produktivitas pegawai adalah

1. Sebaiknya dalam aktivitas pekerjaan di Biro Umum Bagian Tata Usaha dan

Arsip lebih meningkatkan fungsi pengawasan yang efektif dan efisien melalui

laporan aktivitas pekerjaan.

2. Laporan aktivitas pekerjaan sebaiknya dibuat secara terperinci dengan sisitem

yang lebih baik, sehingga para pegawai dapat fokus terhadap tugas yang

diberikan kepadanya.

3. Agar setiap pegawai menyadari bahwa informasi mengenai aktivitas pekerjaan

(44)

DAFTAR PUSTAKA

Arep, Ishak dan Hendri Tanjung ; Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003

Asri, Marwan dan Awig Dwi Sulistyo Budi ; Pengelolaan Karyawan, BPFE, Yogyakarta, 1986

Haryadi, Hendi ; Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf , Visimedia, Jakarta, 2009

Lazarro, Victor ; Tata Kerja Organisasi 1, Bina Aksara, Jakarta, 1986

Lazarro, Victor ; Tata Kerja Organisasi 2, Bina Aksara, Jakarta, 1986

Salindeho, Jhon ; Pengawasan Melekat, Bumi Aksara, Ujung Pandang, 1995

Simanjuntak, Dr.Payaman ; Manajemen Dan Evaluasi Kinerja, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2005