1 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
PT INTI merupakan perusahaan yang bergerak di bidang teknologi, dalam kegiatan persediaan barang di gudang sering terjadi keluhan dari bagian operasi dan bagian inventory itu sendiri karena ketika terjadi pengiriman barang, informasi yang diberikan sering sekali terlambat. Dengan semakin berkembangnya perusahaan PT INTI ini maka diperlukan suatu aplikasi untuk menangani permasalahan tersebut, sehingga keterlambatan informasi yang diberikan oleh bagian inventory tidak terjadi lagi dan dapat membantu kinarja dari perusahaan.
Penyampaian informasi pengelolaan persediaan barang digudang yang disampaikan ke bagian operasi dilakukan dengan lisan atau tulisan, contoh penyampaian lisan dilakukan melalui media telepon sedangkan yang tulisan dilakukan melalui media cetak (dokumen/form).
Oleh karena itu untuk menyelesaikan masalah yang terjadi, dibangun sebuah solusi agar dapat membantu memecahkan permasalahan yang terjadi. Berdasarkan permasalahan diatas menuangkannya kedalam Laporan Kerja Praktek dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG di PT INTI DIVISI JTS”
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Identifikasi Masalah
Adapun masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut:
Masih banyak sekali terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengolahan
data input barang
Terjadinya keterlambatan ataupun penundaan dalam pembuatan
laporan.
User sulit memahami cara penggunaan sistem informasi yang ada
Rumusan Masalah
3
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dari pembuatan Laporan KP ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan jurusan Manajemen Informatika program S1 Fakultas Tekhnik dan Ilmu Komputer.
Adapun tujuan dari pembuatan Laporan KP ini adalah :
Membuat program aplikasi yang diharapkan dapat membantu sistem
informasi persediaan barang di bagian menjadi teratur,tepat dan akurat.
Melatih kemampuan mahasiswa khususnya jurusan manajemen
informatika dalam membangun sebuah sistem informasi di dalam sebuah perusahaan
1.4. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem menggunakan pendekatan klasik dengan metodewater fall.Metode water fall terbagi menjadi enam tahap yaitu :
1) Sistem Rekayasa ( sistem engineering ) adalah tahap menganalisis hal – hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan atau pengembangan software.
2) Analisis ( Analysis) adalah tahap menganalisis hal- hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan atau pengembanagn software. 3) Perancangan ( Design ) adalah tahap penterjemah dan kerperluan –
pemakai yaitu dengan cara menampilkan kedalam Diagram Kontek, Data Flow Diagram ( DFD ), ERD ,struktur menu.
4) Pengkodean ( Coding ) adalah tahap penterjemah data / pemecahan masalah software yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.Pada tahap ini bahasa pemrograman yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi persediaan barang di PT.INTI menggunakan Visual Basic 6 ( VB ).
5) Pengujian( Testing )adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat.Pengujian ini dimulai denagn membuat suatu uji kasus setiap fungsi pada perangkat lunak,kemudian dilanjutkan denagn pengujian terhadap modul – modul dan terkait pada tampilan antar muka untuk memastikan ada kesalahan dan semua berjalan dengan baik dan input yang diberikan hasilnya sesuai dengan yang di inginkan.
6) Pemeliharaan ( Maintenance ) adalah perangkat lunak yang telah dibuat dan mengalami perubahan sesuai permintaan pemakai.Pemeliharaan dapat dilakukan jika ada permintaan tambahan dahn perkembanagn baik perangkat lunak maupun perangkat keras.
1.5. Batasan Masalah
5
Pengelolaan persediaan barang tersebut adalah untuk melihat cara input data pembelian barang kepada supplier, input data master barang, input data customer, input data supplier, input data stock barang, input data delivery order dan pembuatan laporan.
1.6. Lokasi dan jadwal Kerja Praktek
Pelaksanaan kerja praktek dilakukan di PT Industri Telekomunikasi, tepatnya Gedung Pusat Teknologi Divisi Jaringan Telekomunikasi Seluler ( JTS ) di Lantai 2 Yang berlokasi di Jalan Moch. Toha No.77 Bandung 40253 Phone : +62-22-5201501 ext : 2729
Pelaksanaan kerja praktek dimulai pada tanggal 6 Juli 2009 sampai 31 Juli 2009. Waktu pelaksanaan kerja praktek yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut yaitu ;
Senin – Jum’at Pukul 07.30 – 12.00
NO Aktifitas JULI
I II III IV
1 Pengenalan Tempat Praktek Di Divisi JTS 2 Pengumpulan Informasi
3 Analisis dan Perancangan sistem 4 Desain, Pemberian Coding
6
2.1.Pengertian Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari data atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan suatu organisasi seperti perusahaan atau suati bidang fungsional cocok dengan definisi ini karena organisasi terdiri dari berbagai sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan pemilik atau manajemen.
2.1.1.Elemen Sistem
1) Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha,kebutuhan masalah prosedur pencapaian tujuan.
2) Batasan
Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dan sistem dimana batasan ini berupa peraturan-peraturan,biaya-biaya,personil,peralatan,dll.
3) Kontrol
Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem ynag dapat berupa kontrol pemasukan data ( input ),kontrol keluaran data ( out put ),kontrol pengoperasian,dll.
7
Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan,frekuensi pemasukan data,jenis pemasukan data,dll.
5) Proses
Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima,proses data berupa : klarifikasi,peringkasan,pencarian,dll.
6) Output
Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem.Output dapat berupa laporan,grafik,dll.
7) Umpan Balik
Merupakan elemen-elemen sistem yang tugas nya apakah sistem berjalan sesuai keinginan,umpan balik dapat berupa perbaikan,pemeliharaan,dll.
2.1.2.Kareakteristik sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (system
boundary), lingkungan luar sistem (evironments), penghubung (interface),
masukan(input), keluaran(output), pengolahan(process), dan sasaran(objectives)
a) Komponen Sistem(components)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.Setiap sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tetentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem.
b) Batasan Sistem(system boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain nya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
c) Lingkungan Luar Sistem(evironments)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi opersai sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan ataupun merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus di tahan dan dikendalikan agar tidak menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d) Penghubung Sistem( Interface )
9
sumber-sumber daya yang mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.Keluaran dari satu subsistem merupakan masukan bagi subsistem lainnya dengan melalui penghubung.Dengan melalui penghubung satu subsistem dapat berintegerasi dengan subsistem yang lainnya membentuk suatu kesatuan.
e) Masukan Sistem( input )
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.
f) Keluaran Sistem(output )
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuanagn keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem. g) Pengolahan Sistem( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai satu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan yang lainnya menjadi keluaran yang berupa barang jadi.
h) Sasaran Sistem( Objectives / goal )
Gambar 2.1
Karakteristik Suatu Sistem
2.1.3.Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, menurut Jogianto Hartono klasifikasi tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem sebagai sistem abstrak (abstrac system) dan sistem fisik
(physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (Contoh : Sistem teologi). Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik (Contoh : Sistem komputer, sistem transportasi, Sistem perguruan tinggi).
11
3. Sistem sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya sehingga bentuk keluaran dapat diramalkan (Contoh : Sistem komputer). Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas (Contoh : Sistem evapotranspirasi, Sistem serapan hara, Sistem fotosintesis).
4. Sistem sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka
(open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini secara otomatis berjalan tanpa ada campur tangan dari pihak luar (Contoh : Sistem reaksi kimia dalam tabung reaksi yang terisolasi). Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar subsistem-subsistem lainnya (Contoh : Sistem tanah).
2.2.Pengertian Informasi
Menurut JOG [2],bahwa “Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menngambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata yang digunakan untuk mengambil keputusan.”
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.
Suatu informasi berawal dari data,dimana data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.
Kualitas suatu informasi tergantung dari hal berikut : 1. Relevan(relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 2. Akuarat(accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
3. Tepat waktu(timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat(usang). 4. Ekonomis(economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu.
13
Adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya.
6. Dapat dipercaya(reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah realibilitasnya.
Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3.Pengertian Sistem informasi
Sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkat manajemen yaitu manajemen tingkat atas (Top Level
Management), manajemen tingkat menegah (Middle Level
Management),manajemen tingkat bawah (Lower Level Management).Informasi
yang dibutuhkan oleh tingkat manajemen tersebut berbeda-beda.Untuk Lower Level Management yang terdiri dari pengawas dan mandor bias disebut dengan dengan technical level.Untuk Middle Level Management yang tediri dari kepala cabang dan kepala divisi disebut dengan yactial level.
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi.
MenurutRobert.A Leistch dan K.Roscco Davisdidalam buku JOG [1] :
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi ynag mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung opersasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi diluar organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”
Keluaran suatu informasi dapat dikelompokan kedalam lima jenis utama yaitu :
a) Dokumen transaksi.
b) Laporan yang direncanakan sebelumnya.
c) Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya. d) Laporan jawaban atas pertanyaan yang bersifat sementara. e) Dialog manusia dan mesin.
15
2.4.Metode Analisis danPerancanangan Terstruktur
2.4.1 Diagram Aliran Dokumen (Flow Map)
Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupkan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungan dengan kebutuhan data informasi.Diagram aliran dokumen merupakan bagan-bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusan nya.Kegunaan dari flow map ini adalah :
Menggambarkan aktivitas apa yang sedang berjalan. Menggambarkan aliran dokumen yang terlihat.
Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan
bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.
2.4.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah data floe diagram tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan dan masukan keluaran sebuah sistem yang tujuan nya adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan,menidentifikasikan awal dan akhir dari data ynag masuk dan keluar sistem.
Diagram konteks terdiri dari :
b. Aliran data : Informasi ynag masuk ke dalam sistem dan keluar dari sistem.
2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram adalah diagram yang menunjukan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem secara jelas dan terstruktur untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan.
Beberapa komponen yang digunakan dalam DFD :
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem). 2. Data flow (arus data ).
3. Process.
4. Data Store (simpanan data).
2.4.4 Kamus Data
17
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1Tinjauan Umum Perusahaan Sejarah Singkat PT INTI
Dari cikal bakal Laboratorium Penelitian & Pengembangan Industri Bidang Pos dan Telekomuniasi (LPPI-POSTEL), pada 30 Desember 1974 berdirilah PT Industri Telekomunikasi Indonesia (INTI) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan misi untuk menjadi basis dan tulang punggung pembangunan Sistim Telekomunikasi Nasional (SISTELNAS).
Seiring waktu dan berbagai dinamika yang harus diadaptasi, seperti perkembangan teknologi, regulasi, dan pasar, maka selama lebih dari 30 tahun berkiprah dalam bidang telekomunikasi, INTI telah mengalami berbagai perubahan dan perkembangan.
1. Era 1974 – 1984
Fasilitas produksi yang dimiliki INTI antara lain adalah : Pabrik Perakitan Telepon
Pabrik Perakitan Transmisi
Laboratorium Software Komunikasi Data
Pabrik Konstruksi & Mekanik
Pada era tersebut produk Pesawat Telepon Umum Koin (PTUK) INTI menjadi standar Perumtel (sekarang Telkom).
2. Era 1984 – 1994
Fasilitas produksi terbaru yang dimiliki INTI pada masa ini, di samping fasilitas-fasilitas yang sudah ada sebelumnya, antara lain adalah Pabrik Sentral Telepon Digital Indonesia (STDI) pertama di Indonesia dengan teknologi produksi Trough Hole
Technology(THT) danSurface Mounting Technology(SMT).
Kerjasama Teknologi yang pernah dilakukan pada era ini antara lain adalah :
Bidang sentral (switching), dengan Siemens Bidang transmisi dengan Siemens, NEC, dan JRC
Bidang CPE dengan Siemens, BTM, Tamura, Shapura, dan TatungTEL
Pada era ini, INTI memiliki reputasi dan prestasi yang signifikan, yaitu :
Menjadi pionir dalam proses digitalisasi sistem dan jaringan telekomunikasi di Indonesia.
Bersama Telkom telah berhasil dalam proyek otomatisasi telepon di hampir seluruh ibu kota kabupaten dan ibu kota kecamatan di seluruh wilayah Indonesia.
3. Era 1994 – 2000
19
Pada masa ini aktivitas manufaktur di bidang switching, transmisi, CPE dan mekanik-plastik masih dilakukan. Namun situasi pasar yang berubah, kompetisi yang makin ketat dan regulasi telekomunikasi yang makin terbuka menjadikan posisi INTI di pasar bergeser sehingga tidak lagi sebagai market leader. Kondisi ini mengharuskan INTI memiliki kemampuan sales force dan
networkingyang lebih baik.
Kerjasama teknologi masih berlangsung dengan Siemens secara
single-source.
4. Era 2000 – 2004
Pada era ini kerjasama teknologi tidak lagi bersifat single
source, tetapi dilakukan secara multi source dengan beberapa
perusahaan multinasional dari Eropa dan Asia. Aktivitas manufaktur tidak lagi ditangani sendiri oleh INTI, tetapi secara
spin-off dengan mendirikan anak-anak perusahaan dan usaha
patungan, seperti :
Bidang CPE, dibentuk anak perusahaan bernama PT. INTI
PISMA International yang bekerja sama dengan JITech International, bertempat di Cileungsi Bogor.
Bidang mekanik dan plastik, dibentuk usaha patungan dengan
PT PINDAD bernama PT. IPMS, berkedudukan di Bandung. Bidang-bidang switching, akses dan transmisi, dirintis kerja
memiliki kapabilitas memadai dan adaptif terhadap kebutuhan pasar. Beberapa perusahan multinasional yang telah melakukan kerjasama pada era ini, antara lain :
- SAGEM, di bidang transmisi dan selular - MOTOROLA, di bidang CDMA
- ALCATEL, di bidangfixed & optical access network
- Ericsson, di bidang akses
- Hua Wei, di bidang switching & akses 5. Era 2005 – sekarang
Dari serangkaian tahapan restrukturisasi yang telah dilakukan, INTI kini memantapkan langkah transformasi mendasar dari kompetensi berbasis manufaktur ke engineering
solution. Hal ini akan membentuk INTI menjadi semakin adaptif
terhadap kemajuan teknologi dan karakteristik serta perilaku pasar. Dari pengalaman panjang INTI sebagai pendukung utama penyediaan infrastruktur telekomunikasi nasional dan dengan kompetensi sumberdaya manusia yang terus diarahkan sesuai proses transformasi tersebut, saat ini INTI bertekad untuk menjadi mitra terpercaya di bidang penyediaan jasa profesional dan solusi total yang fokus pada Infocom System & Technology
21
Sifat dan Cangkupan Bisnis
Ruang lingkup bisnis PT INTI difokuskan pada penyediaan jasa dalam bidang informasi dan telekomunikasi atau infokom, yang terdiri dari :
1. Manajemen jaringan
2. Pengembangan piranti lunak dan piranti keras 3. Optimalisasi jaringan
4. Solusi teknologi informasi
Selain itu, PT INTI juga melakukan penjualan produk software dan produk jasa multimedia.
Sesuai dengan perkembangan teknologi dan tuntutan pasar, PT INTI membagi kegiatan bisnisnya menjadi lima bidang kegiatan sebagai berikut :
1. Jaringan Telekomunikasi Tetap (JTT) 2. Jaringan Telekomunikasi Selular (JTS) 3. Jasa Integrasi Teknologi (JIT)
4. Jaringan Telekomunikasi Privat (JTP) 5. Outside Plant (OSP)
Visi, Misi dan Strategi Perusahaan
Visi
PT INTI bertujuan menjadi pilihan pertama bagi pelanggan dalam mentransformasikan “MIMPI” menjadi “REALITA” (To be the Customer’s first choice in transforming DREAMS into
REALITY). Dalam hal ini, “MIMPI” diartikan sebagai keinginan
atau cita-cita bersama antara PT INTI dan pelanggannya, bahkan seluruh stakeholder perusahaan.
Misi
Berdasarkan rumusan visi yang baru maka rumusan misi PT INTI terdiri dari tiga butir sebagai berikut :
1. Fokus bisnis tertuju pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumen.
2. Memaksimalkan value (nilai) perusahaan serta mengupayakan growth (pertumbuhan) yang berkesinambungan.
3. Berperan sebagai prime mover (penggerak utama) bangkitnya industri dalam negeri.
Strategi Perusahaan
23
Bisnis PT INTI dalam kurun waktu 2006-2010 akan dipusatkan untuk memenuhi kebutuhan customer yang berbadan hukum. Jadi sifat bisnis yang akan dikembangkan PT INTI adalah bersifat “B to B” dan kurang ke “B to C”. dengan demikian target utama pembeli atau pengguna produk/jasa PT INTI adalah operator-operator jasa layanan telekomunikasi, badan-badan pemerintah, khususnya bidang pertahanandan keamanan, dan perusahaan-perusahaan baik swasta maupun BUMN.
3.2.Struktur Organisasi
Struktur organisasi mempunyai dua unsur kata yaitu struktur dan organisasi.Struktur yang berarti bentuk atau susunan,dan organisasi dapat diartikan sekumpulan dari orang-orang yang mempunyai kegiatan kerja sesuai dengan keahlian yang dimiliki,dimana setiap orang tergantung dan mempengaruhi dalam kelompok kerja untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama.
Organisasi yang baik akan mampu menghilangkan kesimpang siuran dalam pekerjaan dan akan memberikan penjelasan bagi personil yang menyangkut tugas dan tanggung jawab.
pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk semua bidang pekerjaan bantuan.
Struktur organisasi PT INTI sebagai berikut :
Gambar 3.1
25
Gambar 3.2
3.3 Deskripsi Kerja
Deskripsi Kerja Bagian- Bagian yang Terkait Sistem Informasi
1. Bagian Gudang
Bertugas mengecek barang yang kososng di gudang dan memesan barang..
2. Bagian Pembelian
Bagian pembelian bertugas untuk menerima surat permintaan pemesanan barang dari bagian gudang.
3. Supplier
Supplier bertugas untuk menerima pemesanan barang dari bagian pembelian.
4. Bagian Keuangan
Bagian keuangan bertugas untuk pembayaran barang yang telah dipesan oleh bagian pembeliaan.
5. Kepala Divisi JTS
Divisi JTS bertugas untuk mengambil keputusan pemesanan barang dan menerima surat laporan dari bagian guadang dan menerima bukti penerimaan barang.
27
Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan,
perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar
ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem
Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait.
Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :
a. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan, dengan memperhatikan proses, flow map sistem yang berjalan, diagram kontek sistem yang berjalan, dan data flow diagram yang sedang berjalan. b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan
kinerja sistem informasi yang akan dikembangkan.
c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebih baik atau akan lebih dimudahkan dengan sistem yang terotomatisasi.
4.1.1. Analisis Dokumen
29
Aplikasi ini membantu Admin dan bag.gudang dalam mengetahui barang yang yang ada di gudang. Selain itu, sistem ini juga membantu dalam membuat pelaporan hasil pemesanan barang secara cepat dan akurat. Sebelum menggunakan aplikasi ini, pengguna wajib melakukan login untuk menjaga keamanan informasi dari halaman yang akan diakses.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisi prosedur yang sedang berjalan adalah bagian yang menjelaskan tentang data – data yang didapat dari perusahaan untuk pembangunan sistem informasi persediaan barang.
31
Tabel 4.1 Deskripsi Flowmap Proses Pemesanan Barang
No Kinerja
1 Bagian gudang mengecek barang kosong di gudang
2 Setelah pengecekan barang kosong, bagian gudang mengeluarkan surat permintaan pemesanan barang
3 Kemudian form tersebut diserahkan kepada bagian pembelian untuk memesan barang yang kosong
4 Kemudian bagian pembeliaan melakukan pemesanan kepada supplier dengan menyerahkan form SPPB
5 Kemudian supplier mendapatkan surat permintaan pemesanan barang dari perusahaan tersebut
Gambar 4.2 Flowmap Proses Pengecekan Barang
Tabel 4.2 Deskripsi Flowmap Proses Pengecekan Barang
No Kinerja
1 Supplier mengeluarkan faktur pembelian, delivery order, form barang untuk diserahkan ke bagian gudang
2 Bagian gudang menerima faktur pembelian, delivery order, dan form barang dari supplier
33
sesuai ataupun tidak dan menerima bukti penerimaan barang
4 Apabila barang sesuai, maka bukti penerimaan barang akan diserahkan kepada bagian keuangan
5 Apabila barang tidak sesuai, maka bagian gudang akan mengeluarkan surat konfirmasi yang akan diserahkan ke supplier
6 Supplier akan menerima surat konfirmasi dari bagian barang
Setelah diketahui hasil akhir dari pengecekan data barang, maka bagian Gudang akan menyerakan Lapaoran persediaan barang kepada Kepala Divisi JTS berupa report akhir data. Flowmapnya dapat dilihat pada gambar 4.3
Tabel 4.3 Deskripsi Flowmap Proses Pelaporan
No Kinerja
1 Bagian gudang menyerahkan bukti penerimaan barang, surat laporan sesuai kepada kepala divisi JTS
2 Kepala divisi JTS menerima bukti penerimaan barang dan surat laporan barang yang sesuai dari bagian gudang
4.1.2.2. Diagram Kontek Yang Sedang Berjalan
hsl_dt_pegawai
SI Persediaan barang
+
Admin
Bag_Gudang
35
4.1.2.3. Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan
dt_inventorydt_inventory
Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem Informasi Persediaan Barang yang
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Untuk memperbaiki sistem kerja maka perlu dilakukan identifikasi masalah. Adapun evaluasi terhadap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :. Dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk menangani sistem pengelolaan persediaan barang di gudang yang cepat dan akurat dalam memberikan informasi mengenai barang yang ada digudang dan bagaimana pengelolaan persediaan barang yang ada di PT INTI bisa terbangun dengan maksimal.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai hasil perancangan dari sistem informasi persediaan barang yang meliputi tampilan antar muka dan perancangan basis data.
Adapun perancangan antar muka dari sistem informasi persediaan barang adalah sebagai berikut :
Tampilan Antarmuka Log In
37
Tampilan Antarmuka Menu Utama
Gambar 4.7 Rancangan Antarmuka Menu Utama
Tampilan Antarmuka Master Barang
Tampilan Antarmuka Data Supplier
Gambar 4.9 Rancangan Data Supplier
Tampilan Antarmuka Data Customer
39
Tampilan Antarmuka Input Data Pembelian
Gambar 4.11 Rancangan Input Data Pembelian
Tampilan Antarmuka Input Data Stock
Tampilan Antarmuka Input Data DO
Gambar 4.13 Rancangan Input Data DO
Tampilan Antarmuka Laporan
41
4.2.1.Tujuan Perancangan sistem
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang di PT INTI Divisi JTS adalah suatu sistem informasi yang berfungsi sebagai pengelolaan persediaan barang digudang yang disampaikan ke bagian operasi dilakukan dengan lisan atau tulisan
Sistem Informasi ini bertujuan untuk dapat memberi kemudahan bagi para karyawan Divisi JTS dalam mengelola persediaan barang digudang mengenai data barang, data stok barang, data pemesanan, data pelaporan, dan data progres dalam penginputan, pengupdate, dan delete, tampil data barang.
4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Rancangan yang diajukan kepada pihak perusahaan akan meliputi flow map,kamus data, diagram kontek, data flow diagram (DFD), Akan tetapi flow map, diagram kontek, dan data flow diagram (DFD) pada dasarnya sama seperti sistem yang sedang berjalan saat ini.Namun prosedur yang diusulkan oleh kami kepada perusahaan lebih terotomatisasi yang artinya proses penginputan data lebih efisien dan efektif guna mempercepat proses, serta lebih memudahkan dalam perancangan sebuah sistem informasi.
4.2.2.1 Flow Map
Customer Bag,Inventory Divisi JTS
Gambar 4.15
Flow Map Data Customer yang diusulkan
Data Customer Data Customer
Isi form Data Customer
Laporan Data Customer
Database Laporan Data Customer Validasi Data
Customer Pengecekan Data Customer
Pencatatan Data Customer
Database Customer
Buat Laporan Customer
43
Gambar 4.16
Flow Map Data Supplier yang diusulkan
Supplier Bag,Inventory Divisi JTS
Data Supplier Data Supplier
Isi form Master Supplier
Laporan Data supplier
Database Laporan Data Supplier Validasi Data
Supplier Pengecekan Data Supplier
Pencatatan Data Supplier
Database Supplier
Buat Laporan Supplier
Customer Bag.Inventory Divisi JTS
Gambar 4.17
Flow Map Delivery Order yang diusulkan
Database
DO LaporanDO
45
Bag.Inventory Supplier Divisi JTS
Gambar 4.18
Flow Map Master Barang yang diusulkan
Daftar Pesanan
Bagian Inventory Supplier Ketua Divisi JTS
Gambar 4.19
Flow Map Pembelian Barang yang diusulkan
47
Bagian Inventory Kepala Divisi JTS
Gambar 4.20
4.2.2.2. Diagram Kontek
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG
ADMIN
DIVISI JTS Validasi Login
Data User
Input Data Login
Input Data User
Data Master Barang
Input Form Master Barang Input Form Supplier
Input Form Customer Data Supplier Data Customer
Data Stock Barang Data DO
Input Form Pembelian Input Form Tambah Stock
Input Form Delivery Order Data Pembelian
Laporan Data DO
Laporan Data Pembelian Laporan Data Stock
Laporan Master Barang
Laporan.Data Supplier
Laporan Data Customer
Gambar 4.21
49
4.2.2.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan
1.0
Form Master Barang
1.2 Data Master Barang
F.User Input Data D.O Form Pembelian Hasil Data User
Data Master Barang Data Supplier, Data Customer,
Data Pembelian Data D.O,
Data Stock
Lap.Master Barang,Lap.Data Customer,Lap.Data Supplier,Lap.Data DO Lap.Data Pembelian
Lap.Data Stock,
Gambar 4.22
Gambar 4.23
DFD Level 3.0 Proses Pembelian Barang yang diusulkan
Gambar 4.24
51
Admin
5.0 Input Data D.O
F.Master Barang Data barang
F.Delivery Order Data D.O
F.Pembelian Data Pembelian
F.Customer Data Customer
Form D.O
Gambar 4.25
Gambar 4.26
DFD Level 6.0 Proses Cetak Laporan yang diusulkan
4.2.2.4.Kamus Data
Nama arus data : Data User
Alias :
-Aliran data : Admin→P2, P2→F.User, F.User→P1.0, Atribut : Nama, IdUser, Password, Status
Nama arus data : Hasil Data User
-53
Aliran data : P2→Admin
Atribut : IdUser, Password, Status Nama arus data : Data Login
Alias :
-Aliran data : Admin→P1.0 Atribut : IdUser, Password Nama arus data : Validasi Login
Alias :
-Aliran data : P1.0→Admin Atribut : IdUser, Password Nama arus data : Form Master Barang
Alias :
-Aliran data : P1.0→P1.1
Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang,HargaAkhir, Jumlah Stock Nama arus data : Data Master Barang
Alias :
-Aliran data : P1.1→F.Master Barang, P5.0→P6.0 Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan,
JenisBarang, HargaAkhir, Jumlah Stock Nama arus data : Form Supplier
Alias :
Atribut : KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat, NoTelp, CP
Nama arus data : Data Supplier
Alias :
-Aliran data : P1.2→F.Supplier, P5.0→P6.0
Atribut : KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat, NoTelp, CP
Nama arus data : Form Customer
Alias :
-Aliran data : P1.0→P1.3
Atribut : KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp
Nama arus data : Data Customer
Alias :
-Aliran data : P1.3→F.Customer, P5.0→P6.0 Atribut : KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp
Nama arus data : Form Pembelian
Alias :
-Aliran data : P1.0→P3.0
Atribut : KodeBarang, NamaBarang, KodeSupplier, NamaSupplier, KodeSupplier,KodeBarang,
55
Jumlah, Status Nama arus data : Data Pembelian
Alias :
-Aliran data : P3.0→F.Pembelian, P5.0→P6.0 Atribut : NoLKB, TglBeli, KodeSupplier,
KodeBarang, HargaBeli, Jumlah,Status Nama arus data : Form Stock
Alias :
-Aliran data : P3.0→P4.0
Atribut : KodeBarang, NamaBarang,
HargaAkhir,JumlahStock, KodeBarang, NamaBarang, HargaAkhir, JumlahStock, TambahStock, TotalStock
Nama arus data : Data Stock
Alias :
-Aliran data : P4.0→F.Stock, P5.0→P6.0
Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, JumlahStock Nama arus data : Form D.O
Alias :
-Aliran data : P4.0→P5.0
NamaBarang, JumlahStock, SisaStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, JumlahMasuk, HargaBeli, RataRata Nama arus data : Data D.O
Alias :
-Aliran data : P5.0→F.D.O, P5.0→P6.0 Atribut : NoDO, TglDO, KodeCustomer,
KodeBarang, NamaBarang, JumlahStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, RataRata
Nama arus data : Lap.MasterBarang
Alias :
-Aliran data : P6.0→Divisi JTS
Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, Jumlah Stock Nama arus data : Lap.Data Customer
Alias :
-Aliran data : P6.0→Divisi JTS
Atribut : KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp
Nama arus data : Lap.Data Supplier
Alias :
57
Atribut : KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat, NoTelp, CP
Nama arus data : Lap.Data DO
Alias :
-Aliran data : P6.0→Divisi JTS
Atribut : NoDO, TglDO, KodeCustomer,
KodeBarang, NamaBarang, JumlahStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, RataRata
Nama arus data : Lap.Data Stock
Alias :
-Aliran data : P6.0→Divisi JTS
Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, JumlahStock Nama arus data : Lap.Data Pembelian
Alias :
-Aliran data : P6.0→Divisi JTS
4.2.3. Evaluasi Terhadap sistem yang Diusulkan
Sistem yang sedang berjalan saat ini telah diperbaiki dengan rancangan yang telah dibuat. Adapun evaluasi terhadap sistem yang dirancang adalah sebagai berikut :
1. Pengolahan data pada sistem yang dirancang sudah efektif dan Memudahkan Dalam Pengoperasian Sistem Informasi.
60
59 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan analisis sistem secara langsung di PT. INTI Divisi Jaringan telekonunikasi selular (JTS), sistem informasi Pengelolaan Persediaan Barang yang ada masih belum terorganisir dengan baik. Untuk itu diperlukan adanya suatu perancangan aplikasi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat memudahkan petugas melakukan pengelolaan data.
Adapun hasil yang dapat dicapai dengan adanya perancangan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang diantaranya sebagai berikut :
Telah dirancang keamanan data lebih terjamin karena disediakan fitur login
yaitu untuk kelola user yang merupakan hak akses bagi user
Telah dirancang dalam melihat data barang, karena Sistem Informasi
Persediaan Barang menyediakan fitur kelola data master barang, data costomer, data supplier,data stok barang, pembelian barang dan data pelaporan
Telah dirancang fitur add, update, delete, display
Telah dirancang pembuatan laporan karena disediakan pelaporan pemesanan
Antarmuka atau Interface aplikasinya telah dibuat dengan semenarik mungkin
59 5.2 Saran
Dalam aplikasi yang dibuat ini hanya menitik beratkan kepada penginputan
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
BARANG PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA
DIVISI JTS (JARINGAN TELEKOMUNIKASI SELULER)
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek
Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Iden Ridwan 10506386
Ahmad Hilmi 10506429
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
v
LembarPengesahan... ii
KataPengantar... iii
Daftar Isi... v
DaftarTabel... vii
Daftar Gambar... viii
Daftar Simbol... x
Daftar Lampiran... xii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah... 2
1.3 Maksud dan Tujuan... 3
1.4 Metode Pengembangna Sistem... 3
1.5 Batasan Masalah... 4
1.6 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek... 5
BAB II LANDASAN TEORI... 6
2.1 Pengertian Sistem... 6
2.1.1 Elemen Sistem... 6
2.1.2 Karakteristik Sistem... 7
2.1.3 Klasifikasi Sistem... 10
2.2 Pengertian Informasi... 12
2.3 Pengertian Sistem Informasi 13 2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur... 15
2.4.1 Flow Map... 15
2.4.2 Diagram Kontek... 15
2.4.3 Data Flow Diagram... 16
2.4.4 Kamus Data... 16
BAB III PROFIL PERUSAHAAN... 17
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan... 17
3.1.1 Sejarah Singkat PT INTI... 18
3.1.2 Sifat dan Cangkupan Bisnis... 21
3.1.3 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan... 21
3.2 Struktur Organisasi... 23
3.3 Deskripsi Kerja... 26
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK... 28
4.1 Analisis Sistem... 28
4.1.1 Analisis Dokumen... 28
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 29
4.1.2.1 Flow Map... 29
4.1.2.2 Diagram Kontek... 34
4.1.2.3 Data Flow Diagram... 35
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan... 36
4.2 Usulan Perancangan Sistem... 36
vi
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 41
4.2.2.1 Flow Map... 42
4.2.2.2 Diagram Kontek... 48
4.2.2.3 Data Flow Diagram... 49
4.2.2.4 Kamus Data... 54
4.2.3 Evaluasi terhadap Sistem yang Diusulkan/dirancang... 58 BAB V KESIMPULAN... 59
5.1 Kesimpulan... 59
5.2 Saran... 60
Daftar Pustaka... 61
61
JOG [1] Jogiyanto,HM.Analisis dan Design Sistem Informasi.Andi Ofset,Yogyakarta,1995.
ii
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
BRANG PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA
DIVISI JTS (JARINGAN TELEKOMUNIKASI SELULER)
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek
Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Iden Ridwan 10506386
Ahmad Hilmi 10506429
Bandung, 10 Oktober 2009
Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,
Wartika S.Kom, MT Iwan Setiawan
NIP. 4127.70.760.002 NIP. 198707085
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Rahmat dan Hidayah-Nya serta Karunia-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan tugas Laporan ini sebagai salah satu syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika.
Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna karena keterbatasan waktu, tenaga dan materi yang dapat dikumpulkan. Oleh karena itu, saran-saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan untuk menyepurnakan laporan ini. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Yth Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Yth Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc. selaku dekan fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia. 3. Yth Ibu Wartika, S.Kom. M.T. selaku dosen pembimbing sekaligus
yang telah banyak membantu dalam segala penjelasan dan pengarahan dalam pembuatan laporan kerja praktek.
4. Bapak Iwan Setiawan, selaku pembimbing lapangan yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melakukan praktek kerja lapangan.
6. Rekan – rekan dan semua pihak yang telah membantu di dalam penyusunan laporan kerja praktek.
Akhirnya penulis berharap, mudah-mudahan laporan ini dapat bermanfaat baik bagi penulis maupun bagi semua pihak
Bandung, Oktober 2009
