TUGAS AKHIR
PERANAN MOTIVASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH
ATIKA SURI 082103092
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ATIKA SURI
NIM : 082103092
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN MOTIVASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal Maret 2011 Dekan Fakultas Ekonomi
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ATIKA SURI
NIM : 082103092
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN MOTIVASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011 Menyetujui
Pembimbing,
NIP . 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM)
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim….
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat karunia dan ridho-Nya, serta shalawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan nikmat kesempatan, kesehatan serta nikmat pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan.
Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Peranan motivasi dalam meningkatkan produktifitas kerja karyawan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapat arahan, bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Maka kesempatan ini penulis dengan hati yang tulus menyampaikan penghargaan dan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan sampai tugas akhir ini selesai dikerjakan.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Simba Sembiring, SE,M.si selaku Kepala Bagian Tata Usaha yang telah banyak memberikan informasi sehinggga laporan ini dapat terselesaikan.
5. Bapak dan Ibu dosen pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa untuk kedua Orang Tua tercinta Drs. Husin, M.Hum (Bapak) dan Khairunnisah (Mama) yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang dan doa yang tak ternilai, mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Kakanda saya tercinta Ummi Habibi, Laila Putri, dan Abangda Taufik Azmi yang telah memberikan dukungan serta dorongan moril lainnya.
9. Teman-teman seperjuangan di Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi stambuk 2008, seluruh teman-teman Program Studi DIII Kesekretariatan sukses selalu.
10. Semua teman-teman dan pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, sebagaimana pengetahuan dan wawasan penulis miliki. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan guna penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Akhirul qalam penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai, dan memanjatkan doa kepada Allah SWT, agar kebaikan dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis dapat dibalas oleh Allah SWT.
Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca terutama penulis. Amin.
Wassalam
Medan, Maret 2011 Penulis
DAFTAR ISI
F. Sistematika Penulisan... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... 6 A.Pengertian Motivasi ... 19
B. Jenis-Jenis Motivasi ... 20
C. Perlunya Motivasi. ... 25
D. Faktor – Faktor yang mempengaruhi Motivasi dan Produktivitas ... 26
E. Hubungan Motivasi dengan produktivitas kerja pegawai ... 32
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A.Kesimpulan ... 33
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan.
Secara umum tujuan dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar, pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri.
Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Hal ini dapat dilakukan antara lain memberikan motivasi yang tepat.
untuk mengetahui kebutuhan (needs) dan keinginan (wants) yang diperlukan bawahan dari hasil pekerjaannya. Oleh sebab itu, seorang pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk memberikan motivasi kepada pegawainya.
Motivasi memegang peranan penting bagi kehidupan suatu perusahaan, baik perusahaan swasta maupun pemerintahan. Motivasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam organisasi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Motivasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu, saling mengadakan interaksi.
Dengan ini peran motivasi dalam meningkatkan produktivitas kinerja sangatlah penting karena diharapkan setiap individu pegawai mau bekerja keras dan antusias untuk mencapai produktifitas kerja yang tinggi, sehingga akan meningkatkan aktifitas kerja karyawan serta pegawai mempunyai persamaan tujuan agar lebih giat dan semangat serta bekerja secara efektif dan efisien. (Siagian 2002:101).
B. Perumusan Masalah
Sistem motivasi yang dilaksanakan akan mempengaruhi kelancaran para staf dan pegawainya. Oleh karena itu sangat penting bagi Fakultas Ekonomi untuk memperhatikan bagaimana cara-cara memberikan motivasi yang efektif untuk meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawainya.
Berdasarkan uraian latar belakang, maka rumusan masalah penelitian ini adalah sejauh mana peranan motivasi dalam meningkatkan produktivitas kinerja pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C.Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan motivasi dalam meningkatkan produktifitas kinerja pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Organisasi:
- Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara khususnya pada bagian Tata Usaha, mengenai masalah yang di hadapi dibidang motivasi.
2. Bagi Penulis:
3. Bagi Pihak Lain:
- Sebagai referensi bagi pihak lain yang beminat terhadap judul yang penulis teliti.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan
Januari Februari Maret April
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Proposal
2 Konsultasi 3 Pengumpulan
Data 4 Penulisan
Laporan
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II: PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang Peranan motivasi dalam meningkatkan produktifitas kinerja pegawai khususnya bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV: PENUTUP
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau diluar Profinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operaasional berada di bawah Presiden universitas Sumatera Utara (Istilah utuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
NO.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu: a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Program Diploma-III terdiri dari: a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (costomer) dan Stakeholder lainnya.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
_ _ _ _ _ _
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2011) PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Motivasi
Motivasi berasal dari kata “movere” yang berarti “dorongan” atau “daya penggerak”. Motivasi ini hanya diberikan kepada manusia, khususnya bawahan atau pengikutnya.
Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaannya.
Pada dasarnya universitas bukan hanya mengharapkan pegawai yang “mampu, cakap, dan terampil”. Tetapi yang terpenting mereka mau bekerja dengan giat dan berkeinginan untuk mencapai hasil kerja yang optimal. Motivasi penting karena dengan motivasi ini diharapkan setiap pegawai mau bekerja keras dan antusias untuk mencapai produktifitas kerja yang lebih tinggi.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pengertian motivasi, penulis mengutip pendapat beberapa ahli antara lain:
1. Motivasi adalah suatu kekuatan potensial yang ada dalam diri seseorang manusia, yang dapat dikembangkan oleh sejumlah kekuatan luar yang pada intinya sekitar imbalam moneter, dan imbalan non moneter, yang dapat dipengaruhi hasil kinerjanya secara positif atau secara negatif, hal mana tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi orang yang bersangkutan (Winardi 2001:21).
memberikan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberikan kepuasan atau mengurangi ketidakseimbangan (Sinungan,2000:92).
3. Motivasi adalah semua hal verbal, fisik, dan psikologis yang membuat seseorang melakukan sesuatu sebagai responden (Stevenson,2001:103).
4. Motivasi adalah merupakan keinginan, hasrat dan tenaga penggerak yang berasal dari diri manusia untuk melakukan sesuatu atau berbuat sesuatu, dikondisikan oleh kemampuan upaya itu untuk memenuhi suatu kebutuhan individual (Wursanto,1996:133).
Dari pengertian motivasi tersebut dapat dilihat bahwa pendapat mereka sebenarnya sama, perbedaannya hanya terdapat pada bagian mendorong minat pegawai agar mau dan mampu bekerja sesuai dengan keinginan Fakultas. Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga berupaya mencari cara untuk memotivasi pegawainya untuk mendorong minat, keinginan yang dimiliki agar pegawai itu lebih giat bekerja dan antusias untuk mencapai produktivitas kerja yang lebih tinggi sehingga hasil kerja yang diharapkan universitas dapat tercapai.
B. Jenis – Jenis Motivasi
Untuk menaikkan gairah kerja para pegawai, Pihak Fakultas Ekonomi pada umumnya memberikan motivasi yang dapat membantu kinerja pegawai untuk mencapai hasil kerja yang lebih baik.
Penerapan motivasi merupakan hubungan yang mendorong terciptanya rasa memiliki dari pegawai kepada fakultas dalam mencapai target yang telah ditentukan sebelumnya. Hubungan ini menggambarkan adanya komunikasi yang baik antara pimpinan dengan pegawainya.
Didalam prakteknya, semua organisasi mempergunakan motivasi positif dan motivasi negatif, termasuk Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang menyadari bahwa selain dengan memberikan beberapa fasilitas sebagai balas jasa, para pegawai juga perlu diberi motivasi dengan memberikan teguran.
Adapun motivasi positif yang diberikan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara khususnya pada bagian Tata Usaha seperti:
1. Kebijakan Penggajian Intensif 2. Program Pendidikan dan Pelatihan 3. Kenaikan Gaji
4. Mutasi 5. Asuransi 6. Promosi 7. Cutu
8. Jaminan Hari Tua
Ad.1. Kebijakan Penggajian Intensif
Sistem Penggajian yang diberikan adalah gaji yang telah ditetapkan oleh pemerintah sesuai golongan pada pegawai, berdasarkan pada peraturan pemerintah gaji tersebut terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
1. Gaji Pokok
2. Tunjangan yang diberikan pada satu istri dan anak-anak (untuk 3 orang anak) dengan memberikan surat keterangan bersekolah atau kuliah. 3. Uang Makan
4. Tunjangan Hari Raya
Ad.2. Program Pendidikan dan Pelatihan
Dalam rangka pembinaan pegawai yang mengarah pada mutu, pengabdian, keterampilan dan kemampuan, maka setiap pegawai diberikan program pendidikan dan pelatihan.
Pendidikan dan latihan sangat besar manfaatnya bagi setiap pegawai. Karena selain menambah pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang juga menjadi salah satu persyaratan untuk menduduki jabatan atau kenaikan pangkat.
Ad.3.Kenaikan Gaji
Pada Fakultas Ekonomi Universitaa Sumatera Utara menggunakan positif yang membantu pegawai untuk menjalankan pekerjaan yang baik, yaitu dengan cara memberikan kemungkinan mendapat hadiah berwujud tambahan uang, misalnya seorang pegawai itu lembur. Untuk kenaikan gaji itu sendiri tergantung pada ketetapan pemerintah.
Ad.4. Mutasi
Mutasi pada umumnya dilaksanakan untuk tercapainya “The Right Man on The Right Place” sehingga efektifitas dan efesiensi kerja meningkat. Tapi mutasi ini dilakukan dengan penilaian kerja dan keputusan pihak fakultas.
Ad.5. Asuransi
Untuk menciptakan rasa aman para pegawai pada bagian Tata Usaha melaksanakan program asuransi kesehatan seperti ASKES. Program ini diberikan agar para pegawai merasa terjamin hidupnya dan bekerja dengan baik dalam usaha tercapainya tujuan pekerjaan.
Ad.6. Promosi
Ad.7. Cuti
Pada bagian Tata Usaha pegawai memperoleh cuti 2 minggu dalam setahun, hal ini dilakukan agar pegawai tidak jenuh dalam melaksanakan pekerjaannya karena setiap orang perlu penyegaran supaya pada saat kembali bekerja, perasaan jenuh itu akan hilang dan dapat bekerja dengan baik lagi.
Ad.8. Jaminan Hari Tua
Untuk memupuk semangat dan gairah kerja pegawai, mereka harus mempunyai perasaan aman terhadap masa depan profesinya. Untuk menciptakan rasa aman menghadapi masa tua, para pegawai negeri sipil di Universitas Sumatera Utara diberikan jaminan hari tua berupa dana pensiun.
Untuk Motivasi Negatif yang diberikan Fakultas Ekonomi khususnya Bagian Tata Usaha terhadap pegawainya, yaitu:
1. Peringatan Lisan
Peringatan lisan disampaikan oleh bagian Kepegawaian berupa Teguran, apabila pegawai melakukan pelanggaran yang bersifat ringan dan masih dapat diperbaiki, Misalnya absen tanpa ada pemberitahuan sebelumnya.
2. Peringatan Tulisan
C. Perlunya Motivasi
Pegawai didalam proses produksi adalah manusia (individu) untuk memotivasi dengan tepat, antara lain:
a. Tabiat/watak
b. Sikap laku/penampilan c. Kebutuhan
d. Keinginan e. Cita-cita
f. Keadaan lingkungan dan pengalaman karyawan itu sendiri.
Karena setiap pegawai memiliki cirri yang berlainan sebagai akibat dari latar belakang pendidikan, pengalaman dan lingkungan masyarakat yang beraneka ragam, maka ini akan terbawa juga dalam hubungan kerjanya sehingga akan mempengaruhi sikap dan tingkah laku pegawai tersebut dalam melaksanakan pekerjaannya (Winardi,2001:24).
Dengan demikian universitas harus menciptakan motivasi yang searah untuk mencapai tujuan bersama dalam rangka kelangsungan universitas dan tenaga kerja, sehingga apa yang menjadi kehendak dan cita-cita kedua belah pihak dapat diwujudkan.
D. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Motivasi dan Produktivitas 1. Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi
umumnya, tidak ada hal-hal yang terjadi dengan sendirinya melainkan ada faktor yang menyebabkannya.
Dalam suatu organisasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi motivasi adalah:
a. Kebutuhan Dasar
Yaitu makanan, minuman dan perumahan yang sering disebut dengan kebutuhan primer atau ekonomis, untuk memenuhi kebutuhan dasar ini, diperlukan uang, uang merupakan sarana untuk memenuhi kebutuhan dasar tersebut. Oleh sebab itu, setiap manusia pasti akan bekerja keras dan lebih keras lagi agar kebutuhan dasarnya terpenuhi.
b. Kebutuhan Psikologis
Dalam kebutuhan psikologis, uang belum tentu menjadi motivasi utama. Dalam hal ini banyak motivasi orang bekerja adalah status, pengakuan dan penghargaan.
Bagi mereka yang tingkat sosialnya menengah kebawah, lebih besar kemungkinan dapat termotivasi dengan materi berupa uang, benda dan sebagainya. Mereka melihat sosialnya menengah keatas akan termotivasi dengan non materi berupa penghargaan. Kebutuhan Psikologis itu seperti:
1. Status
2. Pengakuan
Survei yang dilakukan terhadap bagian Tata Usaha menyimpulkan bahwa aktivitas-aktivitas pengakuan sangat besar pengaruhnya terhadap kepuasan kerja para pegawai.
3. Penghargaan
Pada bagian ini, motivator yang paling berpengaruh terhadap kinerja adalah penghargaan yang datang spontan dari atasan mereka.
c. Kebutuhan Sosial
Kebutuhan sosial ini sangat penting dalam memotivasi manusia karena adalah makhluk sosial. Artinya, setiap manusia senantiasa memerlukan pergaulan dengan sesama manusia lain. Walaupun sudah terpenuhi kebutuhan ekonomis dan psikologis, tetapi apabila ia tidak dapat bergaul dengan pihak lain, maka ia akan merasa gelisah. Sehingga manusia memerlukan dan membutuhkan pengakuan pihak lain terhadap pekerjaannya dan karyanya.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktifitas
Produktifitas merupakan kemampuan untuk mengahasilkan barang dan jasa dengan sumber daya atau faktor-faktor yang dimilikinya. Produksi dalam hal ini penggunaannya mempunyai konsekuensi bagi organisasi.
Untuk menghasilkan utility dan menghasilkan barang dan jasa tersebut diperlukan input berupa modal, tenaga, saran dan prasarana lain untuk kelengkapannya, tetapi semua itu hanya dilakukan oleh tenaga kerja. Berikut adalah beberapa pengertian “Produktifitas” menurut beberapa ahli:
1. Produktifitas adalah perbandingan antara input (masukan) dan output (hasil). Jika proktifitas naik hanya dimungkinkan oleh adanya peningkatan efesiensi (waktu, bahan, dan tenaga) dan system kerja, teknik produksi, dan adanya peningkatan keterampilan dari tenaga kerjanya. (Hasibuan,1996:30)
2. Produktifitas adalah konsep universal yaitu menyediakan banyak barang dan jasa untuk kebutuhan. Semakin banyak orang-orang yang menggunakannya, makin sedikit sumber-sumbernya. (Revianto,2000:17)
3. Produktifitas secara umum adalah rasio antara hasil kegiatan (output) dengan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (Anaraga,2000:25)
Untuk meningkatkan produktifitas kerja terhadap pegawai merupakan tanggung jawab pimpinan dengan menciptakan prestasi yang baik, yang dicerminkan oleh tingkat produktifitas kerja pada bawahan yang dipimpinnya. Untuk meningkatkan produktifitas pegawai, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan:
a. Motivasi
b. Pendidikan
Pada umumnya seseorang yang mempunyai pendidikan lebih tinggi akan mempunyai produktivitas yang lebih baik, hal demikian ternyata syarat penting dalam meningkatkan produktivitas kerja pegawai karena tanpa bekal pendidikan, mustahil orang akan mudah mempelajari hal-hal yang bersifat baru. Didalam cara atau sistem kerja.
c. Disiplin Kerja
Disiplin kerja adalah sikap kejiwaan seseorang atau kelompok yang senantiasa berkehendak untuk mengikuti atau mematuhi segala peraturan yang telah ditentukan. Disiplin kerja mempunyai hubungan yang sangat erat dengan motivasi kedisiplinan dengan suatu latihan antara lain dengan bekerja menghargai waktu dan biaya akan memberikan pengaruh yang positif terhadap produktifitas kerja pegawai.
d. Keterampilan
Keterampilan banyak pengaruhnya terhadap produktifitas kerja pegawai. Keterampilan pegawai dalam perusahaan dapat ditingkatkan melalui training, kursus dan lain-lain.
e. Sikap dan Etika kerja
f. Gizi dan kesehatan
Daya tahan tubuh seseorang biasanya dipengaruhi oleh gizi dan makanan yang didapat, hal itu akan mempengaruhi kesehatan pegawai. Dengan semua itu akan berpengaruh terhadap produktifitas pegawai.
g. Tingkat Penghasilan
Penghasilan cukup berdasarkan prestasi kerja pegawai karena semakin tinggi prestasi pegawai akan semakin besar pula upah yang diterima. Dengan begitu maka akan memberikan semangat kerja tiap pegawai untuk memicu prestasi sehingga produktifitas kerja pegawai akan tercapai.
h. Lingkungan kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja dari pegawai, hubungan dengan alasan, suhu serta lingkungan kerja, penerangan dan sebagainya. Hal ini sangat penting untuk mendapatkan perhatian dari perusahaan karena sering pegawai enggan bekerja karena tidak ada kekompakan dalam kelompok kerja atau ruang kerja yang tidak menyenangkan.
i. Teknologi
Dengan adanya kemajuan teknologi yang meliputi peralatan yang semakin canggih dan otomatis, akan dapat mendukung tingkat produksi dan mempermudah manusi dalam melaksanaan pekerjaannya.
j. Sarana Produksi
k. Jaminan Sosial
Perhatian dan pelayanan kepada setiap pegawai, menjunjung kesehatan dan keselamatan.
l. Manajemen
Dengan adanya manajemen yang baik maka pegawai akan berorganisasi dengan baik, dengan demikian produktifitas kerja pegawai akan tercapai.
E. Hubungan Motivasi dengan Produktifitas Kerja Pegawai
Pada bagian Tata Usaha para pegawai dimotivasi dengan menggunakan jenis motivasi positif yaitu proses untuk mencoba mempengaruhi orang lain agar menjalankan sesuatu yang kita inginkan dengan cara memberikan kemungkinan untuk mendapatkan “Hadiah”. Dapat dilihat dari pemberian upah intensif dan juga peningkatan karir bagi pegawai yang pendidikannya lebih tinggi dari yang pegawai yang lainnya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi menggunakan motivasi positif dan motifasi negatif untuk meningkatkan produktifitas kerja pegawai.
2. Pemberian motivasi positif pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berupa: kebijakan penggajian intensif, program pendidikan dan pelatihan, kenaikan gaji, mutasi, asuransi, promosi, cuti, dan jaminan hari tua. Sedangkan motivasi negative dapat berupa: Teguran dan Peringatan secara tertulis.
3. Dengan adanya pemberian motivasi membantu kinerja para pegawai meningkatkan terutama disebabkan apabila pegawai dapat menyelesaikan pekerjaan tertentu merupakan suatu kepuasan tersendiri sehingga dapat memperoleh hasil pekerjaan yang optimal.
B. SARAN
1. Pemberian motivasi yang dilakukan oleh pihak fakultas harus terus dilakukan untuk terus meningkatkan kegairahan dalam bekerja dan didapat hasil kerja yang sesuai target atau pencapaian maksimum.
2. Pihak organisasi harus mampu meyakinkan pegawainya bahwa pelaksanaan pemberian motivasi yang dilakukan bukan semata-mata untuk kepentingan organisasi tetapi untuk kepentingan bersama. Hal ini dapat ditempuh dengan cara terjun langsung kelapangan untuk melakukan komunikasi informal dengan pihak pegawai mengenai keluhan-keluhan dan saran.
3. Pihak organisasi juga meyakinkan pegawai bahwa Universitas Sumatera Utara adalah milik bersama, artinya tanpa adanya pegawai yang bekerja dengan sungguh-sungguh maka proses administrasi di organisasi tidak dapat berjalan dan berkembang.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: BumiAksara
Hasibuan, Malayu. 1996. Organisasi dan Motivasi & Dasar-Dasar Peningkatan Produktivitas. Jakarta: Bumi Aksara.
Ishak, Hendri. 2004. Manajemen Motivasi. Cetakan Kedua. Jakarta: Gramedia. J.Winardi. 2001. Motivasi dan Pemotivasian dalam Manajemen. Cetakan
Pertama. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Sinungan Muchdarsyah. 2000. Produktivitas apa dan bagaimana. Cetakan Keempat. Jakarta: Bumi Aksara.
